Raportti 1 (12) Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan kuuden viraston toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti
Raportti 2 (12) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 0.1 19.5.2015 Anne-Marie Rigoff Ensimmäinen versio kommenteille 0.2 10.8.2015 Pia Ohra-aho Täydennetty versiota 0.3 11.8.2015 Valtorin projekti- Täydennetty versiota päälliköt 1.0 8.9.2015 Valtorin projektipäälliköt Täydennetty ohjausryhmän kommenteilla, jonka jälkeen hyväksytty versio. Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat... 3 2 Tavoite ja sen toteutuminen... 3 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen... 4 3.1 Aikataulu... 4 3.2 Työmäärä... 5 3.3 Kustannukset... 5 4 Projektihallinnon kuvaus... 5 4.1 Ohjausryhmä... 5 4.2 Asiantuntijaryhmät... 7 5 Laadunvarmistus... 9 6 Riskienhallinta... 9 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet... 10 7.1 Projektikyselyn tulokset... 10 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi... 12 8 Projektin päättäminen ja arkistointi... 12
Raportti 3 (12) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat Valtiovarainministeriö asetti 16.5.2012 valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on 7.5.2012 31.12.2015. Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin 20.2.2014. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi 1.3.2014. ICT-toimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin 1.3.2014. Tämä loppuraportti kuvaa kuuden opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan viraston yhteisprojektin toimialariippumattomien icttehtävien toimintosiirtoprojektin. Siirtoprojektiin kuuluivat seuraavat organisaatiot: Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus (CIMO) Kansallisarkisto Kotimaisten kielten keskus (Kotus) Opetushallitus (OPH) Museovirasto Suomen Akatemia 2 Tavoite ja sen toteutuminen Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin 15.1.2015. Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa Asiakkaan toimialariippumattomien icttehtävien siirto lle suunnitellussa aikataulussa ja suunniteluilla kustannuksilla siten, että Asiakkaan ict-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron suunnitellussa aikataulussa muiden projektiin kuuluvien virastojen osalta, paitsi Opetushallituksen ja CIMOn. Näiden virastojen osalta sovitaan seurantakokous lokakuulle, jolloin 1.10. siirtyväksi määritellyt täydennykset on tehty.
Raportti 4 (12) Projektissa ennen vastuunvaihtoa tehty asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset virastoittain alla: - CIMO: keskiarvo 3,46 (vastaajia 13) - Kansallisarkisto: keskiarvoa ei ole laskettavissa, sillä vastaajia vain 1 ja vastaus kohdistui siirron jälkeiseen ajanjaksoon - Kotus: keskiarvo 4,29 (vastaajia 7) - Museovirasto: keskiarvo 4,2 (vastaajia 10) - Opetushallitus: keskiarvoa ei ole laskettavissa, sillä vastaajia vain 1 - Suomen Akatemia: keskiarvo 3,5 (vastaajia 2) Projektin jälkeen seurataan asiakastyytyväisyyttä uusimalla as is - vaiheen lopussa kysely. 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe 15.1.2015 Alustava projektisuunnitelma 15.1.2015 2. Kartoitusvaihe 26.2.2015 Siirrettävät kohteet 26.2.2015 3. Määrittelyvaihe 30.3.2015 Siirtosopimus 30.3.2015 4. Siirtovaihe 5.5.2015 Palvelusopimus ja siirtolupa 5. Ylimenovaihe 31.8.2015 Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit 5.5.2015 18.8.2015
