VAASAN YLIOPISTON TALOUSSÄÄNTÖ Hallitus 30.8.2011 Yliopistolain (558/2009) 14 $:n 2 momentin 8) -kohdan ja 28 g:n perusteella yliopiston hallitus on 4. päivänä huhtikuuta2dll hyväksynyt tämän talouss?iännön. 1. LUKU YLEISET UÄÄNÄYKSET 1S Soveltamisala Vaasan yliopiston taloudenhoidossa on sen lisäksi, mitä muutoin on säädetty taikka määrätty, noudat ettav a tämän taloussäännön määräyks iä. 2$ Toimintaperiaatteet Yliopiston toiminnot on järjestettlivä jatehtävät hoidett va siten, että o yliopiston hallituksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan, o yliopiston talous on tasapainossa, o vastuu kunkin tehtäväalueen toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä, o organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta j a riskienhallinta, o yliopistossa noudatetaan hyvää johtamis- ja hallintotapaa, maksuliikenne, rahoitustoiminta ja sijoitustoiminta hoidetaan turvallisesti ja taloudellisesti ja o lainanotto on toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua. 3S Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta toteutetaan siten, että valvonnan näkökohdat otetaan huomioon osana yliopiston normaaleja toiminta- ja talousprosesseja. Sisäisen valvonnan järjestämisestä ja kehittämisestä vastaa rehtori, kuitenkin niin, että sisäisen valvonnan valiokunnan nimittää ja sen säännöt vahvistaa hallitus. Kunkin yksikön johtajan tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan näkökohdat to iminnan j a talouden j ärj eståimises sä. 2. LUKU TALOUSHALLINNON ORGANISAATIO 4 S Taloushallinnon toimijat Yliopiston taloudesta vastaavat hallitus ja rehtori siten kuin yliopistolaissa ja yliopiston johtosäännössä on såiädetty. Talousjohtaja vastaa talousjohtamisen kokonaisuudesta. Ta-
2 ss loushallintoa hoitavat yliopistopalveluiden taloushallinto -yksikkö ja yliopiston tulosyksiköt siten kuin yliopiston johtosäännössä ja tässä taloussåiännössä määrätäåin. Tilintarkastajien valinta Yliopistokollegio valitsee yliopiston tilintarkastaj at. 6S Talouspalvelut Taloushallinto-yksikkö vastaa yliopiston talousarvion ja tilinpåiätöksen valmistelusta sekä taloushallinnon järjestämisestä ja kehittämisestä keskitetysti. Yliopiston taloushallintoa koskevat ratkaisut tehdään koko yliopistoa koskevina, jolloin koko organisaatio toimii yhtenäisessä talousj fi estelmässä Erikseen m iäriteltyjä taloushallinnon palveluja voidaan ostaa yliopiston ulkopuolisilta palveluntuottaj ilta. Palve luj en o stosta päättää rehtori tai hallitus. Taloushallinto-yksikkö antaa talous sääntöä täydentäviä ohj eita. 7S Tulosyksiköt Tulosyksiköitä ovat tiedekunnat, erilliset laitokset ja yliopistopalvelut. Tulosyksikön johtaja vastaa yksikön toiminnasta ja taloudesta sekä yksikön kä össä olevasta yliopiston omaisuudesta. 3. LUKU RAIIOITUS- JA SIJOITUSTOIMINTA SEKÁ MAKSULIIKENNE I $ Rahoitustoiminta Rehtori hyväksyy talousjohtajan esityksestä hallituksen hyväksymän rahoitussuunnitelman edellyttämät pitkäaikaisen vieraan pääoman lisäykset sekä joustavan likviditeetin hoitamiseen tarvittavat lyhytaikaiset luottolimiitit tai lainaohjelmat kahteen miljoonaan euroon asti. Hallitus hyväksyy pitkäaikaisen vieraan pääoman lisäyksen, jos se ylittåiä rahoitussuunnitelmassa hyväksytyn pitkäaikaisen vieraan pääoman måiärän, ja lyhytaikaisen vieraan pääoman lisäyksen, jos se ylittaa kaksi miljoonaa euroa. es Sijoitustoiminta Hallitus hyväksyy yliopiston sijoitustoimintaa koskevat periaatteet. Tarkemmat ohjeet sijoitusten organisoimisesta määritellään tarkemmin hallituksen hyväksymässä sijoitussuunnitelmassa. Taloushallinto-yksikkö vastaa kausiluontoisten kassaylijaamien sijoittamisesta käyttäen likvidej ä instrumenttej a j a j oustav ia tilimuotoj a.
