Liite: 8 Varastotoiminnot Mekonomen MekoEasy Korjaamo 2010/ 2.11 Sivu 1 / 31
Sisällysluettelo 8. Varastotoiminnot... 3 8.1. Johdanto... 3 8.2. Varasto - määritys... 3 8.3. Varasto Hinnan valinta... 4 8.4. Tuote Varaston luominen... 4 8.5. Varaston luonti tilauksen kautta... 5 8.6. Varasto varaston kirjaus/muutokset... 6 8.7. Tavaranvastaanotto sisältäen siirrot varastojen välillä... 6 8.8. Inventaario... 10 8.9. Inventaario - Poikkeamalasku... 10 8.10. Inventaario Täydellinen inventaario... 15 8.11. Tilauksen laatiminen asiakastilauksen pohjalta... 17 8.12. Suora tilauksen luominen... 19 8.13. Tilausehdotuksen laatiminen... 21 8.14. Varastoon liittyvä raportointi... 23 ABC-analyysi... 23 Varastolista... 26 Varastotapahtumayhteenveto... 28 Varastoarvolista... 29 Muut varastoraportit... 31 Sivu 2 / 31
8. Varastotoiminnot 8.1. Johdanto Kun MekoEasy-ohjelmassa luodaan uusi yritys, luodaan samalla varasto nro 1. Varastotoimintojen käyttöönoton yhteydessä tulee suorittaa useita valmisteluja. 8.2. Varasto - määritys Siirry valikon kohtaan Lasku järjestelmäpäivitys varasto. Rekisteröi halutut osoitetiedot kuten alla olevassa esimerkissä on esitetty. InfoEasy käyttää osoitetietoja tilausten luomisen yhteydessä. Kenttä "On varastoautomaatti" on hyödyllinen niille, jotka käyttävät InfoEasy-ohjelmaa varastoautomaattiin integroituna. Tätä käsitellään omassa käyttöohjeessa. Kenttään "Hintatyyppi ostohinta/kustannushinta" määritetään kyseisen varaston kustannushintatyyppi. Tämä johtaa siihen, että eri varastojen hintatyypit voivat erota toisistaan yrityksen sisällä. Tilausrekisteröinnin kenttä "Varastossa tilausrekisteröinnin aikana" säätelee ohjelman käyttäytymistä uutta tilausriviä luotaessa tuotteelle, joka määritelty "Voidaan varastoida", mutta jolle ei ole kirjattu varastoa. Sivu 3 / 31
Käytettävissä olevat vaihtoehdot: Ei ilmoita Ilmoittaa Voitiin laittaa Ehdota laittoa Vaadi laittoa Kolmen viimeisen vaihtoehdon kohdalla voidaan valita "Määrä voidaan antaa". Mikäli tämä vaihtoehto on valittu, käyttäjä voi rekisteröidä varastoidun määrän tuoterekisteröinnin yhteydessä, kohdassa jossa määritetään tuotteen varasto. 8.3. Varasto Hinnan valinta MekoEasy käyttää yleensä keskimääräiseen ostohintaan perustuvaa hintamallia. Tämä tarkoittaa sitä, että tavaranvastaanoton yhteydessä tavaranvastaanoton ostohinta päivittää keskimääräisen ostohinnan. Monet yrityksistä haluavat määrittää ja päivittää hinnat manuaalisesti. Tämä voidaan suorittaa kohdassa lasku - järjestelmän päivitys - yritystiedot, Hintatiedot. Poista rasti kentästä "Päivitä keskimääräinen hinta tavaranvastaanoton yhteydessä". 8.4. Tuote Varaston luominen Tuotteen päivityksessä voidaan määritellä tuotteen varastointi. Tämä tehdään kohdassa lasku päivitys tuote. Hae tuote ja siirry välilehdelle "Perustiedot". Tarkista, että kentässä "Pidetään varastossa" on rasti tämä on edellytyksenä varaston käyttöönotolle. Sivu 4 / 31
