Arkistonhoitajan käyttöliittymä, Potilastiedon arkisto 17.11.2020 Milja Keinänen
SISÄLTÖ Johdanto Virhe- ja ongelmatilanteiden selvittely Käsitteitä Kirjautuminen käyttöliittymään Hakujen tekeminen Hakutulosten tarkastelu Asiakirjan mitätöinti Uloskirjautuminen Yhteenveto
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Johdanto 3
Mikä on arkistonhoitajan käyttöliittymä Web-käyttöliittymä, joka tarjoaa näkymän rekisterinpitäjän tallentamiin potilastietoihin Potilastiedon arkistossa Arkistonhoitajan käyttöoikeudet rajataan automaattisesti siihen rekisterinpitäjään, jonka lukuun arkistonhoitaja toimii. 4
Tuetut selaimet ja versiot Chrome 75.0.3770.80 tai uudempi Internet Explorer 11 tai uudempi Edge 41.16299.1004.0 tai uudempi Firefox 60.7.=esr (Quantum) tai uudempi Käyttöliittymän toimivuutta muilla kuin yllä mainituilla selaimilla ei pystytä takaamaan 5
Käyttöliittymän osoite Arkistonhoitajan käyttöliittymän internetosoite ilmoitetaan sähköpostilla Kanta Ekstranetissä ilmoitetulle hallinnolliselle yhteyshenkilölle, kun liittyjä hyväksytään Potilastiedon arkiston käyttäjäksi. 6
Käyttötarkoitus Käyttöliittymässä voi hakea, tarkastella ja vertailla asiakirjoja sekä niiden metatietoja Päätarkoitus on auttaa ongelmatilanteiden selvittelyssä Arkistonhoitaja tarkistaa tietojen arkistoinnin onnistumisen käyttöönottokokeessa käyttöliittymällä Käyttöliittymässä tehdyt toiminnot lokitetaan henkilötasolla 7
Arkistonhoitajan käyttöliittymän ohje Kanta.fi: Arkistonhoitajan käyttöliittymä Arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöohje (pdf) Ohje kattaa sekä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistonhoitajan käyttöliittymän että Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan käyttöliittymän 8
Arkistonhoitaja Arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöoikeus on henkilöllä, joka on nimetty organisaatiossa arkistonhoitajaksi Kanta Ekstranetissä. Arkistonhoitajan rooli on pakollinen, kun liitytään Potilastiedon arkistoon Arkistonhoitajana voi toimia myös useampi henkilö, ja yksi henkilö voi toimia useamman rekisterinpitäjän arkistonhoitajan roolissa Arkistonhoitajalla on pääsääntöisesti oikeus käsitellä vain oman organisaation rekistereissä olevia tietoja: Rekisterinpitäjän omassa toiminnassa arkistoon liittymisen jälkeen tuotetut potilasasiakirjat Asiakirjat, jotka muu palveluntuottaja on arkistoinut ostopalvelutilanteessa rekisterinpitäjän rekisteriin Vanhojen potilastietojen arkistointi palvelun avulla rekisterinpitäjän rekisteriin arkistoidut tiedot 9
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Ongelma- ja virhetilanteiden selvittely 10
Terveydenhuollon ammattilaiselle on herännyt epäilys tietojen virheellisestä arkistoinnista Potilas ottaa yhteyttä terveydenhuollon yksikköön, ettei tiedot lääkärinkäynniltä näy Omakannassa Potilas ottaa yhteyttä ja ihmettelee luovutusmerkintää Omakannassa, haluaa tietää miksi/mihin tietoja on luovutettu Hoitoasiakirja on mitätöity potilastietojärjestelmässä ja terveydenhuollon ammattilainen haluaa varmistaa, että tiedot ovat arkistoituneet oikein Potilastiedon arkistoon 11
