Webforum Form Manager

Webforum Form Manager Käyttö- ja Hallinnointiopas Last update: 2010-02-10

Webforum Form Manager Manual Sisällysluettelo Mikä on Webforum Form Manager?... 4 Sisään kirjautuminen... 5 Aloitussivu... 6 Lomakkeen lisääminen... 8 Askel 1. Lomakkeen luominen... 8 Askel 2. Muotoilu - Yleiskatsaus... 9 Askel 3. Kysymysten lisääminen ja konfigurointi... 9 Julkaiseminen... 15 Asetukset... 16 Ominaisuudet... 16 Vahvistukset... 18 II. Kuittausviesti sähköpostitse (esimerkiksi hallinnoijalle)... 19 III. Automaattinen sähköpostivahvistus lomakkeeseen vastanneelle... 19 Käyttöoikeudet... 20 I. Pääsy lomakkeeseen ja rekisteröinteihin... 21 II. Salli rekisteröityneelle pääsy omaan rekisteröintiin... 23 III. Tulosten hallinnoija... 24 IV. Lomakkeen omistajat... 24 Vaihtoehdot... 24 Varaus... 25 Kategoriat... 27 Lisää/Poista kategoria... 27 Rekisteröintien hallinta... 28 Yleistä... 28 Haun ja tulokset-sivun asetukset... 28 Hae ja katsele rekisteröintejä... 30 Poista rekisteröintejä... 34 Lähetä viesti vastaajalle... 34 Lisää ja muokkaa viestimalleja... Error! Bookmark not defined. 36 Useiden rekisteröintien päivittäminen yhtäaikaisesti... 37 Kopioi rekisteröintejä... 38 Rekisteröintien yleiskatsaus... 40 Tietojen vienti... 41 Vie kaikki tieto... 41 Vie osa tiedosta... 42 Vie liitetiedostoja... 42 Copyright Webforum Europe AB

Webforum Form Manager Manual Lomakkeen poistaminen... 44 Käyttäjien hallinnointi... 45 Lisää käyttäjä... 45 Käyttäjätietojen päivitys... 46 Lähetä viesti käyttäjille... 46 Tuki & Yhteystiedot... 48 Copyright Webforum Europe AB

Mikä on Webforum Form Manager? Webforum Form Manager on monipuolinen palvelu, jota käytetään Internetpohjaisten lomakkeiden luomiseen ja rekisteröintien tehokkaaseen käsittelyyn. Erityisiä ohjelmointitaitoja tai tietokantojen tuntemusta ei tarvita. Voit luoda tietokantakohtaisen Internet-lomakkeen, jonka voit sijoittaa kotisivullesi tai liittää sähköpostiisi, parissa minuutissa. Samaan aikaan tietokannan rakenne, missä kaikki data on saatavilla analyysiä ja prosessointia varten, luodaan taustalle. Form Manager on täydellinen valinta, kun haluat luoda: Tapahtuma- ja kokousilmoittautumisen Internetkyselyjä Työhakemusten hallinnan Internet-tietokannan Tilauslomakkeita Jäsenluetteloita Yhteystietohallinnan Projektinhallinnan Työntekijäluettelon Ota yhteyttä lomakkeen ja seurannan hallinnan Lue lisää toiminnoista ja katso ohjelma esimerkkejä kotisivuiltamme www.webforum.fi. Copyright Webforum Europe AB 4

Sisään kirjautuminen Mene URL-osoitteeseen (Internet-osoitteeseen), jonka olet saanut ja syötä nimesi ja salasanasi. Valitse työskentelykieli, jos sinulla on ohjelman monikielinen versio. Jos olet unohtanut kirjautumistietosi, klikkaa Oletko unohtanut käyttäjätunnuksesi ja/tai salasanasi? -linkkiä. Sisään kirjautuminen Webforum Form Manageriin. Aloitussivu Kun olet kirjautunut sisään, tulet Form Managerin aloitussivulle. Yläosassa on Form Managerin otsikko ja valinnainen logo. Myös sisään kirjautuneen käyttäjän nimi on näkyvillä. Webforum Form Managerin aloitusssivu. Copyright Webforum Europe AB 5

Sivun yläosassa on valikko, josta löytyy seuraavat toiminnot: Vie sinut takaisin aloitussivulle Lisää lomake Kategoriat Käyttäjät Tili Ohje Kirjaudu ulos Jokaiselle luodulle lomakkeelle on saatavilla seuraavat pikalinkit: Näytä lomake Linkit näyttää lomakkeen URL-osoitteen, joka voidaan liittää Internetsivuille ja sähköpostiin. Muotoilu lisää, muokkaa ja poistaa kysymyksiä. Asetukset hallinnoi lomakkeen rekisteröintien ominaisuuksia, vahvistusviestejä, käyttöoikeuksia ja rajoituksia. Lisää rekisteröinti lisää rekisteröintejä ilman vahvistusviestiä. Haku - hakee lomakkeen rekisteröintejä. Yleiskatsaus antaa yleisesityksen rekisteröinneistä. Vie vie tietoja. Poista poistaa lomakkeen. Copyright Webforum Europe AB 6

Lomakkeen lisääminen Tämä luku kertoo kuinka luoda uusi lomake askel askeleelta. Askel 1. Lomakkeen luominen Luodaksesi uuden lomakkeen, klikkaa Lisää lomake. Uuden lomakkeen luominen. Valitse lomakkeen kieli. Kun luot uutta lomaketta, voit sijoittaa sen johonkin kategoriaan. Voit myös kategorisoida sen myöhemmin klikkaamalla lomakkeen Vaihtoehdot. Lisää lomakkeen otsikko. Otsikkoa käytetään monissa toiminnoissa, joista kerrotaan myöhemmin, esim. vahvistusviestissä. Otsikkoa voidaan muuttaa myös myöhemmässä vaiheessa. Kun luot uutta lomaketta, voit kopioida jo olemassa olevan lomakkeen. Uusi lomake sisältää alkuperäisen lomakkeen kaikki kysymykset ja vastausvaihtoehdot sekä asetukset, kuten ominaisuudet ja oikeudet. Huom! Rekisteröintejä ei kopioida. Paina Luo luodaksesi lomakkeen. Sen jälkeen lomake on luotu ja palaat takaisin etusivulle. Copyright Webforum Europe AB 7

