28.1.2016 D 1420 Klubin toiminnan suunnittelu kaudella 2016-17 Koulutustilaisuudet 2016 tuleville toimihenkilöille Prepets ke 10.2. Mäntsälä / ti 16.2.Kauniainen / to 18.2. Helsinki PETS Viro 4.3. / Suomi 12.3., Omnia, Espoo Suunnittelutasot 1. Toimintasuunnitelma - vapaamuotoinen yhteenveto klubin tavoitteista, painopistealueista, toiminnasta, projekteista, jäsenkehityksestä jne - taustana myös RI:n ja piirin linjaukset ja painopistealueet 2. Numerot (Goals & Progress) My Rotaryyn - Membership Retention (Nykyjäsenten pitäminen, uusin hankkiminen) - Rotarian Engagement (Jäsenten osallistuminen klubin aktiviteetteihin) - Club Communication (Sisäinen viestintä, tiedottaminen jäsenille) - Public Relation (Suhdetoiminta ja ulkoinen viestintä) 3. Viikko-ohjelma Klubin käytännön mukaan Kuvernöörin vierailut Klubikohtaiset vierailut toteutetaan kaudella 2016-17 AG-alueittain. Tilaisuuksissa on ensin klubien presidenttien ja sihteerien tapaaminen ja sen jälkeen tilaisuus jäsenille. DGE ilmoittaa tilaisuuksien aikataulut, ohjelmat ja käytännön yksityiskohdat AG:ille maaliskuun aikana. Aikataulu Toimintasuunnitelma AG 31.5.2016 mennessä Klubin numerot My Rotary 31.5.2016 mennessä Viikko-ohjelma AG, klubin jäsenet, klubin kotisivut ennen kauden 2016-17 alkua Evästykseksi Seuraavilla sivuilla on koottuna erilaista aineistoa taustaksi ja vinkeiksi klubin suunnittelua varten. Lisäksi jokaisella klubilla on omat suunnittelutietonsa aiemmilta kausilta, joita kannattaa hyödyntää. Toimivan klubin ei tarvitse aloittaa suunnitteluaan nollasta. Huom. Hyvä suunnittelu helpottaa klubin toimintaa, manageeraus vähenee, tilaa leadershipille! 1
hk ja mt 22.1.2015 / Päivitys 28.1.2016 / hk Klubin toimintasuunnitelman laadinta Yleisiä ohjeita tuleville presidenteille 2016-17 A. TAUSTAKSI Olet valmistautumassa oman klubisi tulevan kauden suunnitteluun. Tämä yhteenveto on tarkoitettu helpottamaan suunnittelutyötäsi. Klubisi historian ja lähimenneisyyden tunteminen auttavat ymmärtämään nykyhetkeä ja tulevaisuutta. Myös tuleva kausi kannattaa nähdä yhtenä jaksona klubin joskus hyvinkin pitkässä jatkumossa. Katse siis rohkeasti tulevaisuuteen! Kansainvälisen Rotaryn (RI) teema ja tavoitteet tulevat DGE:n terveisinä PETSin yhteydessä. Niiden lisäksi kerrotaan myös piirin teemat ja painopistealueet, jotka alustavasti ovat jäsenyyden kehittäminen, My Rotaryn hyödyntäminen työkaluna, Lääkäripankki ja Rotary Leadership instituutti. Tarkentuu myöhemmin. Suunnitteluprosessiin kannattaa kytkeä mieluummin kaikki klubisi jäsenet. Tämä edistää hyvien ideoiden löytämistä ja jäsenten sitoutumista. Klubineuvotteluperinteen aktivoiminen tulevan kauden suunnittelussa ja klubistrategian päivittämisessä on tärkeää. Aika ajoin esimerkiksi kolmen vuoden välein tehtävä klubikysely tukee ja ohjaa myös hyvin klubin pidemmän tähtäimen strategian (PTS) suunnitteluprosessia. Suunnitteludokumentit ja välineet ovat toimintasuunnitelma, numerotiedot My Rotaryyn ja viikko-ohjelma. Nämä toimivat taustamateriaalina myös kuvernöörin vierailulla. Tämän ohjeen tarkoituksena on avata, ohjata, selkeyttää ja yhdenmukaistaa suunnitteluprosessia klubeissa. Samalla se auttaa