YRITTÄJÄNAISTEN KESKUSLIITTO 19.2.2008 1 (11) JÄSENREKISTERISTÄ REKISTERIVASTAAVALLE Sisään jäsenrekisteriin osoitteella: Kolme välilehteä: www.yrittajanaiset.fi/yhdistykset - kirjoita yhdistyksen tunnus ja salasana, kysy keskusliitosta - Keskusliiton nettisivujen kautta EI pääse rekisteriin 1. JÄSENTIETOJEN PÄIVITYS korjataan, lisätään ja poistetaan jäsenten tietoja uudet jäsenhakemukset näkyvät täällä 2. YHDISTYKSEN TIEDOT toimihenkilöt merkitään tänne yhdistyksen nettisivujen osoite 3. LISTAUKSET erilaiset tulosteet, jotka rekisteristä on tällä hetkellä saatavissa 1. JÄSENTIETOJEN PÄIVITYS Muista, että kone on kone, se ei osaa ajatella. Se mitä kussakin tietokentässä lukee tarkoittaa koneelle täyttä totta. Jos jossain kentässä on virhe, niin se tulee näkyviin jossain tulosteessa. Jos henkilön nimi on kirjoitettu pienellä alkukirjaimella, niin se tulee esim. tarraan juuri sen näköisenä. Jos sähköpostiosoitteessa on yksikin pieni virhe, niin viesti ei mene perille. Jos päivämäärä on jossain kohtaa väärin, niin kone tulkitsee sen juuri niin kuin se on kirjoitettu. Korjaukset tehdään aina alkuperäiseen paikkaan eli jäsentietolomakkeelle ei esim. tarralle. Muista tallentaa muutokset. 1. Uudet jäsenhakemukset Uusi jäsen on täyttänyt internetin kautta lomakkeensa ja se tulee näkyviin jäsentietojen päivitys kohtaan, vasemmalle ylös. Rekisterivastaavan tehtävänä on vastata lomakkeen lähettäjälle, että lomake on tullut perille ja kerrottava miten ja milloin jäseneksi hyväksyminen tapahtuu. Listauksien kautta saa tulostettua listauksen uusista jäsenhakemuksista, jonka voi lähettää puheenjohtajalle seuraavaan hallituksen kokoukseen käsiteltäväksi (jäsentietolomaketta ei kannata tulostaa, koska se on turhan pitkä). Kun päätös on tullut, niin jäsen voidaan hyväksyä. Jäsenhakemuslomakkeelle ruksataan hänet jäseneksi ja tarkastetuksi. Ennen tarkastusmerkintää katsotaan lomake läpi, että kaikki tiedot ovat oikein ja toimialakohta on ruksattu. Jos toimialaa ei ole ruksattu, niin ohjelma ei osaa siirtää jäsenen tietoja oikeaan kohtaan markkinapaikalle. On muistettava käydä aina silloin tällöin katsomassa onko tullut uusia jäseniä. 2. Jäsenet Jäsenet-kohdassa ovat kaikki yhdistyksen jäsenet. Tämän listan mukaan keskusliitosta lähetetään lehti ja muu posti. 15. tammikuuta tarkastetaan tämän listan mukaan jäsenmäärä.
Siihen mennessä edellisenä vuonna eronneet poistetaan. Uudet jäsenet merkitään hyväksytyiksi pitkin vuotta. Jos jäsenlomakkeen edessä on punainen (V)-merkintä (vanhat tiedot), niin ko. jäsen ei ole täyttänyt jäsentietolomakettaan lainkaan ja tiedot ovat peräisin siitä hetkestä kun sähköinen jäsenrekisteri otettiin käyttöön. 2 3. Seniorit, postituslistalaiset, entiset jäsenet Nämä kohdat ovat apuvälineitä rekisterivastaavalle. Jos henkilö on merkitty senioriksi tai postituslistalaiseksi, niin hän ei ole varsinainen jäsen, eikä hänestä mene jäsenmaksua keskusliittoon. Postituslistalaisiksi laitetaan usein yhteistyökumppaneita tai muiden yhdistysten toimihenkilöitä, joille halutaan lähettää postia. Se toimii käytännössä lähinnä osoite- ja sähköpostiluettelona. Lomakkeen kaikkien kenttien täyttäminen ei ole tarpeen, koska he eivät näy tilastoissa, eivätkä tule esiin markkinapaikalle. Entisiksi jäseniksi voi merkitä eronneet, jos heidän tietojaan haluaa säilyttää jonkin aikaa, eroamispäivä pitää merkitä. Jos henkilö on kuollut, niin hänet voi poistaa rekisteristä kokonaan, jotta ei vahingossa tule lähetettyä postia. Ruksaa lomakkeen alimmaisena olevasta punaisesta laatikosta ko. kohta ja päivitä sivu. Poistetuista jäsenistä ohjelma ei kerää mitään tilastoa. Yhdistyksen tulee itse kerätä historia näiden osalta. 