EAKR-projektin hallinnointi ja raportointi rakennerahastokaudella 2014-2020 Sari Kakkola, Auli Uuttu Helsinki 9.11.2015 Rovaniemi 10.11.2015 Seinäjoki 24.11.2015 Joensuu 8.12.2015
Projektin hallinto yleiset periaatteet Projektin hallinnossa noudatetaan organisaation normaaleja toimintatapoja Vastuullinen johtaja on projektin tieteellinen ja tutkimuksellinen vastuuhenkilö Vastuullinen johtajan huolehtii, että projektia johdetaan asianmukaisesti ja että projektin eri osapuolille, rahoittajille ja ohjausryhmän jäsenille tiedotetaan tutkimusrahoituspäätöksestä ehtoineen ja projektin etenemisestä sovitulla tavalla Projektille asetetulla ohjausryhmällä on projektissa neuvoa-antava rooli Ohjausryhmällä ei ole eikä sille voi delegoida rahoituksen saajaa sitovaa päätösvaltaa projektissa Kaikista muutoksista on tehtävä projektimuutoshakemus Tekesiin Aikataulu, kustannukset, rahoitus/rahoittajat, projektisuunnitelma, vastuullinen johtaja 2
Projektin hallinto yleiset periaatteet Ohjausryhmän kokoonpano rahoituksen saajan edustajat, tulosten potentiaaliset hyödyntäjät, mahdolliset ulkopuoliset asiantuntijat Tekesin edustajalla on oikeus osallistua ohjausryhmän kokouksiin Ohjausryhmään nimetyille mahdollisille hyödyntäjäorganisaatioille ei pidä maksaa korvauksia ohjausryhmätyöstä eikä ohjausryhmän kokoukseen osallistumisesta syntyviä matkakustannuksia Jos yritys lupautuu mukaan vain maksua vastaan à ei aidosti kiinnostunut projektin sisällöstä ja tuloksista à ei lueta potentiaalisiin hyödyntäjiin Ohjausryhmätyöhön osallistuvan asiantuntijan korvaukset hyväksyttäviä 3
Raportointi Rahoituksen maksamisen edellytyksenä on hyväksytty sisältöraportti ja kustannustilitys liitteineen raportointiajat tammi-, touko- ja syyskuu. Vain tammikuun raportointi on pakollinen. raportti ja tilitys toimitettava asiointipalvelun kautta. Projektin ensimmäiseen raportointiin on liitettävä ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen pöytäkirja Vähintään 10 % myönnetystä rahoituksesta maksetaan vasta loppuraportin hyväksymisen jälkeen edellyttäen, että projektille on kertynyt riittävästi hyväksyttäviä kustannuksia 4
Hyväksyttävät kustannukset
Kustannukset - yleiset periaatteet Tekesin tutkimusrahoituksessa on käytössä ns. kokonaiskustannusmalli EAKR: kyseessä on Yleisasetuksen 67 artiklan 1 a) -kohdan ja Tukikelpoisuusasetuksen 7 2 mom. 3) -kohdan mukaiset tosiasiallisesti aiheutuneet kustannukset Hyväksyttävien kustannusten periaatteet on todettu rahoitusehdoissa Kustannus on lähtökohtaisesti hyväksyttävä, kun se on aiheutunut projektin kestoajalla (suoriteperuste), aiheutunut projektin toteuttamisesta, projektin toteuttamisen kannalta välttämätön ja kohtuullinen Kustannusten kohtuullisuuden lähtökohtana on organisaation johdon vahvistamat, organisaatiossa yleisesti noudatettavat rahan käyttöä koskevat säännöt: taloussääntö, hankintasääntö, palkkausjärjestelmä, matkustussääntö jne. Kustannusten tulee noudattaa sekä laajuudeltaan (mitä kustannuseriä) että suuruudeltaan (kuinka paljon saa maksaa) organisaation tavanomaista tasoa 6
