Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 2 17.6.2010 Lukijalle... 1 Miten Talpa varmistaa talous- ja palkkahallinnon osaamisen nyt ja tulevaisuudessa?... 2 LASKE-hankkeen valmisteluvaiheen projektit päätökseen.3 Sähköiset poissaololomakkeet käyttöön 1.9.2010... 4 Taloushallintopalvelun kassoilla (Kallion virastotalossa) ajoittain ruuhkaa... 4 Kevään asiakastapaamiset pidetty... 5 Henkilöstöraportti 2009... 6 Excel-syöttölomake käytössä laskutuksessa... 6 Hankinnasta maksuun -prosessi arvioidaan... 7 Ajankohtaista... 8 Konttori27:n ovet avoinna 5.5... 9 Hyvää kesää!... 10 TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE Tuottavuutta ja laatua osaamisen kehittämisellä Julkishallinnon tuottavuuden nostaminen on tämän hetken yksi kuumista puheenaiheista. Myös Helsingin kaupungin talouden ja toiminnan suunnittelussa korostetaan tuottavuuden kasvattamiseen tähtääviä toimenpiteitä ja tuottavuuden kehittymisen seurantaa. Talpassa tuottavuutta seurataan tuottavuusmatriisilla, jossa tekijöinä on työn tuottavuutta, toiminnan taloudellisuutta ja vaikuttavuutta mittaavia osia. Vuonna 2008 tehtiin vertailututkimus kuuden suurimman kaupungin taloushallinnon palvelukeskusten kesken. Tässä tutkimuksessa Talpa pärjäsi tuottavuudessa hyvin sijoittuen toiseksi. Tutkimuksessa pyrittiin määrittelemään prosessit mahdollisimman yhteismitallisiksi. Tutkimuksessa ei kuitenkaan riittävästi kartoitettu palvelukeskusten asiakkaan päässä tehtävää työtä, jotta kaupunkien talous- ja palkkahallinnon kokonaisvertailu olisi ollut luotettava. Markkinoille on tulossa uusi toimija eli valtakunnallinen kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus. Sen on tarkoitus aloittaa toimintansa jo vuoden 2011 alussa. Uudesta palvelukeskuksesta tullee hyvä vertailukohde Talpalle edellyttäen, että työnjako palvelukeskusten ja niiden asiakkaiden välillä on yhdenmukainen. Mikä sitten on Talpassa riittävä tuottavuuden tavoitetaso kussakin prosessissa? Kuten sanottua, tavoitteen asettamiseen vaikuttaa merkittävässä määrin asiakkaiden ja Talpan välinen työnjako. Ennen kuin L U K I J A L L E lopullista tuottavuustavoitetta voidaan edes asettaa, on löydettävä yhteisymmärrys siitä, mikä on asiakkaan ja Talpan välinen optimaalinen työnjako. Jos asiaa tarkastellaan vain Talpan tai asiakkaan eikä koko kaupungin näkökulmasta, on vaarana joutua tilanteeseen, jossa kaupungin kokonaisetu ei toteudu. Helsingissä on tänä keväänä keskusteltu erityisesti tilauksesta maksuun -prosessin toimintatavoista ja työnjaosta. Työnjaosta sovittaessa on aina pidettävä mielessä prosessin yksinkertaisuus ja luotettavuus. Kukin prosessin osa tehdään siellä, missä tieto syntyy ja on käytettävissä. Muunlainen työnjako johtaa epätaloudelliseen lopputulokseen ja virheiden määrän kasvamiseen. Rinnan tuottavuuden parantamisen kanssa satsaamme palvelujen laadun kehittämiseen. Palvelujen laatu, samoin kuin tuottavuus, ovat sidoksissa osaamiseen ja sen kehittämiseen tulevaisuuden tarpeet huomioiden. Strategiat ovat olleet pohjana sekä Talpan kehittämissuunnitelmalle että tästä johdetulle koulutussuunnitelmalle. Uusia osaamistarpeita syntyy, kun asiakaskunta laajenee ja uusia tietojärjestelmiä otetaan käyttöön. Syksyllä odottavat taas yhteiset uudet haasteet, näistä mittavimpana laskentajärjestelmän suunnittelu- ja toteutusprojekti. Kerätään siihen voimia nauttimalla Suomen kauniista kesästä. Toivotan kaikille Talpan asiakkaille ja yhteistyökumppaneille antoisaa ja virkistävää kesää. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja helsingin kaupungin kuvapankki / comma images