4. Muutosilmoitukset Muutosilmoituslomake täytetään keskusliiton Internet-sivujen etusivulta, aivan ylälaidasta, kohdasta Jäsentietojen muutoslomake. Kun jäsen on täyttänyt lomakkeen, niin se tulee kohtaan muutosilmoitukset, vasemmalle ylimmäksi. Siirrä muuttuneet tiedot jäsenen lomakkeelle ja päivitä lomake. Sen jälkeen voit poistaa muutoslomakkeen. Jos käytät Word-tekstinkäsittelyohjelmaa, niin opettele kopiointi ja tuominen pikanäppäimillä, ne ovat nopeat ja hyvät toiminnot. 1. maalaa kopioitava alue 2. CTRL/c eli paina Ctrl-näppäin pohjaan ja paina c-kirjainta 3. Vie osoitin kohtaan, johon haluat siirtää kopioitavan tekstipalasen ja paina CTRL/v. Jäsentietolomakkeella: 5. Merkintöjä Merkintöjä kohta on muistilappu rekisterivastaavalle, siihen voit kirjoittaa mitä vain. Kun ruksaa kohdan MUISTA!, niin luetteloon tulee huutomerkki! kyseisen henkilön kohdalle. Nämä ovat apuvälineitä rekisterivastaavalle, eivätkä listaudu muualle. Myös keskusliitosta voidaan kirjoittaa jotain muistilapulle, joka on silloin rekisterivastaavalle tiedoksi ja hän voi poistaa muistilapun sitten kun se ei ole enää ajankohtainen. 6. Hyväksytty jäseneksi Merkitse uuden jäsenen kohdalle päivämäärä milloin hänet on hyväksytty yhdistyksen jäseneksi. Vanhojen jäsenten kohdalla merkitään myös päivämäärä, jos se on tiedossa. Jos päivämäärä ei ole tiedossa, niin se jätetään pois, jolloin ohjelma asettaa siihen oletuksen v. 2000. Päivämäärä on tärkeä uusien jäsenten kohdalla, koska jäsenmaksu on portainen riippuen liittymispäivästä. Päivämäärä on tärkeä myös ansiomerkkien myöntämisen takia.
3 7. Entinen jäsen Kun jäsen eroaa, hän ilmoittaa siitä yhdistykselle. Ero astuu voimaan kuluvan vuoden lopussa. Ero on merkittävä jäsenrekisteriin 15.1. mennessä seuraavana vuonna, jolloin ko. kohta ruksataan ja eropäivä kirjataan. Ohjelma siirtää eronneen pois jäsenluettelosta kohtaan ENTINEN JÄSEN. Siis sinä vuonna kun jäsen eroaa, niin hän maksaa vielä jäsenmaksun ja hänet pidetään vielä rekisterissä vuoden loppuun asti, jotta hän saa Yrittäjänainen-lehden. 8. Jäsentietolomake on täytetty Lomakkeen ylänurkkaan oikealle tulee se päivämäärä, jolloin lomake on täytetty. Jos siinä lukee Jäsentietolomake on täytetty (eikä päivämäärää), niin silloin lomake on peräisin siitä hetkestä, kun rekisterin toiminta käynnistettiin ja vanha jäsenrekisteri siirrettiin pohjaksi jäsenrekisteriin. Nämä lomakkeet saattavat näkyä myös luettelossa punaisella (V)-kirjaimella merkittynä (V = vanhat tiedot). 9. Henkilötiedot: Nimi- ja osoitetiedot tulevat samoin kuten ne tulisivat tarralle. Etunimistä ei tarvitse olla kuin ensimmäinen ja sukunimeen ei tarvita entistä sukunimeä. Postitoimipaikka kannattaa kirjoittaa koko sanana, esim. TURKU, ei TKU. (vaikuttaa miten tulee näkyviin markkinapaikalle). Puhelinnumeroiden kohdalla ei ole määräyksiä, paras kun se on helppolukuinen eli jaoteltu sopivasti. 10. Yritystiedot: Yritystiedot täytetään samoilla periaatteilla kuin henkilötiedotkin. 