Sähköisen asioinnin edistäminen korkeakouluissa Klaus Lindberg Tieteen tietotekniikan keskus CSC
OPM:n asetti 19.12.2005 Sähköisen asioinnin edistäminen korkeakouluissa työryhmän (SED) Rehtori Juha Kettunen, Turun ammattikorkeakoulu, Erikoissuunnittelija Kari Korhonen, opetusministeriö, Erikoissuunnittelija Tuulikki Koski, opetusministeriö Opetusneuvos Marja Kylämä, opetusministeriö Vararehtori Kaisa Lahtinen, Tampereen ammattikorkeakoulu Johtaja Klaus Lindberg Tieteen tietotekniikan keskus CSC, Direktör Stig-Göran Lindqvist, Åbo Akademi Tietohallintopäällikkö Irma Nieminen, opetusministeriö Vararehtori Sirpa Suntioinen, Kuopion yliopisto, Erikoistutkija Markku Suvanen, opetusministeriö, Vararehtori Timo Tiihonen, Jyväskylän yliopisto Opiskelijapalvelupäällikkö Esko Tirkkonen, Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Sihteerinä toimi koordinaattori Marcus Nybergh Tieteen tietotekniikan keskus CSC:stä (Nybergh lopetti sihteerin tehtävät siirtyessään vuoden 2007 alusta pois CSC:n palveluksesta) Kehityspäällikkö Manne Miettinen Tieteen tietotekniikan keskus CSC:stä on toiminut Nyberghin jälkeen työryhmän sihteerinä Asiantuntijoina ovat toimineet Tampereen teknillisen yliopiston tietohallintopäällikkö Jussi-Pekka Pispa, Teknillisen korkeakoulun hallintojohtaja Esa Luomala ja Ammattikorkeakoulujen IT-pääsihteeri Pekka Linna.
Työryhmän tehtävä Koordinoida valtionhallinnon tietohallinnon uudistamista korkeakoulusektorilla Edistää yliopisto- ja ammattikorkeakoulusektoreiden yhteistyötä ja tiedonvaihtoa Muodostaa kokonaisnäkemys sähköisen asioinnin tilasta ja vastuista korkeakouluissa kartoittamalla korkeakoulujen prosesseja ja tietojärjestelmiä Edistää yhteisten käsitemäärittelyjen syntymistä, seurata ja tukea korkeakoulujen yhteisen tietomallin kehittämistyötä Tehdä ehdotuksia kehityshankkeiden käynnistämiseksi Edesauttaa toiminnallaan tuottavuutta, tehokkuutta ja laadukkuutta.
Käsitteitä Sähköinen asiointi tarkoittaa tässä muistiossa sähköisten palveluiden tarjoamista ja käyttöä sekä tietojen jakamista tietoverkkojen kautta. Sähköiseen asiointiin liittyy korkea-koulujen sidosryhmien, kuten opiskelijoiden tai kansa-laisten tekemä asioiden sähköinen vireillepano, asian käsittely, päätöksenteko sekä päätöksestä ilmoittaminen ja päätöksen arkistointi, mutta myös korkeakouluissa käytössä tietotekninen infrastruktuuri, sisäiset verkkopalvelut ja korkeakoulurajat ylittävä sähköinen tiedonvaihto. Kyse on myös asioista, jotka tehdään verkossa ja verkon takana. Tietohallinnon infrastruktuuri on usean organisaation tietoteknisistä järjestelmistä, ohjelmistoista ja palveluista muodostuva yhteen toimiva kokonaisuus Tietomalli muistiossa tarkoittaa määriteltyjä käsitteitä ja niiden välisiä suhteita sekä rajapintoja, joiden avulla korkeakoulujen tietojärjestelmät voivat siirtää tietoa keskenään ja käytetty tieto hyvin määriteltyä ja yhteismitallista Tietopohja tietopohjalla tarkoitetaan järjestelmiin, tietokantoihin ja tietovarastoihin kerääntyvää tietoa, jota käytetään palveluissa ja johtamisen tukena. Tietovarasto on yleensä tietokanta, johon kootaan tietoja organisaation tai organisaatioiden operatiivisista toiminnoista ja järjestelmistä. Tietovarastossa on tietoa, jota käytetään organisaation päätöksenteon ja tietojen raportoinnin tukena. Johdon järjestelmät mm. käyttävät tietovaraston tietoja.
