ALIUPSEERILIITON TALOUSOHJE Sisältö 1. TALOUDENPITOA KOSKEVA SÄÄDÖKSET, PÄÄTÖKSET JA PERIAATTEET...2 1.1. Taloudellinen ratkaisuvalta...2 1.2. Sijoitustoiminta...3 1.3. Hankinnat ja palvelut...4 1.4. Menojen hyväksyminen...4 1.5. Tilinkäyttöoikeudet ja luottokortit...4 1.6. Myyntilaskut...4 2. TALOUSHALLINTO...4 2.1. Talousarvio...5 2.2. Kirjanpito...5 2.3. Tilinpäätös...5 2.4. Tilintarkastus...6 3. TAPAHTUMIIN LIITTYVÄT KULUKORVAUKSET...7 3.1. Kokouspalkkio, kurssipäiväraha ja ansionmenetys...7 3.2. Matkakustannusten korvaus...7 1
1. TALOUDENPITOA KOSKEVA SÄÄDÖKSET, PÄÄTÖKSET JA PERIAATTEET Aliupseeriliiton hallinnossa, varojen ja omaisuuden hoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa noudatetaan kirjanpitolain ja asetuksen, tilintarkastuslain, yhdistyslain sekä liiton sääntöjen, edustajiston kokouksen ja hallituksen päätösten lisäksi tämän talousohjeen määräyksiä. Aliupseeriliiton henkilökunnan, liiton hallintoon valittujen henkilöiden sekä muiden luottamushenkilöiden on omalta osaltaan huolehdittava siitä, että liiton omaisuutta ja varoja hoidetaan luotettavasti ja tarkoituksenmukaisesti. 1.1. Taloudellinen ratkaisuvalta Edustajiston kokous myöntää hallitukselle taloudellisen päätöksenteon puitteet budjetissa. Puheenjohtaja vastaa budjetin toteuttamisesta toimintavuoden aikana ja tekee tarvittavat muutosesitykset hallitukselle. Hallitus päättää budjettiin toimintavuoden aikana tehtävistä muutoksista. Varapuheenjohtajat käyttävät taloudellista ratkaisuvaltaa oman tehtävänsä hoitamisessa puheenjohtajan määrittämällä tavalla. Liiton toimiston henkilökunta käyttää taloudellista ratkaisuvaltaa työsopimuksessa määriteltyjen vastuiden ja toimintasuunnitelmassa määriteltyjen tehtävien osalta puheenjohtajan ohjeistuksen mukaisesti. Edustajiston varsinainen kokous: - käsittelee hallituksen laatiman kertomuksen liiton toiminnasta edelliseltä vuodelta ja päättää toimenpiteistä, joihin selostus antaa aihetta - käsittelee tilinpäätöksen ja tilintarkastajien lausunnon edellisen vuoden tileistä ja taloudenhoidosta - päättää ylijäämän käyttämisestä tai mahdollisen alijäämän peittämisestä - päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille - vahvistaa aliupseeriliiton toiminnalliset ja taloudelliset suuntaviivat tulevalle strategia- ja tilikaudelle - vahvistaa liiton talousarvion ja jäsenmaksun seuraavaksi kalenterivuodeksi - päättää hallituksen jäsenten kokouspalkkioista ja tilintarkastajien palkkioista - valitsee tilintarkastajan ja hänelle henkilökohtaisen varahenkilön sekä toiminnantarkastajan ja hänelle henkilökohtaisen varahenkilön Aliupseeriliiton hallitus johtaa, kehittää ja edustaa liittoa. Se 2
- valmistelee edustajiston kokoukselle ehdotuksen toimintasuunnitelmaksi - vastaa edustajiston kokouksen päätösten toteutumisesta - valmistelee edustajiston kokoukselle ehdotuksen liiton tulo- ja menoarvioksi - valvoo kirjanpidon ja varainhoidon käytännön toteutumista - päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilinkäyttöoikeuksista - päättää osakkeiden ja osuuksien ostamisesta ja myymisestä ja muista pitkävaikutteisista menoista (lainat) ja sijoitustoiminnasta - päättää kiinteän omaisuuden myynnistä ja hankinnasta - huolehtii tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta - valvoo liiton omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta - hyväksyy perittävänä olleiden saamisten poistamisen kirjanpidosta - päättää