11. Haluan postini Tähän kohtaan kannattaa ruksata sähköpostilla, koska muutoin jää ilman sähköpostia. Postitse kotiini tai postitse yritykseeni -ruksaus vaikuttaa siihen, minne Yrittäjänainen-lehti ja jäsenkirje lähetetään. 12. Kotisivut, omistus, henkilökunta ja liikevaihto Yrityksen kotisivut kannattaa laittaa, jos sellaiset on. Muut yritystä koskevat kysymykset kannattaa täyttää huolellisesti. Nämä tiedot ovat vain tilastointia varten ja niitä käytetään edunvalvonnassa. Tarvitsemme tietoa omasta jäsenkunnastamme, jotta saamme neuvotteluihin tukea. 13. Tietojen luovutus Keskusliitosta ei luovuteta rekisterin tietoja minnekään ilman todella painavaa syytä. Tämä kohta on lähinnä yhdistyksien avuksi. Keskusliitto ei määrää mitä yhdistykset tekevät osoitetiedoilla. Yhdistys harkitsee itse kenelle ja milloin osoitteita voi luovuttaa. Mutta
yhdistysten on kunnioitettava ruksia. Jos kohtia ei ole ruksattu, niin tietoja ei saa myöskään luovuttaa. Tietosuojalakiin kannattaa ja pitää tutustua. 4 14. Markkinapaikka Jos jäsen haluaa markkinapaikalle, niin hänen on ruksattava kyseinen kohta ja hän voi kirjoittaa vapaavalintaisen tekstin siihen varatulle paikalle (160 merkkiä pitkä). Jos ruksi on unohtunut ja on pelkkä teksti, niin rekisterivastaava voi lisätä ruksin, koska ilman ruksia tieto ei siirry markkinapaikalle ollenkaan. Jos on ruksi, niin ohjelma vie automaattisesti yrityksen yhteystiedot markkinapaikalle. Yhteystietoja ei kannata toistaa vapaassa tekstiosassa, vaan vapaaseen tekstiosaan kannattaa kirjoittaa mainosteksti. 15. Toimiala Toimiala on pakko valita, mikäli haluaa yrityksensä tiedot markkinapaikalle. Jos lomakkeelle on merkitty viimeinen kohta: en osaa valita, niin jäsenrekisterivastaavan tulee etsiä sopiva ruksikohta. Sivulla on linkki tilastokeskuksen sivuille, josta ratkaisua voi etsiä tai voi ottaa yhteyttä keskusliittoon. Toimiala on ollut lomakkeen hankalin kohta, koska toimialaluettelo on niin laaja, että sitä ei ole voitu ottaa kokonaisuudessaan mukaan. Siksi joskus saattaa olla hankalaa löytää oikea kohta. Kahta toimialaa ei voi valita, joten on ruksattava päätoimiala ja sivutoimialan kuvauksen voi tehdä markkinapaikan valinnaiseen tekstiosaan. 16. Päivitä muutokset Muutokset on muistettava tallentaa lomakkeen lopussa olevalla painikkeella. 2. YHDISTYKSEN TIEDOT Yhdistyksen toimihenkilöt valitaan tämän välilehden taakse. Kun otetaan listauksia yhdistyksessä tai keskusliitossa, joihin valitaan esim. tiedottajat, niin ohjelma valitsee tämän kohdan mukaisesti kenelle esim. posti menee. 17. Kuka on yhdistyksen puheenjohtaja ja sihteeri? Ohjelma nappaa tästä kohdin tiedon kuka toimii yhdistyksen puheenjohtajana ja sihteerinä ja laittaa ne näkyviin julkiselle puolelle eli keskusliiton nettisivujen kohtaan, jossa on yhdistykset ja yhteystiedot. Tietoa tarvitaan www-sivuilla vierailijoita varten, jotta he osaavat ottaa yhteyttä yhdistyksen toimihenkilöihin. Ohjelma nappaa automaattisesti puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot jäsentietokortilta. Jos kortilla ei ole yrityksen tietoja, niin kotiosoite tulee näkyviin. Jos pj tai sihteeri ei halua, että yhteystiedot menevät näkyviin automaattisesti, niin silloin voi täyttää tyhjään kohtaan esim. vain puhelinnumeron, jolloin vain puhelinnumero tulee näkyviin julkisesti. Muutoin kohta jätetään tyhjäksi.
