VIRTUAL OFFICE
Proactum Virtual Office Proactum Virtual Office tarjoaa yhtenä toimivana kokonaisuutena kaiken sen, mitä tarvitset hyödyntääksesi uusinta tietotekniikka täysipainoisesti päivittäisessä työssäsi. Proactum Virtual Office nostaa työsi tuottavuuden uudelle tasolle ja mahdollistaa virtuaaliset työskentelyn paikkaan ja aikaan katsomatta. Muodostuipa virtuaalinen tiimisi oman organisaation henkilöistä tai kumppaneista, Proactum Virtual Office tarjoaa työskentelyvälineet päivittäisiin tilanteisiin. Kokonaisuus toimii web-selaimella eikä vaadi mitään asennuksia käyttäjän työasemaan. Käyttö on mahdollista organisaation sisäverkosta sekä etäyhteydellä, missä ikinä sitten oletkin. Ohjelmisto tukee erityisesti myös käyttöä ipad- ja Android -tableteilla. Proactum Virtual Officen sisältämiä toimintoja on mm. sähköinen työpöytä, monipuolinen julkaisujärjestelmä, dokumenttien hallinta, virtuaaliset työtilat, virtuaaliset kommunikointivälineet, integrointi toimintotyövälineisiin, integrointi kalenteriin ja sähköpostiin, kontaktitiedon hallinta, varauskalenterit ja tapahtumienhallinta, asianhallinta, monipuoliset hakutoiminnallisuudet, asiakkuuksien ja kampanjoiden hallinta sekä erilaisten raporttien esittäminen. 1 Sähköinen työpöytä Sähköisen työpöydän tehtävä on koota yhteen työntekijän työssään tarvitsemat sisällöt ja työkalut, kuten työryhmien ja projektien aineistot, integraatio sähköpostiin ja kalenteriin, työntekijän tarvitsemat työkalut, rekisterit ja linkit. Sähköinen työpöytä toimii lisäksi kommunikaatiovälineenä sisältäen mm. yleistä viestintää, läsnäolotietoa ja hälytyksiä sekä tiedon jakelukanavana. Käyttäjille voidaan antaa mahdollisuus muokata omaa näkymäänsä sähköiseen työpöytään. Tällöin käyttäjä voi kerätä omaan aloitusnäkymäänsä kaikki ne tärkeät toiminnallisuudet, joille on tarvetta omassa päivittäisessä työssä. Kaikki tarvittavat toiminnot ovat yhdessä näkymässä ja yhden kirjautumisen takana.
2 Julkaisualusta 2.1 Yleistä Julkaisualusta mahdollistaa verkkosivustoilla julkaistavan informaation tuottamisen helposti suoraan nettiselaimella, ilman koodausta tms. osaamista. Eli tekstin, kuvien ja linkkien lisäämistä ja poistamista, uusien sivujen luontia ja järjestelyä selaimeen avautuvassa editorissa. Käyttöliittymä muistuttaa tavallista tekstinkäsittelyohjelmaa eikä vaadi erikoistaitoja. Julkaisualustan hyötyjä on mm: helppokäyttöisyys: selainpohjainen ratkaisu, päivitettävyys: sisältöä voi helposti lisätä, poistaa tai muokata mistä vain ja koska vain, laajennettavuus: sivuille voi lisätä lisätoimintoja tarpeen mukaan, riippumattomuus: ohjelmointitaitoja ei vaadita ja päivityksiin ei tarvita ulkopuolista ylläpitäjää sekä sivuston ulkoasua voi vaihtaa helposti koskematta sisältöön. Proactum Virtual Office käyttää julkaisualustaa mm. sähköisen työpöydän välityksellä jaettavan sisällön tuottamiseen. 