merkittävistä, useammalle vuodelle vaikuttavista, taloudellisista sitoumuksista. - päättää toimintasuunnitelman ja budjetin ulkopuolisista hankinnoista. Pääsihteeri vastaa liiton taloussuunnittelusta ja talouden seurannasta sekä hankinnoista Toimistosihteeri - tarkastaa ja tiliöi laskut ja lähettää ne hyväksyttäväksi - valmistelee palkanmaksuaineiston tilitoimistolle - hoitaa laskutuksen - hoitaa varojenjaon maksatuksen ja muut sovitut maksatukset - valvoo jäsenmaksuliikennettä ja perintää - hoitaa kurssilaskutuksen ja koulutukseen liittyvät avustushakemukset - pitää yllä ajantasaista luetteloa henkilöistä, joilla on käytössään aliupseeriliiton luottokortti, VR-tilausoikeus tai pankkitilien käyttöoikeudet. Tilitoimisto - valmistelee taloussuunnitelman ja talousarvion yhdessä pääsihteerin kanssa - laatii tilikauden tilinpäätöksen - huolehtii aliupseeriliiton käytännön taloudenhoidosta, kirjanpidosta ja maksuliikenteestä - huolehtii erääntyneiden saatavien perimisestä - toimii taloudenhoidon kehittämisen asiantuntijana 1.2. Sijoitustoiminta Liiton hallitus päättää sijoitustoiminnasta. Sijoituksia valmisteltaessa liitto voi käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita. Aliupseeriliiton sijoitustoiminta perustuu tuottavuuden ja varojen turvaavuuden periaatteeseen. 3
1.3. Hankinnat ja palvelut Kalusto-, ohjelmisto- ja muut budjettiin nähden merkittävimmät hankinnat ja palvelusopimukset kilpailutetaan. 1.4. Menojen hyväksyminen Menotositteiden asiatarkastuksesta huolehtivan on ennen laskun maksamista tarkastettava laskun oikeellisuus ja asianmukaisuus. Asiatarkastuksen jälkeen menotositteet siirtyvät hyväksyttäväksi seuraavasti: - Puheenjohtaja hyväksyy liiton menotositteet - Varapuheenjohtaja hyväksyy puheenjohtajan kulut - Toimistosihteeri hyväksyy matkalaskut 1.5. Tilinkäyttöoikeudet ja luottokortit Hallitus myöntää tilinkäyttöoikeudet Aliupseeriliiton pankkitileille sekä liiton luottokortin käyttöoikeudet puheenjohtajan esityksestä. 1.6. Myyntilaskut Myyntilasku lähetetään välittömästi tulon syntymisen jälkeen. Jos jäsenyhdistyksen edustaja jää ilmoittamatta ja ilman perusteltua syytä pois edustajakokouksesta tai koulutustilaisuudesta, peritään poissaoloon liittyvät kustannukset kokonaisuudessaan jäsenyhdistykseltä. Mikäli tilaisuudesta pois ollut henkilö toimittaa poissaolostaan lääkärintodistuksen tai muun kirjallisen selvityksen, tapahtumasta vastannut toimihenkilö voi vapauttaa yhdistyksen maksuvelvoitteesta. Maksuehdot ovat seuraavat: Maksuaika 14 vrk. Voimassa olevan korkolain mukainen viivästyskorko. Laskutuslisä peritään jokaisesta maksuhuomautuksesta ja viivästyskoron perintälaskusta. Laskutuslisä on 5,00 /lasku. 2. TALOUSHALLINTO 4
2.1. Talousarvio Hallitus laatii talousarvion ja esittää sen edustajiston kokoukselle hyväksyttäväksi. Talousarvio on laadittava kirjanpidon tilikarttaa noudattaen riittävän yksityiskohtaiseksi ja havainnolliseksi niin, että siitä näkyvät eri alojen arvioidut tulot sekä niitä vastaavat arvioidut menot. 