Siirry sitten kohtaan "Varastotiedot" kaikki kentät ovat harmaita. Napsauta "Uusi"-painiketta laatiaksesi tuotteen varaston. Tässä voidaan antaa sijainti sekä vähimmäisvarasto, maksimivarasto sekä tilausehdotukset jne. Viimeksi mainitut kentät ovat tarpeellisia, mikäli tuote halutaan sisällyttää tilausehdotukseen. Muista tallentaa tiedot painamalla Ctrl+S tai napsauttamalla levykettä. Painikkeilla "Liikevaihto" ja "Osto" saadaan esiin kyseisen tuotteen varastotapahtumat. Tämä ikkuna sisältää myös joitakin tilastotietoja. 8.5. Varaston luonti tilauksen kautta Varasto voidaan luoda tilausrekisteröinnissä tämä riippuu varaston parametreista. Katso myös Varasto - määritys. Kun tuoterivi rekisteröidään tuotteelle, jota ei ole merkitty varastoon, tulee esiin dialogi, joka ilmaisee tämän. Esimerkissä käytetyn varaston tiedoissa kenttään Varasto tilausrekisteröinnin yhteydessä on merkitty "Vaadi laittoa". Alla on esitetty dialogilaatikko, jossa käyttäjä napsauttaa Ok jatkaakseen tilausrekisteröintiä ja luo samalla varaston. Sivu 5 / 31
Käyttäjä olisi vaihtoehtoisesti voinut luoda varaston varastoidun määrän perusteella tämä riippuu varaston parametreista. 8.6. Varasto varaston kirjaus/muutokset MekoEasy-ohjelmassa varasto voidaan kirjata/muuttaa seuraavilla tavoilla: - Varaston luomisen yhteydessä, kun käyttäjä voi määrittää lukumäärän - Tavaranvastaanotolla tilauksessa - Suorittamalla tavaranvastaanoton - Suorittamalla inventaarion - Luomalla hyvityslaskun Kun tuoterivi rekisteröidään tuotteelle, jota ei ole merkitty varastoon, tulee esiin dialogi, joka ilmaisee tämän. 8.7. Tavaranvastaanotto sisältäen siirrot varastojen välillä Tavaranvastaanottoa käytetään myös, kun tuotteita siirretään eri varastojen välillä. Tällöin siirrytään harmaaseen ikkunaan, kuten alla on kuvattu. Sivu 6 / 31
Napsauta kiikarikuvaketta nähdäksesi mahdolliset hyväksytyt tavaranvastaanotot. Sivu 7 / 31
Napsauta tämän jälkeen varastojen välillä. tai paina Ctrl+N luodaksesi uuden tavaranvastaanoton/siirron Seuraavassa ikkunassa esiin tulee laatikko, jossa voidaan valita varasto, jota tavaranvastaanotto koskee. Mikäli tuotteita siirretään toisesta varastosta, tulee tämä merkitä kohtaan "Varastosta". Tässä kohtaa on mahdollista määrittää tavaranvastaanoton/siirron kuvaus. Tämän jälkeen kenttään "Tuotenro" määritetään, mitä tuotetta tavaranvastaanotto/siirto koskee sekä määrä (lukumäärä) ja ostohinta. Napsauta kohtaa "Lisää" vahvistaaksesi kyseisen rivin rekisteröinnin. Rekisteröidyt rivit näytetään näytön yläreunassa. Painike "H" on käytettävissä, mikäli tuotteen hallintatiedoissa on mahdollistettu myyntihintatyyppien hinnansäätely. Näyttää tavaranvastaanoton Näyttää siirron varastojen välillä Sivu 8 / 31
Kun siirto varastojen välillä on määritetty, suoritetaan lähtövaraston varastosaldon tarkistus. Varastosta ei voida siirtää suurempaa määrä kuin mitä on saatavilla. Ks. alla oleva ilmoitus. Tavaranvastaanottoa/siirtoa voidaan pitää aktiivisena. Muutokset päivitetään vasta kun käyttäjä napsauttaa painiketta "Hyväksy". Jos olemassa on aktiivisia tavaranvastaanottoja/siirtoja, näytetään se (ne), kun napsautetaan työkalurivin kuvaketta näytetty aktiiviset tavaranvastaanotot.. Alla olevassa ikkunassa on Mikäli on luotu tavaranvastaanotto/siirto, jota ei suoriteta, tulee se peruuttaa. Napsauta silloin painiketta "Nollaa" ja vastaa seuraavaan kysymykseen "Kyllä". Sivu 9 / 31