Askel 2. Muotoilu Yleiskatsaus Klikkaamalla Muotoilu voit valita seuraavista vaihtoehdoista: Otsikko ja esittely Kysymykset Esikatselu Otsikko ja esittely Kun avaat muotoilun ensimmäistä kertaa, Otsikko ja esittely -välilehti on avoinna. Otsikko ja esittely ovat vapaaehtoiset, mutta on suositeltavaa, että lomake sisältää otsikon. Tämä on muotoilun etusivu siihen asti, että otsikko on annettu. Kysymykset Täällä kysymyksiä voidaan lisätä, muokata ja poistaa. Kysymyksen lisääminen on kuvattu tarkemmin seuraavassa kappaleessa. Esikatselu Klikkaamalla Esikatselu näet, miltä lomake näyttää sen hetkisillä asetuksillaan. Esikatselulomakkeen avulla et voi lähettää tietoja systeemiin. Askel 3. Kysymysten lisääminen ja konfigurointi Lomakkeeseen voi lisätä suuren määrän kysymyksiä. Kysymysten enimmäismäärä on 100 kysymystä/lomake. Klikkaa Lisää kysymys lisätäksesi kysymyksen. Sinun tulee ensimmäisenä valita kysymystyyppi. Vaihtoehdot ovat: Teksti vastaus yhdelle riville: vastaajalle annetaan yhden rivin kenttä vastausta varten. Voit valita mitä arvotyyppiä vastauksen tulisi olla; teksti, numeerinen, päivämäärä vai sähköposti. Teksti vastaus usealle riville: vastaajalle annetaan suurempi kenttä vastausta varten. Voit määritellä merkki- ja rivimäärän. Valitse yksi vaihtoehto: vastaaja voi valita vain yhden annetuista vaihtoehdoista. Valitse useampi vaihtoehto: vastaaja voi valita yhden tai useamman annetuista vaihtoehdoista. Tiedosto: vastaaja voi liittää mukaan tiedoston. Esittelyteksti (ei vastausvaihtoehtoja): lisää teksti lomakkeeseen ilman vastausvaihtoehtoja. Copyright Webforum Europe AB 8

Valitse haluamasi kysymystyyppi ja paina Jatka. Kysymystyyppi: Teksti Lomake, jossa voit lisätä kysymyksen tietoja, avautuu. Teksti vastaus yhdelle riville -tyyppiä olevan kysymyksen lisääminen. Lisää kysymysteksti. Jos haluat, voit lisätä myös kysymyksen selityksen. Selitysteksti näkyy kysymyksen alapuolella. Kysymyksen valinnat ovat: Pääsy: oletuksena pääsy on Avoin. Voit säätää tällä sen, kuka voi nähdä kysymyksen. o Avoin -vaihtoehto on esivalittu ja tarkoittaa, että kysymys on näkyvillä sekä uusille vastaajille että silloin, kun vastauksia tarkastellaan. o Piilotettu - rekisteröintitilassa tarkoittaa, että kysymys ei ole näkyvillä uusille rekisteröinneille. Kysymys on näkyvillä kuitenkin, kun katsellaan tuloksia. Vastauksen kysymykseen voi toimittaa vain lomakkeen omistajat, tuloksen hallinnoijat ja hallinnoijat. Copyright Webforum Europe AB 9

o Piilotettu tarkoittaa, että kysymys on saatavilla vain lomakkeen omistajille, tulosten hallinnoijille ja hallinnoijille, sekä uudessa rekisteröinnissä että katsellessa tuloksia. Tämä toiminto on selitetty tarkemmin myöhemmin tässä oppaassa. Pakollinen: jos valittu, vastaajan tulee antaa vastaus kysymykseen. Jos vastausta pakolliseen kysymykseen ei ole annettu, ilmestyy viesti. Kirjoittamalla viestin kenttään, voit luoda vastaajalle räätälöidyn viestin. Arvotyyppi: määrittää, millaisen vastauksen voi antaa, esim. teksti, numeerinen, päivämäärä tai sähköposti. Asetukset, jotka voit määrittää eri arvotyypeille, on selitetty alla. Oletusteksti: tekstit, joka on tekstikentässä oletuksena. Merkkien vähimmäislukumäärä: voit asettaa kenttään syötetyn tekstin merkkien vähimmäislukumäärän. Merkkien maksimilukumäärä: voit asettaa kenttään syötetyn tekstin merkkien maksimilukumäärän. Kentän leveys: kontrolloi kentän leveyttä. Kentän leveys ilmoitetaan merkkien lukumäärällä. Arvotyyppi: Numeerinen Numeerinen muoto: voit valita joko kokonaisluvun tai desimaaliluvun. Oletusarvo: kentässä valmiina oleva oletusteksti. Pienin arvo: voit määrittää pienimmän hyväksytyn arvon. Suurin arvo: voit määrittää suurimman hyväksytyn arvon. Kentän leveys: kontrolloi kentän leveyttä. Kentän leveys ilmoitetaan merkkien lukumääränä. Arvotyyppi: Päivämäärä Kuluva päivä valittu: vastauksen päivämäärä näkyy vastauskentässä. Oletuspäivämäärä: päivämäärä, joka näkyy tekstikentässä oletuksena. Arvotyyppi: Sähköposti Vahvista sähköpostiosoite: Jos valittu, lisätty sähköpostiosoite tulee varmistaa. Sähköposti varmistetaan antamalla sähköposti kahdesti. Rekisteröinti on hyväksytty vain, jos nämä kaksi merkintää ovat identtisiä. Oletusteksti: teksti, joka näkyy vastauskentässä oletuksena. Merkkien vähimmäislukumäärä: voit määrittää vastauksen merkkien vähimmäislukumäärän. Merkkien maksimilukumäärä: voit määrittää vastauksen merkkien maksimilukumäärän. Copyright Webforum Europe AB 10

Kentän leveys: määrittää vastauskentän leveyden. Kentän leveys on ilmoitettu merkkien lukumäärällä. Kysymyksen kaikkia asetuksia voidaan muokata tai poistaa myöhemmin. Paina Tallenna ja jatka. Kysymystyyppi: Valitse yksi vaihtoehto Valitse yksi vaihtoehto -kysymystyyppiä käytetään silloin, kun vastaaja saa valita vain yhden annetuista vaihtoehdoista, esim. kysymys Sukupuoli. Kun valitset yhden vastauksen kysymyksen, sinun tulee kirjoittaa kysymys ja vaihtoehdot kysymykseen yllämainitulla tavalla. Tässä kysymystyypissä voit valita vaihtoehtojen esitystavan: Vaihtoehtopainike pystysuora Vaihtoehtopainike vaakasuora Alasvetovalikko Esimerkit näistä kolmesta esitysvaihtoehdosta on alla. Vaihtoehtopainike pystysuora Vaihtoehtopainike vaakasuora Alasvetovalikko Kun painat Tallenna ja jatka, sinua pyydetään antamaan vastausvaihtoehdot. Klikkaa OK ja uusi ikkuna aukeaa. Lisää vastausvaihtoehdot. Huom! Jos käytössäsi on Internet Explorerin Service Pack 2 tai pop-upit estävä ohjelma, sinun pitää klikata Salli, jotta ikkuna avautuisi. Copyright Webforum Europe AB 11

