i SISÄLLYSLUETTELO TAR, 2.6.2016 16:00, Esityslista 1-2 Esityslistan kansilehti (läsnäolijat)... 1-1 Esityslistan kansilehti (sisällysluettelo)... 2 30 Tilintarkastajan työohjelma... 3 31 Kaarinan kaupungin kuukausiraportti ajalta 1.1. - 30.4.2016... 4 Pykälän liite: Tulosraportti_1604. Oheismateriaali TAR 2.6.2016 :ään 31... 5 Pykälän liite: Sitovuustasoittain_1604. Oheismateriaali TAR 2.6.2016 :nn 31... 6 32 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen... 7 Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. 4.3.2016. Oheismtariaali TAR 2.6.2016 :ään 32... 9 Pykälän liite: Sidonnaisuuksien ilmoittaminen_tar_160602. Oheismateriaali TAR 2.6.2016 :ään 32... 18 33 Luottamushenkilöiden toimikauden jatkuminen 31.5.2017 asti... 20 34 Lautakunnan vuoden 2016 arviointisuunnitelman päivittäminen... 22 Pykälän liite: Arviointisuunnitelma_2016. Oheismateriaali TAR 2.6.2016 :ään 34... 23 35 Uuden hallintosäännön valmisteluaikataulu... 27 Pykälän liite: Hallintosäännön valmisteluprosessi_jr_160524. Oheismateriaali TAR 2.6.2016 :ään 35... 28 36 Muut mahdolliset kokouksessa esille tulleet asiat... 32
-2, TAR 2.6.2016 16:00 Sivu 1 Kokousaika Torstai 2.6.2016 klo 16.00 Kokouspaikka Kaupunginvirasto, 2 krs., kokoushuone 203 Jäsenet Varajäsenet Turpela Nina Mari pj Laitakari Piritta Leppänen Tommi vpj Lehtinen Jarmo Ilus Anneli jäsen Lindholm Linda Jalo Henrik jäsen Sirén Jukka Kannisto Petri jäsen Ylä Poikelus Janne Koskenmäki Matti jäsen Lempinen Tapio Ristimella Silja jäsen Ahlroos Päivi Esittelijä Turpela Nina Mari Muut osallistujat Niitynperä Sinikka, JHTT tilintarkastaja, BDO Audiator Oy paikalla klo 16.00 Sinervuo Koskinen Sinikka, talousjohtaja, paikalla klo 16.00 Aalto Pirkko, kansliapalvelupäällikkö, pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjanpitäjä Aalto Pirkko pöytäkirjanpitäjä Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Ehdotus: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen pöytäkirjantarkastajien valinta Ehdotus: Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa.
-1, TAR 2.6.2016 16:00 Sivu 2 Kokousaika: Torstai 2.6.2016 klo 16.00 Kokouspaikka: Kaupunginvirasto, 2 krs., kokoushuone 203 Käsiteltävät asiat: Nro Asia Sivu Virhe. Sisällysluettelon hakusanoja ei löytynyt.
30, TAR 2.6.2016 16:00 Sivu 3 Tilintarkastajan työohjelma Tarkastuslautakunta 2.6.2016 Esittely: Kaupungin hallintosäännön 24 :n mukaan tilintarkastajalla on läsnäolo ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilintarkastajalla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Hallintosäännön 25 :n mukaan tarkastuslautakunnan on seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tilintarkastajien työohjelma lähetetään lautakunnalle erillisenä sähköpostina. BDO Audiator Oy:n vastuutilintarkastaja Sinikka Niitynperä on kutsuttu kokoukseen esittelemään tilintarkastussuunnitelmaa ja tilintarkastajan työohjelmaa. Valmistelija: Kansliapalvelupäällikkö Pirkko Aalto, puh.050 3732614 Ehdotus: Puheenjohtaja Nina Mari Turpela: Tarkastuslautakunta 1. keskustelee vastuutilintarkastajan kanssa tilintarkastuksen toteuttamisesta, 2. merkitsee tilintarkastajan työohjelman tietoonsa saatetuksi. Päätös 30: Ote:
31, TAR 2.6.2016 16:00 Sivu 4 Kaarinan kaupungin kuukausiraportti ajalta 1.1. 30.4.2016 Tarkastuslautakunta 2.6.2016 Esittely: Oheismateriaalina on Kaarinan kaupungin kuukausiraportti ajalta 1.1. 30.4.2016. Talousjohtaja Sinikka Sinervuo Koskinen on kutsuttu kokoukseen esittelemään raporttia. Valmistelija: Kansliapalvelupäällikkö Pirkko Aalto, puh.050 3732614 Ehdotus: Puheenjohtaja Nina Mari Turpela: Tarkastuslautakunta 1. merkitsee kuukausiraportin ajalta 1.1. 30.4.2016 tietoonsa saatetuksi. 2. kirjaa pöytäkirjaan mahdolliset arviointihavainnot. Päätös 31: Ote:
31, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Tulosraportti_1604. Oheismateriaali TAR 2.6.2016 Sivu :ään 5 KAARINAN KAUPUNKI (ulkoinen) (1000 ) HUHTIKUU 2016 KUMULATIIVINEN TALOUSARVIOVERTAILU TOT 4 /2016 TA 2016 TOT% / TA 2016 TOT 4 / 2015 TP 2015 TOT% / TP 2015 TOT 16/ TOT 15 Myyntituotot 3 545 14 270 24,8 % 3 724 14 400 25,9 % -4,8 % 14 270 Maksutuotot 3 119 10 071 31,0 % 3 084 9 151 33,7 % 1,1 % 10 675 Tuet ja avustukset 970 1 751 55,4 % 1 050 2 831 37,1 % -7,6 % 1 766 Vuokratuotot 886 2 652 33,4 % 844 2 750 30,7 % 5,0 % 2 652 Muut toimintatuotot 487 3 239 15,0 % 1 245 3 128 39,8 % -60,9 % 3 239 Toimintatuotot yhteensä 9 007 31 983 28,2 % 9 947 32 260 30,8 % -9,5 % 32 602 ENN 2016 Valmistus omaan käyttöön 66 440 15,0 % 59 292 20,2 % 11,9 % 440 Henkilöstökulut -24 947-78 993 31,6 % -25 079-77 811 32,2 % -0,5 % -78 738 Palvelujen ostot -27 230-83 556 32,6 % -26 089-80 757 32,3 % 4,4 % -84 514 Aineet, tarv. ja tavarat -4 010-11 776 34,1 % -3 908-11 793 33,1 % 2,6 % -11 776 Avustukset -3 828-12 017 31,9 % -3 393-11 606 29,2 % 12,8 % -12 717 Vuokrat -868-2 631 33,0 % -874-2 559 34,2 % -0,7 % -2 829 Muut kulut -31-34 91,2 % -32-243 13,2 % -3,1 % -34 Toimintakulut yhteensä -60 914-189 007 32,2 % -59 375-184 769 32,1 % 2,6 % -190 608 TOIMINTAKATE -51 841-156 584 33,1 % -49 369-152 217 32,4 % 5,0 % -157 566 Kunnallisvero 45 307 120 800 37,5 % 44 118 118 694 37,2 % 2,7 % 120 800 Yhteisövero 1 324 3 689 35,9 % 1 260 4 671 27,0 % 5,1 % 3 689 Kiinteistövero 153 6 593 2,3 % 86 6 454 1,3 % 77,9 % 6 593 Verotulot yhteensä 46 784 131 082 35,7 % 45 464 129 819 35,0 % 2,9 % 131 082 Valtionosuudet 10 104 29 800 33,9 % 9 420 28 403 33,2 % 7,3 % 29 800 Verot ja valtionosuudet 56 888 160 882 35,4 % 54 884 158 222 34,7 % 3,7 % 160 882 Korkotuotot 195 670 29,1 % 262 817 32,1 % -25,6 % 670 Muut rahoitustuotot 430 250 172,0 % 64 406 15,8 % 571,9 % 250 Korkokulut -14-200 7,0 % -14-75 18,7 % 0,0 % -200 Muut rahoituskulut -7-20 35,0 % -7-22 31,8 % 0,0 % -20 Rahoitustuotot ja -kulut 604 700 86,3 % 305 1 126 27,1 % 98,0 % 700 VUOSIKATE 5 651 4 998 113,1 % 5 820 7 131 81,6 % -2,9 % 4 016 Poistot -2 707-8 400 32,2 % -2 550-7 877 32,4 % 6,2 % -8 400 TULOS 2 944-3 402-86,5 % 3 270-746 -10,0 % -4 384 Korolliset lainat 63 885 74 070 86,2 % 56 342 64 114 87,9 % 13,4 % 74 070 Rahat ja pankkisaamiset 14 763 4 441 332,4 % 12 422 11 695 106,2 % 18,8 % 4 441 Nettovelat 49 122 69 629 70,5 % 43 920 52 419 83,8 % 11,8 % 69 629 Investoinnit 1 264 19 549 6,5 % 2 728 14 579 18,7 % -53,7 % 19 549 Velka euroa per asukas 1 965 2 253 87,2 % 1 748 1 968 88,8 % 12,4 % 2 253 Asukasmäärä 32 518 32 869 98,9 % 32 225 32 575 98,9 % 0,9 % 32 869
31, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Sitovuustasoittain_1604. Oheismateriaali TAR 2.6.2016 Sivu 6 KAARINAN KAUPUNKI HUHTIKUU 2016 kumulatiivinen (sisäiset+ulkoiset erät) TALOUSARVION TOTEUTUMINEN VALTUUSTOON NÄHDEN SITOVAT NETTOMÄÄRÄRAHAT (1000 ) TOT 4 /2016 TA 2016 TOT% / TA 2016 Konserni- Tuotot 0 TOT 4 / 2015 TP 2015 TOT% / TP 2015 TOT 16/ TOT 15 ENN 2016 johto Kulut -1 484-4 321 34,3 % -1 345-4 033 33,3 % 10 % -4 321 Kate -1 484-4 321 34,3 % -1 345-4 033 33,3 % 10 % -4 321 Tarkastus- Tuotot 0 lautakunta Kulut -11-60 18,3 % -8-38 21,1 % 38 % -60 Kate -11-60 18,3 % -8-38 21,1 % 38 % -60 Hallinnon Tuotot 822 2 458 33,4 % 806 2 478 32,5 % 2 % 2 458 tukipalvelut Kulut -1 311-4 466 29,4 % -1 247-4 333 28,8 % 5 % -4 466 Kate -489-2 008 24,4 % -441-1 855 23,8 % 11 % -2 008 Henkilöstö- Tuotot 124 514 24,1 % 73 456 70 % 514 lautakunta Kulut -381-1 472 25,9 % -362-1 336 27,1 % 5 % -1 472 Kate -257-958 26,8 % -289-880 32,8 % -11 % -958 Sivistys- Tuotot 2 241 4 840 46,3 % 2 315 5 529 41,9 % -3 % 4 959 lautakunta Kulut -20 562-61 202 33,6 % -20 293-62 288 32,6 % 1 % -61 803 Kate -18 321-56 362 32,5 % -17 978-56 759 31,7 % 2 % -56 844 Perusturva- Tuotot 3 095 12 123 25,5 % 2 958 12 154 24,3 % 5 % 12 623 lautakunta Kulut -20 436-65 026 31,4 % -20 194-64 854 31,1 % 1 % -66 526 Kate -17 341-52 903 32,8 % -17 236-52 700 32,7 % 1 % -53 903 Erikois- Tuotot 0 0 sairaanhoito Kulut -13 011-41 000 31,7 % -12 696-37 343 34,0 % 2 % -40 500 Kate -13 011-41 000 31,7 % -12 696-37 343 34,0 % 2 % -40 500 Kansalais- Tuotot 475 1 227 38,7 % 581 1 415 41,1 % -18 % 1 227 toiminnan Kulut -1 884-6 118 30,8 % -1 912-5 962 32,1 % -1 % -6 118 lautakunta Kate -1 409-4 891 28,8 % -1 331-4 547 29,3 % 6 % -4 891 Tekninen Tuotot 9 192 29 459 31,2 % 9 151 29 211 31,3 % 0 % 29 459 lautakunta Kulut -8 573-25 024 34,3 % -7 923-24 604 32,2 % 8 % -25 024 Kate 619 4 435 14,0 % 1 228 4 607 26,7 % -50 % 4 435 Kaavoitus- ja Tuotot 619 4 012 15,4 % 1 451 3 777 38,4 % -57 % 4 012 rakennus- Kulut -641-2 060 31,1 % -616-2 017 30,5 % 4 % -2 060 lautakunta Kate -22 1 952-1,1 % 835 1 760 47,4 % -103 % 1 952 Ympäristön- Tuotot 6 32 18,8 % 2 27 7,4 % 32 suojelu- Kulut -121-500 24,2 % -110-456 24,1 % 10 % -500 lautakunta Kate -115-468 24,6 % -108-429 25,2 % 6 % -468 Yhteensä Tuotot 16 574 54 665 30,3 % 17 337 55 047 31,5 % -4 % 55 284 Toimintakate Kulut -68 415-211 249 32,4 % -66 706-207 264 32,2 % 3 % -212 850-51 841-156 584 33,1 % -49 369-152 217 32,4 % 5 % -157 566
32, TAR 2.6.2016 16:00 Sivu 7 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Tarkastuslautakunta 3.3.2016 Esittely: Uuden kuntalain 84 :n 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Uuden kuntalain 121 :n 5 kohdan mukaan tarkastuslautakunnan tulee valvoa 84 :ssä säädetyn ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Kuntaliitolta on saatu luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista ja rekisteristä. Ohjeistusta voi kommentoida osoitteessa: https://www.webropolsurveys.com/s/241702b4b294c676.par Oheismateriaalina ohje. Valmistelija: Kansliapalvelupäällikkö Pirkko Aalto, puh.050 3732614 Ehdotus: Puheenjohtaja Nina Mari Turpela: Tarkastuslautakunta merkitsee ohjeistusluonnoksen tietoonsa saatetuksi ja päättää mahdollisesta kommentoinnista. Päätös 16: Tarkastuslautakunta 1. merkitsi ohjeistusluonnoksen tietoonsa saatetuksi, 2. päätti pyytää hallintopalveluista selvityksen tähänastisista toimenpiteistä sidonnaisuuksien ilmoittamisvalmistelussa. Ote:
32, TAR 2.6.2016 16:00 Sivu 8 Tarkastuslautakunta 2.6.2016 Uusi kuntalaki edellyttää, että hallintosääntöön otetaan määräykset kunnan sisäisestä vastuunjaosta sidonnaisuusrekisterin henkilötietojen käsittelyssä. Kuntaliiton suosituksen mukaan tarkoituksenmukaista on, että sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjänä on tarkastuslautakunta. Lisäksi hallintosäännöstä tulisi myös käydä ilmi, kuka suorittaa käytännön toimenpiteet henkilörekisterissä. Kanslia ja viestintäpalvelut seuraa aktiivisesti ohjeen valmistelua ja tulevan syksyn aikana valmisteltavassa uudessa hallintosäännössä huomioidaan ohjeistuksen mukaiset asiat. Julkisuuslain 24 :ssä tarkoitettuja salassa pidettäviä tietoja ei saa julkaista internet sivuilla. Sidonnaisuusrekisteriin voi siis sisältyä sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Tarkastuslautakunnan on tarkastettava ilmoitukset, ennen kuin tiedot viedään rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valvoa, että sidonnaisuusilmoitukset sisältävät ainoastaan lain edellyttämät tiedot ja että salassa pidettävät tietoja ei julkaista internetissä. Luottamushenkilörekisteriin tuleekin sisältyä toiminnallisuus, jolla voidaan pitää erillään salassa pidettävät ja julkiset tiedot. Alustavien suunnitelmien mukaan kaupungin nykyiseen luottamushenkilörekisteri sovellukseen viedään kuntalain tarkoittamat tiedot luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden ilmoitusten pohjalta. Luottamushenkilörekisteri on siis käytännössä järjestelmä, johon tiedot talletetaan. Hallintojohtaja Päivi Antola on lähettänyt tarkastuslautakunnalle selvityksen sidonnaisuuksien ilmoittamiseen ja valvontaan liittyvien toimenpiteiden tähänastisesta valmistelusta. Tämänhetkinen tilanne sidonnaisuuksista löytyy täältä: http://www.kaarina.fi/paatoksen_teko/sidonnaisuusilmoitukset/fi_fi/sidonnaisuusilmoitukset_1/ Oheismateriaalina on Hallintojohtajan selvitys ja Kuntaliiton ohjeistusluonnos 4.3.2016 Valmistelija: Kansliapalvelupäällikkö Pirkko Aalto, puh. 050 3732614 Ehdotus: Puheenjohtaja Nina Mari Turpela: Tarkastuslautakunta merkitsee tilannekatsauksen tietoonsa saatetuksi. Päätös 32: Ote:
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 9 1 Ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä Luonnos 4.3.2016 Lakiyksikkö
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 10 2 Ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä Kuntaliitto, lakiyksikkö. Luonnos 4.3.2016 Mervi Kuittinen Ida Sulin Sidonnaisuuden määritelmä Uuden kuntalain (410/2015) mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava julkisesti sidonnaisuuksistaan. Säännöstä sovelletaan 1.6.2017 alkaen. Poliittisen edustatutumisen eräänä tarkoituksena on erilaisten intressien kanavoituminen päätöksentekoon. Sidokset yritys- ja yhdistystoimintaan voivat olla hyödyllisiä kosketuspintoja kunnallishallinnon ulkopuolelle. Sidoksiin voi kuitenkin liittyä epätervettä edunvalvontaa, jos päätöksenteon vaikuttimena on esimerkiksi sidonnaisuuteen liittyvä kiitollisuudenvelka tai taloudellinen riippuvuussuhde. Sidokset voivat aiheuttaa myös esteellisyystilanteita. Sidonnaisuusilmoituksia koskevan sääntelyn tarkoituksena on kunnan päätöksenteon avoimuuden ja läpinäkyvyyden edistäminen. On ajateltu, että sidonnaisuusrekisterin avulla voidaan ennakolta estää tilanteita, joissa luottamus viranhaltijan tai luottamushenkilön toimintaan voisi vaarantua ja siten myös yleisellä tasolla vahvistaa poliittisen järjestelmän luotettavuutta kunnissa. Viranhaltijoiden sidonnaisuuksien ilmoittamisella ja rekisterin julkaisemisella internetissä pyritään turvaamaan kunnan asukkaiden luottamusta hallinnon riippumattomuuteen ja puolueettomuuteen. Uusi sääntely, joka lisää avoimuutta, edistää myös korruption torjuntaa. Vuorovaikutussuhteet ovat normaalia toimintaa, ne voivat kuitenkin muuttua rakenteelliseksi korruptioksi, jos päätöksenteon rakenteet sisältävät puutteita jotka mahdollistavat korruptiivista käyttäytymistä. Sidonnaisuuksien julkaisemisella on ehkäisevää vaikutusta vallan ja aseman väärinkäytön sekä vaikutusvallan väärinkäytön ilmenemiseen. Hyvän hallinnon noudattamista ja päätöksenteon pohjautumista yhteiseen etuun voidaan tarkkailla sidosten ollessa julkisia. Kuntalain mukaan esteellisen henkilön on edelleenkin ilmoitettava esteellisyydestään ja esitettävä toimielimen pyynnöstä selvitys seikoista, joilla voi olla merkitystä esteellisyysarvioinnissa. Sidos ei välttämättä estä osallistumasta päätöksentekoon. Esteellisyysarviointi tehdään tapaus- ja asiakohtaisesti. Sidonnaisuusilmoitus ei myöskään korvaa luottamushenkilön velvollisuutta esittää selvitys vaalikelpoisuuden arvioinnin edellyttävistä tiedoista. Valtuutetun ja varavaltuutetun velvollisuudesta ilmoittaa vaalirahoituksesta säädetään ehdokkaan vaalirahoituksesta annetussa laissa (273/2009). Viranhaltijoiden velvollisuudesta hakea sivutoimilupaa ja tehdä sivutoimi-ilmoitus säädetään laissa kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003). Sovellettava lainsäädäntö Uuden kuntalain 84 :n mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava sidonnaisuuksistaan tarkastuslautakunnalle, joka saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Ilmoitukset julkaistaan lain nojalla internetissä. Säännöstä sovelletaan vuonna 2017 valittavan valtuuston toimikauden alusta lukien, eli 1.6.2017 lukien. Tätä ennen sidonnaisuustietojen kerääminen perustuu vapaaehtoisuuteen ja yleisen tietoverkkoon vieminen suostumukseen. Kuntalaki 84 Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 11 elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttöja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Kuntalain 64.1 :n mukaan sidonnaisuussääntelyä sovelletaan myös kuntayhtymään. 3 Ilmoitusvelvollisuuden piiri Kuntalain 84.2 :ssä säädetään siitä, keitä ilmoitusvelvollisuus koskee. Ilmoitusvelvollisuus on rajattu koskemaan kunnan keskeisiä luottamushenkilöitä ja johtavia viranhaltijoita. Myös sellaiset luottamustoimet, joissa toiminnan avoimuudella on keskeinen merkitys, ovat ilmoitusvelvollisuudet piirissä. Ilmoitusvelvollisia keskeisiä luottamushenkilöitä ovat kunnanhallituksen jäsenet, valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat, lautakunnan puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat sekä pormestari ja apulaispormestari. Lisäksi ilmoitusvelvollisuus koskee myös maankäyttö- ja rakennuslain tarkoittamia tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä. Velvollisuus koskee myös toimielinten varajäseniä. Velvollisuus ei koske läheisiä esim. perheenjäseniä eikä heidän sidonnaisuuksiaan. Kuntalain 30.5 :n mukaan kunnanhallituksen, lautakunnan, valiokunnan ja johtokunnan jaostoihin sovelletaan, mitä asianomaisesta toimielimestä säädetään. Siten velvollisuus sidonnaisuusilmoituksen tekemiseen koskee myös kunnanhallituksen jaostoa ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jaostoa, muiden lautakuntien jaostojen puheenjohtajia sekä jaostojen esittelijöitä. Valiokuntamallissa velvollisuus sidonnaisuusilmoituksen tekemiseen koskee jokaisen valiokunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia sekä maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan valiokunnan kaikkia jäseniä. Velvollisuus koskee myös valiokunnan esittelijää. Viranhaltijoista ilmoitusvelvollisuuden piirissä ovat kunnanjohtaja sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijät. Viranhaltijoiden on lisäksi ilmoitettava kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 18 :n nojalla sivutoimistaan.
