Toiminnallinen määrittely Kuopio

Toiminnallinen määrittely Kuopio

Kuopio, Toiminnallinen määrittely, 11.12.2001 Versiohistoria: Versio Pvm Laatija Muutokset 0.1 14.11.2001 Wesa Aapro Rungon ensimmäinen versio valmiiksi 0.2 15.10.2001 Wesa Aapro Ensimmäinen versio listasta tietoolioita ja käyttöliittymän toiminnallisuuksia 0.3 18.11.2001 Wesa Aapro Oliot ja toiminnallisuudet valmiit 0.4 25.11.2001 Wesa Aapro Oliot ja toiminnallisuudet päivitetty asiakaspalautteen myötä 1.0 27.11.2001 Wesa Aapro Ensimmäinen valmis versio 1.1 6.12.2001 Wesa Aapro Ensimmäisen katselmointikierroksen korjaukset. Lisätty määritelmät, termit ja lyhenteet 1.2 7.12.2001 Wesa Aapro Tyylimuutokset, oikoluku 1.3 7.12.2001 Ossi Jokinen Oikoluku 1.4 10.12.2001 Ossi Jokinen Lisätty liitteet 1.5 11.12.2001 Wesa Aapro Asiakkaan katselmoinnin korjaukset 2.0 11.12.2001 Mikko Lampi Lopullinen versio palautusta varten Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 2

SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO...6 1.1 TARKOITUS JA KATTAVUUS...6 1.2 TUOTE...6 1.3 MÄÄRITELMÄT, TERMIT JA LYHENTEET...6 1.4 VIITTEET...6 2. YLEISKUVAUS...6 2.1 YMPÄRISTÖ...6 2.2 TOIMINTA...6 2.3 KÄYTTÄJÄT...6 2.4 YLEISET RAJOITTEET...7 2.5 OLETUKSET JA RIIPPUVUUDET...7 3. TIETOKANTA...7 3.1 TIETO-OLIOT...7 3.1.1 Henkilö...7 3.1.2 Työntekijä...8 3.1.3 Työntekijän kontakti...8 3.1.4 Organisaatio...8 3.1.5 Asiakas...9 3.1.6 Projekti...9 3.1.7 Yhteistyö...10 3.1.8 Aliprojekti...10 3.1.9 Lasku...10 3.1.10 Laskuaihio...10 3.1.11 Tehty työ...10 3.1.12 Dokumentti...11 3.1.13 Sopimus...11 3.2 SKAALAUTUVUUS...11 3.3 KÄYTTÖINTENSITEETTI...11 3.4 KAPASITEETTIVAATIMUKSET...12 4. NAVIGOINTIKARTTA...12 4.1 MERKINNÄT...12 4.2 TOIMINNALLISET OSIOT...13 4.2.1 Oma sivu...13 4.2.2 Resurssit...13 4.2.3 Projektit ja leadit...14 4.2.4 Talous...14 4.2.5 Kalenteri...15 4.2.6 Kontaktit...16 4.2.7 Tietopankki...17 5. TOIMINNALLISUUDET...17 5.1 OMA SIVU...17 5.2 RESURSSIT...17 5.2.1 Työntekijä-lista...17 Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 3

5.2.2 Työntekijä...17 5.2.3 Työntekijä / kontakti-lista...18 5.2.4 Kontakti...18 5.2.5 Työntekijä / projekti-lista...18 5.2.6 Työntekijä / dokumentti-lista...18 5.3 PROJEKTIT JA LEADIT...18 5.3.1 Projekti-lista...18 5.3.2 Projekti...18 5.3.3 Asiakas-lista...18 5.3.4 Aliprojekti-lista...18 5.3.5 Aliprojekti...18 5.3.6 Aliprojekti / Tuntimerkintä-lista...18 5.3.7 Tuntimerkintä...19 5.3.8 Aliprojekti / Laskuaihio-lista...19 5.3.9 Aliprojekti / Dokumentti-lista...19 5.3.10 Aliprojekti / Sopimus-lista...19 5.3.11 Työntekijä-lista...19 5.3.12 Henkilö-lista...19 5.3.13 Organisaatio-lista...19 5.3.14 Lasku-lista...19 5.3.15 Dokumentti-lista...19 5.3.16 Sopimus-lista...20 5.3.17 Projekti-lista...20 5.4 TALOUS...20 5.4.1 Lasku-lista...20 5.4.2 Lasku...20 5.4.3 Laskuaihio-lista...20 5.4.4 Laskuaihio...20 5.4.5 Tuntimerkintä-lista...20 5.5 KALENTERI...20 5.6 KONTAKTIT...20 5.6.1 Asiakas-lista...20 5.6.2 Asiakas...21 5.6.3 Projekti-lista...21 5.6.4 Henkilö-lista...21 5.6.5 Henkilö...21 5.6.6 Henkilö / Projekti-lista...21 5.6.7 Henkilö / Dokumentti-lista...21 5.6.8 Henkilö / Asiakas-lista...21 5.6.9 Henkilö / Työntekijä-lista...21 5.6.10 Organisaatio-lista...21 5.6.11 Organisaatio...21 5.6.12 Organisaatio / Projekti-lista...22 5.6.13 Organisaatio / Dokumentti-lista...22 5.6.14 Organisaatio / Asiakas-lista...22 5.6.15 Organisaatio / Henkilö-lista...22 5.7 TIETOPANKKI...22 5.7.1 Dokumentti-lista...22 5.7.2 Dokumentti...22 Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 4