Ongelma- ja virhetilanteiden selvittely Terveydenhuolto vastaa ensisijaisesti ongelma- ja virhetilanteiden selvittelystä ja arkistonhoitajalla on keskeinen rooli tässä Arkistonhoitajan käyttöliittymällä tarkastetaan, että tiedot ovat arkistoituneet asianmukaisesti Potilastiedon arkistoon Tilanteesta riippuen, ongelmaa selvitetään yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa. Jos ongelma ei selviä sitä kautta, järjestelmätoimittaja tekee asiasta häiriöilmoituksen Kanta-palveluille Lisää tietoa Kanta.fi: Toiminta häiriötilanteessa Toiminta tietoturvaloukkausepäilyssä 12
Mieti omaa organisaatioitasi Tietävätkö potilaat mihin olla yhteydessä ensisijaisesti Kanta-asioissa? Tietääkö henkilökunta, mihin olla yhteydessä, jos potilas ottaa yhteyttä Kantaasioissa tai jos haluaa itse selvittää tietojen arkistoitumiseen liittyvää asiaa? Onko sinulle arkistonhoitajana selvää kenen kanssa voit selvittää virhetilanteita? Onko toiminta häiriö- ja tietoturvaloukkausepäilyssä selvää kaikille organisaatiossasi? 13
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Käsitteitä 14
Käsitteitä 1/3 Asiakirjan metatietojen tarkastelu Arkistoinnissa asiakirjasta tallennetaan Potilastiedon arkistoon metatietoja, jotka voivat muodostua itse arkistointiprosessissa tai olla suoraan asiakirjasta poimittuja Osa metatietojen tarkastelussa näkyvistä tiedoista on arkiston tuottamia eivätkä sisälly potilastietojärjestelmän tuottamaan alkuperäiseen asiakirjaan Asiakirjan tarkastelu Asiakirjan sisällön tarkastelussa näytetään potilastietojärjestelmän tuottama asiakirjan sisältö joko sellaisenaan tai tyylitiedostolla muotoiltuna 15
Käsitteitä 2/3 Asiakirjan versiohistorian tarkastelu Jos arkistoidun asiakirjan sisältöä muutetaan, asiakirjasta arkistoidaan uusi versio, josta tulee asiakirjan voimassa oleva versio. Edeltävä versio jää arkistoon ja uusi linkitetään siihen alkuperäisen asiakirjan tunnisteella (setld). Asiakirjan uusilla versioilla on tieto alkuperäisen asiakirjan tunnisteesta, jonka avulla kyseisen asiakirjan versiohistoria voidaan tarvittaessa hakea tarkasteltavaksi. Versiosta näytetään niiden alkuperäiset metatiedot ja sisältö. Muutokset voidaan jäljittää vertaamalla versioita. 16
Käsitteitä 3/3 Mitätöinti Mitätöinti korvaa asiakirjan uusimman version mitätöivällä asiakirjalla, joka sisältää mitätöinnin tekijän tiedot, ajankohdan ja mitätöinnin syyn, mutta ei enää mitään alkuperäistä potilastietoa Jos asiakirjan uusimmalla versiolla on edeltäviä versioita, koko versiohistoria mitätöidään Mitätöivä asiakirja ja sen versiohistoria voidaan hakea arkistonhoitajan käyttöliittymässä ja tarkastella sitä kautta mitätöintiä edeltäneiden versioiden metatietoja ja sisältöä. 17
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Kirjautuminen käyttöliittymään 18
Yleistä kirjautumisesta Käyttöliittymään kirjaudutaan käyttäen varmennekorttia ja mpollux DigiSign Client kortinlukijaohjelmistoa Kirjauduttaessa ensimmäistä kertaa, käyttöliittymä saattaa pyytää varmenteen vahvistamista Valitaan oikea varmenne ja painetaan OK-painiketta 19