Miten Talpa varmistaa talous- ja palkkahallinnon osaamisen nyt ja tulevaisuudessa? Talpan toiminnan tavoitteena on tuottaa tehokkaita ja laadukkaita talousja palkkahallinnon palveluja yhtenäisin toimintatavoin ja järjestelmin, mikä mahdollistaa asiakkaiden keskittymisen omiin ydinprosesseihinsa. Tehokkuuden ja palvelujen laadun varmistamiseksi tarvitaan osaava ja oikein mitoitettu henkilökunta. Talpan visiona on Olla toimialan arvostetuin osaaja ja kumppani. Visiossaan Talpa sitoutuu jatkuvaan osaamisen kehittämiseen, mikä edellyttää ennakointia ja suunnitelmallisuutta. Yksi Talpan strategisista tavoitteista on osaava, oikein mitoitettu ja sitoutunut henkilöstö. Osaamista kehitetään asiakaslähtöisesti Talpan palvelutuotanto perustuu pitkälti talpalaiseen osaamiseen, jonka ylläpidosta ja kehittämisestä huolehditaan osaamisen kehittämis- ja koulutussuunnitelman sekä henkilökohtaisten kehittymistavoitteiden avulla. Myös pitkän tähtäimen henkilöstösuunnittelun tavoitteena on varmistaa strategian mukaisen toiminnan edellyttämä osaaminen ja henkilöstömäärän kehitys kymmenen vuoden aikavälillä. Henkilöstösuunnitelma ja osaamisen kehittäminen ovat kiinteässä yhteydessä toisiinsa: osaamisen johtamisella pystytään vaikuttamaan sekä määrälliseen että laadulliseen henkilöstötarpeen ennakointiin, kertoo Talpan henkilöstöpäällikkö Suvi Tiilikainen. Osaamisen kehittäminen vaikuttaa työnhallintaan, mikä puolestaan lisää työhyvinvointia ja -motivaatiota sekä viime kädessä myös työn tuloksellisuutta. Talpan osaamistarpeet on johdettu suoraan strategisten tavoitteiden edellyttämästä osaamisesta. Lähtökohtana olivat nimenomaan toiminnan tavoitteet, joiden toteutumista osaamisen kehittämisellä Talpassa halutaan tukea. Perinteisen, yksilökohtaisen osaamiskartoituksen sijaan osaamisen kehittämisen painopisteet löydettiin hyödyntämällä tietoja ja tuloksia mm. itsearvioinneista, asiakaskyselyistä, tyhy-kyselyistä, kehityskeskusteluista ja aiemmin tehdyistä osaamiskartoituksista, toteaa Tiilikainen. Yhdessä esimiesten kanssa Talpassa toteutettiin vuonna 2008 itsearviointi, jonka tuloksena yhdeksi parantamisalueeksi nostettiin henkilöstön osaamisen tukeminen ja kehittäminen vuorovaikutteisesti esimiesten kanssa. Tärkeänä viestiväylänä toimii hyvin valmisteltu ja toteutettu tulos- ja kehityskeskustelu. Talpassa on periaatteena, että osaamisen kehittäminen on osa jokaisen talpalaisen kehityskeskustelua ja sen yhteydessä tehtävää henkilökohtaista kehittymissuunnitelmaa, kertoo Tiilikainen. Lähes kaikki Talpan lähiesimiehet ovat osallistuneet Oiva Akatemian järjestämään kehityskeskustelu-valmennukseen. Osaamisen kehittämistä on vahvistettu myös perustamalla osaamisen kehittämisen työryhmä, johon kuuluu jäseniä kaikilta osastoilta ja organisaation eri tasoilta. Ryhmän tehtävänä on koordinoida ja seurata osaamisen kehittämistä Talpassa. Tiilikainen kertoo, että työryhmä käsittelee yhdessä mm. kaikkien osastojen vuosittaiset koulutussuunnitelmat ennen johtoryhmäkäsittelyä. Ryhmän työskentelyn tavoitteena on myös jakaa hyviä käytäntöjä esimerkiksi perehdyttämiseen ja työssäoppimiseen liittyen. Muutokset heijastuvat osaamistarpeeseen Talpan toimintaympäristö muodostuu Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvista orga- tiedottaa 2 2010 2
