parasta palvelua.fi PSOP Kouvolan kaupungin ohjeistus järjestelmän käyttöön Ikääntyneiden tehostetun hoiva-asumisen palveluseteli Ikääntyneiden palveluasumisen palveluseteli Palveluntuottajan ohje Pvm Versio Tekijä Kommentit 14.12.2015 1.0 R Vuorinen Luotu PSOP-ohje Ikääntyneiden palveluasumiseen palveluntuottajaksi hakeutuville 21.3.2016 1.01 R Vuorinen Lisätty - Raportit (5.1): Keskeneräinen sarake - Täydennetty ohjetta 1.3.8 Yhteenveto (Ohje palveluntuottajan allekirjoituksesta) 11.8.2016 1.02 R Vuorinen Lisätty ostopalveluun liittyviä ohjeita kohtaan 4.1
Sisällysluettelo 1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen /... 5 1.1 Tunnusten luominen palveluun... 5 1.2 Yrityksen tietojen täyttäminen... 6 1.2.1 Perustiedot... 6 Liitteiden lisääminen... 6 Liitteen poistaminen tai korvaaminen... 7 Tilaajavastuu... 7 Lisätiedot... 8 1.2.2 Laskutustiedot... 9 1.2.3 Toimipaikat... 10 Ikääntyneiden palveluasuminen, toimipaikoilta vaaditut liitteet:... 11 1.2.4 Toiminta-alueet... 11 1.2.5 Yksiköt... 11 1.2.6 Työntekijät... 12 1.2.7 Alihankkijan lisääminen ja poistaminen... 12 1.3 Hakemusprosessi... 12 1.3.1 Yritys... 13 1.3.2 Toimipaikat... 13 1.3.3 Toiminta-alueet... 14 1.3.4 Yksiköt... 14 1.3.5 Työntekijät... 14 1.3.6 Alihankkijat... 14 1.3.7 Hinnasto... 14 Tehostetun palveluasumisen palvelusetelin palvelusisällöt:... 15 Tehostetun palveluasumisen ostopalvelussa käytettävät palvelusisällöt:... 16 Palveluasumisen palvelusetelin palvelusisällöt:... 16 1.3.8 Yhteenveto... 17 2 Palvelut... 18 2.1 Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun... 18 2.2 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu... 19 2.3 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu... 20 2.4 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen... 20 3 Käyttäjähallinnointi... 24 3.1 Käyttäjät... 24 3.1.1 Uuden käyttäjän lisääminen:... 24 3.1.2 Käyttäjän passivointi... 24 3.2 Palvelutiimien hallinta... 25 3.3 Kirjautuminen järjestelmään... 26 3.3.1 Olemassa olevilla tunnuksilla... 26 2/45
3.3.2 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto... 26 4 Asiakkaat... 28 4.1 Palveluvaraus... 28 4.1.1 Palveluseteli - Asiakkaan lisääminen ja palveluvarauksen tekeminen... 28 4.1.2 Ostopalvelu Asiakkaan palveluvaraus... 29 4.1.3 Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset... 30 4.2 Asiakkaan hakeminen... 30 4.3 Palvelutapahtumat... 31 4.3.1 Asiakkaalle annettujen palvelutapahtumien kirjaaminen... 31 4.3.2 Automaattikirjaus... 32 4.3.3. Automaattikirjausten poisto... 34 4.3.4 Kirjattujen palvelutapahtumien poistaminen... 34 4.3.5. Keskeytyksen kirjaaminen... 34 4.3.5.1 Keskeytyssääntö... 36 4.3.5.2 Keskeytysjakson korvauksen tilittäminen... 37 4.3.5.3 Keskeytys alkaa ja loppuu saman kk:n aikana... 38 4.3.5.4 Keskeytys jatkuu seuraavan kuukauden puolelle... 39 4.3.5.5 Asiakas ei palaa keskeytysjakson jälkeen takaisin... 39 4.3.5.6 Muistisäännöt tapahtuma- ja keskeytyskirjauksiin... 40 4.3.6 Asiakkaan palvelutapahtuminen tarkastelu... 41 4.3.7 Asiakkaan omavastuuerittely... 41 4.3.8 Virheelliset palvelutapahtumien kirjaukset ja hyvitykset... 42 4.4 Palautteet... 42 5 Raportit... 44 5.1 Asiakkaat ja toteuma... 44 5.2 Keskeytykset raportti... 45 3/45
1 Kaavio yrityksen tietojen syöttämisestä ja palveluntuottajaksi hakeutumisesta: Luodaan tunnukset PSOP-järjestelmään KATSO-tunnistautuminen YRITYKSEN TIEDOT PALVELUT 3 6 Yrityksen perustiedot - nimi- ja yhteystiedot - kuvaus palveluista - Lisätiedot (hakukriteerit) - yrityskohtaiset liitteet Laskutustiedot - yhteystiedot - IBAN-tilinumero - BIC-koodi - Viitetidot - Laskutuksen s-posti 5 Valitse Kaupunki ja Palvelu Hakeudu 1. Yritys Tarkasta - yrityksen tiedot - Lisätiedot - Tilaajavastuutarkastus (x) Lisää - Omaishoidon palveluun liittyvät yrityksen pakolliset liitteet Toimipaikat Vaihe 1: - lisätään toimipaikat - jos vain 1 toimipaikka, samat tiedot kuin yrityksen tiedot Vaihe 2 Palvelusetelituottajaksi hakeuduttaessa Toimipaikan pakolliset liitteet lisätään vasta Tehostetun palveluasumisen / Palveluasumisen palveluun hakeutumisen yhteydessä 2. Toimipaikat Valitse toimipaikat 5. Työntekijät - valitse työntekijät 7 Työntekijät Alihankkijat 2 6. Alihankkijat Valitse alihankkijat 7. Hinnasto Luo hinnasto (t) 8. Yhteenveto - Tarkastus - Allekirjoitus - Lähetys 4/45
1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen / 1.1 Tunnusten luominen palveluun Mene selaimella osoitteeseen https://parastapalvelua.fi Ensimmäistä kertaa palveluun kirjaudutaan valtion verohallinnon KATSO-tunnuksilla. Tällöin palveluun kirjaudutaan Kirjaudu KATSO:lla -linkin kautta. Tämän jälkeen tunnistaudutaan KATSO-tunnuksella sekä salasanalla. Lisätietoa osoitteesta www.vero.fi/katso. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla PSOP-palvelu pyytää sinua luomaan uuden käyttäjätilin valitsemalla siihen käyttäjätiliin kytkettävän yrityksen, sekä antamalla sähköpostiosoitteesi. HUOM! Sähköpostiosoitteestasi tulee kirjautumistunnuksesi Tunnusten luonnin jälkeen pyydetään antamaan uusi salasana, jonka vaatimukset ovat: vähimmäispituus on 8 merkkiä, vähintään 1 numero isoja ja pieniä kirjaimia Tallenna. Katso-tunnistautumisesta on ohjevideo https://parastapalvelua.fi -sivulta. Jatkossa KATSO-pääkäyttäjä voi kirjautua järjestelmään Katso-tunnuksilla luodulla käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite ja siihen liittyvä salasana). Huom. Tämä sähköpostiosoitteeseen kytketty salasana on voimassa 30 pv. 5/45
Jos s-postiosoitteisen käyttäjätunnuksen salasana on vanhentunut tai unohtunut, voi uuden salasanan pyytää kirjautumissivulla olevasta linkistä. Sähköpostiosoite-kenttään annetaan oma käyttäjätunnuksen sähköposti, johon linkki salasanan vaihtamiseen myös tulee. Ohjevideot: https://parastapalvelua.fi/ 1.2 Yrityksen tietojen täyttäminen Käyttäjätunnusten luomisen jälkeen ensimmäinen tehtävä on täyttää yritykselle kaikki tarpeelliset tiedot Yrityksen tiedot -välilehden alla. Yrityksen tiedot kohdan alta löydät välilehdet yrityksen perus- ja laskutustiedoille, toimipaikoille, toiminta-alueille, yksiköille, työntekijöille sekä alihankkijoille. Huom! Lisää kaikki lakisääteiset liitteet ja nimeä ne sisältönsä mukaan. Esim. Omavalvontasuunnitelma 2015 1.2.1 Perustiedot Perustiedot -välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. Liitteiden lisääminen Yrityksen tiedoista katsottuna näkyy kaikissa yrityksen osioissa (toimipaikat, yksiköt, työntekijät, alihankkijat, mikäli niitä on annettu) kaikki liitteet mitä järjestelmään voidaan yleensä antaa eri palveluihin liittyen. 6/45
