TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus x.12.2015

1 TOIMITILAHANKKEIDEN SUUNNITTELUPERUSTEET SEKÄ TARVESELVITYS JA HANKESUUNNITTELU TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus x.12.2015

2 ESIPUHE Parhaillaan on käynnissä ja käynnistymässä merkittäviä toimitilainvestointeja, jolla on huomattava vaikutus kaupungin talouteen sekä investointien että käyttömenojen kautta. Tämä ohje on tarkoitettu selkeyttämään eri osapuolten rooleja toimitilasuunnittelussa. Ohje on valmisteltu konsernihallinnossa yhteistyössä tilakeskuksen henkilöstön ja käyttäjien edustajien kanssa ja käsitelty tilatyöryhmässä 12.11.2015. Valmistelun pohjana on ollut vuonna 2002 hyväksytty toimitilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitteluohje. Tavoitteena on, että hankkeen kaikki osapuolet tuntevat oman vastuunsa ja valtuutensa hankkeiden suunnittelun eri vaiheissa. Toimintojen yhteensovittamiseksi ja taloudellisesti kestävien ratkaisujen varmistamiseksi on tärkeää sopia tarveselvitysja hankesuunnitteluvaiheessa noudatettavista menettelytavoista sekä samalla sopia laatutasoa ja hankkeiden laajuutta koskevista pelisäännöistä. Esitetyllä menettelytavalla pyritään myös varmistamaan, että suunnitteluresursseja käytetään järkevästi ja ymmärretään hankkeiden toteuttamisen vaatima aika. Eri hallintokunnille ja erilaisille kiinteistöille luodaan yhteinen toimintamalli hankepäätöstä edeltävien selvitysten laatimiseen. Tilakeskus laatii erikseen oman teknisen suunnitteluohjeensa täydentämään tätä ohjetta. Anu Näätänen Tilatyöryhmän puheenjohtaja

3 TOIMITILAHANKKEIDEN TARVESELVITYS JA HANKESUUNNITTELU ESIPUHE SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO JA STRATEGISET LÄHTÖKOHDAT... 4 2. TOIMITILAHANKKEEN VAIHEET... 4 3. SUUNNITTELUPROSESSIN KÄYNNISTÄMINEN... 6 KAUPUNGIN OMAT HANKKEET... 6 ULKOPUOLELTA TULLEET YHTEISTYÖALOITTEET... 6 4. TARVESELVITYSVAIHE... 8 ALUEELLINEN TARVESELVITYS... 8 KÄYTTÄJÄN TARPEIDEN SELVITYS (TILATARVESELVITYS)... 9 TILAKESKUKSEN LAATIMA TARVESELVITYS (RAKENTAMISEN TARVESELVITYS)... 10 TARVESELVITYKSEN HYVÄKSYMINEN JA HANKESUUNNITTELUVAIHEESEEN JATKAMINEN... 11 5. HANKESUUNNITTELU... 12 YLEISTÄ... 12 SUUNNITELMAN SISÄLTÖ... 13 HANKESUUNNITELMASTA PÄÄTTÄMINEN... 14 6. HANKKEEN SOVITTAMINEN TOIMITILOJEN KOKONAISOHJELMAAN JA INVESTOINTISUUNNITELMAAN...15 KAUPUNGIN TOIMITILAHANKKEET... 15 ULKOPUOLISTEN TAHOJEN KANSSA TOTEUTETTAVAT YHTEISTYÖHANKKEET... 15 HANKKEESEEN LIITTYVÄN INFRASTRUKTUURIN, LÄHILIIKUNTAPAIKKOJEN JA MUIDEN TILOIHIN KYTKEYTYVIEN RAKENTEIDEN HUOMIOIMINEN... 15 HANKKEESEEN LIITTYVÄT KALUSTOINVESTOINNIT... 16 7. YLEISIÄ PERUSTEITA TARVESELVITYKSEEN JA HANKESUUNNITTELUUN... 16 TILATYÖRYHMÄN ROOLI SUUNNITTELUPROSESSISSA... 16 KONSERNIHALLINNON ROOLI... 17 TALOUDELLISET KYSYMYKSET... 17 SUUNNITTELURYHMÄ... 18 8. LOPUKSI... 18 LIITE 19 SANASTOA TARVESELVITYKSEN PROSESSIKAAVIO

4 1. Johdanto ja strategiset lähtökohdat Joensuun kaupungin tavoitteena on järjestää eri toiminnoille tarkoituksenmukaiset, toimivat, taloudelliset ja viihtyisät tilat. Palveluja voidaan järjestää niin kaupungin omissa kuin vuokratuissakin tiloissa. Yleisenä trendinä kaupunki pyrkii vähentämään omistuksessaan olevia tiloja ja lisäämään tilojen käytön tehokkuutta. Tilahankkeet toteuttavat omalta osaltaan kaupungin strategiaa ja seudun kasvustrategiaa sekä toimivat tarvittaessa kehitysalustoina. Toimitilahankkeiden suunnitteluperusteissa kuvataan kuinka suunnitelmien laadintaprosessi etenee, mitä suunnittelussa tulee huomioida ja mitä suunnitelmien on sisällettävä. Perusteissa otetaan kantaa myös alueellisten kokonaisuuksien, eri palvelujen ja toimijoiden tiloihin liittyvien yhteistyömahdollisuuksien, tilojen muuntojouston ja kustannuspohjaisen selvitysmallin huomioimiseen suunnittelussa. Kaupungin strategiassa tehdään koko kaupunkia koskevia valintoja. Tilaratkaisuiden ja toimitilojen suunnittelussa tulee alusta asti ottaa huomioon kulloinkin voimassa olevat yhteiset linjaukset. Strategiset linjaukset antavat suunnittelulle sekä toiminnallisia että taloudellisia reunaehtoja. Päätettäväksi tuotavien hankkeiden tulee noudattaa hyväksyttyjä ohjelmia ja linjauksia, ellei erikseen perustellusta syystä esitetä poikkeamista näistä linjauksista. Suunnitelmaa tulee arvioida ainakin strategian, palveluohjelmien, talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden, hankintaohjeiden ja ilmasto-ohjelman toteuttamisen näkökulmista. Isot toimitilahankkeet tulee nähdä merkittävinä strategisina hankintoina. Toimitilahankkeita, varustelukokonaisuuksia ja esimerkiksi teknisiä ratkaisuja tulisi mahdollisuuksien mukaan hyödyntää ns. innovaatioalustoina yritysten kanssa tehtävässä yhteistyössä. Kaikkien suunnitelman laadintaan osallistuvien tahojen on sitouduttava arvioimaan näitä seikkoja. Tarvittaessa ja erityisesti merkittävissä hankkeissa suunnitteluprosessiin voidaan ottaa mukaan ulkopuolisia asiantuntijoita tätä varten. 2. Toimitilahankkeen vaiheet Rakentamishanke voidaan yleisesti jakaa viiteen vaiheeseen: tarveselvitys TS, hankesuunnittelu HS, rakennussuunnittelu RS, rakentaminen RA ja käyttöönotto KO. Eri vaiheiden välissä tehdään tarvittavat päätökset ja linjaukset etenemisen suhteen. Selkeissä hankkeissa voidaan tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaihe yhdistää. Suunnitteluprosessin käynnistysvaiheessa laaditaan prosessille tavoiteaikataulu. Tämä ohjeistus keskittyy tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheeseen eli esisuunnitteluun sekä kokonaisprosessin kuvaukseen. Muita vaiheita ei käsitellä tässä yhteydessä. Suunnitteluperusteita täydentää tilakeskuksen erillinen tekninen toimitilojen suunnitteluohje.