5.7.3 Dokumentti / Projekti-lista...22 5.7.4 Dokumentti / Henkilö-lista...22 5.7.5 Dokumentti / Organisaatio-lista...22 5.7.6 Sopimus-lista...23 5.7.7 Sopimus...23 5.7.8 Sopimus / Projekti-lista...23 6. ULKOISET LIITTYMÄT...23 6.1 LAITTEISTOLIITTYMÄT...23 6.2 OHJELMISTOLIITTYMÄT...23 7. MUUT OMINAISUUDET...23 7.1 SUORITUSKYKY JA VASTEAJAT...23 7.2 KÄYTETTÄVYYS...23 7.3 TIETOTURVA...23 7.4 ASENNUS...24 7.5 YLLÄPIDETTÄVYYS...24 7.6 LOKALISOINTI...24 8. SUUNNITTELURAJOITTEET...24 8.1 STANDARDIT...24 8.2 LAITTEISTORAJOITTEET...24 8.3 OHJELMISTORAJOITTEET...24 8.4 MUUT RAJOITTEET...24 9. JATKOKEHITYSAJATUKSIA...24 10. LIITE...26 10.1 PERUSTIETOKORTIT...26 10.2 LIITYNTÄTIETOKORTIT...27 10.3 LIITYNTÄNÄKYMÄT...31 Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 5

1 JOHDANTO 1.1 Tarkoitus ja kattavuus 1.2 Tuote Tämä dokumentti on tarkoitettu lähdedokumentiksi käyttöliittymädokumenttiin sekä tekniseen määrittelyyn jotka täsmällisesti kuvaavat järjestelmää. Tässä dokumentissa kuvataan intranet-järjestelmä abstraktilla toiminnallisuuden tasolla. Tämä dokumentti on suunnattu Kuopio-projektiryhmän sisäiseen käyttöön. Kuvattava järjestelmä on Innofactor Oy:lle toteutettava Intranet-järjestelmä. 1.3 Määritelmät, termit ja lyhenteet Termi Selite Olio 1.4 Viitteet Dokumentti pohjautuu projektin vaatimusmäärittelyyn. 2. YLEISKUVAUS 2.1 Ympäristö 2.2 Toiminta 2.3 Käyttäjät Karkea luonnos toiminnallisesta tai tietoa sisältävästä oliosta, joka toimii järjestelmässä kuten ihminen organisaatiossa, tiettyä tehtävää täyttäen, tiettyjä rajapintoja ymmärtäen. Järjestelmä pyörii Windows-pohjaisessa palvelimessa. Järjestelmän on tarkoitus toimia Internet Explorer 5.0 tai uudemmalla selaimella. Vanhempia selaimia ei ole tarkoitus tukea. Järjestelmän tavoitteena on hallita ohjelmistoyrityksen liiketoimintaa. Sitä voi hallita eri suunnista: projektien, resurssien, henkilöiden, dokumenttien, sopimusten, talouden tai kalenterin (päivä-, viikko- tai kuukausinäkymät) suunnasta. Intranet-järjestelmää käyttävät yrityksen työntekijät ja työntekijöille on määriteltävissä tarkasti käyttöoikeuksia järjestelmän eri olioihin. Järjestelmän tulee myös ottaa huomioon kaikkien yritysten työntekijöiden tarpeet ja siten siis järjestelmän käyttötarkoituksia ovat kaikki eri keskisuuren IT-yrityksen toimenkuvat. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 6

Eri käyttäjät otetaan huomioon toteuttamalla järjestelmään monipuolisesti erilaisia toiminnallisuuksia sekä räätälöimällä eri käyttäjäryhmille erilaisia Oma sivuja joista lisää käyttöliittymädokumentissa. 2.4 Yleiset rajoitteet Järjestelmään tullaan tekemään ainoastaan www-pohjainen käyttöliittymä mistä syystä järjestelmä tulee suunnitella niin että sen toiminnallisuudet voidaan webin kautta kätevästi toteuttaa. 2.5 Oletukset ja riippuvuudet Voidaan olettaa että kaikki nykyaikaisen yrityksen työntekijät käyttävät työssään uusimpia työkaluja eli vähintään Internet Explorer 5.0:aa. Tästä syystä järjestelmän ei tarvitse tukea vanhempia selaimia. 3. TIETOKANTA 3.1 Tieto-oliot 3.1.1 Henkilö Koko intranet-järjestelmä monien muiden aktiivisten web-sivustojen tapaan on periaatteessa vain käyttäjäystävällinen rajapinta tietokantaan. Tietokanta on monimutkainen verkosto tauluja, joista käytännössä otetaan ulos tieto-olioita joita käyttäjä pystyy käyttöliittymän avulla käsittelemään. Tieto-oliot ovat karkeita ja saattavat sisältää monimutkaisiakin teknisiä yksityiskohtia vaikka näyttävät ulospäin yksinkertaisilta. Tämä dokumentti käsittelee vain tieto-olioita. Tietokannan taulujen ja relaatioiden tarkempi määrittely kuuluu tekniseen määrittelyyn. Henkilö on tavallinen ihminen jolla on jokaisen ihmisen perustiedot ja yhteystietoja. Henkilöt voivat kuulua johonkin organisaatioon. Sukunimi Etunimi Keskimmäinen nimi Kutsumanimi Syntymäaika Syntymäpaikka Syntymämaa Kansallisuus Sihteeri (linkki henkilö-olioon) Organisaatio (linkki organisaatio-olioon) Titteli Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 7