18. Rekisterivastaavan tieto 5 Rekisterivastaavalle on varattu ohjelmassa vain yksi paikka, tähän valitulle henkilölle menee keskusliiton posti. Jos yhdistyksessä on kaksi rekisterivastaavaa, niin päärekisterivastaavan tulee muistaa lähettää saamansa posti eteenpäin tiedoksi toiselle rekisterivastaavalle. 19. www-sivut Yhdistyksen www-sivujen osoite merkitään tänne näkyviin, jolloin ne näkyvät myös keskusliiton nettisivuilla yhdistyksen tietojen kohdalla. 3. LISTAUKSET Erilaiset tulostettavat listat saadaan täältä. Tänne on koottu erilaisia mahdollisuuksia tulostettavista listauksista, joita ovat sähköpostilista, tarrat, yhteistietolistat, eri vuosina hyväksytyt jäsenet ja vuoden syntymäpäivät: EMAIL-LISTAUKSET TARRAT TXT-TIEDOSTOT EXELIIN YHTEYSTIEDOT ERI VUOSINA HYVÄKSYTYT JÄSENET MUITA LISTAUKSIA Listat elävät edelleen eli niihin saattaa tulla muutoksia ja niitä saattaa tulla lisää. Niitä kannattaa testata, kokeilla ja harjoitella. Miten saat ne tulostettua siististi ja miten voit lähettää niitä sähköpostilla eteenpäin. Esim. TXT-tiedostot exeliin menee mutkan kautta, joka kannattaa harjoitella, koska se on kovin käyttökelpoinen lista. Siinä on oltava tarkkana missä muodossa listan tallentaa. Kopiointi- ja liittämiskäskyt kannattaa opetella viimeistään tässä vaiheessa. Samoin sivun asetukset, joista määritellään esim. tulostus A4L-paperille. 20. Tarroista Tarroja tulostaessa kannattaa tulostus kokeilla ensin tavalliselle paperille, ettei mene tarroja hukkaan, koska ongelma on ollut yleensä se, että saa osoitteet osumaan tarroille. Kun olet listannut raporteista haluamasi tarrat ruudulle. Määrittele tulostuksen sivuasetukset TIEDOSTO / SIVUNASETUKSET ennen tarrojen tulostusta. Käytä tulostuksen esikatselua hyväksesi. Muuta myös Ylä- ja Alatunniste -kentät tyhjäksi ja kokeile reunukset sopiviksi. Yhdistysten ja keskusliiton rekisteri Jokainen yhdistys näkee ja pystyy käsittelemään vain oman yhdistyksensä tietoja. Keskusliitossa voidaan käsitellä kaikkien yhdistysten tietoja. Keskusliitossa nähdään samat tiedot kuin rekisterivastaava näkee. Siksi ei enää tarvitse ilmoittaa keskusliittoon jäsenmäärää tai toimihenkilömuutoksia, ne näkyvät suoraan ajan tasalla olevasta rekisteristä.
6 Rekisterivastaava vastaa tiedoista Muista, että jäsenrekisterin tiedot ovat luottamuksellisia, tunnuksia ja tietoja ei saa luovuttaa ulkopuolisille! Rekisterivastaava vastaa tietojen ajan tasalla pitämisestä. Kun rekisterin tiedot ovat hyvässä kunnossa, niin se helpottaa työtäsi. Rekisterivastaavan on kerrottava hallituksen muille jäsenille miten rekisteri toimii ja mitä listauksia sieltä saa. Hänen on tulostettava tai lähetettävä puheenjohtajalle, sihteerille, rahastonhoitajalle ym. heidän tarvitsemansa listat. Vuosittain on myös hyvä tulostaa kaikkien jäsenten yhteystiedot kaikille jäsenille, rekisterivastaava huolehtii tästä. Tutustu tietosuojalakiin esim. tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilla: www.tietosuoja.fi. Rekisterivastaava vaihtuu Kun rekisterivastaava vaihtuu, niin keskusliitossa vaihdetaan yhdistykselle uudet tunnukset, silloin kun uusi rekisterivastaava ilmoittautuu keskusliittoon. Jos olet unohtanut salasanasi, haluat kysyä tai kommentoida, niin ota yhteyttä keskusliittoon! Lue vielä seuraavalta sivulta alkavat kysymykset ja vastaukset!
