FORSSAN KAUPUNGIN TYÖHYVINVOINTIOHJELMA 2005-2010 Yhteistoimintaryhmä 7.2.2005 Kaupunginhallitus 7.3.2005 Kaupunginvaltuusto 14.3.2005
Sisältöluettelo 1. TYÖHYVINVOINTIOHJELMAN TAUSTA JA TARKOITUS 3 2. TYÖHYVINVOINNIN NYKYTILA 4 3. TAVOITTEET TYÖHYVINVOINNILLE 6 4. TYÖHYVINVOINNIN KEHITTÄMISEN PAINOPISTEET 2005-2010 7 4.1 Esimiestyö 7 4.2 Vuorovaikutus ja yhteistyö työyksikössä/työyhteisössä 7 4.3 Työolosuhteet ja resurssit 7 4.4 Osaaminen 8 5. TOIMENPIDESUOSITUKSET 2005-2006 8 5.1 Esimiestyö 8 5.2 Vuorovaikutus ja yhteistyö työyksikössä/työyhteisössä 9 5.3 Työolosuhteet ja resurssit 10 5.4 Osaaminen 11 6. TYÖHYVINVOINTIOHJELMAN SEURANTA JA ARVIOINTI 13 7. OHJE TYÖYKSIKÖILLE: KOLME ASKELTA ETEENPÄIN 14 2
1. Työhyvinvointiohjelman tausta ja tarkoitus Työhyvinvointiohjelman laadinnalle antoi alkusysäyksen Forssan kaupungin henkilöstöstrategia 2010. Henkilöstöstrategiassa todettiin tarve erillisen työhyvinvointiohjelman laatimiselle. Laatiminen aikataulutettiin henkilöstöstrategian toimintaohjelmaan vuosille 2004-2005. Toimintaohjelmassa hanke nimettiin TYHYhankkeeksi. TYHY-hanke nähtiin tarkoituksenmukaiseksi sisällyttää osaksi laajempaa Forssan kaupungin Tasapainoinen kehitysohjelma -hanketta, johon haettiin ja saatiin työsuojelurahaston hanketukea 50 % haetuista kustannuksista. TYHY-hankkeelle nimettiin yhteisesti sovittu työryhmä, joka on vienyt hanketta suunnitellusti eteenpäin (liite 1). Työhyvinvointiohjelman tarkoituksena on työhyvinvoinnin ylläpitäminen ja parantaminen Forssan kaupunkiorganisaatiossa. Työelämän laadun kehittäminen ja tuloksellisuus kulkevat käsi kädessä. Työhyvinvointiohjelma on työkalu, jonka avulla Forssan kaupungin luottamushenkilöt, johto, esimiehet ja henkilöstö pyrkivät luomaan työyksiköihin työhyvinvoinnin lisäämiseen kannustavan, kehitysmyönteisen ilmapiirin. Työhyvinvointiohjelmassa määritellään ne painopistealueet ja toimenpiteet, joihin tulisi ensisijaisesti kiinnittää huomiota pyrittäessä edelleen parantamaan Forssan kaupungin henkilöstön työhyvinvointia. Työhyvinvointiohjelman toteutuksessa noudatetaan vallitsevaa lainsäädäntöä ja kunta-alan sopimuksia. Työhyvinvointiohjelmassa työhyvinvointia tarkastellaan kokonaisuutena ns. työkykytalon 1 muodossa. Talon kaikkia kerroksia tulee kehittää jatkuvasti ihmisen työelämän kuluessa tavoitteena niiden yhteensopivuuden turvaaminen ihmisen ja työn muuttuessa. Yksilö on luonnollisesti päävastuussa omista voimavaroistaan; työnantaja ja esimiehet ovat puolestaan päävastuussa talon neljännestä kerroksesta. Työhyvinvointia lisäävässä toiminnassa kuitenkin eri osapuolten ja tukiorganisaatioiden yhteistyö kaikissa kerroksissa tuottaa parhaimman tuloksen. 1 Työkyvyn talomallin on kehittänyt professori Juhani Ilmarinen. Se perustuu viime vuosien tutkimuksiin, joissa on selvitetty työkykyyn vaikuttavia tekijöitä. 3
2. Työhyvinvoinnin nykytila Työhyvinvoinnin nykytilaa tarkasteltaessa on hyödynnetty soveltuvin osin useita eri tiedonlähteitä. Keskeisiä tällaisia lähteitä ovat olleet henkilöstökertomus 2003, itsearviointikysely 2003, syksyn 2004 esimies- ja työyhteisökysely sekä lisäksi työterveyshuollon toimittamat tiedot henkilöstön työhyvinvoinnista ja sairastavuudesta. Henkilöstökertomuksen 2003 mukaan sairaspoissaolojen määrä on lisääntynyt kolmen vuoden aikana noin 3 pvä/hlö. Poissaolopäiviä oli vuonna 2003 keskimäärin 17,1 pvä/hlö. Lisääntyminen on kohdistunut eniten keskipitkiin ja pitkiin poissaoloihin. Ammattiryhmittäin eniten sairauspoissaolopäivä oli kotihoito-, vanhainkoti-, siivous- ja kehitysvammahuoltohenkilöstöllä. Työssä ja työmatkalla sattuneiden työtapaturmien määrä (35) on pysynyt lähes edellisvuoden tasolla. Vakinaisen henkilöstön