valmistautumaan piirikuvernöörin vuotuiseen kierrokseen piirin klubeissa. Kierros poikkeaa aiemmista ja toteutetaan pääosin AG-alueittain. Yksityiskohdat tarkentuvat maaliskuun aikana. Suunnittelun tausta, tavoitteet ja periaate on kuvattu lyhyesti sivuilla 1-3. Loppuosa sisältää täydentäviä malleja, esimerkkejä ym. Liitteet ovat vain erilaisia esimerkkejä, niitä ei ole päivitetty kattavasti eikä tarkistettu keskenään muuta aineistoa vastaan. Toivottavasti ne kuitenkin osaltaan lisäävät asian ymmärtämistä. Toimintasuunnitelma tulee toimittaa oman alueen AG:lle 31.5.2015 mennessä toimitettavaksi edelleen DGE:lle. Tietojen (Goals & Progress) syöttö My Rotaryyn 31.5.2015 mennessä. Viikko-ohjelma jäsenille ja klubin kotisivuille ennen kauden 2016-17 alkua. 2
B. SUUNNITTELU D 1420 1. Suunnittelun kohde ja aikajänne Suunnitteluprosessi Katse tulevaisuuteen Vuosi kerrallaan Näkyykö maali? strateginen suunnitelma klubijohtosuunnitelma toteutuman seuranta PETSin jälkeen ennen uuden rotaryvuoden alkua vanha ja uusi klubihallitus yhteiskokouksessaan päivittää PTS:n, hyväksyy suuntaviivat ja PE:n (president elected) esittämät tavoitteet PETSin jälkeen PE määrittelee tulevan vuoden tehtävät huomioiden RI:n presidentin ja DGE:n linjaukset käyttäen tehokkaan rotaryklubin suunnittelulomaketta. o Komiteat saavat tästä suunnitteluperusteensa. o PE laatii talousarvion yhdessä taloudenhoitajan kanssa. o Vuosikokous hyväksyy vuosisuunnitelman Aikajänne tuleva kausi kts pts 1 vuosi 2-5 vuotta 5-10 vuotta Suunnittelun pääpaino on luonnollisesti tulevassa kaudessa. Silti kannattaa katsoa myös pitemmälle tulevaisuuteen, vaikka ennustaminen onkin haasteellista. Mihin klubisi on matkalla, mihin itse haluaisit klubiasi viedä, millaisen perinnön haluaisit jättää seuraajillesi. Homma hanskassa! Kokemuksista oppii kirjaa kokemukset luovuta ne seuraajalle, myös ns hiljainen tieto! 2. Suunnittelun tasot Strategia Toimintasuunnitelma (vapaamuotoinen tiivistelmä) Numerotiedot My Rotaryyn Viikko-ohjelma 3. Strategian aiheita / alueita Runko ja sisältö (Kohdat a-d, ks tarkemmin (esimerkki ks. LIITE 1) a) XX Rotaryklubin tarkoitus, visio, arvot ja nykytilan arviointia b) Toiminnan strategiset tavoitteet jäsenet yhteiset tilaisuudet palvelu rotarysäätiö (TRF) c) Johtaminen ja organisaatio Tehtäväkierto, vastuunjako, komiteat d) Klubin talous 3
Vihjeitä ja suuntaviittoja strategian laadintaan - Mitä viime vuosina on tapahtunut jäänyt tapahtumatta? - Pelot ja uhat - menestyksen avaimet - Mitä klubin voimavaroilla voidaan saada aikaan! - Mitä lisävoimavaroja menestys edellyttää? - Klubin tulevaisuuden visio! - Klubin strategiaa käydään ajan ja olosuhteiden muuttuessa mielellään vuosittain klubineuvotteluissa läpi, päivitetään ja tarkennetaan tarvittaessa. Klubistrategia on operatiivisen suunnittelun ohje. - Operatiivinen suunnittelu ottaa huomioon kulloinkin voimassa olevan jäsenhankintastrategian sekä pitkän tähtäimen palvelusuunnitelman linjaukset. 