Raportti 5 (12) 3.2 Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu Toteutunut työmäärä työmäärä Virastot yhteensä 575 htp ei tiedossa TORI / Valtori 191 htp Tulee myöhemmin Yhteensä 766 htp xxx htp 3.3 Kustannukset Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Asiakkaan henkilötyökustannus ( /htp) TORIn / Valtorin henkilötyökustannus ( /htp) Suunnitellut Toteutuneet kustannukset kustannukset _ - 110 780 Tulee myöhemmin Matkustuskustannukset - - Laitteisto- ja tietoliikennekulut Viestintä ja tapahtumakulut Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut - - - - - - Yhteensä 110 780 xxx 4 Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä Projektiorganisaatio muodostui kuuden viraston yhteisestä ohjausryhmästä, yhteisestä projektipäälliköiden projektiryhmästä sekä virastokohtaisista asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Irma Nieminen, tietohallintojohtaja, OKM Ohjausryhmän jäsenet olivat (suluissa varajäsenet)
Raportti 6 (12) Tuomo Pigg, VM, hankepäällikkö (varalla Timo Saastamoinen, VM) Jukka Rautanen, asiakaspalvelujohtaja, Valtori (varalla Marjut Siintola, hankejohtaja, Valtori) Anne-Marie Rigoff, projektipäällikkö, Valtori Pia Ohra-aho, projektipäällikkö, Valtori Esa Ylivarvi, projektipäällikkö, Valtori Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus (CIMO) Jyrki Tuohela, tietohallintopäällikkö Hannu Tahvanainen, henkilöstön edustaja Kansallisarkisto Marko Natri, ICT-päällikkö Tomi Rasimus, henkilöstön edustaja Anitta Hämäläinen, Hallintojohtaja Kotimaisten kielten keskus (Kotus) Pirkko Nuolijärvi, johtaja Tarmo Rahikainen, tietohallintopäällikkö Risto Widenius, henkilöstön edustaja Museovirasto Miikka Haimila, yksikön päällikkö Aino-Maija Kaila, henkilöstön edustaja Opetushallitus (OPH) Pekka Kallio, tietohallintopäällikkö ja 6.7.2015 lähtien Tomi Mäkelä, ICT-erikoissuunnittelija Eeva Löfström, henkilöstön edustaja Suomen Akatemia Marja Kylämä, yksikön johtaja Jorma Selovuori, henkilöstön edustaja Ohjausryhmä kokoontui 5 kertaa: 15.1.2015, 26.2.2015, 30.3.2015, 5.5.2015, 18.8.2015 Projektiryhmä Projektiryhmän puheenjohtajana toimi TORIn / Valtorin nimeämät projektipäälliköt: Pia Ohra-aho, Esa Ylivarvi ja Anne-Marie Rigoff.
Raportti 7 (12) Virastojen yhteisen projektiryhmän jäsenet olivat Jyrki Tuohela, tietohallintopäällikkö, CIMO Marko Natri, ICT-päällikkö, Kansallisarkisto Tarmo Rahikainen, tietohallintopäällikkö, Kotus Miikka Haimila, yksikön päällikkö, Museovirasto Pekka Kallio, tietohallintopäällikkö, OPH Marja Kylämä, yksikön johtaja, Suomen Akatemia 4.2 Asiantuntijaryhmät Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmän vastuullisena vetäjänä toimi Valtorin HR-asiantuntijat Tarja Malve ja Marika Kolehmainen. Henkilöstöryhmän jäsenet olivat CIMO: Pia Ohra-aho, pp, Valtori Jyrki Tuohela, pp, tietohallintopäällikkö Maire Kokko, henkilöstöhallinto Kansallisarkisto Anne-Marie Rigoff, pp, Valtori Marko Natri, ICT-päällikkö Aino Heikkinen, henkilöstöpäällikkö Tomi Rasimus, henkilöstön edustaja KOTUS Anne-Marie Rigoff, pp, Valtori Tarmo Rahikainen, pp, tietohallintopäällikkö, Kotus Risto Widenius, henkilöstön edustaja, Kotus Toni Nykänen, hallintopäällikkö, Kotus Museovirasto Esa Ylivarvi, (Valtori) Miika Haimila Carolina Ansinn (varalla Tiina Tähtinen) Jaso Paavola Aino-Maija Kaila OPH Pia Ohra-aho, pp, Valtori Pekka Kallio, pp, tietohallintopäällikkö Eeva Löfström, henkilöstön edustaja Marjaana Simonen, henkilöstöasiantuntija Suomen Akatemia
