EAKR-PROJEKTIOPAS Opas tuensaajille Ohjelmakausi 2007 2013 Päivitetty 2.9.2011
Saatesanat Hämeen liitto on myöntänyt projektillenne tukea Etelä-Suomen EAKR-toimenpideohjelmasta. Tuensaajan, projektissa työskentelevien henkilöiden sekä ohjausryhmän jäsenten on syytä perehtyä projektipäätöksen ja projektisuunnitelman lisäksi päätöksen säännöksiin ja ehtoihin heti toiminnan alkuvaiheessa, koska niiden tunteminen on yksi edellytys projektin onnistumiselle. Myös EURA2007-seurantajärjestelmään perehtyminen on tärkeää erityisesti projektia toteuttavalle henkilöstölle. EURA2007-seurantajärjestelmä on projektien hallinnointiin tarkoitettu selainpohjainen tietojärjestelmä. Järjestelmän avulla hoidetaan mm. projektihakemusten, maksatushakemusten, seurantalomakkeiden, väliraporttien ja loppuraportin täyttäminen ja toimittaminen. Kaikki EURA2007-järjestelmän projektien hakijoille ja toteuttajille tarkoitetut palvelut löytyvät päävalikosta osoitteesta www.eura2007.fi. Jokaisen osion käyttämistä varten löytyy oma käyttöohje EURA2007-järjestelmän kohdasta käyttöohjeet. Ohjeet tulee lukea huolellisesti kokonaan läpi ennen kuin alkaa täyttää tietoja järjestelmään. Tähän ohjeeseen on pyritty kokoamaan projektin läpiviemisen kannalta keskeisimmät asiat. Ohje ja lomakkeet ovat saatavissa myös sähköisessä muodossa Hämeen liiton Internetsivuilta osoitteesta www.hameenlitto.fi. Onnea ja menestystä projektillenne! Hämeen liitto 2
Sisällysluettelo 1. Rahoituksen myöntäminen... 6 1.1. Projektin hallinnoijan (tuensaajan) tehtävät... 6 1.1.1. Yhteisprojektit... 6 1.2. Projektin vastuuhenkilö... 7 1.3. Projektipäällikkö... 7 1.4. Projektipäätös... 7 1.4.1. Projektikoodi... 8 1.4.2. Projektin nimi... 8 1.4.3. Toteutusaika... 8 1.4.4. Projektin vastuuvirkamies (yhteyshenkilö)... 9 1.4.5. Vahvistettu kustannusarvio... 9 1.4.6. Vahvistettu rahoitussuunnitelma... 9 1.5. Projektisuunnitelman muuttaminen... 9 1.6. Asiakirjojen julkisuus... 9 2. Projektin ohjaus ja seuranta... 10 2.1. Aloituspalaveri... 10 2.2. Ohjausryhmä... 10 2.3. Projektin raportointi ja seuranta... 11 2.3.1. Seurantalomakkeet (indikaattoriseuranta)... 11 2.3.2. Väliraportit... 13 2.3.3. Loppuraportti... 13 3. Projektin taloushallinto... 14 3.1. Talouden seuranta... 14 3.2. Kirjanpito... 14 3.2.1. Laskujen hyväksyminen... 15 3.2.2. Tositteet... 15 3.2.3. Virheiden käsittely... 15 3.3. Kokonaistyöajanseuranta... 15 3.4. Rahoituksen ja tulojen kohdentaminen projektille... 16 3.5. Yleiskustannusten / välillisten kustannusten laskentaperusteet (ei koske Flat rate - projekteja)... 16 3
4. Tukikelpoiset kustannukset... 16 4.1. Yleiset tukikelpoisuusehdot... 16 4.2. Todellisiin kustannuksiin perustuvat tukikelpoiset kustannukset kustannuslajeittain ( vanha malli )... 17 4.2.1. Henkilöstökustannukset... 17 4.2.2. Ostopalvelut... 18 4.2.3. Matkakustannukset... 19 4.2.4. Kone- ja laitehankinnat sekä poistot... 19 4.2.5. Rakennukset ja maa-alueet... 20 4.2.6. Vuokrakustannukset... 20 4.2.7. Toimistokulut... 21 4.2.8. Muut kustannukset... 21 4.2.9. Luontoissuoritukset... 21 4.2.10. Välilliset kustannukset... 21 4.2.11. Arvonlisävero... 21 4.3. Yleiskustannusmalliin perustuvat tukikelpoiset kustannukset kustannuslajeittain ( Flat rate )... 22 4.3.1. Henkilöstökustannukset... 22 4.3.2. Ostopalvelut... 23 4.3.3. Matkakustannukset... 23 4.3.4. Kone- ja laitehankinnat sekä poistot... 23 4.3.5. Rakennukset ja maa-alueet... 23 4.3.6. Vuokrakustannukset... 23 4.3.7. Toimistokulut... 23 4.3.8. Muut kustannukset... 23 4.3.9. Luontoissuoritukset... 24 4.3.10. Välilliset kustannukset... 24 4.3.11. Arvonlisävero... 24 4.4. Projektin tukikelpoiset hankinnat... 25 4.4.1. Hankintamenettelyt... 25 4.5. Esimerkkejä tukikelvottomista kustannuksista... 26 5. Rahoitus tuensaajan maksamiin kustannuksiin... 27 4
5.1. Julkinen rahoitus... 27 5.2. Yksityinen rahoitus... 27 5.3. Projektin tulot... 27 5.4. Luontoissuoritukset eli laskennallinen rahoitus... 28 6. Tuen maksaminen... 28 6.1. Maksatushakemus... 28 6.2. Maksatushakemuksen liitteet... 29 7. Tekijänoikeusasiat... 31 8. Projektin tiedottaminen... 32 8.1. Yleiset periaatteet... 32 8.2. Keskeiset tiedotusohjeet... 32 9. Valvonta, varmennus ja tarkastus... 33 9.1. Projektissa paikan päällä tehtävät tarkastukset... 33 9.1.1. Tarkastuksiin varautuminen... 34 9.2. Tuen takaisinperintä tai palauttaminen... 34 10. Projektin asiakirjat... 35 11. Projektin päättäminen... 36 11.1. Projektin vaikuttavuus ja tulokset... 37 12. EAKR-projektien toteuttamista ohjaavat lait ja asetukset sekä muut ohjeet... 37 12.1. Kansalliset säädökset... 37 12.2. EU:n asetukset ja ohjeistus... 38 12.3. Muu ohjeistus... 38 13. Rahoittajan yhteystiedot... 38 14. Lomakkeet ja mallit... 39 Liite: Malli ohjausryhmän 1. kokouksen asialistaksi... 40 5
1. Rahoituksen myöntäminen Projektinne on hyväksytty osarahoitettavaksi Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR) ohjelmakaudella 2007 2013. Projektin EAKR-tuki on myönnetty tukikelpoisiin korvattaviin nettokustannuksiin. Tukea voi saada enintään tukiprosentin määräämän osuuden kokonaiskustannuksista ja päätöksenmukaisen enimmäiseuromäärän. Projektipäätöksellä myönnettyä tukea saa käyttää vain päätöksessä vahvistetun kustannusarvion mukaisiin tukikelpoisiin kustannuksiin päätöksessä hyväksyttynä toteutusaikana. Kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että ne ovat projektisuunnitelmassa hyväksytystä toiminnasta aiheutuneita, tosiasiallisesti toteutuneita, todennettavissa olevia ja projektille tarpeellisia kustannuksia. 1.1. Projektin hallinnoijan (tuensaajan) tehtävät Projektin hallinnoijaorganisaatio on se taho, joka on jättänyt allekirjoitetun projektihakemuksen ja jolle tuki myönnetään ja maksetaan. Hallinnoija on kokonaisvastuussa projektin toteutuksesta Hämeen liiton hyväksymän projektisuunnitelman mukaisesti, kustannus- ja rahoitusosio mukaan lukien. Hallinnoijaorganisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö allekirjoittaa projektin asiakirjat. Hallinnoija (tuensaaja) päättää projektin aloittamisesta sekä tekee esityksen rahoittajalle projektin keskeyttämisestä tai lopettamisesta nimeää projektin ohjausryhmän kirjallisella päätöksellä, jossa nimetään jäsenet ja heille varajäsenet vastaa siitä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit seuraa projektin etenemistä ja huolehtii projektin tavoitteiden saavuttamisesta ja siihen tarvittavista henkilö- ym. resursseista vastaa projektin asiakirjojen asianmukaisesta arkistoinnista projektipäätöksessä mainittuun ajankohtaan saakka. 1.1.1. Yhteisprojektit Hallinnollisesti yhteisprojekti on monimutkaisempi kuin yhden tahon toteuttama projekti. Yhteisprojektissa päätoteuttajan (hallinnoijan) rinnalla on osatoteuttajia (kumppaneita). Rahoittaja käsittelee monen toteuttajan projektia yhtenä projektina (myös EURA2007-järjestelmässä), johon kaikki osatoteuttajat sitoutuvat. Huomioitavaa: Kumppanuudesta on tehtävä kirjallinen sopimus ennen hakemista. Kullekin osatoteuttajalle on määriteltävä vastuualueet, oma budjetti ja oma kirjanpito. Kaikki osatoteuttajat ovat hakijoita ja osallistuvat rahoitukseen. Kumppanien osuus toteutuksesta, kustannuksista ja rahoituksesta eritellään projektipäätöksessä. Tilintarkastusoikeus on kaikkien toteuttajien kirjanpitoon. 6