Henkilöstön osaaminen nisaatioista. Asiakaskunta on laaja (31 virastoa ja 6 liikelaitosta) ja asiakkaiden toiminnot erilaisia. Talpan toimintaympäristöön vaikuttavat asiakaskunnassa tapahtuvat jatkuvat muutokset, kuten kaupungin toimintojen organisaatiomuutokset sekä asiakkaiden uudet toiminnot ja tietojärjestelmät. Myös Talpan asiakkaiksi tulevat uudet liikelaitokset tai tytäryhteisöt edellyttävät perusteellista toiminnan suunnittelua. Kaikki muutokset edellyttävät osaamisen varmistamista, jotta Talpa pystyy hoitamaan menestyksellisesti tehtävänsä. Osaamisen ennakoinnin lisäksi on huolehdittava jo olemassa olevan ydinosaamisen ylläpidosta, sanoo Tiilikainen. Ydinosaamisilla tarkoitetaan niitä keskeisiä tekijöitä, joiden varassa organisaation suorituskyky on. Talpan ydinosaamiset voidaan ryhmitellä viiteen eri osa-alueeseen: Asiantuntijuus ja ammatillinen osaaminen n Järjestelmäosaaminen n Prosessiosaaminen n Projektiosaaminen n Vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot Henkilöstöpäällikkö Tiilikainen painottaa, että edellä mainitut osa-alueet koostuvat monesta erilaisesta osaamisesta. Yhteistä koko Talpan tasolla on taloushallinnon eri toimintojen asiantuntijuuden korostuminen. Asiantuntijuus pitää sisällään sekä kokonaisuuden hahmottamisen että tehtävien edellyttämät erityisosaamiset. Kokonaisuuden hallintaan kuuluu myös kaupungin organisaation ja asiakkaiden toiminnan tuntemus. Parempaa asiakaspalvelua Talpan osastot ovat listanneet asioita, jotka ne kokevat tärkeimmiksi henkilöstön osaamis- ja kehittämishaasteiksi: n Asiakkaiden toiminnan tuntemus n Asiakaspalvelutaidot n Kirjanpidon perusosaamisen merkitys koko henkilöstön osalta n Syvällinen kirjanpito-osaaminen tietyissä asiantuntijatehtävissä n Vero- ym. lainsäädännön syvällinen osaaminen n Tietojärjestelmien kehittäminen ja tehokas hyödyntäminen n Vuorovaikutustaidot n Projektityöskentelyn ja projektien johtamisen osaaminen n Monikulttuurisuuden huomioiminen n Pääkaupunkiseudun yhteistyön osaaminen n Kustannustietoisuus n Ongelmanratkaisutaidot (helpdeskpalvelut) n Konsultoiva työote n Kielitaito n Asiakkuuksien johtamiseen liittyvä osaaminen n Rekrytointiosaaminen n Viestintäosaaminen keelle siirtyvien mukana poistuu suuri määrä osaamista, ellei asiaa suunnitella ja ennakoida, sanoo Tiilikainen. Tämän takia Talpan osaamisen kehittämissuunnitelmassa linjattiin, että työssä oppiminen ja kehittyminen on mahdollista toteuttaa ottamalla käyttöön erilaisia työssäoppimisen välineitä kuten esimerkiksi työkierto, sijaisuuksien hoitaminen, erityistehtävät, projektiosallistuminen tai perehdyttäjänä toimiminen. Nämä toimet omalta osaltaan tukevat osaamisen ja hiljaisen tiedon siirtämistä. Oman haasteensa osaamisen hallinnalle asettaa Talpan henkilöstön ikärakenne: 50 59-vuotiaiden osuus henkilökunnasta on 40 prosenttia. Lähivuosien aikana eläkn Talpalaisista 66 % on joko keskiasteen tai alimman korkea-asteen koulutus n Talpan suurimmat ammattiryhmät ovat palkkasihteerit (159) ja taloussihteerit (156) n Eri tehtävänimikkeitä on käytössä yhteensä 37 n Talpan henkilöstön keski-ikä on 50,2 vuotta n Vakinaisesta henkilökunnasta 45 % saavuttaa eläkeiän vuosina 2010 2020 n Talpan henkilöstö osastoittain 31.5.2010 (voimassa olevat palvelussuhteet): Osasto Henkilöitä Kirjanpito ja maksuliikenne 46 Laskutus 71 Ostolaskut 84 Palkanlaskenta 194 Hallinto 17 Talpa yhteensä 412 LASKE-hankkeen valmisteluvaiheen projektit päätökseen Maaliskuussa 