Raportti 8 (12) Esa Ylivarvi, siht. (Valtori) Marja Kylämä, yksikön johtaja Katja Majamaa, lakimies Jorma Selovuori, henkilöstön edustaja Palveluryhmä Palveluryhmän vastuullisena vetäjänä toimi Valtorin tekniset asiantuntijat Tanja Linnonmaa, Jouni Tiainen ja Paula Lehtisaari. CIMO: Tanja Linnonmaa, pj palveluryhmän vetäjä (Valtori) Pia Ohra-aho, pp (Valtori) Jyrki Tuohela, pp, tietohallintopäällikkö Hannu Tahvanainen, henkilöstön edustaja Kansallisarkisto Jouni Tiainen, pj palveluryhmän vetäjä (Valtori) Anne-Marie Rigoff, pp (Valtori) Marko Natri, ICT-päällikkö Janne Mäkelä, suunnittelija Antti Laukkonen, suunnittelija KOTUS Jouni Tiainen, pj palveluryhmän vetäjä (Valtori) Anne-Marie Rigoff, pp (Valtori) Tarmo Rahikainen, pp, tietohallintopäällikkö Antti Henttonen, järjestelmäasiantuntija Jouni Kemppi järjestelmäasiantuntija Jussi Rusi, järjestelmäasiantuntija Maija Sutinen, tietojärjestelmäasiantuntija Museovirasto Paula Lehtisaari, pj palveluryhmän vetäjä (Valtori) Esa Ylivarvi, (Valtori) Miika Haimila Joose Niemi OPH Tanja Linnonmaa, pj palveluryhmänvetäjä (Valtori) Pia Ohra-aho, pp, (Valtori) Pekka Kallio, pp, tietohallintopäällikkö ja 6.7.2015 lähtien Tomi Mäkelä, ICT-erikoissuunnittelija Tomi Mäkelä, ICT-erikoissuunnittelija Erja Nokkanen, tietohallintojohtaja Suomen Akatemia Paula Lehtisaari, pj palveluryhmän vetäjä (Valtori) Esa Ylivarvi, (Valtori)
Raportti 9 (12) Marja Kylämä, yksikön johtaja Seppo Raejärvi, johtava tietohallintoasiantuntija Eero Turunen, IT-asiantuntija Asiakashallintaryhmä Asiakashallintaryhmän vastuullisena vetäjänä toimi Valtorin asiakasvastaava Heli Parkkonen. Asiakasryhmä ei kokoontunut projektiorganisaationa, vaan asiakasvastaava esitteli virastoille palvelusopimukset ja toimi tarpeen mukaan muissa nimetyissä ryhmissä. 5 Laadunvarmistus 6 Riskienhallinta Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on hyväksytty projektin ohjausryhmässä - Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty - Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti Edellä kuvatut hyväksymiskriteereistä kolme ensimmäistä olivat yksiselitteisesti toteutuneet. Neljäs kohta palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti ei projektin päättämishetkellä ole vielä kaikilta osin valmis. Mahdollisia ongelmia käsitellään projektin päättämisen jälkeen palveluvastaavan ja asiakasvastaavan kanssa. Myöskään kohta asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti ei täysin toteudu kaikkien virastojen osalta. Syynä tähän on se, ettei asiakasvirastolle ole vielä saatu osoitettua riittäviä resursseja kaikille virastoille Valtorin puolelta. Vastuunvaihdon jälkeinen loma-aika on vaikuttanut asiaan. Näiden osalta Valtorissa on sovittu jatkotoimenpiteitä. Ohjausryhmässä kuitenkin todettiin, etteivät edellä mainitut epäkohdat ole projektin päättämisen esteitä. Virastot tunnistivat projektin alussa omat riskit, jotka koottiin yhteiseen riskien seurantataulukkoon. Seurantataulukon avulla riskejä käsiteltiin ohjausryhmissä. Osa projektin alussa virastojen tunnistamista riskeistä oli sellaisia jotka ulottuvat yli projektin keston (as-is vaiheen aikaisia riskejä), joten niiden toteutumista ei voida arvioida tämän projektin päättämisen hetkellä.
