Synkka Tuote Tuotetietojen oikeellisuus 1
Sisällys Miksi tuotetietojen oikeellisuus on tärkeää?... 4 Miten toimittaja voi varmistaa tuotetietojen oikeellisuuden?... 7 Roolit tuotetietoprosessissa... 8 Synkka Tuotteen dokumentaatio... 10 Pakkaushierarkia Synkka Tuotteessa... 12 GTIN-koodisäännökset... 17 Tuotetietojen ilmoittaminen ja virheiden vaikutus... 19 Synkka Tuotteen tietoelementtejä eli attribuutteja... 19 Vaihtuvamittaiset tuotteet... 27 Korvaavuustiedot... 27 Valmistusmaa ja alkuperätiedot... 28 Kausituotteet... 29 Tavararyhmäkoodit ja luokittelut... 30 Tullikoodi... 32 Valmisteverot... 33 Lämpötilat... 33 Tuotteen lisätiedot... 34 Pakkaustiedot... 41 Kuljetuspakkauksen sisältötiedot... 43 Käsittelyohjeet... 43 Vaarallinen aine ja Vaarallinen valmiste... 44 Private Label ja yksinmyyntituotteet... 45 Tuotteen kuvaus ja Markkinointiteksti... 46 Yhteiset käytännöt... 46 2
Tuotteen nimeäminen... 47 Kuluttajalajitelman ja sekakuljetuspakkausten nimeäminen... 51 Kuljetuspakkausten nimeäminen... 53 Tuotteen mittaaminen... 55 Tuotetietoversiot... 59 Mistä saa apua?... 62 Muutoshistoria Versio Päiväys Muutos Tekijä 2.0 31.5.2016 Materiaali valmis GS1 3
Miksi tuotetietojen oikeellisuus on tärkeää? Mitä on tuotetietojen oikeellisuus? Oikea tieto = kaikki prosessia varten tarvittava tieto virheettömänä Oikea aika = Oikea tieto on käsiteltävissä silloin kun sitä tarvitaan Oikea paikka = Oikeat tiedot löytyvät oikeaan aikaan Synkka Tuotteesta Miksi tuotetietojen pitää olla oikein? 1. Tuotetietopankissa ei ole tietoa joka saisi olla virheellistä Kaikelle tiedolle on vastaanottaja Kaikelle tiedolle on tarve Kaikkeen tietoon on voitava luottaa Mitä enemmän automatisointia tuotetietojen käsittelyssä, silloin toimittajan tieto liikkuu tarkistamattomana vastaanottajan prosesseissa Väärän tiedon vaikutus Tavarantoimittaja / maahantuoja: Tietojen korjaaminen työlästä ja kallista Valikoimista ulos jääminen Maineen menetys Pettymyksen tuottaminen kuluttajille Kaupparyhmä: Tuote voi jäädä pois valikoimakäsittelystä tai kaupasta Häiriöitä tilauksissa ja toimituksissa Voi joutua myymään Ei oota Valehtelu kuluttajille 4
Kuluttaja: Ei löydä haluamaansa tuotetta / hintaa kaupasta Ei tiedä tuotteen sopivuudesta itselleen (esim. vegaani) Vaaratilanne tai terveyteen haitallinen vaikutus (allergeenit) Pettynyt kuluttaja HoReCa Joutuu etsimään tuotetietoja monesta eri paikasta Vaaratilanne tai terveyteen haitallinen vaikutus (allergeenit) Virheellisen tiedon kustannukset Tuotetietovirheet ovat iso kustannus. Jopa miljoonia euroja vuodessa Virheiden korjaaminen jälkikäteen on kallista Turha työ tavarantoimittajalle, kaupparyhmissä, myymälässä, jokaisella X euroa / tunti Esillepanon häiriöt, mahtuuko tuote hyllyyn: menetetty myynti tavarantoimittajalle ja kaupalle Saatavuusongelmat väärien tietojen takia Lanseeraus peruuntuu virheellisten tuotetietojen takia Ketkä käyttävät tuotetietoa? Kuluttajat Tarve tietää tuotteen ominaisuuksista Tarve saada lainsäädännön vaatimat tiedot Mahdollisuus vertailla tuotteita Kuluttajat eivät saa tuotetietoja suoraan Synkka Tuotteesta vaan he saavat välitetyn tiedon Kaupparyhmät HoReCa Valikoimamuodostus Lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttäminen Kuluttajien tietotarpeen täyttäminen Käytettävien tuotteiden tietojen käsittely 5
Tietojen jatkojalostaminen toiminnoissa esim. reseptiikka Tietojen välitys kuluttajille Miksi oikeaa tuotetietoa kaupparyhmille? Kaupparyhmien järjestelmissä oleva tuotetieto perustuu tuotetietopankin tietoihin Tuotetietopankkiin syötetty tieto voi siirtyä järjestelmien kautta suoraan kuluttajien hyödynnettäviksi Esim. kuluttajille suunnatut nettipalvelut ja -kaupat Virheiden korjaaminen jälkikäteen on kallista Turha työ myymälässä Lanseeraus pilalla Miksi oikeaa tuotetietoa HoReCa:lle? Ravintoarvojen laskenta perustuu tuotetietopankin tietoihin Allergeenit elintärkeitä tietoja suunniteltaessa erityisruokavalioita Annosmäärien laskeminen Tilausten suunnittelu Valikoimissa olevat tuotteet Miksi keskitetty tuotetietokanta? Tuotetiedot toimitetaan yhteen paikkaan On mahdollista palvella tehokkaasti useita eri kauppakumppaneita Yksi yhtenäinen tapa välittää tuotetiedot kaupparyhmille Yhteiset käytännöt säästävät aikaa ja rahaa HoReCa-toimijoiden ei tarvitse kerätä tuotetietoja useasta eri lähteestä Virheellisten tietojen korjaus vain yhdestä paikasta Tuotetietojen loogisuustarkistukset yhdessä paikassa 6
Tuotetietoihin vaikuttavia tekijöitä ovat mm. lait ja asetukset, kuluttajat ja logistiikka. Synkka Tuotteeseen tallennetut tuotetiedot välittyvät vastaanottajille. Miten toimittaja voi varmistaa tuotetietojen oikeellisuuden? Oikeat tuotetiedot Tavarantoimittaja vastaa tuotteiden ja tuotetietojen oikeellisuudesta Kuluttajalle on annettava oikeata tuotetietoa Kaupassa kuluttajan on luotettava pakkauksessa oleviin tietoihin Nettikaupassa kuluttajan on luotettava sivustolla ilmoitettuihin tietoihin Mitä tietoja tuotteesta pitää ilmoittaa? Tuotteen tietoja ilmoitetaan pakkauksessa lainsäädännön vaatimusten mukaan 7
HUOM. Kaikki tiedot mitkä on tuotteen pakkauksessa, on oltava myös tuotetietopankissa (mikäli niille on paikka siellä). Tuotetietopankkiin voidaan ilmoittaa enemmän tietoa tuotteesta kuin tuotteen pakkauksessa on. Tarkista ohjeista mitä tietoja ei saa antaa mikäli niitä ei ole pakkauksessa mainittuna. Miten tietoja voidaan tarkastaa? Omatoimisesti vertaamalla tuotteen pakkauksen tietoja tuotetietopankkiin annettuihin tietoihin Tämä pitää tehdä määräajoin, noin kerran vuodessa. Mitat, painot, tekstit Tuotevarianteilla tietojen vastaavuus toistensa kanssa. Mikäli tuotteet ovat fyysisesti saman kokoisia, mittatietojen tulee olla samat eri tuotevarianteilla Roolit tuotetietoprosessissa GS1 Global Office GS1 Global Office tarjoaa tuotteita, palveluita ja ratkaisuja, joilla voidaan merkittävästi parantaa tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä toimitusketjussa GTIN-koodi GLN-numero SSCC-koodi Standardien kehittäminen ja ylläpito Kansainvälisen mittastandardin kehittäminen GS1 Finland Oy / Synkka Asiakaspalvelu GS1 Finland Oy:n hallitus tekee juridiset päätökset Tuotetietopankin hallinnointi ja kehittäminen Suomen tarpeisiin Tuotetietopankin tekninen tuki toimintojen neuvonta ja opastus käytön teknisten ongelmien selvitys 8
