MUISTIO 1 (6) Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous Aika Maanantai klo 13.35-15.50 Paikka Kansalliskirjasto, Vallilan toimipiste, Teollisuuskatu 23, D326 (Hemuli) Jäsenet: Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Minna Niemi-Grundström, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto (pj) Ulla Ohvo, Lappeenrannan tiedekirjasto Sari Pajula, Eduskunnan kirjasto Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Vakituiset esittelijät: Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto Asiantuntijat / muut esittelijät: Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Petteri Kivimäki, Kansalliskirjasto Sihteeri: Lassi Lager, Kansalliskirjasto Poissa: Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Kuno Öhrman, Hanken Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto (esittelijä) Muistio 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.35. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Kohtaan 10 (Linnea2-konsortion maksut) lisättiin vuoden 2012 päivitetty kustannustenjako. Kohtaan 13 (Muut mahdolliset asiat) lisättiin UKJ-tilanne. Asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi näillä muutoksilla. 4. Edellisen kokouksen muistio Edellisen ohjausryhmän viimeinen kokous pidettiin 3.4.2012, muistio on hyväksytty edellisessä ohjausryhmässä: http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/linnea2/konsortio/ohjausryhma.html
MUISTIO 2 (6) 5. Sektoreiden yhteiskokous 13.11.2012 klo 10.00 - - Helsingin yliopistomuseo (Arppeanum), auditorio, Snellmaninkatu 3, 2. Krs Kokouksessa käsitellään erityisesti ohjausryhmien uudistamista ja UKJ:n tilannetta ja jatkosuunnitelmia. Muina asioina metatietovaranto ja kansallinen artikkelitietovaranto hanke. Tarvittaessa pidetään kokouksen jälkeen Linnea2- ja AMKIT-konsortion yhteisiin asioihin keskittyvä lyhyt kokous. Esitys: Keskustellaan yhteiskokouksen agendasta. Sektoreiden yhteiskokoukseen kutsutaan Linnea2-konsortion, SYN:in, YKN:n ja erikoiskirjastojen neuvoston kirjastonjohtajat. Annu Jauhiainen kertoi UKJ-strategiaryhmän kokouksesta 5.10., jossa keskusteltiin yhteiskokouksen asialistasta ja listattiin asioita kaikille yhteiseen osuuteen: Kansalliskirjaston ohjausjärjestelmä UKJ Varastokirjasto? Kansallinen kokoelmapolitiikka Sektorien johtajien yhteiskokous - sovitaanko seuraava kokousajankohta? Tiedotusasioita o Kirjastot.fi kirjastotietokanta (Yleiset kirjastot) o Metatietovaranto (KK:n hanke) o Artikkelitietovaranto (KK:n hanke) Erikseen on AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden yhteisistä asioista kokous. Keskustelua: Todettiin, että yhteiskokouksen agenda täytyy miettiä tarkkaan, jotta saadaan laaja joukko tulemaan paikalle. Asialistaan toivottiin esitykset, jotka kokouksessa halutaan hyväksyä, mutta varsinaiset päätösasiat täytyy kuitenkin käsitellä konsortioiden/neuvostojen omissa, päättävissä kokouksissa. Päätös: Esitetään yhteiskokouksen agendalle erityisesti ohjausjärjestelmien uudistamista ja UKJ:ta. Näiden lisäksi muut ehdotetut asiat voivat olla tiedotusasioina, mutta UKJ-strategiaryhmän esittämää ohjelmaa tarvittaessa karsitaan. Esitetään, että kaikkien sektoreiden yhteiskokous rajoitettaisiin kestämään klo 9.00 tai 10.00 13.00. Tämän jälkeen samana päivänä pidettäisiin ensin Linnea2- ja AMKITkonsortioiden lyhyt yhteiskokous, jossa käsitellään CSC-sopimuksen uudistamista, sen jälkeen Linnea2- konsortion oma kokous, jossa tehdään konsortiota koskevat päätökset. 6. Linnea2-konsortion yleiskokous 14.11.2012 klo 10.00 - Helsingin yliopiston kirjasto (Kaisa-talo), Fabianinkatu 30, 7. krs Esitys: Vahvistetaan yleiskokouksen aika. Yleiskokouksen asialistaan tämän kokouksen kohdat 7-11. Keskustelua: Todettiin, että Linnea2-konsortion yleiskokouksesta tulee lyhyt, koska sektorien ja konsortioiden yhteiset asiat on käsitelty jo yhteiskokouksissa.