8.8. Inventaario MekoEasy sisältää toiminnon, jonka avulla voidaan suorittaa inventaario. Inventaario suoritetaan poikkeamainventaariona tai täydellisenä inventaariona ja nämä menetelmät poikkeavat huomattavasti toisistaan. Suosittelemme siis huolellista tutustumista kappaleisiin, joissa käsitellään inventaariota, ennen toiminnon käyttöönottoa. Käsikirjassa on ensin kuvattu poikkeamalasku. 8.9. Inventaario - Poikkeamalasku Valikon inventaariokohdassa esiin saadaan seuraava kuva. Hae olemassa oleva inventaario napsauttamalla työkalurivin kiikarikuvaketta ja valitse haluamasi inventaariotyyppi napsauttamalla kyseistä riviä. Hyväksyttyyn inventaarioon ei voida tehdä muutoksia, mutta sen pohjalta voidaan raportoida. Inventaario käynnistetään painamalla ctrl+n tai napsauttamalla työkalurivin "Uusi"-painiketta. Sivu 10 / 31
Määritä inventaariotyyppi, kuvaus ja varastopaikka. Myös seuraavat parametrit on huomioitava: - Varastosta lähteneiden tilausten määrä: muista, että varastostaotto suoritetaan InfoEasyohjelmassa vasta laskutuksen yhteydessä. - Mikäli varastomäärä on 0 eikä tämän jälkeen ole lainkaan tapahtumia - määritä päivämäärä: laita rasti tähän, mikäli varastomäärä on 0, eikä annetun päivämäärän jälkeisiä tapahtumia sisällytetä inventaarioon. Seuraavassa ikkunassa annetaan inventaarion valikoimaehdot, napsauta "Valmis" määritettyäsi ehdot. Sivu 11 / 31
Inventaario on saanut viitenumeron, tämän lisäksi näytetään inventaarion päivämäärä ja tyyppi. Inventaariolista tulostetaan napsauttamalla työkalurivin tulostinkuvaketta. Tässä valitaan lajittelutapa siirtämällä kohteita kuvassa vasemmalta oikealle (ks. alla oleva kuva). Valittu lajittelu voidaan asettaa oletusasetukseksi. Määritetään myös aiheuttaako inventaariolistan merkintä sivunvaihdon. Lasketun määrän rekisteröimiseksi napsautetaan kenttää "TuoteID", annetaan tuotenumero ja painetaan "Enter". Tämän jälkeen määritetään laskettu määrä kentässä "Laskettu määrä". Sijaintitiedot voidaan päivittää omassa kentässään. Mikäli rekisteröidään jo inventoidun tuotteen inventaario, esiin tulee seuraava dialogilaatikko: Sivu 12 / 31
Tällöin annetaan tiedot jo inventoidusta määrästä ja käyttäjän tulee valita, korvaako uusi määrä aikaisemmin lasketun määrän. Yhteenvetokuvassa voidaan valita "Raportti", jolloin näkyviin saadaan inventaarioraportti, joka sisältää alkuperäisen määrään, lasketun määrän jne. Napsauttamalla sarakeotsikko voidaan järjestää valikoima nousevasti tai laskevasti. Sarakkeeseen liittyvää nastaa napsauttamalla valikoima ryhmitellään sarakkeissa, joiden nasta on aktivoitu. Napsauttamalla "Valikoima sarake" voidaan valita raporttiin sisältyvät sarakkeet. Sivu 13 / 31
Valikoima voidaan myös tallentaa oletusasetukseksi. Inventaarion yhteenvetoikkunassa on painike "Yhteenveto". Yhteenvedossa voidaan suodattaa kaikki, lasketut tai ei-lasketut. Yhteenveto voidaan viedä Exceliin napsauttamalla Excel- painiketta. Sulje yhteenveto painamalla "OK". Sivu 14 / 31
Yhteenvetoikkunan alareunassa on kaksi painiketta: "Nollaa" ja "Hyväksy". Mikäli valitaan "Nollaa", koko inventaario poistetaan. Napsauta "Hyväksy", kun inventaario on suoritettu ja haluat, että varastomäärä päivitetään inventaarion tuloksella. "Hyväksy" sulkee myös inventaarion rekisteröintiä varten. 8.10. Inventaario Täydellinen inventaario Inventaario käynnistetään painamalla Ctrl+N tai napsauttamalla työkalurivin "Uusi"-painiketta. Tärkeää! Kun varasto päivitetään, täydellinen inventaario aiheuttaa, että kaikkien laskemattomien tuotteiden varastomääräksi tulee 0. Määritä inventaariotyyppi, kuvaus ja varastopaikka. Myös seuraavat parametrit on huomioitava: - Varastosta lähteneiden tilausten määrä: muista, että varastostaotto suoritetaan InfoEasyohjelmassa vasta laskutuksen yhteydessä. Sivu 15 / 31
