PEREHDYTTÄMINEN - YLEISOHJE PEREHDYTTÄJÄLLE Lappeenrannan kaupunki Henkilöstöasiat 01.06.2006
Sisällys Opasta kertaa tarkista oppiminen!... 3 Perehdyttämisen merkitys... 4 Perehdyttämisen sisältö... 4 Kuka vastaa perehdyttämisestä... 5 Perehdyttämisen seuranta... 5 Tavoitteena yhtenäiset toimintatavat... 5 Kirjallisuutta... 6 Liite: Perehdyttämissuunnitelma 2(6)
Opasta kertaa tarkista oppiminen! Perehdyttäminen koskettaa kaikkia organisaatioita ja jokaista työntekijää, joka vaihtaa työpaikkaa, työtä ja työyksikköä. Perehdyttämisellä autetaan uusia työntekijöitä tulemaan työyksikön toimiviksi jäseniksi. Perehdyttäminen ei kuitenkaan rajoitu ainoastaan tulokkaisiin, vaan tehtävien tai työolosuhteiden muuttuessa on vanhatkin työntekijät perehdytettävä muutoksiin. Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla työntekijä oppii tuntemaan, työpaikkansa ja sen tavat työpaikan ihmiset työpaikan turvallisuusohjeet työnsä sekä siihen liittyvät odotukset. Henkilöstöasiat on laatinut perehdyttämisen seurannan avuksi oheisen perehdyttämisen muistilistan. Muistilista on tulostettavissa myös kaupungin intranet-sivuilta osoitteesta dokumentit/yleinen/henkilöstöasiat. Listaa voi työpaikoilla kopioida ja täydentää vapaasti. Henkilöstöasiat pitää perehdyttämistä erittäin tärkeänä asiana ja toivookin, että tätä kirjasta ja oheista muistilistaa myös aktiivisesti käytettäisiin. VALMISTAUDU VASTAAMAAN VALMISTAUDU OPASTAMAAN SEURAA TULOKKAAN OPPIMISTA! 3(6)
Perehdyttämisen merkitys Perehdyttämisprosessi on tapahtumaketju, jonka avulla uusi työntekijä tai tehtäviään vaihtanut vanha työntekijä ajetaan sisään organisaatioon. Perehdyttäminen on keino saada työntekijä mahdollisimman nopeasti tuottavaksi tuloksentekijäksi. Perehdyttäminen tähtää siihen, että uusi työntekijä omaksuu organisaation toimintatavat ja kulttuurin. Perehdyttämisen tarkoituksena on niin ikään sitouttaa työntekijä organisaation tavoitteisiin, päämääriin ja arvoihin. Perehdyttäminen vaikuttaa työyksikön kilpailukykyyn. Kunnollinen perehdyttäminen heti alussa varmistaa sen, että työyksikön toimintaperiaatteet omaksutaan nopeasti osaksi omaa toimintaa. Toisaalta organisaation keskeisten toimintaperiaatteiden ymmärtäminen lisää myös työntekijän edellytyksiä osallistua työyksikkönsä kehittämiskeskusteluun. Perehdyttämisen sisältö Riippumatta siitä, mihin tehtävään organisaatiossa uusi työntekijä tulee, hänet on perehdytettävä. Perehdyttämisen luonne vaihtelee henkilön roolin mukaan. Myös työntekijän kokemus on huomioitava: nuorella työntekijällä on luonnollisesti kokenutta työntekijää vähemmän valmiuksia ottaa haltuun uutta työympäristöään. Kun työntekijän rooli organisaatiossa vaihtuu, tulee myös häntä tukea uuden roolin oppimisessa ja omaksumisessa. Erityisesti esimiestehtävä edellyttää syvällistä perehdyttämistä. Perehdyttäminen on usein myös tarpeen esimerkiksi pitkien poissaolojen jälkeen. Perehdyttämisen sisältö merkitsee paljon. Perehdyttämisestä kannattaa tehdä yhteistyössä tulokkaan kanssa kokonaissuunnitelma, joka luo perehdyttämiselle rungon, aikataulun ja työnjaon. Hyvä suunnitelma jäntevöittää perehdyttämistä. Perehdyttämisen sisällön rakentamisessa perussäännöt ovat riittävän kokonaiskuvan antaminen, oikea-aikaisuus sekä konkreettisuus. Perehdyttämisessä kannattaa pohtia nimenomaan sitä, mikä auttaa työntekijää menestymään uudessa tehtävässään. Perehdyttäminen on aina myös panostus tulevaisuuteen. Suunnitelmallinen perehdyttäminen heti alussa vähentää varmasti kaikkien osapuolten, ei vähiten esimiehen, paineita myös vastaisuudessa. 4(6)