7 Kysymyksiä Keskusliiton ja Jäsenyhdistysten uudesta jäsenrekisteristä? päivitetty19.2.2008 Sähköinen jäsenrekisteri otettiin käyttöön vuoden 2004 lopussa. Silloin aloitettiin vanhojen jäsenten tietojen keräys sähköiseen muotoon. Tällä hetkellä lähes kaikki vanhat jäsenet ovat täyttäneet jäsentietolomakkeensa ja jäsentietolomake toimii lähinnä uusien jäsenten liittymislomakkeena. Miten jäsentietolomake täytetään? Miltä tahansa tietokoneelta, jossa on nettiyhteys. Lomakepohja haetaan ruudulle Keskusliiton nettisivuilta, osoitteesta www.yrittajanaiset.fi, etusivulta, kohdasta LIITY JÄSENEKSI. Lomake täytetään huolellisesti ja painetaan lopuksi lähetä-kohtaa. Lomake on helppo täyttää, se vie ajastasi noin 10 min. Minulla ei ole tietokonetta? Mene tietokoneen ja nettiyhteyden omistavan ystäväsi luokse tai kirjastoon ja täytä lomake siellä. Pyydä yhdistystäsi järjestämään jäsentietolomakkeentäyttöilta, jolloin joku tuo mukanaan kannettavan tietokoneen. En ole koskaan käyttänyt tietokonetta, enkä halua ottaa sellaista haastetta itselleni? Täytä paperinen lomake ja lähetä se yhdistyksesi rekisterivastaavalle tai keskusliittoon. Tiedot naputellaan paperilomakkeelta sähköiselle lomakkeelle. Kun jokainen jäsen täyttää itse tietonsa sähköiseen lomakkeeseen, niin hän vastaa sen oikeellisuudesta. Kun joku toinen kirjoittaa tiedot, niin virhemahdollisuudet ovat suuremmat. Voinko vielä käyttää paperista jäsentietolomaketta? Kyllä. Mutta sen naputtelee sähköiseen muotoon joku muu henkilö; yhdistyksesi rekisterivastaava tai Keskusliiton toimihenkilö, jolloin virhemahdollisuudet lisääntyvät, tieto menee hitaammin ja kirjoitustyön joutuu tekemään kahteen kertaan, menee ehkä myös postituskuluja. Mihin sähköinen lomake menee? Lomake menee ulkopuolisen toimittajan tietokantaan, jossa Keskusliitolla on oma tila. Lomake jää odottamaan rekisterivastaavan toimenpiteitä. Mikä on rekisterin tarkoitus ja hyöty? Meillä on käytössämme yhteinen, koko jäsenistön kattava, ajan tasalla olevan rekisteri, kun kaikkien tiedot on täytetty. Aiemmassa järjestelmässä Keskusliitolla oli oma rekisterinsä ja jokaisella yhdistyksellä oli omansa. Yhdistys päivitti omaa rekisteriään ja lähetti muutostietoja keskusliittoon, jossa taas päivitettiin tiedot. Keskusliitossa otettiin varmuuskopioita, samoin jokaisessa yhdistyksessä. Uuden rekisterin myötä jäsenyhdistyksien rekisteri ei ole sidottu kehenkään yhdistyksen toimihenkilöön tai hänen tietokoneeseensa. Jos jäsenyhdistyksen tietokone esim. hajoaa, niin jäsenrekisteri jää jäljelle, koska se on tallennettu muualle. Rekisterinhoitajaa ja salasanoja voidaan muuttaa milloin vain. Rekisterissä on laajentamis- ja kehittämisvaraa, koska se on ammattilaisen suunnittelema. Sitä pystytään kehittelemään tulevien tarpeiden mukaan. Mihin kysyttyjä tietoja tarvitaan? Jokaisessa yhdistyksessä on pidettävä luetteloa (nimi ja paikkakunta) jäsenistä yhdistyslain mukaan. Tämä on se tarvittava luettelo. Pääasiallinen tarve on edunvalvonnassa postitusluettelon lisäksi. Yrittäjänaisten etujen valvonta on Keskusliiton tärkein tehtävä. Siihen tarvitaan tietoja omasta jäsenkunnastamme. Neuvottelupöydässä toiminta on tehokkaampaa, kun tiedetään faktat: millaisia jäseniä meillä on, minkälaisten yrittäjien asioita haluamme ajaa. Tiedoista saadaan myös tarpeellista tilastotietoa,