5 ESISUUNNITTELU Palautus selvitysvaiheeseen (esim. kustannussyyt) Palautus selvitysvaiheeseen (esim. kustannussyyt) Suunnitteluprosessin käynnistäminen Tarveselvitys (TS) (alueellinen) Linjausten valinta jatkosuunnitteluun ja päätös Hankeselvitys (HS) Päätös hankesuunnitelmasta Hankkeen sovitus investointiohjelmaan Jatkotyöstä luopuminen Hankkeen hylkääminen TOTEUTUS Rakennussuunnittelu (RS) Rakentaminen (RA) Käyttöönotto (KO) Kuva 1. Rakennushankkeen eri vaiheet.

6 3. Suunnitteluprosessin käynnistäminen Kaupungin omat hankkeet Suunnittelu vaatii resursseja ja varsinkin, kun edessä on paljon erilaisia hankkeita, tulee suunnitteluresurssit priorisoida ja suunnitteluprosessit aikatauluttaa huolellisesti. Tilakeskus vastaa aikataulutuksesta, tarvittaessa asiaa voidaan koordinoida tilatyöryhmässä eri tahojen kesken. Kaikkien keskeisten tahojen tulee olla tietoisia suunnitteluprosessin käynnistymisestä. Aloite suunnittelun käynnistämisestä voi tulla monelta eri taholta, esimerkiksi tilakeskukselta, käyttäjältä, kaupungin strategiasta tai joltain keskukselta. Kaikki aloitteet eivät välttämättä koskaan etene suunnitteluun. Tarveselvityksen taustalla voi olla myös kohteen huonosta rakennusteknisestä kunnosta tai sisäilmaongelmista käynnistynyt prosessi. Tilojen korvaaminen sisäilmaongelmien vuoksi edellyttää, että kohteen osalta on tehty sisäilmaohjeen mukaiset toimet ja selvitykset, jotka liitetään asiakirjoihin. Suunnitteluprosessi käynnistyy, kun tilakeskuksen johtajalta, asianomaisen keskuksen johtajalta ja konsernihallinnon edustajalta on saatu asiaan puoltava kanta. Tässä vaiheessa sovitaan myös tarvitaanko erillistä tarveselvitystä vai voidaanko tarve- ja hankesuunnitteluvaiheet yhdistää. Jälkimmäinen vaihtoehto sopii selkeisiin kohteisiin. Tilakeskuksen johtaja nimeää kohteesta vastaavan suunnittelijan, keskuksen johtaja keskuksen edustajan ja käyttäjän yhteyshenkilön ja tilausten valmisteluryhmä konsernihallinnon edustajan. Ulkopuolelta tulleet yhteistyöaloitteet Kumppanuudet ja yhteistyöjärjestelyt yleistyvät. Kaupungin toivotaan edesauttavan erilaisten toimintaympäristöön liittyvien hankkeiden kehittämisessä ja toteuttamisessa. Jo toteutettuja esimerkkejä tämän kaltaisista hankkeista ovat mm. keskusurheilukentän katsomo, frisbeegolf-radat puistoissa tai yhteistyö skeittialueiden toteuttamisessa. Yleisesti ottaen kyseessä ovat alueet ja/tai tilat, joille voidaan osoittaa erilaisia toimintoja ja jotka palvelevat myös kuntalaisia ja eri harrastusryhmien toimintaa. Hankkeet voivat olla hyvin moninaisia, joten myös suunnitteluprosessissa on varauduttava toimimaan joustavasti. Resurssien rajallisuuden vuoksi suunnitteluprosessin aloittamisesta tulisi kuitenkin tehdä tietoinen ratkaisu, varmistaa että kaikki tarvittavat tahot ovat prosessista tietoisia ja sopia hankekohtaisesta etenemistavasta.

