Hybrid Cloud -ratkaisulla pilvipalvelun hyödyt nopeasti käyttöön, Case Haarla Oy:n M-Filesdokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto
Toiminnot Haarla Oy Prosessiteollisuuden tuotteet ja palvelut Raaka-aineet Koneet ja laitteet Luontaistuotteet ja lisäravinteet Asiakkaat valmistavassa teollisuudessa Paljon asiakkaita elintarviketeollisuudessa Toimistot Tampereella, Iso-Britanniassa ja Kiinassa Lisäksi kotitoimistoja Ulkoistettuja varastoja
Tiedonhallinnan tarpeet Halu hallita dokumentaatiota tehokkaasti Elintarviketeollisuus! Kaikilla työntekijöillä samat dokumentit Käyttöoikeudet per käyttäjä säädettävissä Dokumentaation liittäminen tuotteisiin, tuotantoeriin, asiakkaisiin Käytössä Dynamics NAV -toiminnanohjausjärjestelmä Laatujärjestelmän dokumentaation hallinta Paperidokumenttien sähköistäminen Hyväksymiskierrot
Toimintaympäristön erikoishaasteet Työntekijät paljon tien päällä, etäyhteydet tärkeitä Tietoturva tärkeää, toisaalta keskitetty käyttäjien hallinta Olemassa olevat tietojärjestelmät hyödynnettävä Toiminnanohjausjärjestelmä paikallisella palvelimella Järjestelmää ei haluta hallita omassa toimialueessa.
Ratkaisu - M-Files Cloud Vault Pilvipalvelu houkutteleva ratkaisu etäyhteyksien järjestämisen kannalta Perinteinen pilvipalvelu ei riitä ratkaisuksi dokumenttienhallintaan, koska tarvitaan integraatio ERP-järjestelmään.
Ratkaisu - dokumentit pilveen SSL tai offline Etäkäyttäjä Käyttöoikeuksien hallinta (Active Directory) ERP Toiminnanohjaus (Dynamics NAV) Haarla Skannaus Paikallinen Käyttäjä
Ratkaisu - dokumenttien luokittelu metatietojen avulla Dokumentit hallitaan M-Filesjärjestelmässä ja liitetään Dynamics NAVissa hallittaviin käsitteisiin metatietojen avulla Tilaukseen tai tuotteeseen liittyvä materiaalitodistus helppo löytää haun tai näkymien avulla
AVAINHYÖDYT
Tiedon luokittelu (metatiedot) AMINOHAPPO TUOTTEET 123 Y:\ TILAUKSET ASIAKKAAT MATERIAALI- TODISTUKSET Hankala päättää oikea kansio STX IMPORT AMINOHAPPO HUHTIKUU 2012 Sama dokumentti löytyy useasta näkymästä - käyttäjä luokittelee tiedon ja liittää sen asiakkaaseen, tuotteeseen ja tilaukseen
Dokumenttikontrolli Automaattinen versiohistoria Kaikki käyttävät viimeistä versiota, ei tiedon välittämistä sähköpostiliitteillä Muutokset jäljitettävissä, aiempiin versioihin voidaan palata Helppo käyttöoikeuksien hallinta Mahdollisuus julkaista dokumentaatiota asiakkaalle
Skannaus Paperidokumentit voidaan skannata Haarlan verkosta suoraan pilveen Tekstintunnistusmoduuli (OCR) tekee tallenteiden sisällöstä hakukelpoisia
Keskitetty käyttäjänhallinta Käyttäjiä ja käyttäjäryhmiä hallitaan asiakkaan Active Directoryssa Käyttäjä voi kirjautua järjestelmään ilman erillistä salasanakyselyä Käyttäjäryhmiä hallitaan keskitetysti Käyttäjätilien hallinta asiakkaalla tunnusten lukitseminen salasanan vaihto daa
Ylläpidon vaivattomuus Palveluntarjoaja vastaa järjestelmän teknisestä ylläpidosta, päivityksistä ja varmuuskopioinnista Skaalautuvuus levytilan ja palvelinkapasiteetin suhteen, helppo lisätä ja poistaa käyttäjiä. Nopea käyttöönotto, ei tarvetta palvelininvestoinneille
Kannattaako investointi? Investointijakso: 36 1. ULKOISET KUSTANNUKSET M-Files-käyttäjien lukumäärä 50 Pilvipalvelu/lisenssikustannus: 63 000 Konsultointipäivien lukumäärä: 10 Konsultointikulu: 12 950 ULKOISET KUSTANNUKSET YHTEENSÄ: 75 950 2. SISÄISET KUSTANNUKSET HENKILÖKUSTANNUSTEKIJÄT Pääkäyttäjien käyttöönottotyö (päivää): 10 Henkilön keskimääräinen vuosiansio: 32 219 Pääkäyttäjän työkustannus: 2 237 Sosiaalikulukerroin: 1,40 Peruskäyttäjäkoulutus (tuntia): 4 Palkkakustannus/työntekijä/vuosi: 45 107 Peruskäyttäjäkoulutuksen sisäinen kustannus: 5 964 Kiinteät kustannukset/työntekijä/kk 1 400 Sisäinen infra- ja ylläpitokulu ei SaaS (kk): 0 Sisäinen työtuntihinta: 30 SISÄISET KUSTANNUKSET YHTEENSÄ: 8 201 Yrityksen kokonaishlökustannus/vuosi: 2 450 950 KUSTANNUKSET YHTEENSÄ: 84 151 3. HYÖDYT VUOSIKUSTANNUS M-FILES TEHOSTAA HYÖTY (36 kk) HYÖTY VIIVEELLÄ (33 kk) Hyötyjen viive (kuukautta): 3 Tiedon hakuun käytetty aika: 20 % 490 190 15 % 220 586 202 203 Tutkittu keskiarvo 16% - Kevin Craine: Design a Document Strategy 4. ROI VAIHTOEHTOKUSTANNUS ROI (%): 140 % Odotusaika (kuukautta): 12 ROI (KK): 14,98 MENETETTY PALKKAKUSTANNUS: 67 401