Kirjautumisen vaiheet 1/2 Asetetaan varmennekortti lukijaan Varmistetaan, että DigiSingkortinlukijaohjelma on tunnistanut kortin (esim. kortinlukija merkkivalo ei vilku enää) Klikataan Tarkastele potilastiedon arkistoa - painiketta 20
Kirjautumisen vaiheet 2/2 Syötetään varmennekortin PIN-koodi kortinlukijaohjelman tunnistusikkunassa Onnistuneen kirjautumisen jälkeen avautuu Potilastiedon arkiston käyttöliittymän päänäkymä 21
Kirjautumisen mahdolliset virhetilanteet 1/3 PIN-koodin syöttämisen jälkeen tulee ilmoitus Tätä sivua ei voida näyttää Mahdollinen syy: PIN-koodin syöttäminen tapahtui liian hitaasti ja järjestelmä ehti katkaista yhteyden PIN-koodi on syötettävä 30 sekunnin kuluessa Korjaus: Sulje selain ja kirjaudu uudelleen 22
Kirjautumisen mahdolliset virhetilanteet 2/3 Ohjelma palauttaa kirjautuja Arkistonhoitajan käyttöliittymän kirjautumissivulle PIN-koodin syöttämisen jälkeen Syy: Kyseiselle varmennekortille ei ole annettu Arkistonhoitajan käyttöliittymän oikeuksia henkilö on ilmoitettava arkistonhoitajaksi Kanta Ekstranetissä Kannattaa myös varmistaa, että kortinlukija tunnistaa varmennekortin ottamalla kortti pois ja laittamalla se sitten takaisin Kortinlukija tunnistaa kortin, mikäli DigiSign-ohjelman ikoni on keltaisena (muutoin harmaa) 23
Kirjautumisen mahdolliset virhetilanteet 3/3 Jos käyttöliittymä ilmoittaa kirjautumisessa tapahtuneesta virheestä on mahdollista, että selain ei jostain syystä ole huomioinut varmennekorttia tai Tarkastele potilastiedon arkistoa painiketta on klikattu, mutta varmennekortti ei ole ollut kortinlukijassa 24
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Hakujen tekeminen 25
Potilaan yksilöinti 1/2 Potilas yksilöidään virallisella henkilötunnuksella, tilapäisellä yksilöintitunnuksella tai yhdistelmällä etunimi, sukunimi ja syntymäaika Henkilötunnus Suositeltavin tapa yksilöidä potilas Käytetään hakuehtona, kun asiakkaasta on arkistoitu tietoja virallisella henkilötunnuksella Tilapäinen yksilöintitunnus Voidaan käyttää hakuehtona, jos asiakkaasta on arkistoitu tietoja tilapäisellä yksilöintitunnuksella (väliaikainen henkilötunnus) 26
Potilaan yksilöinti 2/2 Etunimi, sukunimi ja syntymäaika Voidaan käyttää hakuehtona, jos asiakkaasta on arkistoitu tietoja tilapäisellä yksilöintitunnuksella Käyttöliittymä pystyy hakemaan nimillä siinä muodossa kuin ne on tallennettu asiakirjaa arkistoitaessa Nimellä ja syntymäajalla haku ei kohdistu asiakirjoihin, joissa asiakas on yksilöity virallisella henkilötunnuksella 27
Pakolliset hakuehdot 1/3 Pakolliset hakuehdot on merkitty *-symbolilla Hakuehtona käytetään aina jotakin seuraavista: a) Potilaan yksilöivää tietoa b) Haettavan asiakirjan yksilöintitunnusta (OID-tunnus) c) Palvelutapahtumantunnusta (palvelutapahtuman OID-tunniste) Tulee näkyviin, kun valitaan Potilasasiakirja haettavaksi asiakirjan tyypiksi 28