7 Suunnittelun käynnistymisen lähtökohtana tulee aina olla selkeä kirjallinen esitys ja yhteistyöehdotus. Ulkopuolisen tahon tulee esittää kaupungille mitä ja minne halutaan toteuttaa ja millaista yhteistyötä asiassa toivotaan. Esityksen käsittelyyn osallistuu vähintään tilakeskuksen johtaja (tai tekninen johtaja, jos kyseessä on ulkoalueita koskeva esitys) ja konsernihallinnon edustaja. Kirjallisesta esityksestä voidaan neuvotella ja sitä voidaan tarkentaa alustavissa neuvotteluissa. Suunnitteluprosessin jatkamisen ja etenemistavan ratkaisevat tilakeskuksen johtaja (tekninen johtaja) ja konsernihallinnon edustaja kuultuaan muita tarvittavia tahoja. Jos yhteistyöehdotukseen liittyvä suunnitteluprosessi käynnistetään, tässä asiakirjassa esitettyjä suunnitteluperiaatteita noudatetaan soveltuvin osin. Lisäksi tulee hankekohtaisesti huomioida ja ottaa kantaa seuraaviin asioihin: Vastuullisten yhteyshenkilöiden nimeäminen; Arvioitava onko kaupungin kannalta järkevää laatia esisopimus suunnittelun ajaksi; Laadittava kustannusarvio suunnitteluvaiheesta ja sovittava vastuunjako hankkeen selvittämisestä ja selvitykseen liittyvistä kustannuksista; Selvitettävä vaatiiko esitetty toiminta kaavamuutosta. Jos vaatii, on sovittava kaavamuutoksen kustannusten jakamisesta ja aikataulusta. Jos hanke edistää kaupungin strategisia tavoitteita tai on muutoin yhdensuuntainen kaupungin tarpeiden kanssa voi kaupunki vasta kaavamuutoksen kustannuksista. Mikäli hanke palvelee pienen eritysryhmän tarpeita, tulee tarvitsijan vastata myös kaavamuutoksen kustannuksista. Selvitettävä tulevien rakenteiden ja käyttökustannusten kustannusarvio, rahoitussuunnitelma ja mahdollisen kustannusten jaon periaatteet; Huomioitava investointi- ja käyttökustannusten lisäksi myös tulevat huoltoja korjauskustannukset ja vastuut esimerkiksi vakuuttamiseen liittyen; Varmistettava huolellisesti kaupungin vastuut, vastuutahot ja vastuutahojen sitoutuminen, jos yhteistyöstä suunnitellaan pidempiaikaista; Suunnitteluprosessin aloittaminen ei vielä takaa, että hanke toteutuu. Hankkeen toteuttamiseen otetaan kantaa vasta, kun on saatu riittävän kattavat selvitykset ja kaupungin tulevat vastuut ja kustannukset ovat kokonaisuudessaan selvinneet. Hankkeen etenemisestä päätetään hallintosäännön mukaisesti.

8 4. Tarveselvitysvaihe Alueellinen tarveselvitys Tarveselvitysvaiheessa otetaan käyttöön alueellisen suunnittelun malli, ellei se asian luoteesta johtuen ole tarpeetonta. Selvityksessä tarkastellaan yhtä tai useampaa palvelualuetta tai jonkun palvelualueen osaa kokonaisuutena huomioiden kaupungin omat ja muut mahdolliset tilavaihtoehdot, erilaiset palveluiden järjestämisen mallit alueella, muiden keskusten ja toimijoiden tilatarpeet ja niihin liittyvät yhteiskäyttömahdollisuudet sekä erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen kustannusvaikutukset. Alueellisen tarveselvityksen tulee perustua väestöennusteeseen ja MATO20- ohjelman taustatietoihin. Selvityksen tulee olla kustannuspohjainen niin, että eri vaihtoehtojen kaikki kustannukset on selvitetty vertailukelpoisesti. Isoissa selvityksissä tulee harkita kustannussuunnittelijan ottamista mukaan projektiin jo tarveselvitysvaiheessa. Alueellisissa tarveselvityksissä tulee suhtautua avoimesti ja joustavasti erilaisiin ratkaisuvaihtoehtoihin ja myös toimintatapojen muuttamiseen. Erilaisten vaihtoehtojen selvittämisessä tulee huomioida seuraavaa: Eri laajuiset uusinvestoinnit ja sijaintivaihtoehdot; Huolelliset kuntokartoitukset ja kustannusarviot korjausremontoinneille. Jos palvelun kysynnän arvioidaan laskevan, voidaan harkita myös kevyttä remonttia vaihtoehtona täydelliselle peruskorjaukselle (jos käyttöikää voidaan näin jatkaa esimerkiksi 15 vuotta); Tiloista luopuminen ja tilojen purkaminen; Erilaiset vuokratilojen mahdollisuudet ja liikkuvat palvelut; Tilankäytön tiivistämisen mahdollisuudet; Muiden keskusten ja toimijoiden tarpeet ja yhteiskäyttö; Joistakin toiminnoista luopuminen tai uusien toimintojen aloittaminen; Eri ratkaisujen vaikutus mm. henkilöstö-, kuljetus-, ravinto- ja siivouspalvelujen kustannuksiin; Vaikutukset maa-alueiden jalostamisen mahdollisuuksiin; Haettavissa olevan ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuudet; Yhteistyömahdollisuudet yksityisen sektorin kanssa, mahdolliset kustannusvaikutukset.