Lisää haluamasi vastausvaihtoehdot. Voit asettaa yhden vaihtoehdoista oletusvalinnaksi, joka tarkoittaa, että tämä vaihtoehto on valittuna, kun lomake avataan. Vastausvaihtoehtoja voidaan muokata klikkaamalla tekstiä. Vastausvaihtoehtojen lisääminen. Voit vaihtaa vastausvaihtoehtojen järjestystä klikkaamalla Vaihda kysymysten järjestystä. Voit poistaa yhden tai useamman vastausvaihtoehdon aktivoimalla niiden valintaruudut ja klikkaamalla Poista. Kysymyssivu päivittyy klikkaamalla Sulje. Valitse Useampi vaihtoehto Tämä valinta on samanlainen kuin yllämainittu yhden vaihtoehdon kysymystyyppi. Ero on siinä, että vastaaja voi valita yhden tai useamman vastausvaihtoehdon. Mahdolliset asettelutavat ovat seuraavat: Valintaruutu - Pystysuora Valintaruutu - Vaakasuora Tiedosto Tiedostokysymys antaa vastaajan liittää tiedoston rekisteröintiinsä. Se voi olla mikä tahansa tiedosto, esim. Word dokumentti tai kuva. Copyright Webforum Europe AB 12

Huom! Tämä kysymystyyppi ei ole saatavilla kaikissa Webforum Form Managerin versioissa. Ota yhteyttä Webforumiin, jos sinulla ei ole tätä vastausvaihtoehtoa, mutta haluaisit saada sen. Esittelyteksti Tätä tyyppiä käytetään, kun halutaan lisätä lomakkeeseen tekstiä ilman kysymystä. Esimerkki lomake Alla on lomake, jossa pitää sisällään kaikki kysymystyypit. Pakolliset kysymykset on merkitty punaisella tähdellä (*). Nähdäksesi millainen lomakkeestasi tulee, klikkaa Näytä lomake valikon vasemmasta laidasta. Lomake avautuu uudessa ikkunassa. Teksti vastaus yhdelle riville Valitse yksi vaihtoehto Valitse useampi vaihtoehto Teksti usealle riville Tiedosto Esittelyteksti Esimerkkilomake, joka pitää sisällään kaikki kysymystyypit. Kysymyksen tai vastausvaihtoehdon poistaminen Jos kysymys tai vastausvaihtoehto poistetaan, kaikki tieto siitä kysymyksestä ja vastausvaihtoehdosta pyyhkiytyy pois. Huom! Tätä toimintoa ei voi peruuttaa! Copyright Webforum Europe AB 13

Julkaiseminen Kun kaikki kysymykset on laadittu, voit julkaista lomakkeen. Klikkaa Linkit etusivulla. Saatavilla on kolme linkkiä: Lomake Rekisteröinnit katsaus Rekisteröinnit haku Linkit lomakkeeseen ja rekisteröinteihin. Ensimmäinen linkki Lomake on linkki (URL) lomakkeeseen ja se voidaan sijoittaa Internet-sivuille tai sähköpostiin. Rekisteröinnit -linkit on selitetty oppaan Valinnat -luvussa. Käyttämällä rekisteröinnit linkkiä käyttäjä voi käyttää Form Managerin hakutoimintoa. Asetukset Webforum Form Managerissa on useita kehittyneitä ominaisuuksia: Hallinnoi lomakkeiden ja rekisteröintien oikeuksia. Anna vastaajien nähdä ja päivittää yksittäisiä rekisteröintejä. Lähetä vahvistusviesti vastaajalle. Vastaanota rekisteröinnin kuittausviesti. Päätä, mitä tapahtuu, kun rekisteröinti on vastaanotettu. Anna hallinnointioikeuksia tiettyihin lomakkeisiin (lomakkeen omistajat). Rajoita rekisteröintien määrää. Aseta lomakkeelle aikaraja. Käytä varausominaisuutta. Copyright Webforum Europe AB 14

Asetukset on jaettu viiteen ryhmään: Ominaisuudet Vahvistukset Oikeudet Vaihtoehdot Varaus Ominaisuudet Ominaisuuksissa näet kuka on luonut lomakkeen ja milloin. Voit vaihtaa: lomakkeen otsikon kategorian, jolla kategorisoit lomakkeen kielen, jolla lomake lähetetään lomakkeen tilan (aktiivinen tai passiivinen) Asetukset > Ominaisuudet. Copyright Webforum Europe AB 15

Vahvistukset Tämä osio on jaettu kolmeen osaan: I. Vaihtoehdot rekisteröinnin jälkeen II. Kuittausviesti sähköpostitse III. Automaattinen sähköpostivahvistus lomakkeeseen vastanneelle I. Vaihtoehdot rekisteröinnin jälkeen Voit määrittää, mitä vastaaja näkee rekisteröinnin jälkeen. Vaihtoehdot ovat: Näytä viesti: näyttää viestin, joka on kirjoitettu alla olevaan tekstikenttään. Näytä viesti ja linkki rekisteröintiin: näyttää viestin, joka on kirjoitettu alla olevaan tekstikenttään ja linkin vastaajan omaan rekisteröintiin. Näytä viesti ja linkki tuloksiin (yhteenveto): näyttää viestin ja linkin tuloksien yhteenvetoon*. Näytä viesti ja linkki tuloksiin (hakusivu): sama kuin edellinen ja linkki hakusivulle*. Näytä viesti ja linkki tuloksiin (yhteenveto ja hakusivu): näyttää viestin ja linkin tuloksien yhteenvetoon ja hakusivulle*. Näytä viesti ja linkki valittuun URL:iin: näyttää viestin ja linkin annettuun URL-osoitteeseen. Mene suoraan tuloksiin (yhteenveto): tuloksien yhteenveto näytetään*. Mene suoraan tuloksien hakusivulle: hakusivu näytetään*. Mene suoraan määriteltyyn URL:iin: vastaaja viedään suoraan annettuun URL-osoitteeseen. *Huomaathan, että tuloksien yhteenvetosivu ja hakusivu näytetään vain, jos vastaajalla on oikeus nähdä tulokset. Muulloin näytetään vain viesti. Lisää viesti tekstikenttään ja, jos tahdot, osoite URL-kenttään. Määritä mitä tapahtuu, kun rekisteröinti on toimitettu. Copyright Webforum Europe AB 16

II. Kuittausviesti sähköpostitse (esimerkiksi hallinnoijalle) Kun rekisteröinti on toimitettu, on mahdollista saada siitä kuittausviesti sähköpostiin. Anna niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet (pilkuilla, eroteltuina), joiden haluat saavan kuittausviestin. Valitse sen jälkeen mitkä kysymykset ja vastaukset sisällytetään viestiin. Kuittausviesti on vain vahvistusviesti, joka ei vaikuta rekisteröinnin sisältöön. Vastaanota kuittausviesti, kun rekisteröinti on lähetetty. III. Automaattinen sähköpostivahvistus lomakkeeseen vastanneelle Tämä ominaisuus lähettää automaattisen vahvistusviestin vastaajille, joiden sähköpostiosoite on tiedossa. Oletuksena tämä ominaisuus ei ole käytössä. Valitse Kyllä ottaaksesi vahvistusviestiominaisuuden käyttöön ja valitse kysymys, joka sisältää vastaajan sähköpostiosoitteen. Huomaa, että vain kysymys, jonka tyyppi on Sähköposti, voidaan valita. Lähetä automaattinen sähköpostivahvistus vastaajalle. Copyright Webforum Europe AB 17