määrä on lisääntynyt viidessä vuodessa noin 10 henkilöllä. Sijaisten määrä on lisääntynyt 5 vuoden aikana noin 80:stä noin 100:aan. Muiden määräaikaisten määrä on lisääntynyt noin 130:sta noin 160:een. Sijaiset sijoittuvat lähinnä kotihoidon ja vanhainkodin palvelukseen. Muut määräaikaiset jotka eivät ole vakinaisen henkilöstön sijaisia, palvelevat lähinnä sivistystoimen puolella peruskouluissa, aikuisopistossa ja musiikkiopistossa. Vakinaisen henkilöstön keski-ikä on lähes sama kuin kunta-alalla keskimäärin eli 46,5 vuotta. Vanhuuseläkkeelle jää noin 30 % vakinaisesta henkilöstöstä seuraavien kymmenen vuoden aikana eli noin 210 henkilöä. Vuonna 2003 eläkepoistuma ja muu vaihtuvuus oli yhteensä 35 henkilöä. Vaihtuvuus lisääntyy vuosittain kahdella henkilöllä ja on vuonna 2006 noin 40 ja 2009 noin 45 ja 2012 noin 55 henkilöä vuodessa. Henkilöstön itsearviointikyselyn (2003) mukaan omat työt ja työtehtävät koettiin kiinnostaviksi, lähiyhteistyö ja työilmapiiri hyväksi sekä oma asema turvatuksi ja mahdollisuudet hyödyntää omia vahvuuksia hyväksi. Parannettavaa löytyi täydennyskoulutuksen, tiedottamisen, kannustamisen ja palautteen annon osalta sekä mukaan ottamisessa suunnitteluun ja työyhteisön ristiriitojen ratkaisutaidoissa ja työtiloissa. Syyskuussa 2004 toteutettiin Forssan kaupungin tasapainoiseen kehitysohjelmaan liittyen henkilöstökysely, jossa kartoitettiin jälleen kerran esimiesten ja työntekijöiden tuntemuksia omaa työtään ja työyhteisöään kohtaan. Kyselyyn vastasi 64 esimiestä ja 518 työntekijää. Vastausprosentti kohosi noin 60 prosenttiin. Forssan kaupungissa koettiin usean asian olevan tyydyttävällä tai hyvällä tasolla. Seuraavassa on kuitenkin joitakin tuloksia, joiden perusteella voidaan myös asettaa tavoitteita työhyvinvoinnin laaja-alaiselle parantamiselle. Vastaajista yli 20 prosenttia tunsi hämmennystä tai voimattomuutta omaa työtään kohtaan. Vastaajat kokivat, että resurssit työn tekoa varten ovat pienet suhteessa työtehtävien laajuuteen tai että aika ei tahdo riittää työn huolelliseen tekemiseen. Ihmiset kokivat riittämättömyyttä, jopa väsymystä. Työyksikkötason ongelmaksi nousi työntekijöiden irrallisuus toisistaan tai vähäinen yhteistyö eri henkilöiden kesken. Vastaajista 30 prosenttia koki kiireen vaikeuttavan 4
ihmisten välisen vuorovaikutuksen toimivuutta. Kun tehdään töitä kovalla kiireellä ja itsenäisesti, niin samaa suuntaa ja tavoitetta on vaikea löytää kaikille. Kysyttäessä oman esimiehen sitoutuneisuutta työn kehittämiseen lähes 50 prosenttia vastaajista koki, että esimies ei välttämättä tiedä paljonkaan työntekijöiden työtehtävistä ja työn sisällöistä tai hänen ei koeta olevan kiinnostunut työntekijöiden työn kehittämisestä. Syynä tähän voi olla esimiehen kiire tai se, että asiat kulkevat monen eri tahon kautta, jolloin työntekijöiden käsitys johtamiseen liittyvistä vastuista hämärtyy. Voi myös olla niin, että esimiehen ja työyksikön välinen yhteistyösuhde on vasta alullaan. Esimiesten ja työntekijöiden näkemys työn kehittämisen painopisteistä oli pääosin yhteneväinen. Molemmat toimijat katsovat, että Forssan kaupungin työyhteisöissä on mahdollista päästä nykyistä parempiin tuloksiin, jos kaupungin kehittämispanostusta kohdennetaan: - uusien toimintatapojen, mallien ja muotojen kehittämiseen - omaa työtä koskevaan, osallistavaan suunnitteluun ja päätöksentekoon - osaamisen siirtoon ja jakamiseen sekä - keskinäisen luottamuksen vahvistamiseen. Esimiestyön kehittämisessä korostuivat muun muassa koko kaupungin, toimialan ja oman työyksikön tavoitteiden avaaminen ja vastuuttaminen työntekijöille esimerkiksi kehityskeskustelujen ja toimivan työyksikön yhteistoiminnan sekä kehittämistyön