Verkossa ja verkon takana Tulokset Verkkopalvelun hyöty asiakkaalle hyöty organisaatiolle Toiminta verkon takana Yhteentoimivat tietojärjestelmät Yhteiset käsitemallit ja rajapinnat Yhtenäiset prosessit Toiminta verkossa Helppokäyttöiset käyttöliittymät Helposti löytyvät palvelut
Työryhmä keskusteli, haastatteli toimijoita, järjesti tilaisuuksia ja luovutti muistio opetusministeriölle Työryhmän työ on rajoittunut pääasiassa korkeakoulusektorin hallinnollisiin tukipalveluihin ja niitä tukevaan tietohallinnon infrastruktuuriin liittyviin kysymyksiin Työryhmä on toiminnallaan ja luovuttamallaan muistiolla pyrkinyt luomaan edellytyksiä kehittää korkeakoulujen sähköistä asiointia Työryhmän aloitteesta on järjestetty tilaisuuksia, joilla on edistetty ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen vuoropuhelua ja yhteistyötä. On selvitetty sähköisen asioinnin nykytilaa ja tarpeita haastattelututkimuksella korkeakoulujen toimijoiden sähköisen asioinnin kehittämistä koskevista näkemyksistä. Yhteisten käsitemäärittelyjen syntymistä ja tietomallin kehittämistyötä on tuettu järjestämällä tilaisuuksia ja seminaareja ajankohtaisista sähköiseen asiointiin liittyvistä aiheista kuten opintohallinnon käsitteet ja prosessit yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen yhteinen opetus- ja opintotietojen määritystyö sähköinen asianhallinta ja arkistoinnista korkeakouluissa yliopistojen prosessinmallinnus. Työryhmän jäseniä on osallistunut valtionhallinnon tietohallinnon uudistamistyöhön OpIT-johtoryhmän ja ValtIT-hankkeen eri työryhmien jäseninä.
Opiskelijaliikkuvuus Opiskelijaliikkuvuus prosessi korkeakoulujen välillä Kurssit Haku Puollot Opiskelu Suoritukset Laskutus Esimerkkejä prosesseja tukevista tietojärjestelmät Informaatio- ja hakujärjestelmät ehops Opintohallinnon järjestelmät Taloushallinnonjärjestelmä Tietojärjestelmiä tukevat tietovarannot
Korkeakoulujen ICT-yhteistyö Korkeakoulujen johdon sitoutuminen tärkeää Yhteistyön johtaminen tärkeää Yhteistyössä tärkeitä löytää asian omistaja Yhteistyöprojekteissa tulee eriyttää asian omistajan, ohjauksen ja operatiivisen toiminnan roolit Korkeakoulujen hallinnon yhteistyöryhmien/verkostojen (substanssi) asiantuntemus koordinoidusti käyttöön Yhtenäistetään käsitteistöjä, rajapintamäärittelyjä, prosesseja ja toimintatapoja yhteinen tietopohja. Yhtenäistä infrastruktuuria tukemaan sähköisiä palveluita. Korkeakouluissa tulee varata yhteistyöhankkeisiin henkilöresursseja yhteisten pelisääntöjen mukaan
Toimiva johtaminen edellytys yhteistyölle Korkeakoulujen on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota tietohallinnon organisointiin ja integroida se kiinteästi muuhun toimintaan eikä kehittää sitä erillistoimintona Korkeakoulujen eri yksiköiden välillä olevia muureja on purettava ja lisättävä yhteistyötä Palvelujen synnyttämisessä tilaaja-toimittajamalli, elinkaariajattelu, kattava kustannuslaskenta ja liiketoimintamalli Toimijoiden välisen kieliongelman pienentäminen vaatii ohjausta
Hanke-ehdotukset Työryhmä ehdottaa toimia käsitemäärittelyjen yhtenäistämiseksi toimia prosessien ja prosessikuvausten yhtenäistämiseksi hanketta kehittämään käyttöoikeuksien hallintaan käynnistettäväksi projektien ohjaus- ja johtamiskoulutusta. Lisäksi työryhmä esittää hankkeita opintohallinnon palvelujen kehittämiseksi johdon tietojärjestelmien tukemiseksi raportoinnin kehittämiseksi sähköisen asian ja dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin vaatimusten selvittämiseksi.