jota käytetään kaikessa toimintamme suunnittelussa, tiedottamisessa, erilaisissa painopisteiden valinnoissa. 8 Rekisteristä saadaan myös postitustiedot ja sähköpostiosoitteet, sekä nimiluetteloita. Näiden tietojen päivittäminen nopeutuu ja tiedot saadaan varmemmin perille. Virhetiedot vähenevät ja työtaakka vähenee kokonaisuudessaan. Ketkä kaikki näkevät tietoni? Yksittäisen jäsenen tiedot näkee yhdistyksen oma rekisterivastaava. Jokaisen yhdistyksen rekisterivastaava näkee vain oman yhdistyksensä tiedot. Hänellä on tarvittavat salasanat. Keskusliitossa on omat salasanansa ja toimiston henkilöt näkevät kaikkien jäsenten tiedot. Tiedot ovat luottamuksellisia, joten rekisterivastaavalla ei ole oikeutta kertoa tiedoista kenellekään, eikä myöskään Keskusliitolla. Siellä on kysymyksiä, joihin en halua vastata? Kaikki mahdolliset turhat kysymykset on jätetty pois, lomakkeella kysytään vain toimintamme kannalta tarpeellisia kysymyksiä. Kysymyksiin voi halutessaan jättää vastaamatta. Silloin tiedot jäävät pois tilastoista ja huonontavat niitä, mutta sen takia ei kannata jättää kokonaan täyttämättä lomaketta. Nimija osoitetiedot on täytettävä. Kannattaa kuitenkin harkita tarkkaan ennen kuin jättää tietonsa pois tiedot ovat kuitenkin melko harmittomia ja ne ovat saatavissa muualtakin. Rekisterivastaava ja Keskusliiton toimihenkilöt eivät kerro yksittäisten jäsenten tietoja ulkopuolisille. Lomakkeessa kysytään toimialaani, enkä osaa valita minkä kohdan ruksaisin? Toimialaluokitus on ollut suunnittelussa hankala kohta, koska luokitus on kovin laaja ja siihen liittyy monia erilaisia näkökulmia. Viimeisenä on kohta toimialaani on vaikea asettaa luokitukseen, toimialani on täytä tämä kohta. Rekisterivastaava ottaa yhteyttä Keskusliittoon, jossa tutkitaan mihin toimialasi kuuluu. En pysty täyttämään kuin yhden toimialan, vaikka minulla on kaksi mitä teen? Tekninen ratkaisu on vain yhden toimialan eli päätoimialan valintamahdollisuus. Valitse päätoimialasi, markkinapaikalle tulevaan tekstiin voit lisätä täydentäviä tietoja. Vastasin virheellisesti ja lähetin lomakkeen eteenpäin mitä teen? Täytä lomake uudelleen oikein täytettynä ja lähetä toistamiseen. Rekisterivastaava poistaa kaikki vanhat lomakkeet ja jättää viimeisimmän. Miten ilmoitan osoitteenmuutokseni, kun olen aiemmin täyttänyt jäsentietolomakkeeni? Täytä Jäsentietojen muutoslomake keskusliiton Internet-sivujen aivan ylälaidasta tai ilmoita osoitteenmuutoksesta rekisterivastaavalle, joka korjaa tiedot suoraan rekisteriin. Tai ilmoita keskusliittoon, jossa voidaan myös tehdä tarvittavat korjaukset. Ovatko tietoni turvassa, kun lähetän jäsentietolomakkeeni eteenpäin? Ovat niin hyvin kuin mahdollista. Jäsentietolomake päätyy suoraan ulkopuolisen toimittajan tietokantaan, jolla on hyvät suojaukset. Lomakkeen lähettäminen on turvallisempaa kuin esim. sähköpostin lähettäminen. Miksi minun kannattaa täyttää jäsentietolomake? Yleisen ja yhteisen hyödyn (ym. edunvalvonta + tilastot) lisäksi varmistat, että tietosi ovat oikein ja saat tulevaisuudessa postisi ja sähköpostisi oikeaan osoitteeseen. Saat Yrittäjänaisten jäsenkortin, jos olet uusi jäsen. Autat osaltasi yhdistyksesi rekisterivastaavan työtä. Ja mikä tärkeintä: saat yrityksesi tiedot Keskusliiton nettisivujen markkinapaikalle.