avulla. Kehittämisen kohteeksi nousivat niin ikään työntekijöiden henkilökohtaisen osaamisen ja kehittymisen jatkuva tukeminen sekä kehityskeskustelujen että päivittäisen johtamistyön muodossa. Suurin osa vastaajista antoi henkilöstöasioiden hoidolle kouluarvosanan tyydyttävä (45 %) tai hyvä (44 %). Erinomaista se oli 2 prosentin mielestä. Heikoksi henkilöstöasioiden hoidon arvioi 9 prosenttia vastaajista. Työympäristön turvallisuus arvioitiin keskimäärin melko hyväksi. Tarkemassa tarkastelussa 27 prosenttia vastaajista piti työympäristönsä turvallisuutta hyvänä ja 55 prosenttia melko hyvänä. Vastaajista 16 prosenttia arvioi työympäristön turvallisuuden tyydyttäväksi ja 2 prosenttia heikoksi. Yhtenä työyhteisön suurimmista riskeistä mainittiin työssä jaksaminen. Monet vastaajat pitivät suurimpina riskeinä myös muun muassa henkilöstöresurssien puutteita, vaativia asiakastilanteita, työympäristön ja työvälineiden puutteita sekä esimiestyöhön, johtamiseen ja työyhteisön henkilösuhteisiin liittyviä asioita. 5
3. Tavoitteet työhyvinvoinnille Tavoitteet Forssan kaupungin henkilöstön työhyvinvoinnille asettaa kaupungin johtoryhmä. Seuraavassa taulukossa on ehdotus mittareiksi, joille voi asettaa tavoitearvoja ja joiden avulla voi tavoitteiden saavuttamista seurata ja arvioida. Kunkin mittarin kohdalla on myös mainittu vuoden 2004 lähtötaso, jos tieto on saatavissa, ja tavoitetaso vuosille 2005-2006. Tunnusluku 1. Sairauspoissaolojen osuus säännöllisestä työajasta (työpäivää/ henkilötyövuosi) 2. Työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyneiden lukumäärän osuus henkilöstöstä 3. Työkyvyttömyyseläkkeiden saajien keskimääräinen ikä eläkkeen alkaessa 4. Työtapaturmien lukumäärä / vuosi 5. Koulutuksen pituus, työpäivää/henkilötyövuosi 6. Tyytyväisyys työn sisältöön 7. Tyytyväisyys johtamiseen ja esimiestyöhön 8. Tyytyväisyys työyhteisön toimivuuteen ja kehittymisen tukeen 9. Tyytyväisyys henkilöstöasioiden hoitoon 10. Tyytyväisyys työympäristön turvallisuuteen 11. Työtyytyväisyysindeksi yhteensä Lähtötilanne 2004 Tavoite 2005 Tavoite 2006 Tavoite 2007 6
4. Työhyvinvoinnin kehittämisen painopisteet 2005-2010 Forssan kaupungin henkilöstön työhyvinvoinnin kannalta on tärkeää, että seuraavat asiat ovat työyksiköissä ja työyhteisöissä kunnossa. Työryhmä on valinnut kehittämisen painopistealueiksi seuraavat neljä asiakokonaisuutta tiedostaen sen, että työhyvinvointiin vaikuttavat monet muutkin asiat. 4.1 Esimiestyö Työhyvinvointia tukeva esimiestyö tarkoittaa meillä sitä, että esimiestyötä kehitetään jatkuvasti. Se on esimiesten oikeus ja velvollisuus, ja kaupunki tarjoaa siihen työnantajana mahdollisuuden. Esimiestyön kehittämisessä kiinnitetään huomiota työhyvinvoinnin näkökulmasta erityisesti kehittäjän ja valmentajan roolin vahvistamiseen ja turvallisuusjohtamiseen. yksikön ja yksilön perustehtävät ja vastuualueet ovat selkeitä ja kaikkien tiedossa. Yksiköissä tiedostetaan, miten se tuottaa palvelunsa ja mikä on kunkin yksilön työn merkitys niiden tuottamisessa. yksikön palvelutavoitteet ja yksilön työn tavoitteet määritellään ja niiden toteutumista suunnitellaan ja seurataan yhdessä säännöllisesti. esimies ja työntekijä käyvät vähintään kerran vuodessa kehityskeskustelun, jossa keskustellaan mm. menneen kauden tuloksista, seuraavan kauden tavoitteista, ammatillisista kehittymistarpeista ja yksilöllisestä työhyvinvoinnista. 