Anna vastausosoite. Tämä on osoite, johon viesti lähetetään, jos vastaaja vastaa sähköpostivahvistukseen. Lisää Aihe ja Viesti. Samoin kuin kuittausviestissäkin, voit valita kysymyksiä ja vastauksia, jotka sisällytetään vahvistusviestiin. Kaikki vahvistusviestit, jotka lähetetään tämän ominaisuuden avulla, tallentuvat viestiarkistoon. Nähdäksesi listan viesteistä, jotka on lähetetty tietylle vastaajalle, hae käyttäjää. Käyttäjähaun tulossivun ylälaidassa on linkki Viestit viestiarkistoon. Suluissa oleva numero ilmoittaa, kuinka monta viestiä vastaajalle on lähetetty. Klikkaa Viestit -linkkiä nähdäksesi listan viesteistä. Jos Salli rekisteröityneelle pääsy omaan rekisteröintiin on valittu Käyttöoikeudet -osiossa (käsitellään tarkemmin seuraavassa kappaleessa), kaksi lisävaihtoehtoa on valittavissa kysymysten alla: Sisällytä suora linkki (URL) rekisteröityjän tulokseen: Jos tämä ominaisuus on aktiivinen, yksilöllinen URL-osoite oman rekisteröinnin lukemiseen ja/tai päivittämiseen on sähköpostin alalaidassa. Sisällytä rekisteröintisalasana: Jos tämä ominaisuus on aktiivinen, yksilöllinen rekisteröintisalasana rekisteröinnin lukemista ja/tai päivittämistä varten on sähköpostiviestin alalaidassa. Käyttöoikeudet Tämä osio on jaettu neljään osaan: I. Pääsy lomakkeeseen ja rekisteröinteihin II. Salli rekisteröityneelle pääsy omaan rekisteröintiin III. Tulosten hallinnoija IV. Lomakkeiden omistajat Copyright Webforum Europe AB 18

I. Pääsy lomakkeeseen ja rekisteröinteihin Käyttöoikeudet voidaan määrittää lomakkeeseen sekä hakutyökaluun ja rekisteröintien yleiskatsaukseen. Oletuksena lomake on yleisesti käytettävissä (ei pääsyrajoituksia) ja hakutyökalu on vain hallinnoijien käytössä. Lähetä automaattinen kuittausviesti vastaajalle. Pääsy jokaiseen kolmeen kohtaan; Lomake, Rekisteröinnit Yleiskatsaus ja Rekisteröinnit Haku, voidaan määrittää alla esitetyllä tavalla. Hallinnoija voi määrittää pääsyn lomakkeeseen ja rekisteröinteihin käyttämällä alasvetovalikkoa, jossa on seuraavat vaihtoehdot: Julkinen: Pääsyrajoituksia ei ole. Jokaisella on pääsy kohteeseen klikkaamalla URL-osoitetta. Lomakkeen salasana: lomake on suojattu yhdellä salasanalla, jota kaikki vastaajat voivat käyttää. Käyttäjät (kaikki): Pääsy on rajoitettu Form Managerin rekisteröityihin käyttäjiin. Käyttäjät (valinnan mukaan): Pääsy on rajoitettu valittuihin Form Manager käyttäjiin. Copyright Webforum Europe AB 19

Lomakkeiden omistajat, hallinnoijat ja tulosten hallinnoijat: Pääsy on rajoitettu lomakkeen omistajiin, tulosten hallinnoijiin ja käyttäjiin, joilla on hallinnointioikeudet. Käyttöoikeus: Lomake Käytä tätä lomakkeen käyttöoikeuksien määrittämiseen yllämainituilla vaihtoehdoilla. Käyttöoikeus: Rekisteröinnit - yleiskatsaus Käytä tätä lomakkeen tulosten yleiskatsauksen käyttöoikeuksien määrittämiseen. Voit lisäksi valita Näytä vastaukset Teksti -tyypin kysymyksiin tuloskatsauksessa. Se, miten voit valita tämän, on selitetty seuraavan kappaleen hakusivun konfigurointi-osiossa. Käyttöoikeus: Rekisteröinnit - haku Käytä tätä hakusivun käyttöoikeuksien määrittämiseen. Päivitettävissä Kun aktivoit Päivitettävissä -ruudun, käyttäjät saavat päivittää omia rekisteröintejään. Kun ruutu on aktiivinen, käyttäjät, jotka eivät ole hallinnoijia tai lomakkeen omistajia voivat päivittää omia rekisteröintejään. Huom! Hallinnoijat, tulosten hallinnoijat ja lomakkeen omistaja saavat aina päivittää rekisteröintejä. Lomakkeen salasana Aseta salasana, jota käytetään lomakkeeseen ja rekisteröinteihin pääsyyn. Salasanan tulee olla vähintään 6 merkkiä pitkä. Kaikki vastaajat käyttävät samaa salasanaa. Form Managerin rekisteröityneet käyttäjät voivat käyttää henkilökohtaisia sisään kirjautumistunnuksiaan klikkaamalla linkkiä Kirjaudu sisään -painikkeen alla. Lomakkeen salasana-suojaus. Copyright Webforum Europe AB 20

Käyttäjien valintalista Tällä ominaisuudella voit valita, ketkä rekisteröityneistä käyttäjistä voi käyttää lomaketta. II. Salli rekisteröityneelle pääsy omaan rekisteröintiin Tämä ominaisuus sallii pääsyn yksittäiseen rekisteröintiin erillisen URL-osoitteen avulla. Huom! Tämä asetus on riippumaton kaikista muista oikeusasetuksista. Salli rekisteröityneelle pääsy omaan rekisteröintiin. Valitse Hyväksytty pääsy tuloksiin salliaksesi pääsyn tuloksiin. Jos haluat sallia myös tulosten päivittämisen, valitse Hyväksy pääsy rekisteröintiin, sekä mahdollisuus sen päivittämiseen. Jos tulokset ovat salasanasuojattuja, aktivoi Suojattu salasanalla -valintaruutu. Salasana on 11 merkkiä pitkä (PR-XXXXXXXX) ja se on luotu automaattisesti jokaiselle erilliselle rekisteröinnille. Rekisteröityjä voi vastaanottaa Internet-osoitteen (URL) ja, jos käytössä, salasanan kahdella tapaa. 1. Käytä Automaattinen sähköpostivahvistus lomakkeeseen vastanneelle - ominaisuutta ja valitse, että URL ja salasana on sisällytetty sähköpostiviestiin (selitetty edellisessä kappaleessa). 2. Lähetä viesti rekisteröityneelle myöhemmin. Mene haluamaasi rekisteröintiin ja klikkaa Viesti sivun ylä- tai alalaidasta tai tee haku ja valitse, kenelle rekisteröityneistä haluat lähettää viestin. Klikkaa sen jälkeen Viesti valikosta. Copyright Webforum Europe AB 21