Pakolliset hakuehdot 2/3 Asiakirjan tyyppi: Asiakirjan CDA-tyyppi Jos valitaan potilasasiakirja, tulee valita Lisävalinta potilasasiakirja valinnalle Käytön perustelu: Käyttäjä kirjaa lyhyen vapaamuotoisen syyn tietojen käsittelylle Kenttään kirjattu tieto tallennetaan lokille 29
Pakolliset hakuehdot 3/3 Asiakirjan CDA-tyyppi: Potilasasiakirjat Luovutusilmoitusasiakirja Ostopalvelun valtuutus Haetaanko mitätöidyt asiakirjat: Hae kaikki asiakirjat Hae vain mitätöidyt Lisävalinta potilasasiakirjalle: Palvelutapahtuma-asiakirjat Hoitoasiakirjat Palvelutapahtuma- ja hoitoasiakirja 30
Lisähakuehdot 1/2 Hakuja pystyy rajaamaan myös Lisähakuehdoilla Lisähakuehdot saa näkyville klikkaamalla Lisähakuehdot-toimintoa Lisähakuehdot ovat hyödyllisiä silloin, jos haku palauttaa liian paljon asiakirjoja 31
Lisähakuehdot 2/2 Palvelunantajan tunnus Potilasrekisterin tarkenne (määrittelee potilaan työnantajan, työterveyshuollon tiedot) Potilasrekisteritunnus (esim. 2=julkinen, 3=yksityinen, 4=työterveyshuolto) Rajaamalla arkistoinnin alku- ja loppupäivämäärillä hakutulokseen saadaan asiakirjat, joiden arkistointiaika osuu annettuun aikaväliin. On huomioitava, että varsinaisten potilaskertomusmerkintöjen tekoaika voi poiketa asiakirjan arkistointiajasta. Seuraavat lisähakuehdot näkyvät, kun asiakirjan tyypiksi on valittu hoitoasiakirja: Näkymätunnus (esim. LAB, YLE, GYN, KIR), Diagnoosin koodi ja Toimenpiteen koodi 32
Vanhojen asiakirjojen haku Potilastiedon arkistossa perushaulla ei näytetä niitä asiakirjoja, jotka on arkistoitu Vanhojen potilastietojen arkistointi palvelun avulla. Haku on rajattava laittamalla ruksi kohtaan Vanhojen asiakirjojen haku. 33
Uuden haun aloittaminen Jos vaihtaa potilasta tai potilaan yksilöintitapaa kannattaa painaa ensin Tyhjää hakuehdot ja tulokset 34
Hakutuloksiin liittyvät ilmoitukset Mikäli haku tuottaa yli 100 asiakirjaa, ohjelma näyttää ensimmäiset 100 asiakirjaa, antaa ilmoituksen Liikaa hakutuloksia ja pyytää tarkentamaan hakuehtoja. Mikäli hakuehdossa on virhe, ohjelma ilmoittaa siitä heti kyseisestä kentästä poistuttaessa tai viimeistään hakua yritettäessä. Välilyönti potilaan henkilötunnuksen ennen / jälkeen antaa ilmoituksen virheellisestä hakuehdosta 35
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Hakutulosten tarkastelu 36
Hakutulokset Käyttöliittymä listaa hakutulokset Hakuehdot-osion alle Hakutulokset osioon Hakutuloksia voi näkyä kerrallaan 15 Jos hakutuloksia on yli 15, osion alareunassa näkyy listauksen sivutus 37
Hakutuloslistan muokkaaminen Valitse näytettävät sarakkeet toiminnolla voidaan piilottaa ja näyttää sarakkeita Valittu sarakeasettelu on mahdollista tallentaa Tallenna sarakevalinta toiminnolla Alkuperäiseen asetukseen voi palata toiminnolla Palauta oletussarakkeet 38
Hakutuloslistan lukeminen Asiakirja mitätöity sarakkeessa on käytännössä tieto siitä, onko kyseessä mitätöivä asiakirja Potilastiedon arkiston asiakirjojen mitätöinnissä myös Potilasrekisteritunnus voi muuttua 39