4.2 Vuorovaikutus ja yhteistyö työyksikössä/työyhteisössä Työhyvinvointia tukeva vuorovaikutus ja yhteistyö tarkoittavat meillä sitä, että jokaisella on oikeus ja mahdollisuus osallistua omaa työtään ja työyhteisöään koskevaan suunnitteluun. yhteistyö toimii hyvin esimiehen ja työntekijöiden välillä ja samassa työyhteisössä toimivien yksiköiden kesken. Yhteistyö on rakentavaa työntekijöiden kesken kuten myös eri yksiköiden esimiesten välillä. Teemme yhdessä paitsi tuloksellista työtä, myös virkistävää toimintaa ja hyvää ilmapiiriä. pidämme säännöllisesti työpaikkakokouksia, joiden keskeiset asiat kirjaamme muistioon ja henkilöstön saataville. Tietyt perusasiat käsitellään työpaikkakokouksissa. Tämä on yksi keskeinen tapa vahvistaa yhteistoimintaa sekä varmistaa tiedonkulkua ja viestintää. keskustelemme työyksikössämme/työyhteisössämme työmme tuloksista ja asiakaspalautteesta sekä seuraamme ja arvioimme niitä. Annamme palautetta toisillemme harkiten ja toiminnan parantamismielessä. meillä on toimivia malleja työyhteisöongelmien ratkaisemiseksi. työhyvinvointia koskevissa asioissa toimimme yhteistyössä myös muiden asiantuntijoiden kuten työterveyshuollon kanssa. 4.3 Työolosuhteet ja resurssit Työhyvinvointia tukevat työolosuhteet ja resurssit tarkoittavat meillä sitä, että henkilöstösuunnittelu toimii toimialoillamme. Henkilöstöresurssit ovat oikeassa suhteessa työn tavoitteisiin ja työmäärään, ja koulutustarpeet on huomioitu henkilöstösuunnittelussa. työstä, työtilasta, muusta työympäristöstä ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät on selvitetty ja tunnistettu ja niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle on arvioitu. 7
meillä on pelisäännöt yksilöllisyyden ja oikeudenmukaisuuden huomioonottamiselle mm. työtehtävien jaossa, työajoissa ja muissa työjärjestelyissä. Koko kaupungin yhteisiä pelisääntöjä sovelletaan toimialoilla, palvelualueilla ja työyksiköissä. 4.4 Osaaminen Työhyvinvointia tukeva osaaminen tarkoittaa meillä sitä, että työntekijä perehdytetään työhönsä ja työyksikköönsä suunnitelmallisesti. täydennys-, uudelleen- ja jatkokoulutus on suunnitelmallista, yksiköiden tarpeista lähtevää toimintaa. työntekijöiden ammatillisen kehittymisen tarpeet kartoitetaan, esimies ja työntekijä sopivat toimenpiteistä ja seuraavat niiden toteutumista säännöllisesti. osaamisen ja ammattitaidon kehittämiseen tarjotaan mahdollisuuksien mukaan paitsi koulutusta, myös työssä oppimisen keinoja (esim. työnohjaus, seniori-juniori-työparit, kehittämishankkeet). Työssä oppimisen käytännön järjestelyistä sovitaan työyksikössä. 5. Toimenpidesuositukset 2005-2006 Mahdollisuudet henkilöstön työhyvinvoinnin myönteiseen kehittymiseen kasvavat, kun työhyvinvointitoiminta lähtee työyksiköiden tarpeista käsin ja henkilöstö osallistuu itse toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen. Työhyvinvointiohjelman laatinut työryhmä esittää, että työyksiköt kiinnittävät huomiota tässä luvussa suositeltuihin toimenpiteisiin vuosille 2005-2006 valiten niistä kehittämisen kohteeksi sen toimenpiteen, joka tukee eniten työhyvinvointia omassa yksikössä. Lisäksi työryhmä kannustaa työyksiköitä jatkamaan ja vahvistamaan sellaista työhyvinvointia tukevaa toimintaa, joka on tähänkin saakka koettu hyödylliseksi. Toimenpidesuositukset vuosille 2005-2006 on ryhmitelty valittujen työhyvinvoinnin painopisteiden mukaisesti. Työryhmä katsoo erityisesti näiden toimenpiteiden tuottavan parannusta kyseisessä työhyvinvoinnin painopisteessä. Varsinaisen toimenpidesuosituksen jälkeen mainitaan kyseisen toimenpiteen käynnistämistä auttavat välineet sekä sen henkilön nimi, jonka puoleen voi kääntyä tukea ja lisätietoa haluttaessa. Sen jälkeen mainitaan vielä, kuka vastaa kyseisen toiminnan viemisestä eteenpäin, kenelle siitä raportoidaan sekä miten voidaan arvioida toimenpiteen onnistumista. 5.1 Esimiestyö Toimenpidesuositus: Kehityskeskustelut säännöllisiksi - Kehityskeskustelulomake ja ohjeet - Video kehityskeskusteluista - Toimialan sisäinen koulutus o Yhteyshenkilö: Esa Sinisalo, henkilöstöpäällikkö, puh. 4141 280, sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi o Vastuu: Esimies vastaa kehityskeskusteluiden käymisestä ja raportoi niistä toimialajohdolle o Raportointi ja arviointi: Toteutuvatko kehityskeskustelut säännöllisesti: kyllä/ei; henkilöstön itsearviointi ja esimiesten raportointi toimialajohdolle, joka arvioi toimintaa 8
