LOUNAIS-SUOMEN PAR TIOPIIRI 1(7) PIIRIHALLITUKSEN KOKOUS 15/ 2014 PÖYTÄKIRJA Aika 18.11.2014 klo 17.30 - Paikka Turun partiotoimisto, Läntinen Pitkäkatu 13, Turku Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja saapui 6 aikana Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Jussi Elo viestintäryhmä Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Sakari Warro projektitoiminta Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 10.11.2014 Kutsuttuina: Eeva Kivilä viestintäministeri 2015 - poissa Anniina Palola yhteiskuntasuhteet, kehittäminen ja projektit 2015 - poissa Ville Vesa jäsenhankinta, markkinointi ja tilastot 2105-1. Kokouksen avaus Varapuheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.50 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 5.10.2014 ja 23.10.2014 pidetyn kokouksen pöytäkirja. 4. Työjärjestys Hyväksyttiin pöytäkirjat. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Hyväksyttiin esitetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Piirin toiminnanalojen kuulumiset Todetaan piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: Alue: AR kokoustanut 16.10 ja Eula (aluetoiminnan tvk ) 10.11.2014. Eulan kokouksessa käytiin läpi aluetoiminnan vastuuhenkilöiden työnjakoa. Kaikki ovat valmiit jatkamaan pesteissään. Yhteisen asialistan kokoaminen on jatkossa Tankin vastuulla. Jaoston kokous 30.11.2014; käydään läpi tulevaa toimintasuunnitelmaa ja sitä mihin tartutaan ensimmäiseksi. Ohjelmakummivierailut käynnissä alueilla Uusien alueohjaajien rekryt; pesti-ilmoitus piirin sivuilla, Lippukuntien tukeminen; tehty alustavaa aikataulua lippukuntien kontaktoinnista vuosina 2015-16 sytytyspalojen tapaan. Pohjana tullaan käyttämään KeLi-light-materiaalia. Seuraava kokous tämän asian puitteissa 1.12.2014 Ohjaajatapaaminen on luottissemman yhteydessä 17.-18.1.2014.
2(7) Sisu-porukka aloittanut SP:n sisujohtajapäivien 2015 suunnittelemisen Koulutus: Ryhmään kaksi uutta jäsentä: Henna Jagt ja Helena Siivonen. Aleksi Heikkilää on kysytty luottisjaoston johtoon ja Marikki lupaillut olla pj:na vielä kevään 2015. Viimeistelty ryhmän kokoonpanoa vuodeksi 2015. 2016 näyttää paremmalta rekrytoinnin ja kurssien toteuttamisen osalta. Tarkemmat pestikeskustelut käydään joulu- ja tammikuun aikana Eka laajennettu KR meni ihan hyvin ja näytti, että mikä oli hyvää ja mikä ei. Työstöön oli varattu aikaa ja se oli hyvä. Samoin että näimme kurssijohtajia ja kävimme yhdessä läpi käytännön asioita. Ko-Gi -ohjaajien setti jäi vähäiseksi. 2015 laajennetut 12.2. kello 18 alkaen ja 17.9. kello 18 alkaen. Painotukset ja työstöteemat vaihtelevat kokouksittain. 27.1. Illalla kouluttajille ja halukkaille kouluttajille järjestetään yhteinen kiitos- ja tervetuloa-ilta kello 18 alkaen. KR järjestää jotakin koulutusta Huhun vapaaehtoisille. Pauli on ollut Lauraan yhteydessä. Aktiivista keskustelua on käyty koskien ASL-kursseja kuluneena syksynä ja ensi vuonna. 