Kuka vastaa perehdyttämisestä Tulokkaan esimies on aina ensisijaisessa vastuussa perehdyttämisen toteuttamisesta ja sen käytännön organisoinnista. On tärkeää, että työyksikköön tulijalle nimetään organisaatiosta perehdyttäjä, jolta tulokkaalla on mahdollisuus kysyä asioita ja jolta tulokkaalla on lupa odottaa tukea. Perehdyttäjän rooli on toimia tukihenkilönä ja peilinä työympäristössä ja yhteistyöverkossa. Ihannetapauksessa organisaatiossa vallitsee vahva yhteisen vastuun tunne ja koko työyksikkö osallistuu työntekijän perehdyttämiseen. Myös tulokkaalla itsellään on vastuu perehdyttämisen onnistumisesta. Perehdyttäminen on osa työyksikön johtamista. Perehdyttämisen seuranta Perehdyttämisen seuranta on ensiarvoisen tärkeää. Arvioinnilla ja seurannalla voidaan varmistaa sekä työntekijän tilanne että organisaation perehdyttämisjärjestelmän toimivuus. Perehdyttämisen toteutumista on seurattava koko suunnitellun perehdyttämisprosessin ajan. Perehdyttämisen seurannasta on hyvä sopia jo perehdyttämisen kokonaissuunnitelmaa tehtäessä. Tällöin kaikki osapuolet ovat tietoisia siitä, miten perehdyttämisen onnistumista tullaan mittaamaan. Tavoitteena yhtenäiset toimintatavat Perehdyttäminen on prosessi, jonka pitää olla samanaikaisesti sekä ainutkertainen että yhdenmukainen. Ainutkertaisuus ilmenee kiinnostuksessa työntekijää kohtaan yksilönä sekä hänen kohtaamisessaan. Yhdenmukaisuus puolestaan ilmenee siinä, että kaikki perehdyttämisestä huolehtivat henkilöt toteuttavat perehdyttämistä organisaation tavoitteiden, päämäärien ja arvojen mukaisesti samaa laatutasoa tavoitellen. Parhaimmillaan perehdyttäminen on luonteva tapahtumien ketju, jossa tulokkaan oppimista tuetaan sopivalla vauhdilla ja jossa varmistetaan, että hänen roolinsa organisaatiossa muotoutuu sellaiseksi kuin alkuperäinen tavoite oli. Perehdyttämisestä olisikin hyvä rakentaa työyksikölle selkeä ohjelma, joka olemassaolollaan viestittää niin nykyisille kuin tulevillekin työntekijöille työyksikön ammattimaisesta otteesta ja henkilöstöajattelusta. 5(6)
Kirjallisuutta Elovainio Marko (toim.): Perehdyttäminen ja tiimityö. 1992. VAPK. Helle, Merja: Tuumasta tiimiin. 1997. Edita Kjelin Eija - Kuusisto Pia-Christina: Tulokkaasta tuloksentekijäksi. 2003. Talentum. Ruohotie Pekka: Oppimalla osaamiseen ja menestykseen. 1997. Edita. Työturvallisuuskeskus: Perehdyttäminen palvelualoilla. 2003 Työturvallisuuskeskus: Työhön perehdyttäminen - Taidon ja laadun varmistajana. 1995. Työturvallisuuskeskus: Työpaikkakouluttajan käsikirja. 2004 Lisätietoja saat Kaupunginkanslian henkilöstöasioista! 6(6)