4. Toimintasuunnitelman aiheita / alueita (esimerkki ks. LIITE 2) Rotaryn yleiset teemat, RI:n presidentti 2016-17 Piirin 1420 keskeisimmät tavoitteet rotaryvuodelle 2016-17 Klubin varsinainen toimintasuunnitelma Jäsenyys Palveluprojektit Nuorisovaihto Paikalliset projektit Rotarysäätiö Vision Plan Polio Plus Johtajuuden kehittäminen Julkisuuskuva ja näkyvyys Toveruus Viikkokokoukset Takkaillat Avec tilaisuudet Muu klubitoiminta Klubin rekisteröinti Klubien välinen yhteistyö Klubien yhteinen kalenteri Yhteiset kokoukset Nuorisovaihto Rahoitus ja varainhankinta 5. Presidentin kunniamaininta Kukin RI:n presidentti jakaa vuosittain jälkikäteen Presidentin kunniamaininta (Presidential Citation) kunniakirjan niille klubeille, jotka ovat ottaneet toiminnassaan huomioon kansainvälisen rotaryn sen vuoden teemat ja tavoitteet erityisen hyvin. Tulevan kauden tavoitteet on kirjattu ns. Presidentin kunniamaininta lomakkeessa, joka jaetaan viimeistään PETSissä. Näin se voidaan huomioida klubin tulevan kauden suunnittelussa. Lomakkeen sisältö ja muoto on vaihdellut vuosittain, mutta viime vuosina siellä on painotettu toimenpiteitä jäsenistön kasvun edistämiseksi sekä humanitaarista palvelua. RI:n presidentin allekirjoittama kunniakirja on mukava muisto antaa klubin presidentille kaudestaan. ----------------------------- 4
LIITE 1 ESIMERKKI XXXXXXX ROTARYKLUBI TOIMINTASTRATEGIA 2016 19 1. XXXXXXX Rotaryklubin tarkoitus, visio, arvot ja nykytilan analysointia Tarkoitus XXXXX Rotaryklubin toiminnan tarkoituksena on paitsi rotarien ylevien palveluasenteiden ylläpito ja kehittäminen myös rotarin henkilökohtaisen oppimisen ja kasvun edistäminen. Ohjeenamme on Rotaryn neljän kysymyksen koe ja Singaporen julistus. Osana rotary liikkeeseen kuuluvaa palvelutoimintaa osallistumme humanitääriseen toimintaan ja tuemme nuorten koulutusta ja kansainvälistymistä. Visio XXXXXXXX Rotaryklubi on elinvoimainen ja toimiva myös jatkossa. Arvot Palvelu Palvelu on ohjenuoramme niin ammattitoiminnassamme, yksityiselämässämme kuin rotarinakin. Haluamme palvelemalla edistää hyvinvointia niin lähiympäristössä kuin kansainvälisestikin. Toveruus Edistämme toveruutta jäsenten kesken niin viikkokokouksissa kuin muissakin yhteisissä tilaisuuksissa Oppiminen Opimme osallistumalla klubin kokouksiin, virkailijatehtäviin, projekteihin ja piirin koulutuksiin. Opimme niin esitelmistä kuin toinen toisiltammekin. Nykytila Klubin vahvuutena on kyky järjestää mielenkiintoista ohjelmaa viikkokokouksiin. Vahvuutena on myös aktiivinen nuorisovaihto, missä olemme viime vuodet pystyneet sekä lähettämään että vastaanottamaan yhden vuosivaihtajan ja useita kesävaihtajia joka vuosi. Klubin heikkoutena on passiivisten jäsenten kasvava määrä. Merkattavimpia uhkia ovat klubin jäsenkunnan lisääntyvä passivoituminen elämänrytmin yleisen kiireen lisääntymisen takia niin vapaa-ajalla kuin työelämässäkin. Klubilla on mahdollisuus kehittyä aktiivisemmaksi niin alueellisessa kuin kansainvälisessäkin palvelussa erityisesti, mikäli klubi organisoidaan uudelleen niin, että tehtävät jakautuvat useammille. 