Toimenpidesuositus: Esimiestyön kehittäminen - Johtamisen erikoisammattitutkintoon (JET) valmentava koulutus - Räätälöidyt esimieskoulutukset - Turvallisuusjohtaminen o Yhteyshenkilöt: Esa Sinisalo, henkilöstöpäällikkö, puh. 4141 280, sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi (JET-koulutus, räätälöidyt koulutukset); Keijo Tölski, työsuojelupäällikkö puh. 4141 299, sähköposti keijo.tolski@forssa.fi (turvallisuusjohtaminen) o Vastuu: Toimialajohto vastaa yhdessä esimiesten kanssa esimiesten koulutustarpeen selvittämisestä, JET-koulutukseen osallistumisesta ja räätälöityjen valmennusten käynnistämisestä. Henkilöstöhallinto vastaa tarpeen mukaan turvallisuusjohtamisen koulutuksesta ja muusta koko Forssan kaupungissa hyödylliseksi todetusta esimiesvalmennuksesta eri toimialoilta tuleville esimiehille. o Raportointi ja arviointi: Raportointi henkilöstöhallintoon esimiesvalmennuksen tarpeesta sekä koulutuksiin osallistuvien määristä ja suoritetuista tutkinnoista; Koulutuksiin ja valmennuksiin osallistuvien henkilöiden määrä, suoritetut tutkinnot, henkilöstön itsearviointikysely (esimiestyötä koskevat vastaukset) Toimenpidesuositus: Tyhy-ryhmän perustaminen työyksikköön tai palvelualueelle o Yhteyshenkilöt: Esa Sinisalo, henkilöstöpäällikkö, puh. 4141 280, sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi; Kaija-Leena Niemi, työsuojeluvaltuutettu, puh. 4141 288, kaija-leena.niemi@forssa.fi; Keijo Tölski, työsuojelupäällikkö puh. 4141 299, sähköposti keijo.tolski@forssa.fi o Vastuu: Toimialajohto ja toimialan johtoryhmä vastaavat siitä, että tyhyryhmä perustetaan sellaiseen työyksikköön tai palvelualueelle, jolla se on tarpeen o Raportointi ja arviointi: Raportointi tyhy-ryhmien toiminnasta yhteistoimintaryhmään ja henkilöstöhallintoon; Tyhy-ryhmien toimesta toteutetut toimenpiteet 5.2 Vuorovaikutus ja yhteistyö työyksikössä/työyhteisössä Toimenpidesuositus: Työpaikkakokoukset säännöllisiksi sisältäen tiedottamisen ja tiedonkulun työyksiköissä mm. talousarviosta, investoinneista, muutoksista ja työyksikön tarpeista - Asialistarunko, malli - Kirja Yhteistoiminta ja työelämän kehittäminen kunta-alalla o Yhteyshenkilöt: Esa Sinisalo, henkilöstöpäällikkö, puh. 4141 280, sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi; Hannu Parantainen, luottamusmies, KTV-73, puh. 4141 xxx, sähköposti hannu.parantainen@forssa.fi o Vastuu: Työyksikön esimies vastaa työpaikkakokousten koollekutsumisesta ja läpiviemisestä o Raportointi ja arviointi: Raportointi toimialajohdolle, kokousmuistiot yhteistoimintaryhmälle; Käydyt kokoukset, vähintään kolme per vuosi; 9
esitetyt toimenpiteet; henkilöstön itsearviointikysely (tiedottamista, tiedonkulkua ja kokouksia koskevat vastaukset) Toimenpidesuositus: Työsuojelutoimintasuunnitelman laatiminen työyksiköissä o Apuväline: Kaupungin työsuojelutoimintaohjelma o Yhteyshenkilöt: Keijo Tölski, työsuojelupäällikkö puh. 4141 299, sähköposti keijo.tolski@forssa.fi; Kaija-Leena Niemi, työsuojeluvaltuutettu, puh. 4141 288, kaija-leena.niemi@forssa.fi o Vastuu: Työyksikön esimies vastaa yhdessä yksikkönsä tai palvelualueensa tyhy-ryhmän kanssa siitä, että työsuojelutoimintasuunnitelman laatiminen käynnistyy o Raportointi ja arviointi: Raportointi toimialajohdolle ja