PEREHDYTTÄMISSUUNNITELMA PEREHDYTTÄMISEN MUISTILISTA Työntekijän nimi Tehtävänimike Työpaikan osoite Työpaikan puhelinnumero Työpaikan faksi Työntekijän sähköpostiosoite Lähin esimies Esimiehen puhelinnumero Esimiehen sähköpostiosoite Perehdyttäjä Palkanlaskija puhelinnumero puhelinnumero Perehdyttämistoimenpide Suoritusmerkintä Työsopimus perehdyttäjä pvm Työsopimukseen liittyvät asiat - työhöntulotarkastus - koeajan merkitys - verokortti - palkkauksen perusteet Työaikajärjestelyt ko. toimipisteessä - ruoka- ja kahvitauot - tupakointi Palkanmaksu - palkkapäivät - palkanmaksuun liittyvät muut käytännöt Sairastuminen ja siitä ilmoittaminen - menettelytavat sairaustapauksissa - sairausajan palkka - lääkärissäkäynteihin liittyvät käytännöt Muut poissaolot ja poissaoloista sopiminen
Lomajärjestelyihin liittyvät asiat - loman ansaitseminen - loma-ajoista sopiminen - loma-ajan palkka ja lomakorvaukset Työmatkat ja matkakorvaukset Työyhteisöön ja työtehtäviin tutustuminen Perehdyttäjä pvm Kiinteistö kulkureitteineen ja varauloskäynnit Paikoitusalueet Sosiaalitilat, taukotilat ja ruokala Työkaverit ja muu henkilökunta Yksikön toiminta-ajatus ja palveluidea Yhteistyö muiden yksiköiden ym. kanssa Työn tavoitteet Perehdyttäjä Omat tehtävät ja vastuualueet Työhön liittyvät velvollisuudet, oikeudet ja vastuut Vaitiolovelvollisuus Esimies-alaissuhteet ja vastuunjako työyksikössä Tuloskeskustelut ja niihin liittyvät käytännöt Seuraukset tehtävien laiminlyönnistä/toimivallan ylittämisestä Oman työpisteen työvälineet Puhelimen käyttö (työasiat, yksityisasiat jne.) Työvälineiden huoltaminen Työtarvikkeiden hankkiminen ja varastotilat Jätteiden lajittelu (paperi, silppuri, biojäte ym.) Sisäinen ja ulkoinen posti Tiedonsaanti (ilmoitustaulut, kokoukset ym.) Yhteistyön kannalta tärkeät naapuriyksiköt Mahdollinen aloitetoiminta Ammattikirjallisuus ja -lehdet Tietotekniikka ja tietoturvallisuus - tietoturvaohjeet pvm
TYÖSUOJELU JA TYÖTURVALLISUUS Perehdyttäjä pvm Työpaikan turvallisuusmääräykset ja säännöt Turvallisuusmääräysten esilläolo Turvallisuussäännösten noudattamisvelvollisuus Oikeat työmenetelmät Menettely poikkeustilanteissa (sähkökatko ym. häiriö) Suojavälineet ja niiden käyttö Työ- ja toimintakyvyn ylläpito, työergonomia Työpaikan ensiapu Kunnallinen työsuojeluorganisaatio Työsuojeluvaltuutettu Työsuojelupäällikkö Menettelyt päihdeasioissa Toimintaohjeet uhkatilanteissa (väkivalta ym. uhka) HENKILÖSTÖPALVELUT Perehdyttäjä pvm Työterveyshuolto palveluineen - työterveyshuollon vastaanottoajat - missä työterveyshuolto palvelee - työterveyslääkäri - työterveyshoitaja Henkilökuntaedut, luontaisedut Harrastus ja virkistymismahdollisuudet Koulutusmahdollisuudet Vakuutukset, eläkkeet YHTEISTOIMINTAMENETTELY Perehdyttäjä pvm Lappeenranta -sopimus Yhteistoimintaelimet ja niiden toiminta - esimiehen ja alaisen välinen tuloskeskustelu - työpaikkakokous - yhteistyöryhmä - valmistelutyöryhmä
AMMATTIJÄRJESTÖT Perehdyttäjä pvm Ammattijärjestöt ja neuvottelujärjestelmä Oman luottamusmiehen esittely Missä asioissa ja miten voi ottaa yhteyttä luottamusmieheen HENKILÖSTÖKÄSIKIRJA Perehdyttäjä pvm Henkilöstöhallinnon nettikäsikirja PEREHDYTTÄMISEN SEURANTA Esimies pvm Palautekeskustelu perehdyttämisen lopussa Perehdyttäminen suoritettu kaikkien sisältöalueiden osalta Perehdytettävän allekirjoitus ja pvm Esimiehen allekirjoitus ja pvm