2009 alkanut LASKEhankkeen valmisteluvaiheen viimeisenä vaiheena ollut kilpailutusprojekti saatiin päätökseen. Rahoitusjohtaja teki hankintapäätöksen laskentajärjestelmän toimittamisesta perjantaina 4. kesäkuuta 2010. Tulevan kesän aikana valmistellaan hankintaan, organisoitumiseen ja toimeenpanoon liittyviä asioita kuten hanketoimiston kokoonpanoa, tietoliikenneyhteyksiä ja muita teknisiä asioita. Syyskuussa alkaa toteutus eli toimeenpanovaihe. Edessä on työntäyteinen syksy ja ensi vuosi. LASKE on yhteinen ponnistus, johon tarvitaan kaikkia Helsingin kaupungin virastoja ja liikelaitoksia. Lauri Mattila tietohallintopäällikkö tiedottaa 2 2010 3
Sähköiset poissaololomakkeet käyttöön 1.9.2010 Sähköisten poissaololomakkeiden tuotantokäyttö aloitetaan syyskuun alussa. Tämän jälkeen sekä vuosilomat että kaikki muut poissaolot voidaan käsitellä sähköisesti HR-työpöytäpalvelussa. Sähköisten vuosilomalomakkeiden tuotantokäyttö aloitettiin Helsingin kaupungilla 1.9.2009. Tällä hetkellä vuosilomalomakkeita käyttää noin 5 600 kaupungin kuukausipalkkaista palkansaajaa yhteensä 28 virastossa ja liikelaitoksessa. Hakija tekee hakemuksensa sähköisesti ja lähettää sen esimiehelleen hyväksyttäväksi. Hyväksymisen jälkeen tieto siirtyy suoraan HIJAT-tietojärjestelmään. Palvelun tunnisteena toimii henkilökohtainen Helsinki1 -lähiverkon verkkotunnus, eikä erillisiä käyttäjätunnuksia ja salasanoja tarvita. Palvelu edellyttää esimiestietojen ylläpitämistä ehijat-järjestelmässä ja tästä vastaa ao. virasto tai liikelaitos. Muut poissaololomakkeet siirretään samaan sähköiseen HR-työpöytäpalveluun 1.9.2010 alkaen, jolloin virastot ja liikelaitokset voivat ottaa ne käyttöön. Henkilöstökeskuksessa, kaupunkisuunnitteluvirastossa, Talpassa ja ympäristökeskuksessa otetaan sairausloma/tapaturma-, kuntoutus- ja perhevapaalomakkeet käyttöön kuitenkin jo kesäkuun aikana. Irmeli Mäkitalo erityissuunnittelija Taloushallintopalvelun kassoilla (Kallion virastotalossa) ajoittain ruuhkaa Taloushallintopalvelun kassat (os. Toinen linja 4 A) palvelevat suurta määrää kuntalaisia. Tiettyjen maksupäivien takia kassoilla voi ajoittain olla ruuhkaa. Kassat palvelevat arkipäivisin kello 8.15 16. Loppuvuoden kiireisimmät päivät ovat etukäteen tiedossa. Jos et halua jonottaa, vältäthän paikan päällä asiointia seuraavina päivinä: Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu 28.6. 1.7. 2.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 29.6. 2.7. 3.8. 2.9. 4.10. 2.11. 2.12. 30.6. 5.7. 4.8. 6.9. 5.10. 4.11. 3.12. 6.7. 5.8. 7.9. 11.10. 5.11. 7.12. 12.7. 12.8. 10.9. 12.10. 11.11. 10.12. 13.7. 13.8. 13.9. 14.10. 12.11. 13.12. 15.7. 16.8. 15.9. 15.10. 15.11. 15.12. 16.7. 17.8. 16.9. 27.10. 16.11. 16.12. 28.7. 27.8. 27.9. 28.10. 26.11. 29.7. 30.8. 28.9. 29.10. 29.11. 30.7. 31.8. 29.9. 30.11. 30.9. Lisätietoja antaa palveluvastaava Tuula Autio Talpasta, sähköpostitse tai puhelimitse puh. 09 310 25171. tiedottaa 2 2010 4