2. Toiminnan strategiset tavoitteet Pidämme huolta nykyisistä jäsenistä sekä hankimme aktiivisesti uusia Klubi toimii aktiivisesti ja jäsenistöä kiinnostavasti. Klubin jäsenistö muodostuu monipuolisesti yhteiskunnan ja ammattien eri alueita edustavista ihmisistä, jotka nauttivat tehtävässään yleistä arvostusta. Klubi seuraa jäsenrakenteen, keski-iän ja luokite -tilanteen kehittymistä. Klubi panostaa erityisesti uusien, työelämässä aktiivisten jäsenten hankintaan ja myös laajentamaan klubin sukupuolijakaumaa. Klubi huolehtii uusista jäsenistään perehdyttämällä ja vetämällä heidät mukaan klubitoimintaan ja pyrkii aktivoimaan myös pitempään jäseninä olleita. Erityisesti kummien velvollisuus on huolehtia uusien jäsenien läsnäolosta. Klubissa on mahdollisuus myös itsensä kehittämiseen, kontaktien luomiseen eri ammattialoilta olevien kanssa ja oppia uutta eri yhteiskunnan alueilta. Hyvän ilmapiirin ylläpito on jokaisen jäsenen asia. Klubi tiedottaa aktiivisesti jäsenistöä klubin toiminnasta. 5
Panostamme yhteisiin tilaisuuksiin Viikkokokousten esitelmien kiinnostavuudella on ratkaiseva osa läsnäoloprosentin ylläpidossa. Klubiohjelma suunnitellaan puolivuosittain ja toteutetaan kokonaisuutena. Vierailemme myös yrityksissä ja toteutamme jäsenten toiveiden mukaisia teatteri- ja/tai oopperaretkiä. Avec-tilaisuuksia pidetään vuosittain muutama. Viikkokokouksissa varataan aikaa myös vapaaseen aktiiviseen keskusteluun. Palvelemme yhteiskuntaa Kehittämme ja / tai tuemme erilaisia projekteja käytettävissä olevien varojen ja henkilöresurssien rajoissa: Rotary Foundationille teemme lahjoituksia vähintään yhden Paul Harris Fellow -tunnuksen saamiseksi joka vuosi. Osallistumme aktiivisesti paikallisiin, erityisesti nuorisoon, vanhuksiin ja ympäristöön kohdistuviin hankkeisiin. Toteutamme nuorisovaihtoa vuosittain. Tällä hetkellä lähetämme ja vastaanotamme vuosivaihtooppilaan pelkästään oman klubin voimin. Jatkossa pyrimme yhteiseen vuosivaihto-oppilaaseen YYYYYYYY klubin kanssa Klubi toteuttaa aika ajoin paikallisen sosiaalisiin kysymyksiin liittyvän tarvekartoituksen. Tunnemme Rotaryn ja rotarysäätiön (TRF) toimintaperiaatteet Jäsenten rotarytietoisuutta syvennetään erilaisilla tietoiskuilla ja erityisen rotaryteeman sisältävillä viikkokokouksilla. Jäsenet tietavat miten TRF toimii, kartuttaa ja hallinnoi säätiön varoja ja miten säätiön eri rahoitusjärjestelmät voivat tukea klubin palvelu-projekteja. Erityistä huomiota kiinnitämme New Vision Planin tuntemukseen. Jäseniä kannustetaan liittymään säätiön vuosilahjoittajiksi "sustaining member". Aktiivisia jäseniä huomioidaan PHF-arvoin 3. Johtaminen ja organisaatio Tehtäväkierto mahdollistaa kaikkien osallistumisen klubin johtotehtäviin Klubi jakaa vastuuta ja edellyttää jäseniltä valmiutta toimia tarvittaessa eri tehtävissä. Klubia johtaa presidentti, joka valitaan rotaryvuodeksi kerrallaan. Presidentillä on apunaan hallitus, johon kuuluu edellinen ja tuleva presidentti, varapresidentti, 1.ja 2. sihteeri, rahastonhoitaja, 1. ja 2. klubimestari sekä nuorisovaihtoasiamies. Komiteat Virkailijoiden tehtävät yhdistetään komiteoiden toimintaan. Kukin komitea toteuttaa osaltaan Rotaryn palveluväylien tavoitteita. Jäsenyyskomitea Suhdetoimintakomitea Palvelukomitea Rotarysäätiökomitea Hallituksen ja komiteoiden tehtävät on kuvattu pääpiirteissään klubin säännöissä. Hallitus päättää klubin tarkemmasta sisäisestä työnjaosta Klubin talous Klubin talouden pohja tulee suunnitella tulevalle kaudelle sekä luoda pohja jatkuvuuden varmistamiseksi 6