tuotetietojen opastus yleisellä tasolla Tuotetietojen oikeellisuus Koulutus GS1 Finland Oy:n rooliin ei kuulu: Lainsäädännön vaatimusten tarkistamiseen tuotetiedoissa Kemikaalilainsäädäntö Elintarvikelainsäädäntö Luokitteluiden määrittäminen esim. CN-nimikkeistö GDSN (Global Data Synchronisation Network) Tuotetietopankkien yhteinen standardi Yhtenäisiä tietovaatimuksia ja määrityksiä annettaville tuotetiedoille Tavoitteena tuotetietojen helpompi siirtäminen tuotetietopankista toiseen Huom. tuotetietopankeissa on maakohtaisia räätälöintejä ja attribuutteja jotka eivät kuulu GDSN:n Tuotetietopankin työryhmät Kaikissa työryhmissä edustus kaupparyhmistä, tavarantoimittajista sekä GS1 Finland Oy:stä Tuotetietopankin operaattori Ylläpitää ja kehittää tuotetietopankkia Toteuttaa maakohtaisia muutoksia/lain asettamia vaatimuksia tuotetietopankkiin Käytön teknisten ongelmien selvitys Tuotetietopankki Paikka, johon tuotetiedot varastoidaan Tuotetietopankki vaatii vain sitä, mitä siltä vaaditaan! Vaatimukset tulevat laeista, asetuksista ja vastaanottajien tarpeista 9
Tuotetietopankki ei poista tarvetta yhteydenpidolle kaupan ja tavarantoimittajien/maahantuojien välillä On vain osa yhteydenpitoa Tiedontoimittaja Tiedontoimittaja = tavarantoimittaja, maahantuoja, se taho joka tallentaa tuotetiedot tuotetietopankkiin. Se taho jolta tilataan tuotetta ja joka myy tuotetta Vastuu tuotteesta ja tuotetiedoista Velvollisuus toimittaa oikeaa tuotetietoa tiedon vastaanottajalle Vastuussa virheellisen tuotetiedon aiheuttamista haitoista / kustannuksista Vastuu tietää kaikista omiin tuotteisiin vaikuttavista laeista, asetuksista, määräyksistä, suosituksista Tuotetietopankissa olevien tuotetietojen ajan tasalla pitäminen Oikea-aikainen päivittäminen Yrityksen tuotetietouden ylläpitäminen Tiedon vastaanottaja Tiedon vastaanottaja = Kaupparyhmä, HoReCa-toimija, muu sovittu vastaanottaja Tuotetietojen vastaanotto ja käsittely omien tarpeiden mukaan Jokaisella vastaanottajalla on oma prosessinsa tuotetietojen vastaanottoon ja käsittelyyn Vastuu siitä, että toimittaa eteenpäin virheetöntä tuotetietoa (ei omissa prosesseissa muokkaa tietoa virheelliseksi) Velvollisuus ilmoittaa havaituista virheistä tuotetiedoissa Synkka Tuotteen dokumentaatio Synkka Tuotteesta on olemassa useampia eri dokumentteja Dokumentit on jaettu eri käyttötarkoitusten mukaan Osa dokumenteista päivittyy jatkuvasti Lisäksi tietoa löytyy www.synkka.fi sivustolta ja sieltä löytyvältä extranet -sivustolta 10
Extranet-sivusto sisältää vain asiakkaille tarkoitettua ohjeistusta, mm. dokumentaatiot, Synkka Tuotetietolomakkeen suomeksi ja englanniksi Kirjalliset dokumentit ovat saatavilla synkka extranetistä pdf-versiona Käytettäväksi suositellaan aina netistä löytyvää sähköistä versiota Toukokuu 2016 Dokumentteja voidaan päivittää useasti, näin olisi aina tuorein versio käytettävissä Dokumenteissa on aina Muutoshistoria josta näkee mitä dokumentissa on muutettu Synkka Tuote Käsikirja Synkka Tuote Käsikirja on yleiskuvaus tuotetietopankin toimintaperiaatteista Mitä eri tietojen pakollisuudet tarkoittavat Pakkaushierarkian esittely Oma osionsa Kyselyiden tekemisestä (tuotetietojen vastaanottajille) Synkka Tuote Tietokuvaukset Tietokuvaukset dokumentti sisältää kuvaukset kaikista Synkka Tuotteen attribuuteista Milloin tieto annetaan Montako kertaa tieto voidaan antaa Mitä ohjeita tiedon antamiselle on Yhteiset käytännöt kohdasta löytyy Suomen markkinoiden ohjeet attribuutin käytölle Tietokuvaukset päivittyy aina kun tulee uutta ohjeistusta Synkka Attribuuttilista ja koodilistat Synkka Attribuuttilista on Excel-muotoinen ja siinä on lyhyesti kaikkien attribuuttien tekniset tiedot Tietotyyppi ja attribuuttien pituudet Pakollisuudet Riippuvuudet Suomen markkinoiden omat tarkistussäännöt tiedon tallentamiseen XML-sanomien tagit 11
Synkka Attribuuttilista ja koodilistat Synkka Tuotteen koodilistat löytyvät samasta tiedostosta kuin attribuuttilista Index-välilehdeltä on linkitys kaikkiin koodilistoihin Samoin attribuuttilistalla aina ko. attribuutin kohdalla on linkitys oikeaan koodilistaan Koodilistalla on kaikki Synkka Tuotteen hyväksymät koodiarvot ja niiden selitteet Koodeja voi olla enemmänkin kuin mitä käyttöliittymässä on valittavissa Integraatioasiakkaiden dokumentit Integraatioasiakkaille on omaa dokumentaatiota yhteyksien rakentamista varten Integraatio: tuotetietoja välitetään xml-sanomilla eikä käyttöliittymän kautta syöttämällä Pakkaushierarkia Synkka Tuotteessa Pakkaushierarkia koostuu vähittäistuotteesta, sen kuljetuspakkauksista ja mahdollisesti lajitelmasta. Pakkaushierarkia voi myös koostua pelkästään yhdestä yksiköstä Vähittäistuote on myös kuljetuspakkaus / myyntierä Mitat ja painot annetaan vähittäistuotteen mukaan (ei esim. mahdollisen kuljetuslaatikon) Esim. 5 kg:n jauhosäkki Pakkaushierarkia voi olla monitasoinen ja monihaarainen Yhdellä tuotteella voi olla useampia eri kuljetuspakkauksia 12
Eri hierarkiatasot Synkka Tuotteessa Synkka Tuotteessa hierarkiataso F7158 määritellään jokaiselle tasolle erikseen. Suositellaan käytettävän seuraavia tasoja Vähittäistuote Laatikko, kuljetuspakkaus, 1-tuotteen display Lajitelma Lava tai laatikkolava Hierarkiataso määrittelee mitä tietoja annetaan, tiedot vaihtelevat tasoittain. Monia tietoja voidaan antaa vain vähittäistuotteelle esim. nettopaino Vähittäistuote Vähittäistuote on pakkaushierarkian pienin osa 13
Pakkaushierarkiassa on aina oltava vähittäistuote Mikäli pienin yksikkö on esim. myyntierälaatikko, on se perustettava vähittäistuotteeksi Esimerkkejä vähittäistuotteesta: Suklaapatukka Annospakkaus Suuri 5 kg:n jauhosäkki Laatikko jossa on kalaa palvelutiskille (yksittäisellä kalalla ei omaa GTIN-koodia) Lajitelma Lajitelma on GTIN-koodillinen tuote joka koostuu vähintään kahdesta eri GTIN-koodillisesta vähittäistuotteesta Perustetaan aina kuljetuspakkaukseksi (hierarkiatasona Lajitelma) Kuluttajalajitelmalle ilmoitetaan vertailuhinnan peruste jos sisältö on yhdenmittaista (kaikilla sisältyvillä vähittäistuotteilla on sama vertailuhinnan perusteen mittayksikkö) Esim. keksikassi Lajitelman tuotteiksi valitaan aina vähittäistuotteita Lajitelma voi olla: Kuluttajalajitelma esim. keksikassi Kuluttajatuote = kyllä Vähittäistuote = kyllä Sekakuljetuspakkaus (sekalava, -myyntierä, -display) Kuluttajatuote = Ei Vähittäistuote = Ei Laatikko, kuljetuspakkaus, yhden tuotteen display Kuljetuspakkaus voi olla: Myyntierä Yhden tuotteen display 14