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 12 Kuntalain 64.1 :n mukaan sidonnaisuussääntelyä sovelletaan myös kuntayhtymään. Eli myös kuntayhtymässä hallituksen jäsenet, yhtymävaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat, lautakuntien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat ovat ilmoitusvelvollisia. Velvollisuus koskee myös toimielinten varajäseniä. Kuntayhtymän viranhaltijoista ilmoitusvelvollisuuden piirissä ovat kuntayhtymän johtaja/toimitusjohtaja sekä hallituksen ja lautakuntien esittelijät. 4 Ilmoitusten sisältö Sidonnaisuusilmoitus on tehtävä luottamushenkilön tai viranhaltijan johtotehtävistä sekä luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä. Lisäksi ilmoitus tehdään merkittävästä varallisuudesta ja muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa. Kaikilla sitoumuksilla ei ole merkitystä luottamustehtävän tai virkatehtävän hoitamisella. Asia ratkaistaan tapauskohtaisesti. Esimerkiksi harrastustiedot voivat olla sellaisia, joilla tällaista merkitystä ei ole. Elinkeinotoiminnalla tarkoitetaan tässä yhteydessä liike- ja ammattitoimintaa. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvat yrityksen tai muun yhteisön johtotehtävät eli ainakin toimitusjohtajan ja varatoimitusjohtajan tehtävät. Luottamustoimilla tarkoitetaan yhteisön tai yrityksen toimielinten jäsenyyttä eli keskeisimmin yrityksen hallituksen tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsenyyttä. Eduskuntakäsittelyssä lakiin otettiin velvollisuus ilmoittaa myös merkittävästä varallisuudesta. Merkittävällä varallisuudella voidaan katsoa tarkoitettavan mm. merkittäviä kiinteistöjen tai asunto-osakeyhtiön osakkeiden omistuksia. Tulkintaohjeena voidaan pitää varallisuuden liittymistä elinkeinotoimintaan tai sijoitustoimintaan, joten esimerkiksi pelkästään oman asunnon osakkeenomistus ei kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin. Joissakin tapauksissa merkitystä luottamustehtävän hoitamisen kannalta voi katsoa olevan kiinteistöyhtiöiden tai muulla osakkeenomistuksella. Myös ammattiin liittyvillä osakkuuksilla ja omistuksilla voi olla tapauskohtaisesti merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Joissain tapauksissa maan ja metsän omistamisella voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Tapauskohtaisesti myös merkittävällä velalla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa, erityisesti jos velka liittyy elinkeinotoimintaan. Myös henkilön yhdistys- ja säätiötoiminnalla voi olla merkitystä kunnallisen päätöksenteon puolueettomuuden arvioinnissa. Ilmoitusvelvollisuus koskisi niitä tietoja, joilla voidaan objektiivisesti arvioiden voivan olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa. Ilmoitusvelvollisuus koskee ainoastaan asiaomaisen luottamushenkilön tai viranhaltijan omia sidonnaisuuksia, velvollisuus ei siten koske läheisten henkilöiden jäsenyyksiä tai omistuksia. Ilmoitusten tekeminen Sidonnaisuusilmoitukset tehdään kunnassa tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoituksen valtuuston tiedoksi (kuntalaki 121 ). Lähtökohtana on, että ilmoitusvelvollinen itse on vastuussa sidonnaisuusilmoituksen tekemisestä, mutta tarkastuslautakunnalla on valvontavelvollisuutensa liittyen mahdollisuus kehottaa ilmoitusvelvollisuutta tekemään uusi ilmoitus tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Täydennyspyyntö-
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 13 5 menettelyyn voi lähteä, jos tarkastuslautakunnan tietoon tulee sidonnaisuuksia, joista ei ole ilmoitettu. Kunnalla on henkilötietolain nojalla oikeus käsitellä sidonnaisuusrekisterissä ainoastaan sidonnaisuussääntelyn näkökulmasta tarpeellisia tietoja. Kunta ei siten sidonnaisuusrekisteriin voi ottaa tietoa sidonnaisuusnäkökulmasta epärelevanteista seikoista, vaikka tällaisia seikkoja olisi ilmoitettu. Kunnan täytyy siis arvioida, miltä osin ilmoitetut seikat ovat laissa tarkoitettuja sidonnaisuuksia. Sidonnaisuusilmoitus olisi tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu luottamustoimeensa tai tehtäväänsä. Tämä tarkoittaa, että sidonnaisuusilmoitukset annetaan pääsääntöisesti valtuustokauden alkaessa. Valtuustokauden aikana jätetään yksittäisiä ilmoituksia, lähinnä toimielinten jäsenten tai esittelijöiden vaihtuessa. Lisäksi henkilöllä on tietenkin velvollisuus ilmoittaa muutoksista sekä korjata virheelliset tiedot. Tarkastuslautakunta vie ilmoitukset valtuuston tiedoksi säännöllisesti. Suosittelemme, että tarkastuslautakunta vie ilmoitukset vuosittain (1-2 kertaa vuodessa) valtuuston tiedoksi. Ilmoitukset voidaan julkaista yleisessä tietoverkossa ennen valtuustolle tiedoksi viemistä. Oleellista on, että rekisteri on ajantasainen. Sidonnaisuusilmoituksiin saattaa poikkeustapauksissa sisältyä salassa pidettävää tietoa. Salassa pidettävää tietoa ei julkaista yleisessä tietoverkossa. Tarkastuslautakunnan tehtävä on valvoa, että sidonnaisuusilmoituksen sisältävät ainoastaan lain edellyttämät tiedot, ja että salassa pidettävää tietoa taikka tarpeettomia henkilötietoja ei viedä internetiin. Ilmoitukset, joihin sisältyy salassa pidettävää tietoa, käsitellään valtuustossa suljetussa kokouksessa. Muutokset ja täydennykset viedään ilman viivytystä rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon. Muutokset ja täydennykset viedään valtuuston tiedoksi samassa aikataulussa kuin uudetkin ilmoitukset, eli esimerkiksi vuosittain. Rekisteritietojen vastaanottaessa on informoitava rekisteröityjen kielto-oikeudesta. Rekisteröidyillä on oikeus henkilötietolain nojalla kieltää omien tietojensa luovutus rekisteristä suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimukseen, henkilömatrikkeliin tai sukututkimukseen. Kunta rekisterinpitäjänä voi myös päättää ja rekisteriselosteessa erikseen mainita, että luovutuksia näihin tarkoituksiin ei oletusarvoisesti tehdä rekisteristä. Vastuu sidonnaisuusrekisteristä Sidonnaisuusilmoitukset muodostavat kunnassa henkilörekisterin, johon henkilötietolakia (523/1999) sovelletaan. Henkilötietolain mukaan rekisteritoimintaan ja henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan seuraavia yleisiä velvoitteita: Huolellisuusvelvoite (HTL 5 ) Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjän tulee käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Suunnitteluvelvoite (HTL 6 ) Henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä se, mistä henkilötiedot säännönmukaisesti hankitaan ja mihin niitä säännönmukaisesti luovute-