Puhelinnumero toimeen Matkapuhelinnumero Faksinumero Kotipuhelinnumero Sähköpostiosoite Työosoite Kotiosoite 3.1.2 Työntekijä Työntekijä on laajennettu henkilö, eli sisältää samat elementit kuin henkilö ja muutaman liiketoiminnan kannalta tärkeän lisäelementin. Jokainen intranetin käyttäjä on työntekijä. Työntekijänumero (uusia työntekijöitä lisättäessä systeemi valitsee automaattisesti uuden) Pankin nimi Pankkitilin numero Sisäinen tuntikustannus (summa ja valuutta) Lyhyt kuvaus Henkilötunnus 3.1.3 Työntekijän kontakti Työntekijöille voidaan määritellä oma osoitekirja jossa on henkilöitä. Jokaiselle henkilölle voidaan erikseen määritellä miten siihen suhtaudutaan. Työntekijä kenen kontakti (linkki työntekijä-olioon) Kontaktihenkilö (linkki henkilö-olioon) Lyhyt kuvaus 3.1.4 Organisaatio Muistutetaanko syntymäpäivästä? Lähetetäänkö joulukortti? Organisaatio on kontakti siinä missä henkilökin, vain toisenlaista tyyppiä. Nimi Tyyppi (yksi valmiiksi määritellyistä organisaatiotyypeistä) WWW-kotisivujen URL Yleinen sähköpostiosoite Puhelinvaihteen numero Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 8

3.1.5 Asiakas 3.1.6 Projekti Faksinumero Yleinen postiosoite Pääkonttorin katuosoite Asiakas on organisaatio tai henkilö jolla on asiakasnumero. Jokainen laskutettava projekti tarvitsee nimenomaan asiakkaan, ei suoraan organisaatiota tai henkilöä. Asiakasnumero (uusia asiakkaita lisättäessä systeemi valitsee automaattisesti uuden Laskutusosoite Laskutusvaluutta Organisaatio tai henkilö (linkki organisaatio- tai henkilö-olioon) Projekti on yrityksen käynnistämä tai kaavailema (lead) projekti. Projekteista voidaan luoda uusia projekteja. Tyyppi (yksi valmiiksi määritellyistä projektin tyyppivaihtoehdoista) Numero (uusia projekteja lisättäessä systeemi valitsee automaattisesti uuden) Nimi Luomispäivämäärä Luoja (linkki henkilö-olioon) Tilanne (yksi valmiiksi määritellyistä leadin tilannevaihtoehdoista) Tilanteen ratkaisupäivämäärä Hävitty lead-analyysi (linkki dokumentti-olioon) Projekti jonka pohjalta projekti luotu (linkki projekti-olioon) Aloituspäivämäärä Lopetuspäivämäärä Asiakas (linkki asiakas-olioon) Asiakasvastaava (linkki työntekijä-olioon) Maa Markkinointikanava Lyhyt kuvaus Asiakkaan projektinumero Analyysi asiakkaan palautteesta (linkki dokumentti-olioon) Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 9

3.1.7 Yhteistyö 3.1.8 Aliprojekti 3.1.9 Lasku Projektiin saattaa olla liitettynä erilaisia organisaatiota yhteistyön merkeissä. Projekti (linkki projekti-olioon) Organisaatio (linkki organisaatio-olioon) Lyhyt kuvaus Aliprojekti on osa projektia, jokin tietty osa mitä tehdään. Aliprojektiin linkitetään laskutettavat osat joten aliprojektit ovat todellisuudessa tehtäviä osuuksia projekteista. Numero (uusia aliprojekteja lisättäessä systeemi valitsee automaattisesti uuden) Nimi 3.1.10 Laskuaihio Laskutustyyppi (yksi valmiiksi määritellyistä laskutusvaihtoehdoista) Asiakkaan aliprojektinumero Laskuun kerätään laskuaihioita jotka muodostavat laskun. Numero (uusia laskuja lisättäessä systeemi valitsee automaattisesti uuden) Luomispäivämäärä Laskuaihiot (lista laskuaihio-olioita) Projekti (linkki projekti-olioon) Laskuaihio on tehtyä työtä tai palvelun osa. Kuvaus 3.1.11 Tehty työ Aliprojekti (linkki aliprojekti-olioon) Laskuaihion tyyppi (yksi valmiiksi määritellyistä laskuaihion tyyppivaihtoehdoista) Lista tehdyistä töistä (lista tehty työ-olioita) Jos laskuaihioon tehdään työtä, se määritellään erikseen tässä oliossa. Aliprojekti (linkki aliprojekti-olioon) Työntekijä (linkki työntekijä-olioon) Aloitushetki Lopetushetki Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 10