2.2 Julkaisujärjestelmä Julkaisujärjestelmä ominaisuuksia on mm: julkaisujen tyypittäminen ja monipuoliset mahdollisuudet liittää julkaisuihin metatietoja, integroitu kuvagalleria, mahdollisuus käyttää valmiita julkaisupohjia, tuki julkaisujen eri kieliversioille, julkaisujen versiointi, automaattinen julkaisujen elinkaaren hallinta sisältäen arkistoinnin, mahdollisuus käyttää erilaisia julkaisuprosesseja sisältäen mm. hyväksyntämenettelyt sekä monipuoliset mahdollisuudet näyttä julkaisuja osana virtuaalitoimiston sivujen sisältöä. 3 Dokumentit Perinteinen pk-yritysten dokumentinhallinta perustuu palvelinten tiedostojakoalueisiin ja siellä tavalliseen, hierarkkiseen tiedostojärjestelmään. Varsin pian pienenkin yrityksen arkistoon kertyy tuhansia tiedostoja. Vuosien mittaan tuhansista tulee kymmeniä tai satoja tuhansia. Hallinta muodostuu usein ongelmaksi. Haluttua tietoa ei välttämättä niin vain löydykään. Proactun Virtual Office sisältää myös ohjelmiston, jota käytetään dokumenttien organisointiin. Dokumentti, päivämäärätiedot,
muokkaajien nimet sekä versiohistoria säilötään tietokantaan. Tiedostoon voidaan liittää myös vapaavalintaista metadataa eli muita hakua helpottavia tietoja. 3.1 Omat dokumentit Jokaisella käyttäjällä on dokumentinhallintajärjestelmässä henkilökohtainen kansiorakenne omille dokumenteille. Käyttäjä voi hallita itse kansion hakemistorakennetta ja tallentaa kyseisiin kansioihin haluamiaan dokumentteja. Lähtökohtaisesti vain kansion omistajalla on oikeudet hakemistojen dokumentteihin Proactun Virtual Office integroi käyttäjän oman kansiorakenteen osaksi sähköistä työpöytää toiminnallisuudella, joka sisältää mm. toiminnot dokumenttien haku, dokumenttien ja hakemistojen lisäys ja ylläpito, dokumenttien esikatselu sekä dokumenttien metatietojen ylläpito. Omien hakemistojen lisäksi käyttäjällä on mahdollisuus käsitellä myös niitä muita dokumenttihakemistoja, joihin hänelle on myönnetty käyttöoikeudet. Proactun Virtual Office integroi käytettävissä olevat hakemistokokonaisuudet käyttäjälle näkyväksi yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, josta käyttäjä siirtyy hakemistovalinnan jälkeen toiminnallisuuteen, joka vastaa omien dokumenttien käsittelyn käyttöliittymää.
3.2 Materiaalipankki Dokumentinhallinnan sisältöä voidaan esittää Virtual Officen sähköisessä työpöydässä myös materiaalipankki -ominaisuudessa. Tällöin samat dokumentinhallinnan monipuoliset ominaisuudet kuten dokumenttien metatiedot ja monipuoliset hakuominaisuudet ovat materiaalijakelun käytettävissä. 3.3 Dokumenttien haku Dokumentinhallinnan monipuoliset hakutoiminnot mahdollistavat dokumenttien nopean löytämisen perustuen mm. dokumentille annettuihin metatietoihin. Dokumentinhallinnan järjestelmä mahdollistaa myös asiakirjojen indeksoinnin ja automaattisen asiasanoituksen niiden sisällön perusteella. Tällöin hakuoperaatiot kohdistuvat metatietojen lisäksi varsinaisten dokumenttien tekstisisältöihin. Käyttäjille voidaan antaa eritasoisia oikeuksia, jotka mahdollistavat dokumenttien haun ja lataamisen omalle koneelle, uusien dokumenttien lisäämisen tai dokumenttien metatietojen ja sisällön ylläpidon.