- Mikäli varastomäärä on 0 eikä tämän jälkeen ole lainkaan tapahtumia - määritä päivämäärä: laita rasti tähän, mikäli varastomäärä on 0, eikä annetun päivämäärän jälkeisiä tapahtumia sisällytetä inventaarioon. Tämän jälkeen määritetään inventaarion valikoimaehdot samalla tavalla kuin poikkeamainventaariossa. Inventaarion tulos rekisteröidään yhteenvetonäytössä. Laskettu määrä rekisteröidään kentässä "Laskettu määrä". Valikon kohdat "Yhteenveto" ja "Raportti " vastaavat kohdassa "Poikkeamainventaario" annettua kuvausta. Kun kaikki inventaarion tulokset on rekisteröity, valitaan inventaarion yhteenvetoikkunassa "Hyväksy". Huomaa, että tämä nollaa niiden tuotteiden varastomäärän, joita ei rekisteröity inventaariossa. Sivu 16 / 31
8.11. Tilauksen laatiminen asiakastilauksen pohjalta Tilaus voidaan laatia suoraan työmääräyksestä tai tavallisesta tilauksesta. Rekisteröi ensin kyseessä olevat tuoterivit. Merkitse rivit, joiden pohjalta tilaus tehdään ja paina sitten hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitse "Tee tilaus..." Seuraavassa dialogilaatikosta käy ilmi tuote varastotiedot, jotka sisältävät tuotteen tilan ja tuotteen päätavarantoimittajan. Kentässä "Tilataan" esitetään MekoEasyn ehdottama tilausmäärä. Käyttäjä voi muokata ruudukon tietoja. Kun haluttu määrä on määritetty, luodaan tilaus napsauttamalla Ok. Seuraavasta näytöstä käy ilmi luodut tilaukset. Sivu 17 / 31
Lähettääksesi/tulostaaksesi tilauksen siirry valikon kohtaan lasku varasto/osto tilaus, anna tilausnumero ja napsauta työkalurivin tulostinkuvaketta. Tilaus voidaan tulostaa tai lähettää sähköpostina. Mikäli tilaus lähetetään sähköpostitse, luodaan viesti Outlook-ohjelmassa tai muussa vastaavassa ohjelmassa, ja tilaus liitetään viestiin pdf-muodossa. Kun tuotteet vastaanotetaan tavarantoimittajalta, suoritetaan tavaranvastaanotto. Tämä suoritetaan valikon kohdassa lasku varasto/osto tilaus. Anna tilausnumero ja siirry välilehdelle tavaranvastaanotto. Jos kaikki tuotteet vastaanotetaan ja toimitettu määrä vastaa tilattua määrää, voidaan napsauttaa kohtaa Vastaanota kaikki. Vaihtoehtoisesti voidaan valita tilausrivi ja lisätä vastaanotettu määrä kenttään "Vastaanotettu". Sivu 18 / 31
. Tämän jälkeen tilaukseen tehdyt muutokset tallennetaan napsauttamalla levykkeen kuvaa tai painamalla Ctrl+S, lisäksi suosittelemme tilauksen tilan päivittämistä. 8.12. Suora tilauksen luominen Tilaus voidaan myös luoda suoraan. Tämä tehdään valikon kohdassa lasku varasto/osto tilaus, paina Ctrl+N tai napsauta työkalurivin "Uusi"-painiketta. Ohjelma ehdottaa automaattisesti tilausnumeroa. Määritä tämän jälkeen tavarantoimittajanumero tai hae toimittaja napsauttamalla kiikareita. Ohjelma ehdottaa automaattisesti varastoa, mutta se voidaan muuttaa tarvittaessa. Vahvista valinnat napsauttamalla Ok. Sivu 19 / 31