yhteistoimintaryhmälle; Suunnitelmien määrä, laatimisen vaihe, työsuojelutoiminnan tulokset Toimenpidesuositus: Vuorovaikutustaitojen kehittäminen - Videot Luova palaute ja Työtovereiden kesken - Räätälöity työyhteisövalmennus o Yhteyshenkilöt: Esa Sinisalo, henkilöstöpäällikkö, puh. 4141 280, sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi sekä toimialajohtajat: Pentti Eskola, tekninen johtaja, puh. 4141 340, sähköposti pentti.eskola@forssa.fi Anita Joenpalo, kansliapäällikkö, puh. 4141 283, sähköposti anita.joenpalo@forssa.fi Leena Järvenpää, talousjohtaja, puh. 4141 210, sähköposti leena.jarvenpaa@forssa.fi Eija Leppänen, perusturvajohtaja, puh. 4141 230, sähköposti eija.leppanen@forssa.fi Jarmo Pynnönen, sivistystoimenjohtaja, puh. 4141 290, sähköposti jarmo.pynnonen@forssa.fi o Vastuu: Työyksikön esimies, tarvittaessa toimialajohtaja, vastaa vuorovaikutustaitojen kehittämisestä työyksikössä; osallistumisvastuu on jokaisella työntekijällä o Raportointi ja arviointi: Henkilöstön itsearviointikysely (vuorovaikutusta koskevat vastaukset) 5.3 Työolosuhteet ja resurssit Toimenpidesuositus: Henkilöstövoimavarojen suunnittelu ja kehittäminen - Forssan kaupungin käyttöön suunniteltu henkilöstösuunnitteluohjeisto - Kaupungin vuotuisen talousarvion laadintaohje o Yhteyshenkilö: Esa Sinisalo, henkilöstöpäällikkö, puh. 4141 280 sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi o Vastuu: Toimialajohto yhdessä palvelualueiden johtajien ja henkilöstöhallinnon kanssa o Raportointi ja arviointi: Raportointi henkilöstöhallintoon (henkilöstökertomus) ja johtoryhmään; Toimialoilla käytössä/ei käytössä henkilöstösuunnittelun lomakkeisto, henkilöstöhallinnolla käytössä henkilöstösuunnittelun yhteenvetoraportti 10
Toimenpidesuositus: Työolosuhteiden kartoitus sekä haitta- ja vaaratekijöiden arviointi - Riskien kartoitus-arviointilomakkeet - Työolosuhteiden kokonaisarviointi (työpaikkakäynnit) o Yhteyshenkilöt: Keijo Tölski, työsuojelupäällikkö puh. 4141 299, sähköposti keijo.tolski@forssa.fi; Kaija-Leena Niemi, työsuojeluvaltuutettu, puh. 4141 288, kaija-leena.niemi@forssa.fi o Vastuu: Toimialajohtajat ja palvelualueiden johtajat yhdessä yksiköiden esimiesten ja henkilöstön kanssa (yksikkötasoinen tyhy-ryhmä), työsuojelupäällikkö ja -valtuutetut yhdessä työterveyshuollon edustajien kanssa o Raportointi ja arviointi: Raportointi henkilöstöhallintoon (henkilöstökertomus); Toimialojen johtoryhmät ja yhteistoimintaryhmä vuosittain Toimenpidesuositus: Yksilöllisyyden ja oikeudenmukaisuuden huomioiminen o Apuväline: - Forssan kaupungin käyttöön suunniteltu ohjeistus ja suositus yksilöllisyyden ja oikeudenmukaisuuden huomioimiselle työyhteisöissä ja työkäytännöissä (mm. työjärjestelyt, tehtävänjako, työajankäyttö, palkitseminen jne.) o Yhteyshenkilöt: Esa Sinisalo, henkilöstöpäällikkö, puh. 4141 280 sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi o Vastuu: Toimialajohto yhdessä palvelualueiden johtajien ja yksiköiden esimiesten kanssa, henkilöstöhallinto ja yhteistoimintaryhmä. o Raportointi ja arviointi: Raportointi henkilöstöhallintoon (henkilöstökertomus), yhteistoimintaryhmään ja johtoryhmään; Toimialoilla sovelletaan/ei sovelleta ohjeistusta ja suositusta 5.4 Osaaminen Toimenpidesuositus: Pelisääntöjen luominen kouluttautumiseen - Kunnallista henkilöstökoulutusta koskeva suositussopimus sekä virka- ja työehtosopimus ammattiyhdistyskoulutuksesta (koulutussopimus) - Yleissopimus yhteistoimintamenettelystä soveltamisohjeineen o Yhteyshenkilöt: Toimialajohtajat Pentti Eskola, tekninen johtaja, puh. 4141 340, sähköposti pentti.eskola@forssa.fi Anita Joenpalo, kansliapäällikkö, puh. 4141 283, sähköposti anita.joenpalo@forssa.fi Leena Järvenpää, talousjohtaja, puh. 4141 210, sähköposti leena.jarvenpaa@forssa.fi Eija Leppänen, perusturvajohtaja, puh. 4141 230, sähköposti eija.leppanen@forssa.fi Jarmo Pynnönen, sivistystoimenjohtaja, puh. 4141 290, sähköposti jarmo.pynnonen@forssa.fi o Vastuu: Toimialajohto yhdessä palvelualueiden johtajien kanssa o Raportointi ja arviointi: Raportointi henkilöstöhallintoon; Pelisäännöt luotu / ei luotu, pelisääntöjen toimivuuden arviointi kehityskeskusteluissa ja toimialan johtoryhmässä 11