MUISTIO 3 (6) Päätös: Kokous siirretään pidettäväksi heti 13.11. yhteiskokousten jälkeen Helsingin yliopistomuseon auditoriossa. 7. Voyager-tilanne Esitys: Petteri Kivimäki esittelee ajankohtaiset Voyager-asiat. Viime kesänä oli Voyagerin ja Oraclen versiovaihdos, joka tehtiin kahdessa osassa, ennen juhannusta ja elokuussa. Aikaisemmasta poiketen päivitykset tehtiin nyt kokonaisuudessaan CSC:n toimesta. Itse päivitys sujui melko hyvin, mutta päivityksen jälkeen on tullut erilaisia ongelmia: Oraclen muistiongelma estää välimuistin täyttyessä mm. tallentamisen ja lainaamisen. Väliaikaisena ratkaisuna välimuisti tyhjennetään useitakin kertoja päivässä manuaalisesti tai ajastetusti. Pysyvänä ratkaisuna Oracle ollaan päivittämässä Ex Libriksen toimesta. Tämänhetkisen tiedon mukaan päivitys aiheuttaa noin vuorokauden käyttökatkon. Nyt neuvotellaan siitä, josko Ex Libriksen Israelin toimisto saataisiin ajamaan päivitys sunnuntaina. Jos tämä ei onnistu, päivitys jouduttaisiin tekemään keskellä viikkoa, jolloin katkosta aiheutuva haitta olisi huomattavasti suurempi. Voyager-versiopäivityksen jälkeen myös muistin kulutus on kasvanut. Ongelman pitämiseksi kurissa CSC on kasvattanut palvelinten swap-aluetta noin kolminkertaiseksi. Toistaiseksi tämä on auttanut. Voyager8- wikissä on yksityiskohtaisempi lista myös pienemmistä ongelmista. Keskustelua: Todettiin, että aikaisemmin ei ole päivityksen yhteydessä ollut näin montaa vasta päivityksen jälkeen ilmennyttä vakavaa ongelmaa. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Voyager-tilanne esitellään myös yleiskokouksessa. 8. CSC-sopimus Esitys: Ari Ahlqvist esittelee. Ari Ahlqvist esitteli nykyistä CSC-sopimusta, joka menee vuodenvaihteessa umpeen. Uudessa ylläpitosopimuksessa versiopäivitys-osioon halutaan täsmennystä niin, että se kattaisi tuotanto- ja testitietokantojen lisäksi myös harjoitustietokannat. Sopimukseen halutaan nyt myös Oracle-päivitys automaattisesti CSC:n tehtäväksi. CSC:ltä on pyydetty tarjousta uudeksi sopimukseksi 27.9.2012. Kun tarjous on saatu, se käydään läpi ja mahdollisesti hyväksytään molemmissa konsortioissa. Aikaisempi sopimus on ollut määräaikainen, mutta nyt ehdotetaan, että sopimus tehtäisiin määräaikaisuuden toistaiseksi voimassa olevaksi. Keskustelua: Yleiskokoukseen halutaan juridiset perustelut sille, miksi tätä sopimusta ei tarvitse kilpailuttaa. Haluttiin myös selvennykset irtisanomisehdoista ja voiko sopimusta mahdollisesti kilpailuttaa uudelleen irtisanomisehtojen puitteissa. Päätös: Uuteen sopimustekstiin halutaan lisättäväksi esitetyt tarkennukset (sopimus kattaisi sekä tuotanto-, testi- että harjoitustietokannat, sopimuksessa CSC:n tehtäviin sisältyisi myös Oracle-päivitys).
