Pk-yrityksen projektissa kehitetyn toimintamallin kuvaus
Toimintamalli Projektin tavoitteena oli kehittää HP I-S ry:n käyttöön toimintamalli, jonka avulla pyritään kehittämään pk-yritysten hallitustyöskentelyä. Kehittämisen kohteina olivat hallitusten jäsenten välitysprosessi, hallitusosaamisen ja hallitustyön merkityksen tietoisuuden lisääminen sekä yritysten omistajapolitiikan kirkastaminen hallitustyöskentelyn perustaksi. Yhdistys on yleishyödyllinen yhdistys jonka tavoitteena on edistää hyvää, ammattimaista ja eettisesti korkeatasoista pk-yritysten hallitustyötä sekä kehittää jäsentensä ammattitaitoa yritysten hallitusten jäseninä. Hallituspartnerit tukevat ja kehittävät pk-yritysten toimintaa. Osaava hallitus on laadukkaan toiminnan vakuus myös rahoittajiin päin. Se merkitsee yritykselle lisäarvoa, joka parantaa sen kilpailukykyä markkinoilla ja kasvattaa yrityksen arvoa. Yhdistyksen toiminta-alue on Etelä-Savo, Pohjois-Karjala ja Pohjois-Savo. :n visiona on luoda pk-yrityksistä vahva pohja Itä-Suomen talouden kasvulle, auttamalla itäsuomalasia yrityksiä, ammattimaisen hallitustyöskentelyn kautta. Yhdistys toteuttaa visiotaan verkostoitumalla alueella toimivien yritystoimintaa tukevien ja kehittävien organisaatioiden kanssa, osallistumalla niiden järjestämiin tilaisuuksiin sekä olemalla aktiivinen erilaisten tavoitteita tukevien tapahtumien järjestämisessä. Yhdistyksen asiakkaita ovat itäsuomalaiset pk-yritykset, säätiöt ja yhdistykset. Tärkeimpänä tuotteena on hallituksen jäsenten välityspalvelu. Lisäksi yhdistys tarjoaa asiakkailleen hallitustyöskentelyyn liittyviä koulutus- ja kehityspalveluja. Yhdistyksen hallitus on alueellisesti edustava. Hallitukseen kuuluu jäseniä kaikista kolmesta maakunnasta. Tavoitteisiinsa yhdistys pyrkii verkostoitumalla muiden alueella toimivien yritystoimintaa kehittävien organisaatioiden kanssa. Tiedottamista ja yhteydenpitoa varten yhdistys ylläpitää verkkosivuja. Osallistumalla erilaisiin tapahtumiin yhdistys markkinoi palvelujaan ja kerää tietoja hallitustyöskentelyn kehittämisestä kiinnostuneita yrityksistä ja potentiaalisista hallituksen jäsenistä. Yhdistyksen organisaatio Yhdistyksen hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi kuusi jäsentä. Hallitus valitaan vuodeksi kerrallaan siten, että jokaisesta maakunnasta on kaksi jäsentä ja puheenjohtajuus kiertää maakuntien kesken. Lisäksi yhdistyksellä on kaksi toimikuntaa: välitystoimikunta ja jäsenhankintatoimikunta. Toimikunnissa on alueellinen edustus, puheenjohtaja ja kaksi jäsentä.