9 Alueellisen tarveselvityksen laatimiseen osallistuvat vähintään tilakeskuksen, käyttäjän, keskuksen taloushallinnon vastaavan, konsernihallinnon ja MATO20- ohjelman edustajat. Kustannuslaskijan ja muiden ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttämistä voidaan harkita. Lisäksi on tarpeen mukaan konsultoitava teknisen keskuksen ja muiden tukipalvelujen edustajia (mm. kiinteistö-, ravinto- ja siivouspalvelut). Ryhmän puheenjohtajana toimii tilakeskuksen tai konsernihallinnon edustaja. Puheenjohtajasta päätetään tilatyöryhmässä. Kaikkien osapuolten tehtävänä on tarkastella hanketta mm. kaupungin strategisten linjausten, kokonaistalouden ja palveluverkon näkökulmasta. Alueellisia tarveselvityksiä voidaan hyödyntää niin, että niiden avulla päivitetään samalla palveluverkkosuunnitelmaa. Tämä joustavoittaa palveluverkkosuunnittelua kun esimerkiksi yhden palvelualueen muutosten takia ei tarvitse päivittää kerralla koko suunnitelmaa. Viime vuosina tiloihin liittyviä muutoksia on ollut niin paljon, ettei perinteinen palveluverkkosuunnittelu ole ollut kovin ajantasainen työkalu. Jos alueellisen tarveselvityksen perusteella esitetään palveluverkkomuutoksia, niistä päätetään voimassa olevan hallintosäännön mukaisesti. Käyttäjän tarpeiden selvitys (tilatarveselvitys) Käyttäjä laatii yhteistyössä konsernihallinnon edustajan kanssa toiminnallisen tarveselvityksen. Tarveselvityksen tulee vastata kysymykseen Miksi tämä hanke ja nämä tilat tarvitaan. Yleisenä linjana on tilojen käytön tehostaminen ja tilatarpeiden kohtuullisuus. Kaikkia käyttäjiltä tulevia tilatoiveita, tarpeita ja ideoita ei voida kustannussyistä toteuttaa. Konsernihallinnon edustajan rooli on toimia kriittisenä asiantuntijana tilatarpeiden ja eri vaihtoehtojen suhteen. Tarveselvityksen tausta-aineistona käytetään MATO20-ennustetta ja palveluverkkoanalyysiä. Pääpaino on toiminnallisella tarveselvityksellä. Suunnitelmassa kuvataan toimintaa ja toimitilakriteerejä eli tiloille asetettavia tavoitteita, kustannustavoitteita ja aikataulullisia tavoitteita. Keskuksen tulee myös ottaa kantaa toiminnan nykytilaan, tulevaisuuteen ja eri vaihtoehtoisiin toimintamalleihin sekä toimialan parhaisiin käytäntöihin myös kustannustehokkuuden näkökulmasta. Keskuksen tulee esittää toimintansa kannalta riittävän laajat perustelut. Hanketta arvioidaan kokonaistalouden kannalta. Tässä vaiheessa on käytävä ennakkoluulottomasti läpi hankkeen vaihtoehtoisia ratkaisuja, kuten voidaanko tilantarve hoitaa mahdollisesti kaupungin tai kaupunkikonsernin muualta vapautuvissa tiloissa tai vuokraamalla tilat joltakin kolmannelta taholta. Lisäksi on arvioitava, onko kaupungin tai muiden toimijoiden tiloja yhdistämällä saavissa jotain hyötyjä. Hankkeen vaikutuksia käyttötalousmenoihin arvioidaan tilakeskuksen laatimalla alustavalla vuokralaskelmalla. Lisäksi arvioidaan hankkeesta mahdollisesti aiheutuvia muita käyttötalouteen vaikuttavia menoja, kuten väliaikaisten tilojen kustannuksia, muutto- ja kuljetuskustannuksia, kaluston uusimistarpeita, tilaratkaisujen vaiku-

10 tuksia henkilöstömitoitukseen jne. Kukin keskus vastaa näistä kustannuksista omassa talousarviossaan. Käyttäjän on varauduttava siihen, että tilakustannusten nousua joudutaan kompensoimaan toimintaa muuten tehostamalla. Keskus (käyttäjä) selvittää yhteistyössä konsernihallinnon edustajan kanssa mm. seuraavat seikat: - varmistaa, että selvityksen aloittamisesta on sovittu asianmukaisesti - väestöennusteet, MATO20-ohjelma ja muut palvelutarpeeseen vaikuttavat muutokset - nykytilanne (tilat ja toiminta) - tilojen toimivuus nykyisellään, kehittämistarpeet - tilatarve ja toiminnan asettamat vaatimukset - toiminta tulevaisuudessa ja toiminnan tehostamisen mahdollisuudet (10 20 vuoden näkymät) - toimintatapojen muuttamisen mahdollisuudet ja vaikutukset - omalla toimialalla muualla toteutetut kustannustehokkaat toiminnan ja tilaratkaisujen mallit - tilojen yhteiskäyttömahdollisuudet - ratkaisuvaihtoehtojen kokonaistaloudelliset vaikutukset (ml. esimerkiksi tukipalveluiden kustannukset) - hankkeen ajoitukseen vaikuttavat toiminnalliset tekijät - toiminnan suunnittelu muutosvaiheen aikana ja siitä aiheutuvat kustannukset (mm. vuokra, henkilöstö, muutto, väliaikaiset tilat, kuljetukset) - käyttökustannukset tulevaisuudessa ja niihin varautuminen - selvitys toimialan ulkopuolisista rahoitusmahdollisuuksista (esim. valtakunnalliset avustukset tietyntyyppisille hankkeille) Tilakeskuksen laatima tarveselvitys (rakentamisen tarveselvitys) Tilakeskus kokoaa eri osapuolten selvitykset yhdeksi tarveselvitykseksi. Lisäksi tilakeskuksen rooli keskittyy tarveselvityksessä erityisesti eri vaihtoehtojen teknisiin ja taloudellisiin ominaisuuksiin. Korjausrakennushankkeen laajuutta ennakoitaessa on tärkeätä selvittää rakennuksen nykyinen kunto huolellisella kuntoselvityksellä. Rakennuksen kuntoselvitys kattaa rakennustekniikan lisäksi myös talotekniikan kunnon selvittämisen. Keskuksen ja konsernihallinnon edustajan kanssa yhteistyössä pyritään arvioimaan toiminnallisten muutosten tarvetta ja laajuutta. Tarveselvitysvaiheessa eri vaihtoehdoille laaditaan alustaviin tilaohjelmiin perustuvat kustannusarviot. Vaihtoehtojen vertailemiseksi lasketaan investointihankkeelle