3.1.12 Dokumentti Dokumentti on esimerkiksi Word- tai PDF-tiedosto johon erilaiset projektimemot linkittyvät. Dokumentti voi olla myös sähköpostiviesti tai kokous-pöytäkirja. Dokumentit on näkyvissä ainoastaan tietyille henkilöille. Numero (uusia dokumentteja lisättäessä systeemi valitsee automaattisesti uuden) Tyyppi (yksi valmiiksi määritellyistä dokumentin tyyppivaihtoehdoista) Nimi 3.1.13 Sopimus Versio Salaisuusluokka Tarkistajat (linkkejä henkilö-olioihin) Henkilöt joille dokumentti on tarkoitettu (linkkejä henkilö-olioihin) Voimassaolon aloituspäivämäärä Voimassaolon lopetuspäivämäärä Lyhyt kuvaus Avainsanat Liitedokumentit (linkkejä dokumentti-olioihin) Sopimus on lakisopimus ja siihen kuuluu aina vähintään yksi dokumentti (sopimusteksti). Numero (uusia sopimuksia lisättäessä systeemi valitsee automaattisesti uuden) Tyyppi (yksi valmiiksi määritellyistä sopimuksen tyyppivaihtoehdoista) Solmimispäivämäärä Viimeinen voimassaolopäivämäärä Sopimusdokumentit (linkkejä dokumentti-olioihin) 3.2 Skaalautuvuus Koska tietoa on paljon, tulee kantaa pystyä muokkaamaan niin että yksinkertaisia elementtejä voidaan lisäillä tarpeen mukaan. 3.3 Käyttöintensiteetti Informaatiota tullaan hakemaan tavallisen työpäivän aikana jatkuvasti epämääräisin väliajoin, riippuen yrityksen koosta. Mitä suurempi yritys, sitä todennäköisemmin systeemillä tulee olemaan jatkuvasti kuormaa. Tietoja tulee pystyä kaivamaan myös työajan ulkopuolella, mihin aikaan tahansa 24 tuntia vuorokaudessa. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 11

Piikkejä käyttöön saattaa tulla joissain tapauksissa kun jotain dokumenttia tai muistiota hakee useampi yrityksen työntekijä samaan aikaan. 3.4 Kapasiteettivaatimukset Perinteinen intraan henkilötietojen ja projektien tietojen kirjaaminen ei vie juurikaan tilaa. Työntekijöiden tuntien kirjaamisetkaan eivät kuluta paljoa tilaa Järjestelmä kuitenkin tulee tallentamaan sähköpostikeskusteluja ja dokumentteja jotka vievät runsaasti tilaa. Näille tulee miettiä hyvä säilytyspaikka erillään intran muun toiminnan tiedoista että intran kevyt käyttö saataisiin aina turvattua. 4. NAVIGOINTIKARTTA 4.1 Merkinnät Intranet-sivusto koostuu useista eri tason toiminnallisuuksista joita tulee pystyä tekemään. Nämä toiminnallisuudet linkittyvät niin että mitä syvemmälle mennään, sitä selkeämpiä toiminnallisuuksia tehdään. Esimerkiksi projektin hallinnointi on hyvin karkeasti määriteltävä käsite, kun taas projektin työntekijöiden hallinnointi on paljon selkeämpi ja yhden työntekijän työtuntien listaaminen on jo hyvin selkeää. Näiden toiminnallisuuksien kautta on rakennettu navigointikartta miten toiminnallisuudet linkittyvät tosiinsa, erilaisten loogisten tehtävien kautta. Toiminnallisuus käytännön tasolla tarkoittaa pitkälle samaa kuin yksi webbisivu, muttei aivan, siksi käyttöliittymä on eritelty toiminnallisuuksista ja dokumentoidaan erillisessä käyttöliittymädokumentissa. Myös navigointikartta on hieman toisenlainen käyttöliittymässä. Kaavioissa on käytetty muutamaa eri merkintätapaa, joilla on tärkeä rooli. Pallo tarkoittaa yhtä selkeää yleisen tason toiminnallisuutta. Esimerkiksi HENKILÖ tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä. Paksu pallo kuvaa karkean tason toiminnallisuutta. Esimerkiksi TALOUS tarkoittaa yleistä taloudenhallintaa. Yleinen toiminnallisuus rakentuu aina yleisen tason toiminnallisuuksista. Katkoreunaisen pallon toiminnallisuus kuvataan ensisijaisesti jossain muualla navigointikartassa. Esimerkiksi projektin työntekijöiden listauksesta voi siirtyä käsittelemään yksittäisen työntekijän henkilötietoja, mutta ensisijaisesti työntekijän henkilötietoja käsitellään resurssien kautta. Nuoliviiva on selkeä hyppy erilaiseen toiminnalliseen kokonaisuuteen. Esimerkiksi TYÖNTEKIJÄ- toiminnallisuus on työntekijöiden listaamiseen ja etsimiseen kun taas TYÖNTEKIJÄ on yhden tietyn työntekijän tietojen lukemiseen/kirjoittamiseen. Nuolettomalla viivalla erotellut toiminnallisuudet ovat samantyylisiä ja käytännössä ne sopivat käyttöliittymätasolla samalle tasolle. Esimerkiksi PROJEKTI on yhden Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 12