III. Tulosten hallinnoija Valitse yksi tai useampi tulosten hallinnoijaksi. Tulosten hallinnoijana käyttäjä voi nähdä tulokset ja päivittää, poistaa, viedä sekä tulostaa yksittäisiä rekisteröintejä. Tulosten hallinnoija ei voi lisätä tai poistaa kysymyksiä tai muuttaa lomakkeen asetuksia. Tulosten hallinnoijien valitseminen. IV. Lomakkeen omistajat Valitse yksi tai useampi käyttäjä lomakkeen omistajaksi. Lomakkeen omistajana käyttäjä voi hallinnoida lomaketta (kuten kysymyksiä ja asetuksia). Lomakkeen omistajalla on myös aina oikeus muokata ja poistaa rekisteröintejä. Lomakkeen omistajien valitseminen. Vaihtoehdot Voit päättää kenelle lomake on näkyvissä aloitussivulla, rajoittaa rekisteröintien määrää ja asettaa lomakkeelle aikarajan. Copyright Webforum Europe AB 22

Lomakelista Tämän avulla voit määrittää kenelle lomake on näkyvillä aloitussivulla. Jos Vain lomakkeen omistaja, tulosten hallinnoija ja hallinnoija -valintaruutu on aktiivinen, lomake näkyy aloitussivulla vain niille käyttäjille, jotka ovat lomakkeen omistajia, tulosten hallinnoijia tai hallinnoijia. Rajoita rekisteröintien lukumäärää Voit määrittää rekisteröintien enimmäismäärän antamalla luvun Max lukumäärä - kenttään. Voit lisätä viestin viestikenttään, joka näytetään käyttäjälle, jos rekisteröintien maksimimäärä on saavutettu. Rekisteröintilomakkeen aikarajoitus Voit rajoittaa lomakkeeseen vastausaikaa antamalla päivämäärät, mistä lähtien ja mihin saakka, kenttiin. Voit lisätä viestin viestikenttään, joka näytetään käyttäjälle, kun rekisteröintipäivä on aikarajojen ulkopuolella. Varaus Huom! Varaus-ominaisuus ei automaattisesti kuulu Form Manageriin. Ota yhteyttä Webforumiin, jos haluat tästä lisätietoja. Voit aktivoida Varaus ominaisuuden, jos haluat. Varaus on Form Managerin varaussysteemi. Voit muuttaa Varaus-ominaisuuden asetuksia. Varaus-ominaisuuden käyttö Jos päätät ottaa Varaus toiminnon käyttöön, kaikki rekisteröinnit saavat varaustilan. Voit rajoittaa varausten lukumäärää lisäämällä varausten maksimimäärän Maksimi lukumäärä varauksia -kenttään. Rekisteröinnin voi tehdä vain, jos kohde ei ole täyteen varattu. Jos kohde on täyteen varattu, rekisteröijälle ilmoitetaan viesti. Voit muuttaa viestin sisältöä lisäämällä tekstin viestikenttään. Jos aktivoit Aktivoi tilauksenperumistoiminto, voit peruuttaa jo merkittyjä varauksia. Jos haluat mahdollistaa peruutuksen ennen tiettyä päivää, voit lisätä päivämäärän Viimeinen peruutuspäivä -kenttään. Kun päivämäärä on kulunut umpeen, vain lomakkeen omistajat, tulosten hallinnoijat ja hallinnoijat voivat tehdä peruutuksia. Jos peruutusominaisuus on käytössä, voit tehdä haun rekisteröintien varaustilanne. Varaustilanne näkyy haun tulossivulla ja on myös mukana, jos viet tai printtaat rekisteröintitietoja. Copyright Webforum Europe AB 23

Kategoriat Jos sinulla on useita lomakkeita, kategorioiden avulla Form Managerin käyttö helpottuu. Liittämällä lomakkeet eri kategorioihin voit esim. listata aloitussivulla vain ne lomakkeet, jotka kuuluvat tiettyyn kategoriaan. Valinta tallentuu ja on käytössä taas kun palaat aloitussivulle. Kategorioiden hallinta tapahtuu Kategoriat osiossa, johon pääset aloitussivun Kategoriat painikkeesta. Lisää/Poista kategoria Vain käyttäjät, joilla on hallinnoijan oikeudet, voivat hallinnoida kategorioita. Lisätäksesi kategorian, klikkaa Lisää kategoria. Nimeä kategoria ja klikkaa Tallenna. Poistaaksesi kategorian, aktivoi valintaruutu poistettavan kategorian edessä ja klikkaa Poista. Vain kategoria poistuu, ei siihen liitetyt lomakkeet. Se, miten voit liittää lomakkeita kategorioihin, on selitetty Lisää lomake ja Vaihtoehdot -kappaleissa. Rekisteröintien hallinta Yleistä Voit työskennellä rekisteröintien kanssa Rekisteröinnit -osiossa. Klikkaa mitä tahansa kolmesta kuvakkeesta aloitussivulla. Haun ja tulokset sivun asetukset Ennen kuin alat työskennellä rekisteröintien kanssa, sinun kannattaa säätää hakusivun asetuksia. Klikkaa Vaihtoehdot rekisteröinnit sivulta säätääksesi haun asetuksia. Tällä sivulla voit muokata: hakusivua haun tulokset-sivua yleiskatsaus-sivua Copyright Webforum Europe AB 24

I. Hakusivu Hakusivua voi muokata seuraavilla tavoilla: Aakkosellinen järjestys: Sallii aakkosellisen haun. Valitse myös mikä kysymys aakkostetaan. Päiväys: Sallii haun rekisteröintien päiväyksistä. Oletuksen aktiivinen. Vapaa teksti: Sallii haun vapaan tekstin avulla. Oletuksena aktiivinen. Yksityiskohtainen haku: Sallii haun Valinta -tyypin kysymyksistä. Hakutyökalun asetukset. Lomakkeen hakusivu on nyt päivitetty tarpeesi mukaan. Hakutyökalu, jossa voi tehdä hakuja kysymyskohtaisesi. Jos varaussysteemi (Varaus) on käytössä, voit hakea myös Varaustilanteen mukaan, varattu tai peruutettu. Copyright Webforum Europe AB 25

II. Haun tulos Voit määrittää, miten haun tulokset on listattu. Valitse, mitkä kentät sisällytetään haun tulokset-sivulle. Jos varaussysteemi on käytössä, Varaustilanne on näkyvillä haun tulossivulla. Haun tulokset-sivun asetukset. III. Yleiskatsaus Yleiskatsaussivu antaa tilastollisen esityksen kaikesta rekisteröidystä tiedosta. Se on selitetty tarkemmin seuraavassa kappaleessa. Voit valita näytetäänkö Teksti - tyypin kysymyksiä yleiskatsauksessa. Yleiskatsaussivun asetukset. Paina lopuksi Tallenna. Copyright Webforum Europe AB 26