4 Virtuaalityöskentely 4.1 Virtuaalityötilat Ryhmätyötila on verkossa toimiva tiimin virtuaalinen työpöytä. Työtilasivustossa voi olla tietovarasto, yhteistyössä muokattavia dokumentteja, tehtäviä, yhteystietoja, tapahtumia ja muita työryhmille olennaisia tietoja. Mukaan voidaan liittää esimerkiksi hyödyllisiä linkkejä tai vaikkapa keskustelutaulu. Asiakirja- ja kokoustyötiloille on eri tilanteisiin sopivia, toimivia, valmiita malleja. Esimerkiksi mallissa peruskokoustyötila on kaikki perusosat kokouksen suunnittelua, järjestämistä ja seurantaa varten. Malli sisältää seuraavat luettelot ja niihin liittyvät web-osat: tavoitteet, osallistujat ja esityslista. Työtilasivustoja voidaan luoda helposti tarpeen mukaan myös lyhytaikaiseen tai tilapäiseen käyttöön: projekteille, kokouksille, suunnittelupäiville, koulutustilaisuuksille ja niin edelleen. Koordinaattorit ja sivustojen valvojat voivat helposti hallita sivustojen sisältöä ja toimintoja lähes reaaliajassa. Käyttäjien oikeudet voidaan säätää roolien ja tarpeiden mukaiseksi. Virtuaalinen työtila on mahdollista laajentaa myös yhteistyökumppaneille extranetiksi eli työtilaan voidaan kutsua mukaan organisaation ulkopuolisia jäseniä. 4.1.1 Tiedon hallinta Kätevä piirre on tiedoston uloskuittaus. Työryhmän jäsen voi kuitata tiedoston ulos eli lukita sen muille käyttäjille Vain luku -tilaan siksi aikaa, kun hän muokkaa tiedostoa työasemassaan. Kun muokattu versio tallennetaan takaisin työtilaan varastoon, se vapautuu seuraavan muokattavaksi. Versiohistoria tallentuu tietokantaan. 4.1.2 Työjonot Työjonoja voidaan käyttää mm. dokumenttien hyväksyntään ja kierrättämiseen dokumentista kiinnostuneilla. Lisättäessä dokumentti työjonon siitä muodostunut tehtävä on näkyvissä hyväksyjän henkilökohtaisessa tehtävälistassa. Tehtävälistasta kyseinen tehtäväksianto on helposti avattavissa ja siihen liittyvät dokumentit luettavissa. 4.1.3 Integroituminen virtuaalikonttoriin Käyttäjän virtuaalitilan näkymä on kätevästi käytettävissä osana sähköistä työpöytää. Käyttäjälle näkyy ja käyttäjällä on pääsy vain niihin virtuaalityöskentelytiloihin, joihin hänet on kutsuttu mukaan. Organisaation ulkopuolisia voidaan kutsua mukaan virtuaalityötilaan nimen ja sähköpostin avulla. Järjestelmä generoi kutsuttavilla salasanat ja lähettää kutsut sähköpostilla. Mikäli kutsuttu hyväksyy kutsun, hän voi kirjautua virtuaalityötilaan sähköpostiosoitteellaan ja kyseisellä salasanalla. Henkilölle näytettävää tietosisältöä voidaan rajata käyttäjärooleilla ja käyttöoikeuksilla.
4.2 Videokonferenssi Proactum Virtual Office sisältää mahdollisuuden videokonferenssien järjestämiseen. Järjestelmään voidaan luoda valmiiksi virtuaalisia neuvotteluhuoneita yleiseen käyttöön tai tiimien tarpeiden mukaan. Näin meneteltäessä ei ole koskaan tarvettaan perustaa videoneuvottelua ja lähettää osallistujille neuvottelun teknisiä tietoja. Osallistujille vain kerrotaan, missä virtuaalineuvottelutilassa konferenssi pidetään. Jokaista konkreettista neuvotteluhuonetta kohden voidaan luoda myös virtuaalineuvotteluhuone, jota tällöin etäosallistujat voivat käyttää osallistuessaan neuvotteluun. Myös tilapäisten videokonferenssien luonti on mahdollista. Videokonferenssiohjelmiston ominaisuuksia on mm: reaaliaikainen kuva ja ääni, esittäjänä työpöydän jakaminen, dokumenttien jakaminen, tekstipohjainen chat -keskustelu, tuki useille eri kielille, mahdollisuus puhelinyhteyteen, keskustelujen tallennus sekä opettaja-oppilas -tila: kuulijoiden keskitetty mykistys opettajan toimesta, oppilaiden mahdollisuus viitata halutessaan puheenvuoron ja puheenvuoron jakaminen oppilaille opettajan toimesta.