Pitkäaikainen rahoituksellinen ylijåiämä tulee sijoittaa aktiivisesti käyttäen instrumentteja, joilla on alhainen riski ja hyvä likviditeetti. Pitkäaikaisia sijoituksia voidaan tehdä myös osakkeisiin ja rahastoihin. Rehtori piäittäìi sijoituksista talousjohtajan esityksestä. 10 S Rahastot Omakatteisten rahastojen toiminta javarateritellään rahastojen sääntöjen mukaisesti. Mikäli rahaston säännöt sallivat, voidaan rahaston likvidit varat sijoittaa yhdessä yliopiston varojen kanssa sijoituspolitiikan mukaisesti. Rehtori hyväksyy sijoitukset talousjohtajan esityksestä. 11 S Maksuvalmius Taloushallinto-yksikkö huolehtii päivittäisen maksuvalmiuden riittävyydestä lyhyen ajan likviditeettisuunnittelulla j a joustavilla rahoitusinstrumenteilla. 12 $ Maksuliikenne lss Rehtori päättää rahalaitoksissa avattavista palvelusopimuksista ja rahalaitoksissa olevien tilien käyttöoikeuksista. Tilien avaamisesta ja lopettamisesta päättieä talousjohtaja. Taloushallinto-yksikkö pitää luetteloa tileistä ja niiden käyttäjistä. Talousjohtaja ja talousjohtajan määräämä henkilö suunnittelevat tulevat ja lähtevät maksut. Talousjohtaja hyväksyy maksutositteet. Käteiskassat Kassojen tarkoituksena on vähäisen maksuliikenteen j oustava hoitaminen. Talousjohtajapaättiâä kassojen perustamisesta sekä yliopiston påiäkassassa ja muissa kassoissa pidettävien varojen enimmäismäärästä. Kertyneet varat on viipymättä siirrettävä yliopiston pankkitilille. Kassakirjan pitämistä ja tilityksiä valvoo talousjohtajan mätiräämä henkilö. Taloushallinto-yksikkö pitää käytössä olevista kassoista luetteloa. Yliopiston pääkassan tarkastaa vähintään kerran vuodessa talousjohtaja tai hänen måiäräämänsä. Muiden kassojen tarkastamisesta huolehtii asianomaisen tulosyksikön johtaja tai hlinen määrziämänsä. 14s Maksukortit ja asiakaskortit Talousjohtaja hyväksyy yliopiston käyttöön tulevat luotto- ja maksukorttisopimukset. Yritysten myöntämien asiakaskorttien asiakasedut tulevat yliopiston hyväksi.
4 Maksukortti voidaan myöntää yliopiston palveluksessa olevalle perustellun, yksikön johtajan allekirjoittaman hakemuksen perusteella. Maksukortin haltija allekirjoittaa maksukortin käyttöön liittyvän sitoumuksen, jossa hän sitoutuu noudattamaan kortin myöntäjän ja yliopiston ehtoja. Maksukorttia käyttävän yksikön esimies vastaa siitä, että kortin käytössä noudatetaan kortin myöntäjien antamia ohjeita. 15 S Perimistoimenpiteistä luopuminen Talousjohtaja päättaä saatavien perimistoimenpiteistä luopumisesta. Luottotappioiden kirj aam i s e s ta paättää tal o u sj ohtaj a. 4. LUKU MENOT 16$ Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa. Hankintojen tulee palvella yliopiston tuloksellista toimintaa ja resurssien tarkoituksenmukaista ja tehokasta käyttöä. Hankinnat kilpailutetaan mahdollisimman tehokkaasti ja avoimesti ja tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti ja syrjimättä. Tarkemmat hankintoja koskevat ohjeet annetaan rehtorin vahvistamassa hankintaohjeessa. Yliop istopalvelut vo i antaa li säohj eita hankintoj en toteuttamisesta. 17S Menopäätös Menopäätöksen hyväksyy talousarvion puitteissa rehtori, tulosyksikön johtaja tai näiden kirjallisesti valtuuttama henkilö. Kirjalliset valtuutukset säilytetäìin taloushallintoyksikössä. Valtuutuksista raportoidaan rehtorille neljännesvuosittain. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintapäätöksen hyväksyy rehtori tai hänen määräämåinsä 500 000 euroon asti. Kokonaisarvoltaan yli 500 000 euron suuruiset hankinnat hyväksyy hallitus. Rehtorin erillisessä päätöksessä määritellään hankintavaltuudet yliopistossa. Ennen kuin tavaraa tai palvelua koskeva tilaus tai muu sitoumus menon maksamiseen tehdään, on menopåiätöksen tekij?in varmistett va menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus ja budjetin riittävyys. Jos asiassa tarvitaan erityinen hyväksyminen, lupa tai lausunto, on menopäätöksen tekijåin varmistettava, että sellainen on saatu. Maksuehdoista ja laskutuksesta on sovittava tilausta tai sopimusta tehtäessä.
