Tuija Nikkari Etelä-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus MAKSATUSPROSESSIKOULUTUS ESR-HANKETOIMIJOILLE Seinäjoki 24.5.2011
Rahoituspäätös ja projektisuunnitelma Rahoituspäätös sisältää päätösasiakirjan ja päätöksellä hyväksytyn projektisuunnitelman, joka on sama kuin rahoitushakemus. Sen jälkeen kun päätös on tehty Eura2007 -järjestelmässä, hakemuksen otsikko muuttuu projektisuunnitelmaksi. Päätös on kaikkia osapuolia sitova hallinnollinen asiakirja, joka sisältää keskeiset projektin toteuttamisen ehdot Päätöksen liitteenä olevaan hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan on kirjattu hyväksyttävät toimenpiteet ja niiden toteuttamiseen liittyvät kustannukset Projektin alkamis- ja päättymispäivä on päätöksessä, vain projektin keston aikana syntyneet kustannukset ovat tukikelpoisia.
Rahoituspäätös ja projektisuunnitelma ovat perusta tukikelpoisuusharkinnalle Rahoitus on myönnetty projektisuunnitelman mukaisiin toimenpiteisiin asetettujen kehittämistavoitteiden saavuttamiseksi Rahoituspäätöksessä ennakoidaan maksatusvaihe Projektin tavoitteet, tavoitteisiin pääsemiseksi tarvittavat toimenpiteet ja niistä syntyvät kustannukset kirjataan mahdollisimman yksiselitteisesti ja selkeästi Rahoituspäätös ja projektisuunnitelma määrittävät hankkeen hyväksyttävät toimenpiteet ja kustannukset, joiden perusteella maksatushakemuksen tukikelpoisuustarkastelu tehdään Maksatushakemuksen jäljet johtavat projektisuunnitelmaan Ytimekäs ja tiivis kuvaus kustannuksia synnyttäneestä toimenpiteestä ja sen liittymisestä projektisuunnitelman toteuttamiseen auttavat jäljittämistä sekä kustannuksen hyväksymistä
Yhteinen ymmärrys Rahoittaja Hanketoteuttaja - Maksatus Rahoituspäätöksen valmisteluvaiheessa rahoituspäätöksen valmistelija käy tuensaajan kanssa yksityiskohtaisesti läpi projektisuunnitelman tavoitteet, toimenpiteet, niistä syntyvät kustannukset ja tukikelpoisuuden. Rahoituksen osalta päivitetään hakemukseen oikeat rahoitussuhteet ja edellytetään rahoitussitoumukset ennen päätöksentekoa Aloituspalaverissa kerrataan rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman sisältö sekä rahoituksen ehdot, noudatettavat säädökset, tukikelpoisuus ja ohjeistus jne. Rahoittaja seuraa ja valvoo hankkeen toteuttamista koko hankkeen elinkaaren ajan mm. ohjausryhmissä, raporttien ja maksatushakemuksen toimenpiteiden tarkastuksen avulla Ohjaus- ja neuvonta toimii koko projektin keston ajan Hanketoteuttajan oma-aloitteinen yhteydenpito on velvollisuus kun projektissa tapahtuu muutoksia, mutta myös oikeus aina kun on hankkeeseen liittyviä kysymyksiä
Projektipäätöksen sisältö Ensimmäisessä rahoituspäätöksessä hyväksytään projektisuunnitelma kustannus- ja rahoitussuunnitelmineen koko projektin toteutusajalle, mutta rahoitus myönnetään yleensä korkeintaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Kolmas vuosi on varauksena. Rahoittaja saa rahoitusta (myöntövaltuutta) käyttöön kalenterivuodeksi kerrallaan. ESR hankkeelle tehdään jatkorahoituspäätös ilman eri hakemusta Jatkorahoituksen ehtona on, että projekti on edennyt suunnitelman mukaan ja rahoittajalla on käytössä riittävä myöntövaltuus. Rahoittajalle tulevat myöntövaltuudet on ennakoitu, eikä niihin tule suuria muutoksia kuin poikkeusolosuhteissa.