projektin hallintaa ja sen yhteyteen sopii hyvin LASKU- koska laskujen listaaminen yleisellä tasolla kuuluu projektin hallintaan. Ylin taso Koko intranet jaettu seitsemään karkean tason toiminnallisuuksiin, joiden alta voi suorittaa erilaisia tehtäviä. Toiminnallisuudet näkyvät seuraavassa kuvassa. OMA SIVU RESURSSIT PROJEKTIT JA LEADIT TALOUS KALENTERI KONTAKTIT TIETOPANKKI Kuten kuvasta myös näkyy, osiot ovat kaikki samalla tasolla ja jokaisesta osiosta voi liikkua mihin tahansa muuhun osioon. Osiot käydään läpi seuraavaksi yksityiskohtaisemmin. 4.2 Toiminnalliset osiot 4.2.1 Oma sivu OMA SIVU 4.2.2 Resurssit Oman sivun toiminnallisuutta ei ole määrätty mutta se tarvitaan ja se on varattu käyttöliittymää varten. Omalle sivulle on kerätty käyttäjän kannalta tärkeimpiä ominaisuuksia. Sivu on räätälöitävissä käyttäjän yleisimpiä tehtäviä vastaavaksi. RESURSSIT TYÖNTEKIJÄ- TYÖNTEKIJÄ HENKILÖ KONTAKTI- KONTAKTI HENKILÖ PROJEKTI- PROJEKTI DOKUMENTTI- DOKUMENTTI Resurssien alta löytyy kaikki yrityksen resurssit, tärkeimpänä ja tällä hetkellä ainoana toteutettavana, työntekijät. Työntekijä on laajennettu henkilö ja työntekijällä on oma osoitekirja (kontakti-lista), se kuuluu erilaisiin projekteihin ja se on liitetty erilaisiin dokumentteihin (joko kirjoittanut dokumentin tai vastaanottanut). Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 13

4.2.3 Projektit ja leadit PROJEKTIT JA LEADIT PROJEKTI- PROJEKTI LEAD / PROJEKTI ASIAKAS- ASIAKAS ALIPROJEKTI- ALIPROJEKTI TUNTIMERKINTÄ- TUNTIMERKINTÄ LASKUAIHIO LASKUAIHIO- LASKUAIHIO SOPIMUS- SOPIMUS DOKUMENTTI- DOKUMENTTI TYÖNTEKIJÄ- TYÖNTEKIJÄ HENKILÖ- HENKILÖ ORGANISAATIO- ORGANISAATIO LASKU- LASKU DOKUMENTTI- DOKUMENTTI SOPIMUS- SOPIMUS PROJEKTI- PROJEKTI Projektien ja leadien (kaavailtava projekti) kautta käsitellään aloitettuja, valmistuneita ja aloittamattomia projekteja. Leadien pohjalta käynnistetään uusia projekteja. Projekteilla on aliprojekteja jotka sisältävät laskuaihioita. Laskuaihioihin merkitään projektiin tehty työ. Projekteihin ja aliprojekteihin kuuluu erilaisia dokumentteja ja sopimuksia. 4.2.4 Talous TALOUS LASKU- LASKU LASKUAIHIO- LASKUAIHIO TUNTIMERKINTÄ- TUNTIMERKINTÄ PROJEKTI ALIPROJEKTI Talous-osiossa hallitaan taloutta, joka käytännössä tarkoittaa laskujen ja laskuaihioiden käsittelyä. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 14

4.2.5 Kalenteri KALENTERI Kalenteri ei tuo mitään kriittistä toiminnallisuutta mukaan, mutta se on käytettävyyden kannalta tärkeä sillä sen avulla saa helposti kalenterinäkymiä projekteihin ja muihin järjestelmän osa-alueisiin. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 15

4.2.6 Kontaktit KONTAKTIT ASIAKAS- ASIAKAS HENKILÖ ORGANISAATIO PROJEKTI- PROJEKTI TYÖNTEKIJÄ- HENKILÖ- HENKILÖ TYÖNTEKIJÄ PROJEKTI- PROJEKTI DOKUMENTTI- DOKUMENTTI ASIAKAS- ASIAKAS TYÖNTEKIJÄ- TYÖNTEKIJÄ ORGANISAATIO- ORGANISAATIO PROJEKTI- PROJEKTI DOKUMENTTI- DOKUMENTTI ASIAKAS- ASIAKAS HENKILÖ- HENKILÖ Kontaktit ovat henkilöitä ja organisaatioita. Asiakas on monipuolisempi kontakti sillä asiakkaita voi laskuttaa. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 16

4.2.7 Tietopankki TIETOPANKKI DOKUMENTTI- DOKUMENTTI PROJEKTI- PROJEKTI ALIPROJEKTI HENKILÖ- HENKILÖ ORGANISAATIO- ORGANISAATIO SOPIMUS- SOPIMUS DOKUMENTTI PROJEKTI- PROJEKTI Tietopankin kautta hallinnoidaan kaikkia järjestelmässä olevia dokumentteja ja sopimuksia. Tietopankin kautta voi myös nähdä mitkä projektit, henkilöt tai organisaatiot dokumentteihin tai sopimuksiin kuuluvat. 5. TOIMINNALLISUUDET 5.1 Oma sivu 5.2 Resurssit Tässä luvussa listattavat toiminnallisuudet viittaavat edellisen luvun navigointikarttoihin. Oman sivun on tarkoitus sisältää joitakin yleisimmin käytettäviä toiminnallisuuksia pienoiskoossa. Esimerkiksi omien työtuntien hallinta on hyvä sijoittaa omaan sivuun. Oma sivu käsitellään käyttöliittymädokumentissa. 5.2.1 Työntekijä-lista 5.2.2 Työntekijä Työntekijä-lista näyttää kaikki yrityksen työntekijät. Työntekijöitä voi siirtyä käsittelemään, uuden voi lisätä tai olemassa olevan poistaa. Työntekijää käsiteltäessä käsitellään suoraan työntekijä-oliota. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 17