Tehdaspakkaus Jokaisella kuljetuspakkauksella on oltava oma GTIN-koodinsa (poikkeuksena GTIN-kooditon lava) Kuljetuspakkaus Myyntierä Myyntierää tavarantoimittaja myy / toimittaa kaupparyhmille Myyntieriä voi yhdellä tuotteella olla useampia Jokainen eri koko perustetaan omaan pakkaushierarkian haaraan Esim. samalla tuotteella voi olla 6 kpl:n myyntierä että 12 kpl:n myyntierä Kuljetuspakkaus Yhden tuotteen display Yhden tuotteen display (esillepantava tuote) sisältää vain yhtä vähittäistuotetta Jos displayssa on useampaa eri GTIN-koodillista tuotetta, se perustetaan lajitelmana Perustetaan pakkaushierarkiassa suoraan linkitettynä vähittäistuotteeseen Määritellään displayn tyyppi (lattiadisplay, hyllydisplay, valmis tai koottava). Määritellään onko Display valmis pakkaus: Tuote, jolla on esillepanovalmis pakkaus, voidaan sijoittaa näytille myyntipaikan lattialle, hyllyyn tai muuhun vastaavaan paikkaan. Se voi pakkauksesta riippuen tarvita näytteilleasettajalta toimenpiteitä (esim.lipan nosto). Jos toimenpiteitä tarvitaan, esillepanon mittatiedot annetaan tuotteelle. Displayn enimmäispaino saa olla 25 kg Displayt ovat käsikeräilyssä ja 25 kg on työsuojelumääräysten enimmäispaino käsikeräilyyn Yli 25 kg painaville pakkauksille annetaan pakkaustyypiksi puolilava Kuljetuspakkaus Tehdaspakkaus Tuote jota kuljetetaan erillisessä pakkauksessa varastoon Puretaan kaupparyhmissä pienemmiksi myyntieriksi Kuljetuspakkauksen nimessä mainittava Tehdaspakkaus (TP / FP) Käsittelyohjeissa annettava käsittelyohjeeksi Tehdaspakkaus 15
Kuljetuspakkaus Myymälälava, puolilava, teholava, varttilava jne. Sisältää vain yhtä vähittäistuotetta Jos sisältää useampaa eri GTIN-koodillista tuotetta, se perustetaan lajitelmana Perustetaan pakkaushierarkiassa suoraan linkitettynä vähittäistuotteeseen Kuljetuspakkauksen nimessä mainittava puolilava (PL / HP) Mittatiedot annetaan lavan koon mukaan Kuljetuspakkaus GTIN-kooditon lava Lavalla ei ole annettu omaa GTIN-koodia Synkka Tuotteeseen perustetaan laskennallinen lava millainen lava olisi jos tuotetta olisi koko lavallinen Kuljetuksissa lavan sisältö voi vaihdella Lavan sisältö voi olla joka toimituksessa erilainen Suomalaisen lavastandardin mukaan lavan maksimikorkeus: 1100 mm Lava GTIN-koodillinen lava Suosituksena on perustaa kaikki lavat GTIN-koodillisina lavoina tuotetietopankkiin Lavalla on annettu oma GTIN-koodi Lavan sisältö on aina etukäteen määritelty Lavan sisältö on aina samanlainen Suomalaisen lavastandardin mukaan lavan maksimikorkeus: 1100 mm Annetaan lavan tiedot täyden lavan mukaisesti Käytännössä kaupparyhmät voivat edelleen tilata vajaita lavoja / lavakerroksia ja toimittaja voi toimittaa vajaita lavoja Erikoishierarkiat Myymäläpaistopakasteiden perustamiseen oma ohjeistuksensa kuinka tuotteet perustetaan Monipakkaus perustetaan kuljetuspakkaustasolle 16
Monipakkaukselle ilmoitetaan Onko kuluttajatuote F7060 = Kyllä. Kuluttajatuotteen tiedot annetaan (esim. vertailuhintatieto, pakkausmerkki, ikäraja, päiväysmerkintä, tullikoodi). Nimi muokataan vastaamaan ko. kuluttajapakkausta. PrivateLabel-tuotteiden hierarkia voi poiketa tavanomaisesta mikäli tuotteen omistaja / tiedon vastaanottaja niin haluaa. Keräilymyyntierän perustaminen Myyntieränä vajaa transbox Bruttopaino ei sisällä transbox laatikon painoa Pakkausmateriaalitietoja ei anneta Myyntieränä täysi transbox Bruttopaino sisältää tranbox laatikon painon Pakkausmateriaalitiedot suositellaan annettavaksi GTIN-koodisäännökset Tuotteissa tapahtuvat muutokset voivat vaikuttaa GTIN-koodiin Kansainväliset GTIN-koodisäännökset määrittelevät yhtenäiset säännöt, sille milloin vähittäistuotteelle/lajitelmalle tai kuljetuspakkaukselle on annettava uusi GTIN-koodi Kun vähittäistuotteelle/lajitelmalle tapahtuu merkittävä muutos, jonka perusteella se tarvitsee uuden GTIN-koodin, pitää kaikille sen kuljetuspakkauksillekin antaa uusi koodi Mikäli vähittäistuote kuuluu lajitelmaan ja vähittäistuotteelle annetaan uusi GTIN-koodi, pitää myös lajitelmalle antaa uusi GTIN-koodi 17
Uudella GTIN-koodilla kerrotaan yhteistyökumppaneille/loppukäyttäjille/kuluttajille, että tuotteessa on tapahtunut jokin merkittävä muutos GTIN-koodia vaihdettaessa tulee tarkistaa mahdollisten muiden tahojen ohjeistukset asiaan (esim. Palpa) GTIN-koodisäännöt suomeksi on ladattavissa täällä. GTIN-koodisäännösten noudattaminen on tärkeä osa tuotetietojen hallintaa ja oikeellisuutta. On suositeltavaa tutustua säännöksiin lähemmin nettisivuillamme www.gs1.fi. Esimerkkejä Vähittäistuotteen nimi, brändi tai kuvaus muuttuu uusi GTIN Tuotteen ominaisuuksissa tapahtuva muutos jolla on vaikutusta kuluttajalle annettavaan tietoon uusi GTIN Ainesosalista muuttuu, mikäli ainesosalistaan tulee uusi ainesosa uusi GTIN Pakkauksen mitat muuttuvat yli 20 % uusi GTIN (uusi koodi on annettava vaikka muutos olisi väliaikainen) Pakkauksen mitat muuttuvat alle 20 % GTIN pysyy samana Mikäli jokainen mitta muuttuu alle 20 %, mutta kokonaistilavuus muuttuu yli 20 % on annettava uusi GTIN-koodi. GTIN-koodien uudelleenkäyttö Lopetetuille tuotteille annetut GTIN-koodit saa ottaa uudelleen käyttöön: tai kun poistuvan tuotteen viimeisimmän valmistuserän säilyvyysajankohdasta on kulunut 48 kuukautta kun viimeisestä alkuperäisen tuotteen toimituksesta asiakkaalle on kulunut 48 kuukautta Vaatteilla määräaika on 30 kuukautta, koska vaatteiden mallit muuttuvat kausittain Vaihtuvamittaisten tuotteiden kooditus perustuu kansallisiin toimintamalleihin Jokaisella maalla on oma tapansa koodittaa vaihtuvamittainen tuote Esim. Ruotsin vaihtuvamittaisia koodeja ei saa käyttää Suomessa 18
Lopetetuille vaihtuvamittaisille tuoretuotteille annetut GTIN-muotoiset koodit saa ottaa uudelleen käyttöön kun poistuvan tuotteen viimeisimmän valmistuserän säilyvyysajankohdasta on kulunut 24 kuukautta Mikäli tuotetta ei lanseeratakaan esittelystä ja tuotetietojen tallentamisesta huolimatta voi GTIN-koodin ottaa uudelleen GDSN sääntöjen mukaan käyttöön eri tuotteelle 12 kuukauden kuluttua lanseerauksen perumisen jälkeen. Karenssiaika lähtee siitä kun lanseeraus perutaan tuotetietopankissa Tuotetietojen ilmoittaminen ja virheiden vaikutus Tuotetietojen ilmoittaminen Tuotetietopankissa on ohjelmistollisesti pakollisia tietoja, jotka on pakko ilmoittaa Vastaanottajat edellyttävät että myös ohjelmistollisesti vapaaehtoisia tietoja annetaan Tietoja tarvitaan prosessissa Ilmoitettavat tuotetiedot riippuvat aina käsiteltävästä tuotteesta Virheellinen tieto tuotetietopankissa Virheellisen tiedon merkitys ja vaikutus riippuu missä kohden tuotetietoprosessia virhe esiintyy tai mikä on virheellinen tieto Puuttuvaa tietoa käsitellään kuten virheellistä tietoa Tiedon pitää olla oikeaa ja siihen pitää voida luottaa erityisriskinä allergiset ja väärät väittämät Synkka Tuotteen tietoelementtejä eli attribuutteja Seuraavassa esitellään osa Synkka Tuotteen attribuuteista. Täydellinen kuvaus löytyy Synkka Tuote Tietokuvaukset dokumentista. 19