18$ Menojen tarkastaminen Laskelma, lasku tai muu asiakirja, johon meno perustuu, on tarkastettava. Tarkastuksessa on todettava, ellà menoa vastaava tavara tai palvelu on toimitettu ja vastaanotettu määrältäåin, lajiltaan ja laadultaan oikeana ja että menotosite on yliopistoa sitovan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen. Tulosyksikön johtaja määrää menojen tarkastajan. les Menojen hyväksyminen Meno on hyväksyttävä ennen maksamista. Hyväksyjä varmistaa, että meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen ja että tositteessa on asianmukaiset tarkastus- ja tiliöintimerkinnät. Hyväksyjä vastaa rahoituksen riittävyydestä ja varmentaa hyväksynnän allekirjoittamalla ja päiväämällä tositteen. Asiatarkastajan ja hyväksyjän on oltava eri henkilöitä. Tulosyksikön käyttövaroista maksettavat menot hyväksyy tulosyksikön johtaja tai varajohtaja. Jos tulosyksikköön kuuluu pysyväisluonteisia kustannuspaikkoja, joille on nimetty esimies, tulosyksikön johtaja voi määrätä kustannuspaikan esimiehen hyväksymäåin kyseisen kustannuspaikan laskut. Määräys tehdään kirj allisesti. Menojen hyväksyjä ei voi hyväksyä itseään koskevia menoja. Itseä koskevat laskut hyväksyy esimies. Rehtorin laskut hyväksyy talousjohtaja ja raportoi hallituksen puheenjohtajalle puolivuosittain. Talousjohtaja ja lakimies voivat poikkeustapauksissa varsinaisten hyväksyjien ollessa esteellisiä tai estyneitä hyväksyä kaikkieni tulosyksiköiden menoja. 20s Matkamenot Työmatkasta on oltava hyväksytty matkapyynnöt. Matkapyynnöt ja matkalaskut hyväksytään kuten menopäätökset. Tarkemmat matkustamiseen ja matkakorvauksiin liittyvät ohj eet löytyvät matkustusohj eista. 21 S Huomionosoitukset ja henkilöstötilaisuuksísta aiheutuvat menot Yliopiston varoja voidaan käyttää tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi yliopiston tehtäväalueella toimiville yhteistyökumppaneille sekä koulutus-, juhla- tai muissa vastaavissa tilaisuuksissa yliopiston omalle henkilökunnalle. Tarkemmat ohjeet ovat edustusmeno-ohjeessa. 22S Kulukorvaukset Henkilökohtaisen omaisuuden esimerkiksi puhelimen käytöstä työtehtäviin aiheutuneiden kulujen korvauksesta tulee sopia etukäteen tulosyksikön johtajan kanssa. Korvauksen tu-
6 lee aiheutua yliopiston vastuulla olevien tehtävien hoitamisesta. Korvauksen maksatuspyyntöön tulee liittåiä alkuperäiset kuitit ja sopimus korvausperiaatteista. Kiinteäluonteisia kuluja ei korvata. 23 S Apurahat ja stipendit Tulosyksikön johtaja hyväksyy jatko- tai perustutkinto-opiskelijalle myönnettävän matka-apurahan sekä Suomen Akatemian tai muun viranomaisen påiätöksen perusteella maksettavan apurahan. Muut apurahat ja stipendit myöntää rehtori. 