Kun hakeudutaan palveluntuottajaksi kaupungin palveluun Palvelut- välilehden kautta, tai avataan sopimuksen Muokkaa tietoja tilassa visardissa näkyy ainoastaan ko. palvelussa kaupungin asettamat pakolliset liitteet yritystasolle. Yhteenvedossa näkyy kaikkien tuottajanosien kaupungin määräämät pakolliset liitteet ko. palvelussa ja muut mahdolliset liitteet, mitä tuottaja on niiden lisäksi antanut. Liitteiden lisäämisen ja päivittämisen voi tehdä tuottajan tietoihin myös palvelut- visardissa, mutta eri tuottajanosille se pitää tehdä Yrityksen tiedoissa. Tarkemmat kuvaukset liitteistä ovat kunkin palvelun palvelusetelin sääntökirjassa. Perustietojen alle lisättävät liitteet (vastaavat Tilaajavastuun kautta tarkastettavia liitteitä): Ennakkoperintärekisteri Kaupparekisteriote Tyel-vakuutusote Vastuuvakuutustodistus Veromaksutiedot Yel-vakuutusote Liitteen poistaminen tai korvaaminen Liitteen voi poistaa esim. vanhentumisen vuoksi tai korvata suoraan uudella liitteellä Liitteet kohdassa olevien painikkeiden kautta. Huom! hyväksyntä edellyttää pakollisten liitteiden liittämistä pakollisiksi merkittyihin kohtiin, merkintä * tarkoittaa pakollista liitettä. Tilaajavastuu Jos yrityksesi kuuluu Tilaajavastuun Luotettava Kumppani-ohjelmaan, rastita Yritys kuuluu tilaajavastuuseen ja paina nappia Tarkista tilaajavastuusta. 7/45
Tilaajavastuulain tarkoituksena on edistää tervettä kilpailua, torjua harmaata taloutta ja varmistaa, että työn tilaajan lukuun toimivat yksityiset palveluntuottajat täyttävät tilaajavastuulain vaatimukset. PSOP-järjestelmä automatisoi yksityisten palveluntuottajien yritysja lupatietojen tarkistukset sekä helpottaa palveluntuottajilta edellytettävien todistusten hankkimista ja käsittelyä. PSOP-järjestelmän kehittäjät tekevät yhteistyötä Suomen Tilaajavastuu Oy:n kanssa, joka ylläpitää valtakunnallista Tilaajavastuu.fi -rekisteriä. Suosittelemme, että kaikki palveluseteli- ja ostopalvelutuottajat liittyvät Suomen Tilaajavastuun Luotettava Kumppani -ohjelmaan, jotta tilaajavastuutietojen sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen lupatietojen käsittely voidaan automatisoida. Ohjelmaan kuuluminen on myös helppo tapa osoittaa, että yritys täyttää lakisääteiset velvoitteensa. Lisätietoja osoitteessa https://www.tilaajavastuu.fi/luotettavakumppani Lisätiedot Yritys antaa hakutoimintoja varten tietoja yrityksestä kohdassa Lisätietoja. Mikäli kenttiin ei laiteta tietoja, yritys ei tule mukaan sellaisiin hakutuloksiin, joissa on käytetty lisätiedoissa olevia hakukriteereitä. 8/45
Lisätiedot kenttien tiedot näkyvät vertailuissa haettaessa palveluntuottajaa erilaisin hakukriteerein. 1.2.2 Laskutustiedot Laskutustietojen täyttäminen ja ajan tasalla pitäminen on erittäin tärkeää maksuliikenteen varmistamiseksi. Kohta Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini on automaattisesti valittuna. Tällöin saat kuukausittain maksuaineiston pdf-tiedostoina maksuajon jälkeen sähköpostiisi. Mikäli et halua saada ko. maksuaineistoa, ota rasti pois ruudusta. 2.1.1.1 Laskutustietojen muutos ja lisäys Laskutustietojen lisääminen ja muuttaminen tehdään Laskutustiedot välilehdellä. Jos palveluntuottajan laskutustiedot ovat puutteelliset, voivat kaupungin maksut myöhästyä huomattavasti. Laskutustietojen lisääminen ja päivittäminen eivät vaadi kaupungin hyväksymistä Jos yrityksesi pankkiyhteystiedot muuttuvat, tee muutokset PSOP-järjestelmään ja ilmoita siitä myös kaupungin pääkäyttäjälle tai yhteyshenkilöllesi. palvelun Tämä on tärkeää siksi, että tiedot pitää muuttaa myös kaupungin talouden järjestelmään, joka käytännössä suorittaa maksun palveluntuottajan ilmoittamalle pankkitilille. Palveluntuottaja on vastuussa, että laskutustiedot ovat ilmoitettu. Puuttuvat 9/45
laskutustiedot aiheuttavat maksun siirtymisen seuraavaan tilitykseen. 1.2.3 Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alle palveluntuottaja luo yritykselle toimipaikan tai toimipaikkoja. Toimipaikka luodaan aina vaikka toimipaikan tiedot olisivat samat kuin yrityksen tiedot. Mikäli toimipaikkoja on useampia, luodaan jokainen erikseen. Palveluntuottajan koodi on yrityksen vapaasti määritettävissä Sähköposti (näkyy vertailussa) kohdan sähköpostiosoite tulee näkyviin parasta palvelua.fi järjestelmässä tehtävissä vertailuissa. 2.1.2.1 Ikääntyneiden tehostettu palveluasuminen (hoiva-asuminen), toimipaikoilta vaaditut liitteet: a. AVI:n tai Valviran lupa ympärivuorokautisen sosiaalipalvelujen tuottamisesta b. Henkilöstöluettelo (vakanssit, nimikkeet ja koulutustiedot) c. Lääkehoitosuunnitelma d. Omavalvontasuunnitelma. Käytä Valviran sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman pohjaa niiltä osin kun se koskee yritystäsi. Pohja löytyy Valviran omilta sivuilta. e. Palvelukuvaus f. Pelastussuunnitelma g. Pelastusviranomaisen lausunto (poistumisturvallisuusselvityksen arvioinnin pöytäkirja) h. Selvitys henkilötietolain 32 edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta i. Toimintakertomus 10/45
Toimintasuunnitelma Ikääntyneiden palveluasuminen, toimipaikoilta vaaditut liitteet: a. AVI:n tai Valviran todistus yksityisten sosiaalipalveluiden antajien rekisteriin kuulumisesta b. Henkilöstöluettelo (vakanssit, nimikkeet ja koulutustiedot) c. Lääkehoitosuunnitelma d. Omavalvontasuunnitelma e. Palvelukuvaus f. Pelastussuunnitelma g. Pelastusviranomaisen lausunto (poistumisturvallisuusselvityksen arvioinnin pöytäkirja) h. Selvitys henkilötietolain 32 :n edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta i. Toimintakertomus j. Toimintasuunnitelma Uusien toimipaikkojen perustamien tehdään Toimipaikat -välilehdellä. Jokaiselle toimipaikalle täytetään omat tiedot sekä lisättävä toimipaikkakohtaisesti vaaditut liitteet. Toimipaikan tallentamisen jälkeen sille voi palveluntuottajan tarpeista riippuen lisätä omat laskutustiedot Laskutustiedot -välilehdellä. Jokaisella toimipaikalla voi olla omat laskutustiedot. Jos toimipaikalle ei ole omia laskutustietoja, käytetään yrityksen laskutustietoja niiden sijaan eikä niitä tarvitse toimipaikkakohtaisesti lisätä. Jos laskutustietoja ei ole syötetty lainkaan edes yritystasolle tilityksen tapahtuessa, kunnalta saatavat maksut siirtyvät seuraavalle kuukaudelle. Toimipaikka on liitettävä palveluun palveluhakemuksen kautta ja hyväksytettävä kunnalla. Lisäksi toimipaikalle pitää luoda oma hinnasto palveluun liittämisen yhteydessä. Tarkista sääntökirjasta tai hakeutumisohjeista toimipaikalle vaaditut liitteet. Järjestelmässä on merkintä liitteiden kohdalla. pakollisten 1.2.4 Toiminta-alueet Älä täytä näihin mitään. 1.2.5 Yksiköt Älä täytä näihin mitään.. 11/45