LIITE 2 Esimerkki. Tiedot ja teemat päivitettävää uuden Rotaryvuoden mukaisiksi XXXXXXXXX Rotaryklubi toimintasuunnitelma 2016-17 RI:n, teema ja painotukset 2016-17 julkistetaan PrePetsin ja PETS:in yhteydessä Piirin 1420 keskeisimmät painopistealueet rotaryvuodelle 2016-17 Jäsenyyden kehittäminen My Rotaryn hyödyntäminen työkaluna Lääkäripankki Rotary Leadership Instituutti (Tarkennukset PrePetsin ja PETS:in yhteydessä) Klubin varsinainen toimintasuunnitelma Jäsenyys Tavoitteenamme on kahden jäsenen nettolisäys kuluvalla kaudella. Etsimme aktiivisesti uusia jäsenehdokkaita, jotka kutsumme vierailemaan viikkokokoukseen. Jäsenehdokkaita ideoimme niin hallituksen kuin komiteoiden kokouksissa sekä takkailloissa, pyrimme myös aktivoimaan jäsenistöä tekemään ehdotuksia mahdollisista jäsenistä. Uusien jäsenten saamiseksi hyvä julkisuuskuva on tärkeä. Pyrimme kiinnostavaan ohjelmaan. Pyrimme aktivoimaan kummit uusien jäsenten perehdyttämiseen pysyvyyden varmistamiseksi. Pyrimme siihen, että läsnäoloprosentti kaudella on vähintään 50. Palveluprojektit Nuorisovaihto Jatkamme hyvää nuorisovaihtotyötä. Kuluvalla kaudella lähetämme ja vastaanotamme yhden vuosivaihtooppilaan yhdessä YYYYYYY klubin kanssa. Kesävaihtotoimintaa ylläpidämme vaihtohalukkuuden mukaan. Paikalliset projektit Osallistumme huumeiden vastaiseen projektiin ZZZZZZZ alueella. Suomen Rotaryn Lääkäripankki Osallistumme Suomen Rotaryn Lääkäripankin rahoittamiseen piirimaksun yhteydessä kerättävällä maksulla. Rotarysäätiö Tutustumme Rotarysäätiön toimintaan pitämällä asiaa koskevan esitelmän viikkokokouksessa. Osallistumme piirin säätiökomiteatyöryhmän toimintaan. Polio Plus Jatkamme mukana Polio Plus -projektissa ja järjestämme mahdollisuuksien mukaan tempauksen keväällä. Johtajuuden kehittäminen Koulutamme uudet virkailijat piirin koulutuksissa (PETS). Ohjaamme uudet jäsenet piirin koulutuksiin ja tutustumaan rotary -materiaaliin verkossa. Julkisuuskuva Tehostamme tiedotusta paikallislehtiin. Tavoitteena on ylittää uutiskynnys paikallislehdessä viisi kertaa kauden aikana. Aktivoimme jäseniä kertomaan klubin toiminnasta tuttavilleen. Toveruus Viikkokokoukset Pyrimme varmistumaan siitä, että viikkokokouksissa jää aikaa myös yleiselle keskustelulle. Takkaillat Palautamme vanhan takkailtaperinteen. Avec tilaisuudet Jatkamme avec -tilaisuuksien järjestämistä kokouksien ja retkien muodossa. 7
Muu klubitoiminta Klubin rekisteröinti Viemme klubin rekisteröinnin päätökseen. Klubien välinen yhteistyö Klubien yhteinen kalenteri Jatkamme AG-alueen klubien yhteisen kalenterin ylläpitoa osaltamme ja muiden klubien tukemista kalenterin käytössä. Yhteiset kokoukset Jatkamme IC -kokouksia ja tapahtumia YYYYY -klubin sekä mahdollisuuksien mukaan muidenkin lähialueen klubien kanssa. Nuorisovaihto Lähetämme vaihto-oppilaan yhdessä YYYY -klubin kanssa Rahoitus ja varainhankinta Tarkistamme jäsen- ja muiden maksujen tason ja riittävyyden Suunnittelemme muun varainhankinnan niin, että sen avulla voidaan hoitaa klubin muut velvoitteet ja projektit Rahoituksen jatkuvuuden varmistaminen 8