Tilausnimikkeeseen voidaan lisätä toimitusosoite, viitteet, oma teksti ym. Toimitusnimi haetaan varaston tiedoista. Siirry sitten välilehdelle "Tilausrivit" ja valitse tilattavat tuotteet. Rekisteröinti suoritetaan näytön alalaidassa ja rekisteröidyt rivit näytetään näytön yläreunassa. Huomaa, että tilausrivien rekisteröinti ja muutokset suoritetaan näytön alareunassa. Ohjelmassa näytetään myös sen tuotteen tuote- ja varastotiedot, jota tilausrivi koskee. Kenttien "Toimituspäivämäärä" ja "Vahvistettu päivämäärä" käyttö on vapaaehtoista. Ostohinta haetaan tuoterekisteristä. Myös tuotteista, joita ei ole tuoterekisterissä voidaan laatia tilausrivejä ("hankintatuotteita"). Kirjoita silloin tuotteen kuvaus kenttään "Vapaateksti". Lue lisää tilauksen lähettämisestä/tulostamisesta sekä tavaranvastaanotosta Tilauksen laatiminen asiakastilauksesta. Sivu 20 / 31
Määritä tuotenumero 8.13. Tilausehdotuksen laatiminen MekoEasy sisältää toiminnon, jonka avulla voidaan käyttää tilausehdotuksia. Tilausehdotuksen pohja löytyy tuotteiden päivityksestä, välilehdeltä "Varastotiedot". Tuotteella tulee olla vähimmäisja enimmäisvarasto, ja kohdassa "Mukana tilausehdotuksessa" tulee olla rasti. Tuotteella tulee olla myös päätavarantoimittaja. Tilausehdotus käynnistetään valikon kohdassa lasku varasto/osto tilausehdotus. Käynnistä ehdotus valitsemalla "Kyllä". Sivu 21 / 31
Seuraavassa dialogilaatikossa määritetään valikoima suhteessa tavarantoimittajan numeroon, tuotenumeroon, tiliöintiryhmään ja tuoteryhmään. Suorita valinta ja vahvista painamalla Ok. Tämän jälkeen saadaan luettelo tuotteista, joita ehdotetaan tilattavan. Kentässä "Määrä" esitetään MekoEasyn ehdottama tilausmäärä. Lisäksi näytetään tuote varastotiedot. Sarakkeessa Liikev. näytetään tuotteen liikevaihto viimeisten x kk:n aikana, missä x on liikevaihdon yritysparametreissa annettu kuukausien lukumäärä. Riviä voidaan muokata tai se voidaan poistaa merkitsemällä rivi ja napsauttamalla hiiren oikeanpuoleista painiketta. Kun ehdotus on päivitetty, napsautetaan kohtaa Generoi tilauksia. Ja vahvistetaan tämä valitsemalla "Kyllä". Tämän jälkeen saadaan esiin generoitu tilausnumero. Tilauksen jatkokäsittelyä käsitellään muissa tilausta käsittelevissä kappaleissa. Sivu 22 / 31
8.14. Varastoon liittyvä raportointi MekoEasy sisältää useita raportteja, jotka ovat ajankohtaisia varastonmääritystä käyttäville. Näitä voidaan käyttää valikon kohdassa lasku raportointi säännölliset raportit. Siirry välilehdelle Varasto/Tuote. ABC-analyysi MekoEasy sisältää ABC-analyysin, joka perustuu liikevaihtotietoihin tai varastotietoihin. Sitä voidaan käyttää valikon kohdassa lasku raportointi säännölliset raportit. Raporttia käytetään varaston analysointiin sekä osoittamaan, kuinka suuren osan liikevaihdosta kukin tuote muodostaa ja jäävätkö jotkut tuotteet hyllyyn jne. Käsikirjassa on esitetty miten raportti ajetaan Varastoanalyysinä. Tämä suoritetaan samalla tavalla kuin Myyntianalyysi. Siirry välilehdelle "Liikevaihto", valitse "Myyntitilasto" ja "ABC-analyysi". Seuraavassa dialogilaatikossa valitaan varasto- tai myyntianalyysi. Mikäli valitaan Varastoanalyysi, tulee myös määrittää, mitä varastoa raportti koskee. Tässä voidaan myös määrittää tuotenumeroväli sekä se, sisällytetäänkö raporttiin ne tuotteet, joita ei ole varastossa. Seuraavassa dialogilaatikossa valitaan tuoteryhmä tai tiliöintiryhmä sekä määritetään raportin lajittelu. Mikäli valintaa ei tehdä, sisällytetään raporttiin kaikki tuotteet. Sivu 23 / 31