Kustannustilitykset Rahoituksen saajan tulee huolehtia siitä, että kaikki projektista raportoitavat tiedot on organisaatiossa asianmukaisesti hyväksytty, ja että tietojen lähettäjällä on oikeus toimittaa asiointipalvelun kautta annetut tiedot Tekesiin. Tilityksessä tulee ilmoittaa tilityskauden kokonaiskustannukset kustannuslajeittain eriteltynä. Kustannukset esitetään sillä kustannusrivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat. Kustannusten jaottelussa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin noudatetaan rahoituksen saajan normaaleja kohdistamisperiaatteita Tilityksessä tulee ilmoittaa myös projektille kertynyt muu rahoitus ja mahdolliset tulot Kustannukset raportoidaan täysimääräisinä Palkkaerittely liitetään kustannustilitykseen 7
Kustannustilitykset EAKR-lisävaatimukset Palkkojen henkilöerittely (palkkaerittely) myös valtion budjettitalouden virastoilta ja laitoksilta (palkkaerittelylomake T4) Projektille kohdistetuista välittömistä kustannuksista tilitykseen liitetään tosite- ja kustannuslajikohtainen kirjanpitoajo tilitettävältä raportointikaudelta ei tositteita eikä työaikaraportteja, ellei erikseen pyydetä Jokaisen raportoinnin/kustannustilityksen yhteydessä on myös vastattava asiointipalvelussa projektin seurantakysymyksiin Kyseessä on hakuvaiheessa arvioitujen tuotosindikaattoreiden (osallistuvien yritysten lukumäärä, uudet työpaikat jne.) toteumatiedot projektin eri vaiheissa 8
Palkkakustannukset Rahapalkat hyväksytään organisaation normaalien palkkausperiaatteiden mukaisina Tekes ei hyväksy sellaisia palkaneriä, jotka maksetaan henkilölle ehdolla, että palkanerää varten saadaan rahoitusta Tekesiltä tai muulta rahoittajalta Palkkakustannukset hyväksytään projektin kustannuksiksi siltä osin kun henkilö tekee rahoitettavalle projektille kohdistuvaa välitöntä työtä Muusta tekemisestä aiheutuvia palkkakustannuksia ei saa sisällyttää projektin rahapalkkoihin Opetukseen käytetyn työajan kustannukset eivät kuulu Tekesin rahoittamaan projektiin Projektin palkoista on tilityksen liitteenä esitettävä palkkaerittely 9
Palkkakustannukset: työajan kohdentaminen Palkkakustannusten hyväksymisen edellytyksenä on rahoitusehtojen mukaisesti järjestetty työaikakirjanpito Työajan kohdentaminen tehtyjen tuntien mukaan (työntekijä) Kaikki tunnit on kohdennettava, jotta projektille kuuluva osuus palkkakustannuksista voidaan todentaa, ei ainoastaan projektin tunteja Tuntien varmentaminen vähintään kuukausittain (esimies/vastuullinen johtaja/muu henkilö, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu) Varmennus tulee dokumentoida, jotta siihen voidaan esim. tarkastusten yhteydessä palata Työaikakirjauksissa ja takautuvissa korjauksissa noudatettava organisaation normaaleja prosesseja (oltava dokumentoitu) Puutteet työajan kohdentamisessa voivat johtaa palkkakustannusten hylkäämiseen 10
Henkilösivu- ja yleiskustannukset (HSK ja YK) Henkilösivukustannukset hyväksytään organisaation ilmoittaman HSKkertoimen perusteella Tutkimuksen muut välilliset kustannukset hyväksytään organisaation kirjanpidon tiedoista laskeman ja ilmoittaman YK-kertoimen perusteella EAKR-hankkeissa yleiskustannuskertoimesta on poistettava ns. tukikelpoisuusasetuksen (35/2014) mukaiset tukikelvottomat kustannukset à EAKR:ssä mahdollisesti pienempi YK-kerroin Kustannuskertoimien laskentaan sisällytettyjä kustannuseriä ei saa esittää projektin välittöminä kustannuksina TEM on ohjeistanut, että EAKR-hankkeissa ei hyväksytä lomapalkkavarauksia Niitä ei saa sisällyttää henkilösivukustannusten laskentaan Tekes selvittää voidaanko loma-ajan palkat sisällyttää hsk-kertoimeen, jos niitä ei esitetä lomapalkkavarauksina 11