2.2. Kirjanpito Liiton on pidettävä kirjanpitolain ja -asetuksen määräyksiä noudattaen kirjanpitoa, ottaen lisäksi huomioon tämän taloussäännön erityismääräykset. Kirjanpito on pidettävä ajan tasalla ja hoidettava huolellisesti sekä niin, että määrärahojen käyttö asianomaisiin tarkoituksiin saadaan aina tarvittaessa selville. Kirjanpidon merkintöjen tulee perustua tilivuoden alusta juoksevasti numeroituihin tositteisiin, jotka on säilytettävä numerojärjestyksessä. Mikäli vienti on kirjanpidon muiden osien avulla todistettavissa, riittää tositteeksi kirjanpitäjän allekirjoittama ja päiväämä selvitys viennin perusteeksi. Kirjanpidon merkinnät on tehtävä selvästi ja pysyvästi. Tositteet, kirjanpitokirjat ja muu aineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Kalustosta ja muusta irtaimesta käyttöomaisuudesta on pidettävä luetteloa, joka vuosittain inventoidaan ja verrataan kirjanpitoon. 2.3. Tilinpäätös Tilinpäätös on laadittava kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla. Tuloslaskelma on laadittava aatteelliselle yhteisölle säädetyn tuloslaskelmakaavan mukaisesti ja siten, että se on verrattavissa talousarvioon. Tuloslaskelma on jaoteltava pääryhmiin siten, että siitä käy selville kunkin pääryhmän tuotot ja kulut. Tase on laadittava soveltuvin osin kirjanpitoasetuksessa annetun tasekaavan mukaan. Hallitus vastaa siitä, että tilinpäätös on valmiina jätettäväksi tilin- ja toiminnantarkastajille liiton sääntöjen edellyttämällä tavalla. Tilin- ja toiminnantarkastajien tulee tarkastaa liiton hallinto ja tilit sekä antaa kirjallinen lausuntonsa tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. Hallitus tekee ehdotuksen edustajiston kokoukselle liiton tilinpäätökseksi. Hallitus päättää tilinpäätöksen yhteydessä tehtävistä käyttöomaisuuden ja muiden pitkävaikutteisten menojen aktivoinnista ja niistä tehtävistä poistoista, vaihto-omaisuuden arvostuksesta sekä siitä, mitkä saamiset kirjataan tilikaudelle. Hallituksen hyväksyttyä tilinpäätösehdotuksen kirjataan tuloslaskelma ja tase sekä luettelo käytetyistä tilikirjoista sidottuun tasekirjaan, jonka sivut on numeroitu. Tilinpäätös on päivättävä ja sen allekirjoittaa liiton sääntöjen mukainen päätösvaltainen hallitus. 5
2.4. Tilintarkastus Tilin- ja toiminnantarkastajiksi valitaan edustajakokouksessa sääntöjen määräämällä tavalla esteettömät ja pätevät henkilöt. Valituille henkilöille ja heidän varamiehilleen on mahdollisimman pian ilmoitettava valitsemisesta. Jos tilin- tai toiminnantarkastaja on estynyt tai esteellinen, on hänen tästä heti ilmoitettava hallitukselle. Tilin- ja toiminnantarkastajat noudattavat työssään hyvää tilintarkastustapaa ja toteavat, onko liiton toiminnassa noudatettu paitsi yhdistyslakia ja sääntöjä myös tämän taloussäännön määräyksiä. Tilin- ja toiminnantarkastajilla on oikeus suorittaa tarkastusta milloin hyvänsä toimikautensa kuluessa. Hallitus on velvollinen antamaan tilin- ja toiminnantarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, jonka nämä katsovat tarvitsevansa tarkastuksessa. Tilin- ja toiminnantarkastajat perehtyvät edustajakokousten, hallituksen ja työvaliokunnan pöytäkirjoihin ja toteavat, onko niiden päätöksiä noudatettu. He tarkastavat, että tuloslaskelma ja tase ovat lisäksi asianmukaisesti allekirjoitetut. Taseet varustetaan tilin- ja toiminnantarkastajien allekirjoittamalla lausumalla siitä, onko taseet laadittu yleisen kirjanpidon periaatteiden mukaisesti. Tilin- ja toiminnantarkastajat antavat toimittamastaan tarkastuksesta kertomuksen, jossa mainitaan heidän saamansa käsitys liiton hallinnosta sekä tileistä. Kertomuksesta käy selville heidän kantansa tilinpäätöksen vahvistamiseen ja vastuuvapauden myöntämiseen. 6