500 pj-valtakirjan raja mennyt rikki! (L-SP:n aikana) Ohjelma: Emit -järjestelmän hankinta selvityksessä Tapahtumatarjotin -tapahtumia on pidetty tasaiseen tahtiin, lähinnä supe/seikkis/tarpojajaoston koulutuksia. OR-KR yhteistyöpalaveri pidettiin aiheina: ASL -kurssi ja sen tulevaisuus, ROKK - koulutus.. Uudet ikäkausikellot, akela/sampo/luotsi pestit lähtivät jakoon lippukuntiin aluekokouksissa. Uusi kisojen tukiprosessi: loka/marraskuu syyskisojen yhteismiitti, maaliskuu talvikisat, toukokuu kevätkisat. Paikalle ko. vuoden järjestäjä + tulevan kisan järjestä + seuraavan vuoden järjestäjä. Muonituskurssin ikäraja on nostettu 17-vuoteen. Piirin muonitukset pyörivät nykyään Facebookin kautta L-SP:n muonittajat SP:n meriohjelma on päivityksen ja muutoksen alla. Viestikurssi herätetty henkiin ja saatu palaute oli erittäin positiivista!! Talous: TR:n syysretki oli 31.10-1.11 Tähtipirtillä, SWOT-analyysi; näkökulma oli laaja, painottui talouteen. Olli Jääsaari on jättäytynyt pois talousryhmästä Adventtikalenterilahjoitukset Satakunnan keskussairaalaan ja Turun yliopistolliseen keskussairaalaan tehtiin 10.11. YSP:ejä mukana kolme. Yhteensä saatiin ainakin 6 mediaosumaa. Kuksa-koulutukset 22.11. ja 26.11. Talouden murroksessa teemailta 12.2.2015 Viestintä: SP:n graafisen ilmeen päivitys alkaa 2015- Medialähettiläille on sovittu kahden vuoden pesti. SP kehittää partiohakua partio.fi:ssä Täydennystä tulossa tiedotustoimintaan. Vivi-pj rekry auki, lehden päätoimittajarekry aukeamassa Piirinjohtajat: Toimintasuunnitelma hyväksytty, ajatukset käännetty vuoden 2014 toimintakertomuksen laatimiseen
3(7) Vetovoimakoulutukseen osallistuttu Kirje L-S säätiön hallintoneuvostolle lähetty Säätiön kokous on takana. Piirin edustajat ovat vaatineet mm. sijoitusstrategiaa ja riskianalyysiä. Jäsenkokousdelegaation ensimmäinen kokous takana Seurakuntavaalit partiolaisille menestys erityisesti Turun seudulla Syyskokous oli Raumalla 2.11.2014 (Kevätkokous Salossa) Toiminanjohtaja Seuraava toiminnanjohtajien on kokous 28.11. Resursointikyselyn purku ja toimenpiteet työllistävät Henkilökunnan kehityskeskustelut on pidetty Toimistokokous 26.11. Turussa Syyskokousjärjestelyt toimivat hyvin Lippukuntien laskutus vuoden 2014 osalta aloitettu Päätettiin merkitä toiminnanalojen nostot tiedoksi. 6. Piirin toimintakertomus vuodelta 2014 Päätetään vuoden 2014 toimintakertomuksen koonnista. Piirin varajohtaja Mika Kuusisto esittelee. Päätettiin aikataulusta ja toteutustavasta. Aikataulu: MARRAS-JOULUKUU Prosessin esittely piirihallitukselle 18.11.2014 JOULUKUU 3. joulukuuta (keskiviikko) ohjeistus jakoon sähköpostilla + nettisivut (puheenjohtajat, tvk, ph, toimihenkilöt) Joulukuun PH:lle esityksen Erityistä vuonna 2014 nostoista toimintakertomukseen (Mika) TAMMIKUU Toimintakertomuksen yleisosien koostaminen (toiminnanjohtaja+toimisto) Luottisten tekstien VIP 18.1.2015 HELMIKUU PH:lle kooste ToKe:n tilanteesta ToKe:n koostaminen + viimeistely Piirihallitus: Päätetään ToKe esityksestä kevätkokoukselle MAALISKUU Kevätkokouspostin postitus maanantai - tiistai 2-3. maaliskuuta 2015 Piirin kevätkokous Salossa hyväksyy toimintakertomuksen 29.3.2015 7. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. 8. Tapahtuneet Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. Käsitellään esityslistan liitteenä ollut tapahtuneet -luettelo. Päätettiin merkitä tapahtuneet -luettelo esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. 9. SP:n kuulumiset 1 Laajennetut valiokunnat kokoontuivat 25.10.2014. Ryhmien puheenjohtajat esittelevät kokousten päätökset.