GTIN-koodi F7260 Tuotteen tunniste Yksilöi tuotteen ja pakkauksen Jokaisella tuotetietopankkiin perustettavalla tuotteella, lajitelmalla, kuljetuspakkauksella ja lavalla (suositus) on oltava oma yksilöllinen GTIN-koodi GTIN-koodi voi olla vähittäistuotteella 8-, 12- tai 13-merkkinen Kaikki GTIN-koodit esitetään etunollilla täydennettynä 14-merkkiseksi (etunollat eivät vaikuta GTIN-koodiin) GTIN-koodi toimii avaimena tietoon Luetaan automaattisesti kassapäätteillä Tuotetiedot löydetään järjestelmistä Virheellinen GTIN-koodi vaikuttaa: Tuotetietorekistereihin Kassajärjestelmiin Tuotteeseen kohdistuvaan seurantaan Tuotesaatavuus Tuote joudutaan poistamaan ja perustamaan uudelleen Tieto on yleensä tunnistetieto, joten sitä ei voi vaihtaa Myös kaikista liitännässä olevista järjestelmistä Yksikkötiedot Yksikkötiedoilla ilmoitetaan kuinka / miten kyseessä olevaa pakkaushierarkian osaa käsitellään Laskutuksessa Tilauksissa Toimituksissa Vastaanottajille välttämättömiä tietoja jotta voidaan määritellä tuotteen oikea käsittelytapa Jokaisessa pakkaushierarkiassa on oltava vähintään yksi laskutusyksikkö, tilausyksikkö ja kuljetusyksikkö 20
Onko tilausyksikkö F7151 Tilausyksiköksi merkitään se pakkaushierarkian osa (GTIN-koodi) jolla tavarantoimittaja ottaa tilauksia vastaan Jokaiselle pakkaushierarkian tasolle pitää määritellä onko se tilausyksikkö Pakkaushierarkiassa pitää olla vähintään yksi tilausyksikkö. Mikäli pakkaushierarkiassa ei ole kuin yksi taso, se on määriteltävä tilausyksiköksi Pakkaushierarkiassa voi olla useampi kuin yksi tilausyksikkö Tilauksen vastaanottajan on tunnistettava tilattava yksikkö Onko laskutusyksikkö F7125 Laskutusyksiköksi merkitään se pakkaushierarkian osa (GTIN-koodi) jolla tavarantoimittaja voi kirjoittaa laskun Jokaiselle pakkaushierarkian tasolle pitää määritellä onko se laskutusyksikkö Pakkaushierarkiassa pitää olla vähintään yksi laskutusyksikkö. Mikäli pakkaushierarkiassa ei ole kuin yksi taso, se on määriteltävä laskutusyksiköksi Onko kuljetusyksikkö F7090 Kuljetusyksiköksi merkitään se pakkaushierarkian osa (GTIN-koodi) jolla tuotetta kuljetetaan (kuljetusyksikkö = toimitusyksikkö) Jokaiselle pakkaushierarkian tasolle pitää määritellä onko se kuljetusyksikkö Pakkaushierarkiassa pitää olla vähintään yksi Kuljetusyksikkö. Mikäli pakkaushierarkiassa ei ole kuin yksi taso, se on määriteltävä kuljetusyksiköksi Jokaiselle kuljetusyksikölle pitää antaa lavatiedot Lavatietojen antaminen Jokaisessa pakkaushierarkiassa pitää olla annettuna lavatiedot! Suosituksena perustaan GTIN-koodillisena lavana Mikäli tuotetta ei kuljeteta koskaan täydellä lavalla, sille ilmoitetaan laskennallisen lavan tiedot 21
Miten tuote olisi lavalla jos toimitetaan kokonainen lava Poikkeuksena lavatietojen antamiseen: Suoratoimitustuotteet, jotka eivät missään vaiheessa ole osa kaupparyhmien jakeluketjua Pienet tuotteet esim. kosmetiikka joita toimitetaan ainoastaan yksittäisinä myyntierinä Virheellinen/puutteellinen tieto Onko tilausyksikkö F7151 Onko laskutusyksikkö F7125 Onko kuljetusyksikkö F7090 Lavatietojen puuttuminen Tuotetietojen vastaanottajat eivät tiedä mitä yksikköä tilata Helpottaa laskutettavien yksiköiden tunnistamista Ei tiedetä mitä kuljetetaan vastaanottajille ei tietoa mikä yksikköä toimitetaan heille Ei voi antaa lavatietoja Tilauksen suunnittelu hankaloituu Jakelukanava F7053 Jakelukanava määrittelee mille jakelukanaville tuotetta toimitetaan Valittu jakelukanava ei estä sen myymistä toiselle asiakaskunnalle Valitaan kaikki ne kanavat, johon tuotetta myydään HoReCa Elintarvike Rauta Käyttötavara Apteekki Terveydenhuolto Noutotukku 22
Erikoiskauppa Määrittelemätön Sisältötiedot Sisältötiedoissa kerrotaan tuotteen sisällön määrät Nettopaino F7147 Bruttopaino F7115 Nettosisältö F7061 Valutettu paino F7091 Mikäli pakkauksessa tuotteen sisältö ilmoitettu kahdella eri yksiköllä (esim. litra ja kilo), molemmat tiedot on annettava sisältötiedoissa Litratieto nettosisällössä ja kilotieto nettopainossa Nettosisältö F7061 Mikäli nettosisältö voidaan antaa muulla yksiköllä kuin painona, se annetaan tuolla toisella yksiköllä Nestemäisillä tuotteilla litratieto Jos voi ilmoittaa tuotteen sisältämän kappalemäärän, ilmoitetaan se, esim.: vaipat, nenäliinat, annoskeksipakkaukset Grammatuotteilla tuotteen sisältö grammoina Nettopaino F7147 Tuotteen paino ilman pakkausta Pienempi kuin bruttopaino Poikkeuksena pakkaamattomat irtotuotteet joilla nettopaino on sama kuin bruttopaino Suositellaan ilmoittavaksi grammoina Valutettu paino F7091 Annetaan nesteeseen säilötyille tuotteille Nestettä ei hyödynnetä 23
Tuotteen paino ilman pakkausta ja nestettä Ei koskaan sama kuin nettopaino Suositellaan annettavaksi grammoina Esimerkkejä: ananassäilyke, tonnikala öljyssä/vedessä Bruttopaino F7115 Vähittäistuotteen bruttopaino sisältäen kaikki pakkausmateriaalit Ei koskaan sama kuin nettopaino, poikkeuksena pakkaamattomat irtotuotteet Kuljetuspakkausten bruttopaino sisältää kaikki pakkausmateriaalit Lavan bruttopainoon lasketaan lavan paino mukaan Voi käyttää lavasta keskiarvoista lavan painoa Suositellaan ilmoitettavaksi grammoina Sisältötietojen ilmoittaminen Salaatinkastike Vaippapaketti Kaurahiutaleet Nettosisältö: tuotteen sisältö millilitroina Nettopaino: tuotteen paino ilman pakkausta Bruttopaino: tuotteen paino pakkauksineen Nettosisältö: tuotteen sisältö kappaleina Nettopaino: tuotteen paino ilman pakkausta Bruttopaino: tuotteen paino pakkauksineen Nettosisältö: tuotteen paino ilman pakkausta Nettopaino: tuotteen paino ilman pakkausta Bruttopaino: tuotteen paino pakkauksineen Tonnikala vedessä Nettosisältö: tuotteen (tonnikala + vesi) sisältö grammoina ilman pakkausmateriaalien painoa 24