Hae ja katsele rekisteröintejä Klikkaa Rekisteröinnit Haku aloitussivulta tai ensin Rekisteröinnit ja sen jälkeen Haku valikosta. Hakusivu aukeaa, jossa voit hakea monella eri tavalla tallennetuista tiedoista. Haku tallennetuista tiedoista. Voit joko hakea aakkosittain klikkaamalla kirjainta tai kaikkia klikkaamalla Kaikki. Hakukentät, jotka on valittu hakusivun asetuksissa, on näkyvillä (Selitetty tarkemmin edellisessä kappaleessa). Jos Liitä/Lataa tiedostoja lomakkeelle on sallittu, valintaruutu Etsi liitetiedostoista ilmestyy Vapaa teksti -kentän viereen. Etsi liitetiedostoista sallii käyttäjän hakea Form Manageriin tallennetuiden tiedostojen sisällöstä. Haettavia tiedostotyyppejä ovat Microsoft Office (Word, Excel ja PowerPoint) sekä Adobe Acrobat PDF tiedostot. Oletuksena tämä ominaisuus ei ole aktiivinen. Valitse, minkä kentän mukaan hakutulokset listataan, onko lista nouseva vai laskeva, ja lopuksi, kuinka monta rekisteröintiä esitetään yhdellä sivulla. Lisää haluamasi hakukriteeri ja klikkaa Hae. Hakutulokset listataan valitussa järjestyksessä. Jokainen rekisteröinti saa yksilöllisen numeerisen rekisteröintinumeronsa, jota ei voi muuttaa. Copyright Webforum Europe AB 27

Hakutulosten listaus. Yläosassa on valittavissa useita toimintoja: Lisää rekisteröinti lisää uusi rekisteröinti ilman, että vahvistusviesti lähetetään. Päivitä useita päivitä sama kysymys useaan rekisteröintiin yhtä aikaa. Tämä on selitetty myöhemmin tässä luvussa. Poista poista kaikki tai osa rekisteröinneistä. Valitse rekisteröinnit ja paina Poista. Huom! Tätä toimintoa ei voi peruuttaa! Vienti vie tietoja Form managerista koneellesi. Tämä prosessi selitetään myöhemmin tässä luvussa. Viesti lähetä sähköposti kaikille tai osalle vastaajista. Tämä prosessi on selitetty myöhemmin tässä luvussa. Tulosta tulosta kaikki tai osa rekisteröinneistä. Kaikki rekisteröinnit on listattu yhdellä sivulla. Kopioi kopioi rekisteröinnit yhdeltä lomakkeelta toiselle. Tämä toiminto on näkyvillä vain, jos kopiointitoiminto on liitetty Form Manageriisi. Ota yhteyttä Webforumiin jos haluat lisätietoja tästä toiminnosta. Nähdäksesi kaikki rekisteröinnin tiedot, klikkaa sen rivin suurennuslasia( ). Kaikki tulokset kyseisestä rekisteröinnistä on esillä. Sivun ylälaidassa voit nähdä rekisteröinnin perustiedot: Päiväys ja aika, jolloin rekisteröinti on lisätty Jos rekisteröinnin on tehnyt vastaaja, joka oli kirjautuneena sisään Form Manageriin, vastaajan nimi, sähköpostiosoite ja yritys on listattu. Vastaajan IP-osoite Linkki rekisteröinnin viestiarkistoon Alapuolella, vastaajan lähettämät tiedot on listattu samassa järjestyksessä kuin ne esiintyvät lomakkeessa. Copyright Webforum Europe AB 28

Katsele rekisteröintiä. Hallinnoijana, tulosten hallinnoijana tai lomakkeen omistajana voit muokata rekisteröinnin tietoja. Klikkaa Muuta muokataksesi rekisteröinnin tietoja. Rekisteröinnin muokkaus. Kun olet painanut Tallenna, päivitetty rekisteröinti on näkyvillä. Yläruudussa näkyy rekisteröintiä viimeksi päivittäneen tiedot. Copyright Webforum Europe AB 29

Katsele rekisteröintiä päivityksen jälkeen. Joissain Form Managerin versioissa on mahdollisuus rekisteröinnin salasanasuojaukseen, joka sallii vastaajan kirjautua sisään ja päivittää rekisteröintiään myöhemmin. Käyttämällä Lähetä viesti -työkalua hallinnoija voi lähettää yksilöllisen salasanan vastaajalle. Tämä ominaisuus on selitetty seuraavassa kappaleessa. Poista rekisteröintejä Poistaaksesi yhden tai useamman rekisteröinnin, tee haku haluamastasi rekisteröinneistä. Aktivoi jokaisen rivin valintaruutu tai otsikon valintaruutu, jolla voit valita kaikki yhtä aikaa, ja klikkaa Poista ylävalikosta. Huom! Tätä toimintoa ei voi peruuttaa. Lähetä viesti vastaajalle Voit lähettää viestin yhdelle tai useammalle vastaajalle Form Managerin avulla. Jos sähköposti lähetetään usealle vastaajalle, tee haku listataksesi haluamasi vastaajat kuten selitetty yllä. Merkkaa joka rivin vasemmanpuoleinen valintaruutu tai yläpalkin valintaruutu, joka valitsee kaikki yhtä aikaa, ja klikkaa Viesti ylävalikosta. Ikkuna avautuu, jossa voit käyttää valmiita viestimalleja tai kirjoittaa uuden viestin (tyhjä). Voit myös avata viestimallin ja muokata sitä ennen lähetystä. Valitse ja klikkaa Lähetä viesti jatkaaksesi. Copyright Webforum Europe AB 30

Lähetä viesti vastaajille, joko käyttämällä valmista viestimallia tai kirjoittamalla uuden viestin. Uusi ikkuna aukeaa, jossa voit kirjoittaa viestisi. Viesti lähetetään osoitteeseen, joka on lisätty sähköpostiosoitetta kysyneeseen tekstikenttään. Lisää viestiisi otsikko ja viestiteksti. Jos olet valinnut käyttää valmista viestimallia, voit käyttää ennalta määriteltyä otsikkoa ja viestiä. Viestiin voi lisätä vielä kaksi erikoiskenttää URL ja salasana. Näitä käytetään, jos vastaajan halutaan pystyvän sisään kirjautumaan, katselemaan ja päivittämään rekisteröintiään. Jos nämä kentät ovat mukana, vastaajan yksilölliset tiedot on lisätty viestiin. Valitse Säilytä viesti mallina kun lähetät sen, jos haluat tallentaa viestin mallina. Copyright Webforum Europe AB 31

Lähetä viesti vastaajille, joka sisältää hänen rekisteröintinsä URL-osoitteen ja salasanan. Voit lähettää viestin painamalla Lähetä, ja vahvistusikkuna, sisältäen lähetettyjen sähköpostien lukumäärän, aukeaa. Voit myös lähettää viestin tietylle vastaajalle avaamalla hänen rekisteröintinsä. Klikkaa suurennuslasia vasemmalla ja sen jälkeen Lähetä viesti. Valitse viestimalli tai valitse tyhjä kirjoittaaksesi uuden viestin. Jos vastaaja on antanut sähköpostiosoitteensa, se osoite on Sähköpostiosoite -kentässä valmiina. Jos vastaaja ei ole antanut sähköpostiosoitettaan, voit lisätä sen Sähköpostiosoite - kenttään. Voit myös muuttaa valmiiksi annettua sähköpostiosoitetta. Copyright Webforum Europe AB 32

