Hallitus 99 04.05.2016 Laboratorio ICT-palveluiden (laboratoriotietojärjestelmän) hankkiminen Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiriltä 204/07.03.02/2015 EKSTPHAL 99 Tausta Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin ( Eksote ) hallituksen kokouksessa 25.2.2016 käsiteltiin selvitystä, jonka tarkoituksena oli kartoittaa Eksoten mahdollisuutta hankkia uuden sukupolven laboratoriotietojärjestelmä Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiriltä ( HUS ) osana Etelä-Suomen erityisvastuualueen (erva) yhteistyötä. Esityksessä todettiin muun muassa seuraavaa: Nykyisin käytössä oleva Multilab-tietojärjestelmä on lähestymässä elinkaarensa loppua. Multilab-tietojärjestelmällä voidaan jatkaa maksimissaan enää pari vuotta, jonka jälkeen edessä on vääjäämättä tietojärjestelmän uusiminen. Mylab on julkistanut uuden Weblab tuotteen, joka korvaa Multilabin. Koska Medi-IT:n kautta hankittu sopimus on ollut voimassa julkisten hankintojen näkökulmasta erittäin pitkän ajan ja Weblabin käyttöönotto aiheuttaa hankintalain kilpailutusrajat ylittävät kustannukset, on laboratoriojärjestelmä kilpailutettava. Tietojärjestelmää ei voida suoraan päivittää Mylabin uuteen tuotteeseen. HUS:lla on nykyisin käytössä sama Multilab-tietojärjestelmä kuin Eksotella ja Carealla. HUS uusinta kilpailutti oman laboratoriotietojärjestelmän useita vuosia sitten. Kilpailutuksen voittajaksi valikoitui uudelleen Mylab. Kilpailutus on laadittu siten, että tämän hankinnan kautta Helsingin ja Uudenmaan kuntatoimijat (kunnat, kuntayhtymät) voivat ottaa käyttöönsä kilpailutetun tietojärjestelmän. Hankinnassa on huomioitu, että myös nykyisen lainsäädännön mukaisilla erityisvastuualueilla (erva) olevat sairaanhoito- / sosiaali- ja terveyspiirit voivat ottaa tietojärjestelmän käyttöönsä. Reunaehtona asiassa on, että HUS:n ulkopuolisten kuntatoimijoiden tulee tehdä päätökset kilpailutetun sopimuksen realisoimisesta ennen 31.12.2015. Esityksessä todettiin sote-uudistuksen sen hetkisen tilanteen mukaisesti: Sote-järjestelmälaki on vasta muotoutumassa ja lain etenemisestä ei ole varmuutta. Näin ollen tällä hetkellä ei ole myöskään tiedossa miten Etelä-Suomen sote-alueen kuntatoimijat tulevat määrittelemään lain mukaisessa mikäli laki etenee - järjestämissopimuksessa lainmukaisen mahdollisuutensa keskittää tukipalveluiden hoitaminen sote-alueelle.
Selvityksen etenemisestä esityksessä todettiin seuraavasti: Eksoten ei kannata nykyisessä tilanteessa ruveta kilpailuttamaan Multilabin seuraavaa tietojärjestelmää yksinään (ei suoraan tai Medi-IT:n kautta) vaan tulevaisuudessa sote-lain ja Vakava-arkkitehtuurin mukaisesti kannattaa lähteä rakentamaan suoraan yhdessä sote-alueen kattavia ratkaisuja. HUS:n kanssa on olemassa olevan Erva yhteistyön puitteissa keskusteltu Eksoten mahdollisuudesta liittyä osaksi HUS:n tekemään hankintaa. Lisäksi on keskustelu mallista, jossa HUS toimittaisi yhteisen tietojärjestelmän palveluna Eksotelle. Eksoten tulee tehdä päätös ja sopimus HUS:n tekemään laboratoriojärjestelmän hankintaan liittymisestä ennen 31.12.2015. Tämä aikaraja tulee HUS:n tekemän kilpailutuksen ehdoista. Eksote selvittää kevään / syksyn 2015 aikana HUS:n kanssa yhteiseen tietojärjestelmään siirtymiseen liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset asiat. Eksoten lähtökohtainen oletus on, että HUS:n kilpailuttaman tietojärjestelmän tai tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönottaminen ei nosta nykyisiä tietoteknisiä kustannuksia vaan nämä kustannukset pysyvät nykyisellä tasolla tai mahdollisesti laskevat. Olettamus pohjautuu laajemman hankinnan mukaan tuomiin suuruuden ekonomia hyötyihin. Hallitus