4.3 Chat Chat on Proactum Virtual Officen palvelu, joka näyttää paikalla olevien henkilöiden tilan sekä mahdollistaa reaaliaikaisen keskustelun henkilöiden välillä. 5 Toimistotyön välineet 5.1 Sovellusten etäkäyttö Proactum Virtual Office sisältää toiminnallisuuden, joka mahdollistaa sovellusten etäkäytön virtuaalityöpöydällä asentamatta sovelluksia käyttäjien työasemalle. Ominaisuuden avulla sovellusten käyttö tapahtuu helposti ja halvalla ja ohjelmistot toimii sekä Windows-ja Linux-ympäristöissä. Chat -toiminnallisuus tehostaa merkittävästi yrityksen henkilöstön kommunikointia ja tuo työelämän käytännöt lähelle yleistyvää sosiaalisen median kommunikointimallia. Proactum Virtual Office mahdollistaa myös Facebook -tyyppisen oma seinä- ja omat ystävät -tyyppisen toimintamallin, jossa jokaisella käyttäjällä on myös omat sivut, joiden ulkoasua käyttäjä voi itse vapaasti muokata. Toisaalta Facebook -sovelluksen käyttö voidaan upottaa osaksi omaa Proactum Virtual Office -työpöytää.
5.2 Sähköposti-integraatio Proactum Virtual Office tukee integraatiota useimpiin sähköpostiohjelmistoihin, kuten Microsoft Exchangeen. Sähköposti-integraation avulla käyttäjä voi käsitellä posteja osana virtuaalista työpöytää, eikä hänen tarvitse siirtyä eri ohjelmaan tarkistamaan saapuvia posteja tai lähettämään uusia. 5.3 Kontaktitiedot Proactum Virtual Office toimii myös organisaation kontaktitietojen monipuolisena jakelukanavana. Toiminnallisuus mahdollistaa henkilöiden tietojen tehokkaan löytämisen integroituna kokonaisuutena osana virtuaalista toimistoa. Järjestelmään voidaan tuoda kontaktitietoja muista järjestelmistä monipuolisten import -toimintojen avulla joko automatisoidusti tai manuaalisesti. 5.4 Kalenteri-integraatio Proactum Virtual Office tukee integraatiota useimpiin kalenteriohjelmistoihin, kuten Microsoft Exchangeen. Kalenteriintegraation avulla henkilökohtainen kalenteri voidaan esittää osana käyttäjän virtuaalisen toimiston työskentelytilaa. Käyttäjän ei näin ollen tarvitse siirtyä erilliseen kalenteriohjelmistoon katsellessaan ja ylläpitäessään kalenteritapahtumiaan.
6 Asianhallinta Dokumentinhallinnan ratkaisut käsittelevät yksittäisiä dokumentteja kun taas todellisessa organisaation prosesseissa on tarvetta nähdä dokumentit isompina ryhminä, jotka kuuluvat saman sisältöiseen asiaan. Esimerkkinä sopimus tai tarjous, jotka sisältävät tavallisesti useita dokumentteja. Proactum Virtual Office sisältää Asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisu, jonka ajatuksena on synnyttää joukosta dokumentteja looginen kokonaisuus, Asia. Proactum Virtual Officessa Asialle voidaan antaa metatietoja vastaavasti kuin yksittäiselle dokumentille. Metatietoja käytetään etsittäessä joko Asioita tai dokumentteja järjestelmästä. Kokonaisuus tuo Asian ja sen dokumenttien hallintaan merkittäviä käytettävyys- ja tehokkuusetuja verrattuna pelkkiin dokumentinhallinnan ratkaisuihin. Toisaalta hienojakoinen käyttöoikeuksien hallinta mahdollistaa dokumenttien ja Asioiden julkaisun ja jakamisen vain halutuille kohderyhmille. Asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisun tulee tukea helppoa integroituvuutta käytettäviin toimistotyövälineisiin ja ympäristöihin. On myös