Lähetä viesti yksittäiselle käyttäjälle. Kaikki viestit, jotka on lähetetty Form Managerin avulla tallentuvat viestiarkistoon. Nähdäksesi listan tietylle vastaajalle lähetetyistä viesteistä, hae ja katsele kyseisen vastaajan tietoja. Tulossivun ylälaidassa on linkki Viestit viestiarkistoon. Suluissa oleva numero kertoo kuinka monta viestiä on lähetetty kyseiselle vastaajalle. Klikkaa linkkiä nähdäksesi lista kaikista viesteistä. Viesti on näkyvillä valikossa vain, jos kysymyslomakkeessa on sähköpostityyppiä oleva kysymys. Lisää ja muokkaa viestimalleja Klikkaa Viesti valikosta ja sen jälkeen nuolta, jolla voit luoda, muokata ja poistaa viestimalleja. Klikkaa Uusi lisätäksesi uuden viestimallin tai klikkaa valmiin viestimallin nimeä muokataksesi sitä. Klikkaa Tallenna tallentaaksesi muutokset. Jos haluat poistaa viestimallin, aktivoi valintaruutu mallin vasemmalla puolella ja klikkaa Poista. Copyright Webforum Europe AB 33

Lisää uusi viestimalli lisäämällä nimi, aihe ja viesti. Useiden rekisteröintien päivittäminen yhtäaikaisesti Käyttämällä Päivitä useita -työkalua voit päivittää kysymyksen kaikkiin tai valittuihin rekisteröinteihin. Tee haku listataksesi haluamasi rekisteröinnit. Aktivoi jokaisen rivin vasemmalla puolella olevat valintaruudut tai yläpalkissa oleva valintaruutu valitaksesi kaikki yhtä aikaa ja klikkaa Päivitä useita ylävalikosta. Ikkuna avautuu, jossa kysytään mitä kysymystä haluat päivittää. Valitse haluamasi kysymys alasvetovalikosta ja paina Seuraava. Valitse kysymys, jonka rekisteröityneitä vastauksia päivitetään. Copyright Webforum Europe AB 34

Uusi ikkuna avautuu, jossa voit lisätä vastauksen, joka päivitetään kaikkiin valittuihin rekisteröinteihin. Jos kysymys on Valinta -tyyppiä (valintaruutu, alasvetovalikko tai vaihtoehtopainike), kaikki vastausvaihtoehdot ovat näkyvillä. Jos kysymys on Teksti -tyyppiä, vastausvaihtoehto voidaan lisätä vapaana tekstinä. Painamalla Lopetus rekisteröinnit päivitetään. Päivityksen vahvistusikkuna aukeaa. Paina Sulje lopettaaksesi päivittämisen tai Jatka jatkaaksesi uuden kysymyksen päivittämisellä. Huomaa, että kaikki valitut vastaukset tähän kysymykseen korvataan annetulla vastauksella ja tätä toimintoa ei voi peruuttaa. Anna uusi vastaus valittuihin kysymyksiin. Kuvat esittävät esimerkin valmiista vastausvaihtoehdoista vasemmalla ja tekstivastauksesta oikealla. Kopioi rekisteröintejä Huom! Kopiointitoiminto ei kuulu automaattisesti Form Manageriin. Ota yhteyttä Webforumiin, jos haluat lisätietoja tästä toiminnosta. Kopiointi ominaisuus sallii sinun kopioida rekisteröintejä lomakkeista muihin lomakkeisiin ja koneellesi. Copyright Webforum Europe AB 35

Klikkaa Rekisteröinnit - haku ja hae rekisteröintejä, jotka haluat kopioida. Aktivoi kopioitavien rekisteröintien vasemmalla olevat valintaruudut ja klikkaa Kopioi ylävalikosta. Ikkuna avautuu, jossa voit valita kohdelomakkeen. Valitse kohdelomakkeen kysymykset, johon haluat kopioida rekisteröinnit, aktivoimalla kysymysten vasemmalla puolella olevat valintaruudut. Voit valita vain kysymystyyppejä, jotka ovat kohdelomakkeessa ja lähdelomakkeessa. Jokaiselle lähdelomakkeen kysymykselle on näkyvillä kaikki samaa kysymystyyppiä olevat kysymykset. Esim. Jos kysymystyyppi Valinta yksi vaihtoehto on valittu kohdelomakkeesta, kaikki sen tyypin kysymykset lähdelomakkeesta on saatavilla. Valitse alasvetovalikosta kysymys, jonka haluat kopioida. Näiden kysymysten rekisteröidyt vastaukset kopioituvat kohdelomakkeelle. Aktivoi kohdelomakkeen kysymykset, joihin haluat kopioida rekisteröinnit. Valitse lähdelomakkeen kysymykset, jotka haluat kopioida. Huom! Kun kopioit kysymystyyppejä Valinta yksi vaihtoehto ja Valinta useampi vaihtoehto, vastaukset kopioituvat siinä järjestyksessä kuin ne ovat lähdelomakkeessa. Esim. Jos kopioit kysymyksen Sukupuoli (kysymystyyppiä Valinta yksi vaihtoehto ), jonka vastausvaihtoehdot ovat Mies ja Nainen, ja kohdelomakkeen kysymys on samaa tyyppiä, vastausvaihtoehdot pitää olla samassa järjestyksessä kuin lähdelomakkeessakin, eli Mies ensimmäisenä ja Nainen toisena, jotta kohdelomakkeen tulokset olisivat yhtäpitävät lähdelomakkeen kanssa. Copyright Webforum Europe AB 36

Jos lähdelomakkeessa on käytössä Varaus-systeemi mutta kohdelomakkeessa ei, kopioidut rekisteröinnit saavat automaattisesti Varaus-statuksen kohdelomakkeessa. Jos varaus-systeemi on käytössä molemmissa lomakkeissa, rekisteröintien statukset pysyvät samoina kopioitaessa. Rekisteröintien yleiskatsaus Nähdäksesi tietoja ja tilastoja kaikista lomakkeen rekisteröinneistä, klikkaa Yleiskatsaus valikosta. Tilastot näytetään jokaisesta kysymyksestä. Voit myös valita, että vapaan tekstin vastaukset ja esittelytekstit sisällytetään näihin tilastoihin. Voit aktivoida näiden tyyppien vastaukset Asetukset-osiossa, joka on kuvattu edellisessä kappaleessa. Monivalintakysymyksissä vastausten jakautuminen esitetään graafisesti. Rekisteröintien yleiskatsaus. Copyright Webforum Europe AB 37