9 Miten pääsen Keskusliiton nettisivujen markkinapaikalle? Täyttämällä jäsentietolomakkeesi ja ruksaamalla kohdan, jossa asiaa kysytään ja kirjoittamalla haluamasi tekstin. Kun rekisterivastaava on käynyt hyväksymässä lomakkeesi, niin ao. kohdista tiedot siirtyvät automaattisesti markkinapaikalle. Toimialaluokitus on myös täytettävä, koska muutoin ohjelma ei osaa laittaa tietoja oikeaan toimialakohtaan. Mikä on markkinapaikan tarkoitus? Tarkoitus on toimia jäsenten yritysten markkinointikanavana. Yritykset tuovat esiin toimintaansa ja tuotteitansa, jotka toivottavasti huomataan netissä. Palvelujen tai tuotteiden hakijoina ovat omat jäsenemme ja ulkopuoliset tahot. Omat jäsenet tietävät paikan ja osaavat hakea sieltä muiden jäsenten palveluja tai tuotteita omalta tai toiselta paikkakunnalta. Ulkopuoliset hakijat tulevat markkinapaikalle useimmiten hakukoneen kautta. Onko Keskusliiton nettisivujen markkinapaikalla näkyvyyttä? ON. Nettisivujemme ja rekisterimme tekijä seuraa aktiivisesti mm. miten olemme sijoittuneet Googlehauissa. Sijoitumme erittäin hyvin ja markkinapaikkamme tulee olemaan todella hyvä, kunhan saamme sen valmiiksi jäsentietojen osalta ja teknisen kehittelyn osalta, jota tehdään jatkuvasti. Sivustomme kävijäseuranta paljastaa, että pelkästään keskusliiton sivustolla on päivittäin yli 1000 käyntiä, ja suurin osa kävijöistä tulee Googlen kautta suoraan markkinapaikalle. Maksaako markkinapaikalle pääseminen? Ei maksa, se on jäsenetu. Käytä markkinapaikkaetu hyväksesi, sen arvo on yli maksamasi jäsenmaksun. Keskusliiton nettisivuilla on yhdistysten toimihenkilöiden tietoja, miten ne sinne menevät? Kun toimihenkilö-jäsen on täyttänyt tietonsa jäsentietolomakkeeseen ja lähettänyt sen eteenpäin, niin asia on hänen kohdaltaan selvä. Rekisterivastaava tekee tarvittavat toimenpiteet. Hän valitsee ohjelmassa esim. sihteerin kohdalle kyseisen henkilön, jolloin tiedot sihteeristä tulevat jäsentietolomakkeelta ja siirtyvät näkyviin keskusliiton nettisivuille. Olen yhdistyksemme puheenjohtaja miksi tietoni eivät näy keskusliiton nettisivujen yhteystiedoissa? 1. Et ole täyttänyt jäsentietolomakettasi 2. Olet täyttänyt jäsentietolomakkeesi, mutta rekisterivastaava ei ole merkinnyt sitä hyväksytyksi 3. Olet täyttänyt jäsentietolomakkeesi, rekisterivastaava on merkinnyt sen hyväksytyksi, mutta ei ole ruksannut toimihenkilötietojen kohtaan puheenjohtajaksi sinua 4. Ohjelmassa on jokin vika, josta kannattaa ilmoittaa keskusliittoon. Ystäväni haluaa liittyä Yrittäjänaisiin voiko hän täyttää jäsentietolomakkeen? Voi. Hän voi täyttää jäsentietolomakkeen keskusliiton nettisivuilta ja valita lomakkeelta paikallisyhdistyksen, johon haluaa liittyä. Yhdistyksen asiana on päättää miten nämä hakulomakkeet käsitellään yhdistyksessä, ottaako rekisterivastaava kokoukseen mukaan vain jäsenen henkilötiedot ja jättää muut tiedot näyttämättä. Huom! Rekisterivastaavan on käytävä säännöllisesti katsomassa onko uusia jäsenhakemuksia tullut. Hakijalle voi lähettää sähköpostikuittauksen hakemuksen perille tulosta tai soittaa ja kiittää hakemuksesta ja kertoa milloin hakemus käsitellään. Minut on juuri valittu yhdistykseni rekisterivastaavaksi, mitä teen? Ilmoittaudu Keskusliittoon, niin saat ohjeet. Pyydä edellistä rekisterivastaavaa neuvomaan sinut alkuun. Mikä on rekisterivastaava? Rekisterivastaava on yhdistyksen valitsema henkilö (tai kaksi henkilöä), joka hoitaa rekisteriä. Henkilön kannattaa omistaa tietokone, nettiyhteys ja sähköposti, muutoin toiminta on hankalaa. Mitkä ovat rekisterivastaavan tehtävät? Hän ilmoittaa yhteystietonsa Keskusliittoon ja saa ohjeet sekä tunnuksen ja salasanan rekisterin hoitamiseen. Rekisterivastaava hoitaa jäsenrekisteriä. Hän huolehtii, että kaikki jäsenet ovat rekisterissä.