Muutokset projektisuunnitelmaan Päätöksestä voidaan poiketa vain uudella päätöksellä, muutospäätöksellä Silloin kun projektin toteuttaminen täsmälleen suunnitelman mukaan ei ole järkevää tai mahdollista Projektin toteuttajan on otettava yhteys projektin valvojaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa Muutoshakemus tehdään EURA2007 järjestelmän kautta Ohjausryhmä käsittelee muutosesityksen ja voi myös esittää muutosta projektisuunnitelmaan, varsinaisen päätöksen tekee rahoittaja
Muutokset projektisuunnitelmaan hyväksytään etukäteen ennen niiden toteutumista ja muutoshakemus tulee tehdä heti kun muutokset ovat tiedossa Yleisimpiä muutoksen kohteita ovat: toteutusaika kustannuslajien väliset muutokset rahoitussuunnitelman muutokset toimenpiteiden muutokset projektin sisällön muutokset
Suunnitelman muuttaminen on mahdollista: uusittu toiminta on tukikelpoista tavoitteet eivät muutu rahoitusrakenne säilyy ohjelman mukaisena kustannusarvio ei ole vielä toteutunut kustannusarvio ei kasva oleellisesti EU rahoitus ei kasva muutoksesta neuvotellaan valvojan kanssa ajoissa ja muut ehdot täyttyvät Jos määrällisistä tavoitteista jäädään huomattavasti, rahoittajalla on oikeus harkita rahoituksen leikkaamista, ellei riittäviä perusteluja esitetä tapahtuneelle
Osarahoitussuhteet ja erikseen raportoitavat kustannukset -TEM rahoituslaki (1652/2009) ja asetus (1695/2009) Ohjelmia toteutetaan kumppanuuden hengessä, joten pääsääntöisesti kaikkiin hankkeisiin edellytetään myös muuta kuin EU:n ja valtion rahoitusta. Tuki ei saa kattaa hankkeesta aiheutuvien kustannusten täyttä määrää ja tuen hakijan tulee itse osallistua hankkeesta aiheutuviin kustannuksiin, jollei siitä poikkeamiseen ole erityistä syytä (rahoituslaki 13 ) Päätöksessä vahvistetaan kustannusarvion rakenne ja rahoitussuunnitelma (EU/valtio, kunta, yksityinen, omarahoitusosuus, A- ja B-osat)
ESR ja valtion rahoitusosuus Prosenttipäätökset otettu käyttöön 1.1.2010 alkaneissa ESR hankkeissa, tuen enimmäismäärä on 85% kokonaiskustannuksista Edellyttää, että jokaisessa maksatushakemuksessa on projektisuunnitelman mukainen osuus muuta osarahoitusta (kunta, muuta julkinen, yksityinen) 31.12.2009 saakka päätökset tehtiin ns. korvattavien kustannusten mukaisina päätöksinä Edelleen käytössä hallinnon itse toteuttamissa ja TEM -rahoituslain ulkopuolelle jäävissä hankkeissa Muuta rahoitusta on kerrytettävä rahoituspäätöksen mukaisissa suhteissa eli prosenttiosuus on kuitenkin laskettava. Mikäli rahoituserien toteutuminen jää hankkeen loppuun, on riski etupainotteisesti maksetun ESR/valtion tuen takaisinperintään, mikäli muut rahoitukset jäävät toteutumatta suunnitelman mukaisesti.
Osarahoitussuhteet Kuntarahoitus on Manner-Suomen ESR ohjelman hankkeissa aina pakollista. Länsi-Suomen suuralueosion hankkeissa kuntarahoitusosuus määritellään maakunnan yhteistyöasiakirjassa. Valtakunnallisessa osiossa kuntarahoitus osuus on vähintään 15%. Yksityinen rahoitusosuus tarkistetaan hankekohtaisesti. Suositus on 7% kokonaiskustannuksista. Omarahoitusosuudella tarkoitetaan hankkeen kirjanpitoon tuensaajilta tulevia rahoituseriä eli se on tuensaajan/-saajien oma panostus hankkeeseen. Omarahoitusosuuden määrän ratkaisee rahoittaja sovellettavan tukijärjestelmän puitteissa.
Erikseen raportoitavat ESR -hankkeisiin voidaan hyväksyä ns. erikseen raportoitavia kustannuksia ja rahoitusta (kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman B-osa) Erikseen raportoitaviin kustannuksiin ei voi saada ESR osarahoitusta Ne muodostavat osan hankkeen kokonaiskustannuksista ja ovat osa hankkeen muuta rahoitusosuutta (kunta, muu julkinen ja yksityinen) Pidettävä kirjanpitoa hankekirjanpidossa ja niiden arvo on voitava riippumattomasti todentaa ja tarkastaa Raportoidaan maksatushakemuksessa, johon liitetään selvitys kustannusten kohdentumisesta hankkeelle.
Osarahoitussuhteiden toteutuminen Rahoittaja tarkistaa rahoitussuhteiden toteutuman maksatushakemuksen toimenpiteiden tarkastuksen yhteydessä, joka on osa projektin valvontaa ja toteutuman seurantaa Mikäli osuudet eivät toteudu projektisuunnitelman mukaisesti, on ryhdyttävä tarvittaviin toimenpiteisiin, laadittava jatkotoimenpidesuunnitelma ja tehtävä mahdolliset muutokset projektisuunnitelmaan ja päätökseen Mikäli erikseen raportoitavat erät eivät ole toteutuneet suunnitelman mukaan, tuen määrää vähennetään siten, että se on kumulatiivisesti korkeintaan hyväksytyn tukiprosentin suuruinen hankkeen kokonaiskustannuksista ja puuttuva osuus merkitään tuensaajan omarahoitusosuudeksi.
Toteutumatta jääneet erikseen raportoitavan rahoituksen vaikutus tuen määrään Yksinkertainen esimerkki Rahoitus EU/valtio 80 Kunta A 10 Kunta B 10 Yhteensä 100 Tuki on 80% kokonaiskustannuksista eli 80 Kustannusten toteutuma on 100, josta rahoituksessa toteutuu vain kunta A eli kirjanpitoon tullut rahoitus. Tällöin tukiosuus lasketaan 90 euron kustannusten mukaan eli se on 72. Toteutumatta jäänyt B osuus merkitään toteuttajan omarahoitusosuudeksi eli tuensaajan omaan piikkiin.