Raportti 10 (12) Projektin päättymisen jälkeen riskejä ja epäkohtia käsitellään asiakasyhteistyökokousissa. 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset Projektikysely lähetettiin projektiin osallistuneille 10.6. Kyselyyn vastasi 15 henkilöä. Alla on taulukko kyselyn vastauksista. Arvioitava kohde Keskiarvo Ohjausryhmätyöskentely 3,59 Mikä meni hyvin ja missä on parannettavaa ohjausryhmän työskentelyssä? Ohjausryhmän merkitystä pidettiin pienenä, koska siellä ei käsitelty erikseen viraston projektissa tuottamia asioita. Ohjausryhmä toimi lähinnä kumileimasimena etukäteen käsitellyille/sovituille asioille. Ohjausryhmä toimi kuitenkin tältä osin sovitun mukaisesti. Vastaajat olisivat toivoneet ohjausryhmään enemmän viraston yhteisten asioiden käsittelyä sekä tarkempaa esittelyä esimerkiksi Valtorin tuotteistusten etenemisestä ja suunnitelmista yleisten Valtori-esitysten sijaan. Projektiryhmän työskentely 3,17 Mikä meni hyvin ja missä on parannettavaa projektiryhmän työskentelyssä? Projektissa ei ollut varsinaisia projektiryhmiä, vaan projektipäälliköt kokoontuivat ennen ohjausryhmiä käymään materiaalit läpi. Projektiryhmän ilmapiiriä pidettiin asiallisena, mutta työskentelyä turhan kiireisenä. Osa piti ryhmää tarpeellisena erilaisten näkökulmien saamiseksi eri virastoilta, osa olisi toivonut enemmän yhteisten asioiden käsittelyä. Osa piti kokouksia turhina, koska projektipäälliköllä ei ole toimivaltaa yksittäisen viraston asioihin. Palveluryhmän työskentely 3,74 Mikä meni hyvin ja missä on parannettavaa palveluryhmän työskentelyssä? Kullakin virastolla oli omat palveluryhmät ja eri palveluryhmien vetäjät. Palveluryhmän työssä DD-lomake on tärkeässä roolissa ja siinä olleet puutteet ja ohjeistuksen puute sekä kesken projektia tulleet muutokset hankaloittivat työskentelyä. Vastaajat ihmettelivät miksi lomakkeita ei oltu laitettu kuntoon jo aikaisempien siirtoprojektien kokemusten pohjalta. Vastaajat olisivat toivoneet enemmän apumateriaaleja käyttöönsä. Työskentelyilmapiiriä pidettiin hyvänä, mutta tässäkin aikataulu oli turhan tiukka ja kiireinen. Asiakashallintaryhmän työskentely 3,25 Mikä meni hyvin ja missä oli parannettavaa asiakashallintaryhmän työskentelyssä? Tätä ryhmää ei ollut.