MUISTIO 4 (6) Yleiskokoukseen halutaan juridiset perustelut sille, ettei sopimusta tarvitse kilpailuttaa. Sopimus täytyy saada hyväksyttäväksi yleiskokouksessa 13.11. 9. Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin eroaminen Linnea2-konsortiosta Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti on irtisanonut Ex Libris sopimuksensa 1.1.2013 alkaen ja eroaa samalla Linnea2-konsortiosta. Instituutin kirjasto siirtyy Espoon kaupunginkirjaston alaisuuteen. Esitys: Vahvistetaan Venäjän ja Itä-Euroopan eroaminen Linnea2-konsortiosta 1.1.2013 alkaen. Päätös: Esityksen mukainen. 10. Linnea2-konsortion maksut v. 2012 ja 2013 (LIITTEET 1 ja 2) Esitys: Lassi Lager esittelee v. 2012 päivitetyn kustannustenjaon ja Ari Ahlqvist esittelee v. 2013 maksut. Käydään läpi CSC-tukimaksujen jakoa sekä alustavat laskelmat kustannuksista ja niiden jakautumisesta konsortion jäsenten kesken. Vuoden 2012 kustannustenjakoa on päivitetty niin, että 1/3 testipalvelimen tukimaksuista on siirtynyt AMKIT-konsortion maksettavaksi. Koska Linnea2-konsortio on jo maksanut testipalvelimen tukimaksun Ex Libris laskutuksen yhteydessä, AMKIT-konsortion osuus hyvitetään Linnea2-kirjastoilta CSC-laskutuksen yhteydessä. Vuonna 2013 Kansalliskirjasto ja AMKIT-konsortio huolehtivat keskenään AMKIT-konsortion testipalvelimen tukimaksuosuuden maksamisesta ja hyvityksestä. Keskustelua: Keskusteltiin esittelyjen yhteydessä niteiden ja nimekkeiden poiminta-ajasta, joka on aikoinaan sovittu tehtäväksi aina lokakuun alussa, mikä on budjetin teon kannalta myöhään. Toisaalta kaikkia maksujakaan ei tiedetä aikaisemmin, esim. ensi vuoden CSC-maksuja ei vielä tiedetä ja Ex Libris maksuihin vaikuttavat joka tapauksessa valuuttakurssimuutokset. Todettiin, että toistaiseksi ei ole tiedossa muita maksuja ensi vuodelle, esim. lisämuistin hankintaa tai vastaavaa. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Päivitetyt kustannustenjaot esitellään myös yleiskokouksessa. 11. Ohjausjärjestelmän uudistaminen ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän rooli Ohjausryhmien uudistamista käsitellään konsortioiden yhteiskokouksessa 13.11. Esitys: Annu Jauhiainen esittelee lyhyesti ohjausryhmäuudistuksen. Keskustellaan uudistuksen vaikutuksesta n rooliin. Annu Jauhiainen esitteli jo keväällä alustavasti esitellyn ohjausjärjestelmän uudistussuunnitelman. Tiedonhallinnan ohjausryhmä - nimestä on vielä keskusteltu. UKJ jäisi alkuvaiheessa pois tästä ohjausryhmästä, koska hankkeen rahoitus on vielä epäselvä. UKJ:lle suunniteltiin toistaiseksi vielä omaa ohjausryhmää. Perjantain UKJ-strategiaryhmän kokouksessa mietittiin jo ryhmän edustavuutta ja
MUISTIO 5 (6) kokoonpanoa. Tiedonhallinnan ohjausryhmän ensimmäinen kokous on 6.11.2012. Ohjausryhmän lisäksi on ohjausjärjestelmään on suunniteltu asiantuntijaryhmiä, jotka asettaa Kansalliskirjasto. Keskustelua: toimii niin kauan kuin Voyager on käytössä, mutta Linnea2- ohjausryhmässä käsitellyistä asioista metatietovaranto ja Linda siirtyvät tiedonhallinnan ohjausjärjestelmän alle. Keskusteltiin siitä, että kehitysvaiheessa UKJ:lla voi olla oma ohjausryhmä, mutta kun UKJ on tuotantovaiheessa, myös sen ohjaus voisi selkeämmin tapahtua yhteisen ohjausryhmän kautta. Tiedonhallinnan ohjausryhmän nimeä pidettiin toimivana. Todettiin, että yksi yhteinen ohjausryhmä tarvitaan jo sen varmistamiseksi, että kaikilla järjestelmillä ja niiden ohjauksella on yksi yhteinen strategia. Jarmo Saarti mainitsi uudessa Tieteessä tapahtuu -lehdessä olevan artikkelin asiakkaan kirjastotarpeista (http://ojs.tsv.fi/index.php/tt/article/view/6858/5513). Päätös: Merkittiin tiedoksi. Keskustelua uuden ohjausryhmän roolista jatketaan 13.11. yhteiskokouksessa. 