Nettopaino: tuotteen (tonnikala + vesi) paino ilman pakkausmateriaalien painoa Valutettu paino: tuotteen (tonnikala) paino Bruttopaino: tuotteen (tonnikala + vesi) paino + pakkausmateriaalien paino Virheellinen/puutteellinen tieto Nettosisältö F7061 Tuotetietojen vastaanottajilla jää tärkeä tieto saamatta Nettopaino F7147 Valmisteverollisten tuotteiden verotettava määrä lasketaan nettopainon mukaan Valutettu paino F7091 Ei tiedetä paljonko itse tuotetta on pakkauksessa Bruttopaino F7115 Logistiset veloitukset lasketaan bruttopainon mukaan Painotietojen virheellisyys vaikuttaa varastointiin, kuljetukseen ja myyntiin Vertailuhinnan peruste F7048 & F7049 Tuotetietopankissa vertailuhinnan peruste ilmoitettava kaikille vähittäistuotteille vaikka lainsäädäntö ei niin vaadikaan Kaupparyhmien vaatima tieto Osto- tai myyntihinta / Vertailuhinnan peruste =Vertailuhinta per kilo / litra / kappale. Yksittäin ja monipakkauksissa myytävät tuotteet, Esim. tölkki olutta ja 6-pakkaus Vertailuhinnan peruste ilmoitettava sekä yksittäiselle tuotteelle että monipakkaukselle Auttaa kauppojen ostajia vertaamaan tuotteiden osto-hintoja keskenään valikoimia tehtäessä Auttaa kuluttajaa vertaamaan tuotteiden hintoja keskenään kaupassa (pakkaukset eivät ole saman suuruisia) Vertailuhintayksiköt ovat Kilo Litra Kappale 25
Kaikille elintarvikkeille ja elintarvikkeisiin verrattaville tuotteille annetaan vertailuhintayksiköksi kilo tai litra Kalaöljykapselit ilmoitetaan kiloissa Jäätelöt ilmoitetaan kiloissa Vaihtuvamittaiselle tuotteelle annetaan vertailuhinnan perusteeksi 1 kg Valutetun painon tuotteille vertailuhinnan perusteeksi valutetun painon arvo eli kiinteän elintarvikkeen paino Käyttötavaroille voidaan vertailuhinnan peruste ilmoittaa kappaleina Esim. WC-paperi, kertakäyttöastiat Yksittäisille dvd- tai cd-levyille ei tarvitse vertailuhinnan perustetta ilmoittaa Monipakkauksilla tieto on ilmoitettava esim. 100 kappaleen pakkaus CD-levyjä Vertailuhinnan ilmoittaminen, esimerkkejä: 20pss/40g vihreä tee - vertailuhinnan peruste 0,040 KG 400ml Tonno Pastakastike - vertailuhinnan peruste ilmoitetaan kiloissa 0,xx KG 2,3kg ruskea kastikeaines 70 annosta - vertailuhinnan peruste 2,3 KG n500g kalkkunafilerulla - vertailuhinnan peruste 1 KG 1,5 L kivennäisvesi - vertailuhinnan peruste 1,5 L 100x70g pikkupulla - vertailuhinnan peruste 7,0 KG 1L vaniljajäätelö - vertailuhinnan peruste x,x KG 24kpl 12-18kg juniorvaippa - vertailuhinnan peruste 24 KPL Virheellinen/puutteellinen tieto Kuluttajalle väärää tietoa Esim. hyllynreunaetiketissä oleva tuotteen vertailuhinta, tuotteen hinta kiloissa, litroissa tai kappaleissa, on virheellinen. Valikoimapäätöksissä ei pystytä laskemaan oikeaa hintaa 26
Vaihtuvamittaiset tuotteet Vaihtuvamittaisen tuotteen GTIN-koodi on joko: 23-alkuinen, alle 10 kg:n tuote 24-alkuinen, yli 10 kg, mutta alle 100 kg tuote 25-alkuinen, yli 100 kg:n tuote Koodit oltava Suomesta myönnetyistä yritystunnisteista Merkitään Onko vaihtuvamittainen tuote F7198 = Kyllä Annetaan Vaihteluväli prosentteina F7199 Vertailuhinnan perusteeksi F7149 tulee: 1 KG Koodi ilmoitetaan tuotetietopankkiin 0-painolla, esim: 2350921100005 Netto- ja bruttopainoksi annetaan keskiarvopaino Mitoiksi annetaan suurimman mahdollisen pakkauksen mitat Vaihtuvamittaisen vähittäistuotteen kuljetuspakkaus suositellaan perustettavaksi 9-alkuisena GTIN-14:ta Painoksi annetaan keskiarvo Korvaavuustiedot Korvaavuustieto ilmoitetaan kun uusi tuote korvaa edellisen vähittäistuotteen/ kuljetuspakkauksen Tieto annetaan uudelle tuotteelle Käytössä kaupoissa mm. Valikoimanmuodostus Kauppojen tarvesuunnittelu Tiedotus Hyllysaatavuus kaupoissa Korvaavuustiedon voi antaa vain vastaavalle tuotteelle ei siis esim. reseptimuutoksiin 27
Käytetään, kun kyseessä on esim. tuotteen koossa tai nimessä tapahtuvat muutokset vaativat uuden GTIN-koodin antamisen Esim. nettopaino muuttunut yli 3% Tuotetietopankissa kentän nimi on Korvattava GTIN F7116 Valmistusmaa ja alkuperätiedot Valmistusmaan F7064 ilmoittaminen Pakollinen tieto Valmistusmaa tietokenttään voi antaa arvon monta kertaa Ilmoitetaan vähintään se maa mikä tuotteen pakkauksessa mainitaan Esim. samaa tuotetta valmistavia tehtaita sijaitsee useassa eri maassa ja pakkauksessa on maininta missä maassa ko. pakkaus on valmistettu. Synkka Tuotteessa voi ilmoittaa kaikki valmistusmaat. Alkuperäteksti F7331 Alkuperäteksti F7331 (Place Of Provenance Statement) Vapaa tekstikenttä Ilmoitetaan kuten pakkauksessa Esim. From the Napa Valley, Made in Paris, Made in EU Tuotantovaihe F7344 ja tuotantovaiheen toteutusmaa F7345 F7344 Tuotantovaihe ilmoittaa tuotantovaiheen tyypin Kokoamispaikka (Assembly) Syntymäpaikka (Birth) Pullotuspaikka (Bottling) Pyyntialue (Catch zone) Viljelypaikka (Farming) Viimeinen jalostuspaikka (Last processing) 28
Kasvupaikka (Rearing) Teurastuspaikka (Slaughter) Jokaiselle ilmoitetulle tuotantovaiheelle määritellään Tuotantovaiheen toteutusmaa F7345 Ainesosan tuotantovaihe F7350 ja ainesosan alkuperämaa F7351 Ilmoitetaan kuten pakkauksessa Ilmoitetaan raaka-aineista joista alkuperä pitää lain mukaan ilmoittaa Voidaan ilmoittaa muistakin raaka-aineista Kokoamispaikka (Assembly) Syntymäpaikka (Birth) Pullotuspaikka (Bottling) Pyyntialue (Catch zone) Viljelypaikka (Farming) Viimeinen jalostuspaikka (Last processing) Kasvupaikka (Rearing) Teurastuspaikka (Slaughter) Kausituotteet Kausituote on tuote jota myydään vain tiettynä aikana vuodesta Joulukalenteri Pääsiäismunat Kausituotteille pitää ilmoittaa jokaiselle kaudelle seuraavat tiedot: Kausisaatavuus alkaa F7183 Kausisaatavuus päättyy F7184 Mikäli tieto puuttuu tai on virheellinen tuotetietojen vastaanottajat saa tietoa, milloin tuotetta on tarjolla 29
Tavararyhmäkoodit ja luokittelut Synkka Tuotteessa on käytössä useampi eri tuoteluokittelu Jokaisella oma tarkoituksensa Eri luokittelut jakavat tuotteita eri tavalla tuoteryhmiin Kaukeva-tavararyhmittely F7177 Tuotteiden maakohtaisena tavararyhmänumerona käytetään Kaukeva-tavararyhmittelyä Suomalainen tavararyhmittely, löytyy vain suomeksi Vastaanottajilla käytössä mm. Ohjaamassa tuotetietojen jakautumista OVT-laskutuksessa Hyllypaikan määrityksessä Tuotteille annetaan lähimmäksi vastaava ryhmä Kaikille tuotteille ei löydy ryhmää. Kysyttävä vastaanottajilta mitä ryhmää silloin käytetään Kaukeva-tavararyhmittely löytyy www.synkka.fi sivustolta. Excel-listaus, josta näkee pääluokat GPC-ryhmittely Global Product Classification (GPC) Maailmanlaajuinen tuoteryhmittely Nelitasoinen hierarkkinen tuoteryhmittely Segment, Family, Class ja Brick (attribuutit ja niiden arvot) Maailmanlaajuinen ja käyttäjiensä ylläpitämä luokittelujärjestelmä Soveltuu erilaisiin käyttötarpeisiin Esimerkiksi yrityksen tuotepuun pohjaksi Yksi GDSN-standardin mukaisissa tuotetietopankeissa käytetyistä ylläpitoon /tietojen vaihtoon käytetyistä kriteereistä 30