päätti seuraavasti: Hallitus kirjaa edellä olevan selvityksen ja etenemissuunnitelman tiedoksi ja valtuuttaa Eksoten tietohallintojohtajan etenemään tilannekartoituksessa ja jatkosuunnittelussa ja -neuvottelussa HUS:n (mahdollisesti perusteilla olevan sote-alueen) kanssa, diagnostiikkakeskuksen tukemana, uudistetun ja yhteisen laboratorion toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön saamiseksi kokonaistaloudellisemmalla tavalla. Kun jatkosuunnittelu valmistuu, tuodaan lopputulos vielä erillisesti hallituksen käsittelyyn. Tehdyn selvityksen tiivistelmä Esiselvityksessä kartoitettiin teknisistä näkökulmista erilaisia vaihtoehtoja yhteisen ja modernin laboratoriotietojärjestelmän käyttöön saamiseksi erityisvastuualueella. Selvityksen pääkohdiksi muodostui: 1. tuki yksitoimijaorganisaatiolle vs. tuki monitoimija organisaatiolle sekä 2. vaiheittainen eteneminen uuden laboratoriotietojärjestelmän käyttöönottamiseksi. Yhteisen tietojärjestelmän rakentamisen kannalta on erittäin merkityksellistä, onko erityisvastuualueella yksi laboratorio-organisaatio vai useita maakuntien laboratorio-organisaatioita. Tämä vaikuttaa mm. tietojärjestelmän perustamiskustannuksiin sekä Suomen lainsäädännössä olevien tietosuoja-asetuksien tulkintaan. Tietojärjestelmän käyttöönoton sekä
tietosuojan kannalta olisi merkittävästi yksinkertaisempaa, mikäli erityisvastuualueella olisi vain yksi laboratorio-organisaatio. HUS on ottamassa käyttöön laboratoriotietojärjestelmän uutta versiota. HUS-alueella käyttöönotto tulee tapahtumaan vuonna 2017. Eksoten ja Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymän ( Carean ) liittyminen laboratoriotietojärjestelmän uuteen versioon tulee sovittaa HUS:n aikatauluihin. Koska laboratoriotoiminnan organisoitumismallissa ja käyttöönoton vaiheistuksessa on vielä paljon kysymyksiä, päädyttiin selvityksessä esittämään 3-vaiheista etenemismallia: Vaihe 0: Eksote ja Carea siirtyvät hankkimaan nykyisen laboratoriotietojärjestelmän HUS:n sopimuksien kautta. Operatiivisessa toiminnassa jatketaan Eksotessa ja Careassa nykyisen tietojärjestelmäversion ja palvelinympäristöjen käyttöä kuten tälläkin hetkellä. Vaihe 1: Eksoten ja Carean järjestelmät harmonisoidaan HUS:n nykyisin käytössä olevaan laboratoriotietojärjestelmä versioon. Vaihe 2: Careassa ja Eksotessa siirrytään käyttämään HUS:ssa käyttöönotettuun, viimeisimpään, laboratoriotietojärjestelmä versioon. Yllä oleva vaiheistus on tehty näkökulmasta, jossa Eksoten ja Carean laboratoriot toimivat itsenäisinä organisaatioina. Mikäli laboratoriotoiminta fuusioituisi kokonaisvaltaisesti Etelä-Suomen erityisvastuualueella, yhteisen tietojärjestelmäkokonaisuuden rakentaminen ja käyttöönotto olisi merkittävästi yksinkertaisempaa ja kustannustehokkaampaa (mm. vaihe 1 jäisi todennäköisesti turhana pois). Selvityksessä vertailtiin tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvien seikkojen lisäksi karkealla tasolla Eksoten ja Carean nykyisen, itsehankkiman, laboratoriotietojärjestelmän ja HUS:n kautta hankittavan tietojärjestelmän käyttötalouskustannuksia. Laskelmissa ei ole huomioitu kustannuksia uuden tietojärjestelmäversion käyttöönottoprojektiin liittyen, koska uuden ohjelmiston käyttöönotosta aiheutuu joka tapauksessa kustannuksia - hankkipa Eksote järjestelmän itse tai HUS:n kautta. Karkeasti on arvioitu, että projektikustannukset (investointi) tulisivat olemaan yhtä suuret molemmissa malleissa. Selvityksessä ei huomioitu yhteisen tietojärjestelmän toiminnalle mahdollistamia hyötyjä, koska tämä hyötytarkastelu liittyy ensisijaisesti laboratoriotoiminnan kokonaisvaltaiseen kehittämiseen Etelä-Suomen erityisvastuualueella.