Raportti 11 (12) Henkilöstöryhmän työskentely 4,2 Mikä meni hyvin ja missä on parannettavaa henkilöstöryhmän työskentelyssä? Henkilöstöryhmän työtä pidettiin hyvin valmisteltuna, hyödyllisenä ja kaikin puolin hyvänä. Ilmapiiri oli hyvä ja kaikki tiesivät mitä tuli milloinkin tehdä. TORI-projektipäällikön työskentely 3,69 Mikä meni hyvin ja missä on parannettavaa palveluryhmän työskentelyssä? Projektipäälliköt saivat eniten kiitosta asiakaslähtöisyydestä ja siitä, että projekti vietiin kiireestä huolimatta aikataulussa läpi. Moitteita tuli yleisen kiireen johdosta sekä tiedonkulusta Projektin läpivienti 3,3 Mikä meni hyvin ja missä jäi parannettavaa projektin läpiviennissä? Hyvää oli se, että projektin lain mukaiset tavoitteet toteutuivat, riskejä seurattiin läpi projektin. Parannettavaa olisi vastaajien mielestä ollut mm. ennakkovalmistelussa jossa virastot olisivat voineet jo joulukuussa etukäteen paremmin tutustua asiaan ja valmistella asioita jolloin ei olisi tullut niin kiire. Kuuden viraston yhteismallin toiminta ja organisointi ei ollut vastaajien mielestä riittävästi etukäteen mietitty. Myös materiaaleissa oli parannettavaa, nyt niissä oli liikaa virheitä ja ne olivat vaikeita täyttää. Työtilan toiminnassa oli myös ongelmia. Lisäksi olisi toivottu enemmän virastojen kuuntelua ja mielipiteiden huomioon ottamista. Projektin lopputulosten keskiarvo 3,38 Mikä meni hyvin ja missä on parannettavaa projektin lopputuloksissa? Hyvää on se että projekti saatiin tehtyä, mutta muuten lopputuloksia on vielä vaikea arvioida tässä vaiheessa. Nyt toivotaan Valtorilta toimintaohjeita sekä siirtyneiden henkilöiden osalta työajanseurantaa, aikatauluja sekä suunnitelmia jatkon suhteen. Projektin onnistuminen kokonaisuutena 3.2 Yhteenveto kokemuksista Positiivista oli, että asioita vietiin eteenpäin suunnitellussa aikataulussa. Lisäksi ymmärrettiin, että Valtorin tilanne oli haastava, koska asiakkaista jouduttiin siirtämään palvelukeskukseen vaikka palvelut eivät ole vielä valmiita. Virastojen osalta projekti ei ollut helppo, varsinkaan kun tulevasta ei ole vielä riittävästi tietoa. Kevään organisaatiouudistus Valtorissa aiheutti epätietoisuutta ja viivettä asioiden hoidossa. Hyvää oli se että siirtoprojektin aikana Valtorin ja asiakkaan välillä saatiin luotua henkilötasolla verkostoa. Lisäksi saatiin näkemys siitä, että Valtorilla on sitoutuneita työntekijöitä joilla on vahva pyrkimys toteuttaa hyviä palveluita valtiolle, Valtorissa näyttää olevan myös dynaaminen tekemisen meininki, jota pidettiin hyvänä.
Raportti 12 (12) Kollegoiden tuki muissa siirtyvissä virastoissa sekä OKM:n tuki oli erittäin tärkeä. Valtorin olisi toivottu paremmin ottaneen huomioon jo aiemmin siirtyneiden virastojen kokemukset joiden perusteella olisi voitu kehittää prosessia ja siirtoprojektiin liittyviä asiakirjoja. Muut terveiset Valtorilta toivotaan jatkossa parempaa asiakaslähtöisyyttä, innovaatisuutta palvelujen kehittämisessä, parempaa muun valtionhallinnon palveluiden hyödyntämistä sekä siirtyneen henkilöstön osaamisen hyödyntämistä ja siihen panostamista. 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi Virastoilla on suuri kiinnostus Valtorin palveluita kohtaan ja projektin aikana odotettiin tuotteistettuja palveluja ja niiden valmistumista. Virastot toivoivat, että heillä olisi ollut paremmat mahdollisuudet valmistautua ennakkoon ennen projektin alkamista. Myös dokumenttipohjien virheet olisi pitänyt korjata kuntoon. Myönteisinä asioina pidettiin Valtorin dynaamista tekemistä sekä sitoutuneita Valtorin henkilöitä. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Muu aineisto on tallennettu vyviin. Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU Haressa 18.8.2015