11 vuosittaiset kokonaiskustannukset ja sisäinen vuokra. Investointien kustannusarviot muutetaan vuosittaisiksi kokonaiskustannuksiksi, joissa huomioidaan käyttökustannusten ohella kirjanpidolliset poistot ja lainan korko. Tarveselvitysvaiheen kustannuslaskennan on oltava riittävän luotettavaa niin, että eri vaihtoehtojen kokonaistaloudellisia vaikutuksia voidaan luotettavasti vertailla. Toimitilakohtaiset kustannukset tarkentuvat hankesuunnitteluvaiheessa laadittavan tavoitehintaan tai rakennusosa-arvioon pohjautuvan kustannusarvion mukaan. Tilakeskus (omistaja) selvittää mm. - rakennusten kunto - arvio eri vaihtoehtojen kokonaiskustannuksista - arvio toimitilakustannusten muutoksista - ajoitukseen vaikuttavat tekniset tekijät - vaikutus muihin tiloihin (rakennuksiin) - alustava sijoitusanalyysi (elinkaarikustannus) - hankkeen kesto - vaihtoehtoiset tilanhankintaratkaisut Tarveselvityksen hyväksyminen ja hankesuunnitteluvaiheeseen jatkaminen Useita keskuksia/ käyttäjiä koskevat tarveselvitykset tuodaan tilatyöryhmän käsiteltäväksi. Tarveselvityksestä vastanneet viranhaltijat hyväksyvät allekirjoituksillaan lopullisen tarveselvityksen (tilakeskus, käyttäjä, konsernihallinto). Konsernihallinnon edustaja vastaa siitä, että tarveselvitykseen liittyvä päätöksenteko hoidetaan asianmukaisesti hallintosäännön ja talousarvion toimeenpano-ohjeiden mukaisesti. Käytäntö vaihtelee mm. hankkeen koon perusteella. Jos tarveselvityksestä tehdään päätös monijäsenisessä toimielimessä, selvityksestä on pyydettävä lausunto asiantuntijalautakunnalta ellei se ole päättävä taho. Tavoitteena on, että jo tarveselvityksen perusteella päätetään merkittävistä linjauksista hankesuunnittelua varten (esim. mahdolliset vaikutukset palveluverkkoon ja hankkeen periaatteellinen laajuus). Samalla päätetään hankesuunnittelun käynnistämisestä ja tavoiteaikataulusta. Tarveselvityksen perusteella voidaan myös päättää suunnitteluprosessin raukeamisesta tai selvityksen palauttamisesta valmisteluun, jos esimerkiksi kustannusten todetaan paisuneen liian korkeiksi. Yksi tarveselvitys voi johtaa useamman eri hankkeen suunnitteluun. Esimerkiksi alueellisesta tarveselvityksestä voi seurata koulukampuksella yhden remontointi- ja laajennuskohteen, kahden uudisrakennuksen ja lähiliikuntapaikan erillinen hankesuunnittelu. Tarveselvityksen perusteella määritellään hankesuunnittelun keskeiset tavoitteet aikatauluineen.

12 Tilatyöryhmä tekee hankkeen laajuuden perusteella linjaukset tarvittavista päätöksistä, miten edetään tarveselvityksestä hankesuunnitteluun. Pienien hankkeiden osalta voidaan sopia hankesuunnitteluvaiheen käynnistämisestä suoraan. Alueelliset useita käyttäjätahoja koskevat tarveselvitykset viedään omistajaohjausjaoston hyväksyttäväksi, joka pyytää tarvittaessa suunnitelmasta käyttäjälautakuntien lausunnot ennen päätöksentekoa. 5. Hankesuunnittelu Yleistä Hankesuunnittelun tulee olla kustannuspohjainen selvitys, jossa kustannuslaskentaa hyödyntäen etsitään järkevät ja kokonaistaloudellisesti edulliset ratkaisut. Tilakeskus vastaa siitä, että talo- ja rakennusteknisissä ratkaisuissa verrataan erilaisia toteuttamisvaihtoehtoja. Suunnittelussa tulee hyödyntää yksinkertaisia malleja ja ns. vakioratkaisuja ellei kyse ole erikoiskohteesta. Myös toimialan parhaita ja kustannustehokkaita malleja ja niiden kehittymistä tulee seurata. Suunnittelussa huomioidaan muuntojousto ja tilojen yhteiskäyttömahdollisuudet. Kaikki osapuolet vastaavat osaltaan siitä, että hankkeessa pyritään tilatehokkuuteen. Tarvittaessa konsernihallinnon edustaja koordinoi tarpeiden yhteensovitusta. Tilakeskuksen johtaja nimeää kohteesta vastaavan suunnittelijan, keskuksen johtaja käyttäjän yhteyshenkilön ja tilausten valmisteluryhmä konsernihallinnon edustajan. Hankesuunnitteluryhmään tulee ottaa myös mukaan käyttäjähallintokunnan taloushallinnosta ja kustannustietoisuudesta vastaava henkilö. Käyttäjän kommentit hankesuunnittelun eri vaiheissa tulevat käyttäjän yhteyshenkilön kautta. Ryhmän puheenjohtajana toimii tilakeskuksen tai konsernihallinnon edustaja. Puheenjohtajasta päätetään tilatyöryhmässä. Hankesuunnittelun alussa laaditaan selvitystyölle aikataulu ja kaikki osapuolet huolehtivat omalta osaltaan selvityksen etenemisestä sovitulla tavalla. Hankesuunnitelma pyritään tekemään hyvissä ajoin ennen rakennussuunnittelun käynnistämistä. Seuraavana vuonna toteutettaviksi aiotuista hankkeista tulee olla olemassa hyväksytty hankesuunnitelma mielellään jo edellisen kalenterivuoden elokuun loppuun mennessä. Viimeaikaisen investointien ja suunnittelun ruuhkautumisen vuoksi tämä ei ole aina onnistunut. Hankesuunnittelun käynnistyessä sovitaan aloituskokouksessa aina tilatarpeiden ja laatutason ohjauksen periaatteet, joiden mukaan suunnittelussa edetään. Hankesuunnitteluun on syytä varata riittävästi aikaa, yleensä useampia kuukausia.