3. TAPAHTUMIIN LIITTYVÄT KULUKORVAUKSET Vahvistettu hallituksessa 24.8.2016 3.1. Kokouspalkkio, kurssipäiväraha ja ansionmenetys Edustajakokous päättää hallituksen kokouspalkkioista. Aliupseeriliiton hallitus päättää, mistä kokouksista luottamus- ja toimihenkilöille maksetaan kokouspalkkioita. Näitä kokouksia ovat esimerkiksi hallitus, työvaliokunta, pääluottamusmiestyöryhmä ja Ammattisotilas-lehden toimitusneuvosto. Kokouksen puheenjohtajalle ja luottamustoimiselle sihteerille palkkio maksetaan 50 %:lla korotettuna. Hallituksen vahvistaman koulutuskalenterin mukaisiin tapahtumiin osallistuville maksetaan valtion virkaehtosopimuksen ateriakorvauksen suuruista kurssipäivärahaa. Aliupseeriliiton luottamushenkilöille voidaan maksaa ansiomenetyksen korvausta kokouksista, kun luottamushenkilölle on syntynyt ansiomenetys kokoukseen osallistumisen vuoksi. Ansiomenetyksen perusteeksi katsotaan se, että virkavapaus on myönnetty palkattomana. Ansiomenetyksenä maksetaan todellinen tuntipalkka päivittäiseltä säännölliseltä työajalta se summa, minkä luottamushenkilö tosiasiallisesti menettää. Ansionmenetyshakemuksen liitteenä on toimitettava ansiomenetyspäivän tilinauha tai muu vastaava tosite. Kokouspalkkiot maksetaan liiton palkanmaksupäivänä. 3.2. Matkakustannusten korvaus Aliupseeriliiton luottamus- ja toimihenkilöille maksetaan päivärahaa, ulkomaan päivärahaa ja matkasta aiheutuneita kuluja valtion virkaehtosopimuksen periaatteiden mukaisesti niistä liiton kokouksista ja muista tilaisuuksista, jotka liiton hallitus vahvistaa toimintasuunnitelmassa. Aliupseeriliitto maksaa päivärahaa ja kulukorvauksia myös niistä matkoista, jotka tehdään Aliupseeriliiton toimiston tai hallituksen toimeksiannosta ja joista ei jotain muuta kautta suoriteta matkustajalle matkakustannusten korvausta. Kun Aliupseeriliitto kutsuu vieraita kokouksiin tai muihin tilaisuuksiin, vieraille korvataan matkustuskustannukset (matka, majoitus) erikseen sovittavalla tavalla. Matkustajan tulee suunnitella matkansa niin, että sen kustannukset ovat Aliupseeriliitolle mahdollisimman edulliset. Matkustamiseen käytetyn ajan ei kuitenkaan ole tarpeen muodostua kohtuuttomaksi. Luottamushenkilöt voivat matkustaessaan käyttää lentokonetta yli 400 km pituisilla matkoilla, mikäli se on matkaan käytetyn ajan osalta ja kokonaiskustannukset huomioonottaen kohtuullista. Lentämisestä päättää ennen tilaisuutta kyseessä olevan tilaisuuden vastuuhenkilö. Liiton toimistosihteeri tilaa liput ja matkustaja toimittaa hänelle tarvittavat lentoja koskevat tiedot hyvissä ajoin ennen matkaa. 7
Omaa autoa käytettäessä korvataan kuljettajalle kilometrikorvaukset ilman lisämatkustajasenttejä, jos matkustajia on vähintään kaksi. Oman auton käyttö ilman matkustajia on perusteltua, mikäli se on matkaan käytetyn ajan osalta kohtuullista ja kokonaiskustannukset huomioon ottaen edullisinta. Taksia voidaan käyttää perustelluissa tapauksissa. Matkustajan tulee sopia näistä etukäteen tilaisuuden järjestäjän kanssa. Matkustaja liittää mahdollisista kuluista tositteet matkalaskun yhteyteen ja tekee niihin tarvittavat selvitykset. Kaikki matkustamiseen liittyvät tositteet toimitetaan välittömästi matkan jälkeen liiton toimistolle. Päiväraha ja kulukorvaukset maksetaan matkalaskua vastaan kerran kuukaudessa, palkanmaksupäivänä. Aliupseeriliitto maksaa koulutukseen ja kokouksiin liittyvän majoituksen, mikäli osallistuja asuu tapahtumapaikkakunnan ulkopuolella. Pääkaupunkiseutu (Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen) katsotaan yhdeksi tapahtumapaikkakunnaksi. 8