12. Tiedotusasiat 12.1. Voyager-työryhmien tilannekatsaus Ari Ahlqvist raportoi lyhyesti Voyager-työryhmien toiminnasta. Työryhmiä on 5 ja niissä on yhteensä 33 jäsentä. Metatietoryhmän on pitänyt 3.2.2012 pidetyn yhteisen saateseminaarin jäkeen eniten kokouksia (7), lainaustyöryhmä vähiten (1). Suuri osa kokouksista on pidetty etäkokouksina. Systeemityöryhmässä työn painopisteenä on ollut kesän Voyager-päivitykset, lainaustyöryhmässä Circulation-clientin uudet ominaisuudet, metatietoryhmässä kirjastojen kysymyksiin vastaaminen, hankintaryhmässä hankintamodulin päivitetty käyttöohje ja UKJ-työn tukeminen ja aineistojen yhteiskäyttö -työryhmässä UB:n käytön edistäminen. Keskustelua: Mietittiin, onko ryhmillä nyt selkeä kuva tekemisestään ja raportoinnista. Asiassa ollaan yhteydessä ryhmien puheenjohtajiin. Esim. systeemiryhmän viestintäohjeisiin on kirjattu toimintakertomuksen laatiminen ohjausryhmille. Jarmo Saarti esitti valmista toimintakertomusmallia wikiin, joka helpottaisi raportointia. lle riittää ryhmien toimintakertomukseksi wikiin tehty raportti. 12.2. Kansallinen artikkelitietovaranto-hanke Nina Hyvönen esitteli hankkeen. Kansalliskirjasto on selvittänyt jo aikaisemmin OKM:n pyynnöstä kotimaisten viitetietojen haravointia kansallisista tietokannoista ja sitä, miten tutkimushallinnon ja tiedonhakijoiden tarpeet saataisiin yhdistettyä. Kansalliskirjasto teki keväällä hanke-esityksen, johon on kesällä tullut OKM:ltä rahoituspäätös. Yhtenä hankkeeseen liittyvänä tavoitteena on kustantajayhteistyön lisääminen artikkelien metatiedon tuottamisessa. Hanke kestäisi v. 2013 loppuun, mutta tällä hetkellä odotetaan Helsingin yliopistolta voimassa olevan rekrytointikiellon takia rekrytointilupaa. Hanketta käsitellään myös Linnea2-konsortion kevään 2012 yleiskokouksen asettamassa ARTOn kehittämisryhmässä. Asia esitellään myös marraskuun yhteiskokouksessa.
MUISTIO 6 (6) 13. Muut mahdolliset asiat 13.1. UKJ:n tilanne Kansalliskirjasto on hakenut OKM:ltä rahoitusta ensi vuodelle myös UKJ-hankkeen eteenpäin viemiseksi. Rahoitushakemus oli kommentoitavana ja hyväksyttävänä UKJ-valmisteluryhmässä, jonka kommenttien perusteella tehtyjen muutosten jälkeen hakemus lähetettiin eteenpäin. Hakemuksessa haettiin ensi vuodelle viittä henkilöä. Hankkeen yksi peruste on se, että uuden järjestelmän käyttöönotossa vapautuisi resursseja nykyisten kaupallisten järjestelmien lisenssi- ja tukimaksuista. Rahoitushakemuksesta käydään nyt jatkokeskusteluja ministeriön kanssa. Vastausaikataulusta ei ole tietoa, mutta yhteiskokoukseen (13.11.) mennessä ei varmasti vielä ole tietoa hakemuksen mahdollisesta läpimenosta ja rahoituksesta. Keskustelua: Keskusteltiin siitä, miten käy jos rahoitusta ei saada ja voisiko konsortioita saada osallistumaan jatkorahoitukseen. Todettiin myös, että ensi vuodelle haettu raha on vielä suunnittelurahaa, myös nykyisiä UKJ-työryhmiä voidaan käyttää edelleen asiantuntija-apuna. UKJhankkeessa lähtökohtana on modulaarisuus ja avoin lähdekoodi. Keskustelua asiasta jatketaan 13.11. yhteiskokouksessa. 14. Seuraavat kokoukset Päätetään seuraava kokousaika myöhemmin doodle-kyselyllä. Pidetään kokous mahdollisesti UKJ-hankkeen tiimoilta tai viimeistään kevään yleiskokouksen suunnittelemiseksi. 15. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.50.