Toimenpidesuositus: Täydennyskoulutussuunnitelma, -ohjelmat - Kehityskeskustelulomake ja ohje soveltuvin osin - Yhteenvedon tekeminen koulutustarpeista yksikkötasolla - Yhteistyö koulutustarjonnan tarpeiden kartoittamisessa koulutusta tarjoavien yhteisöjen kanssa o Yhteyshenkilöt: Esa Sinisalo, II kaupunginsihteeri, puh. 4141 280, sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi; toimialajohtajat: Pentti Eskola, tekninen johtaja, puh. 4141 340, sähköposti pentti.eskola@forssa.fi Anita Joenpalo, kansliapäällikkö, puh. 4141 283, sähköposti anita.joenpalo@forssa.fi Leena Järvenpää, talousjohtaja, puh. 4141 210, sähköposti leena.jarvenpaa@forssa.fi Eija Leppänen, perusturvajohtaja, puh. 4141 230, sähköposti eija.leppanen@forssa.fi Jarmo Pynnönen, sivistystoimenjohtaja, puh. 4141 290, sähköposti jarmo.pynnonen@forssa.fi o Vastuu: Esimiehet vastaavat koulutustarpeen selvittämisestä. Toimialajohto vastaa yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa siitä, että koulutustarjonta kartoitetaan tarpeiden pohjalta ja tieto tuotetaan esimiehille ja henkilöstölle. Toimialajohdon vastuulla on yhdessä esimiesten kanssa laatia täydennyskoulutussuunnitelmat ja tarvittaessa täydennyskoulutusohjelmat sen pohjalta, mitä kehityskeskusteluissa on ilmennyt ja mihin laki velvoittaa. Tarjottuun täydennyskoulutukseen osallistuminen ja henkilökohtainen oppiminen on jokaisen työntekijän vastuulla. o Raportointi ja arviointi: Täydennyskoulutussuunnitelmien toteutumisen seuranta ja oppimistulosten arviointi kehityskeskusteluissa; yksikkötason tulosten raportointi ja arviointi toimialan johtoryhmässä; osallistujamäärät toimialoittain ja/tai ohjelmittain henkilöstökertomuksessa Toimenpidesuositus: Kaupungin omat koulutukset o Apuväline: Koulutuskalenteri o Yhteyshenkilö: Esa Sinisalo, II kaupunginsihteeri, puh. 4141 280, sähköposti esa.sinisalo@forssa.fi o Vastuu: Vastuu kaupungin oman koulutuksen sisältöideoiden ja tarpeiden tuottamisesta on työyksiköiden esimiehillä, toimialajohdolla ja yhteistoimintaryhmällä. Henkilöstöhallinto vastaa koulutuksen toteuttamisesta ja siitä tiedottamisesta. o Raportointi ja arviointi: Raportointi henkilöstökertomuksessa; Palaute koulutuksista; osallistujamäärät 12
6. Työhyvinvointiohjelman seuranta ja arviointi Työhyvinvointiohjelman seurannalla varmistetaan osaltaan sitä, että ohjelma muuttuu käytännön toiminnaksi ja toiminta on tavoitteiden suuntaista. Seurannan ja arvioinnin avulla voidaan korjata ohjelmaa entistä toimivammaksi. Tavoitteiden ja mittareiden avulla arvioidaan muun muassa - missä toiminnassa on onnistuttu ja tavoitteet saavutettu - missä määrin on onnistuttu (mittarit) - mitkä tekijät ovat myötävaikuttaneet onnistumiseen - mitkä ovat asioita, joissa ei ole edistytty - miksi näin on käynyt - mitkä ovat johtopäätökset - miten ohjelmaa pitää parantaa - jne. Forssan kaupungin työhyvinvointiohjelman toteutumista seuraavat ja arvioivat kaupungin johtoryhmä ja yhteistoimintaryhmä. Kaupungin johtoryhmä seuraa ja arvioi luvussa 3 asetettujen tavoitteiden toteutumista käyttäen apuna luvuissa 2 ja 3 ehdotettuja mittareita. Yhteistoimintaryhmä seuraa ja arvioi toimenpidesuositusten