1.2.6 Työntekijät Täytä toimipaikan vastuuhenkilön tiedot 1.2.7 Alihankkijan lisääminen ja poistaminen Yrityksen käyttämiä alihankkijoita hallinnoidaan Alihankkijat -välilehdellä. Alihankkija lisätään antamalla sen Y-tunnus sekä liittämällä vaaditut liitteet. Voit myös hakea liitteet suoraan tilaajavastuusta painamalla Tarkista tilaajavastuusta, jos alihankkija on tilaajavastuun Luottava Kumppani -ohjelman jäsen. Alihankkija on liitettävä palveluun palveluhakemuksen kautta ja hyväksytettävä kunnalla. 1.3 Hakemusprosessi Muista täyttää kaikki tärkeät tiedot ennen hakemuksen lähettämistä. Palveluntuottajaksi hakeutuminen tapahtuu palvelukohtaisesti kohdassa Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta valitaan ensin kaupunki, jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu johon hakeudutaan. Itse hakemus on 8-kohtainen. Palveluntuottaja täyttää tarvittavat ja vaaditut tiedot, jonka jälkeen hakemus allekirjoitetaan Katso-tunnuksilla ja lähetetään hyväksyttäväksi Yhteenveto -sivun lopussa. 12/45
Hakeutumisen kokonaiskuvan hahmottamiseksi tehty kaavio löytyy tämän oppaan ensimmäiseltä aukealta. 1.3.1 Yritys Tuottaja-välilehdellä ovat kaikki yrityksen aikaisemmin syöttämät perustiedot, kuten nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat yrityskohtaiset liitteet. Yrityksen aikaisemmin (kohdassa 1.2.) lisäämiä yrityksen tietoja voi tarvittaessa käydä täydentämässä ennen hakemuksen lähettämistä). Mikäli yrityksellä ei ole luotu parasta palvelua.fi järjestelmään erillistä toimipaikkaa, lisätään toimipaikalle pakolliseksi määritellyt palvelukohtaiset liitteet Yrityksen liitteisiin. Mikäli yrityksellä on erillinen toimipaikka tai toimipaikkoja, lisätään toimipaikoille määritellyt palvelukohtaiset Toimipaikat -sivulle. Kun olet tarkastanut tai muuttanut tietoja Yritys-sivulle, valitse. 1.3.2 Toimipaikat Toimipaikat-välilehden alla rastitetaan ne toimipaikat, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. Tallenna muutokset. Huom. Toimipaikkakohtaiset liitteet lisätään tässä kohdin. Siirry takaisin Yrityksen tiedot Toimipaikat. Valitse oikealta haluamasi toimipaikka ( = AKTIVOI valinta KLIKKAAMALLA TOIMIPAIKAN NIMEÄ ) ja rullaa sivua alaspäin. Liitetiedot lisätään tässä kohdin, kun hakeutumisprosessi Kouvolaan on aloitettu, ja siten Kouvolan määrittämä liitteiden pakollisuus tulee vasta tässä kohdin nähtäviksi. Lisää vaadittavat toimipaikkakohtaiset liitteet. Voit vielä tässä kohdin käydä myös täydentämässä Toimipaikan Lisätiedot kenttiä. 13/45
1.3.3 Toiminta-alueet Palaa takaisin välilehdelle Palvelut ja valitse Omaishoidon tuen harkinnanvarainen palveluseteli kohdasta muokkaa tietoja Älä täytä näihin mitään. 1.3.4 Yksiköt Älä täytä näihin mitään. 1.3.5 Työntekijät Valitse ne työntekijät, jotka tarjoavat palvelua, johon yritys on hakeutumassa laittamalla rasti henkilön kohdalle. 1.3.6 Alihankkijat Rastita yrityksen käyttämät alihankkijat, jotka ovat kytköksissä hakemaasi palveluun. Tallenna muutokset ja Jatka 1.3.7 Hinnasto Hinnasto-välilehdelle yritys lisää hinnaston, joka perustuu kaupungin määrittämiin palvelusisältöihin. Hinnasto voi olla yritys- tai tuottajaosakohtainen (tuottajanosa voi olla esim. toimipaikka tai työntekijä). 14/45
Suositus, että jokaiselle toimipaikalle luodaan oma hinnasto vaikka näillä olisikin samat hinnat. Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa, mikäli hinnastoa ei ole lisätty Valitse Tuottajanosakohtainen Valitse valikosta tuottajanosa (Toimipaikka tai Yksikkö tai Työntekijä), jolle hinnasto laaditaan Valitse Toimipaikan nimi Nimeä hinnasto esim. sen alkamispäivän tai alkamisvuoden mukaan. esim. Toimipaikkahinnasto 1-2015 Hinnaston toistaiseksi voimassaoleva. Lisätieto kenttään voit laittaa hinnastoa koskevia lisätietoja Hinta syötetään Yksikköhinta kohtaan ja samalla palvelusisältö aktivoituu ja rasti ilmestyy ruutuun. Hinnasto on voimassa toistaiseksi: Voimassaolo kestää uuden saman tuottajanosan hinnaston alkamispäivää edeltävään päivämäärään asti. Esimerkki: Toimipaikan hinnasto on voimassa 1.1.2015 alkaen toistaiseksi. Luodaan samalle tuottajanosalle uusi hinnasto alkaen 1.1.2016. 1.1.2015 alkaen voimassaolevaa hinnastoa sovelletaan tapahtumakirjauksiin, jotka tapahtuvat ajalla 1.1.2015-31.12.2015 ( vaikka kirjaukset tehdään tammikuun 2016 puolella). Uutta hinnastoa sovelletaan tapahtumakirjauksiin 1.1.2016 jälkeen. Tehostetun palveluasumisen palvelusetelin palvelusisällöt: Ateriat / vrk, asiakas maksaa Ateriat, asiakas maksaa / kk Hoivapalvelumaksu / vrk Sähkö / vrk, asiakas maksaa Sähkö, asiakas maksaa / kk Sähkö, asiakas maksaa / m2 / kk Tarvikepaketti, asiakas maksaa / kk Tarvikepaketti, asiakas maksaa, vapaaehtoinen / kk Tarvikepaketti, asiakas maksaa, vapaaehtoinen / vrk Vesimaksu / vrk, asiakas maksaa Vesimaksu, asiakas maksaa / kk Vuokra / m2, asiakas maksaa Vuokra / vrk maksimi, asiakas maksaa Vuokra / vrk minimi, asiakas maksaa 15/45