Välitysprosessi Tilaisuudet Yhdistyksen asiakassuhteet syntyvät pääasiassa erilaisissa tapahtumissa, tilaisuuksissa tai koulutuksissa, missä hallituspartneritoimintaa ja hallitustyön merkitystä esitellään. Sopivia tilaisuuksia ovat esim. kauppakamarien, yrittäjäjärjestöjen, kehitysyhtiöiden ja muiden yritystoimintaa kehittävien organisaatioiden järjestämät tilaisuudet. Niissä hallitustyötä käsittelevän esityksen yhteydessä jaetaan yhteydenottopyyntö lomakkeita (liite 1). Hallitustyöskentelyn kehittämistä koskeva yhteydenottopyyntö Lomakkeessa on kaksi kohtaa, joista voi valita toisen tai molemman. Toinen vaihtoehto liittyy yrityksen hallituksen kehittämiseen ja toinen taas henkilökohtaiseen kiinnostukseen hallitustyöskentelyä kohtaan. Lisäksi lomakkeessa pyydetään vastaajan yhteystietoja. Lomakkeet kerätään tilaisuuden jälkeen ja välitetään yhdistyksen välitystoimikunnalle ja/tai jäsentoimikunnalle. Välitystoimikunnan puheenjohtaja ottaa yhteyttä hallituksen kehittämisestä kiinnostuneisiin yrityksiin mahdollisimman pian (viikon sisällä) ja selvittää yrityksen hallitustyöskentelyn kehittämiseen liittyviä tarpeita. Yhteydenottopyyntöjä tulee myös yhdistyksen verkkosivujen kautta. Ne ohjautuvat toiminnanjohtajan sähköpostiin ja hän toimittaa ne edelleen välitystoimikunnalle. Yrityksen tilannetta ja tarpeita selvitetään tekemällä yritysanalyysi (liite 2). Yritysanalyysi Lähin välitystoimikunnan jäsen tai yhdistyksen toiminnanjohtaja ottaa yhteyttä yritykseen ja sopii tapaamisesta. Yritysanalyysilomake lähetetään tutustuttavaksi ja ainakin perustietojen osalta täytettäväksi ennen tapaamista. Ennen yritysanalyysin laatimista hallituspartnereiden edustaja allekirjoittaa kirjallisen vaitiolovakuutuksen (liite 3) ja antaa sen yrityksen edustajalle. Analyysin tekijä oppii lomakkeen ja samassa yhteydessä käytävän keskustelun avulla tuntemaan yrityksen johtamisjärjestelmän, tunnistamaan siinä olevia kehittämistarpeita ja ennen kaikkea saa käsityksen omistajapolitiikasta, omistajien tahtotilasta yrityksen kehittämisen suhteen, jolloin sitä voi peilata yrityksen strategiaan. Analyysin ja keskustelujen perusteella määritetään uuden hallituksen jäseniltä vaadittava osaaminen. Nykyisen hallituksen jäsenten osaaminen arvioidaan samalla tavalla. Mikäli osaamisvajetta havaitaan, niin uusien hallituksen jäsenten etsintä aloitetaan täyttämällä toimeksiantosopimus (liite 4).
Toimeksiantosopimus Toimeksiantosopimuksessa määritellään sopimuksen kesto, etsittävien jäsenten määrä ja sovitaan palvelusta perittävä hinta. Yritysanalyysin tekemisestä veloitetaan 500, riippumatta siitä, johtaako analyysi toimeksiantoon. Välityspalkkio on 1000 / hallitukseen valittu jäsen. Toimialueen kauppakamarien uusilta jäsenyrityksiltä (2014-2015 liittyneet) veloitus on analyysimaksu 500 + 800 /hallitukseen valittu jäsen. Toimeksiantoa hoitava toimikunnan jäsen neuvottelee ja sopii yksityiskohdista. Hänellä on valtuudet neuvotella myös hinnasta. Sopivien hallituksen jäsenten etsiminen Toimeksiannon toteuttamisen lähtökohtana on aina yrityksen tarve. Hallituksen jäsenten etsiminen aloitetaan :n jäsenistä. Heidän osaamisprofiilejaan verrataan vaadittaviin osaamisalueisiin. Mikäli HPIS ry:n jäsenistä ei löydy yrityksen tarpeisiin sopivia ehdokkaita, niin etsintää laajennetaan alueen HHJ-koulutuksen ja HHJ tutkinnon suorittaneisiin henkilöihin. Edelleen hakua voidaan laajentaa koskemaan kaikkia halukkaita HHJkoulutuksen suorittaneita henkilöitä. Tarvittaessa etsintää laajennetaan muihinkin osaaviin ja sopiviin henkilöihin. Yritys tutustuu ehdokkaisiin Kun sopivia henkilöitä on löytynyt, niin heidät esitellään yritykselle. Tavoitteena on esitellä vähintään kaksi ehdokasta avoinna olevaa hallituspaikkaa kohden toimeksiantosopimuksessa mainittuun ajankohtaan mennessä. Yritys valitsee hallituksen Yritys haastattelee ehdokkaat ja valitsee haastattelujen perusteella tarpeisiinsa sopivimmat henkilöt. Yritys voi valita vapaasti muistakin kuin hallituspartnereiden esittämistä henkilöistä. Yhtiökokous tekee lopulliset valinnat. Palaute Otamme yhteyttä asiakasyritykseen kolme kertaa: Ensimmäisen kerran n. 3-4 kk:n kuluttua yhtiökokouksesta, jolloin tarkistamme asiakkaan tyytyväisyyden jäsenen valintaan ja laskutamme välityspalkkion. Toinen yhteydenotto asiantiimoilta tapahtuu n. vuoden kuluttua. Silloin pyydämme palautetta henkilöstä ja kolmannen kerran otamme yhteyttä n. kolmen vuoden kuluttua, jolloin kysymme hallitustyöskentelyn nykytilaa ja tarvittaessa käynnistämme välitysprosessin uudelleen.