Annettujen ohjeiden mukaan päätoteuttaja pitää ns. projektikirjanpitoa. Se on osatoteuttajien kirjanpitotapahtumien koonti, joka on tarkoitettu nopeuttamaan rahoittajan maksatustarkastusta. Maksatushakemuksessa riittää päätoteuttajan allekirjoitus. Kukin osatoteuttaja todistaa maksatusta varten esittämänsä tiedot oman aineistonsa allekirjoituksin. Huomioitavaa: ALV-kohtelu voi vaihdella eri osatoteuttajilla. Maksatushakemus ja maksatus tapahtuvat päätoteuttajan kautta. Yhteisprojekteissa tuensaajia ovat projektin päätoteuttaja ja osatoteuttajat. Kaikki osatoteuttajat vastaavat yhdessä mahdollisesta takaisinperinnästä Projektin päätoteuttaja hoitaa projektin hallinnolliset tehtävät ja voi toteuttaa osan projektiin kuuluvista toimenpiteistä itse. Päätoteuttaja toimii koordinoivana tahona, jolla on tuen saajien keskinäiseen sopimukseen perustuvat tehtävät, oikeudet ja vastuut suhteessa muihin projektin tuen saajiin. Päätoteuttajan on huolehdittava, että osatoteuttajat ovat tietoisia velvollisuuksistaan (esim. kirjanpidon eriyttäminen ja viranomaisen tarkastusoikeus). 1.2. Projektin vastuuhenkilö Projektisuunnitelmaan merkitty projektin vastuuhenkilö vastaa projektin hallinnon toiminnasta projektin koko toteuttamisen ajan, myös suunnitteluvaiheessa ja projektin päättymisen jälkeen. Yleensä projektin vastuuhenkilö toimii projektipäällikön esimiehenä. 1.3. Projektipäällikkö Projektipäällikkö vastaa projektikokonaisuudesta. Projektipäällikkö huolehtii siitä, että suunnitellut toiminnot toteutuvat ja työnjako ja muu organisointi tapahtuu tarkoituksenmukaisella tavalla. Hänen tulee tarkasti perehtyä projektipäätökseen, hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan sekä rahoituksen ehtoihin. Projektipäällikkö mm. vastaa projektin käytännön toteutuksesta tiedottaa informoi tuensaajaa ja ohjausryhmää projektin etenemisestä huolehtii tiedonkeruusta, dokumentoinnista ja arkistoinnista valmistelee ohjausryhmän kokoukset laatii raportit vastaa talouden seurannasta ja maksatushakemusten valmistelusta. 1.4. Projektipäätös Hämeen liiton maakuntahallitus päättää EAKR- ja valtion rahoituksen myöntämisestä projektille. Päätöksen perusteet ja ehdot määritellään yksityiskohtaisessa EURA2007-järjestel- 7
mässä tehtävässä projektipäätöksessä. Päätöksen liitteenä oleva projektisuunnitelma perustuu EURA2007-järjestelmässä hyväksyttyyn projektihakemukseen ja on osa projektipäätöstä. Projektisuunnitelmaan sisältyvä rahoitussuunnitelma sitoo projektin toteuttajaa. Projektipäätös liitteineen toimitetaan tuensaajalle, jonka tehtävä on huolehtia päätöksen jakelusta organisaation sisällä. Projektissa toimivien henkilöiden, myös osatoteuttajien, edellytetään perehtyvän aineistoon, osallistuvan projektin aloituspalaveriin sekä toimivan niissä annettujen ohjeiden mukaisesti. Projektipäätös on hallinnollinen asiakirja, joka sisältää keskeiset projektin hyväksymisen, toteuttamisen ja maksamisen ehdot. Projektin vastuuhenkilö vastaa siitä, että kaikki projektin asioita hoitavat henkilöt ja osastot saavat käyttöönsä projektipäätöksen liitteineen. Projektihenkilöstön tulee tutustua projektipäätökseen ja sen liitteisiin perusteellisesti. Ensimmäisessä projektipäätöksessä hyväksytään projektisuunnitelma kustannus- ja rahoitussuunnitelmineen koko projektin toteutusajalle, mutta usein rahoitus myönnetään korkeintaan vuodeksi kerrallaan. Tämä siksi, että rahoittaja saa vuosittain valtuuden rahojen myöntämiseen, joten uutta rahaa tulee joka vuosi ja projekteja voidaan käynnistää kerralla enemmän. Rahoittaja tekee tulevien vuosien osalta rahoituksen myöntöpäätökset vuosittain ilman eri hakemusta edellytyksellä, että projekti etenee projektisuunnitelman ja ehtojen mukaisesti ja rahoittajaviranomaisella on käytettävissään tarvittava myöntämisvaltuus. Projektilla voi olla kerrallaan voimassa vain yksi projektipäätös, jonka mukaisesti projektia rahoitetaan ja toteutetaan. Päätöksiä voi tulla yhdelle projektille useita kappaleita, joista viimeisin on voimassa oleva. 1.4.1. Projektikoodi Ensimmäisessä projektipäätöksessä projekti saa EURA2007-järjestelmässä projektikoodin, jota käytetään projektin asiakirjoissa. (Ei ole sama kuin hakemusnumero, jota tarvitaan EURA2007-järjestelmää käytettäessä). 1.4.2. Projektin nimi Projektipäätöksessä/hyväksytyssä projektisuunnitelmassa olevaa nimeä on käytettävä täsmälleen samassa muodossa projektin kirjanpitoaineistossa, esitteissä, ilmoituksissa jne. 1.4.3. Toteutusaika Projektipäätöksessä on hyväksytty projektin aloitus- ja lopettamispäivämäärät, eli toteutusaika, jona projektin toimenpiteet toteutetaan ja johon rahoitus kohdentuu. Vain toteutusaikana syntyvät kustannukset ovat tukikelpoisia 8
1.4.4. Projektin vastuuvirkamies (yhteyshenkilö) Hämeen liitto asettaa projektipäätöksessään projektille yhteyshenkilön (=projektin vastuuvirkamies), jonka tehtävänä on seurata projektin toteutumista. Yhteyshenkilöön voi ottaa yhteyttä kaikissa projektin toteuttamiseen liittyvissä kysymyksissä. Yhteyshenkilöllä on oikeus osallistua projektin ohjausryhmän kokouksiin. Yhteyshenkilö ei ole ohjausryhmän varsinainen jäsen vaan rahoittajaa edustava asiantuntija. Hänelle on toimitettava ohjausryhmän kaikki materiaali. 1.4.5. Vahvistettu kustannusarvio Vahvistettu kustannusarvio ja kustannuslajit ovat sitovia. Kustannusten tulee olla projektin toteutukselle välttämättömiä. Vain projektisuunnitelman mukaiset kustannukset ovat tukikelpoisia. 1.4.6. Vahvistettu rahoitussuunnitelma Rahoitussuunnitelma sitoo sekä tuensaajaa että rahoittajaa. Rahoitus koostuu julkisesta ja mahdollisesta yksityisestä rahoituksesta (ks. kohta 5). 