Vuokra / vrk, asiakas maksaa Vuokra maximi, asiakas maksaa Vuokra minimi, asiakas maksaa Tehostetun palveluasumisen palvelusisällöt tullaan muuttamaan vuoden 2016 aikana yksinkertaisimmiksi. Palvelusisältöjen muuttaminen edellyttää palveluntuottajalta hinnaston uusimista. Tästä tiedotetaan palveluntuottajille myöhemmin. Tehostetun palveluasumisen ostopalvelussa käytettävät palvelusisällöt: Hoivapalvelumaksu / vrk Ateriat / vrk, asiakas maksaa Sähkö / vrk, asiakas maksaa Vesimaksu / vrk, asiakas maksaa Vuokra / vrk, asiakas maksaa Ateriat, asiakas maksaa / kk Sähkö, asiakas maksaa / kk Sähkö, asiakas maksaa / m2 / kk Tarvikepaketti, asiakas maksaa / kk Tarvikepaketti, asiakas maksaa / vrk Tarvikepaketti, asiakas maksaa, vapaaehtoinen / kk Vesimaksu, asiakas maksaa / kk Vuokra / m2, asiakas maksaa Vuokra / vrk, asiakas maksaa maksimi Vuokra / vrk, asiakas maksaa minimi Vuokra maximi, asiakas maksaa Vuokra minimi, asiakas maksaa Tehostetun palveluasumisen palvelusisällöt tullaan muuttamaan vuoden 2016 aikana yksinkertaisimmiksi. Palvelusisältöjen muuttaminen edellyttää palveluntuottajalta hinnaston uusimista. Tästä tiedotetaan palveluntuottajille myöhemmin. Palveluasumisen palvelusetelin palvelusisällöt: Palveluasumisen hoivamaksu / vrk Palveluasumisen hoivamaksu / kk Ateriamaksut / kk Sähkö / kk Vesi / kk 16/45
1.3.8 Yhteenveto Vuokra / kk, keskiarvo Muut palvelut / kk Yhteenveto-välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Tällä sivulla hakemus allekirjoitetaan KATSO-tunnusten avulla ja lähetetään kunnalle hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. Rastita kohta Olen lukenut ja hyväksynyt sääntökirjan Klikkaa Allekirjoita ja lähetä hyväksyntään painiketta. Näytölle avautuu Katso-tunnisteen allekirjoitussivu. Kirjaudu Katso-tunnuksilla, jolloin hakemus lähtee kaupungille hyväksyttäväksi. Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kaupunki hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 17/45
2 Palvelut Palvelut-kohdan alta löytyvät kaikki palvelut, joihin yritys on hakeutunut ja hyväksytty palveluntuottajaksi. Sivulta löytyvät myös mahdolliset keskeneräisten hakemusten luonnokset sekä hakemukset jotka vaativat lisätietoa. Sivun oikeassa reunassa on myös mahdollisuus uusien hakemuksien lähettämiselle. 2.1 Palvelusetelituottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun tapahtuu Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelituottajaksi uuteen palveluun. Alasvetovalikosta pitää ensin valita kaupunki jonka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu johon hakeudutaan. Seuraa hakeutumasi palvelun ohjeistusta, sillä esim. liitteiden osalta ovat vaatimukset erilaisia. 18/45
2.2 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu Jos palveluntuottaja on luonut hakemuksen joka on jäänyt keskeneräiseksi, jää tämä kyseinen hakemus luonnos-tilaan. Jos kaupunki palauttaa lähetetyn hakemuksen vaatien lisätietoja, näkyy hakemus keskeneräinen-tilassa. Luonnos- ja keskeneräinen-tilassa olevat hakemukset löytyvät Palvelut -välilehden alta, ja niistä ilmoitetaan sivun yläreunassa olevassa inforuudussa: Hakemusta pääsee jatkamaan joko inforuudussa olevasta Täydennä tiedot nyt -linkistä, tai palveluhakemuksen kohdalta löytyvästä Muokkaa tietoja linkistä. Keskeneräisiä hakemuksia muokattaessa päästään samaan 8-kohtaiseen hakemukseen, jonka täytettyään palveluntuottaja allekirjoittaa ja lähettää hakemuksen kunnalle hyväksyttäväksi Yhteenveto -välilehden kautta. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä. 19/45
2.3 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu Hyväksytyt palveluhakemukset näkyvät Palvelut -välilehden alla, ja näissä palveluissa tilana on Hyväksytty. Hyväksytyn palvelun tietoja voi tarkastella Avaa yhteenveto -linkistä, sekä esimerkiksi hinnastoa voi muokata Muokkaa tietoja linkin kautta. Yhteenveto-sivun takana voi tarkastella yrityksen ja palveluntuottajan hakemuksessa toimittamia tietoja sekä liitteitä, ja lisäksi tarkastella voimassaolevia hinnastoja. Jos hinnasto on voimassa toistaiseksi, pääsee Muokkaa tietoja linkin takaa esimerkiksi päivittämään tai lisäämään hinnastoja. 2.4 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen Hinnaston päivittäminen hyväksyttyyn palveluun tapahtuu Palvelut-sivun kautta. Sivulla näkyvät hyväksytyt palvelut, ja niiden hinnastoja pääsee muokkaamaan Muokkaa tietoja napin kautta. HUOM! Palveluiden sääntökirjassa on tarkat ehdot hintojen muuttamiseen. Muokkaa tietoja napin takaa löytyy sama 8-kohtainen hakemus, kuin uutta hakemusta tehdessä. Hinnaston tekeminen tapahtuu kohdassa 7. Hinnasto. 20/45
Hinnasto -välilehden takaa löytyy sivu, jossa vasemmalla reunalla näkyvät mahdolliset voimassaolevat hinnastot. Huom. hyväksyttyä hinnastoa ei voi muokata, vaan aina tehdään uusi hinnasto. Vanhaa hinnastoa sovelletaan uuden hinnaston voimaanastumiseen asti tapahtuviin tapahtumien kirjauksiin. Yrityksellä voi olla kerrallaan palvelussa vain yksi yrityskohtainen ja toimipaikkakohtainen voimassaoleva hinnasto. Tallenna muutokset Uuden hinnaston täyttö vaatii nimen ja palvelunsisällöt sekä niiden yksikkökohtaiset hinnat. Luo hinnasto kuten kohdassa 1.3.7 Hinnasto on kuvattu. Lisätietokenttä: Täytetään palvelukohtaisten ohjeiden mukaisesti. Päivitettävissä koska tahansa ilman kaupungin hyväksyntää. 21/45
Hinnaston oletusasetuksena on valinta Yrityskohtainen, joka tulee muuttaa toimipaikkakohtaiseksi, valinta kohtaan Tuottajanosakohtainen. Tästä lisää alempana. Hinnastolle laitetaan voimassaoloaika. Hinnastot ovat aina voimassa toistaiseksi, joten muista rastittaa Toistaiseksi voimassa kohta. Hinnaston ollessa valmis painetaan Tallenna muutokset. Tuottajanosakohtainen hinnasto luodaan, valitsemalla Tuottajanosakohtainen -nappi, sekä valitsemalla alasvetovalikosta mikä tuottajanosa on kyseessä. Tällä ominaisuudella luodaan oma hinnasto jokaiselle toimipaikalle. Tuottajanosaksi valitaan ensimmäisestä alasvetovalikosta Toimipaikka. Toisessa kentässä valitaan se toimipaikka, jonka hinnastoa luodaan. Olemassa olevia hinnastoja voidaan tarkastella valitsemalla hyväksytystä palvelusta Avaa yhteenveto. Hinnastot löytyvät yhteenvedon alareunasta, ja niitä voi tarkastella avaamalla ne +merkistä. 22/45
Varmista että lähetät hakemuksen kunnalle vasta kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet liitetty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna kunnes kaupunki hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa sen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 23/45