4(7) Alue: asioina strategia ja 2-vuotislinjaukset ja niiden puitteissa aluevaliokunnan toimintasuunnitelma: Valiokunnan tosussa lähdetty ajatuksesta, että kaikkien piirien aluetyö pitäisi ensin saada ns. perustasolle ja vasta sen jälkeen kannattaa lähteä tavoittelemaan hifistelyjuttuja. Joitain uusia materiaaleja/päivityksiä. AO:n jatkokoulutuksen roadshow; Turku 25.9.2015 Roihulle annettiin paljon evästyksiä aluetoiminnan näkökulmasta; ensimmäinen yhteinen asia tulee olemaan savujohtajien rekry jo keväällä 2015 Koulutus: Turvallisesti yhdessä -jalkautusta yhytettiin alueelle. KR jalkauttaa lippukuntiin SP:n aikataulua ja materiaaleja käyttäen. Päivitimme PJ-kurssien ydinainesanalyysejä. Ikäkausivastaavan koulutuksen päivittäminen jatkuu Hämeessä. Ohjelma: Ei päätettäviä asioita Talous: Lähetetään talousviesti lippukuntiin ja piireihin. Viestintä: Ei päätettäviä asioita 2 3 Päätettiin vaadittavista toimenpiteistä. Partioneuvoston asiat, liitteet kokouksessa Merkittiin partioneuvoston asiat tiedoksi. Jäsenkokous pidetään 22.-23.11.2014 Mikkelissä. Piirinjohtajat esittelevät delegaation kokouksen asiat ja sovitaan käytännön järjestelyistä (Jäsenkokousdelegaation kokous 12.11.2014). Liitteet toimitettu sähköpostilla 30.10.2014. Päätettiin toimenpiteistä ja työnjaosta jäsenkokouksessa, sekä käytännönjärjestelyistä. 10. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Nimitettiin ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat seuraavasti: Ryhmien kokoonpanot: Alueohjaajat: Jenna Jakonen LiPi (ohjattava alue Kymmenykset) Eveliina Ylitalo LEK (ohjattava alue Pohjois-Turku) Jenni Huhtapelto KäPa (ohjattava alue Pori) Jenni Suomela (ohjattava alue Pohjoiskulma) Leena Aula MK (ohjattava alue Sisut) Koulutusryhmän jäseniksi: Henna Jagt, MK Helena Siivonen, Kokä
5(7) 11. Piirin projektit 1 Kuullaan projektien valmistelutilanteista Piiru: Loppuraportti joulukuun PH:n kokoukseen. Kasvu: Liittymiskysely lähtee uusille partioon liittyneille viikolla 48, Ryhmä ja Ville Vesa pohtivat tulevaa ensi tilassa. HuHu2015: Olivat näkyvästi esillä piirin syyskokouksessa. Mainontaa ja markkinointia hoidettu hyvin. Seuraavaksi ruvetaan odottelemaan ilmoittautumisia. Anniina Palola osaksi ohjausryhmää vuodenvaihteessa. Louna-Jukola; osallistutaan lastentapahtumalla ja autetaan viestinnässä. Zoonoosi; Selvitystyön tulokset esitelty syyskokouksessa. Projektiministeri on yhteydessä SP:n puheenjohtajaan asian jalkauttamiseksi SP:een. 2 Talvileirin johtajan valinta Siirrettiin seuraavaan, joulukuun kokoukseen. 12. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Päätettiin vahvistaa 22 piirinjohtajan myöntämää partiojohtajavaltakirjaa. Liite kokouksessa 13. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Adventtikalentereita on lippukunnilla myynnissä (13.11.2014) yhteensä 60 200 kpl (tilattu 61 200 kpl). 2. Uudenmaan Partiopiiri ry. on valinnut piirinjohtajaksi Ilona Turusen ja piirin varajohtajaksi Antti Reinikaisen. Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry:n puheenjohtajaksi on kaudeksi 2015 2016 valittu Anna Haavikko ja varapuheenjohtajaksi Helka Otsolampi. Pohjanmaan Partiolaiset ry:n syyskokouksessa valittiin piirinjohtajaksi Antti Kerola ja varapuheenjohtajaksi Elina Viiperi. Kymenlaakson Partiopiiri ry on valinnut piirinjohtajaksi Emilia Mänttärin ja varajohtajaksi Sanna Salun. Järvi-Suomen Partiolaiset ry:n syyskokouksessa valittiin jatkamaan piirinjohtajana Mika Kröger ja piirin varajohtajana Kirsi Könönen. Lapin Partiolaiset ry:n puheenjohtajaksi kaudelle 2015 2016 on valittu Kai Ryynänen varapuheenjohtajana jatkaa Maaret Arffman. Etelä-Karjalan Partiolaiset ry:n puheenjohtajaksi on valittu Lotta Pellinen varajohtajana jatkaa Ulla Suutari. FiSSc:n vuosikokous pidetään 15.11.2014 3. Vuorineuvos Erik Rosenlewin säätiön apurahahakemus dl 22.11.2014 4. Kohtaus 2015 30.1-1.2.2015. (Partion täydennyskoulutus- ja kehittämistapahtuma kaikille piirien ja keskusjärjestön luottamus- ja toimihenkilöille. ) 5. Työntekijöiden lomat: joulukuun kokoukseen 6. Joulukorttilista 7. Vuoden 2015 Opetus- ja Kulttuuriministeriön yleisavustuksen hakemuksen täyttää Suomen Partiolaiset, piireiltä on pyydetty liitteeksi tietoja mm. palkatun henkilökunnan määrästä ja piirin alueella toimivien paikallisyhdistysten määrästä. Toiminnanjohtaja on toimittanut 13.11.2014 myös liitteeksi pyydetyt toimintasuunnitelman ja talousarvion vuodelle 2015.
6(7) 8. Lasten Päivän Säätiön stipendien anojille on lähtenyt tieto stipendin myöntämisestä tai eväämisestä 13.11.2014. Päätettiin merkitä tiedoksi. 14. Partiotyönantajat Scoutarbetsgivarna ry:n varsinainen kokous Partiotyönantajat Scoutarbetsgivarna ry pitää varsinaisen kokouksensa 28.11.2014 klo 18.00 alkaen Partioasemalla Helsingin Töölössä. Piirinjohtaja Mari Kousa esittelee. Todetaan kokouksen esityslistan asiat ja päätetään piirin edustajasta kokouksessa. Päätettiin valita piirin edustajaksi piirinjohtaja Mari Kousan ja varaedustajaksi toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilan Partiotyönantajat Scoutarbetsgivarna ry:n varsinaiseen kokoukseen. 15. Piirihallituksen vastuulla olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt Piirihallituksen vastuulla seuraavana toimintakautena olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt. Em. tilaisuuksia ovat mm. lippukuntapäivä, lippukuntafoorumi ja paraati. Päätettiin siirtää tammikuun kokoukseen. 16. Markkinointisuunnitelma Lounais-Suomen Partiopiirin markkinointisuunnitelma Viestintäministeri Jussi Elo esittelee 17. Resursointi Jussi Elo esitteli markkinointisuunnitelman. Siirretään varsinaisesti päätettäväksi joulukuun kokoukseen. Resursointikyselyn tuloksia ja toimenpiteet Piirinjohtaja ja toiminnanjohtaja esittelevät Päätettiin merkitä tiedoksi piirinjohtajan ja toiminnanjohtajan esitykset resursoinnista, ja velvoitettiin heitä jatkamaan valmistelua. 18. Muut asiat 1 esitys 2 3 Päätetään partiotoimistojen joulunajan aukioloista Toimistot ovat kiinni 19.12.2014 9.1.2015 välisen ajan Joulun muistamiset: joulukortit, luottislahjat Luottisjaosto hoitaa luottisten joululahjat. Yhdistyksen jäsenyysasiat Salossa toimiva Leirisiskot niminen lippukunta on rekisteröitynyt nimellä Leirisiskot ry ja se on merkitty PRH:n yhdistysrekisteriin 10.6.2014 rekisterinumerolla 212.853. Lippukunta anoo piirin jäsenyyttä. Liite Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelee
7(7) Hyväksyttiin yksimielisesti Leirisiskot ry:n jäsenanomus liitteen mukaan ja poistetaan Leirisiskot lippukuntaluettelosta. 19. Seuraavan kokouksen aiheita Talvileirin johtajan valinta ja projektiaikataulun aikataulun tarkistus tapahtumatarjottimen koulutusten hinnoittelu EMIT-laitteiston hankinta Kokous pidetään 13.12. klo 13.30 alkaen 20. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.30 Pöytäkirjan vakuudeksi Mari Kousa Puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila Sihteeri