1.5. Projektisuunnitelman muuttaminen Perustellusta syystä projektisuunnitelmaan voidaan tehdä muutoksia, jos projektin sisällöllistä toteutussuunnitelmaa on muutettava, projektin kestoaika muuttuu tai projektin kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma muuttuvat. Muutokset hyväksytetään etukäteen ennen niiden toteutumista. Projektisuunnitelman muutoshakemuksen tekemisestä on aina sovittava etukäteen projektin rahoittajan kanssa. Tämän jälkeen rahoittaja palauttaa projektisuunnitelman tuensaajalle muutettavaksi EURA2007-järjestelmän välityksellä. Projektisuunnitelman muutoshakemus on jätettävä viranomaiskäsittelyyn ja toimitettava sen jälkeen allekirjoitettuna Hämeen liittoon määräajan puitteissa. Projektin ohjausryhmän tulee käsitellä kaikki oleelliset projektisuunnitelman muutokset, mutta lopullinen päätösvalta niiden hyväksymisestä on aina projektin rahoittajalla. 1.6. Asiakirjojen julkisuus Projektiin liittyvät asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Hakemus on julkinen sen jälkeen, kun se on merkitty viranomaisen diaariin ja päätös on julkinen heti, kun se on tehty. Loppuraportti on julkinen ja siitä on myös tiedotettava projektin laajuuteen sopivalla tavalla. Muut projektin toteuttamisen aikana toimitetut raportit ovat julkisia sen jälkeen, kun ne on toimitettu saapuneiksi Hämeen liittoon. Yksityisiä etuja koskevat asiat kuten yksityinen taloudellinen etu, tutkimus- ja kehittämisintressit sekä yksityisyyden suoja (esim. henkilötiedot) rajoittavat asioiden julkisuutta. 9
2. Projektin ohjaus ja seuranta 2.1. Aloituspalaveri Projektipäätöksen saaneelle projektille pidetään Hämeen liiton koolle kutsuma aloituspalaveri, johon osallistuvat Hämeen liitosta projektin yhteyshenkilö ja projektin maksatuksesta vastaava maksatustarkastaja. Tuensaajan puolelta aloituspalaveriin tulee osallistua mahdollisuuksien mukaan kaikki projektissa toimivat henkilöt, mutta vähintäänkin tuensaajaorganisaation vastuullinen edustaja, projektipäällikkö/projektityöntekijä sekä projektin taloushallinnosta vastaava henkilö. Aloituspalaverissa käydään läpi projektipäätös ja -suunnitelma sekä projektin toimintaan liittyvät ohjeet ja säädökset. Lisäksi selvennetään rakennerahastotoimintaan liittyvää erityissanastoa ja keskustellaan muista mahdollisista projektiin liittyvistä seikoista. Palaverista laaditaan muistio, joka toimitetaan palaverin molemmille osapuolille. 2.2. Ohjausryhmä Tuensaajan on asetettava projektille ohjausryhmä, jossa on edustajat projektisuunnitelmassa esitetyistä tahoista. Ohjausryhmää on mahdollista täydentää projektin kuluessa. Ohjausryhmä koostuu tahoista ja henkilöistä, joille projektin toteutuminen on tärkeä ja mielenkiintoinen haaste, ei ylimääräinen velvollisuus ja vaivalloinen lisätyö. Ohjausryhmän asettamisesta tulee tehdä päätös. Päätöksessä nimetään ohjausryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja tai valtuutetaan ohjausryhmä valitsemaan heidät keskuudestaan. Puheenjohtajana ei voi olla projektipäällikkö eikä rahoittajaviranomaisen edustaja. Suositeltavaa on, ettei puheenjohtaja ole myöskään tuensaajaorganisaatiosta. Projektipäätöksessä rahoittaja on nimennyt projektin vastuuvirkamiehen (yhteyshenkilön), joka toimii ohjausryhmässä asiantuntijana, mutta ei ole ohjausryhmän varsinainen jäsen. Projektin yhteyshenkilölle toimitetaan kaikki ohjausryhmälle lähetettävä materiaali, esimerkiksi kokouskutsut, muistiot, raportit ja kokousaineistot. Ohjausryhmän rooli: valvoo ja seuraa projektin edistymistä projektipäätöksen mukaisesti seuraa ja ohjaa projektin sisällöllisten tavoitteiden saavuttamista hyväksyy tarkennetut toimintasuunnitelmat hyväksytyn projektisuunnitelman pohjalta luo toiminnalle / yhteistyölle pelisäännöt valmistelee suunnitelmiin tulevat muutokset arvioi projektin etenemistä esim. itsearvioinnin pohjalta levittää projektin tuloksia seuraa rahankäyttöä hyväksytyn talousarvion rajoissa käsittelee/hyväksyy projektin maksatushakemukset, seuranta- ja väliraportit ja loppuraportin antaa asiantuntemuksensa projektin käyttöön 10
toimii linkkinä sidosryhmiin vastaa osaltaan projektin vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta käy viimeisessä kokouksessa projektin tulokset ja palautteet läpi sekä sopii tulosten levittämisestä myös projektin päättymisen jälkeen. Ohjausryhmän ensimmäinen kokous tulee pitää mahdollisimman pian sen jälkeen, kun tuensaaja on saanut rahoittajalta projektipäätöksen. Ohjausryhmän tulee kokoontua vähintään kolme kertaa vuodessa. Projektin ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa ohjausryhmälle selvitetään sille annetut tehtävät. Tärkeintä on, että ohjausryhmä tutustuu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan ja projektipäätökseen, myös sen ehtoihin. Niiden perusteella voidaan tarkemmin sopia yhteistyökumppaneiden vastuualueista ja mm. raportoinnista ja sen aikatauluista. Ohjausryhmälle esitetään seurantalomakkeet, väliraportit ja loppuraportti ennen niiden toimittamista rahoittajalle. Ohjausryhmän ei tarvitse hyväksyä maksatushakemusta, mutta sille tulee esittää aika ajoin katsaus projektin talouteen. Maksatushakemus antaa tähän hyvän välineen. Ohjausryhmällä ei ole päätösvaltaa projekti- tai rahoitussuunnitelman muutoksiin, vaan päätökset niistä tekee rahoittaja. Ohjausryhmän tehtävänä on kuitenkin käsitellä mahdollisia projektisuunnitelman muutosesityksiä ennen niiden esittämistä rahoittajalle. Liitteenä nro 1 on malli ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen asialistaksi. 2.3. Projektin raportointi ja seuranta Raportoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa projektin tuloksista ja tehdyistä toimenpiteistä rahoittajalle, yhteistyökumppaneille ja tuensaajalle itselleen. Raportoinnin tulee olla säännöllistä ja riittävän tarkkaa. Rahoittaja on kiinnostunut erityisesti siitä, kuinka hyvin projekti on päässyt tavoitteisiinsa ja millaisia tuloksia ja vaikutuksia projektilla on ollut. Väli- ja loppuraporttien laatijan onkin verrattava syntyneitä tuloksia hyväksytyssä suunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin ja arvioitava myös onnistumisen astetta. Tärkeää on selvittää sekin, miksi tavoitteisiin ei päästy. Raportit tehdään määrämuotoisille lomakkeille EURA2007-järjestelmässä. Lomakkeet jätetään järjestelmässä viranomaiskäsittelyyn projektipäätöksessä annetun aikataulun mukaisesti ja toimitetaan sen jälkeen tulostettuna ja allekirjoitettuna Hämeen liittoon. Hämeen liitto edellyttää EURA2007-järjestelmän raporttien (seurantalomake, väli- ja loppuraportti) lisäksi maksatushakemusten liitteenä toimitettavaa vapaamuotoista tiivistelmää maksatuskauden toiminnasta. 2.3.1. Seurantalomakkeet (indikaattoriseuranta) Seurantalomakkeella tuensaaja raportoi määrätyt indikaattorit puolivuosittain. Vuoden ensimmäisen seurantakauden (ajalta 1.1. 30.6.) tiedot on toimitettava Hämeen liittoon viimeistään 31.8. 11