3 Käyttäjähallinnointi 3.1 Käyttäjät Kohdassa voidaan tarkastella sallittuja käyttäjiä, lisätä uusia sekä deaktivoida vanhoja käyttäjiä. 3.1.1 Uuden käyttäjän lisääminen: Järjestelmälle voidaan lisätä uusia käyttäjiä Käyttäjät -välilehden Luo uusi käyttäjä -napin avulla. Lomakkeeseen täytetään - käyttäjän tiedot, - rooli, - sähköposti, joka toimii käyttäjätunnuksena - salasana, jonka jälkeen käyttäjä tallennetaan Tallenna -napilla. Uusi käyttäjä vaihtaa tämän salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. 3.1.2 Käyttäjän passivointi Valitse Käyttäjät listalta passivoitavan käyttäjän käyttäjätunnus. Paina nappia Passivoi. Henkilön tunnus jää luetteloon, mutta käyttäjän tilaksi muuttuu Passiivinen. Tallenna. 24/45
3.2 Palvelutiimien hallinta - Valitse ylävalikosta Palvelutiimit - Valitse kaupunki Kouvola - Valitse palvelu Omaishoidon tuen harkinnanvarainen palveluseteli - Valitse palvelutiimiiin kuuluvat käyttäjät rastittamalla ko. palvelun tietoihin oikeuttavat käyttäjät (jotka on jo aikaisemmin lisätty järjestelmän käyttäjiksi) avautuneesta luettelosta. Muista tallentaa. Jos tätä palvelutiimeihin kiinnittämistä ei tehdä, käyttäjät eivät pääse ko. palvelun tietoihin. - Tästä valitaan kaupunki, joihin yritys on hyväksytty palveluntuottajaksi Käyttäjät kiinnitetään valittuun palveluun valitsemalla palvelu ja lisäämällä rasti käyttäjän nimen eteen. Tästä valikosta käydään läpi jokainen palvelu ja kiinnitetään siihen kuuluvat käyttäjät. 25/45
3.3 Kirjautuminen järjestelmään 3.3.1 Olemassa olevilla tunnuksilla Mene selaimellasi osoitteeseen https://parastapalvelua.fi Kirjautuminen palveluun tapahtuu oikealta yläkulmasta löytyvän Kirjaudu sisään -napin kautta. Katso- pääkäyttäjä voi kirjautua järjestelmään joko kohdasta - Kirjaudu KATSOlla tai - Kirjaudu Parasta palvelua tunnuksilla. Muut yrityksen käyttäjät kirjautuvat kohdasta Kirjaudu Parasta palvelua tunnuksilla. kirjautuminen tapahtuu sähköpostilla ja salasanalla. klikkaa kirjaudu sisään nappia HUOM! Jos syötät salasanan väärin viisi kertaa, tunnuksesi lukittuu ja ainoastaan järjestelmän toimittaja (Digia Finland Oy) voi avata sen. Avaaminen voi kestää useita vuorokausia. Ilmoita lukituksesta pääkäyttäjälle. Uusi salasana kannattaa tilata unohtuneen tai vanhentuneen salasanan tilalle. ks. seuraava kappale. 3.3.2 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto Jos saat virheilmoituksen kirjautuessa vanhentuneesta salasanasta, tai olet unohtanut salasanasi, onnistuu salasanan vaihto tilaamalla uusi salasana sähköpostiisi. 26/45
Painettuasi linkkiä pääset sivulle jossa kysytään palveluun kirjautumisessa käytetty sähköpostiosoite sekä ruudulla näkyvä tekstivarmennus. Uuden tekstivarmennuksen saat päivittämällä sivun selaimen päivitysnapilla tai F5-näppäimellä. Painettuasi Lähetä uusi salasana nappia saat sähköpostiisi linkin, jota käyttämällä pääset vaihtamaan salasanasi uuteen. Muista ottaa huomioon salasanan muotovaatimukset - isoja ja pieniä kirjaimia, - numeroita - salasanan pituus on vähintään 8 merkkiä. HUOM! Jos syötät salasanan väärin 5 kertaa, tunnuksesi lukittuu ja ainoastaan järjestelmän toimittaja (Digia Finland Oy) voi avata sen. Avaaminen voi kestää useita vuorokausia ja maksullista palvelua. Jos tunnuksesi lukkiutuu, ilmoita lukituksesta pääkäyttäjälle. Huom! Uusi salasana pitää jokaisen käyttäjän itse tilata unohtuneen tai vanhentuneen salasanan tilalle. 27/45
4 Asiakkaat 4.1 Palveluvaraus 4.1.1 Palveluseteli - Asiakkaan lisääminen ja palveluvarauksen tekeminen Asiakkaat lisätään palveluntuottajan järjestelmään tekemällä asiakkaan palveluseteliin uusi palveluvaraus. Palveluvaraus tapahtuu Asiakas - välilehden alla kohdassa Tee uusi palveluvaraus. Varauksen tekeminen vaatii asiakkaan antaman palvelusetelin numeron. HUOM! Palveluvaraus tehdään seteliin vain kerran ja vain yhdelle palvelusisällölle. Varausta ei tarvitse tehdä kuukausittain tai aina tapahtumia kirjatessa. Kun palvelusetelin tiedot on syötetty, palveluntuottaja saa auki palvelusetelin tiedot sekä siihen soveltuvat palvelusisällöt. Palveluvaraus tehdään Tee palveluvaraus -linkin avulla. Palveluvaraus tehdään vain yhteen palvelusisältöön vaikka setelillä olisi useita palvelusisältöjä. Palveluvaraukseen täytetään palveluntuottajaosa joka varauksen tekee (oletuksena yritys), rastitetaan sopimusehtojen ja sopimussuhteen muodostamisen hyväksyminen sekä lisätään mahdolliset lisätiedot tapahtumavarauksesta, jonka jälkeen palveluvaraus lähetetään. Jos palveluntuottaja ei löydä asiakkaan palvelusetelin tietoja, ei palveluntuottajalla ole seteliin soveltuvaa palvelua tai palveluntuottajalla ei ole voimassaolevaa hinnastoa tai asiakkaan palveluseteli on väärä tai se on suljettu. Ota tässä tapauksessa yhteyttä setelin myöntäjään. 28/45
4.1.2 Ostopalvelu Asiakkaan palveluvaraus Kaupunki tekee ostopalveluasiakkaalle palveluvarauksen määrätylle palveluntuottajalle ja määrättyyn tuottajanosaan. Palveluntuottaja saa huomioilmoituksen sähköpostiosoitteen, jonka palveluntuottaja on ilmoittanut. Huomioilmoitus tulee sen tuottajanosan sähköpostiin, johon palveluvaraus on tehty. Huomioilmoituksessa palveluntuottajalle ilmoitetaan asiakkaalle tehdyn ostovoiman numero, jolla palveluntuottaja saa asiakkaan tiedot järjestelmässä esiin. Palveluntuottaja - syöttää ostovoiman numeron Asiakashaku välilehdellä Nimi / henkilötunnus / palvelusetelin numero kenttään - hakee tiedot painikkeella HAE, jonka jälkeen näytölle tulee asiakkaan tietoja. Asiakkaan nimeä klikkaamalla pääsee asiakkaan perustietoihin, ostovoimiin ja palveluvarauksiin. 29/45
4.1.3 Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset eri palveluihin löytyvät Palveluvaraukset -välilehden takaa. Tätä kautta voi myös kirjata tapahtuman kyseiselle palveluvaraukselle. + -linkistä saa tarkasteltua kyseisen palveluvarauksen lisätietoja. 4.2 Asiakkaan hakeminen Asiakkaan hakeminen tapahtuu Asiakkaat -sivun kautta nimen tai henkilötunnuksen avulla. Haku näyttää asiakkaat, jotka täyttävät jonkun seuraavista ehdoista: asiakkaalla on palvelutapahtuma palveluntuottajan kanssa viimeisen 3 vuoden sisällä voimassa oleva palvelupyyntö tai -varaus Asiakkaan nimeä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan asiakkaan tietoja. 1. Asiakkaan tiedot Lakiteknisistä syistä laskulla ei voi näkyä asiakasta yksilöivää tietoa. Tämän vuoksi palveluntuottaja voi yksilöidä asiakkaansa omalla asiakasnumerolla, joka tulee näkyviin tilityksen jälkeen muodostuvalle asiakaslaskulle ja asiakasnumero on palveluntuottajakohtainen. 2. Ostovoimat Asiakkaalle myönnetyt ostovoimat 3. Saldo-ostovoimat Asiakkaalle myönnetyt saldo-ostovoimat 30/45