5.2.3 Työntekijä / kontakti-lista 5.2.4 Kontakti Kontakti-listassa on kaikki työntekijän omaan osoitekirjaan liitetyt henkilöt, eli työntekijän kontaktit. Kontakteja voi siirtyä käsittelemään, uuden lisätä tai vanhan poistaa. Kontaktin kohdalla voi määrittää miten työntekijä suhtautuu kontaktiin, eli käsitellään kontakti-oliota. Kontakti on henkilö ja täältä voi myös henkilöä muokata. 5.2.5 Työntekijä / projekti-lista Projekti-listassa on kaikki projektit joita työntekijä on mukana tekemässä. Projektin voi valita ja sen tietoja voi siirtyä käsittelemän. 5.2.6 Työntekijä / dokumentti-lista Dokumentti-listassa on kaikki työntekijään mitenkään liittyvät dokumentit sekä liitoksen tyyppi (työntekijän itse kirjoittama vai onko työntekijä merkattu dokumentin jakeluun kuuluvaksi). Yksittäisiä dokumentteja voi siirtyä käsittelemään. 5.3 Projektit ja leadit 5.3.1 Projekti-lista 5.3.2 Projekti 5.3.3 Asiakas-lista Projekti-listassa listataan kaikki projektit jotka on olemassa. Projekteja voi lisätä, vanhan poistaa tai yksittäistä voi siirtyä käsittelemään. Projektin kohdalla käsitellään projekti-oliota. Projektin emo-projektia (leadia) voi siirtyä käsittelemään jos sellainen on. Asiakas-listassa on listattuna kaikki (yleensä vain yksi) projektin asiakkaat. Asiakkaan voi lisätä, vanhan poistaa tai yhtä asiakasta voi siirtyä käsittelemään. 5.3.4 Aliprojekti-lista 5.3.5 Aliprojekti Aliprojekti-listassa on listattuna kaikki projektiin liittyvät aliprojektit. Aliprojektin voi lisätä, vanhan poistaa tai yksittäistä voi siirtyä käsittelemään. Aliprojektin kohdalla käsitellään aliprojekti-oliota. 5.3.6 Aliprojekti / Tuntimerkintä-lista Tuntimerkintä-listassa on listattuna kaikkien työntekijöiden aliprojektiin tekemät tunnit. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 18

5.3.7 Tuntimerkintä Tuntimerkinnän kohdalla käsitellään tuntimerkintä-oliota. Jos tuntimerkintä on sidottuna johonkin laskuaihioon, voi kyseistä laskuaihiota siirtyä käsittelemään. 5.3.8 Aliprojekti / Laskuaihio-lista Aliprojektin laskuaihiot ovat aliprojektiin tehtyä työtä tai muuta laskutettavaa. Laskuaihioita voi lisätä tai vanhaa voi siirtyä käsittelemään. 5.3.9 Aliprojekti / Dokumentti-lista Aliprojektin dokumentti-listassa on listattuna kaikki aliprojektiin liittyvät dokumentit sekä liitynnän tyyppi. Dokumentteja voi lisätä, poistaa tai yhtä dokumenttia voi siirtyä käsittelemään. 5.3.10 Aliprojekti / Sopimus-lista Aliprojektin sopimus-listassa on listattuna kaikki aliprojektiin liittyvät sopimukset sekä liitynnän tyyppi. Sopimuksia voi lisätä tai yhtä sopimusta voi siirtyä käsittelemään. 5.3.11 Työntekijä-lista 5.3.12 Henkilö-lista Työntekijä-listassa on listattuna kaikki projektiin liitetyt työntekijät. Työntekijöitä voi lisätä ja poistaa. Työntekijän voi myös valita ja hänen tietojaan pääsee käsittelemään. Henkilö-listassa on listattuna kaikki projektiin mitenkään liittyvät henkilöt sekä liitoksen luonne. Liitoksessa voi olla yrityksen kontaktihenkilö tai yhteistyökumppani. Henkilöitä voi poistaa ja lisäillä. Henkilön voi myös valita ja hänen tietojaan pääsee käsittelemään. 5.3.13 Organisaatio-lista 5.3.14 Lasku-lista Organisaatio-listassa on listattuna kaikki projektin yhteistyö-organisaatiot. Organisaatioita voi lisätä, poistaa ja yhtä organisaatiota voi siirtyä käsittelemään. Lasku-listassa on listattuna kaikki projektissa lähetetyt ja lähettämättömät laskut. Uuden laskun voi lisätä. Laskujen tietoja pääsee käsittelemään. 5.3.15 Dokumentti-lista Dokumentti-listassa on listattuna kaikki projektiin kirjoitetut dokumentit. Dokumentteja voi lisäillä, poistaa ja yhtä dokumenttia voi siirtyä käsittelemään. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 19