Kevään asiakastapaamiset pidetty Talpan uuden asiakkuudenhoitomallin (ks. Talpa tiedottaa 4/2009) mukaisesti tänä keväänä pidettiin sekä asiakkuuden johtoryhmiä että prosessien seurantaryhmiä. Kevään aikana kokoontui kahdeksan asiakkuuden johtoryhmää ja yhteensä kymmenen eri viraston kanssa pidettiin 18 seurantakokousta. Asiakasvirastojen ja liikelaitosten yhteyshenkilöiltä kysyttiin tänä vuonna etukäteen, mikä oli heidän toiveensa tapaamistiheyden ja -ajankohdan suhteen. Osa asiakkaista halusi pitää seurantakokouksen erikseen jokaisesta prosessista, osa taas yhdistettynä, jolloin talous- ja palkkahallinnon prosessiasioita käsiteltiin samassa kokouksessa. Tapaamiset jatkuvat syksyllä samalla konseptilla, kertoo hallintopäällikkö Päivi Turpeinen. Vuoden lopussa arvioidaan, miten uusi asiakkuudenhoitomalli on toiminut. Tavoitteena on edetä asiakkaiden tarpeiden ehdoilla myös tapaamisiin liittyen. Varsinaiset sopimusneuvottelut ja sopimusten allekirjoitukset toteutetaan erikseen ja yhteisesti sovitulla tavalla. Aina sopimuksen teko ei välttämättä vaadi tapaa- mista, vaan asia hoituu sähköpostitse asianosaisten välillä. Helmi-intraan asiakaskohtaisia työtiloja Suunnittelemme Helmi-intran työtilojen hyödyntämistä asiakasyhteistyössä, sanoo Turpeinen. Olemme Ksv:n kanssa sopineet, että lähdemme heidän kanssaan kokeilemaan työtiloja tässä tarkoituksessa. Työtilaan liitetään Ksv:stä ja Talpasta talous- ja palkkahallintoasioissa yhteistyötä tekevät henkilöt, kuten esimerkiksi sopimusyhteyshenkilöt ja prosesseista vastaavat. Asiakaskohtaiset työtilat tarjoavat tehokkaan ja luotettavan kanavan jakaa ja tallentaa tietoa. Sinne voidaan viedä esimerkiksi aina voimassa olevat sopimukset, jolloin sama dokumentti on jatkuvasti kaikkien asianosaisten saatavilla, eikä tulostettuna jonkun mappiin. Myös Talpan osastopäälliköillä ja palveluvastaavilla on pääsy työtiloihin. Prosessin omistajina osastopäälliköt vastaavat oman prosessinsa kehittämisestä ja toimivuudesta yhdessä asiakkaiden prosessivastuuhenkilöiden kanssa. Tässä on yhteisen tiedon jakaminen ja säännöllinen kommunikointi tärkeää, korostaa Päivi Turpeinen. Asiakkuuden johtoryhmä n Kokoontuu kerran vuodessa n Virastosta/liikelaitoksesta: päällikkö, sopimusvastuuhenkilö ja prosessivastaavat n Talpasta: toimitusjohtaja, palvelupäälliköt ja asiakkuusvastaava Asiakkuuden seurantaryhmä n Kokoontuu vähintään kerran vuodessa, tarvittaessa useammin n Virastosta/liikelaitoksesta: prosessivastuuhenkilö(t) ja -asiantuntija(t) n Talpasta: palvelupäälliköt, palveluvastaavat ja prosessiasiantuntijat tiedottaa 2 2010 5
Henkilöstöä koskevat tiedot koottu yksiin kansiin Henkilöstöraportti 2009 Henkilöstökeskus on julkaissut Helsingin kaupungin henkilöstöraportin vuodelta 2009. Henkilöstöraportti julkaistaan vuosittain hallintokeskuksen, henkilöstökeskuksen, työterveyskeskuksen ja Talpan yhteistyönä. Henkilöstöraportin julkaisuvastuu on henkilöstökeskuksessa ja raportin tietoja tuottavat henkilöstökeskuksen lisäksi työterveyskeskus, Helsingin Energia ja Talpa. Henkilöstöraportin sisällöntuottamista ohjaa henkilöstökeskuksen vetämä ohjausryhmä, jonka toimintaan osallistuvat työnantajan ja työntekijäjärjestöjen edustajat. Henkilöstöraportin tietosisältöä kehitetään henkilöstöraporttityöryhmässä, jossa on myös Talpan edustus. Henkilöstöraportin laatiminen aloitetaan vuosittain syksyllä, jolloin sovitaan raportin sisällöstä ja aikataulusta. Pääkaupunkiseudun kuntien yhteistyönä sovitaan raportissa julkaistavat Helsingin, Espoon ja Vantaan vertailukelpoiset kuntatunnusluvut. Talpassa kootaan henkilöstöraportissa julkaistavat henkilöstön määrää, rakennetta ja työpanosta kuvaavat tilastot. Tilastotuotantoon Talpassa käytetään pääkaupunkiseudun kuntien yhdessä ylläpitämää henkilöstötietojärjestelmän raportointiohjelmistoa. Kari Kallio järjestelmäpäällikkö Excel-syöttölomake käytössä laskutuksessa Manuaalisista laskutuspyynnöistä ja tietojen tallentamisesta kahteen