Käyttökokemuksia: Arkistolaitoksen Apaja Optima-päivä 6.11.2014, Tampere Ylitarkastaja Mervi Lampi Kansallisarkisto mervi.lampi@narc.fi
Arkistolaitos Opetus- ja kulttuuriministeriön alainen viranomainen, jonka tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys Toimipisteitä eri puolella Suomea Kansallisarkisto Helsingissä Maakunta-arkistot: Hämeenlinna, Joensuu, Jyväskylä, Mikkeli, Oulu, Turku, Vaasa Saamelaisarkisto Inarissa Tilastolukuja vuodelta 2013: Henkilötyövuosia 240 Arkistoaineistoja 200 hkm Luentotunteja 524
Arkistolaitoksen koulutustarjonta Yksittäisiä teemapäiviä tai kursseja eri aiheista asiakirjahallinnan kentältä Vuotuinen koulutusohjelma Osa tilaisuuksista toistuu vuosittain Osa tilaisuuksista on kertaluonteisia Sekä maksullisia että maksuttomia tilaisuuksia Kohderyhmänä pääasiallisesti asiakirja- ja tietohallinnon ammattilaiset julkishallinnon organisaatioista Osa koulutuksista suunnattu myös yksityisille Osallistujat arkistoalan työtehtävissä jo toimivia tai alalle vasta tulevia henkilöitä
Arkistolaitoksen Apaja Discendumin Optima-verkko-oppimisympäristö otettiin käyttöön arkistolaitoksessa loppuvuodesta 2012 nimettiin Apajaksi Aluksi käytössä Asiakirjahallinnan peruskurssin opetusmateriaalin jakamisvälineenä ja opiskelijoiden välitehtävien palautusväylänä Monimuotokoulutus, 9 kpl vuosittain Nykyisin myös pelkkiä verkkokursseja eri aiheista Vain ulkoisille asiakkaille tarkoitettu koulutus Kaksi pääkäyttäjää Kansallisarkistossa Kurssikohtaiset tarkastajat eri yksiköissä
Arkistolaitoksen kouluttajien kommentteja Apajasta Voisi hyödyntää jatkossa enemmänkin, esim. ennakkopalautteen antamismahdollisuus tai kommenttikentän käyttö palautuksessa sähköpostin sijaan Palautuslaatikoiden avaaminen: kenellä oikeus? Käyttöoikeuksien lisääminen siten, että jokainen yksikkö voisi antaa lisäaikaa (välitehtävälaatikot) Ohjeessa hyvä varoittaa tiedostojen suojaamisesta, sillä ne hankaloittavat avaamista (doc) Voisiko hyödyntää muidenkin koulutustilaisuuksien materiaalien sähköisessä jakamisessa?
Opiskelijoiden kommentteja Apajasta Toimiva ja helppokäyttöinen järjestelmä Visuaalisesti selkeä ja helppo käyttää Sangen hyvä oppimisympäristö Ehkä kaipaisin vielä ns. reaaliaikaisuutta esim. sähköpostin kanssa. Eli kun tehtäviä on arvosteltu taikka kommentoitu, tulisi siitä viesti sähköpostiin. Vuorovaikutusta kurssin toteuttajien ja opiskelijoiden välille pitäisi saada lisää PDF-tiedostojen linkkejä ei voi klikata tai kopioida Verkkoluentoja kirjallisten materiaalien lisäksi
Opiskelijoiden kommentteja Apajasta Kurssiympäristö itsessään oli hieman haasteellinen erityisesti keskustelujen seuraamisen kannalta Keskustelu oli tehty teknisesti liian monimutkaiseksi. Systeemi oli yksinkertaisesti sekava. Erityismiinuksena mainittakoon se, ettei omia virheellisiä kommentteja voinut jälkikäteen poistaa. Keskustelualusta oli hankala, toimi erittäin huonosti Ohjelma jolla keskusteluja ylläpidettiin tai tehtiin oli todella tökerö ja keskusteluja oli lähestulkoon mahdoton seurata tai päästä juonesta kiinni kuka oli vastannut ja kenelle ja mihin koittaa viitata
Pääkäyttäjien terveiset ja ihmettelyt Etusivu-uudistus oli hyvä helppo nähdä, mitä on tapahtunut edellisen kirjautumisen jälkeen Erityisesti yksityisten viestin näkyvyys kasvoi Hyvää: tarkastaja voi lisätä tiedoston Voiko jäseniä lisätä useamman kerralla siten, että jokaiselle tulee oma nimi ja sähköpostiosoite tietoihin? Esim. kopioimalla tiedot tiedostosta Voiko poistaa kopioituneelta työtilalta useamman kuin yhden objektin kerralla? Voiko työtilojen järjestystä muuttaa niin, että uusin työtila olisi automaattisesti ylimpänä?
Kiitos!