suositeltavaa, että integraatiot ovat toteutettu siten, ettei Asiakkaan tarvitse välttämättä sitoutua yhteen toimistotyöväline toimittajaa. Tämä on mahdollista vain toteuttamalla ratkaisu standardien pohjalta avoimuuden periaatteella. Helppo integroitavuus toimistotyövälineisiin näkyy Proactum Virtual Officen asianhallinnan ratkaisuissa mm. seuraavissa toiminnoissa: asiakirjan ottaminen muokkaukseen asiakirjojen offline muokkaus uuden asiakirjaversion luonti asiakirjan julkaisuversion teko (jonka jälkeen ei ole enää muokattavissa) saman asiakirjan linkittäminen useaan asiaan helppo käyttöoikeushallinta asia-, kansio- ja asiakirjatasolla. Ratkaisu on täysin selainpohjainen ja riippumaton käyttäjän selaimesta. Resurssienhallinnan ja Outlook -integraation käyttö on toteutettu plugin -tyyppisesti. Ratkaisu mahdollistaa myös eams:n, sähke2:n ja arkistoinnin käyttöönoton hyödyntämällä dokumentinhallinnan alustan valmiita palveluita ja ominaisuuksia, kuten prosessimoottoria. Koska eams:n käyttötavat poikkeavat eri organisaatioiden välillä jonkin verran, käyttöönotto edellyttää aina myös prosessilähtöistä tarkastelua asiakkaan oman organisaation toiminnassa. 6.1 Omat asiat Käyttäjän omat asiat näkyvät sähköisellä työpöydällä havainnollisesti jaoteltuna erilaisiin kokonaisuuksiin.
6.2 Asian ja dokumentti Asian seuranta on yksi tärkeä perusominaisuuksista. Asiaan liittyy aina kansiorakenne, joka sisältää Asiaan kuuluvia dokumentteja. Dokumentteihin voi sisältyä liitteitä eli alidokumenttejä ja toisen Asian dokumentteja voidaan linkittää osaksi Asiaa kopioimatta kyseisiä dokumentteja. Poimimalla dokumentteja siirtokoriin dokumenttikokoelman tulostus sekä lähettäminen sähköpostilla voidaan tehdä vaivattomasti. Asian dokumentin ottaminen muokkaukseen tapahtuu yhdellä näppäimen painalluksella, kuten myös ylläpidetyn dokumentin palauttaminen dokumentinhallintajärjestelmään. Esikatselukuva mahdollistaa dokumentin sisällön näkemisen lataamatta dokumenttia omalle työasemalle. 6.3 Hakutoiminnot Monipuoliset hakutoiminnallisuudet mahdollistavat Asioiden ja Dokumenttien etsimisen tehokkaasti. Haku -toiminnossa annetut hakukriteerit voivat kohdistua joko Dokumentin tai Asian yksittäisiin metatietoihin tai Asian dokumenttien sisältöihin. Perushaulla etsiminen tapahtuu nopeasti ja tarkennetulla haulla hakutulosten rajaaminen voidaan tehdä yksityiskohtaisella tasolla käyttäjän tarpeiden mukaisesti.
Tapahtumille annettavia metatietoja käytetään tapahtuminen etsimiseen ja esittämiseen. 7.2 Varauskalenteri Varauskalenterilla on mahdollista hallita erilaisten resurssien varauksia. Toiminnallisuus soveltuu esimerkiksi neuvotteluhuoneiden tai yhteiskäyttöisten laitteiden varausten hallintaan. 7 Tapahtumien ja varausten hallinta 7.1 Tapahtumat Proactum Virtual Office sisältää monipuolisen tapahtumien hallinnan toiminnallisuuden, joka mahdollistaa mm. tapahtuminen luokittelun, tapahtuminen kuvaamisen kalenteritapahtumana ja erilaiset tapahtumalistaukset osana virtuaalista työpöytää. Varauskalenterilla voidaan hallita myös tapahtumiin liittyviä ilmoittautumisia. Tällöin tapahtumalle tehdään varauskalenteriin ilmentymä ja tapahtumaan ilmoittautuminen hallitaan varauskalenterin resurssin ominaisuutena.