Henkilösivu- ja yleiskustannukset Tammikuun 2016 tilitykset toimitetaan Tekesiin ilman hsk:ta ja yk:ta. Ne lisätään seuraavaan tilitykseen, kunhan kertoimet on saatu vahvistettua. Yliopistot ja ammattikorkeakoulut OKM ohjeistaa kertoimien todentamismenettelyn vuoden 2015 loppuun mennessä taloushallinnon koodiston päivityksen yhteydessä Hsk-kertoimen laskenta on tarkoitus yhtenäistää Valtion budjettitalouden virastot ja laitokset Valtion kustannuslaskennan määrittelyjen mukaiset, päivitetyt kertoimet vuodelta 2015 toimitetaan Tekesiin ja mukaan on liitettävä kompakti selvitys kertoimien laskentaperusteista 12
Matkakustannukset Projektille työtä tekevien henkilöiden kohtuulliset matkakustannukset kun matka on tarpeellinen projektin toteuttamiseksi, tiedon ja osaamisen hankkimiseksi projektin käyttöön tai saavutettujen tulosten levittämiseksi projektin tavoitteiden ja tulosten hyödyntämisen kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla matkat kansainvälisten kumppaneiden kartoittamiseen tai kansainvälisen jatko- tai laajennusprojektin valmisteluun hyväksytään EAKR-projekteissa vain Horisontti2020- valmisteluun. http://www.tekes.fi/rahoitus/horisontti2020-hankkeiden-valmistelu/ Matkakustannukset hyväksytään organisaation matkustussäännön mukaisina ja enintään siltä osin kuin ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa organisaation yleisten (dokumentoitujen) periaatteiden puuttuessa Tekes arvioi maksettujen korvausten hyväksyttävää laajuutta ja kustannusten kohtuullisuutta suppeasti, ei laveasti 13
Aine- ja tarvikekustannukset Projektin toteuttamisen kannalta välttämättömät aine- ja tarvikehankinnat voidaan hyväksyä projektin välittöminä kustannuksina Aine- ja tarvikekustannuksiin ei saa sisällyttää sellaisia kustannuseriä, jotka kuuluvat rahoituksen saajan kustannuslaskennassa välillisiin kustannuksiin tällaiset kustannukset korvataan yleiskustannuskertoimella projektin kustannusten jaottelussa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin noudatetaan rahoituksen saajan normaaleja kohdistamisperiaatteita Epäselvässä tapauksessa kysy omasta hallinnosta! 14
Laiteostot 1/2 Tekes voi hyväksyä projektin välittömänä kustannuksena projektin käyttöön ostettavan tutkimuslaitteen hankintamenon, kun laite tulee pääosin projektin käyttöön Jos laitetta käytetään projektin lisäksi muussa toiminnassa, hankintameno hyväksytään siltä osin kuin laitetta käytetään projektissa Jos laitteen taloudellinen vaikutusaika on projektin kestoaikaa pidempi, hankintamenosta hyväksytään projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuutta vastaava määrä Esimerkiksi, jos laite 90 % projektin käytössä, projekti kestää 3 vuotta ja laitteen poistoaika 5 vuotta à 0,9 * 3 / 5 = 54 % hankintamenosta Tutkimuslaitteella tarkoitetaan sellaista laitetta tai tutkimuksessa käytettävää ohjelmistoa, joka on välttämätön projektin toteuttamisen kannalta Henkilökohtaisten tietokoneiden, matkapuhelinten ja muiden laajemmin käytössä olevien välineiden hankintamenoja ei voida sisällyttää laiteostoihin eikä muihin välittömiin kustannuseriin -> YK-kerroin 15