Asiakastyytyväisyys Toimeksiantoon liittyy ns. tyytyväisyystakuu eli välityspalkkiot veloitetaan kolmen kuukauden kuluttua hallituksen jäsenen valinnasta. Mikäli yritys on yhdistyksen esittämiin hallituksen jäseniin tyytymätön, välityspalkkiota ei veloiteta. Tällöin veloitettavaksi summaksi jää ainoastaan yritysanalyysista aiheutunut kustannus. Hallitustyöskentelyn kehittäminen Koulutukset järjestää jäsenistölleen, yrittäjille ja muille hallitustyöstä kiinnostuneille henkilöille koulutus- ja seminaaritilaisuuksia. Tilaisuuksissa on teeman mukaan valitut korkeatasoiset alustukset sekä hyvä mahdollisuus keskusteluun ja verkostoitumiseen. Koulutukset ovat tärkeitä tapahtumia myös asiakashankinnan näkökulmasta. Hallitustyön merkitystä tuodaan esille erilaisissa kohderyhmille suunnatuissa koulutuksissa. Koulutusten tavoitteena on hallitusosaamisen ja hallitustyön merkityksen tietoisuuden lisääminen sekä yritysten omistajapolitiikan kirkastaminen hallitustyöskentelyn perustaksi. Koulutuksia toteutetaan yhteistyöverkostoon kuuluvien organisaatioiden, kuten Kuopio Innovation Oy:n, Josek Oy:n, alueen kauppakamarien ja yrittäjäjärjestöjen, kanssa. Myös koulutuksissa jaetaan yhteydenottopyyntö lomakkeita Hyväksytty hallituksen jäsen (HHJ) -koulutus. Hallituspartnereiden suosittelevat pk-yritysten hallituksen jäsenille, pk-yrittäjille ja niiksi aikoville Hyväksytty hallituksen jäsen (HHJ) - koulutusta. HHJ-kurssin suorittaneet henkilöt osoittavat hallitsevansa pk-yrityksen tehokkaan hallitustyöskentelyn tämän päivän vaatimukset. HHJ-kurssin hyväksytysti suorittaneille henkilöille tarjotaan mahdollisuus suorittaa HHJ-tutkinto. Tutkinnon suorittaneiden on oikeus käyttää nimensä yhteydessä lyhennettä HHJ. Koulutuksen tavoitteet: Saada aktiivisia ja osaavia hallitustyöskentelijöitä. Auttaa yrityksiä paremmin kaupallistamaan tuotteitaan, kasvamaan, uudistumaan ja laajentamaan markkina-alueitaan kannattavuuden säilyessä tyydyttävänä. Tukea yrityksiä erilaissa muutostilanteissa, kuten sukupolvenvaihdokset, omistajamuutokset, kansainvälistyminen ja markkinahäiriöt. Madaltaa kynnystä käyttää ulkopuolista hallitusosaajaa. Maakunnissa toimivat kauppakamarit järjestävät HHJ-koulutuksia yleensä kaksi kurssia/vuosi, toisen keväällä ja toisen syksyllä.