4. Palveluvaraukset Asiakkaan ostovoimiin kohdistetut voimassaolevat palveluvaraukset 5. Tapahtumat Asiakkaan ostovoimille kirjatut tapahtumat 6. Omavastuuerittely Asiakkaan omavastuuerittely 4.3 Palvelutapahtumat 4.3.1 Asiakkaalle annettujen palvelutapahtumien kirjaaminen Tapahtumat palveluseteleille kirjataan asiakkaan Ostovoimat -välilehdellä. Ostovoimat -välilehdellä näkyvät kaikki asiakkaan voimassaolevat palvelusetelit. Seteleistä käyvät ilmi myöntämispäivämäärä, käytettävissä oleva palvelu, setelin käytössä olevat palvelusisällöt, voimassaolo ja setelin tila. Setelin tila voi olla Myönnetty, Avoin tai Suljettu: 1. Myönnetty palveluseteli jota ei ole vielä käytetty 2. Avoin seteliä on veloitettu jakson aikana 3. Suljettu seteli on käytetty loppuun tai se on suljettu muusta syystä ja ei ole enää voimassa. Setelille kirjataan uusi tapahtuma sopivan ostovoimasisällön kohdalta Kirjaa uusi -linkin takaa. Palvelutapahtumakirjaukseen valitaan 2 1 3 sisältö avautuvasta valikosta, soveltuva palveluntuottaja tai palveluntuottajaosa sekä palvelun päivämäärä. Palvelun antaja kenttään tulee automaattisesti kirjaajan nimi, mutta sen voi muuttaa vastaamaan todellisen palvelunantajan nimeksi 31/45
4 Alku- ja päättymispäivämäärät omiin kenttiin. Kun asiakas on tullut palveluasuntoon ja kun hän on lähtenyt palveluasuntoon. Kun päivämäärät on syötetty, järjestelmä laskee automaattisesti palvelutapahtumien lkm:n kohtaan Veloitettava määrä Yksiköitä. Kirjauksen arvo lasketaan automaattisesti yksiköiden ja arvo/yksikkö tiedon mukaan. Asumisen palveluissa yksikkönä on vuorokausi (vrk). HUOM! Mikäli asukkaalla on keskeytyksiä kk:n aikana, ks. kirjausohje kohdasta 4.3.3 keskeytyksen kirjaaminen. Kirjauksen lisätieto kenttään kirjoitetaan tarpeen mukaan tarkempia tietoja palvelutapahtumiin liittyen 1 2 Palvelutapahtumat kirjataan Kirjaa -napin kautta. Tapahtuman voi myös kirjata ja tallentaa keskeneräisenä, mutta tällöin on ennen kuukauden tilitysajoa merkittävä kirjaus valmiiksi napin Kirjaa -klikkauksella HUOM! Keskeneräisenä tallennetut tapahtumat eivät päädy tilitykseen. 4 3 4.3.2 Automaattikirjaus Järjestelmä käy jokaisen kk:n 4. päivän yönä läpi palvelut, joissa on otettu käyttöön automaattinen tapahtumakirjaus ja niihin liittyvät voimassa olevat ostovoimat. Järjestelmä tekee automaattisen tapahtumakirjauksen koko kuukaudesta keskeneräinen tilaan kaikille niille ostovoimien sisältöriveille, joilta löytyy edelliseltä kuukaudelta aikaisempi tapahtuma ja joilla ei ole keskeneräistä keskeytystä edelliseltä kuukaudelta. Parasta palvelua.fi -järjestelmä muodostaa keskeneräisen läsnäolokirjauksen, joka kohdistetaan aina samaan palvelutuottajaan/-osaan, johon viimeisin kirjaus (keskeytys- tai tapahtumakirjaus) oli kohdistunut. Tapahtumakirjauksen alkupäivä tulee ajokuukauden 1. päivä ja loppupäiväksi ajokuukauden viimeinen päivä. Kirjaaja ja Palvelun antaja kenttiin järjestelmä tuo samat nimet kuin edellisen kuukauden tapahtuman luonut käyttäjä. 32/45
Järjestelmä ei luo automaattista tapahtumakirjausta, jos asiakkaan viimeisin tapahtuma on keskeneräinen tilassa oleva keskeytys tai ostovoiman sisältörivin yksikkö ei ole vuorokausi ajokuukaudelle on jo tehty tapahtumia Palveluntuottajan on tehtävä kaikille ostovoimille ja sisällöille ensimmäinen läsnäolokirjaus ( sisään kirjaus ) manuaalisesti PSOPin tapahtumakirjauksen kautta. Useimmissa palveluasumisen tapauksissa kirjausten pitää kohdistua jollekin palveluntuottajan osalle ja näin saadaan automaattiselle kirjaukselle tieto, mitä tuottajanosaa sen pitää jatkossa käyttää. Jos ostovoimasisällön voimassaolo päättyy ajokuukauden aikana, pitää palveluntuottajan korjata kirjaustapahtuma oikeaksi ennen kuin kirjaa tapahtumat valmiiksi. HUOM! Myöskään kuolintilanteessa PSOP ei muuta tapahtumakirjausta: Kun tieto kuolemasta tulee asiakkaan tietoihin, PSOP sulkee automaattisesti vain ostovoimat kuolinpäivä +1 päivälle. Vahvistettavat tapahtumakirjaukset Automaattiseen tapahtumakirjaukseen mukaan tulleiden asiakkaiden tapahtumat jäävät keskeneräinen -tilaan. Tapahtumat on vahvistettava eli kirjattava valmiiksi jokaisen asiakkaan kohdalla, jotta ne tulevat mukaan tilitykseen. Nämä on tehtävä viimeistään tilityskuukautta seuraavan kuukauden 2. päivänä. Mikäli asiakkaalla on keskeytyksiä, tehdään ne normaalisti kohdan Keskeytyskirjaus mukaan. Valitse Asiakkaat välilehdeltä kohta Automaattiset tapahtumakirjaukset. Valitse kunta: Kouvola Valitse palvelu: Palveluasuminen tai Tehostettu palveluasuminen.. Näytä kirjaukset palveluntuottajaosalle: Valitse haluamasi tuottajanosa 33/45
Valinnan jälkeen avautuu lista hyväksyttävistä tapahtumakirjauksista. Tarkasta luettelo ja tee tarvittavat muutokset asiakkaan tapahtumiin. Helpoimmin asiakkaan tapahtumiin pääsee klikkaamalla hiirtä kohdassa Siirry asiakkaan tapahtumiin. Kun tapahtumat on asiakaskohtaisesti tarkistettu ja korjattu, voidaan automaattikirjaukset vahvistaa joko asiakaskohtaisesti klikkaamalla asiakkaan nimen edessä olevaa ruutua tai klikkaamalla ruutua otsikkorivillä, jolloin kaikki asiakkaiden tapahtumakirjaukset tulevat hyväksytyiksi. Hyväksyttäväksi valitut on vahvistettava klikkaamalla painiketta Tapahtumat näkyvät asiakassivustolla asiakkaan tapahtumissa kun tapahtumat ovat kirjattu tilassa. Keskeytykset kirjataan siis kuten muillekin tapahtumille, niitä eikä keskeytystä edeltäviä / keskeytyksen jälkeisiä läsnäoloja ei voi kirjata automaattisesti. 4.3.3. Automaattikirjausten poisto Poista automaattisesti muodostuneet hyväksymättömät ja hylättävät tapahtumat kohdasta tapahtumakirjaukset. Ts. samalta sivulta, jolta varsinainen kirjaus on tehty. Huomioi, että tilitysajon jälkeen muodostuvat uudet tapahtumakirjaukset myös niille asiakkaille, joille on tehty uusi palveluseteli, mutta vanhaa palveluseteliä ei ole suljettu. 4.3.4 Kirjattujen palvelutapahtumien poistaminen Virheellinen tapahtuma on muokattavissa ja poistettavissa saman kuukauden aikana. Mikäli virheellinen tapahtuma on mennyt laskutukseen, ilmoita tapahtuman täydelliset tiedot kaupungin työntekijälle. 4.3.5. Keskeytyksen kirjaaminen Keskeytyksen kirjaaminen on mahdollinen vain jatkuville palveluille, joiden yksikkö on vuorokausi. Kouvolassa tällaisia palveluita ovat Ikääntyneiden palveluissa Palveluasuminen ja Tehostettu palveluasuminen. Kaupunki on määritellyt maksuprosentit eri keskeytystilanteille. Maksuprosentit ovat palvelu- ja keskeytyssyykohtaisia. 34/45