Laiteostot 2/2 Jos projektissa rahoitettua laitetta käytetään projektin aikana ennakoidusta poiketen myös taloudelliseen toimintaan, rahoituksen saajan on ilmoitettava siitä Tekesiin siltä osin kuin laitteen hankintaan on saatu Tekesin rahoitusta EAKR-projekteissa ei hyväksytä käytettyjen laitteiden hankintoja Toteutuneet laitehankinnat kannattaa avata kustannustilityksen lisätiedoissa tai vaihtoehtoisesti projektin sisältöraportissa Rahoitusehtoja on täsmennetty laiteostojen osalta 16
Ostetut palvelut Ostettuihin palveluihin saa sisällyttää ainoastaan sellaisia palvelun ostoja, joista saatava suorite tulee rahoituksen saajan omaan käyttöön ja joka on edellytys rahoituksen saajan oman tutkimusprojektin tulosten aikaansaamiseksi muun muassa ostettavat testaus- ja analyysipalvelut sekä selvitykset, jotka edesauttavat rahoituksen saajan oman projektin toteuttamista projektin tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset Ostettaviin palveluihin ei saa piilottaa rahoituksen siirtoja kolmannelle osapuolelle yhteisprojektia ei saa muodostaa siten, että jonkin projektiosapuolen osuus esitetään rahoituksen saajan kustannusarviossa ostettuna palveluna Toteutuneet palvelun ostot kannattaa avata kustannustilityksen lisätiedoissa tai vaihtoehtoisesti projektin sisältöraportissa 17
Hankinnat - yleiset periaatteet Projektin kustannuksiin saa sisällyttää ainoastaan sellaisia hankintoja, joiden tulokset tulevat rahoituksen saajan omaan käyttöön ja jotka ovat edellytys rahoituksen saajan oman tutkimusprojektin tulosten aikaansaamiseksi Julkisen tutkimuksen rahoituksen saajat ovat hankintalaissa (2007/348) tarkoitettuja hankintayksiköitä, joiden tulee noudattaa sekä julkisia hankintoja koskevia säännöksiä että oman hallintonsa antamia ohjeita (hankintasääntö) Projektin loppuraportin yhteydessä valtionavustuksen saajan on toimitettava riippumattoman tilintarkastajan (KHT,HTM,JHTT) tarkastusraportti, jossa tilintarkastaja on ottanut kantaa hankintasäännösten noudattamiseen Jos hankinta on tehty vastoin hankintasäännöksiä, hankintahinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus 18
Muut kustannukset Kohtaan Muut kustannukset voidaan sisällyttää sellaiset projektista aiheutuneet välittömät kustannukset, joita ei voida sijoittaa mihinkään muuhun kustannuserään Muut kustannukset on aina eriteltävä kustannustilityksen lisätiedoissa 19
Tutkimusinfrastruktuuri-investoinnin rahoitus EAKR Tekes voi rahoittaa EAKR-tutkimusrahoituksella tutkimusinfrastruktuuriinvestointia siltä osin kuin infrastruktuuria käytetään muuhun kuin taloudelliseen toimintaan Ei tavanomainen tutkimushanke vaan erikseen sovittava infrastruktuurihanke Rahoituksen saajalla laaja seuranta- ja raportointivelvollisuus Pystyttävä pitämään erillään infrastruktuurin kapasiteetin käyttö taloudellisen ja muun kuin taloudellisen toiminnan kesken à seuranta- ja raportointivelvoite voimassa rahoitetun infrastruktuurin taloudellisen pitoajan loppuun saakka eli niin kauan kun hankintameno on taseessa poistamatta (tki-puite 2014/C 198/01) Rahoituksen saajan on ilmoitettava Tekesiin projektin tukikelpoisilla kustannuksilla aikaan saadut tulot projektin aikana sekä > 1 M projekteissa nettotulot projektin päättymistä seuraavan kolmen vuoden aikana kuitenkin enintään 31.12.2026 saakka (yleisasetuksen EU 1303/2013,61 artikla ns. tuloja tuottavista hankkeista.) Rahoituksen saajan on Ilmoitettava Tekesille etukäteen, jos projektissa hankitun käyttöomaisuuden käyttötarkoitus tai omistussuhteet muuttuvat, toiminta siirretään ohjelmaalueen (Suomen) tai Euroopan unionin alueen ulkopuolelle tai projektin tulosten hyödyntäminen lopetetaan (yleisasetuksen 1303/2013, 71 art. toimien pysyvyydestä) à Ilmoitusvelvollisuus 5 tai 10 vuotta loppumaksun suorittamisesta tuensaajalle 20