Vuoden jälkimmäisen seurantakauden (ajalta 1.7. 31.12.) tiedot on toimitettava Hämeen liittoon viimeistään 31.1. Seurantalomakkeet tulee ehdottomasti täyttää ja jättää viranomaiskäsittelyyn kronologisessa järjestyksessä projektin alusta alkaen, eli projektin 1. seurantakaudesta alkaen. Seurantatiedot on toimitettava kaikilta niiltä kausilta, jotka sisältyvät projektisuunnitelman mukaiseen kestoaikaan. Seurantakaudet ovat aina vakiopituisia, eikä niitä voi muuttaa. Jos seurantakaudella ei mahdollisesti ole syntynyt mitään seurantalomakkeella ilmoitettavia suoritteita, esim. toiminnan ollessa vasta aluillaan, tulee seurantalomake silti toimittaa ns. nollalomakkeena. Seurantalomake on toimitettava aikataulun mukaisesti, eikä lomakkeen toimittamiselle voida myöntää jatkoaikaa. Seurantatietojen toimittaminen määräajassa on projektille maksettavan EAKR- ja valtion tuen maksamisen edellytys. Projektin viimeinen seurantalomake tulee toimittaa viipymättä heti projektin päättymisen jälkeen, kun tiedot koko projektin kestoajalta on tarkistettu. Seurantalomakkeet täytetään ja jätetään viranomaiskäsittelyyn EURA2007- järjestelmässä sekä toimitetaan sen jälkeen allekirjoitettuna Hämeen liittoon. EAKR-projekteilta vaadittavat pakolliset seurantatiedot: Seurantalomakkeella ilmoitetaan tiedot tietystä osallistuvasta yrityksestä ja organisaatiosta sekä tiedot tietystä työpaikasta tai syntyneestä uudesta yrityksestä vain yhden kerran (= yhdellä seurantakaudella) projektin aikana. Organisaatioita kuvaavat tiedot: projektiin mukaan tulleet yritykset projektiin mukaan tulleet muut organisaatiot (esim. kunnat, kuntayhtymät jne.) Mukaan tulleella yrityksellä/muulla organisaatiolla tarkoitetaan organisaatiota, joka osallistuu konkreettisella tavalla projektin toimintaan, esim. organisaatio, jonka henkilöstö osallistuu projektissa järjestettävään koulutukseen tai joka on mukana projektissa kehitettävän menetelmän, palvelun, tuotteen tms. kehitystyössä. Organisaatiota EI lasketa mukaan tulleeksi, mikäli se ainoastaan myy palveluja tai tuotteita projektille, eikä ole muulla tavalla projektissa toimivana osapuolena. Organisaatiota EI lasketa mukaan myöskään silloin, jos se toimii pelkästään rahoittajana tai on vain osatoteuttajana hallinnoimassa projektia. Työllisyysvaikutukset: uusien työpaikkojen määrä uusien yritysten määrä Kohdassa ilmoitetaan niiden uusien työpaikkojen ja yritysten määrä, jotka ovat syntyneet projektin myötävaikutuksella. Projektin myötävaikutuksen on oltava sillä tavoin tuntuva, että ilman projektia työpaikkaa/yritystä ei olisi syntynyt lainkaan tai ei läheskään samassa aikataulussa. Osa-aikaiset työpaikat huomioidaan siten, että kaksi osa-aikaista työpaikkaa merkitään yhtenä työpaikkana. Uudeksi yritykseksi katsotaan toimintansa aloittanut yritys, joka on hakeutunut ennakkoperintärekisteriin. Viranomaisen suorittaessa myöhemmin tarkastuksia, projektin vaikutus työpaikkojen/yritysten syntymiseen on voitava osoittaa. 12
Työpaikoilla ei tarkoiteta projektin hallinnoimiseen syntyneitä työpaikkoja (= projektivaroin palkattua henkilöstöä: projektin vetäjä, projektipäällikkö tai muu projektihenkilöstö). Naisen perustama yritys tarkoittaa eri yhtiömuotojen tapauksessa seuraavaa: yksityinen elinkeinonharjoittaja on nainen avoimessa yhtiössä tai kommandiittiyhtiössä yli puolet vastuunalaisista yhtiömiehistä on naisia ja yli puolet vastuunalaisten yhtiömiesten yhtiöpanoksista on naisten sijoittamia osakeyhtiössä yli 50 % yhtiön osakkeista ja niiden tuottamasta äänimäärästä on naisilla. 2.3.2. Väliraportit Raportti vastaa sisällöltään hyväksyttyä projektisuunnitelmaa Väliraportti vastaa kysymyksiin mitä, miten, miksi, milloin, kenelle, kuka. Se kuvaa, mitä projektissa on tapahtunut vuoden aikana, mitä toimenpiteitä on toteutettu, miten tavoitteita on saavutettu, kuinka toimintaa tullaan suuntaamaan, mitä ongelmia on ollut jne. Raportti sisältää siis konkreettisia, projektissa tapahtuneita asioita. Toimitetaan Hämeen liittoon kalenterivuosittain (1.1. 31.12.) 31.1. mennessä (vuoden 2. puoliskon seurantalomakkeen yhteydessä). Ensimmäisen väliraportin aloituspäivämäärä on sama kuin projektisuunnitelmassa ilmoitettu projektin aloituspäivämäärä. Seuraavan väliraportin aloituspäivämäärä on automaattisesti edellisen väliraportin päättymispäivämäärää seuraava päivämäärä. Väliraportti tulee toimittaa projektin päättyessä myös viimeiseltä kalenterivuodelta tai sen osalta. Projektien, joiden toteutusaika on tasan yhden kalenterivuoden mittainen (1.1. 31.12.) tai lyhyempi, ei tarvitse toimittaa väliraporttia, vaan siinä tapauksessa riittää loppuraportin toimittaminen. Väliraporttien toimittamisesta annettuja määräaikoja on ehdottomasti noudatettava. Väliraporttien toimittaminen määräajassa on projektille maksettavan EAKR- ja valtion tuen maksamisen edellytys. Väliraportit täytetään ja jätetään viranomaiskäsittelyyn EURA2007-järjestelmässä sekä toimitetaan sen jälkeen allekirjoitettuna Hämeen liittoon. 2.3.3. Loppuraportti Kuvaa projektin tavoitteet ja lähtökohdan lyhyesti. Keskeistä on toiminnan sisällön, kertyneiden kokemusten ja tulosten kuvaaminen. Kertoo väliraportin tapaan tehdyistä toimenpiteistä ja niiden sisällöstä sekä saavutetuista tuloksista. Arvioi käytettyjen menetelmien sopivuutta, onnistumisen astetta sekä syitä, jotka johtivat saavutettuun tulokseen. Loppuraportissa on tärkeää kuvata myös, mitä jää elämään projektin jälkeen. Loppuraportti on yksi keino levittää projektissa saatuja tietoja ja hyviä käytäntöjä muillekin. Loppuraportti täytetään ja jätetään viranomaiskäsittelyyn EURA2007-järjestelmässä sekä toimitetaan sen jälkeen allekirjoitettuna Hämeen liittoon. 13