HUS:lta hankittavalla laboratoriotietojärjestelmällä voidaan yllä olevan taulukon mukaisesti nähdä olevan vuositasolla noin 18 000 euron positiivinen kustannusvaikutus vaiheessa 0 (laboratoriotietojärjestelmän hankinta HUS:n sopimuksien kautta). Kun käytössä on erva-alueen yhteinen laboratoriotietojärjestelmä, on vuosittaisen säästön arvioitu olevan noin 105 000 euroa. Vaiheen 0 kustannukset ovat Eksotelle ja Carealle kertaluonteisena kuluna yhteensä noin 40 000 euroa, josta Eksoten osuus on noin 18 000 euroa. Näin ollen ensimmäisenä kalenterivuonna saatava hyöty kattaa vaiheen 0 kertaluonteisen kustannuserän. Eksoten vuoden 2016 vahvistetussa talousarviossa on varauduttu HUS:n laboratoriotietojärjestelmään liittyvään siirtoprojektiin 120 000 euron määrärahalla. Alustavasti vuoden 2017 talousarvioon on tehty siirtoprojektin suhteen 200 000 euron määrärahavaraus. Eksoten hallituksen 25.2.2015 esityksessä todettiin Eksoten tulee tehdä päätös ja sopimus HUS:n tekemään laboratoriojärjestelmän hankintaan liittymisestä ennen 31.12.2015. Tämä aikaraja tulee HUS:n tekemän kilpailutuksen ehdoista. Eksote ja Carea ilmoittivat alustavasti HUS:lle hankintaan liittymisestä vuoden 2015 lopussa. HUS:n tekemän kilpailutuksen mukaisesti hankintalaki ja kilpailutuksen voittanut laboratoriotietojärjestelmän toimittaja, Mylab Oy, kuitenkin edellyttävät HUS:lta voimakkaampaa sitoumusta (aiesopimus) yhteiseen järjestelmään siirtymisestä. Tämä velvoittaa Eksoten ja Carean tekemään vastaavan aiesopimuksen. Mikäli aiesopimusta ei tehdä, optio HUS:n kanssa samaan kilpailutukseen liittymisestä raukeaa ja Eksote joutuu kilpailuttamaan laboratoriotietojärjestelmän itse. Etelä-Suomen erityisvastuualueella on käynnissä erillinen selvitys laboratoriotoiminnan mahdollisesta kokonaisvaltaisesta fuusiosta. Tällä selvityksellä on oma erillinen aikataulunsa mutta molemmat selvitykset ovat tietoisia toisistaan ja selvitysten sisällöistä. Eteneminen Eksoten ja Carean tulee laatia aiesopimus Mylab Oy:n/HUS:n kanssa vuoden 2016 ensimmäisen vuosipuoliskon aikana. HUS:n hallitus päättää asiasta vuoden 2016 ensimmäisen vuosipuoliskon aikana.
Aiesopimuksessa esitetään vaiheittainen etenemismalli, jonka mukaisesti ensimmäisenä toteutetaan vaiheen 0 mukainen nykyisen laboratoriotietojärjestelmän hankinta HUS:n sopimuksien kautta. Aiesopimuksessa tuodaan esille tahtotila ja sitoutuminen vaiheen 2 lopputuloksen toteuttamiseen yhteisesti Etelä-Suomen erityisvastuualueella. Aiesopimuksessa ei tarkemmin määritellä aikatauluja tai toteutusmalleja. Tämä sen takia, että käynnissä oleva kokonaisvaltainen selvitys laboratoriotoiminnan mahdollisesta fuusiosta vaikuttaa merkittävästi tietojärjestelmien toteutustapaan. Myös käynnissä oleva sote-uudistus voi tuoda merkittäviä vaikutuksia esimerkiksi itsehallintoalueiden ja erva-alueiden välisen työnjaon tai yhtiöittämisvelvoitteen kautta. Yhteinen laboratoriotietojärjestelmä ei ole kuitenkaan sidottu yhteiseen laboratorio-organisaatioon vaan yhteistä tietojärjestelmäkokonaisuutta voidaan edistää eri organisaatioiden välillä. Toiminnan rakenne kannattaa kuitenkin selvittää ennen kuin tietojärjestelmäprojekti aloitetaan. Riippumatta sote-alueen diagnostiikan tuottajasta (omat erilliset tai yksi yhteinen organisaatio), on nähtävissä, että yhteistyö sote-alueella tulee lisääntymään. Yhteisesti käytössä olevat tietojärjestelmät vääjäämättä helpottavat tämän tyyppistä laaja-alaista yhteistyötä. Carea - konserni on indikoinut valmiutensa aiesopimuksen laatimiseen ja palveluiden hankkimiseen HUS:lta pikaiseen aikatauluun, koskien niin laboratoriotietojärjestelmää kuin kokonaisvaltaisia laboratoriopalveluita. Tj Hallitus Hallitus päättää valtuuttaa toimitusjohtajan allekirjoittamaan aiesopimuksen Mylab Oy:n / Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kanssa yhteisen, Mylab Oy:n toimittaman, laboratoriotietojärjestelmän hankkimisesta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiriltä. Kun laboratoriotoiminnan kokonaisvaltainen selvitys valmistuu, huomioidaan sen esittelyn yhteydessä mahdolliset päivitykset yhteisen laboratoriotietojärjestelmän käyttöönoton etenemissuunnitelmaan. Hyväksyttiin. Valmistelija/lisätiedot: Toni Suihko, tietohallintojohtaja, p. 040 703 5159 etunimi.sukunimi@eksote.fi Tiedoksi Tietohallintojohtaja Toni Suihko Palvelupäällikkö, diagnostiikkakeskus Esa Leppänen IT Palvelupäällikkö Veli-Pekka Helvola IT Palvelupäällikkö Riitta Lehtonen Tietohallintojohtaja Matti Ahola (Carea)
Toimitusjohtaja Piia Aarnisalo (HUS / Huslab) Hallintoylilääkäri Lasse Lehtonen (HUS)