Kustannukset joita ei hyväksytä Vastikkeettomat menot, kuten apurahat, lahjoitukset, palkinnot tai muut vastaavat rahasuoritukset Taloudellisen toiminnan kustannukset, kuten edustuskulut (verohallinnon määritelmä), mainos- tai markkinointikustannukset edustuskuluilla ei tarkoiteta projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja kohtuullisia neuvottelukuluja, kuten ohjausryhmän työpalavereissa tarjottavia kokoustarjoiluja Ohjausryhmään nimetyille mahdollisille hyödyntäjäorganisaatioille ohjausryhmätyöstä maksettavat korvaukset tai ohjausryhmän kokoukseen osallistumisesta syntyvät matkakustannukset Kustannukset, jotka eivät ole välttämättömiä projektin toteuttamisen kannalta 21
Kustannukset joita ei hyväksytä EAKR-lisäys Tukikelpoisuusasetus (35/2014) 3 luku 16 : tulospalkkiot, luontoisedut, bonukset 19 : osamaksukaupalla hankitun omaisuuden vakuutus-, korjaus- ja huoltokustannukset 20 : vuokraamisesta aiheutuvat hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus-, huoltokustannukset sekä muut vastaavat kustannukset 21 : käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintahinta, johon on saatu viiden hankintaa edeltäneen vuoden aikana julkista tukea 22 : hankkeesta aiheutuneet viivästys- ja muut korkokulut, tilitapahtumista perittävät palvelumaksut, valuutan vaihtopalkkiot, kurssitappiot sekä muut yksinomaan rahoitukseen liittyvät kustannukset 22 : sakot, pysäköintivirhemaksut, rikemaksut sekä muut lakiin perustuvat taloudelliset seuraamukset ja oikeudenkäyntikulut 23 : työterveysmaksut, johon työnantaja on saanut tai on oikeutettu saamaan työterveyshuollon järjestämisestä korvausta muualta 26 : kiinteistön ja käyttöomaisuuden poistot, jos poistojen kohteena olevan omaisuuden hankintaan on saatu julkista tukea 22
Tilintarkastusraportti Projektin lopputilityksen yhteydessä on toimitettava koko projektin kestoaikaa koskeva rahoituksen saajan ulkopuolisen riippumattoman tilintarkastajan (KHT, HTM, JHTT) tarkastusraportti Tarkastuksessa kiinnitetään huomiota projektikirjanpidon ja työajan kohdentamisen toteutukseen ja luotettavuuteen sekä jäljitysketjun aukottomuuteen Tarkastusraporttipohja Tekesin verkkosivuilla: Tilintarkastajan tarkastusraportti, rakennerahastorahoitus (EAKR) (rtf) Tilintarkastaja ottaa kantaa hankintoihin ja siihen, onko organisaatio noudattanut omaa hankintaohjeistusta ja hankintalainsäädäntöä Tilintarkastajan raportti kannattaa käydä läpi tilintarkastajan kanssa ennen sen toimittamista Tekesiin Kustannustilityksen korjaukset tai rahoituksen saajan poikkeavat näkemykset Tekesiin -> nopeuttaa tilitysten käsittelyä Tekesissä Tilintarkastajan palkkio on hyväksyttävä projektin kustannus 23
Projektissa syntyvät tulot Projektin hyväksyttävillä kustannuksilla ei ole tarkoitus tuottaa projektin kestoaikana tuloja Projektin tuloilla tarkoitetaan sellaisia vastikkeellisia rahavirtoja, jotka saadaan kerrytettyä suoraan projektin hyväksyttävillä kustannuksilla vastikkeellisuudesta on kyse silloin kun rahoituksen saaja luovuttaa saamaansa rahaa vastaan välittömän vastikkeen kuten tavaraa tai palvelua Tekesin rahoittamissa tutkimusprojekteissa projektin tuloja voi syntyä lähinnä sellaisissa projekteissa, joissa rahoitetaan laitehankintoja ja rahoituksen saaja saa ennakoidusta poiketen projektin toteuttamisaikana tuloja näiden laitteiden satunnaisesta luovuttamisesta ulkopuolisen käyttöön Projektin kestoaikana saadut tulot vähennetään projektin hyväksyttävistä kustannuksista ns. tuloa tuottavissa hankkeissa tulojen ilmoitusvelvollisuus vielä 3 vuotta viimeisen maksatuksen jälkeen. (ks. tutkimusinfrastruktuuri-investoinnit) Projektin kustannusten kattamiseksi muualta saatava vastikkeeton rahapanostus (yhteisrahoitus) ei ole tässä tarkoitettua tuloa vaan projektiin saatua rahoitusta 24
Projektiin saatu ulkopuolinen rahoitus 1/2 Projektiin saadulla ulkopuolisella rahoituksella tarkoitetaan sellaista projektin kustannusten kattamiseksi saatua rahallista panostusta, jonka rahoituksen antaja on osoittanut juuri kyseistä projektia varten ja jota vastaan rahoittaja ei saa välitöntä vastiketta Jos rahoittajalle luovutetaan välitön vastike, kyseessä on joko em. projektin tulo tai rahoituksen saajan muu taloudellinen toiminta Tekesin rahoitus Rahoitustaso rakennerahastohankkeissa max 90% tai 95% Potentiaalisten hyödyntäjien rahoitus (yleensä yritysraha) Hakuilmoituksessa mainittu minimivaatimus Muu ulkopuolinen rahoitus Kyseessä oltava organisaatiolle osoitettu rahoitus, ei esim. tutkijalle osoitettu apuraha 25
Projektiin saatu ulkopuolinen rahoitus 2/2 Muiden rahoittajien ehdot eivät saa olla ristiriidassa Tekesin rahoitusehtojen kanssa Yleensä EAKR-projekteissa ei voida Tekesin rahoituksen lisäksi käyttää muiden valtion virastojen (esim. ministeriöiden) rahoitusta. Jos tällaista rahoitusta on tarjolla, ota yhteys Tekesiin. Tekes tarkistaa voiko ko. rahoitusta olla mukana vai ei. Kustannustilityksessä projektille kertyneen ulkopuolisen rahoituksen toteutuminen esitetään kirjanpidon mukaisesti ja hyväksytyn rahoitussuunnitelman mukaisesti eriteltynä yrityksittäin Projektin rahoituksessa tapahtuvista muutoksista on tehtävä projektimuutoshakemus Tekesiin 26
Projektin omarahoitus Omarahoitus = se osuus kokonaiskustannuksista, jota ei saada katetuksi Tekesin ja muiden ulkopuolisten rahoittajien rahoituksella Yleensä valtion virastot ja laitokset voivat myös EAKR-projekteissa käyttää toimintamenomäärärahojaan omarahoitusosuuden kattamiseen. Tarvittaessa Tekes voi tarkistaa onko omarahoitus sallittua vai ei. Yliopistot, AMK:t, VTT ja muut valtionavustuksen saajat saavat käyttää omarahoitusta rakennerahastohankkeissa 27
Projektille saatu muu panostus Jos yritys tai muu osapuoli on antanut projektin käyttöön rahoituksen sijasta projektin toteuttamisen kannalta muuta välttämätöntä panostusta, kuten työtä, laitteita tai ohjelmistoja, on tämän panostuksen toteutumista seurattava ohjausryhmässä Panostuksen toteutuminen on dokumentoitava tarkoituksenmukaisella tavalla à projektin dokumentaatiota, joka tulee säilyttää Saatu muu panostus raportoidaan Rahoitussuunnitelma-välilehdellä ja panostusta koskevat lisäselvitykset annetaan Lisätiedot-välilehdellä, mutta sitä ei lasketa mukaan projektin rahoitukseen 28
Lisätietoja http://www.tekes.fi/asiointi/ Palvelunumerot Vaihde 029 50 55000 arkisin klo 8.00 16.00 Tilityksiin ja raportointiin liittyvä neuvonta: 029 50 55050 arkisin klo 8.00 15.00 Tekesin asiointipalvelun tekninen neuvonta: 029 50 55051 arkisin klo 8.00 15.00
Kiitos! sari.kakkola@tekes.fi 30