Loppuraportin allekirjoittaa tuensaajaorganisaation virallinen nimenkirjoittaja. Loppuraportti on toimitettava viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä viimeistään neljän kuukauden kuluessa projektille vahvistetun toteutusajan päättymisestä. Loppuraportin toimittaminen on viimeisen rahoituserän maksamisen ehto. Hyvä loppuraportti vastaa projektisuunnitelmaa kertoo, miten asetetut tavoitteet on saavutettu antaa selkeän kuvan toiminnan sisällöstä ja käytetyistä menetelmistä sisältää luettelon tehdyistä hankinnoista ja investoinneista arvioi valittujen menetelmien ja toimintatapojen merkitystä ja sopivuutta antaa suosituksia vastaavaan toimintaan kertoo toiminnan jatkosta projektin jälkeen. 3. Projektin taloushallinto 3.1. Talouden seuranta Projektissa tulee seurata kumulatiivisesti sekä kustannusarvion että rahoitussuunnitelman toteutumista. Projektipäällikön tulee sopia taloushallinnon kanssa, millä tavoin ja millä aikataululla hän saa talousseurantaraportit käyttöönsä. 3.2. Kirjanpito Projektille tulee perustaa oma kustannuspaikka, johon projektin menot, tulot ja rahoitukset kirjataan. Oma tositesarja, jos mahdollista, sillä alkuperäiset tositteet on säilytettävä vähintään 31.12.2020 saakka. Myös sähköisessä muodossa olevaa aineistoa tulee voida tarkastella 31.12.2020 saakka. Tilipuitteet/kustannuslajit tulisi saada mahdollisimman hyvin vastaamaan projektipäätöksen ja maksatushakemuksen jaottelua, jotta kirjanpidosta saa pääkirjan raportin ilman suurta lisätyötä. Kustannuslajien ja tilien sisältö tulee pitää samanlaisena koko projektin toteutusajan. Tuensaajan kirjanpidon ulkopuolella syntyvistä kustannuksista kootaan tiedot hyväksytyn kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman mukaisella jaottelulla. Myös yhteisprojekteissa jokaisella osatoteuttajalla tulee olla projektille oma kustannuspaikka kirjanpidossa. Flat rate -mallia käyttävien projektien kirjanpidon lisäohjeistusta kohdassa 4.3. 14
3.2.1. Laskujen hyväksyminen Oman organisaation käytäntö tulee selvittää projektin koko henkilökunnalle (kuka asia- ja numerotarkastaa, kuka hyväksyy). Projektista vastaavan henkilön tulee aina voida asiatarkastaa laskut (omia laskujaan lukuun ottamatta) ja saada niistä itselleen jäljennökset. 3.2.2. Tositteet Tositenumero on kirjoitettava selvästi tositteeseen sekä liitteisiin. Kukin lasku on kirjattava omalle tositenumerolleen, ns. koontitositteita (monta laskua samalla tositenumerolla) ei saa tehdä. Lisäselvitykset näkyviin, jos esim. laskun selitteet eivät ole selkeät. Tositteeseen/kuittiin tulee kirjoittaa selvitys siitä, miten kulu liittyy projektiin. Mitä selkeämpi selvitys on, sitä nopeammin maksatushakemuksen käsittely ja tuen maksaminen sujuu. Tositteessa tulee näkyä myös hyväksymismerkinnät. Laskussa tulee näkyä projektin nimi, esim. viitekentässä. Jos lasku on yhteinen tuensaajaorganisaation muun toiminnan kanssa, tulee projektin osuus erotella selkeästi. Kokonaiskustannuksen tulee kuitenkin käydä laskusta selkeästi ilmi. Tositteen tulee vastata kysymyksiin: mitä, missä, milloin, kuka, miksi? Erityistä huomiota tulee kiinnittää matkalaskuihin, poistoihin ja yleiskustannuksiin. Esimerkkejä: Ei : Ostettu elintarvikkeita 30 Vaan: Ostettu kahvia ja sämpylöitä xx kokouksen (22.10.2010) tarjoilua varten 30, liitteenä osallistujaluettelo. Ei: Helsinki Hotellin lasku, 11. 12.11.2010 1vrk/ 1hh 77 Vaan: Helsinki Hotellin lasku, 11. 12.11.2010 1vrk/ 1hh 77. Projektipäällikkö xx:n osallistuminen työ- ja elinkeinoministeriön xx -seminaariin Helsingissä 11. 12.11.2010. 3.2.3. Virheiden käsittely Mahdolliset virheet korjataan muistiotositteilla. Muistiotositteessa täytyy olla viittaus alkuperäiseen virheelliseen tositteeseen. Jos virhe havaitaan jälkikäteen esim. tarkastuksen yhteydessä, tehdään virheen korjaus sille seurantajaksolle milloin se huomataan. 3.3. Kokonaistyöajanseuranta Kaikkien osa-aikaisten työntekijöiden kokonaistyöaikaa on seurattava tuntikirjanpidolla. Seurantaan tulee kirjata projektiin tehdyn työn sisältö ja myös muu kuin projektille tehty työ. Osa-aikaisten työntekijöiden palkka maksetaan ja kirjataan projektin kirjanpitoon projektiin tehtyjen tuntien mukaan (ei siis työsuunnitelman mukaista % -kohdistusta), joten palkkalaskennan kanssa on sovittava tarvittavat järjestelyt. 15
3.4. Rahoituksen ja tulojen kohdentaminen projektille Tuensaajan tulee huolehtia siitä, että rahoitus ja tulot merkitään pääkirjaan oikein. Projektille etupainotteisesti (esim. kokonaisuudessaan projektin alussa) maksettu kunta-, muu julkinen tai yksityinen rahoitus jätetään tuensaajaorganisaation taseeseen ja tuloutetaan projektille vaiheittain, projektipäätöksen ja kunkin maksatuskauden kustannusten mukaisessa suhteessa. Rahoitusosuuksia ei saa tulouttaa kaikkea kerralla missään vaiheessa. Maksatushakemukseen voi merkitä rahoituseränä korkeintaan sen osuuden toteutuneesta kunta-, muun julkisen ja yksityisen tahon rahoituksesta, joka ei ylitä ko. maksatuskaudella toteutuneita kustannuksia. Rahoitusosuuksien ja tulojen kirjaukset tulee näkyä projektin pääkirjalla. 3.5. Yleiskustannusten / välillisten kustannusten laskentaperusteet (ei koske Flat rate -projekteja) Mikäli projektille kohdistetaan yleiskustannuksia, esim. taloushallinto-, atk- tai kiinteistökuluja, on niiden laskentaperusteet selvitettävä projektihakemuksessa. Kaikkien yleiskustannusten laskutusperusteet on pystyttävä selvittämään: mm. mistä koostuu se kokonaiskustannus, josta yksikköhinta lasketaan. Paras tapa on laskea suoritteelle yksikköhinta, kuten monisteen kpl-hinta, tilojen neliömetriä kohden laskettu hoitokulu, tosite- tai vientikohtainen hinta, tietokoneen käyttökustannus/päivä tai laite-/konekohtainen kk-hinta jne. Projektia laskutetaan sille kohdistuneen suoritemäärän mukaisesti. 4. Tukikelpoiset kustannukset 4.1. Yleiset tukikelpoisuusehdot Rahoittaja hyväksyy kustannukset maksatushakemuksessa esitetyn aineiston perusteella. Hämeen liiton myöntämä rahoitus lasketaan hyväksytyistä, tukikelpoisista kustannuksista. Periaatteena kustannusten hyväksymisessä on tarkoituksenmukaisuus ja kohtuullisuus sekä aiheuttamisperiaate. Tukikelpoisten, hyväksyttävien kustannusten tulee olla välittömästi projektin toteuttamisesta aiheutuneita hyväksytyn projektipäätöksen mukaisia projektin toteutusajalta tosiasiallisesti maksettuja (projektin tuensaajan tai yhteistyökumppanin jo maksamat ja kirjanpitoon maksetuksi kirjatut) projektipäätöksessä hyväksyttyihin kululajeihin kuuluvia luotettavilla kirjanpitodokumenteilla todennettuja (suljetun kirjanpidon pääkirja). Projektin toteutusaika on merkitty projektipäätökseen. Ennen projektin alkamista tai sen päättymisen jälkeen muodostuneet kustannukset eivät ole tukikelpoisia, vaikka ne liittyisivätkin 16