GPC:n perustana toimii Brick-koodi F7114, joka määrittelee samankaltaisten tuotteiden ryhmän Brick-koodeja voidaan määritellä tarkemmin hyödyntämällä attribuutteja ja niiden arvoja GPC-ryhmittely löytyy osoitteesta: www.gs1.org/1/productssolutions/gdsn/gpc/browser/ 31
GPC-ryhmittelyn Attribuuttien tyyppi F7112 ja arvon F7113 käyttäminen Brick-koodeja voidaan tarvittaessa tarkentaa käyttämällä attribuutteja Attribuuttien käytön tarpeellisuutta kannattaa aina harkita tarkkaan Tarpeettoman laaja käyttö hankaloittaa ryhmittelyn sujuvaa käyttöä Liian suppea käyttö hankaloittaa tuotteiden luokittelua kun tuoteominaisuuksia jää ilmoittamatta Mietittävä tuotekohtaisesti Synkka Tuotteessa vastaanottajat voivat etsiä tuotteita GPC-ryhmittelyn Brick-koodin F7114 avulla Synkka Tuotteessa osan tietojen pakollisuus on kytketty GPC-ryhmittelyyn Esim. alkoholitietojen antaminen onnistuu vain tuotteille joilla on alkoholeihin viittaava GPC Brick-koodi Sen voi implementoida osaksi yrityksen omaa taustajärjestelmää Yrityksen sisäinen tuotepuu voi pohjautua joko osittain tai kokonaan GPC:hen CPV-luokittelun F7250 ilmoittaminen Tuotteille annetaan sitä vastaava tai sen ominaisuuksia lähinnä oleva CPV-luokittelu (Common Procurement Vocabulary) Mikäli oikeaa tai lähellä olevaa CPV-luokittelua ei löydy, tieto voidaan jättää antamatta Vastaanottajat haluavat tämän tiedon tuotteilta, mikäli sille on olemassa CPV-luokittelu Tullikoodi Tullikoodin eli CN-nimikkeistön ilmoittaminen F7119 Euroopan yhteisön yhdistetty nimikkeistö (Common Nomenclature) Käytetään vienti-ilmoituksissa ja sisäkaupan tilastoilmoituksissa Tuotteiden verotiedot perustuvat Tullikoodiin, mm. 32
Makeis- ja jäätelövero Virvoitusjuomavero Nimikkeistö tulee voimaan kunkin vuoden alussa Löytyy osoitteesta www.tulli.fi Tarkistettava vuosittain, onko omien tuotteiden tullikoodiin tullut muutoksia Päivitettävä tiedot tuotetietopankkiin mikäli muutoksia Tullikoodin Luokitustyyppi F7120 Suomen kohdemarkkinalla suositellaan käytettäväksi toista alla olevista arvoista: CN-koodi Taric (Euroopan Yhteisöjen integroitu tullitariffi) Valmisteverot Annetaan savukkeille, virvoitusjuomille, alkoholeille, makeisille ja jäätelöille Tietona annetaan Valmisteveron tuoteryhmä F7215 Perustuu tullikoodiin Mikäli toimittajalla on Pientuottaja alennus, se ilmoitetaan attribuutilla Alennus / vapautus valmisteverosta F7214 Lämpötilat Varastointilämpötilat minimi F7189 ja maksimi F7190 Kerrotaan vastaanottajille, missä lämpötiloissa tuotetta varastoidaan Kerrotaan optimaalisin lämpötila tuotteen varastointiin Varastoinnissa käytetään seuraavia määriteltyjä lämpötiloja: Pakaste -18 C Kylmät 2-4 C ja 4-8 C 33
Normaali huoneenlämpö 18 22 C Mikäli tuotteelle on määritelty eri varastointilämpötila (esim. hedelmät 17-19 C) tai tuotteen pakkauksessa on varastoinnin lämpötila ilmoitettuna, niin silloin annetaan se lämpötila Kuljetuslämpötilat Minimi F7191 ja Maksimi F7192 Kerrotaan vastaanottajille missä lämpötiloissa tuotetta voidaan kuljettaa Annetaan kuljetuksen aikaisten lämpötilojen ylä- ja alaraja Lämpötilatoleranssi (min) F7211 ja Lämpötilatoleranssi (max) F7210 Minimi- ja maksimi lämpötila, jotka tuote kestää. Lämpötilaraja mitä ei saada ylittää tai alittaa Lämpötilatieto on tärkeä mm. Meijerituotteille Vaarallisia aineita sisältäville tuotteille Niille tuotteille joille lämpötila on tärkeä turvallisuus- ja laatusyistä Tieto pakko antaa kaikille tuotteille joille lämpötilalla on vaikutusta Muille tuotteille suositellaan annettavaksi Virheellinen/puutteellinen tieto Vaikeuttaa tuotteiden kuljetusta, varastointia ja myyntiä Lämpötilat määrittelevät käytettävää varastoa, kuljetuskalustoa ja sijoitusta myymälään Vaikeuttaa tuotteen käsittelyä mikäli ei ole tiedossa lämpötoleransseja (minimi- ja maksimilämpötilat) Tuotteen lisätiedot Lisätietoja voidaan antaa kaikille tuotteille Mikäli tuotteen pakkauksessa on ilmoitettu lisätietoja, ne on annettava tuotetietopankkiin 34
Tuotetietopankkiin voidaan antaa enemmän tietoa kuin tuotteen pakkauksessa on Tuotteen pakkauksessa olevien ja tuotetietopankin tietojen pitää täsmätä Kaikille elintarvikkeille on ilmoitettava ravitsemuksellisia lisätietoja Tuotteelle ilmoitetaan tavararyhmälle ominaiset ominaisuudet tai poikkeavat ominaisuudet Ainesosalista F7018 Ainesosalista annetaan samanlaisena kuin se on pakkauksessa Pakollinen antaa suomeksi ja ruotsiksi Ainesosalista annetaan Elintarvikkeille Teknokemian tuotteille Kaikille tuotteille joiden pakkauksessa ainesosalista on kirjoitettuna Säilytysohjeet F7252 ja käyttöohjeet F7354 Käyttötavaroiden kuluttajille ilmoitettavat säilytys- ja käyttöohjeet Elintarvikkeilla Elintarviketietoasetuksen EU 1169/2011 mukaisesti tuotteen erityiset säilytysolosuhteet ja/tai käyttöolosuhteet Ainesosat F7016 Annetaan tieto jos tuote sisältää alla olevia ainesosia Eläinperäisiä aineosia Atsovärejä Liivatetta peräisin naudasta Liivatetta peräisin siasta Liivatetta Lihaa / kalaa / äyriäisiä Sianlihaa Tarkempi määrittely riittää. Esim. jos tuotteessa on sianlihaa (ei muuta lihaa, kalaa tai äyriäisiä), niin tuotteelle merkitään ainoastaan Sianlihaa 35
Ainesosan järjestysnumerona F7259 ensimmäiselle annetulle tulee 1, toiselle 2 Toukokuu 2016 Allergeenit F7004 ja kontaminaatioaste F7308 Allergeeneissä ilmoitetaan kontaminaatioasteella SISÄLTÄÄ EI SISÄLLÄ SAATTAA SISÄLTÄÄ Allergeenilistalla on sekä Elintarviketietoasetuksen EU 1169/2011 vaatimia allergeeneja sekä muita vastaanottajien haluamia allergisoivia ainesosia Allergeenilistauksella on myös teknokemian allergisoivat ainesosat Mikäli tuotteella ei ole listattuja allergeeneja annetaan arvo X99 - Ei pakollisesti ilmoitettavia allergeeneja Allergeenit Sisältää Allergeeneihin ilmoitetaan mikäli tuote sisältää ko. allergisoivaa ainesosaa Kontaminaatioasteeksi F7308 tulee SISÄLTÄÄ Kaikki tuotteella olevat allergisoivat ainesosat on ilmoitettava EU 1169/2011 asetuksen mukaan allergisoivat ainesosat on korostettava pakkauksen ainesosalistalla Tuotetietopankissa korostus tehdään aina SUURAAKKOSIN Allergeenit ei sisällä Allergeeneihin ilmoitetaan mikäli tuote EI sisällä ko. allergisoivaa ainesosaa Kontaminaatioasteeksi F7308 tulee EI SISÄLLÄ Tarkista lainsäädännöstä milloin tuotteelle saa antaa tiedon EI SISÄLLÄ Kaikkia allergeenejä ei varmuuden vuoksi anneta Ei sisällä kontaminaatioasteella Allergeenit SAATTAA SISÄLTÄÄ Allergeeneihin ilmoitetaan mikäli tuote saattaa sisältää ko. allergisoivaa ainesosaa Kontaminaatioasteeksi F7308 tulee SAATTAA SISÄLTÄÄ 36