Esimerkkejä erilaisista koulutuksista ja tilaisuuksista järjestää erilaisia koulutuksia ja tilaisuuksia hallitustyöskentelyn kehittämisseksi ja hallituksen roolin ja merkityksen esilletuomiseksi. Liitteissä on esimerkkejä toteutetuista koulutuksista ja tilaisuuksista. Liitteet 5-10. Hallituspankki ja yhdistyksen jäsenyys Niiden henkilöiden yhteystiedot, jotka yhteydenottopyynnössä ilmaisivat olevansa kiinnostuneita pk-yritysten hallitustyöskentelystä, välitetään myös välitystoimikunnalle ja toimikunnan puheenjohtaja selvittää yhteydenottajan tilanteen ja onko hän sopiva jonkin yrityksen hallituksen jäseneksi. Selvitys tapahtuu siten, että henkilö täyttää jäsentietolomakkeen (liite 11) ja alueella oleva toimikunnan jäsen haastattelee hänet. Sopivien henkilöiden tiedot liitetään hallituspankkiin. Mikäli henkilö on kiinnostunut myös yhdistyksen jäsenyydestä, niin tiedot (jäsentietolomake + haastattelijan kommentit + mahdolliset suositukset) välitetään jäsenhankintatoiminnan puheenjohtajalle. Puheenjohtaja esittelee jäsenehdokkaan toimikunnan jäsenille. Toimikunta ottaa kantaa hakijan osaamiseen (työkokemus, hallitustyökokemus ja koulutus). Mikäli hakija täyttää kriteerit, niin toimikunta esittää yhdistyksen hallitukselle jäsenyyden hyväksymistä. Alueellinen edustavuus huomioidaan valinnassa. Yhdistyksen jäsenmaksut Uuden jäsenen liittymismaksu on 300 euroa ja vuotuinen jäsenmaksu 100 euroa. Kesken vuotta liittyneiltä peritään vain liittymismaksu. Jos toimikunnan tai yhdistyksen hallituksen kanta on kielteinen, niin toimikunnan puheenjohtaja ottaa siinäkin tapauksessa yhteyttä ehdokkaaseen ja perustelee kielteisen päätöksen.
LIITE 1 Yhteydenottopyyntö Haluamme kehittää yrityksemme hallitustyöskentelyä ja/tai hakea ulkopuolisisia hallituksen jäseniä Olen itse kiinnostunut hallitustyöskentelystä PK- yrityksessä Yhteystietoni: Nimi Yritys S-posti
Yritysanalyysi LIITE 2 Neuvottelun osapuolet Yritys Oy AA, puh 123, aa@net.fi BB, puh 234, bb@net.fi Hallituspartnerit CC, pj DD Neuvottelut Taustojen selvitys, p1.kk.vvvv Ehdokaskeskustelu, p2.kk.vvvv Yrityksen perustiedot Osoite Perustamisvuosi Kotipaikka Muut toimipaikat Henkilömäärä ja jakauma www Omistajat ja omistusosuudet AA, xx % BB, yy % CC, zz % Nykyinen hallitus AA, pj, alkaen BB, alkaen CC, alkaen Johtamisjärjestelmä Toimitusjohtaja Organisaatio Johtoryhmä Missio, visio, tavoitteet Tuotteet, asiakkaat, markkinat Päämiehet, kumppanit, jälleenmyyjät
Kilpailijat, markkina-asema Taloudellinen asema Liikevaihto Liikevaihdon jakauma Liikevaihdon muutos Tulos Jäsenyydet, saavutukset Omistajastrategia / omistajien tahto yrityksen kehittämiseen Liikevaihdon kasvu Kannattavuus Kansainvälistyminen Yrityshankinnat Luopuminen Odotukset hallituksen jäseniltä Liitteet Tasekirja, pp.kk.vvvv Esite Jne
LIITE 3 Vaitiolovakuutus Vakuuttaja Vakuutus Hallituspartnerit ry -nimisen yhdistyksen jäsenenä vakuutan, etten ilmaise kenellekään asiaankuulumattomalle Hallituspartnereihin tai sen liike- tai yhteistyökumppaneihin liittyviä luottamuksellisia tietoja, mitkä minulle on ilmaistu Hallituspartnerien jäsenenä. Sitoudun myös hoitamaan haltuuni luovutettuja asiakirjoja siten, etteivät ne joudu sivullisten käsiin. Tämä vaitiolovakuutus ei koske tietoja, jotka olen saanut haltuuni muutoin kuin Hallituspartnerien jäsenyyden kautta tai jotka ovat julkisia tai joiden käyttöön olen saanut luvan. Allekirjoitus.. 2014
LIITE 4 Toimeksiantosopimus. etsii Oy:lle sopivia hallituksen jäseniä. Ehdokas/ehdokkaat esitellään yrityksen omistajille / 20. mennessä. Toimeksiantopalkkio muodostuu seuraavista osista: Omistajien tahtotilan/taustatietojen selvitys (yritysanalyysin laatiminen) 500 +1000 /valittu hallituksen jäsen. Selvitysmaksu 500 veloitetaan selvityksen valmistuttua. Hallituksen jäseniin kohdistuva maksu veloitetaan 3 kk:n kuluttua yhtiökokouksen valintapäätöksestä, mikäli valittu jäsen osoittautuu sopivaksi yrityksen hallitukseen. Allekirjoitukset Paikka Aika. Liite: Vaitiolovakuutus