5.3.16 Sopimus-lista 5.3.17 Projekti-lista 5.4 Talous 5.4.1 Lasku-lista 5.4.2 Lasku Sopimus-listassa on listattuna kaikki projektia varten laaditut sopimukset. Sopimuksia voi lisäillä, poistaa ja yhtä sopimusta voi siirtyä käsittelemään. Projekti-listassa on listattuna kaikki projektit jotka on luotu kyseisen projektin pohjalta. Uuden projektin voi luoda ja muita projekteja voi siirtyä käsittelemään. Lasku-lista näyttää kaikki järjestelmässä olevat laskut, maksetut tai maksamattomat. Laskuja voi siirtyä tarkastelemaan. Laskua käsiteltäessä käsitellään lasku-oliota. Laskun yhteydestä voi siirtyä tarkastelemaan laskun projektia. 5.4.3 Laskuaihio-lista 5.4.4 Laskuaihio Laskun laskuaihio-listassa on listattuna kaikki aihiot josta lasku koostuu. Laskuaihioita voi lisäillä tai poistaa. Yhtä aihiota voi siirtyä käsittelemään. Laskuaihiota käsiteltäessä käsitellään laskuaihio-oliota. 5.4.5 Tuntimerkintä-lista 5.5 Kalenteri 5.6 Kontaktit 5.6.1 Asiakas-lista Tuntimerkintä-listassa on listattuna kaikki tuntimerkinnät jotka yhteen laskuaihioon on liitetty. Tuntimerkintöjä voi lisäillä, poistaa tai yhtä tuntimerkintää voi siirtyä käsittelemään. Kalenteri on ulkoinen Innofactor Oy:n laatima moduuli joka vain liitetään järjestelmään. Asiakaslista näyttää kaikki järjestelmään syötetyt asiakkaat. Asiakkaita voi lisätä, poistaa tai yhtä asiakasta voi siirtyä käsittelemään. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 20

5.6.2 Asiakas 5.6.3 Projekti-lista 5.6.4 Henkilö-lista 5.6.5 Henkilö Asiakas sisältää samoja tieoja kun asiakas-olio. Asiakas on liitettynä joko henkilöön tai organisaatioon. Henkilölistassa on listattuna kaikki henkilö-oliot sekä henkilöstä johdetut oliot, eli työntekijät. Listan henkilöitä voi siirtyä käsittelemään, uuden lisätä tai olemassa olevan poistaa. Henkilöä käsiteltäessä käsitellään henkilö-oliota. 5.6.6 Henkilö / Projekti-lista Projekti-listassa on listattuna kaikki projektit johon henkilö on liitetty sekä liitoksen luonne. Henkilö voi olla projektin työntekijä, asiakas tai yhteistyökumppani. Liitoksia voi lisätä tai poistaa. Listattuja projekteja voi siirtyä käsittelemään. 5.6.7 Henkilö / Dokumentti-lista Dokumentti-listassa on listattuna kaikki dokumentit johon henkilö on liitetty sekä liitoksen luonne. Henkilö voi olla dokumentin laatija tai hänet on voitu merkitä dokumentin näkyvyysalueelle. Liitoksia voi lisätä tai poistaa. Listattuja dokumentteja voi siirtyä käsittelemään. 5.6.8 Henkilö / Asiakas-lista Asiakas-listassa on listattuna kaikki asiakkuudet joihin henkilö kuuluu. Asiakkuuksia voi lisätä, poistaa tai yhtä asiakkuutta voi siirtyä käsittelemään. 5.6.9 Henkilö / Työntekijä-lista Työntekijä-listassa on listattuna kaikki työntekijät joiden osoitekirjoihin henkilö kuuluu. Työntekijöitä voi siirtyä käsittelemään. 5.6.10 Organisaatio-lista 5.6.11 Organisaatio Organisaatio-listassa on listattuna kaikki organisaatiot jotka järjestelmään on laitettu. Organisaatioita voi lisäillä ja poistaa, sekä yhden organisaation voi valita ja sen tietoja siirtyä käsittelemään. Organisaatiota käsiteltäessä käsitellään organisaatio-oliota. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 21

5.6.12 Organisaatio / Projekti-lista Projekti-listassa on listattuna kaikki projektit joihin organisaatio on liitetty sekä liitoksen luonne. Organisaatio voi olla projektissa asiakas tai yhteistyökumppani. Liitoksia voi lisätä, poistaa tai liitettyä projektia voi siirtyä käsittelemään. 5.6.13 Organisaatio / Dokumentti-lista Dokumentti-listassa on listattuna kaikki dokumentit joiden näkyvyysalueelle dokumentti on asetettu. Dokumentteja voi lisätä, poistaa tai yhtä dokumenttia voi siirtyä käsittelemään. 5.6.14 Organisaatio / Asiakas-lista Asiakas-listassa on listattuna kaikki asiakkuudet joihin organisaatio kuuluu. Asiakkuuksia voi lisätä, poistaa tai yhtä asiakkuutta voi siirtyä käsittelemään. 5.6.15 Organisaatio / Henkilö-lista 5.7 Tietopankki henkilö-listassa on listattuna kaikki henkilöt jotka kuuluvat organisaatioon. Henkilöitä voi lisätä, poistaa tai yhtä henkilöä voi siirtyä käsittelemään. 5.7.1 Dokumentti-lista 5.7.2 Dokumentti Dokumentti-lista on lista kaikista dokumenteista mitä järjestelmästä löytyy. Dokumentteja voi siirtyä käsittelemään. Dokumenttia käsiteltäessä käsitellään dokumentti-oliota. 5.7.3 Dokumentti / Projekti-lista Dokumentin projekti-listassa on listattuna kaikki projektit joihin dokumentti mitenkään liittyy, sekä liitoksen luonne. Listan projekteja voi siirtyä käsittelemään. 5.7.4 Dokumentti / Henkilö-lista Dokumentin henkilö-listassa on listattuna kaikki henkilöt joihin dokumentti mitenkään liittyy, sekä liitoksen luonne. Listan henkilöitä voi siirtyä käsittelemään. 5.7.5 Dokumentti / Organisaatio-lista Dokumentin organisaatio-listassa on listattuna kaikki organisaatiot joihin dokumentti mitenkään liittyy, sekä liitoksen luonne. Listan organisaatioita voi siirtyä käsittelemään. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 22