Tarkista lainsäädännöstä milloin tuotteelle saa antaa tiedon SAATTAA SISÄLTÄÄ Tieto on annettava tuotetietopankissa mikäli, se on annettu tuotteen pakkauksessa Energiasisällöt ja viitearvo Energiapitoisuus F7010 ja energiasisältöön F7006 annetaan samat arvot kuin tuotteen pakkauksessa on Ravintoarvo: viitearvo kertoo mille arvolle ravitsemukselliset tiedot on laskettu Tuotteen ravintoarvot tulee ilmoittaa pakkauksessa ja tuotetietopankissa per 100 g/ml. Tämän lisäksi arvon voi antaa pakkauksessa per annos tai per kappale. Tuotetietopankissa voi ilmoittaa ravintoarvot myös määritellylle annoskoolle, esim. per 40 g. Kaikki ravitsemukselliset tiedot voidaan antaa tuotetietopankissa useampaan kertaan (eri annoskoolla eriteltynä) Tuotteen tila F7008 Ravitsemukselliset tiedot / tuotteen tila kertoo millaiselle tuotteelle ravitsemuksellisten tietojen tiedot on annettu: Valmis Valmistamaton Tuotetiedot ilmoitetaan valmistettavilla tuotteilla (jauheet, kastikeainekset jne) aina valmistamattomalle tuotteelle Käytettävät määrät ja aineet vaihtelevat E-numerot F7003 Mikäli tuotteessa on E-numeron omaava ainesosa, se on ilmoitettava E-numerolistauksessa vaikka sitä ei olisikaan kirjoitettuna ainesosalistaan E-numerona E-numerolistausta käytetään hakutoiminnoissa Eviran sivuilta löytyy E-koodiavain joka on tarkoitettu kuluttajille Tarkin tieto löytyy Lisäainelainsäädännöstä 37
Lisäaineominaisuudet F7002 Tietoa pakollisesti ilmoitettavista lisäaineista, esim. sisältää aromivahvennetta käyttö voi aiheuttaa laksatiivisen vaikutuksen sisältää säilöntäainetta sisältää fenyylialaniinin lähteen Tieto annettava mikäli jokin lisäaineominaisuus on tuotteella Mikäli elintarvikkeella ei ole mitään listattua lisäaineominaisuutta, sille annetaan arvoksi NON - ei sisällä pakollisesti ilmoitettavia lisäaineita Ravintosisältö F7022 Tuotteen pakkauksessa olevat ravintosisältömerkinnät annetaan samoilla arvoilla tuotetietopankkiin Mikäli annetaan esim. hiilihydraattia josta sokereita on annettava myös hiilihydraattien määrä 0-arvon voi myös antaa Ravintosisällön mittaustarkkuus Mittaustarkkuus kertoo kuinka tarkka annettu arvo on. Vaihtoehtoiset tarkkuudet ovat: Noin Tätä suositellaan käytettäväksi Tasan Mikäli ravintotekijää on tarkalleen ilmoitettu määrä Vähemmän kuin Mikäli käytetään Vähemmän kuin (<)-arvoa, tieto siitä pitää olla myös tuotteen pakkauksessa Ravintoaine F7020 Tuotteen prosentteina ilmoitettava ravintokoostumus Annettavia ravintoaineita ovat mm. Rasvapitoisuus Alkoholipitoisuus Alkoholipitoisuus annetaan tuotteille jotka sisältävät alkoholia esim. liköörikonvehdit, leivonnaiset. Näille tuotteille ei anneta alkoholiprosenttia 38
Koodilistalta löytyy myös arvo Kotimaisuusaste F7342 Ravitsemuksellisen ominaisuuden aines ja F7343 Ravitsemuksellinen ominaisuus Ravitsemuksellisia ominaisuuksia annetaan sen mukaan mitkä ovat tuoteryhmälle tyypillisiä ominaisuuksia tai poikkeavia ominaisuuksia. Kaikkia vaihtoehtoja ei valita varmuuden vuoksi. Esim. rasvaton, runsaskuituinen, lisätty c-vitamiinia Tarkemmat ohjeet löytyvät Elintarvikkeiden lisäohjeistuksesta Gluteenittomat ja Laktoosittomat tuotteet Vähittäiskaupan tuotteilla joille annettaan jokin seuraava ravitsemuksellinen ominaisuus: Gluteeniton Vähägluteeninen Laktoositon Vähälaktoosinen Tieto tulee löytyä myös tuotteen pakkauksesta Vain SK-puolelle toimitettaviin tuotteisiin voi antaa tiedon näistä ilman, että sitä on tuotteen pakkauksessa Teknokemian erityisominaisuudet F7030 Teknokemian tuotteille annettavia lisätietoja Antibakteerinen Valkaiseva Tiiviste Klooriton Alkoholiton Ei sisällä ammoniakkia Ei sisällä valkaisuainetta Zeoliititon 39
Painepakkaus Fosfaatiton Herkän ihon tuote Valkaisematon Hajustamaton Mikäli tuotteella on näitä ominaisuuksia, ne on listattava tuotetietoihin Valmistusohje F7028 Annetaan tuotteelle valmistusohje Kuinka ohjeen mukaan elintarvike valmistetaan Kenttään voi antaa muuta lisätietoa tuotteesta Mikäli annetaan Valmistusohje, on myös annettava Valmistustapa F7037 Pakkausmerkinnät F7017 Pitää ilmoittaa tuotteelle, mikäli sillä niitä on, esim. Sydänmerkki Hyvää Suomesta Avainlippu Reilu Kauppa Luomumerkit Vastaanottajat käyttävät näitä merkkejä mm. Valikoimanmuodostukseen Tiedotukseen Raportointiin esim. yhteiskuntavastuun raportti (osa tilinpäätösaineistoa/vuosikertomusta) Luomumerkit Ympäristömerkit Reilu Kauppa-merkit 40
Pakkausmerkki F7017 Mikäli jokin Pakkausmerkki on annettuna tuotteen pakkauksessa, se on oltava annettuna tuotetietopankkiin Tuotetietopankkiin ei saa ilmoittaa pakkausmerkkiä jota ei ole tuotteen pakkauksessa Toimittaja vastaa siitä, että tuotteella on oikeus käyttää ilmoitettua pakkausmerkkiä Virheellinen/puutteellinen tieto Vaikutus valikoimatyöhön Luomutuotteet, gluteenittomat tuotteet, laktoosittomat tuotteet Pahimmillaan tuote jätetään pois valikoimista Lisätiedot kertovat tuotteen ominaisuudet Ravintosisältöjen puuttuminen aiheuttaa virheellistä kuluttajainformaatiota Pakkaustiedot Pakkaustyyppi F7157 Jokaiselle vähittäistuotteelle, kuljetuspakkaukselle ja lavalle on valittava pakkaustyyppi Pakkaustyyppejä annetaan niin monta kuin kyseisellä pakkauksella niitä on. Ensimmäisenä ilmoitetaan tuotteen pääpakkaustyyppi Esimerkiksi hammastahnatuubi joka on pahvirasiassa saa 2 eri pakkaustyyppiä: rasia ja tuubi Pakkausmateriaalitietojen ilmoittaminen Jokaiselle pakkaushierarkian tasolle annetaan pakkausmateriaalitiedot 41
Yksikölle annetaan vain käsiteltävän yksikön pakkausmateriaalitiedot. Kuljetuspakkaukselle ei anneta enää uudestaan vähittäistuotteen pakkausmateriaalitietoja Jokaiselle pakkaustyypille annetaan pakkausmateriaalitiedot Tiedot annetaan vain GTIN-koodillisen yksikön mukaan Toukokuu 2016 Hyllytettävä tuote Mikäli myyntierä on hyllytettävä esim. tarjotin, sille on ilmoitettava tiedot miten tuotteet on hyllytettävässä pakkauksessa Kuljetuspakkaukselle kerrotaan pakkauksessa olevien tuotteiden lukumäärä kappaleina eri suunnissa Leveyssuunnassa F7249 Syvyyssuunnassa F7248 Korkeussuunnassa F7247 Nämä tiedot yhdessä kertovat vastaanottajalle, että pakkaus on hyllytettävä Virheellinen/puutteellinen tieto Vaikutus hyllykuviin Mikäli tietoa pakkauksen hyllytettävyydestä ei ole saatavilla, se vaikuttaa hyllytilasuunnitteluun Pakkaustyyppi vaikuttaa kuljetuspakkausten varastointiin (varastosuunnitteluun) Laatikot ja lavat eri paikoissa varastoissa 42