Seuraavassa dialogilaatikossa määritetään päivämäärävalikoima, luokittelu ja luokitteluehdot. Voidaan käyttää seuraavia kriteerejä: - Liikevaihto - Työntekijöiden määrä (kpl määrä) - Varastoarvo (lkm. x keskim. ostohinta) Määritetään päivitetäänkö tuoterekisterin ABC-koodi. Seuraavassa dialogilaatikossa määritetään raportin perustana käytettävä hintatyyppi. Tässä kohtaa voidaan valita myyntihinta tai ostohinta. Joka hintatyypin kohdalla määritetään sen jälkeen valittava myynti- tai ostohinta. Sivu 24 / 31
Mikäli valitaan Ostohinta. Alla on esimerkki raportista. Sivu 25 / 31
Varastolista Raportti Varastolista näyttää varastomäärän lukumääränä, paljonko on tilattu, paljonko on asiakastilauksissa sekä minimi ja maksimi kohdat. Raportti voidaan ajaa koskien yhtä tai useampaa varastoa tai tiettyä tuotenumeroväliä. Tässä voidaan myös määrittää, että raporttiin sisällytetään vain tuotteet, joiden varastomäärä on positiivinen. Tässä voidaan määrittää tuoteryhmä- tai tiliöintiryhmävalikoima ja valita lajittelutapa (eri vaihtoehdot on esitetty alla olevassa kuvassa). Sivu 26 / 31
Raportti näyttää tältä: Sivu 27 / 31
Varastotapahtumayhteenveto Raportti varastotapahtumayhteenveto on hyödyllinen, sillä siitä nähdään tuotteen varastotapahtumat tiettynä ajanjaksona. Ensin määritetään varastot ja tapahtumatyypit, joita raportti koskee. Seuraavassa ikkunassa määritetään aikaväli ja tuotenumeroväli. Sivu 28 / 31
Seuraavassa ikkunassa voidaan valita tuoteryhmä tai tiliöintiryhmä. Lisäksi määritetään raportin lajittelu. Alla on esitetty mahdolliset lajittelutyypit: Raportti sisältää myös yhteissummia sisältäen kustannusarvot. Varastoarvolista Raportti esittää sekä varastoarvot että varaston arvon rahassa. Ensin annetaan myyntihintatyyppi, johon sitä verrataan, sisältyykö tilauksissa oleva määrä (laskuttamattomat) varastomäärään ja jätetäänkö tuotteet, joiden varastomäärä on negatiivinen pois raportista. Sivu 29 / 31
Raportti voidaan ajaa koskien yhtä tai useampaa varastoa tai tiettyä tuotenumeroväliä. Tässä voidaan myös määrittää, että raporttiin sisällytetään vain tuotteet, joiden varastomäärä on positiivinen. Seuraavassa ikkunassa voidaan valita tuoteryhmä tai tiliöintiryhmä. Lisäksi määritetään raportin lajittelu. Mikäli tuoteryhmää tai tiliöintiryhmää koskevaa valintaa ei tehdä, sisällytetään raporttiin kaikki tuotteet. Sivu 30 / 31
Raportti näyttää tältä: Muut varastoraportit Edellä mainittujen raporttien lisäksi käytettävissä on myös seuraavat raportit: - Jäännöstilaukset: näyttää tilaukset, joita ei ole toimitettu kokonaan eli joiden tila ei ole "Valmis". - Hintalista: tuoterekisterin hintayhteenveto, voidaan valita kaksi eri hintatyyppiä - Hintalista, vaihtoehtoiset hinnat: raportti tuottaa hintayhteenvedon määritettyä myyntihintatyyppiä kohti, lisäksi näytetään mahdollinen vaihtoehtoinen hinta niissä tapauksissa, joissa tuotteen myyntihintaa ei ole määritetty valitulle myyntihintatyypille. Raportti voi myös näyttää tuotteita koskevan alennuskoordinaatin alennusprosentin. Sivu 31 / 31