5. LUKU TULOT 24 S Tulojen laskutus Tulot laskutetaan viipymättä tai tehdyn sopimuksen, sitoumuksen tai päätöksen mukaisesti. Tulosyksikön johtaja vastaa siitåi, että yksikön kaik4<i tulot laskutetaan asianmukaisesti. laskuttaa ulkopuolisen rahoituksen sopimuk- Tutkimus- ja innovaatiopalvelut -yksikkö siin ja päätöksiin perustuvat tulot.. Laskutuksesta vastaava yksikkö säilyttää laskutuksen perusteena olevat tilaukset tai muut asiakirjat yhtä pitkän ajan kuin kirjanpidon tositteet. EU-projekteilla noudatetaan EUprojekfeille maärättyjä säännöksiä tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä. 25 S Tulorahoitus Tulorahoitusta koskevat tarjoukset ja hakemukset allekirjoittaa rehtori tai tulosyksikön johtaja tai hänen määräämänsä. Tulorahoitusta koskevat sopimukset hyväksyy rehtori tai h?inen måiäräzimänsä. Tulosyksikön johtaja vastaa yksikön liiketoiminnan kannattavuudesta sekä sopimusten ja rahoittaj ien ehtoj en noudattamisesta. 26 $ Lahjoitusten vastaanottaminen Rehtoripaättàälahjoitustenvastaanoltamisesta.
6. LUKU LASKENTATOIMI 27S Johdon laskentatoimi Laskentatoimi järjestetään siten, että se tuottaa suunnittelussa, päätöksenteossa, ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat toiminta- ja taloustiedot. 28S Ulkoinen laskentatoimi Taloushallinto-yksikkö paättää kirjanpidon tileistä ja sisäisen kirjanpidon tilipuitteista. Taloushallinto-yksikkö antaa kirjausohjeet sekä päättää kirjanpitoon ja tilinpäätöslaskelmiin liittyvästä ohjeistuksesta ja aikataulutuksesta. 29 S Tositteiden hyväksyminen Kirjausten on perustuttava päivättyyn, numeroituun ja hyväksyttyyn tositteeseen. Jos tositteella muutetaan alkuperäisen tositteen tilimerkintöjä, tosite hyväksytäåin kuten alkuperäinen tosite. Tallennusvirheen tai muun teknisen virheen korjaamista varten laaditun tositteen hyväksyy talousjohtaja tai h2inen määräämänsä. Sisäisen laskennan massave- I oitustositteet hyväksyy talousj ohtaj a tai hänen määräämänsä. Sähköistä taloushallinnon jëirjestelmtiä käytettäessä tositteen asiatarkastus- ja hyväksymismerkinnåin tulee sisältää allekirjoittajan nimi selväkielisenä tai selväkieliseksi saatettavissa oleva nimi ja tunnus sekä toimenpiteen ajankohdan yksilöivä aikaleima. Taloushallinto-yksikkö ylläpitää luetteloa tulosyksiköiden määräämistä hyväksyjistä. 30 S Tilinpäätös Tilikausi on kalenterivuosi. Hallitus laatii tilinpäätöksen tilivuotta seuraavan vuoden maaliskuun 31. päivään mennessä ja antaa sen tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastajat antavat tilintarkastuskertomuksen huhtikuun loppuun mennessä. Yliopistokollegio vahvistaa tilinpäätöksen ja paiàttää vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja rehtorille tilivuotta seuraavan kesåikuun loppuun mennessä. Hallitus tekee esityksen tilikauden tuloksen käsittelystä ja tarvittaessa talouden tasapainottamista koskevista toimenpiteistä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat hallituksen jäsenet ja rehtori. 7. LUKU OMAISUUDEN HALLINTA 31 S Omaisuuden hoitoon liittyvät yleiset määräykset
8 Yliopiston omaisuutta tulee käyttää tuottavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla yliopiston tehtävien ja tavoitteiden mukaiseen toimintaan. Kunkin tulosyksikön käyttticin osoitetun omaisuuden hoidosta vastaa tulosyksikön johtaja. Jokaisen yliopiston palveluksessa olevan tulee hoitaa käytössään olevaa yliopiston omaisuutta huolellisesti. Omaisuus on pidettävä kunnossa ja sitä on käyteüävä taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Omaisuutta ei saa iattää alttiiksi sää-, varkausym. vahingoille. Tutkimus- ja opetusvälineiden sekä kaluston kunnossapito tulee järjestää siten, ettâ omaisuuden käytettävyys säilyy jatkuvasti ja että kunnossapitokustannukset pysyvät pieninä. Yliopistopalvelut antaatarviftzessa omaisuuden hallintaa koskevia ohjeita. 