Tietojen vienti Kaikki tai valitut rekisteröinnit voidaan viedä tiedostoon, jota sitten voidaan käyttää muissa ohjelmissa. Tiedot voi viedä joko Microsoft Excel taulukkoon tai CSVtiedostoon (comma-separated values), joka on taulukkotiedostojen standardiformaatti. Jos Form Managerissasi on liitetiedoston liitäntäominaisuus, voit viedä myös näitä tiedostoja. Tiedon vienti ei vaikuta Form Manageriin tallennettuihin tietoihin ja voit viedä tietoja milloin haluat. Tietoja voit viedä tiedostoon kahdella eri tavalla: Jos haluat viedä lomakkeen kaikkien rekisteröintien tiedot yhteen tiedostoon, klikkaa aloitussivulla Vie haluamasi lomakkeen oikeasta laidasta. Jos haluat viedä vain osan tiedoista, klikkaa Rekisteröinnit haku kuvaketta haluamasi lomakkeen kohdalla aloitussivulla ja tee haku listataksesi haluamasi rekisteröinnit. Aktivoi jokaisen rivin vasemman laidan valintaruutu tai ylävalikon valintaruutu valitaksesi kaikki yhtäaikaisesi ja klikkaa Vie valikosta yläpuolella. Vie kaikki tieto Kun olet klikannut Vie, voit viedä tietoja MS Exceliin tai CSV tiedostoon. Liitetiedostot viedään erikseen. Valitse tiedostotyyppi vietäville tiedoille. Copyright Webforum Europe AB 38

Valitse avataanko viety tieto suoraan vai tallennetaanko se tiedostona koneellesi. Viedyn tiedoston nimi on luotu automaattisesti, ja se koostuu lomakkeen Id numerosta sekä viennin päivämäärästä ja ajasta. Kun tiedosto on tallennettu, voit avata sen. Ensimmäinen rivi sisältää kysymyksen ja sen alla on lomakkeen rekisteröinnit. Viedyt tiedot esillä Microsoft Excelissä.. Vie osa tiedosta Jos haluat viedä vain osan tiedoista, löydät siihen ohjeet tämän oppaan Rekisteröintien hallinta kappaleesta. Kun valinnat on tehty, vienti tapahtuu samoin kuin edellä mainitussa tapauksessa. Vie liitetiedostoja Ensimmäiseksi valitse haluamasi rekisteröinnit. Valitse Liitetiedostot vientisivulla ja klikkaa Vienti. Koska tiedostojen lukumäärä voi olla suuri, ne zipataan. Kun zippaus on tehty, klikkaa Lataa tallentaaksesi zip-tiedoston. Copyright Webforum Europe AB 39

Kun viet liitetiedostoja, ne zipataan pakatuksi tiedostoksi. Kun tiedostot on pakattu, voit ladata tiedoston. Copyright Webforum Europe AB 40

Lomakkeen poistaminen Jos klikkaat Poista aloitussivulla, lomake ja kaikki sen rekisteröinnit poistetaan. Huom! Näitä tietoja ei voi palauttaa! Sinulta pyydetään aina vahvistus, kun poistat lomakkeen. Huom! Kaikki kysymykset ja vastaukset poistetaan! Copyright Webforum Europe AB 41

Käyttäjien hallinnointi Form Manageriin voi lisätä rajattoman määrän käyttäjiä. Käyttäjä voi kirjautua sisään ja käyttää Form Manageria. Käyttäjällä voi olla yksi seuraavista rooleista: Normaali käyttäjä: Tämä on oletusrooli. Käyttäjä voi kirjautua sisään ja katsella lomakkeita ja rekisteröintejä. Joihinkin lomakkeisiin voi olla pääsyrajoituksia, mistä lisää alla. Luo lomakkeet: Tämä rooli antaa käyttäjän katsella lomakkeita ja rekisteröintejä sekä luoda uusia lomakkeita. Joihinkin lomakkeisiin voi olla pääsyrajoituksia, mistä lisää alla. Hallinnoija: Tämä rooli antaa käyttäjälle täydet oikeudet. Hallinnoija voi hallinnoida käyttäjätilien asetuksia, luoda ja hallinnoija lomakkeita, hallinnoida käyttäjiä ja hänellä on pääsy kaikkiin lomakkeisiin ja rekisteröinteihin. Klikkaa Käyttäjät ylävalikosta nähdäksesi listan käyttäjistä. Lista käyttäjistä. Lisää käyttäjä Klikkaa Lisää käyttäjä lisätäksesi käyttäjän. Uusi ikkuna aukeaa, missä voit lisätä nimen, yrityksen, sähköpostiosoitteen, käyttäjänimen ja salasanan. Lopuksi valitse, minkä roolin käyttäjä saa. Copyright Webforum Europe AB 42

Lisää käyttäjän tiedot ja valitse rooli. Käyttäjätietojen päivitys Kun päivität tietoja, seuraavat turvallisuustoiminnot ovat käytössä: Kun käyttäjätiliä päivitetään, salasanakenttä on tyhjä. Kun sähköpostiosoitetta päivitetään, sinua pyydetään antamaan uusi salasana. Lähetä viesti käyttäjille Helpoin tapa ilmoittaa käyttäjälle hänen käyttäjätunnuksensa on käyttää viestinlähetys toimintoa. Valitse käyttäjät, joille haluat lähettää viestin, aktivoimalla niiden valintaruudut nimien edessä ja paina Viesti. Ikkuna avautuu. Lisää aihe ja muokkaa viestiä. Risuaidat esittävät dynaamista sisältöä, jotka korvataan käyttäjien henkilökohtaisilla tiedoilla. Viestiin alaosaan on merkitty lähettäjän (sisään kirjautuneen) nimi. Copyright Webforum Europe AB 43

Lähetä viesti käyttäjille, jossa on linkki Form Manageriin ja heidän kirjautumistunnuksensa. Copyright Webforum Europe AB 44

Tuki & Yhteystiedot Jos sinulla on kysyttävää Form Managerista ja sen toiminnoista, klikkaa Ohje yläpalkista ja saat yhteyshenkilön tiedot. On suositeltavaa, että käyt Webforumin kotisivuilla www.webforum.fi, missä on hyödyllistä tietoa ja vinkkejä sekä ohjelmapäivityksiä. Siellä on myös uusimmat versiot käyttöoppaista. Jos sinulla on kysyttävää, voit käyttää nettisivujen tukilomaketta tai lähettää sähköpostin tuki@webforum.com. Webforum kehittää tuotetta jatkuvasti ja käyttäjien mielipiteet ovat tärkeitä. Ota yhteyttä, jos sinulla on ehdotuksia uusista toiminnoista tai muita kehittämisajatuksia. Webforum Finland Paciuksenkaari 13 00270 Helsinki, Finland Myynti/Tuki: +358 400 840 189 Fax: +358 9 445 810 Internetosoite www.webforum.fi Sähköposti Myynti: myynti@webforum.com Tuki: tuki@webforum.com Copyright Webforum Europe AB 45