Yksittäisen asiakirjan tarkastelu 1/2 Asiakirjan tarkastelua varten avautuu Asiakirjojen tarkastelu ja vertailu näyttö, jolla seuraavat välilehdet: Metatiedot-välilehti, joka avautuu aina ensimmäisenä ja jossa näytetään arkiston asiakirjalle tallentamat metatiedot Asiakirjan sisällön näyttämiseen tarkoitetut välilehdet: muotoiltu XML (CDA)-dokumentti, alkuperäinen XML muotoilemattomana, PDFkatselu (kun asiakirja on PDF-muotoinen esim. osa vanhoista asiakirjoista) 40
Yksittäisen asiakirjan tarkastelu 2/2 Huom! Muotoiltu XML välilehden kautta tarkasteltuna asiakirjasta ei välttämättä näytetä kaikkia XML-välilehdellä näkyviä tietoja 41
Kahden asiakirjan tarkastelu yhtä aikaa Ohjelmassa on mahdollista vertailla kahta saman tyyppistä asiakirjaa keskenään. Vertailu on käytettävissä välilehdillä: Metatiedot, XML ja MuotoiltuXML Asiakirjoja vertaillakseen tulee valita hakutuloksista kaksi asiakirjaa ja valita toiminto Tarkastele valittuja. 42
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Asiakirjojen mitätöinti 43
Milloin saa mitätöidä asiakirjan? Arkistonhoitajan käyttöliittymää voidaan määrätyissä tilanteissa käyttää virheellisen tiedon mitätöintiin Arkistonhoitajan käyttöliittymää käytetään asiakirjojen mitätöintiin vain silloin, kun muita välineitä ei ole käytettävissä, esimerkiksi kun asiakirjan tuottanutta järjestelmää ei enää ole olemassa tai se ei ole enää aktiivikäytössä Mitätöinti voi kohdistua vain uusimpaan, voimassa olevaan versioon, jota ei ole aikaisemmin mitätöity eikä asiakirjalla saa olla viittauksia (esim. liitteitä tai siihen ei saa liittyä asiakirjoja) 44
Mitätöinti Mitätöi asiakirja painike näytetään asiakirjojen tarkastelu- ja vertailunäytössä, kun valittuna on yksi asiakirja ja sen mitätöinti on mahdollista Kaksi mitätöintitapaa: Mitätöi asiakirja Mitätöi asiakirja ja sen vanhat versiot Annetaan mitätöinnin syy Ei vaadita palvelutapahtuma-asiakirjoille Hyväksytään mitätöinti Voi vielä tässä vaiheessa peruuttaa, mutta hyväksyttyä ei voi kumota 45
Mitätöinnin epäonnistuminen Asiakirjaa ei voi mitätöidä, jos siihen liittyy muita voimassa olevia asiakirjoja Mitätöinnin pitää kohdistua asiakirjan uusimpaan (voimassa olevaan) versioon 46
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Uloskirjautuminen 47
Uloskirjautuminen Kun käyttöliittymä halutaan sulkea, painetaan Kirjaudu ulos painiketta Uloskirjautumisen jälkeen poistetaan varmennekortti lukijasta 48
Arkistonhoitajan käyttöliittymä Yhteenveto ja tukikanavat 49
Yhteenveto Arkistonhoitajan käyttöliittymä tarjoaa näkymän rekisterinpitäjän tallentamiin potilastietoihin Potilastiedon arkistossa Arkistonhoitajalla on oikeus käsitellä oman organisaationsa rekisterissä olevia tietoja Päätarkoitus on auttaa ongelma- ja virhetilanteiden selvittelyssä Käyttöliittymässä voi hakea, tarkastella ja vertailla asiakirjoja sekä niiden metatietoja Käyttöliittymässä tehdyt toiminnot lokitetaan henkilötasolla 50
Asiakaspalvelu: kanta@kanta.fi Tekninen tuki: tekninentuki@kanta.fi Kehittämisehdotukset: kantakehitys@kanta.fi 020 634 7787
Kiitos! Milja Keinänen Asiakkuusvastaava Kela, Kanta-palvelut kanta.fi @kantapalvelut 52