projektiin. Tällaisia voivat olla mm. projektihakemuksen valmistelusta aiheutuneet kustannukset. Projekti voi alkaa vasta hakemuksen jättöpäivän jälkeen. Hämeen liitto hyväksyy pääkirjalla esitetyt tukikelpoiset kustannukset, mikäli ne on tosiasiallisesti maksettu ennen maksatushakemuksen jättämistä. Viimeistä maksatushakemusta tehtäessä hakija voi ottaa huomioon myös ne lakisääteiset henkilösivukulut ja lomapalkkavaraukset, jotka maksetaan projektin toteutusajan ulkopuolella. Tukikelpoisia kustannuksia voi muodostua vain niihin kustannuslajeihin, jotka on hyväksytty projektipäätöksessä. Jos projektille aiheutuu muita kuin päätöksessä hyväksyttyjä kustannuksia, ne jäävät tuensaajaorganisaation maksettaviksi, eikä niitä sisällytetä maksatushakemukseen. 4.2. Todellisiin kustannuksiin perustuvat tukikelpoiset kustannukset kustannuslajeittain ( vanha malli ) EAKR-projekteissa tukikelpoisia kustannuksia ovat tuensaajan kirjanpitoon tulevat kustannukset. Nämä kustannukset eritellään jo hakuvaiheessa hakulomakkeen ao. kohtiin. Myös maksatushakemuksessa käytetään samaa jaottelua. Tuensaajan kustannukset ovat niitä projektista aiheutuneita lisäkustannuksia, jotka tulevat tuensaajan kirjanpitoon omalle kustannuspaikalleen. Kustannusten tulee täyttää tukikelpoisuusehdot. Sama koskee projektiin hyväksyttyjen osatoteuttajien kustannuksia. 4.2.1. Henkilöstökustannukset Tukikelpoisia henkilöstökustannuksia ovat projektisuunnitelmassa hyväksytyn henkilöstön palkkakustannukset (TES:n/VES:n mukaiset palkat), sekä koko- että osa-aikaisten työntekijöiden kohtuulliset palkat sivukuluineen (vain lakisääteiset). Projektin henkilöstölle maksettavien palkkojen tulee olla kohtuullisia, vastaavasta työstä maksettavien palkkojen tasoa. Osa-aikaisesti projektissa työskentelevien on tehtävä päiväkohtaista kokonaistyöaikaseurantaa, josta käy ilmi myös muu kuin projektille tehty työ. Osa-aikaisille maksetaan palkka tehdyn työn suhteessa (todellinen tuntipalkka sivukuluineen x työtunnit). Lomapalkat kohdennetaan projektille tehdyn työn suhteessa projektin toteutusajalta. Yleishallinnon johdon palkkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. Oppilaitos voi palkata opiskelijansa tekemään projektin työtä silloin, kun opiskelija ei ole projektin varsinaisena kohderyhmänä (oppilaitos ei voi maksaa opiskelijalleen palkkaa opiskelusta). Apurahat ja stipendit eivät ole tukikelpoisia kustannuksia. Työterveyskustannukset ovat tukikelpoisia mahdollisella Kela-korvauksella vähennettyinä. Mikäli tuensaaja saa projektityöntekijän palkkakustannuksiin työllistämistukea tai matalapalkkatukea, palkkakulut ovat 100 %:sti tukikelvottomia siltä ajalta, kun tukea on saatu. 17
4.2.2. Ostopalvelut Ostopalveluilla tarkoitetaan ulkopuolisia palveluja, kuten esim. asiantuntijapalvelut markkinointi ja viestintä seminaari- ja kokouspalvelut projektihenkilöstölle ostettu ulkopuolinen koulutus. Mikäli oma organisaatio tuottaa projektille palveluja, kustannuksina voi esittää vain todelliset kustannukset ilman katetta Myös yhteistyökumppaneiden palvelut, joita ei ole kilpailutettu, hyväksytään vain todellisten kustannusten mukaisesti ja laskuttajan pitää pystyä selvittämään, miten kustannukset ovat muodostuneet. Palvelut tulee hankkia edullisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla, ulkopuolista toimittajaa tulee käyttää, mikäli se muodostuu edullisemmaksi kuin oma työ. Palvelut on kilpailutettava. (ks. kohta 4.3.1 Hankintamenettelyt) Ilman kilpailuttamista voidaan maksaa vain palvelun tuottajalle aiheutuneet todelliset kustannukset. Kilpailuttamatta jättäminen on kustannusten hylkäämisen ja/tai takaisinperinnän peruste. Kaikki hankintamenettelyt (sekä pienhankinnat että kilpailutettavat hankinnat) on dokumentoitava selkeästi. Ostopalveluista tehdään aina kirjallinen sopimus. Ketjuttaminen on kielletty (=alihankkijan alihankinnat). Tiedotus ja markkinointikustannukset EAKR-projekteissa tulosten levitys, tiedotus ja näkyvyys ovat keskeisiä asioita ja kustannukset näistä toimenpiteistä ovat tukikelpoisia, mikäli niiden yhteys projektiin on selkeä. Tukikelpoisia tiedotus- ja markkinointikustannuksia ovat mm. tiedotukseen ja markkinointiin liittyvät painatuskulut (painotuotteiden tulee valmistua projektin toteutusaikana) lehti-ilmoitukset, esitteet markkinointimateriaali messu- ja näyttelykulut projektin tulosten levitysseminaarit ja tiedotustapahtumat. Kustannusten tukikelpoisuus edellyttää, että kaikessa tiedotuksessa on kerrottava Euroopan Unionin rakennerahastojen osuudesta projektin rahoituksessa ja noudatettava projektipäätöksen liitteenä olevia ja rahoittajan antamia tiedotusohjeita (ks. kohta 8. Projektin tiedottaminen). Vakuutukset Vain toiminnan kannalta välttämättömät vakuutuskustannukset ovat tukikelpoisia. Muut ostopalvelut 18
Kohtuulliset tarjoilukustannukset, kuten esim. kokouskahvitarjoilu, seminaaripäivän ruokailu (kun kyseessä on koko päivän kestävä tilaisuus), jotka liittyvät oleellisesti ja välittömästi projektiin. 4.2.3. Matkakustannukset Matkojen tulee olla projektin tuloksellisuuden kannalta perusteltavissa. Tukikelpoisia ovat projektin henkilöstön matka- ja majoituskulut sekä päivärahat valtion matkustussäännön tai muiden vastaavien kansallisten ohjeiden mukaisina projektiin kuuluvista matkoista (organisaation noudattama matkustussääntö) projektin henkilöstön ulkomaan matkakustannukset silloin, kun matkat on esitetty projektisuunnitelmassa ja niistä on sovittu rahoittajan kanssa ennen matkaa ulkomaanmatkoista tulee tehdä rahoittajalle matkakertomus asiantuntijoiden matkakustannukset projektisuunnitelman mukaiset, projektin järjestämät opintomatkat kohderyhmille ohjausryhmän jäsenten matkakustannukset ohjausryhmän kokouksiin silloin, kun heidän taustayhteisönsä ei maksa niitä ohjausryhmän ulkomaan matkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. Matkustustapa tulee valita halvimman kulkuneuvon mukaan. Oman auton käyttö tulee aina perustella (kokonaistaloudellisuus, yhteydet, matka-aika). Matkalaskun tulee olla selkeä ja riittävän informatiivinen (matkan kohde, yhteys projektiin, mahdollinen koulutustilaisuuden, seminaarin, messutapahtuman tms. ohjelma liitteeksi). Matkalaskun tulee olla yhtenevä kokonaistyöajanseurannan merkintöjen kanssa. Matkat tulee aina pystyä perustelemaan projektin tavoitteista. 4.2.4. Kone- ja laitehankinnat sekä poistot EAKR-projekteissa hankinta on investointi normaaliin tapaan. Kynnysrajat ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa, ja jokaisen hankinnan osalta hankintaprosessi tulee dokumentoida. Käytettyinä hankitut koneet ja laitteet Projektille on mahdollista ostaa käytettyjä koneita ja muuta tavaraa jos laite vastaa projektin tarpeita ja on perusteltua hankkia se käytettynä kun verrataan uuden hintaan (selkeästi halvempi) ja lisäksi ko. konetta ei ole aiemmin ostettu julkisen tuen turvin (mikä tahansa kansallinen tai EU-tuki). Hankintaprosessi tulee dokumentoida: Kilpailuttamisen puuttumisen perusteena on laitteen selkeä edullisuus ja sopivuus projektille, ei muita käytettyjen laitteiden tarjoajia. Hankintamuistioon kannattaa laatia myös vertailulaskelma uuden laitteen hintaan. Hankintameno ei ole tukikelpoinen, jos käytetyn koneen tai laitteen hankintaan on edellisten viiden vuoden aikana saatu julkista tukea. Julkisella tuella tarkoitetaan käyttöomaisuuden hankinnan avustuselementtiä (rahoituslähteenä julkisista varoista myönnetty tu- 19