kertaan päästään vähitellen eroon: excel-syöttölomakkeella tiedot voidaan siirtää virastosta sähköisesti Talpan laskutukseen ja Pro elaskutusjärjestelmään. Excel-syöttölomake on 8.4.2010 alkaen ollut käytössä nuorisoasiankeskuksessa. Huhti-toukokuun aikana olemme laskuttaneet jo satoja laskuja, joiden tiedot on toimitettu meille excel-syöttölomakkeella. Näin prosessi on sujuvoitunut oleellisesti: laskutuksen perustiedot on tallennettu nuorisoasiainkeskuksessa excel-syöttölomakkeelle, excel-tiedosto on lähetetty (nyttemmin salasanalla suojattuna) Talpan laskutukseen ja laskutuksessa tiedot on sisään luettu suoraan Pro elaskutusjärjestelmään. Tietojen uudelleen tallennuksesta Talpassa on siis kokonaan voitu luopua! Excel-syöttölomakkeen käyttöönotto on helppoa, koska excel-taulukon täyttäminen on meistä useimmille entuudestaan tuttua. Haasteena syöttölomakkeen käytössä onkin laskutustietojen huolellinen tallentaminen, sillä taulukkopohjassa ei ole mitään tarkistustoimintoja tietojen oikeellisuuden suhteen. Mahdolliset virheet ilmenevät vasta tietojen sisään luvun yhteydessä, jos silloinkaan. Huolellisuutta edellytetään myös siinä, että samassa tiedostossa voi lähettää vain yhden laskulajin laskutusmateriaalia kerrallaan. Mutta toisaalta, huolellisuuttahan edellytettiin manuaalisten laskutuspyyntöjenkin kanssa! Nuorisoasiainkeskuksen kanssa karikot vältettiin ja excel-syöttölomakkeen käytössä ei ole ollut ongelmia kiitos tästä viraston omalle käyttöönoton panostukselle. Laskutuksen tarjoaman perehdytyksen, diasarjan ja yleisohjeen lisäksi nuorisoasiainkeskuksessa laadittiin oma ohje excel-syöttölomakkeen käyttäjille. Tästä oli varmasti paljon apua. Tällä hetkellä excel-syöttölomaketta käytetään myös suomenkielisessä työväenopistossa ja sosiaalivirastossa. Käyttöönottoa suunnitellaan myös Työterveyshuollon kanssa. Viikolla 23 excel-syöttölomaketta esiteltiin Myynnistä suoritukseen -prosessivastuuhenkilöiden tapaamisessa. Lisätietoja excel-syöttölomakkeesta ja järjestettävistä demotilaisuuksista: järjestelmävastaava Mervi Råman, puh. 310 25306 Elina Tirkkonen palvelupäällikkö n Talpan laskutuksessa luotiin vuonna 2009 virastojen lähettämien manuaalisten laskutuspyyntöjen perusteella 31 950 laskua. n Vuoden 2010 sopimuksissa manuaalisia laskuja on asiakasvirastoille myyty 15 536 kpl. n Vuonna 2010 manuaalisen laskun hinta 22,50, elektronisen laskun hinta 4,70. n Tavoite 2011: Sähköisten laskutustoimeksiantojen osuus 99 %. tiedottaa 2 2010 6
Hankinnasta maksuun -prosessi arvioidaan Talpan hankinnasta maksuun -prosessi pitää sisällään kaupungille hankittavien tavaroiden ja palvelujen tilaamista, sopimusten tekemistä, menojen kirjauksia ja ostolaskujen käsittelyä eli niiden tarkastamista, hyväksymistä ja maksamista. Prosessi on kallis taloushallinnon prosessi: se on monivaiheinen, se vaatii osaamista ja siinä on yhdenkin tapahtuman osalta useita toimijoita. Hankinnasta maksuun -prosessiin kohdistuu useita vaatimuksia, joista eräs keskeinen on riskienhallinnan näkökulma. Prosessissa käsitellään huomattava määrä kaupungin rahaa, joka maksetaan tavaran tai palvelun toimittajalle. Hankinnasta maksuun -prosessiin osallistuu Talpan asiakasorganisaatioissa vähintään 6 000 kaupungin työntekijää, joten myös siihen käytettävä aika on kokonaisuudessaan merkittävä. Tavoitteena sähköisyys ja yhtenäisyys Hankinnasta maksuun -prosessia on kehitetty voimakkaasti vuodesta 2004 alkaen. Silloin määriteltiin