10 Seniori-jäsenet ovat omalla listallaan, samoin eronneet. Hän tietää, että osoitetiedot ovat oikein, samoin jäsenten lukumäärä täsmää. Hän myös ruksaa yhdistyksen toimihenkilöt. Hän pitää huolta, että uudet jäsenhakemukset eivät odota toimenpiteitä turhan kauan. Hän saa rekisteristä erilaisia listauksia: jäsenluettelot, sähköpostiosoitteistot, tarralistat jne. Hän kertoo muille hallituksen jäsenille rekisterin käyttömahdollisuuksista ja lähettää heille heidän tarvitsemansa listaukset eli tulosteet. Mitä tarkoittaa se, että jäsentiedot ovat salaiset? Tietoja ei näe kukaan muu kuin yhdistyksen rekisterivastaava ja keskusliiton toimihenkilöt. Rekisterivastaavalla on tunnus ja salasana, joita hän ei anna kenenkään muun käyttöön. Kun rekisterivastaava vaihtuu, niin salasana vaihdetaan. Voiko rekisterivastaavia olla useita? Yksi tai kaksi. Kaksi voi olla hyvä, jotta on tuuraaja lomien ajoiksi. Jos on kaksi rekisterivastaavaa, niin työnjaosta on sovittava tarkasti. Käytön opettelu kannattaa tehdä yhdessä, jotta käsitykset olisivat yhtenevät. Sähköpostia lähetetään tällä hetkellä vain yhdelle rekisterivastaavalle (hänelle, kenen nimi on merkitty yhdistyksen toimihenkilötietoihin). Hänen tulee toimittaa tieto eteenpäin vararekisterivastaavalle. Mitä teemme kun rekisterivastaava vaihtuu? Uusi rekisterivastaava ilmoittautuu keskusliittoon. Hän saa uuden tunnuksen ja salasanan ja tiedon milloin ne otetaan käyttöön. Vanha rekisterivastaava opettaa uudelle miten rekisteriä käytetään. Jos tämä ei ole mahdollista, niin keskusliitosta neuvotaan käytössä. Rekisterivastaava vastaa omasta osaamisestaan. Jos hän ei osaa tai jokin kohta askarruttaa, niin hänen on kysyttävä joko aiemmalta rekisterivastaavalta tai keskusliitosta. Haluan tarkistaa, että rekisterissä olevat tietoni ovat oikein mitä teen? Ota yhteyttä rekisterivastaavaan ja sovi käytännöstä hänen kanssaan. Jokaisella rekisteriin merkityllä on lain mukaan oikeus tarkistaa omat tietonsa. Mitä teemme yhdistyksemme vanhalla rekisterillä? Hävittäkää vanhat rekisterit asianmukaisesti (silppurilla). Mutta säästäkää historiankirjoituksiin tarvittavat paperit. Rekisterissämme on vieras nimi, hän ei ole hakemassa meille jäseneksi ja hän on toiselta paikkakunnalta? Kun jäsenlomaketta täytetään, niin sieltä valitaan valmiista valikosta paikkakunta, jonka jäseneksi yrittäjä kuuluu tai haluaa liittyä. Lomake ohjautuu siihen yhdistykseen jonka yrittäjä on valinnut. Valinnassa saattaa sattua helposti virhe. Tällöin rekisterivastaava ilmoittaa siitä keskusliittoon, jossa lomake siirretään oikeaan yhdistykseen. Jäsen haluaa erota Katso säännöistä miten eroaminen tapahtuu (mallisäännöissä 6 ). Kun eroilmoitus on tullut, niin ero astuu voimaan saman vuoden lopussa. Ero merkitään jäsenen kortille vuoden lopussa ja ennen 15.1. seuraavaa vuotta, jotta eronneesta jäsenestä ei mene jäsenmaksua enää seuraavana vuonna. Jäsenkortille merkitään eroamispäivämäärä. Jäsenen eroamisesta tehdään yleensä merkintä yhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirjaan, erosta on muistettava ilmoittaa jäsenrekisterivastaavalle. Mistä saan lisätietoa asiasta? Keskusliitosta. Lähetä sähköpostia maikki.lukkala@yrittajanaiset.fi tai marjukka.parmes@yrittajanaiset.fi tai soita (09) 684 4140 tai ota yhteyttä yhdistyksesi rekisterivastaavaan.
11 Saavatko seniorit Yrittäjänainen-lehden? Jäsenrekisterissä kohdassa JÄSENET ovat kaikki ne jäsenet, jotka katsotaan virallisiksi jäseniksi. Heistä maksetaan keskusliitolle jäsenmaksu ja he saavat lehden ja muun postin. Muissa kohdissa olevat (eli SENIORIT, POSTITUSLISTA, ENTISET JÄSENET JA JÄSENHAKEMUKSET) eivät saa lehteä, eivätkä muuta postia keskusliitosta. Heitä ei katsota keskusliiton virallisiksi jäseniksi, heitä ei lasketa mukaan, kun lasketaan virallisia edustajia liittokokoukseen, eikä heistä makseta jäsenmaksua keskusliittoon. Kenelle tahansa voi erikseen tilata Yrittäjänainen-lehden, jonka vuosimaksu on 24 euroa vuonna 2008.