ki), ei valtion budjettiin sisältyviä menoeriä sinänsä. Vaatimus ulottuu myös laitteen aikaisempiin omistajiin. Todistustaakka julkisesta tuesta on tuensaajalla. Käytännössä selvitys edellyttää viiden edellisen vuoden ajalta aikaisempien omistajien ja niille myönnettyjen tukien selvittämistä. Jos niitä ei kyetä selvittämään, ei tukea voida myöntää. Jos laite myydään ennen kuin viisi vuotta on kulunut projektin päättymisestä, on saatu julkinen tuki maksettava takaisin pääsääntöisesti kokonaisuudessaan. Käytettynä hankitun koneen tai laitteen hankintahinnan tulee olla määrältään kohtuullinen. Laitteen hankintahintaa ei voida pitää kohtuullisena, jos se ylittää koneen tai laitteen käyvän arvon. Käyttöomaisuuden hankinnasta aiheutuneen menon tulee olla tarpeellinen projektin toteuttamiseksi. Tämä tarkoittaa muun ohella sitä, että hankinnan kohteen tulee olla teknisiltä ominaisuuksiltaan sopiva ja käyttöiältään riittävä projektin tarpeisiin. Poistot Kirjanpitolain mukaiset poistot ovat tukikelpoisia seuraavin edellytyksin: Poistoista tulee esittää poistosuunnitelma. Poistoja voidaan hyväksyä vain projektin ajalta. Jos poistoaika on pidempi kuin projektin toteutusaika, jää osa poistoista kokonaan tuensaajan itsensä vastattaviksi. Hankintojen tulee olla projektin kannalta välttämättömiä. 4.2.5. Rakennukset ja maa-alueet Pääsääntöisesti projektipäätöksissä ei hyväksytä rakennuksien ja maa-alueiden hankintakustannuksia. 4.2.6. Vuokrakustannukset Tukikelpoisia vuokrakustannuksia ovat mm: ulkopuolisilta projektille vuokrattujen tilojen vuokrat projektin henkilöstön työtilavuokrat Projektin osuus tuensaajan ulkopuoliselle maksamista vuokrista tehdyn työajan suhteessa: jos projektin henkilöstö käyttää työajastaan 60 % projektiin, heidän työtilojensa vuokrista korkeintaan 60 % voidaan kohdistaa projektille. Sisäisen vuokran ( /neliö) muodostumisperuste on aina pystyttävä selvittämään eli on osoitettava, mitä kuluja sisältyy siihen kokonaiskustannukseen, josta neliöhinta saadaan. Tuensaajaorganisaation omien tilojen osalta projektin kustannukseksi voidaan hyväksyä käyttö/ylläpitokustannukset projektin käytössä olevien neliöiden suhteessa organisaation käytössä olevaan kokonaisneliömäärään (valaistus- lämmitys, vesi- ja sähkölaskut sekä tilojen siivous ja ylläpito). Omien tilojen osalta tukikelpoiseksi ei siis hyväksytä katteellista vuokraa. kokoustilojen vuokrat projektille vuokrattujen kalusteiden ja laitteiden vuokrat. Sellaisten yleisten tilojen kustannuksia, joita projekti ei käytä tai tarvitse, ei hyväksytä projektin kustannuksiksi. 20
4.2.7. Toimistokulut Tukikelpoisia toimistokuluja ovat mm. projektiin kohdistuvat toimistotarvikekulut, postitus- ja monistuskulut, puhelinkulut, atkkulut (elleivät sisälly yleiskustannuksiin) yleiskustannukset (välilliset kustannukset). Kustannusten perusteet on aina esitettävä ennen projektipäätöksen saamista. Rahoittajalle tulee esittää mitä eri kuluja sisältyy niihin kustannuksiin, joista lasketaan esim. neliöhinta, atk-laitteen yksikköhinta, tositekulu. Laskentaperusteet on aina esitettävä, laskutuksen tulee perustua hyväksyttävästi määriteltyyn yksikköhintaan esim. atk-laitteiden kokonaiskustannukset kustannus/ laite/ päivä projektin käyttö päivissä jne. Kuluja ei saa ilmoittaa pelkkinä prosenttiosuuksina. 4.2.8. Muut kustannukset Muihin kustannuksiin kuuluvat yllättävät pienet menot, joita ei voida kohdentaa aiemmin mainittuihin kustannuslajeihin. 4.2.9. Luontoissuoritukset Luontoissuorituksia voivat olla työ tai projektille luovutettu tuotantopanos. Luontoissuorituksesta on pidettävä kirjanpitoa, josta voidaan selvittää luontoissuorituksen rahamäärä. Projektipäätöksessä tulee olla hyväksyttynä luontoissuorituksen rahallinen arvo tai laskentaperusteet. Luontoissuorituksen arvona otetaan kustannusarvion mukaisesti huomioon enintään aiheutuneet kustannukset tai vastaava maksettu palkka. Tuotantopanosten osalta voidaan ottaa huomioon palvelun tai tuotteen käypä arvo tai aiheutuneet kustannukset 4.2.10. Välilliset kustannukset Koskee vain Flat rate -projekteja. 4.2.11. Arvonlisävero Arvonlisävero on projektin tukikelpoinen kustannus silloin, kun se jää tuensaajan lopulliseksi kustannukseksi. Kuntien, kuntayhtymien, kuntien omistamien oppilaitosten yms. projekteissa arvonlisävero on tukikelpoinen kustannus silloin, kun projekti ei liity verolliseen liiketoimintaan. Tuensaajan on itse selvitettävä projektinsa arvonlisäverokohtelu ja esitettävä siitä veroviranomaisen tai muu riittävä selvitys (esim. koulutuskuntayhtymän taloustoimiston selvitys). Tukikelpoisuus määräytyy tuensaajan vähennysoikeuden mukaan: jos tuensaajalla on alv:n vähennysoikeus, alv ei ole tukikelpoinen jos tuensaajalla ei ole vähennysoikeutta, alv on tukikelpoinen. Mikäli tuensaajalla on arvonlisäveron vähennysoikeus, ja vaikka tuensaaja ei tätä oikeutta käyttäisikään, alv ei ole tukikelpoinen. 21