5.7.6 Sopimus-lista 5.7.7 Sopimus Sopimus-lista on lista kaikista sopimuksista mitä järjestelmästä löytyy. Sopimuksia voi siirtyä käsittelemään. Sopimusta käsiteltäessä käsitellään sopimus-oliota. 5.7.8 Sopimus / Projekti-lista Dokumentin projekti-listassa on listattuna kaikki projektit joihin dokumentti mitenkään liittyy, sekä liitoksen luonne. Listan projekteja voi siirtyä käsittelemään. 6. ULKOISET LIITTYMÄT Järjestelmä toteutetaan kolmikerrosmallilla, eli käyttöliittymä, toiminnallisuus ja tietokanta erotellaan toisistaan. Käyttöliittymä ja toiminnallisuus ovat ohjelmistotasolla lähellä toisiaan ja siksi sijaitsevat samalla palvelimella. Tietokanta erotellaan toiselle palvelimelle. Muita ulkoisia liittymiä järjestelmä ei käytä. 6.1 Laitteistoliittymät SQL-tietokanta voidaan hajauttaa toiselle palvelimelle. 6.2 Ohjelmistoliittymät Tietokannan ja toiminnallisuuden välinen rajapinta on SQL-kieli. 7. MUUT OMINAISUUDET 7.1 Suorituskyky ja vasteajat Yhden istunnon aikana tullaan erilaisia linkkejä klikkailemaan tavallista nettisurffailua ahkerammin, joten on erittäin tärkeää, että sivut latautuvat välittömästi. 7.2 Käytettävyys 7.3 Tietoturva Yleisimmistä toiminnoista kuten tuntien kirjauksesta tulee pystyä suoriutumaan nopeasti ja vain muutamalla klikkauksella. Järjestelmä tulee olemaan palomuurien sisällä yrityksen omassa käytössä joten järjestelmän sisäinen tietoturva ei ole ensisijaisessa asemassa. Järjestelmään ei tulla toteuttamaan erilaisia tietoturvatasoja käyttäjien välille, mutta tämä laajennus tulee olla mielessä järjestelmää toteutettaessa. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 23

7.4 Asennus Järjestelmän asennuksen ei tarvitse olla nopea operaatio sillä järjestelmä on luonteeltaan harvoin asennettava. Asennus sisältää tietokannan määritykset sekä IIS:n säätämisen. 7.5 Ylläpidettävyys 7.6 Lokalisointi Järjestelmään kuuluu olennaisena osana jatkuva tiedon ylläpitäminen eli projektien ja henkilötietojen muuttaminen ja lisääminen. Järjestelmä koodataan käyttäen Innofactorin monikielitukea joten järjestelmästä tulee automaattisesti monikielinen. Visuaalisen ulkoasun lokalisointi on monimutkaisempi operaatio ja todennäköisesti graafinen ilme tullaan miettimään uusiksi jokaisen asennuksen yhteydessä. 8. SUUNNITTELURAJOITTEET 8.1 Standardit Koska järjestelmä toteutetaan Internet Explorer 5.0 tai uudemmalle selaimelle, ei HTML-standardeja tarvitse juurikaan noudattaa, kunhan systeemit vain toimivat oikeilla selaimilla. 8.2 Laitteistorajoitteet Järjestelmällä ei juuri ole laitteistorajoitteita, tämänhetkisten keskivertopalvelinten suorituskyky ja muistikapasiteetti riittää hyvin tällaisen järjestelmän pyörittämiseen. 8.3 Ohjelmistorajoitteet Järjestelmän tulee toimia Internet Explorer 5.0 tai uudemmassa selaimissa JavaScriptit ja Flashit tuettuina. 8.4 Muut rajoitteet Projektin aikataulun vuoksi ratkaisujen täytyy olla helposti ja nopeasti toteutettavissa. 9. JATKOKEHITYSAJATUKSIA Osa ajatuksista on vielä kirjoittamatta tähän dokumenttiin koska niitä ei ole vielä pystytty tai ehditty suunnittelemaan täydellisesti. Muita työn muotoja kuin tuntityöt, tulossa joka tapauksessa Kaksi uutta resurssityyppiä: Tila- ja tarvikeresurssit Järjestelmän käyttäjä erotellaan työntekijästä ja työntekijä sisältää tälläisen käyttäjän Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 24