13 Suunnitelman sisältö Hankesuunnitelma sisältää mm. seuraavat tiedot: - hankkeen perustiedot - kiinteistöselvitys - rakennuksen kunto ja korjaustarve - käyttäjän/käyttäjien toiminnan kuvaus - toimintaan liittyvät tukipalvelut - kaupungin asettamat tavoitteet ja strategiasta tulevat linjaukset - tilojen mitoituksen perusteet ja asetettavat laatutasovaatimukset - tilaohjelma ja muut tavoitteet - tilankäyttökaaviot (tarvittaessa luonnokset) - arvion tilojen yhteiskäyttömahdollisuudesta - viranomaisasiat - kytkennät mm. liikennesuunnitteluun, kaavoitukseen, kunnallistekniikkaan ja läheisten ulkoalueiden käyttöön ja niistä mahdollisesti aiheutuvat hankkeeseen liittyvät kustannukset - alustava toteutuksen aikataulu - toiminta muutosvaiheen aikana - toteutustapa - investointikustannukset (kustannusarvio) ja rahoitus/budjetointi - ylläpidon tavoitemenekit ja kustannukset - toimitilakustannuslaskelma - vaikutus kaupungin kokonaiskustannuksiin - vaikutukset toimintakuluihin (käyttäjä, tukipalvelut ja muut mahdolliset kytkennät, ml. henkilöstö vaikutukset) Hankkeen kustannuksiin vaikuttavat mm. kohteen sijainti ja sille asetetut tavoitteet. Hankesuunnitelmassa tulee mainita kaupungin strategisista lähtökohdista aiheutuvat vaatimukset, kaupunkikuvalliset laatuvaatimukset ja muut vastaavat sekä niistä aiheutuvat kustannusvaikutukset. Hankesuunnitelmassa on tuotava selkeästi esille, mikäli hankkeen toteutukseen suunnitellaan liitettäväksi taiteellisia elementtejä. Taiteelliset elementit voivat olla rakennuksen poistossa huomioitavia kiinteitä arkkitehtonisia ratkaisuja tai irtaimistoon kuuluvia taidehankintoja. Näiden kustannukset on eriteltävä selkeästi hankesuunnitelmassa ja näiden sisällyttämisestä hankkeeseen on aina päätettävä erikseen. Samalla päätetään, minkä tahon vastuulla on myös myöhempi ylläpito. Taidemuseolta on pyydettävä konsultoiva lausunto taiteellisten elementtien hankinnasta. Hankesuunnitelman laadinnan yhteydessä selvitetään käytettävissä olevat erilaiset avustusmahdollisuudet ja sovitaan avustuksen hakemisesta (esim. liikuntapaikkojen VOS-avustukset).

14 Hankesuunnitelman runko (sisällysluettelo) - Tiivistelmä - Johdanto - Toiminnan nykytila ja tuleva kehitys - Hankkeen tarpeellisuus - Kokonaiskustannukset (käyttömenot, poistot, korot) - Sisäinen vuokra - Nykyiset tilat ja niiden kunto - Tilaohjelma (tilakaaviot) - Arvio siitä kuinka suunnitelmassa on pyritty tilatehokkuuteen ja millaisia kustannustehokkaita verrokkiratkaisuja/linjauksia on olemassa - Kuvaus siitä kuinka hankkeella toteutetaan kaupungin strategisia linjauksia - Rakennuspaikka - Toiminta- ja tilakaaviot - Hankkeen toiminnallinen ja tekninen kuvaus - Toteuttaminen - Investoinnit ja rahoitus - mahdolliset rahoitusavustukset - Allekirjoitukset (käyttäjä, tilakeskus ja konsernihallinnon edustaja) Hankesuunnitteluvaiheessa laaditun kustannusarvion pohjalta voidaan arvioida tilakustannusten muutoksia. Kohteeseen tehtävät mittavat taloudelliset panostukset edellyttävät osaltaan myös keskuksen vankkaa sitoutumista. Vuokra-aika määritetään uudelleen vuokrasopimuksen tarkistamisen myötä pitkäaikaiseksi. Hankesuunnitelmasta päättäminen Hankesuunnitelmaluonnoksen valmistumisen jälkeen varataan noin kaksi viikkoa aikaa kommentointikierrokseen, ennen kuin hankesuunnitelma viedään eteenpäin. Tarvittaessa suunnitelmaa voidaan käsitellä myös tilatyöryhmässä. Hankesuunnittelusta vastanneet viranhaltijat hyväksyvät allekirjoituksillaan lopullisen hankesuunnitelman (tilakeskus, käyttäjä, konsernihallinto). Tilakeskus vastaa siitä, että hankesuunnitelma viedään hyväksyttäväksi hallintosäännön ja talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaiseen toimielimeen. Toimielin päättää hankkeen hyväksymisestä (hankepäätös). Hanke voidaan myös hylätä tai lähettää takaisin valmisteluun, jos esimerkiksi kustannusten arvioidaan olevan liian suuret. Hankesuunnitelman hyväksyminen ei vielä takaa hankkeen toteuttamista tai toteuttamisaikataulua, vaan se ratkaistaan, kun hanke sovitetaan toimitilojen kokonaisohjelmaan ja investointiohjelmaan talousarvioprosessissa. Jos tilojen suhteen tapahtuu yllättäviä muutoksia, esimerkkinä muualta tarjolle tulevat uudet tilat, voi hanke jäädä myös toteutumatta.

15 6. Hankkeen sovittaminen toimitilojen kokonaisohjelmaan ja investointisuunnitelmaan Kaupungin toimitilahankkeet Tilakeskus vastaa ja koordinoi toimitilojen kokonaisohjelman laadintaa. Tilakeskus ja konsernihallinto sovittavat toimitilainvestoinnit investointiohjelmaan talousarvioprosessin yhteydessä. Osana koordinointia valmistellaan myös esitykset eri kohteiden erilaisista toteuttamismuodoista, esimerkkinä: Kaupungin oma investointi; Vuokratilaratkaisu; Hankkeen toteuttaminen esim. elinkaarimallilla tai leasing-rahoituksella; Erilaisten urakkamallien käyttäminen (KVR, tavoitehinta, yhteistoimintaurakka, tuoteosakaupat, joissa valmistaja ja urakoitsija sitoutetaan tuotekehitykseen jne.); Takuuaikojen pituus ja huoltosopimukset urakoitsijan kanssa (ns. minielinkaari); Sakollisten välitavoitteiden, viivytyssakkojen ja sakollisten loppukuvaluovutusten käyttö. Ulkopuolisten tahojen kanssa toteutettavat yhteistyöhankkeet Tilakeskus ja konsernihallinto sovittavat myös ulkopuolisten tahojen kanssa toteutettavat yhteistyöhankkeet investointiohjelmaan talousarvioprosessin yhteydessä. Tällöin varmistetaan, että kaupungin roolista, yhteistyöstä ja vastuista on sovittu asianmukaisesti. Hankkeeseen liittyvän infrastruktuurin, lähiliikuntapaikkojen ja muiden tiloihin kytkeytyvien rakenteiden huomioiminen Toimitila-investointeihin liittyy usein kunnallisteknisiä ja liikenteellisiä investointitarpeita, ulkotilojen varustusta, lähiliikuntapaikkoja tai esimerkiksi muiden alueiden virkistyskäytöllisiä ratkaisuja, jotka vaativat investointeja. Joihinkin näihin on saatavissa erillisiä avustuksia tietyin edellytyksin (esim. lähiliikuntapaikat). Tällaisia hankkeeseen liittyviä investointeja toteutetaan osin kaupunkirakenneyksikön ja osin tilakeskuksen investointeina. Tämä tulee huomioida jo suunnitteluvaiheessa riittävästi niin, että tarvittavien investointien ajoitus tulee kokonaisuudessaan koordinoiduksi ennakkoon.