Mikäli arvonlisävero on lopullinen kustannus ja pääkirjalla kustannukset esitetään arvonlisäverollisina, voidaan ne sisällyttää kustannuslajikohtaisiin summiin. Arvonlisäverosta on annettava selvitys rahoittajalle rahoitusta haettaessa. 4.3. Yleiskustannusmalliin perustuvat tukikelpoiset kustannukset kustannuslajeittain ( Flat rate ) Flat ratella tarkoitetaan kiinteää prosenttiosuutta, jolla korvataan välilliset kustannukset. Flat rate on EAKR:ssa 20 % projektin hyväksyttävistä palkkakustannuksista. Tuensaaja ei yksilöi maksatushakemuksessa välillisiä kustannuksia eikä esitä kirjanpidon otteita tai tositteita prosenttimääräisenä ilmoitettavista välillisistä kustannuksista. Vain välittömät kustannukset täytyy esittää ja varmentaa todellisiin kustannuksiin perustuen. Välittömillä kustannuksilla tarkoitetaan kustannuksia, jotka todennetaan projektin kirjanpidosta maksettujen laskujen ja muiden vastaavien kirjanpitotositteiden avulla. Välittömien kustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa projektille. Niihin sovelletaan voimassa olevia tukikelpoisuussäännöksiä. Flat rate -mallia käytettäessä tuensaaja tekee maksatushakemuksen toteutuneista projektisuunnitelman mukaisista välittömistä projektin kirjanpitoon kuuluvista kustannuksista. 4.3.1. Henkilöstökustannukset Henkilöstökustannukset ovat ne välittömät kustannukset, jotka muodostavat flat raten laskentapohjan. Flat raten laskennan pohjana olevien palkkakustannusten edellytyksenä on: Kustannukset ovat erityisesti projektitoiminnasta aiheutuvia ja olennaisesti projektin toteuttamiseen liittyviä palkkakustannuksia sivukuluineen, jotka on yksilöity hyväksytyssä projektisuunnitelmassa. Projektihenkilöstöllä tulee olla kirjallinen tehtävänkuvaus projektille kuuluvista työtehtävistä. Projektille kokoaikaisesti työskentelevien henkilöiden tehtävänkuvaan ei voi kuulua muita kuin projektille kuuluvia tehtäviä. Projektille osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden osalta on pidettävä päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa. Työntekijän ja esimiehen allekirjoittama työajanseuranta on liitettävä maksatushakemukseen. Flat raten laskennan pohjana oleviin palkkakustannuksiin ei voi sisältyä: Palkkoja siltä osin kuin ne ylittävät hakijayhteisön vastaavasta työstä yleisesti maksaman palkan määrän. Tulospalkkioita, luontoisetuja, bonuksia, stipendejä tai apurahoja. Ulkoistettujen työpalvelujen ostoja eikä muille kuin projektihenkilöstölle maksettuja palkkioita, vaan ne on käsiteltävä ostopalveluna. Projektille vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia, kuten organisaation johdon projektihallinnointikustannuksia tai erilaisia yhteisiä tukipalveluita (esim. taloushallinto), jotka käsitellään flat rate -kustannuksina. Työterveysmaksuja, jotka käsitellään flat rate -kustannuksina. 22
Erityishuomioita: Oppilaitos voi palkata opiskelijansa tekemään projektin työtä silloin, kun opiskelija ei ole projektin varsinaisena kohderyhmänä (oppilaitos ei voi maksaa opiskelijalleen palkkaa opiskelusta). Mikäli tuensaaja saa projektityöntekijän palkkakustannuksiin työllistämistukea tai matalapalkkatukea, palkkakulut ovat 100 %:sti tukikelvottomia siltä ajalta, kun tukea on saatu. 4.3.2. Ostopalvelut Ostopalvelut ovat välittömiä kustannuksia, jotka todennetaan tositeaineistolla. Katso tarkempi ohjeistus kohdasta 4.2.2. 4.3.3. Matkakustannukset Ei voi merkitä kustannuksia. Kustannukset käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina. 4.3.4. Kone- ja laitehankinnat sekä poistot Kone- ja laitehankinnat ovat välittömiä kustannuksia, jotka todennetaan tositeaineistolla. Flat rate -projekteissa välittöminä kustannuksina hyväksyttäviä ovat kone- ja laitehankinnat silloin kun ne ovat osa projektin sisällöllistä toteuttamista tai vastaavien koneiden ja laitteiden vuokra- ja leasing tai poistokustannukset. Katso tarkempi ohjeistus kohdasta 4.2.3. Huom! Projektihenkilöstön käyttöön projektin hallinnointia varten hankitut koneet ja laitteet ml. vuokraus ja leasing (esim. tietokoneet, kännykät jne.) käsitellään flat rate -projektissa prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina. 4.3.5. Rakennukset ja maa-alueet Pääsääntöisesti projektipäätöksissä ei hyväksytä rakennuksien ja maa-alueiden hankintakustannuksia. 4.3.6. Vuokrakustannukset Ei voi merkitä kustannuksia. Kustannukset käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina. 4.3.7. Toimistokulut Ei voi merkitä kustannuksia. Kustannukset käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina. 4.3.8. Muut kustannukset Projektin sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät (välittömät) kustannukset, joita ei voida kohdentaa muihin kustannuslajeihin. 23
4.3.9. Luontoissuoritukset Flat rate -projektissa luontoissuorituksina projektin käyttöön luovutettujen tuotantopanosten tulee liittyä projektin sisällölliseen toteuttamiseen. Projektihenkilöstön käytössä olevia toimitiloja, projektin hallinnointiin liittyviä koneita ja laitteita tai tarvikkeita ei hyväksytä luontoissuorituksina, koska ne käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina. Lisätietoa luontoissuorituksista kohdassa 4.2.9. 4.3.10. Välilliset kustannukset Flat rate -projektissa muut kuin välittömiksi kustannuksiksi luokiteltavat kustannukset korvataan prosenttimääräisinä (20 % palkkakustannuksista) eikä niitä eritellä maksatushakemuksessa eikä todenneta laskujen, kirjanpitotositteiden tai muun dokumentaation avulla. Välilliset kustannukset eivät saa näkyä kirjanpidon kustannuspaikalla. Ylijäänyt korvaus yleiskuluista jää tuensaajan hyödyksi, sitä ei kirjata projektin kirjanpitoon. Muun muassa seuraavat kustannukset luokitellaan välillisiksi kustannuksiksi ja niitä ei voi sisältyä välittömiin kustannuslajeihin (lista ei ole tyhjentävä): matkakustannukset: projektihenkilöstön, sidosryhmien, partnereiden ym. kotimaan ja mahdolliset ulkomaan matkakustannukset kaikki ohjausryhmästä aiheutuvat kustannukset, kuten kokouskulut sekä mahdolliset matkakustannukset ja palkkiot tai ansionmenetyskorvaukset muut kokous- ja neuvottelukulut kuten tarjoilukulut (kohderyhmälle järjestettävien seminaarien ym. tilaisuuksien seminaaripaketit tai vastaavat voidaan sisällyttää ostopalveluihin) projektihenkilöstön toimitilojen vuokrat sekä muut toimitiloista aiheutuvat menot kuten sähkö, vesi ja siivous projektin hallinnointia varten hankittavat laitteet, kalusteet, aineet, materiaalit ja toimistosekä muut tarvikkeet projektihenkilöstölle sekä edellä mainittujen laitteiden ja koneiden korjauskulut projektin hallinnointia varten projektihenkilöstölle hankittavien laitteiden ja koneiden vuokra- ja leasingkulut sekä poistot toimistokulut ja -palvelut kuten postitus, kopiointi, aulapalvelu ja muuttopalvelu muut vyörytetyt yleishallinnolliset kustannukset kuten organisaation johdon projektihallinnointikustannukset ja yhteiset tukipalvelut kuten taloushallinto- ja tietohallintopalvelut (sekä sisäiset että ostopalvelut) projektihenkilöstön puhelin-, faksi-, internet- ja ohjelmistokustannukset projektihenkilöstöstä aiheutuvat työterveysmaksut projektihenkilöstölle järjestettävä koulutus ja TYKY-toiminta. 4.3.11. Arvonlisävero Arvonlisävero on projektin tukikelpoinen kustannus silloin, kun se jää tuensaajan lopulliseksi kustannukseksi. Kuntien, kuntayhtymien, kuntien omistamien oppilaitosten yms. projekteissa arvonlisävero on tukikelpoinen kustannus silloin, kun projekti ei liity verolliseen liiketoimintaan. 24