32S Omaisuuden hallinta Yliopiston omaisuus merkitään käyttöomaisuuskirjanpitoon jaltai irtaimistorekisteriin. Omaisuus inventoidaan vähintåiän vuoden välein yksiköittäin. Tulosyksikön tulee pitää luetteloa koneista ja laitteista, jotka on luovutettu henkilökunnan käytettäviksi muualla kuin yliopiston tiloissa. 33S Omaisuuden käytöstä poistaminen Omaisuus on poistettava käyttöarvoa vailla olevana, mikäli vanhentunut omaisuus haittaa tehokasta toimintaa, omaisuuden korjaaminen on epätaloudellista, omaisuus ei ole muuttuneiden olosuhteiden vuoksi enää tarpeellinen yliopiston toiminnalle tai sen käyttöaste on muuttunut epätaloudelliseksi tai omaisuutta ei työturvallisuuden vuoksi tai muusta syystä voida käyttää tarkoitetull a tavalla. Päätöksen omaisuuden käytöstä poistamisesta tekee talousjohtaja tai håinen määräämänsä henkilö. Poistoista laaditaan luettelo, jonka allekirjoittaa talousjohtajatai hänen määräämänsä. Poistettava omaisuus poistetaan yliopiston kannalta edullisimmalla tavalla myymällä, vastikkeetta luovuttamalla tai hävittämällä. 34 S Varastot Yliopistossa voidaan pitää varastoja vain silloin, kun varastointi on toiminnan kannalta tarkoituksenmukaista ja varastoinnin taloudellinen kannattavuus on osoitettavissa. Varastoihin ei saa olla sitoutuneena enempää kassavaroja kuin yliopiston toiminta edellyttää.
9 Vaihto-omaisuuteen merkittävästä varastosta on pidettävä varastokirjanpitoa ja se on täsmäytettävä kirjanpitoon. Varasto on inventoitava vuosittain. Varastosta huolehtii se yksikkö, jonka hallinnassa asianomainen materiaali on. 3ss Arvopaperit Taloushallinto-yksikkö pitää luetteloa yliopiston hallussa olevista aryopapereista. Arvopaperit on inventoitava vuosittain. 36S Vuokraus ja leasing Omaisuutta voidaan hankkia vuokraamalla tai leasing-menettelyllä, mikäli tätä on pidettävä kokonaistaloudellisesti edullisempana vaihtoehtona. Koneiden ja laitteiden leasing/vuokraussopimuksen allekirjoittaa tulosyksikön johtaja tai hänen määräämänsä. Sopimukset säil etaan kirj aamossa. 8. LUKU VAKUUTTAMINEN 37 S Vakuuttaminen Rehtori vastaa yliopiston toiminnan kannalta riittävästä ja lakisääteisestä, toiminnan, hallinnon, omaisuuden, henkilöstön ja opiskelijoiden vakuutusturvasta. 9. LUKU MUUT lviäänävkset 38S Taloussääntöä täydentävät ohjeet Taloussäännön lisäksi taloudenhoidossa noudatetaan Vaasan yliopiston johtosääntöä ja hallituksen hyväksymiä muita johtosääntöjä sekä kulloinkin voimassa olevia ohjeita. Rehtori ja talousjohtaja voivat antaa tarkempia ohjeita yliopiston taloudenhoidosta. 3es Voimaantulo T imä taloussääntö tulee voimaan 4.4.2011. Tällä taloussäännöllä kumotaan hallituksen I 5. I.2010 vahvistama taloussäåintö kokonaisuudessaan. 40s Muutokset ja niiden voimaantulo Tämän taloussäzinnön 3 9$:n I momentti, momentti, 4 2l$:n I momentti, 5 24$:n 3 3 l2$:n ja 1 momentli, 4 l9$:n 3 momentti, 4 20$:n I momentti ja 5 24$:n 1 momentti on muutettu hallituk-