Valitse asiakkaan tiedoissa - Ostovoimat välilehti - valitse Palvelusisällöt - Kirjaa uusi - valitse palvelusisältö: esim. palveluasumisen hoivamaksu - valitse Palveluntuottaja / palveluntuottajaosa - Keskeytyskirjaus - painike Keskeytys: 1. Valitse syy. Sairaala / Loma / Muu syy 2. Syötä keskeytyksen alkupäivämäärä-kenttään keskeytyksen alkamispäivä. Alkamispäivä huomioidaan keskeytysajan maksuissa. 3. Jos keskeytys ei ole vielä päättynyt, valitse "Tallenna keskeneräisenä". 4. Kun keskeytys päättyy, syötä keskeytyksen loppupäivämäärä-kenttään keskeytyksen loppupäivä ja valitse "Kirjaa". Loppupäivästä maksetaan aina normaali maksu (100%). 35/45
4.3.5.1 Keskeytyssääntö Jos keskeytys alkaa kesken kuukauden, tee ensin tapahtumakirjaus sille ajalle, jolle asiakkaalle on annettu palvelusetelin mukaista palvelua. Kouvolan kaupungin Tehostetun palveluasumisen ja palveluasumisen keskeytyssääntö on 1.1.2016 alkaen: 0-10 pv, jolloin maksetaan - nollapäivä, eli lähtöpäivä - seuraavat 10 pv - palveluasuntoon paluupäivä Esimerkki: Asiakas paikalla 1.7.2015 Tapahtumakirjaus ajalle 1.7.2015-1.7.2015 Asiakas joutuu sairaalaan 2.7. Keskeytys alkaa 2.7.2015 Asiakas palaa sairaalasta 17.7. Keskeytys päättyy-17.7.2015 paikalla loppukuukauden Tapahtumakirjaus ajalle 17.7.-31.7.2015 Kirjauksen lisätietoja kenttään voi kirjoittaa tapahtumakirjaukseen liittyvää tietoa Kirjauksen voi tallentaa Kirjaa painikkeella tai Tallenna keskeneräisenä, jolloin kirjausta voi vielä muuttaa 36/45
Tapahtumakirjaus tehdään ajalle 1.7.2015 (jolloin asiakas paikalla koko päivän, ks. kuva yllä). Huom! Jos Keskeneräisenä tallennetut tapahtumat jäävät kirjaamatta ne eivät päädy laskutukseen. 1.7. 2.7. 3.7. 4.7. 5.7. 6.7. 7.7. Hoivapalvelu Keskeytys, Sairaalaan 100% (0) Keskeytys Sairaalassa 100% (1) Keskeytys Sairaalassa 100% (2) Keskeytys Sairaalassa 100% (3) Keskeytys Sairaalassa 100% (4) Keskeytys Sairaalassa 100% (5) 8.7. 9.7. 10.7. 11.7. 12.7. 13.7. 14.7. Keskeytys Sairaalassa 100% (6) Keskeytys Sairaala 100% (7) Keskeytys Sairaala 100% (8) Keskeytys Sairaala 100% (9) Keskeytys Sairaala 100% (10) Keskeytys Sairaala 0% Keskeytys Sairaala 0% 15.7. 16.7. 17.7. 18.7. 19.7. 20.7...31.7. Keskeytys Sairaala 0% Keskeytys Sairaala 0% Keskeytys 100%/sairaalasta kotiutus (10) Hoivapalvelu Hoivapalvelu Hoivapalvelu Hoivapalvelu Hoivapalvelu Keskeytyskirjaus tehdään ajalle 2.7. (jolloin asiakas lähti sairaalaan=lähtöpäivä=ns. 0-päivä) - 17.7.2015 (jolloin asiakas palasi sairaalasta=tulopäivä) Kirjaus jakaantuu järjestelmässä kaupungin määrittämän keskeytyssäännön mukaisesti : 0-päivä /Lähtöpäivä (2.7.), josta korvaus kaupungilta 100 % 1-10 pv (3.-12.7.), korvaus kaupungilta 100 % 11-14 päivä (13.-16.7.), korvaus kaupungilta 0 % tulopäivä palvelutaloon (17.7.), korvaus kaupungilta 100% 4.3.5.2 Keskeytysjakson korvauksen tilittäminen Keskeytysjakson kirjaus siirtyy hyväksyntä- ja tilityskäsittelyyn silloin, kun keskeytykselle on merkitty lopetuspäivämäärä keskeytyskirjaus on tallennettu valmiiksi 37/45
päivien lkm, jotka kuuluvat kunkin säännön piiriin Keskeytyksen päivämäärät jaolteltuna keskeytyssäännön ja maksu%:n mukaan 4.3.5.3 Keskeytys alkaa ja loppuu saman kk:n aikana Palveluntuottaja saa korvauksen koko kuukaudelta seuraavan kk:n tilityksessä normaalisti, jos keskeytyksen lopetuspäivämäärä on kirjattu viimeistään tapahtumakk:tta seuraavan kuukauden 2. päivänä. Tällöin kaupungille jää yksi päivä käsitellä keskeytysten hyväksymistä ja tilitysaineisto siirtyy 4. päivänä maksua varten kaupungin järjestelmiin. Suoritus tulee palveluntuottajan tilille eräpäivänä. Keskeytykset kannattaa tehdä ajoissa niiltä osin, kun keskeytys on päättynyt hyvissä ajoin ennen kk:n vaihtumista. 38/45
4.3.5.4 Keskeytys jatkuu seuraavan kuukauden puolelle Palveluntuottaja kirjaa keskeytyksen alkupäivämäärän asiakkaalle normaalisti, mutta lopetuspäivämäärä voidaan lisätä vasta sitten, kun keskeytys on päättynyt ja asiakas palannut takaisin palveluntuottajan piiriin. Esim.1) Jos keskeytys on ajalla 5.11.-8.12., lisätään keskeytyksen lopetuspäivämäärä aikaisintaan 8.12. Kun palveluntuottaja on lisännyt lopetuspäivämäärä ja tallentanut keskeytyskirjauksen valmiiksi, laskee järjestelmä automaattisesti keskeytyskirjausten näyttöön yhteenvedon korvauksesta, joka palveluntuottajalle ao. keskeytysjaksosta korvataan. Esim. 2) Palveluntuottaja on lisännyt lopetuspäivämäärän 8.12. ja tallentaa kirjaukset valmiiksi. Palveluntuottaja saa tilityksessä joulukuussa maksun asiakkaan marraskuussa toteutuneista hoitopäivistä (1.11.-4.11.) ja tammikuun tilityksessä korvauksen keskeytysjaksolta (5.11.-8.12.) keskeytyssääntöjen mukaan sekä joulukuun toteutuneista hoitopäivistä. Eli päättymättömien keskeytysten ajalta tilitys tapahtuu kuukauden myöhemmin kuin normaali tapahtumatilitys. 1.11 2.11 3.11 4.11 5.11. 6.11. 7.11. 8.11. 9.11. 10.11 11.11 12.11 13.11 14.11 15.11 16.11 17.11 18.11 19.11 20.11 21.11 22.11 23.11 24.11 25.11 26.11 27.11 28.11 29.11 30.11 1.12 2.12 3.12 4.12 5.12 6.12 7.12 8.12 9.12 10.12 11.12 13.12 14.12-31.12 Tilityspäivä joulukuussa Keskeytyspäiviltä 1+10 Tilityspäivä tammikuussa Paluupäivä Tilityspäivä tammikuussa Ei korvausta 0% (pv:t 11-) Tilityspäivä tammikuussa 4.3.5.5 Asiakas ei palaa keskeytysjakson jälkeen takaisin Mikäli asiakas ei palaa takaisin palveluntuottajan piiriin keskeytysjaksolta, tuottaja merkitsee keskeytysjaksolle lopetuspäivämäärän (esim. se pvm, jolloin tieto tulee tuottajalle). Tilitys tapahtuu sen jälkeen, kun keskeytyskirjaus on hyväksytty. Pääsääntö on, että kaupunki hyväksyy kirjaukset aina tapahtumia seuraavan kuukauden 3. päivään mennessä. Tällöin tilitysaineisto siirtyy 4. päivänä maksua varten kaupungin järjestelmiin. Suoritus tulee palveluntuottajan tilille eräpäivänä. 39/45