16 Lähiliikuntapaikkojen suunnitteluun ja hankkeiden aikataulutuksen priorisointiin on perustettu erillinen työryhmä, jossa on kaupunkirakenneyksikön, tilakeskuksen sekä eri käyttäjien edustajat. Jos lähiliikuntapaikka on koulun pihalla tai muun kaupungin omistaman kiinteistön pihalla toteutuksesta vastaa tilakeskus, yleisillä alueilla vastuutaho on kaupunkirakenneyksikkö. Koulun pihoille totutettavat hankkeet on järkevää tehdä muun piharemontin yhteydessä. Eri kaupunginosien ja kuntalaisten tasa-arvoisuus tulee kuitenkin huomioida niin, että myös pitkään puutteellisessa tilassa olleiden alueiden ratkaisut pystytään hoitamaan. Lisäksi hankkeissa tulisi osoittaa ketteryyttä ja toteuttaa myös keveitä malleja ja hyödyntää erilaisia yhteistyökumppanuuksia. Tilakeskus, kaupunkirakenneyksikkö ja konsernihallinto koordinoivat tarpeet lopullisesti investointiohjelmaan talousarvioprosessin yhteydessä. Hankkeeseen liittyvät kalustoinvestoinnit Hankkeeseen liittyviin kalustus- ja varustelukustannuksiin varaudutaan talousarvioprosessissa ja määrärahat varataan kunkin käyttäjän investointiosioon. Varustusratkaisuissa etsitään kustannustehokkaita ja kohtuullisia ratkaisuja huomioiden kaupungin strategiset tavoitteet. Tarvittavaa kalustemäärärahaa voidaan karkeasti arvioida tiettynä prosenttiosuutena hankkeen investointikustannuksista, mutta varsinainen määrärahavaraus tehdään tarkemman tarveselvityksen ja kustannusarvion perusteella. Käyttäjä ja konsernihallinto sovittavat tarpeet lopullisesti investointiohjelmaan. 7. Yleisiä perusteita tarveselvitykseen ja hankesuunnitteluun Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitelma ovat asiakirjoja, jotka sisältävät olennaisimmat hanketta koskevat tiedot kuten ratkaisun vaikutus palveluverkkoon ja maankäyttöön, käyttäjien tarpeet ja perusteet tilahankinnalle, vaihtoehtoiset ratkaisumallit, yhteiskäyttömahdollisuudet ja muut näiden ohjeiden mukaiset hankkeen perustiedot. Vaihtoehtoisia ratkaisumalleja tarkastellaan jo tarveselvitysvaiheessa. Suunnitelmien tavoitteena on tuottaa riittävästi tutkittua tietoa ja kokonaistaloudellisesti järkevä malli päätöksenteon perusteeksi. Tilatyöryhmän rooli suunnitteluprosessissa Tilatyöryhmässä on kaikkien suunnitteluprosessiin osallistuvien vastuutahojen edustajat. Ryhmässä mm. koordinoidaan tilaratkaisujen valmistelua ja sovitetaan eri puolilta kaupunkikonsernia tulevia aloitteita yhteen. Asia voidaan tuoda tilatyöryhmän käsittelyyn, jos suunnitteluprosessin aikana tarvitaan laajempia linjauksia suunnitteluryhmän ulkopuolelta. Tilatyöryhmän roolin tulisi kuitenkin pysyä ns. suurissa linjoissa. Jokaiseen tilatyöryhmän kokoukseen tuodaan liitteenä tiedoksi meneillään ja alkamassa olevat tarve- ja hankesuunnitteluprosessit. Tällä pyritään sujuvaan tiedonkul-

17 kuun ja eri keskusten tilatarpeiden parempaan yhteensovittamiseen. Liitteen kokoamisesta ja ajantasaisuudesta vastaa tilakeskus. Tilatyöryhmässä vahvistetaan tarve- ja hankesuunnitteluryhmien puheenjohtajat. Puheenjohtajana toimii joko tilakeskuksen tai konsernihallinnon edustaja. Jälkimmäinen vaihtoehto tulee harkittavaksi erityisesti laajoissa hankkeissa. Konsernihallinnon rooli Taloudellisesti ja kaupungin toimintojen kannalta merkittävissä hankkeissa konsernihallinnon edustaja on aktiivisesti mukana jo tarveselvitysvaiheessa. Konsernihallinnon rooli on erilaisten tarpeiden ja kokonaistaloudellisuuden yhteensovituksessa sekä sen varmistamisessa, että investoinnit toteuttavat kaupungin strategisia linjauksia (esim. vihreä kasvu, Euroopan metsäpääkaupungin imago, innovatiivisuus ja ilmasto-ohjelma). Konsernihallinnon tehtävänä on myös arvioida eri keskusten ja muiden toimijoiden tilatarpeiden yhteensovittamista ja yhteissuunnittelun mahdollisuuksia sekä yhteistyömahdollisuuksia laajemminkin. Lisäksi konsernihallinnon roolina on varmistaa relevanttien verrokkiratkaisujen hyödyntäminen. Tavoitteena tulee olla alueellisen toimitilasuunnittelun malli ja eri toimintojen synergiaetujen löytäminen sekä palveluverkkokokonaisuuden järjestäminen kuntalaisten kannalta järkevällä tavalla. Taloudelliset kysymykset - Tilojen tehokkaan käytön ja toiminnan tehostamisen sekä toimintatapojen muuttamisen mahdollisuudet on arvioitava huolellisesti - Kustannusten nousua on varauduttava kompensoimaan toimintoja tehostamalla - Kaikkien suunnittelussa mukana olevien tulee tiedostaa taloudellisuusnäkökulmien merkitys - peruskorjaus voi olla luonteeltaan rakennustekninen ja/tai talotekninen, jolloin ei tehdä merkittäviä toiminnallisia muutoksia - kaikkia tiloja ei ole taloudellisesti järkevää muuttaa vastaamaan toimintojen asettamia uusimpia vaatimustasoja. Tällöin toimintaa joudutaan sopeuttamaan käytettävissä olevien tilojen mukaisesti - tilojen purkaminen on yksi realistinen vaihtoehto, mikäli korjausaste nousee korkeaksi (harkitaan panos/hyöty periaatteella) tai rakennuksen rakenteissa on sellaisia riskirakenteita, joita peruskorjauksella ei saada poistettua (edellyttää riskiarvion tekemistä) - vaihtoehtoiset tilanhankintavaihtoehdot on aina selvitettävä (mm. vuokraus ulkopuoliselta) - korjausinvestoinnin jälkeen tarkistetaan aina vuokrasopimus