Kuljetuspakkauksen sisältötiedot Kuljetuspakkauksen ja lavan sisältötiedot Pakkauksen tiedoissa ilmoitetaan aina, montako hierarkiassa seuraavaksi alempaa erillistä GTIN-koodillista yksikköä se sisältää. Vaikuttaa tilauksiin, tavaran vastaanottoon ja saldoihin. Virheellisen tiedon vaikutuksia: Tuotteen saldot eivät vastaa tuotetietoihin ja tulevaan tavaraan Virheellinen kustannusseuranta/tuotehinnoittelu Virheellinen logistinen veloitus Virheellinen myyntierän kappalemäärä aiheuttaa hyllykuvien uusimisen Pahimmillaan vaatii inventoinnin kaikissa varastoissa ja myymälöissä Käsittelyohjeet Käsittelyohje F7118 ohjeistaa vastaanottajaa tuotteen / pakkauksen käsittelystä Käsittelyohjeita on mm. Useita etupuolia tuotteella on useampi vaihtoehtoinen hyllytystapa Pakaste tuote on pakaste Pinottava tuotetta voidaan pinota päällekkäin Elintarvike tuote on elintarvike Tehdaspakkaus kuljetuspakkaus sisältää pienempiä myyntieriä purettava varastossa Ei-pinottava tuotetta ei saa pinota Virheellinen / puuttuva tieto Esim. pakastetuotetta ei ole merkitty pakasteeksi Useita etupuolia opastaa vastaanottajaa vaihtoehtoisista hyllytystavoista 43
Vaarallinen aine ja Vaarallinen valmiste Vaarallisten aineiden tiedot Laki vaarallisten aineiden kuljetuksesta 719/1994 11 Henkilöstön yleinen pätevyys Jokaisella vaarallisten aineiden kuljetukseen tai tilapäiseen säilytykseen liittyviä tehtäviä, kuten pakkaamista, lähettämistä, laivaamista, lastaamista, kuormaamista, kuljetusta tai purkamista, suorittavalla henkilöllä tulee olla tarvittava kuljetuksen turvallisuuden varmistava koulutus tai muu pätevyys tehtävään ja riittävän usein toistuva täydennyskoulutus, jollei tehtävää suoriteta koulutetun henkilön välittömässä valvonnassa. Annetaan tuotteille joita koskee ominaisuuksiensa tai ainesosiensa vuoksi VAK-lainsäädäntö Annettavia tietoja on mm. VAK-luokka F7067 YK-numero F7077 Luokittelukoodi F7068 Pakkausryhmä F7073 Vaarallinen valmiste Vaarallisten valmisteiden tietoja käytetään valmisteiden säilytyksessä, varastoinnissa ja hävittämisessä Vaarallisten valmisteiden tietoja on mm. Varoitusmerkit H- ja P-lausekkeet S- ja R-lausekkeet (väistyvä asetus) Turvallisuusneuvonantaja Jokaisessa yrityksessä joka toimittaa tuotteita joita käsitellään vaarallisina aineina pitää olla turvallisuusneuvonantaja Turvallisuusneuvonantaja vastaa yrityksessä vaarallisten aineiden tietojen oikeellisuudesta 44
Virheellinen/puuttuva tieto Voi aiheuttaa vaaratilanteita toimitusketjussa Väärä käsittely Virheellinen tieto kuluttajalla Private Label ja yksinmyyntituotteet Private Label tuotteet eli kaupan omat merkit (esim. Pirkka, Rainbow, Eldorado) perustetaan tuotetietopankkiin Yksinmyyntituote eli tuote josta on sovittu, että sitä toimitetaan vain yhdelle kaupparyhmälle Kaupparyhmä voi antaa ohjeita kuinka haluaa tuotteen perustettavan tuotetietopankkiin Tuotteen valmistaja perustaa tuotteen ja vastaa tuotetiedoista Kaikki Private Label-tuotteiden lavat perustetaan GTIN-koodillisina lavoina. Ei-Julkinen GLN F7149 PrivateLabel- ja yksinmyyntituotteille annetaan tiedoksi ne vastaanottajat, joilla on oikeus nähdä tuotetiedot Tämä tapahtuu antamalla Ei-julkinen GLN:n kohtaan halutun vastaanottajan GLNnumero Muut tuotetiedon vastaanottajat tai tiedontoimittajat eivät näe tuotetietoja Tuotetiedot on piilotettu, koska tuotetta ei saa toimittaa muille kuin määritellyille osapuolille Toimittajan on huolehdittava siitä, että kaikilla tarvittavilla tahoilla on oikeus nähdä tuotetiedot SOK/Inex + Meira Nova + pakasteilla Finnfrost Tuko Logistics + omistaja + pakasteilla Finnfrost RuokaKesko Poistuvat PrivateLabel-tuotteet Tuotetiedot pitää olla saatavilla niin kauan kuin tuote on toimittajalla toimituksissa Toimitusten päättymisen jälkeen toimittaja poistaa tuotetietojen näkyvyyden vastaanottajalta 45
Virheellinen/puuttuva tieto Tuotetiedot eivät kohdistu oikein Tiedot eivät ole oikean vastaanottajan käsiteltävissä Tuotetiedot kaikkien nähtävillä Yksinmyyntituotteilla mikään muu tuotetiedoissa ei kerro, ettei tuotetta toimiteta muille kuin sovitulle taholle Jos lavatiedot annetaan GTIN-koodittomana lavana, vastaanottajat eivät saa tarvitsemiaan lavan pakkausmateriaalitietoja Tuotteen kuvaus ja Markkinointiteksti Tuotteen kuvaus F7128 on 500 merkkinen vapaa tekstikenttä Kerrotaan mikä tuote on / miten poikkeaa jo markkinoilla olevista vastaavista tuotteista Tieto auttaa kaupparyhmien valikoimakäsittelyssä Markkinointiteksti F7135 on 1000 merkkinen vapaa tekstikenttä Annettava teksti voidaan käyttää sellaisenaan tuotteen markkinoinnissa Markkinointiteksti siirtyy Mediapankkiin siellä oleville tuotteille Yhteiset käytännöt Tuotetietopankkiin voi tiedon antaa vain yhdellä tapaa Mikäli vaatimukset vaihtelevat, tarvitaan yhteinen käytäntö ilmoittaa tieto Yhteisiä käytäntöjä ovat mm. Nimeäminen Mittaaminen Kenttäkohtaisia ohjeita 46
Erityistuotteiden ohjeistukset esim. myymäläpaistopakasteet Yhteisiä käytäntöjä luodaan joko GS1 organisaation tai Yhteiset käytännöt työryhmän toimesta Tuotteen nimeäminen Kaikille vähittäistuotteille sekä niiden kuljetuspakkauksille on annettava nimi Tuotenimi on se nimi, mikä lukee tuotteen pakkauksessa Yleisnimi on hyvän kauppatavan mukainen nimi Löytyy usein tuoteselosteesta Nimet kirjoitetaan tavallisten kirjoitussääntöjen mukaan Isot alkukirjaimet, muuten pienellä Huom; Ei koko nimeä SUURaakkosin Ruotsin- ja englanninkielisissä nimissä ei käännetä tuotenimeä, vaan pelkästään variantti ja yleisnimi Variantti esim. appelsiini Yleisnimi esim. täysmehu Mikäli tuotteella ei ole brandia, tuotteen brandina käytetään tavarantoimittajan nimeä Mikäli brandia tai tavarantoimittajan nimeä lyhennetään, se lyhennetään aina samalla tavalla Huomioitavaa Lyhenteeksi ei riitä yksi kirjain Ei pisteitä lyhenteiden perään Vältetään tarpeettomia välilyöntejä Esim. paino n. 300 g n300g Kokonaisuus oltava ymmärrettävä Erikoistapaukset Jos vähittäistuotteen pakkauksessa mainitaan sekä ml että g, tuotetietopankkiin annettavassa nimessä ilmoitettava molemmat (esim. salaatinkastikkeille 250ml/256g) Säilykkeiden yms. nimeen nettopaino/valutettu paino (esim. ananassäilykkeille 250/153g) 47