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 14 taan, on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään. Käyttötarkoitussidonnaisuus (HTL 7 ) Henkilötietoja saa käyttää tai muutoin käsitellä vain tavalla, joka ei ole yhteensopimaton 6 :ssä tarkoitettujen käsittelyn tarkoitusten kanssa. Myöhempää henkilötietojen käsittelyä historiallista tutkimusta taikka tieteellistä tai tilastotarkoitusta varten ei pidetä yhteensopimattomana alkuperäisten käsittelyn tarkoitusten kanssa. Tarpeellisuusvaatimus (HTL 9 ) Käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia. Virheettömyysvaatimus (HTL 9 ) Rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä. Rekisteriselosteen laatimis- ja saatavillapitovelvoite (HTL 10 ) Henkilötietolain 3 :n 1 mom. 4 kohdan mukaan rekisterinpitäjä on yhteisö, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty. Henkilötietojen käsittely on saman lain nojalla tietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja sidonnaisuusrekisterissä käsitellään lain vaatimusten mukaisesti. Rekisterinpitäjän vastuuseen kuuluu myös tietojen asianmukaisesta suojaamisesta huolehtiminen. Käsittelijä taas vastaa yksittäisistä toimenpiteistä. Hallintosääntöön on syytä ottaa määräys kunnan sisäisestä vastuunjaosta henkilötietojen käsittelyssä sidonnaisuusrekisteriin liittyen. Tarkoituksenmukaista on katsoa, että sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjänä kunnan sisällä on tarkastuslautakunta. Hallintosäännöstä tulisi myös käydä ilmi, kuka toimii henkilötietojen käsittelijänä kunnassa tarkastuslautakunnan lisäksi, eli kuka suorittaa käytännön toimenpiteet rekisterissä. On huomioitava, että rekisterin ylläpito ja päätöksenteko rekisteriin liittyen on hallintotehtävä, joka voidaan antaa muulle kuin viranomaiselle vain lailla tai lain nojalla (PL 124 ). 6 Rekisterin julkaiseminen yleisessä tietoverkossa On katsottu, että avoimuuden kannalta on tärkeää, että sidonnaisuusrekisteri julkistetaan yleisessä tietoverkossa, jolloin kenellä hyvänsä on oikeus tutustua sidonnaisuustietoihin. Sidonnaisuusilmoituksia koskevat tiedot olisivat saatavilla yleisessä tietoverkossa, ellei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Julkisuuslain 24 :ssä tarkoitettuja salassa pidettäviä tietoja ei saa viedä julkiseen tietoverkkoon. Julkisuuslain 24 :n 1 momentin 32 (yksityiselämän suoja) kohdan mukaan salassa pidettäviä ovat mm. tiedot Henkilön elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan tai vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai muista niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista. Saman säännöksen
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 15 7 mukaan salassa pidettäviä ovat tiedot henkilön poliittisesta vakaumuksesta. Tiedot henkilön toimimisesta poliittisessa tai muussa luottamustehtävässä tai henkilön pyrkimisestä sellaiseen tehtävään samoin kuin tiedot henkilön osallistumisesta poliittisen puolueen perustamiseen ja rekisteröintiin tai valitsijayhdistyksen perustamiseen vaaleja varten, ovat kuitenkin julkisia. Kuuluminen rekisteröidyn yhdistyksen tai säätiön hallitukseen on yhdistysrekisteriin merkittävänä tietona julkinen. Sen sijaan yhdistyksen jäsenyys jää julkisuuden ulkopuolelle. Julkisuuslain 24 :n 1 momentin 23 kohdan mukaan salassa pidettäviä ovat muun muassa asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön kokonaisvarallisuudesta. Muita henkilötietoja kuin mitä sidonnaisuuksien ilmoittaminen lain mukaan edellyttää ei saa viedä yleiseen tietoverkkoon ilman suostumusta. Yleiseen tietoverkkoon ei esimerkiksi voi viedä tietoa sidonnaisuudesta, jolla ei ole merkitystä luottamustehtävän hoitamisen kannalta tai esimerkiksi tietoja ilmoittajan perheenjäsenensä harrastuksista. Vapaaehtoinen ilmoittaminen laissa säädettyä laajemmin Jos kunnassa halutaan tehdä säädettyä laajemmin internetissä julkaistavia sidonnaisuusilmoituksia, esimerkiksi jos luottamushenkilöt ja viranhaltijat, jotka eivät ole kuntalain 84 :n sääntelyn piirissä, vapaaehtoisesti ilmoittavat sitoumuksiaan, tulee ilmoitusten käsittelyn kunnassa perustua luottamushenkilön tai viranhaltijan suostumukseen. Myös ilmoitusten sisällön laajentaminen laissa säädetystä poikkeavasti, tulee perustua suostumukseen. Vapaaehtoisen rekisterin vieminen internetiin ei ole mahdollista ilman rekisteröidyn suostumusta. Vapaaehtoisistakin ilmoituksista muodostuu henkilörekisteri, jota koskee henkilötietolaki ja henkilötietolaissa säädetyt velvoitteet, kuten rekisteriselosteen laatimisvelvollisuus. Tämä vapaaehtoinen rekisteri on kuntalain 84 :n rekisteristä erillinen henkilörekisteri. Vaikka tiedot ilmoitetaan kunnalle ja sen internetsivuilla vapaaehtoisesti, kysymyksessä on viranomaisen eli kunnan rekisteri ja kunta on vastuussa tämänkin rekisterin sisällöstä. Kunta toimii toisin sanoin myös vapaaehtoisen rekisterin rekisterinpitäjänä ja rekisterin tietosisältö perustuu aina kunnan henkilötietolain mukaiseen suunnitelmaan ja käyttötarkoituksen määrittelyyn. Ilmoittaja itse ei voi päättää, mitä tietoja rekisteriin viedään. Ilmoitusten korjaaminen Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että sidonnaisuusrekisteri on ajan tasalla ja sisältää virheetöntä tietoa. Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan. Tämä tarkoittaa, että uudet ilmoitukset, muutokset ja täydennykset on vietävä rekisteriin ilman viivytystä. Ottaen huomioon yleisessä tietoverkossa julkaistun sidonnaisuusrekisterin tarkoitus ja merkitys, myös siihen tehdään lisäykset, muutokset ja täydennykset viivytyksettä. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 16 8 Ilmoitusten poistaminen Kun luottamustoimi tai tehtävä on päättynyt, rekisteristä ja tietoverkosta poistetaan kyseisen henkilön tiedot. Vanhentuneita tietoja ei saa jäädä rekisteriin. Tiedon antaminen rekisteristä Sidonnaisuusrekisteri on viranomaisen henkilörekisteri, johon sovelletaan julkisuuslakia. Tiedon antamiseen ja luovuttamiseen viranomaisen henkilörekisteristä sovelletaan julkisuuslakia. Sidonnaisuusrekisteriin saattaa sisältyä sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Jos julkisia tietoja rekisteristä pyydetään suullisesti, nähtäväksi tai jäljennettäväksi on tiedot annettava pyydetyllä tavalla, jollei tästä koidu virkatoiminnalle kohtuutonta haittaa. Näissä tapauksissa ei pääsääntöisesti tarvitse selvittää pyytäjän henkilöllisyyttä tai tietojen käyttötarkoitusta. Huomioitava on kuitenkin, että rekisteröidyillä on henkilötietolain mukainen kieltooikeus ja on voinut kieltää tietojensa luovutus suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimukseen, henkilömatrikkeliin tai sukututkimukseen. Sidonnaisuusrekisteri julkaistaan internetissä lukuun ottamatta mahdollisesti salassa pidettäviä tietoja. Tällöin sovellettavaksi tulee julkisuuslain 16.3. Kunnan oikeus käsitellä tietoja internetissä perustuu tällöin kuntalain 84 :ään. Säännöstä sovelletaan silloin kun tietoja pyydetään kopiona, tulosteena tai sähköisesti, esimerkiksi sähköpostitse. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on selvitettävä luovutuksensaajan oikeus käsitellä pyydettyjä henkilötietoja ja niiden käyttötarkoitus. Tietoja voi luovuttaa ainoastaan jos luovutuksensaajan oikeus käsitellä henkilötietoja on sopusoinnissa henkilötietolain 8 :n vaatimusten kanssa. Kyseisen pykälän mukaan henkilötietoja saa käsitellä mm. rekisteröidyn suostumuksella, rekisteröidyn toimeksiannosta tai sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai jos käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu laissa säädetystä tehtävästä tai velvoitteesta. Käsittely on pykälän mukaan myös sallittu esimerkiksi asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavaan suhteen perusteella. Julkisuuslain 16.3 :n säännöksestä huolimatta tietoja voi aina luovuttaa myös kopiona, tulosteena tai sähköisesti yksityiselle henkilölle tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin, toimittajalle toimituksellisiin tarkoituksiin ja taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten. Salassa pidettäviä tietoja ei saa luovuttaa kolmannelle rekisteristä. Julkisuuslain 11 :n ja 12 :n mukaan rekisteröidyllä itsellä on oikeus omiin tietoihinsa rekisteristä, myös salassa pidettäviin. Myös asianosaisasemassa olevalla henkilöllä on lähtökohtaisesti oikeus salassa pidettäviin tietoihin rekisteristä. Siirtymävaihe Uuden kuntalain säännöstä sidonnaisuusrekisteristä sovelletaan vuonna 2017 valittavan valtuuston toimikauden alusta lukien, eli 1.6.2017 lukien. Sidonnaisuusilmoitukset kerätään kesäkuussa 2017 valittavilta kuntalain 84 :ssä tarkoitetuilta luottamushenkilöiltä, vaikka lain voimaan tullessa vielä vanhan valtuustokauden luottamushenkilöt hoitavat luottamustoimiaan uusien luottamushenkilöiden valintaan asti. Tätä ennen sidonnaisuustietojen kerääminen perustuu vapaaehtoisuuteen ja yleisen tietoverkkoon vieminen suostumukseen.
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Luonnos ohjeistukseksi sidonnaisuusilmoituksista. Sivu 4.3.20 17 Tarkastuslautakunta on 1.6.2017 alkaen vastuussa sidonnaisuusilmoitusten vastaanottamisesta, rekisterin tietosisällön virheettömyydestä ja siitä, ettei rekisteriin viedä ylimääräisiä tai sääntelyn näkökulmasta turhia tietoja. Tarkastuslautakunnan on tarkastettava ilmoitukset ennen tiedon viemistä rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon. Sen takia esimerkiksi järjestelmä, jonka mukaan luottamushenkilöt itse kirjautuvat järjestelmään ja ilmoittavat itse tiedot suoraan rekisteriin ilman viranomaisen myötävaikutusta, ei ole sopusoinnussa uuden kuntalain kanssa. 9
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Sidonnaisuuksien ilmoittaminen_tar_160602. Oheismater Sivu 18 1 (2) Tarkastuslautakunta SIDONNAISUUKSIEN ILMOITTAMISEEN VALMISTAUTUMINEN Uuden kuntalain (410/2015) mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava julkisesti sidonnaisuuksistaan. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Ilmoitukset julkaistaan kuntalain nojalla internetissä. Säännöstä sovelletaan 1.6.2017 alkaen. Mitä tähän mennessä on tehty? Kaupunginvaltuusto päätti elokuussa 2015, että Kaarinan kaupunki ryhtyy kokoamaan ja julkistamaan luottamushenkilöiden ja eräiden viranhaltijoiden sidonnaisuustietoja jo ennen uuden kuntalain sidonnaisuussäännösten voimaantuloa. Tämä sidonnaisuustietojen ilmoittaminen on luottamushenkilöille kuitenkin täysin vapaaehtoista. Sidonnaisuustietojen kokoamiseksi kaupunginvaltuuston päättämille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille lähetettiin joulukuussa 2015 sähköinen kysely. Kyselyyn vastasi 43 luottamushenkilöä ja 6 viranhaltijaa. Sähköisen kyselyn perusteella kerätyistä tiedoista on koostettu pdf-asiakirja, joka on henkilötietolain mukainen henkilörekisteri. Kanslia- ja viestintäpalvelut on laatinut tälle henkilötietolain edellyttämän rekisteriselosteen. Kyselyssä vastaajilta pyydettiin lupa siihen, että ilmoitetut tiedot voidaan julkaista myös kaupungin internet-sivuilla. Nämä tiedot julkaistaan toukokuun aikana (www.kaarina.fi/seuraapäätöksentekoa ). Tietojen päivittämistä varten on myös laadittu oma lomakkeensa luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden käyttöön. Käynnissä olevan kokeilun perusteella kanslia- ja viestintäpalvelut kerää kokemuksia sidonnaisuustietojen kokoamisesta ja julkaisemisesta. Kokemusten perusteella voidaan arvioida mm., mitä ohjeistusta sidonnaisuustietojen ilmoittaminen vaatii sekä millä järjestelmällä sidonnaisuustietoja jatkossa hallinnoidaan ja mitä asioita järjestelmän käyttöönotossa tulee huomioida. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin/Faksi Internet PL 12 Lautakunnankatu 4 (02) 588 4000 www.kaarina.fi 20781 KAARINA 20780 KAARINA (02) 243 4066 (Faksi)
32, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Sidonnaisuuksien ilmoittaminen_tar_160602. Oheismater Sivu 19 2 (2) Hallintojohtaja ja hallinnon asiantuntija ovat osallistuneet kevään aikana Kuntaliiton koulutuksiin, joissa on käsitelty sidonnaisuusilmoituksiin ja -rekistereihin liittyvää Kuntaliiton ohjeistusta. Liitteenä on viimeisin Kuntaliiton lakiyksikön ohjeistusluonnos (versio 4.3.2016). Uusi kuntalaki edellyttää, että hallintosääntöön otetaan määräykset kunnan sisäisestä vastuunjaosta sidonnaisuusrekisterin henkilötietojen käsittelyssä. Kuntaliiton suosituksen mukaan tarkoituksenmukaista on, että sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjänä on tarkastuslautakunta. Lisäksi hallintosäännöstä tulisi myös käydä ilmi, kuka suorittaa käytännön toimenpiteet henkilörekisterissä. Kanslia- ja viestintäpalvelut seuraa aktiivisesti ohjeen valmistelua ja tulevan syksyn aikana valmisteltavassa uudessa hallintosäännössä huomioidaan ohjeistuksen mukaiset asiat. Onko väline/ järjestelmä mahdollisesti jo olemassa? Tarkastuslautakunta on 1.6.2017 alkaen vastuussa sidonnaisuusilmoitusten vastaanottamisesta, rekisterin tietosisällön virheettömyydestä ja siitä, ettei rekisteriin viedä ylimääräistä tai sidonnaisuussääntelyn näkökulmasta turhia tietoja. Tarkastuslautakunnan on tarkastettava ilmoitukset, ennen kuin tiedot viedään rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon. Alustavien suunnitelmien mukaan kaupungin nykyiseen luottamushenkilörekisteri-sovellukseen viedään kuntalain tarkoittamat tiedot luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden ilmoitusten pohjalta. Luottamushenkilörekisteri on siis käytännössä järjestelmä, johon tiedot talletetaan. Onko suunnitelmia, miten julkisuuslaki huomioiden tietoja tullaan julkaisemaan julkisessa verkossa? Kuntalain mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Julkisuuslain 24 :ssä tarkoitettuja salassa pidettäviä tietoja ei saa julkaista internetsivuilla. Sidonnaisuusrekisteriin voi siis sisältyä sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Tarkastuslautakunnan on tarkastettava ilmoitukset, ennen kuin tiedot viedään rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valvoa, että sidonnaisuusilmoitukset sisältävät ainoastaan lain edellyttämät tiedot ja että salassa pidettävät tietoja ei julkaista internetissä. Luottamushenkilörekisteriin tuleekin sisältyä toiminnallisuus, jolla voidaan pitää erillään salassa pidettävät ja julkiset tiedot. Päivi Antola Hallintojohtaja
33, TAR 2.6.2016 16:00 DA: 263/2016 Sivu 20 Luottamushenkilöiden toimikauden jatkuminen 31.5.2017 asti DA: 263 /047/2016 Kaupunginhallitus 16.5.2016 Esittely: Kuntavaalien ajankohta muuttuu lokakuusta huhtikuuhun. Vaaleissa valitun valtuuston toimikausi alkaa kesäkuun alusta. Seuraavat kuntavaalit toimitetaan vaalilakiin tehdyn muutoksen perusteella huhtikuussa 2017 ja valtuuston toimikausi alkaa kuntalain 15.1 :n mukaan kesäkuun alusta eli 1.6.2017. Kuntavaalit on toimitettu viimeksi lokakuussa 2012 ja niissä valittujen valtuutettujen toimikausi kestää vuoden 2016 loppuun. Vaaliajankohdan muuttumisen vuoksi vuoden 2012 vaaleissa valitun valtuuston toimikautta on jatkettu vuoden 2017 toukokuun loppuun (KuntaL 147 ). Valtuuston toimikauden jatkaminen merkitsee myös sitä, että valtuuston toimikautta vastaavaksi toimikaudeksi valittujen kunnan muiden toimielinten jäsenten toimikausi jatkuu myös vuoden 2017 toukokuun loppuun tai oikeastaan siihen saakka, kunnes heidän tilalleen on valittu uudet luottamushenkilöt kesäkuun 2017 valtuuston kokouksessa. Edellisissä kuntavaaleissa valittujen valtuutettujen ja vaalien jälkeen valittujen muiden luottamushenkilöiden toimikausi päättyisi säännönmukaisesti vuoden 2016 lopussa. He ovat käytännössä sitoutuneet hoitamaan luottamustointaan tähän saakka. Tämän vuoksi kuntalain siirtymäsäännöksissä ( 147) säädetään näiden luottamushenkilöiden oikeudesta erota toimestaan säännönmukaisen vaalikauden eli vuoden 2016 lopussa. Erolle ei vaadita muuta erityistä syytä. Eronneen valtuutetun tilalle kutsutaan varavaltuutettu ja muun eronneen luottamushenkilön tilalle valitaan uusi luottamushenkilö. Eroamisesta on ilmoitettava kirjallisesti valtuustolle tai muulle valinnan suorittavalle toimielimelle, joka päättää eron myöntämisestä. Eroilmoitus on tehtävä viimeistään 30.11.2016. Valmistelija: Hallintojohtaja Päivi Antola p. 050 541 5160 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: Kaupunginhallitus päättää esittää 1. kaupunginvaltuustolle, että se merkitsee tiedokseen, että valtuutettu voi niin halutessaan erota toimestaan vuoden 2016 lopussa valtuuston toimikauden loppumisen perusteella. Valtuutetun toimesta eroamisesta on ilmoitettava kirjallisesti valtuustolle marraskuun 2016 loppuun mennessä 2. kaupungin muille toimielimille, että ne merkitsevät tiedokseen, että kaupungin muukin luottamushenkilö voi niin halutessaan erota toimestaan vuoden 2016 lopussa valtuuston toimikauden loppumisen perusteella. Muusta kunnan luottamustoimesta eroamisesta on ilmoitettava kirjallisesti luottamushenkilön valinneelle toimielimelle marraskuun 2016 loppuun mennessä. Päätös 149: Ehdotus hyväksyttiin.