18 - hankesuunnitelmaan tulee aina sisältyä arvio käyttäjän ja mahdollisten muiden toimijoiden kustannustason muutoksesta (pääomavuokra-arvio tai tilakustannusvuokra-arvio) - tilakeskus, konsernihallinto ja käyttäjät vastaavat kukin omasta työstään ja matkakustannuksista aiheutuvista kustannuksista Suunnitteluryhmä Suurien kohteiden suunnitteluprosessit ovat pitkiä ja monimutkaisia. Suunnittelun tehokkuuden kannalta on järkevää, ettei suunnittelun ydinryhmä muutu kovin paljon prosessin aikana. Esimerkiksi hankesuunnitteluvaiheessa tehtyä suunnittelua ja hiljaista tietoa toiminnallisista tarpeista tulisi voida hyödyntää rakennussuunnittelussa niin, ettei prosessia osin jouduta osin aloittamaan alusta. Näistä syistä suunnitteluprosessin jatkuvuuteen on hyvä kiinnittää huomiota jo prosessia käynnistettäessä. Suunnitteluprosessiin osallistuu aina tilakeskuksen, käyttäjän ja konsernihallinnon edustajia. Käyttäjän puolelta prosessissa tulee olla mukana myös taloudesta ja kustannustietoisuudesta vastaava henkilö. Tarveselvitysvaiheessa on varmistettava MATO20 -tietojen ottaminen mukaan suunnitteluprosessiin. Suunnittelukohteesta riippuen suunnitteluryhmän tarkempi kokoonpano ja osallistumisen intensiteetti vaihtelevat. Ryhmää ei kuitenkaan tulisi paisuttaa turhan suureksi. Käyttäjän edustaja toimii yhteyshenkilönä oman toimialueensa muihin tilojen käyttäjiin ja vastaa käyttäjien näkemysten kokoamisesta ja välittämisestä suunnitteluryhmälle. 8. Lopuksi Toimitilamuutoksen tavoitteet kytkeytyvät Joensuun kaupungin strategiaan. Nykyisessä strategiassa on 16 päämäärää, joista neljä on nostettu ylitse muiden: yritysystävällisyys, vetovoimaisuus, uudet toimintatavat ja toimiva ympäristö. Toimitilaratkaisuja suunniteltaessa on mahdollisuus merkittävästi edistää näitä päämääriä. Tilaratkaisut myös mahdollistavat ja voivat toimia katalysaattorina uudentyyppisten toimintatapojen kehittämiselle. Uudet tilaratkaisut tuottavat hyötyä asiakkaalle, työhyvinvointia, mahdollistavat toiminnan tuloksellisuuden kehittämisen ja kustannussäästöjen toteuttamisen. Kaupunkilaisten etua ratkaisut palvelevat, kun ne kytketään tehokkaaseen palvelutuotantoon ja järkevänä pysyvään verorasitukseen.

19 SANASTOA: Alueellinen tarveselvitys Hankesuunnitelma Lähiliikuntapaikka MATO-20 Muuntojousto Tarveselvitys Toimitila Toimitilakriteerit Tilatarpeisin liittyvä selvitys, jossa tarkastellaan useita vaihtoehtoja alueellisen sijoittelun, palveluverkkomuutosten, eri toimijoiden tarpeiden ja yhteistoimintamahdollisuuksien näkökulmasta. Selvitys perustuu väestöennusteeseen ja MATO-20 ohjelman taustatietoihin. Määrittelee hankkeen laajuuden (tilaohjelma), tilasuunnittelun eritystekijät, laatutason sekä kustannukset päätöksen tekoa varten (investointipäätös) Yhden tai useamman liikuntapaikan toiminnallinen kokonaisuus, joka on tarkoitettu kaikkien vapaaseen käyttöön ja sijaitsee keskeisellä paikalla asuinalueella Kaupunginhallituksen vuosittain hyväksymä väestöennuste, palveluverkkoanalyysi ja maankäytön toteutuksen näkymä Rakennuksen tai rakenteen kyky mukautua käyttöiän aikana tapahtuviin toiminnallisiin, teknisiin järjestelmiin tai käyttötarkoitukseen liittyviin muutoksiin Selvitys, joka vastaa kysymykseen miksi tämä hanke tarvitaan ja jossa on selvitetty kaikki ratkaisuun vaikuttavat erilaiset toiminnan järjestämiseen ja kustannuksiin vaikuttavat tekijät. Tarveselvitysvaihe voi tuottaa useita vaihtoehtoisia ratkaisumalleja, joista yksi valitaan jatkosuunnittelun pohjaksi Palveluiden tuottamiseen tarvittava tila Tilalle asetettavat vaatimukset, joihin vaikuttaa lainsäädännöstä tulevat vaatimukset, käyttäjän tarpeet ja toiveet sekä kaupungin sovitut linjaukset Tarveselvityksen prosessikaavio: