1(6) OPETUS- JA TUTKIMUSHENKILÖSTÖN KOKONAISTYÖAJAN TOTEUTTAMISTA KOSKEVA OHJE Yliopistojen uuteen työehtosopimukseen 1 sisältyvät määräykset opetus- ja tutkimushenkilöstön kokonaistyöajasta. Tämä ohje sisältää tietoja näiden määräysten käytännön toteuttamisesta Helsingin yliopistossa. Kokonaistyöajan piiriin kuuluvat Kokonaistyöajan piiriin kuuluu 1.8.2010 lukien koko opetus- ja tutkimushenkilöstö, lukuun ottamatta tutkimusavustajina tai opetusavustajina toimivia perustutkintoa suorittavia opiskelijoita. Perinteisesti kokonaistyöaika on koskenut professoreita, yliopistonlehtoreita, lehtoreita ja kliinisiä opettajia. Järjestelmä laajenee nyt siis koskemaan myös tohtorikoulutettavia, tutkijatohtoreita, yliopistotutkijoita, vanhempia tutkijoita, tutkimuskoordinaattoreita ja tutkimusjohtajia, jotka eivät aikaisemmin ole kuuluneet kokonaistyöajan piiriin. Myös akatemiaprofessorit ja akatemiatutkijat noudattavat tätä kokonaistyöaikaa, vaikka sopimusmääräykset eivät kaikilta osin heitä koskekaan. Poikkeuspäätökset Yliopisto voi kuitenkin erikseen päättää joidenkin opetus- ja tutkimushenkilöstön tehtävien osalta, että ne edellyttävät työskentelyä yliopiston tiloissa säännöllisenä työaikana tai liukuvan työajan puitteissa, jolloin ne jäävät kokonaistyöajan soveltamisen ulkopuolelle. Jos jossakin yksikössä on tällaisia tehtäviä, joihin kokonaistyöaikaa ei voida luontevasti soveltaa, on syytä ottaa yhteyttä henkilöstö- ja lakiasioihin, jotta tätä koskeva poikkeuspäätös voidaan tehdä. Tällainen kokonaistyöajan ulkopuolelle jättämistä koskeva päätös voidaan tarvittaessa tehdä myös sellaisissa tapauksissa, joissa henkilön työsuhde on päättymässä ensi syksyn aikana, eikä enää ole tarkoituksenmukaista muuttaa työaikajärjestelmää muutamaksi kuukaudeksi. Jos päätetään, että henkilö poikkeuksellisesti jää kokonaistyöajan soveltamisen ulkopuolelle, noudattaa hän muun henkilöstön työaikaa, johon sisältyy liukumamahdollisuus työajanseurantaa käyttäen. 1 Alman polku: Hallinto-, talous- ja henkilöstöasiat > Henkilöstö- ja lakiasiat > Henkilöstöasiat > Yliopistojen yleinen työehtosopimus Henkilöstö- ja lakiasiat PL 33, 00014 Helsingin yliopisto. Käyntiosoite: Yliopistonkatu 4, Helsinki Puhelin 09 1911, faksi 09 191 23993, www.helsinki.fi/yliopisto
2(6) Työaika ja työsuunnitelma Vuosittainen työaika on 1600 tuntia ja sopimus edellyttää, että jokainen kokonaistyöajan piiriin kuuluva henkilö laatii yhteistyössä esimiehensä kanssa ennen seuraavan lukuvuoden alkamista työsuunnitelman. Työsuunnitelmat laaditaan nyt siis kaikkien kokonaistyöajan piiriin kuuluvien osalta 1.8.2010 lukien. Työsuunnitelma on kokonaistyöaikajärjestelmän keskeisin asia ja toimivuuden edellytys, joten on hyvin tärkeää, että se tehdään jokaisen osalta huolellisesti ja kattavasti. Tarkoituksena on, että koko yksikön henkilöstön työsuunnitelmat tehdään samanaikaisesti ottaen huomioon yksikön vastuulla olevan opetustoiminnan järjestäminen opetusohjelman mukaisesti ja muut yhteisesti vastattavat asiat. Lopputuloksena tulee olla tehtävien tasapuolinen jakautuminen. Työsuunnitelmia laadittaessa ja tehtävien määrää mitoitettaessa tulee myös kiinnittää huomiota henkilöstön jaksamiseen ja hyvinvointiin. Lähtökohta on, että jokainen opetus- ja tutkimushenkilöstöön kuuluva sekä tutkii että opettaa, mutta on hyvä pyrkiä siihen, että kukin saisi vuorollaan mahdollisuuden opetuksesta ja hallintotyöstä vapaaseen tutkimusjaksoon. Kaikkien yksikköön kuuluvien henkilöiden työsuunnitelmat hyväksyy lopullisesti yksikön johtaja, eli dekaani, laitoksen johtaja tai erillisen laitoksen johtaja. Akatemiaprofessoreilta ja akatemiatutkijoilta ei kuitenkaan edellytetä työsuunnitelmien tekemistä. Työsuunnitelman sisältö ja opetuksen enimmäismäärät Työsuunnitelmaa laadittaessa otetaan huomioon henkilön osallistuminen opetukseen, tutkimustoimintaan ja muihin tehtäviin. Tässä voidaan käyttää apuna liitteenä olevaa esimerkinluontoiseksi tarkoitettua tehtävälistaa. Opetuksen määrää mitoitettaessa otetaan huomioon opetuksen sisältö sekä opetuksen vaatima valmistelutyö, erityisesti uudistettavien opintojaksojen valmisteluun käytettävä aika. Määrä voi luonnollisesti vaihdella vuosittain tilanteen mukaan. Opetuspainotteisissa tehtävissä, joita voivat tyypillisesti olla yliopistonlehtorin, lehtorin ja kliinisen opettajan tehtävät, työsuunnitelmaan sisällytettävän kontaktiopetuksen enimmäismäärä on 392 tuntia lukuvuodessa. Tämä tuntimäärä sisältää vain opetukseen käytettävän ajan, ei opetuksen valmisteluaikaa. Professoreilla kontaktiopetuksen enimmäistuntimäärä on 140 tuntia. Jos tehtävään poikkeuksellisesti ei sisälly tutkimusta, voi opetuksen enimmäistuntimäärä olla 448 tuntia lukuvuodessa, työehtosopimuksen mainitsemin rajoituksin. Tätä koskevassa soveltamisohjeessa on nimenomaisesti todettu, että tarkoituksena on, että niiden henkilöiden suhteellinen osuus, joiden työtehtäviin ei sisälly opetuksen lisäksi tutkimusta, ei kasva. Helsingin yliopistossa tällaisia tehtäviä ovat yliopisto-opettajan tehtävät, joiden
3(6) rajoitetusta käytöstä on lähetetty tiedekunnille ja muille yksiköille 20.4.2010 päivätty rehtorin kirje 2. Kontaktiopetuksen enimmäistuntimäärä voidaan työsuunnitelmassa ylittää vain henkilön omalla suostumuksella. Tohtorikoulutettavien tehtävät Tarkoitus on, että työsuhteessa yliopistoon olevat tohtorikoulutettavat kohtuullisessa määrin osallistuvat myös yksikön yhteisten töiden hoitamiseen. Työsuunnitelmaan voidaan sisällyttää opetusta ja muita yksikön töitä. Esimerkiksi se, että tohtorikoulutettavat ohjaavat omalla alallaan opintojen loppuvaiheessa olevia perusopiskelijoita eli toimivat eräänlaisina tutoropettajina, on nähty hyväksi keinoksi edistää tutkintojen valmistumista. Tohtorikoulutettavien kohdalla ohjeellinen opetustuntien määrä on sopimuksen mukaan enintään 56 tuntia lukuvuodessa, johon ei sisälly valmistelun osuus. Tämä tuntimäärä on kuitenkin nimenomaan ohjeellinen ja annettavan opetuksen määrä voi vaihdella sen mukaan, minkä tyyppisestä ja kuinka paljon valmistelua vaativasta opetuksesta on kysymys. Oleellista on, että työsuunnitelmaan sisältyvä osallistuminen opetustoimintaan ja muihin tehtäviin tulee mitoittaa niin, että väitöskirja on mahdollista saada valmiiksi suunnitellussa aikataulussa. On myös tarkoituksenmukaista ottaa huomioon väitöskirjan tekemisen vaihe. Esimerkiksi työskentelyn loppuvaiheessa saatetaan tarvita pidempi jakso siihen, että tohtorikoulutettava voi keskittyä väitöskirjansa viimeistelemiseen. Tällöin hänet voidaan tarvittaessa kokonaan vapauttaa muista tehtävistä. On huomattava, että apurahan turvin väitöskirjaa tekeviltä jatko-opiskelijoilta ei voi edellyttää opetuksen antamista tai muun työn tekemistä korvauksena työskentelytiloista tai muista resursseista. Tiloista voidaan periä kohtuullinen korvaus, mutta yksikölle mahdollisesti tehtävästä työstä on aina maksettava palkka tai palkkio. Tutkimuspainotteiset tehtävät Sekä Helsingin yliopiston oman linjauksen että työehtosopimuksen mukaan tarkoitus on, että jokainen opetus- ja tutkimushenkilöstöön kuuluva sekä tutkii että opettaa. Kokonaistyöaikaa koskevissa määräyksissä ei ole opetuksen vähimmäismääriä, eikä muutakaan ohjeistusta tutkimuspainotteisen henkilöstön opetuksen määrästä tai sisällöstä. Tämä on hyvin tapauskohtainen asia, mutta oleellista on myös kaikkien tutkijatohtoreiden, yliopistotukijoiden ja muiden tutkimuspainotteisissa tehtävissä olevien henkilöiden osallistuminen opetustoimintaan. Asia on syytä ottaa huomioon jo työsopimusta tehtäessä. Opetuskokemus on välttämätön edellytys akateemisella uralla etenemiselle, joten sen hankkiminen on tärkeää myös henkilölle itselleen. 2 Alman polku: Hallinto-, talous- ja henkilöstöasiat > Henkilöstö- ja lakiasiat > Henkilöstöasiat > Opetus- ja tutkimushenkilöstön 4-portainen uramalli
4(6) Vakinaistamispolku (tenure track) -järjestelmässä työskentely Rehtori on 5.5.2010 tehnyt päätöksen 3, joka sisältää ohjeet Helsingin yliopiston opetusja tutkimushenkilöstön vakinaistamispolku (tenure track) -järjestelmästä. Tähän järjestelmään apulaisprofessoriksi otettavan henkilön tehtävät määritellään siten, että vuosittain hyväksyttävään työsuunnitelmaan sisältyy tutkimusta, opetusta ja opintojen ohjausta, sekä tämän ohella mahdollisesti myös täydentävän rahoituksen hankkimista ja muita yksikön vastuulle kuuluvia asioita. Työsuunnitelman ulkopuolinen opetus Jos henkilö suostumuksensa mukaisesti antaa opetusta enemmän kuin mitä hänelle työsuunnitelman mukaan kuuluu, maksetaan tästä opetuksesta erillinen korvaus. Tällöin on siis kysymys 1600 tunnin lisäksi tehtävästä työstä, jota ei voi kenelläkään olla kovin suuressa määrin. Esimerkiksi tohtorikoulutettava, jonka työsuunnitelmaan ei sopimuksen mukaan voi sisällyttää kovin paljoa opetusta, saattaa olla halukas eri korvauksesta opettamaan enemmän. Tämä on mahdollista, mutta ei pysyvänä tai pitkäaikaisena järjestelynä suositeltavaa, jotta väitöskirjan valmistuminen ei tämän johdosta tarpeettomasti viivästy. Poikkeustilanteet ja muutokset Työsuunnitelmassa tulee ottaa huomioon sellaiset pidempiaikaiset poissaolot, kuten perhevapaat, joilla voi olla olennaista merkitystä työsuunnitelman sisältöön. Jos kesken lukuvuoden sovitaan sellaisesta uudesta tehtävästä, jonka ei voida katsoa sisältyvän työsuunnitelman mukaisiin tehtäväkokonaisuuksiin, työsuunnitelmaa on tältä osin muutettava. Työsuunnitelman toteutuminen Työntekijä vastaa omasta työajastaan ja sen käyttämisestä työsuunnitelmassa oleviin tehtäviin. Työaikaa ei seurata tunneissa eikä päivissä muutoin kuin sellaisen projektityöskentelyn osalta, jossa käytetty työaika laskutetaan rahoittajalta. Tarkoitus on, että työsuunnitelmassa kaavaillut tehtävät hoidetaan asianmukaisesti, ja henkilö on työpaikalla opiskelijoiden, esimiehen ja työtovereiden tavoitettavissa tehtävien edellyttämässä määrin. Tarvittaessa esimies ja työntekijä tarkastelevat lukuvuoden aikana työsuunnitelman toteutumista ja työn tuloksia kokonaistyöajan puitteissa. 3 Alman polku: Hallinto-, talous- ja henkilöstöasiat > Henkilöstö- ja lakiasiat > Henkilöstöasiat > Opetus- ja tutkimushenkilöstön 4-portainen uramalli