prosessin tavoitteet, joista keskeisimmät olivat prosessin sähköistäminen ja yhtenäisten toimintatapojen käyttöönotto. Lähtökohtana olivat asiakasorganisaatioiden käytännöt, joita sovellettiin aluksi mahdollisuuksien mukaan palvelukeskusympäristössä. Vuonna 2005 käyttöönotettu ostolaskujen sähköinen käsittelyjärjestelmä BIP eli Basware IP ja vuonna 2007 käyttöönotettu sähköinen tilausjärjestelmä Kosti eli Basware PM ovat luoneet edellytykset prosessin sähköistämiselle. Asiakkaan ja Talpan välinen työnjako määriteltiin vuonna 2005, mutta sitä ei koskaan saatu vietyä täysin käytäntöön. Vuonna 2008 Talpan ja asiakasvirastojen yhteinen prosessiryhmä määritteli prosessin tavoitteita ja teki työnjakoon linjaukset, joita on sovellettu vuoden 2009 helmikuusta alkaen. Nykyisessä muodossaan hankinnasta maksuun -prosessia ei voida pitää sisällöltään kaikkien alkuperäisten tavoitteiden mukaisena. Prosessissa on vaihtelua asiakkaittain ja laskutyypeittäin eikä työnjaossa ole päästy yhdenmukaisiin käytäntöihin. Sähköisten järjestelmien kaikkia mahdollisuuksia mm. prosessin turvallisuuden varmistamiseksi ei ole voitu hyödyntää. Asetelma uusiksi vuonna 2009 Talpa aloitti kunnallisena liikelaitoksena vuoden 2009 alusta, mikä muutti asetelmaa tilaaja tuottaja-mallin mukaiseksi. Tämä mahdollistaa sen, että Taloushallintopalvelu -liikelaitoksen omistaja eli Helsingin kaupunki voi uudessa roolissaan tilaajana määritellä, millaisen hankinnasta maksuun -prosessin se haluaa. Talpa ja sen omistajaa edustava talousja suunnittelukeskus ovat perustaneet työryhmän, joka arvioi prosessin nykytilan ja määrittelee sille kaupungin kokonaisedun mukaisen tavoitetilan. Hankinnasta maksuun -prosessi vaatii jatkossakin resursseja sekä asiakkaalta että Talpalta. Kokonaisuutta arvioitaessa tavoitteena on määritellä paras käytäntö ja ideaali työnjako esimerkiksi tiliöinnin osalta. Samanaikaisesti toisessa työryhmässä käydään läpi prosessissa riskienhallinnan näkökulmasta havaittuja puutteita ja arvioidaan mahdollisia muutostarpeita mm. tilausten käsittelyssä ja ostolaskujen tarkastus- ja hyväksymiskäytännöissä. Työryhmät saavat työnsä valmiiksi syksyn aikana. Työn tuloksista tiedotetaan loppuvuoden aikana sekä kirjallisesti että järjestämällä hankinnasta maksuun -prosessin yhdyshenkilöille tiedotus- ja keskustelutilaisuus. Harri Numminen palvelupäällikkö tiedottaa 2 2010 7
Arvonlisäverokannat nousevat heinäkuun alussa Arvonlisäverokannat nousevat Suomessa 1.7.2010 lukien yhdellä prosenttiyksiköllä. Yleinen 22 %:n verokanta nousee 23 %:iin ja alennetut verokannat nousevat siten, että 12 %:n verokanta nousee 13 %:iin ja 8 %:n verokanta 9 %:iin. Lisäksi tarjoilupalveluihin aletaan soveltaa 13 %:n verokantaa yleisen verokannan sijasta. 1.7.2010 lukien voimaan tulevat myös päästöoikeuksien käännetty verovelvollisuus sekä matkatoimistopalvelun veron perusteen laskentatavan tekninen muutos. Verokannat 1.7.2010 lähtien Suoritettava arvonlisävero on verokannan osoittama prosenttimäärä veron perusteesta eli verottomasta hinnasta. Suomessa on käytössä yleisen verokannan lisäksi kaksi alennettua verokantaa. 