CSC:n näkökulma Yhteistyön haasteita Yhteistyön hyödyt Yhteisten palvelujen pystyttäminen Tietohallinnon palvelujen painopisteitä CSC:ssä
Yhteistyön haasteita Tietohallinto pitää integroida korkeakoulun muuhun toimintaan ICT-ratkaisut ovat usein olleet henkilösidonnaisia eivät johdettuja organisaation tekemiä analysoituja ratkaisuja Korkeakouluissa useita tahoja, joilla oma näkemys ICT:n kehittämisestä ICT:n kustannukset (vakiointi vs. räätälöinti) Räätälöinti on kallista - vakiointi tuo säästöjä (esim. perus ICT:n vakiointi) Tilaajan pitää ymmärtää milloin hän ostaa räätälöityä ja mitä räätälöinti maksaa Tutkimukseen ja uusien opetusmenetelmien kehittämiseen tarvitaan räätälöityjä ITpalveluja Eri ratkaisujen kustannusten vertailu haasteellista Substanssialueen osaaminen mukaan yhteistyöhön ICT:n rajat ja mahdollisuudet ymmärrettävä Kustannusten kohdentaminen ja kustannustietoisuus substansille Tietohallinto tietää ja tekee malli ei toimi Osaajat mukaan yhteistyöhön Yhteistyöhön osallistuminen ja projektien vetäminen osaksi urakiertoa
Yhteistyö hyödyt Hajautetut kustannukset Kustannus Palvelusta A korkeakoulussa 1 Kustannus Palvelusta B korkeakoulussa 1 Kustannus Palvelusta A korkeakoulussa 2 Kustannus Palvelusta B korkeakoulussa 2 Kustannus Palvelusta A korkeakoulussa 3 Muutoksen aiheuttamat kustannukset Yhteisen tai yhteen toimivan palvelun kustannukset Keskitetyn kustannukset Nykytilan kustannukset. Palvelut ovat erillisiä saarekkeita korkeakoulun sisällä tai useassa eri korkeakoulussa. Muutokseen käytetty aika Muutos hajautetusta palvelusta yhteisiin tai yhteentoimiviin palveluihin aiheuttaa yleensä merkittäviä kustannuksia, joiden suuruus riippuu mm. yhteistyön ja sen johtamisen tehokkuudesta sekä osallistuvien organisaatioiden sitoutumisesta ja kyvystä ohjata omaa muutostaan. Tavoitetilankustannukset. Palvelut ovat keskitetty tai yhteentoimivia. Palvelun laadun oletetaan tulevan ajan myötä alkutilaa paremmaksi ja kustannusten alkutilaa pienemmäksi.
Yhteisten palvelujen pystyttäminen Tarkempi kustannuslaskenta asettanee erilliset palvelut yhteismitallisiksi yhteisten palvelujen kanssa Yhtenäisen näkemyksen luomiseen tarvitaan aikaa ja se maksaa rahaa Hankkeiden valmisteluun, sitouttamiseen tarvitaan aikaa ja resursseja Veteen piirretty viiva korkeakoulujen yhteistyön ja kilpailun välillä CSC:llä (nonprofit) edellytykset lähteä tekemään yhteisiä palveluja, jos Hyvin määritelty neuvotteluosapuoli Asian omistaja/rahoittaja Resursseja liiketoimintamallien tekemiseen, kunnolliseen suunnitteluun ja asiakkaiden sitouttamiseen Mahdollisuus lopettaa, jos hanke ei ole kannattava
Tietohallinnon palvelujen painopisteitä CSC:ssä Korkeakoulujen tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edellytysten parantaminen Verkostojen yhteistyön edellytysten parantaminen Käyttäjähallinto ja käyttöoikeudet Opintohallinnon järjestelmät Tietovarastot ja niihin liittyvät työkalut (tiedolla johtaminen) Palvelukeskustyyppiset palvelut tapauskohtaisesti Konsultointi
Kiitos