33, TAR 2.6.2016 16:00 DA: 263/2016 Sivu 21 Ote: Kaupunginvaltuusto Lautakunnat (tied.) Toimikunnat ja neuvostot (tied.) Tarkastuslautakunta 2.6.2016 Ehdotus: Puheenjohtaja Nina Mari Turpela: Tarkastuslautakunta merkitsee tietoonsa saatetuksi edellä olevan kaupunginhallituksen päätöksen. Päätös 33: Ote:
34, TAR 2.6.2016 16:00 Sivu 22 Lautakunnan vuoden 2016 arviointisuunnitelman päivittäminen Tarkastuslautakunta 2.6.2016 Esittely: Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 1.10.2015 hyväksynyt arviointisuunnitelman vuodelle 2016. Syyspuolella 2016 arvioinnin painopisteenä jatkuu hallintopalveluiden toimintojen ja konsernihallinnon arviointi. Aiemmin on jo päätetty vaihtaa kokouksen 4.2.2016 aiheita kokouksen 1.9.2016 aiheiden kesken. Kokouksessa 11.8.2016 aiheena on mm. tavoitekeskustelu konsernijohdon edustajien kanssa. Kaupunginjohtaja Harri Virta on ilmoittanut olevansa kuntajohtajapäivien vuoksi estynyt tulemaan tähän kokoukseen. Tässä kokouksessa oli myös tarkoituksena kuulla kaupunginjohtajaa toiminnan kehittämis ja talouden tasapainottamistyöryhmän työn tuloksista. Uuden kuntalain mukaan tarkastuslautakunnan tulee valmistella esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Hallintosääntöön tulee myös määräykset kunnan sisäisestä vastuunjaosta sidonnaisuusrekisterin henkilötietojen käsittelyssä. Kuntaliiton suosituksen mukaan tarkoituksenmukaista on, että sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjänä on tarkastuslautakunta. Hallintosäännön valmisteluaikataulun mukaan esitys hallinnon ja talouden tarkastuksesta hallintosääntöön tulee tehdä 8.11.2016 mennessä. Oheismateriaalina on vuodelle 2016 hyväksytty arviointisuunnitelma. Valmistelija: Kansliapalvelupäällikkö Pirkko Aalto, puh.050 3732614 Ehdotus: Puheenjohtaja Nina Mari Turpela: Tarkastuslautakunta päättää mahdollisista tarkennuksista arviointisuunnitelmaansa loppuvuodelle 2016. Päätös 34: Ote:
34, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Arviointisuunnitelma_2016. Oheismateriaali TAR Sivu 2.6.20 23 Kaarinan kaupunki Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma vuodelle 2016 1 Kokousaika Arvioitavat asiat Arviointimenetelmä Torstai 14.1.2016 klo 16.00 - Hallintopalvelut /Kanslia- ja viestintäpalvelut o Viestintä - sosiaalinen media o Sähköinen asiakirjahallinta ml. sopimustenhallinta Talousraportti 11/2015 v. 2015 arviointikertomuksen aikataulu Torstai 4.2.2016 klo 16.00 - Konsernihallinto o Kaarinan Vuokratalot Oy o Kaarinan Kehitys Oy o Kaarina-strategian toteutuminen Hallintojohtaja / Tiedottaja Hallintojohtaja / arkistosihteeri Talousjohtaja Vuokratalojen toimitusjohtaja Kehityksen toimitusjohtaja Kaupunginjohtaja Torstai 3.3.2016 klo 16.00 - Hallintopalvelut / Henkilöstöhallinto o Henkilöstölautakunnan tehtävät ja rooli o Rekryohjeistus / täyttämisluvat o Uudelleensijoitus /Varhemaksut o Henkilöstöhallinnon tuottamat raportit / Henkilöstöraportti 2015 o Työhyvinvointikyselyn 2015 tulokset / toimenpiteet Tilintarkastuksen väliraportointi II /2015 Arviointikertomuksen tilanne /luovutus Henkilöstölautakunnan puheenjohtaja / henkilöstöjohtaja Tilintarkastaja
34, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Arviointisuunnitelma_2016. Oheismateriaali TAR Sivu 2.6.20 24 2 Kokousaika Arvioitavat asiat Arviointimenetelmä Torstai 7.4.2016 klo 16.00 - Vuoden 2015 tilinpäätöksen esittely ml. konsernitilinpäätös Talousraportti 2/2016 v. 2015 arviointikertomuksen ensimmäinen käsittely Talousjohtaja Kirjallisena / talousjohtaja Tiistai 3.5.2016 klo 16.00 - Tilintarkastuskertomuksen käsittely Tilintarkastuksen loppuraportti/tilinpäätösraportti Talousraportti 3/2016 v. 2015 arviointikertomuksen hyväksyminen Tilintarkastuspalvelujen option käyttö / kilpailutus Tilintarkastaja Tilintarkastaja Talousjohtaja Maanantai 9.5.2016 klo 8.30 - Vuoden 2015 arviointikertomuksen luovutustilaisuus Torstai 2.6.2016 klo 16.00 - Tilintarkastajien työohjelma Talousraportti 4/2016 Sidonnaisuuksien ilmoittamisvalvonta / uuden kuntalain voimantuloon varautuminen Tarkastuslautakunnan v. 2016 arviointisuunnitelman päivittäminen Valtuuston ja hallituksen puheenjohtaja, kaupunginjohtaja, talousjohtaja, tilintarkastaja Tilintarkastaja Talousjohtaja
34, TAR 2.6.2016 16:00 / Pykälän liite: Arviointisuunnitelma_2016. Oheismateriaali TAR Sivu 2.6.20 25 3 Kokousaika Arvioitavat asiat Arviointimenetelmä Torstai 11.8.2016 klo 16.00 - Tavoitekeskustelu konsernijohdon edustajien kanssa Toiminnankehittämis- ja talouden tasapainottamistyöryhmän työn raportointi Talousraportti 5/2016 Tarkastuslautakunnan vuoden 2017 talousarvioesitys Valtuuston ja hallituksen puheenjohtaja, kaupunginjohtaja Kaupunginjohtaja Kirjallisena / talousjohtaja Torstai 1.9.2016 klo 16.00 - Hallintopalvelut / Tietohallinto Hallintopalvelut /Kanslia- ja viestintäpalvelut o yhteispalvelu Talouden 2016 puolivuosiraportti Vuoden 2015 arviointikertomuksen vastaukset Tietohallintojohtaja Hallintojohtaja Talousjohtaja Torstai 6.10.2016 klo 16.00 - Tutustumiskohde / koulu Torstai 3.11.2016 klo 16.00 - Hallintopalvelut / Taloushallinto o Riskienhallinta o Vakuutukset o Logistiikka- / hankintapalvelut Talousraportti 8-9/2016 Lautakunnan työohjelma vuodelle 2017 (31.5.asti) Talousjohtaja Talousjohtaja Talousjohtaja Torstai 1.12.2016 klo 16:00 - Tilintarkastuksen väliraportti 1/2016 Talousraportti 10/2016 Hallintopalvelut / yhteenveto Soten valmistelun tilanne Tilintarkastaja Talousjohtaja Hallintojohtaja Hyvinvointipalveluiden johtaja