1.7.2010 lukien yleinen verokanta on 23 %. Tuotteeseen sovelletaan yleis- Kirjanpidon tapahtumien oikaisumuistiot Kirjanpitoon syntyy tapahtumia palkoista, laskutuksesta, ostolaskuista, maksuliikenteestä sekä kirjanpidosta. Jotta tietäisit kenelle lähetät kirjanpitoa oikaisevat korjauspyynnöt ja/ tai korjausmuistiot, olemme keränneet alla olevaan taulukkoon yleisimmät tositelajit ja osoitteet, joihin ne lähetetään tallennettavaksi Talpassa: Tositelaji Korjausmuistion tositelaji Lähetä korjausmuistio talpaan 29 ostolaskut R4-XXxxxxx Talpa ostolaskut, muistiot, PL 246 6A palvelukassat M4-20xxxxx Talpa maksuliikenne, PL 234 6K maksuliikenne M4-20xxxxx Talpa maksuliikenne, PL 234 EF ProE yleislaskut L4-xxxx Talpa laskutus, PL 235 FF Päivähoitolaskut L4-xxxx Talpa laskutus, PL 235 17 kk-palkat P4-XXxxxxx Talpa palkat, PL 231 18 tuntipalkat P4-XXxxxxx Talpa palkat, PL 231 19 palkkiot p4-xxxxxxx Talpa palkkiot, PL 231 K k4-xxxxxxx Talpa kirjanpito, PL 232 tä verokantaa, ellei arvonlisäverolaissa ole toisin säädetty. Aiheesta lisää tiedotteessa Arvonlisäverokantojen muutos 1.7.2010, joka löytyy Helmiintrasta: Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Kirjanpitopalvelut > Kirjanpidon ohjeet ja lomakkeet Linkki tiedotteeseen Tilaisuuksia Virastojen ja liikelaitosten henkilöstöpäälliköille ja HR-tukihenkilöille järjestetään elo-syyskuun vaihteessa infotilaisuus, jossa esitellään sähköisten poissaololomakkeiden haku- ja hyväksymismenettely. Tarkemmasta ajankohdasta tiedotetaan mm. Talpan Helmi-intran sivuilla. Nimityksiä Maksuliikenne Maksuliikennesihteeri Silpa Leppänen aloitti 20.5.2010, hän hoitaa opetusviraston maksuliikennettä. Talousarvion toteutumisennusteen laadinta-aikataulua aikaistettu Talousarvion 2. toteutumisennusteen laadintaaikataulua on aikaistettu. Ennusteen tulee olla Talpan Business Planningissa 29.7.2010 klo 16 mennessä. Talpan BP:n 2. ennusteen syöttöpohjat avataan viikolla 24. Toteumapäivitykset tehdään 16.6. ja uudelleen 6.7.2010. Ennusteen syöttöön on saatavilla teknistä tukea viikon 27 loppuun saakka. Lisätietoja: järjes- telmävastaava Pirkko Pakarinen, sähköpostitse tai puhelimitse, puh. 09 310 25270. Laskut maksettava myös loma-aikana varahenkilöasetukset käyttöön BIP:ssä Kesälomien lähestyessä on tärkeää muistaa, että ostolaskut on tarkastettava ja hyväksyttävä myös lomien aikana. Lomalle lähtijä asettaa itselleen BIPjärjestelmään varahenkilön, joka tarkastaa tai hyväksyy laskut lomailijan poissaolon aikana. Varahenkilöksi asetettu henkilö huolehtii vastaavasti varahenkilön asettamisesta oman lomansa ajaksi, mikäli loma-ajat näin edellyttävät. Varahenkilöä asetettaessa on muistettava ottaa asetus myös käyttöön laittamalla rasti käytössä -ruutuun. Ohje varahenkilön asettamisesta löytyy myös Miten-videon hakemistosta: BIP-järjestelmän etusivu, vasen reuna, alimmainen painike. M2-matkalaskut 2 kk:n sääntö voimassa myös kesällä Muistathan, että noudatamme 2 kuukauden sääntöä eli matkalaskun maksamisen edellytyksenä on, että käsittelet ja lähetät matkalaskusi tarkastajalle/ hyväksyjälle viimeistään 2 kuukauden kuluessa matkasta (KVTES 24 ). Ennen kaikkea olisi hyvä, että käsittelet matkaennakolliset matkalaskusi ennen kesälomalle lähtöä. tiedottaa 2 2010 8
Konttori27:n ovet avoinna 5.5. T alpa muutti vuodenvaihteessa uusiin toimitiloihin Sörnäisten rantatielle. Tupaantuliaisia juhlittiin yhdessä asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa toukokuussa. valokuvat Olli-Pekka Kaukonen tiedottaa 2 2010 9
Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka, Pirkko Tiainen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi Nautinnollista kesää! Vuoden 2010 Talpa tiedottaa -asiakastiedotteen ilmestymiskerrat l Nro 3, vko 38 l Nro 4, vko 48 tiedottaa 2 2010 10