toteutumista. Sillä on myös vastuu koota työhyvinvointia koskevat seurantatiedot omaan ja johtoryhmän käsittelyyn. Seuraavassa kuviossa on esitetty aikajanalla vuosien 2005-2006 seuranta ja arviointi. Henkilöstökertomus 2004 Henkilöstön itsearvioinnin tulokset 2005 Henkilöstökertomus 2005 Henkilöstön itsearvioinnin tulokset 2006 3/05 5/05 9/05 11/05 1/06 3/06 5/06 9/06 11/06 1/07 3/06 Henkilöstökertomus 2006 Johtoryhmä arvioi työhyvinvoinnin kehittymisen vuonna 2004 Yhteistoimintaryhmä arvioi työhyvinvointitoiminnan 2005 ja tekee muutosehdotukset ohjelmaan Johtoryhmä arvioi työhyvinvoinnin kehittymisen vuonna 2005 ja tekee muutosehdotukset ohjelmaan Yhteistoimintaryhmä arvioi työhyvinvointitoiminnan 2005 ja tekee muutosehdotukset ohjelmaan Johtoryhmä arvioi työhyvinvoinnin kehittymisen vuonna 2006, asettaa tavoitteet 2007-2008 ja tekee muutosehdotukset ohjelmaan 13
7. Ohje työyksiköille: kolme askelta eteenpäin 1. JÄRJESTÄKÄÄ TYÖPAIKKAKOKOUS, JOHON KUTSUTTE ALUSTAJAT Sopikaa aika, esimerkiksi 2 tuntia, ja paikka työhyvinvointiohjelman käsittelyä varten. Varatkaa tarpeen mukaan aika ja paikka useammalle kuin yhdelle kokoukselle, mikäli kaikki eivät pääse paikalle. Pyytäkää ohjelman valmistelussa mukana olleita henkilöitä (Sinisalo, Tölski, Niemi, toimialajohto) tulemaan työpaikkakokoukseen kertomaan ohjelmasta ja sen käyttöönottamisesta. 2. TOTEUTTAKAA TYÖPAIKKAKOKOUS Työpaikkakokouksen ohjelma voi olla esimerkiksi seuraava: - Työhyvinvointiohjelma 2005-2010 (alustajat) - Mitä olemme tehneet tai teemme parhaillaan työhyvinvoinnin parantamiseksi (toimialajohto, palvelualueen johto, esimies) - Mitkä painopisteet ja toimenpidesuositukset ovat meille tärkeitä ja tarpeen (esimies ja henkilöstö) - Miten tästä eteenpäin (toiminnan tehostaminen, yksikön tyhy-ryhmän asettaminen, tehtävän ja aikataulun määrittäminen, tiedottaminen) - Palaute henkilöstöhallinnolle ja työsuojeluaktiiveille (henkilöstö - alustajat) 3. KÄYNNISTÄKÄÄ TOIMINTA Huolehtikaa siitä, että ainakin työhyvinvointiohjelmassa esitetyistä toimenpidesuosituksista ainakin yhtä ryhdytään toteuttamaan yksikössänne. Sopikaa tehtävänjaosta, vastuista ja aikatauluista, jotta toiminta aktivoituu. Hyvä tapa varmistaa toiminnan käynnistyminen ja toimenpiteiden toteutuminen on asettaa palveluyksikköön tyhy-ryhmä (esimerkiksi esimies ja 2-3 työntekijää). Tyhy-ryhmä voi tehdä yksikön muun henkilöstön kanssa tyhy-toiminnan suunnitelman. Sopikaa myös ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttämisestä (työsuojelu, työterveyshuolto, henkilöstöhallinto jne.). Tyhy-toimintaa suunnitellessaan tyhy-ryhmä voi soveltaa esimerkiksi laatutyöstä tutun TUTKA-kehittämisen periaatteita: i. Mitkä ovat tulokset, joita halutaan saavuttaa palveluyksikön tyhy-asioissa (kts. painopisteet ja toimenpidesuositukset) ii. Mitkä ovat toimenpiteet, joilla palveluyksikkö saavuttaa halutut tulokset nyt ja lähitulevaisuudessa iii. Miten huolehdimme siitä, että tyhy-asioita parannetaan käytännössä ja järjestelmällisesti iv. Miten arvioimme tyhy-asioiden toteuttamista ja niissä saavutettuja tuloksia v. Miten parannamme tyhy-asioiden hoitoa palveluyksikössä kertyvän arviointitiedon perusteella 14
Liite 1: TYHY-hankkeen työryhmä Keijo Tölski, työsuojelupäällikkö Kaija-Leena Niemi, työsuojeluvaltuutettu (KTV 90) Hannu Parantainen, pääluottamusmies (KTV-73) Tarja Rajahalme-Tahvanainen, pääluottamusmies (TNJ eli Super ja Tehy) Eija Leppänen, perusturvajohtaja, tai hänen valtuuttamansa Jarmo Pynnönen, sivistystoimenjohtaja, tai hänen valtuuttamansa Pentti Eskola, tekninen johtaja, tai hänen valtuuttamansa Esa Sinisalo, henkilöstöpäällikkö Konsultit: Raija Syväniemi ja Jari Salomaa, HAUS kehittämiskeskus Oy 15