4.3.5.6 Muistisäännöt tapahtuma- ja keskeytyskirjauksiin TAPAHTUMAKIRJAUS: Läsnäolokirjaus = tapahtumakirjaus asiakkaalle (jos ei ole keskeytyksiä) Kuukauden 1. päivä Kuukauden viimeinen päivä Läsnäolokirjaus = tapahtumakirjaus asiakkaalle (jos keskeytyksiä): alkaa: keskeytysjaksolta paluupäivä (sairaala/loma/muu syy) päättyy: keskeytysjaksolle siirtymistä edeltävä päivä (ei siis lähtöpäivä) KESKEYTYSKIRJAUS: Keskeytyskirjaus = asiakkaan poissaoloaika (sairaala/loma/muu syy) : keskeytys alkaa: asiakkaan lähtöpäivä keskeytysjakso päättyy: asiakkaan paluupäivä palveluasumisen yksikköön YLITTYNYT KIRJAUS Jos palveluntuottaja veloittaa asiakasta kohden enemmän kuin palvelusetelissä on kuukaudelle myönnetty, kaupunki voi hylätä palvelutapahtuman tai tehdä hyvityspyynnön järjestelmään. Hyvityspyyntö tehdään kokonaiselle kirjaukselle, ei pelkästään ylittäneelle euromäärälle. Hyvityspyynnössä maksu vähennetään seuraavan kk:n tilityksessä. Esimerkki ylittyneestä kirjauksesta: Asiakkaalle on myönnetty palveluseteli 10 tuntia /vko. Palveluntuottaja kirjaa tapahtumat: 7.3.2016 klo 10-12 2t 8.3.2016 klo 9-11.15 2 t 15 min 9.3.2016 klo 9.30-11.30 2t 10.3.2016 klo 9.15-11.30 2t 15 min 11.3.2016 klo 9.30-12 2t palvelusetelissä myönnetty määrä ylittyy yhteensä 10 t 30 min ylitys 30 min Viimeinen kirjaus (11.3.2016 / 2 t), jolla palvelvelusetelissä myönnetty määrä on ylitetty, siirtyy manuaaliseen hyväksyntään. Jos kaupunki hyväksyy kirjauksen, tilitys tulee palveluntuottajan tilille normaaliin aikaan. Kaupunki voi myös hyväksyä tilitykseen menevän summan ja laittaa seuraavan kuukauden tilitysajoon ko. kirjauksesta hyvityspyynnön. Tällöin koko 2 t summa menee vähennettäväksi tilityksessä ja palveluntuottaja joutuu tekemään uuden kirjauksen, joka ei ylitä palvelusetelissä myönnettyä viikottaista tuntimäärää, ts kirjaus tehdään 1 t 30 min. Tällöin tehdyt ylittyneet tunnit (15 min) palveluntuottaja laskuttaa suoraan asiakkaalta. 40/45
4.3.6 Asiakkaan palvelutapahtuminen tarkastelu Asiakkaan palvelutapahtumia voi tarkastella Palvelutapahtumat -välilehden alta. Sivulta löytyvät kaikki palvelutapahtumat, niiden sisältö, tila sekä linkki tarkempaa tarkastelua varten. -merkistä avautuu tapahtumien lisätieto-kenttä. 4.3.7 Asiakkaan omavastuuerittely Asiakkaan omavastuuerittelyn luonti tapahtuu Omavastuuerittely -välilehden kautta. Hakuun täytetään haettu palvelu sekä erittelyn toivottu alku- ja loppupäivämäärä. Klikkaamalla Tee omavastuuerittely saadaan erittely auki. Omavastuuerittelystä käy ilmi palvelusisältö, setelin tiedot, palvelun hinta ja asiakkaalle jäävä omavastuuosuus. Omavastuuerittelyn voi tulostaa klikkaamalla Avaa tulostettava versio. HUOM! Kunnalle manuaaliseen hyväksyntään menevät kirjaukset näkyvät omavastuuerittelyssä siihen asti kun ne hylätään tai hyväksytään. Hylätyt tapahtumat poistuvat omavastuuerittelyltä, hyväksytyt jäävät näkymään normaalisti. Manuaalisesti hyväksyttäviksi menevät ne tapahtumat jotka ylittävät asiakkaalle myönnetyn palvelun määrän. Maksu kunnalta palveluntuottajalle 41/45
tapahtuu vasta kun tapahtuma on hyväksytty. Erikseen hyväksyttävissä tapahtumissa maksu voi siirtyä seuraavaan maksatukseen. 4.3.8 Virheelliset palvelutapahtumien kirjaukset ja hyvitykset Virheelliset tapahtumakirjaukset, jotka maksetaan tai on maksettu palveluntuottajalle, hyvityslaskutetaan seuraavan kuukauden laskutuksessa. Hyvitykset käsitellään seuraavasti: Palveluntuottaja (P): Palveluntuottaja (P) Kaupunki (K) PSOP Kolme kirjausta joista yksi on virheellinen Tapahtumat kirjataan ja lähetetään kunnalle Virheellisestä kirjauksesta tehdään hyvityskirjaus Maksuista vähennetään virheellisesti kirjatun tapahtuman arvo Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu PT: Kirjaus 1 20,00 20,00 20,00 PT: Kirjaus 2 20,00 20,00 20,00 PT:(Virhe)kirjaus 3 20,00 K: Hyvityspyyntö - 20,00 Maksetaan: 60,00 20,00 40,00 4.4 Palautteet Asiakas tai asiakkaan puolesta asioija voivat antaa palveluntuottajalle vapaamuotoista palautetta, johon palveluntuottajalla on mahdollisuus vastata. Edellytyksenä palautteen antamiselle on että palautteen antaja on kirjautunut parasta palvelua.fi järjestelmään, asiakkaalle on myönnetty ostovoimaa ja asiakkaalle on muodostunut suhde palveluntuottajaan/-osaan. Asiakkaan antama palaute voi olla kiitos, moite tai reklamaatio. Palautteen voi kohdistaa tiettyyn palvelutapahtumaan. Asiakas voi valita haluaako, hän saada vastauksen antamaansa palautteeseen. Jos palautteen tyyppi on reklamaatio, on palveluntuottajan aina annettava vastaus. Palveluntuottajalle tulee huomioilmoitus, jos asiakas on pyytänyt vastausta tai halunnut korjaavia toimenpiteitä ja myös palvelunjärjestäjälle tulee huomioilmoitus, jos palautteen tyyppi on reklamaatio. Huomioilmoitukset lähetetään palautteen kohteen huomioilmoitusten vastaanottaja -tiedon sähköpostiosoitteeseen. Työntekijä -osalla ei ole huomioilmoitusten vastaanottaja -tietoa, ainoastaan yhteystieto, jossa voi olla sähköpostiosoite. Käytetään työntekijän yhteystieto-sähköpostiosoitetta. Palveluntuottaja voi katsoa saamiaan palautteita välilehdeltä Asiakkaat Palautteet. 42/45
Mikäli asiakas on pyytänyt vastausta tai palaute on reklaamaatio, on palautteen edessä - merkintä (Palautteeseen on pyydetty vastausta). Palautteen jälkeen on linkki, josta palautteeseen voi vastata. Vastauksen voi antaa vain yhden kerran. Esimerkki palautesivusta Kaupungin PSOP-käyttäjillä on mahdollisuus katsoa palveluntuottajan saamia palautteita ja seurata palveluntuottajan antamia vastauksia. 43/45
5 Raportit 5.1 Asiakkaat ja toteuma -raportilla voidaan tarkastella kaupungin palveluseteliasiakkaita ja heille annettuja palvelusisältöjä, kaupungin tilityksiä palveluntuottajalle sekä asiakkaan omavastuiden määrää. Raportille valitaan haluttu kaupunki sekä halutut palvelusisällöt, mahdollinen palveluntuottajaosa tai koko yritys ja haluttu aikaväli kuukausina. Raportille voidaan hakea myös vain tietyn asiakkaan tiedot henkilötunnuksen avulla. Paina lopuksi Luo raportti -nappia. Esimerkki Asiakkaat ja toteuma raportista Keskeneräiset Yks sarakkeessa näkyy asiakkaalle tehdyt kirjaukset, jotka on tallennettu keskenräisinä sekä ne automaattikirjauksen kautta tulleet tapahtumat, joita palveluntuottaja ei ole vielä hyväksynyt. 44/45
5.2 Keskeytykset raportti Keskeytysraportilla näkyy asiakkaiden keskeytykset halutulta ajanjaksolta. Raportti otetaan palvelukohtaisesti halutulta ajanjaksolta. Esimerkki Keskeytys raportista 45/45