5(6) Loma kokonaistyöajassa Kokonaistyöaikaa koskevat sopimusmääräykset eivät sisällä vuosilomaa vastaavalla tavalla kuin muun henkilöstön osalta on sovittu. Vuosittainen työaika 1600 tuntia on kuitenkin laskettu siltä pohjalta, että henkilöllä on mahdollisuus lomaa vastaavaan vapautukseen työtehtävistä. Jo aikaisemman sopimuksen perusteella kokonaistyöaikaa noudattaneen henkilöstön osalta uusi sopimus ei tuo mitään muutosta. Tilanne on uusi sen tutkimushenkilöstön osalta, joka on tähän asti noudattanut normaaleja lomamääräyksiä, ja heitä koskien sopimuksessa onkin siirtymäsäännös, jonka mukaan vuosilomat katsotaan pidetyksi 1.8.2010 mennessä. Tämän jälkeen vapautuksista voi sopia esimiehen kanssa siten, että ne pidetään kokonaistyöajan puitteissa. Esimiesten tehtävänä on huolehtia, että henkilöillä on todellinen mahdollisuus vapaa-ajan pitämiseen. Työsuunnitelmien tallettaminen Sole TM -järjestelmään On huomattava, että työsuunnitelmia ei lähtökohtaisesti tehdä Sole TM -järjestelmää eikä kokonaiskustannusmallin tarpeita varten, vaan aidosti yksikön ja yksittäisen henkilön työn suunnittelua ja työtehtävien jakoa varten työehtosopimuksen edellyttämällä tavalla. Työsuunnitelmia hyödynnetään kuitenkin myös niin, että ne tallennetaan Sole TM - järjestelmään kokonaiskustannusmallin edellyttämän työajan kohdentamisen pohjaksi, jotta työajan kohdentaminen olisi mahdollisimman yksinkertaista. Jos henkilön koko palkka maksetaan yksikön varsinaisesta perusrahoituksesta, riittää seurannaksi, että työsuunnitelma tallennetaan järjestelmässä olevaan pohjaan. Muita toimenpiteitä ei tarvita, ellei työsuunnitelmaa myöhemmin muuteta, jolloin myös muutokset tehdään järjestelmään. Jos henkilö työskentelee joko kokonaan tai osittain täydentävän rahoituksen projektissa, tallennetaan myös hänen työsuunnitelmansa Sole TM -järjestelmään, mutta hänen tulee tämän lisäksi kirjata päivittäin tehdyt työtunnit sille projektille tai niille projekteille, joille työ on tehty ja muut tunnit muihin kohteisiin. Tämä on edellytyksenä sille, että projektin rahoittajalta saadaan perityksi projektille myönnetty rahoitus ja yksikkö saa takaisin projektihenkilöstön palkkoihin käyttämänsä summan. On kuitenkin tärkeää varsinaisen toiminnan kannalta, että työsuunnitelma tehdään riittävän yksityiskohtaisesti. Järjestelmässä olevaan työsuunnitelman vakiopohjaan on mahdollisuus saada yhteistyössä kvestuurin kanssa täydennyksiä ja yksityiskohtia kunkin yksikön tarpeiden mukaisesti. Sole TM -järjestelmän käytön osalta noudatetaan muutoin kvestuurin asiasta antamia ohjeita 4 ja määräaikoja. 4 Alman polku: Hallinto-, talous- ja henkilöstöasiat > Talous ja matkustaminen > Projektien kokonaiskustannukset täydentävässä rahoituksessa > Työajan kohdentaminen Sole TM > Sole TM käyttöohjeet
6(6) Lisätiedot Lisätietoja työehtosopimuksen soveltamisesta kokonaistyöaikamääräysten osalta antavat henkilöstöjohtaja Kira Ukkonen ja henkilöstöasianpäällikkö Jaana Sirkiä. Palkanmaksuun ja loma-asioihin liittyviin kysymyksiin vastaavat palvelujohtaja Eija Mallenius ja lakimies Johanna Havula. Sole TM -järjestelmän käytöstä saa lisätietoja kvestuurista taloussuunnittelija Pia Leisio- Liljalta.