KOKOUSKUTSU 2/2014 Kirkkovaltuusto Kokousaika tiistaina 6.5.2014 klo 18.00 Kokouspaikka Simeon-Sali, Pikkuympyräkatu 34, Hamina Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 10 Kokouksen avaus 11 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 12 Pöytäkirjan tarkastus 13 Kirkkoherran vaali 14 Kirkkoneuvoston ohjesääntö 15 Kaakon Taitoa Oy:n osakkeiden myynti Kunnan Taitoa Oy:lle 16 Lisämääräraha kirkkotekstiileille 17 Haminan seurakunnan tilinpäätös vuodelta 2013 18 1 Muutoksenhaku puheenjohtaja
PÖYTÄKIRJA 2/2014 Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 12 Aika tiistaina 6.5.2014 klo 18.00-19.50 Paikka Simeon-Sali Osanottajat Muut olijat jäsenet Andrejev Katja Niemelä Teuvo Niemi Milko Aurén Vesa poissa Näkki Osmo Filppu Arja poissa Paavola Aira Haaja Sisko Peltola Päivi Hanski Liisa Pennanen Marjatta Hietala Reijo Rautamaa Eeva Hostikka Raita Rökman-Pakkanen Janes Nina Virpi Joenpolvi Tuula Silander Outi Kataikko Leena Suikkanen Jaana Kaitainen Suurnäkki Heidi Markku Suutari Simo Kiri Esko poissa Tompuri Veijo Kiri Seppo Tulokas Eila Kivelä Arto Urpalainen Anne poissa Kulju Jari poissa Uutela Tuomo Lantta Laura Lappalainen Leena Jari Pennanen, kirkkoherra Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä varajäsenet Ruokonen Markku Lavento Arto Näkki Markku Piispa Elina Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 10-18 Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina 7.5.2014 Hamina 7.5.2014 Allekirjoitukset Markku Kaitainen Leena Kataikko Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville 9.5.2014 ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa 10.5.-8.6.2014. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 8.5.2014. Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 13 KOKOUKSEN AVAUS 10 Kirkkoherra Jari Pennanen piti alkuhartauden. Puheenjohtaja Seppo Kiri avasi kokouksen ja toivotti kaikki tervetulleiksi. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 11 Kokouskutsu asialistoineen on lähetetty 28.4.2014, ja asialista on ollut nähtävänä kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 28.4.-6.5.2014 välisenä aikana. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Ehdotus Todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Poissa olivat esteen ilmoittaneet Vesa Aurén, Arja Filppu, Esko Kiri ja Anne Urpalainen, joiden esteet hyväksyttiin sekä estettä ilmoittamatta Jari Kulju. Tilalle olivat saapuneet varajäsenet Markku Ruokonen, Arto Lavento, Markku Näkki ja Elina Piispa. Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 12 Kirkkovaltuusto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa tarkastamaan kokouksen pöytäkirjan. Valtuusto voi erikseen päättää, että pöytäkirja tai sen osa tarkastetaan heti. Pöytäkirja tarkastetaan 7.5.2014. Tarkastettu pöytäkirja asetetaan nähtäville 9.5.2014 ja pidetään nähtävillä kirkkoherranvirastossa 10.5.-8.6.2014 Ehdotus Pöytäkirjantarkastajat valitaan aakkosjärjestyksessä. Vuorossa ovat Markku Kaitainen ja Leena Kataikko. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Markku Kaitainen ja Leena Kataikko.
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 14 KIRKKOHERRAN VAALI 41 /25.3.2014 Kirkkoherran virkaa haki hakuajan päättymiseen mennessä kolme henkilöä: kappalainen Matti Astola, khra Jari Kemppainen ja khra Juha Tanska. Kemppainen veti hakemuksensa pois, joten hakijoita jäi kaksi. Molemmat hakijat, Astola ja Tanska ovat paikkakunnalla tunnettuja ja seurakuntiamme pitkään palvelleita pappeja. Valinnasta päättävällä kirkkovaltuustolla on ehdokkaiden työurasta, kokemuksesta ja pappistyön käytännön hoitamisesta runsaasti tietoa. Tutustuminen ehdokkaiden nimikirjaan ( = tuomiokapitulin ylläpitämä viranhoitokertomus), hakupapereihin ja tuomiokapitulin antamaan lausuntoon antavat päättäjille lisää tarvittavaa tietoa. Kirkkoneuvoston päättämät kirkkoherran virkaan asetetut edellytykset on julkaistu hakuilmoituksissa: Haminassa kirkkoherran viran erityistarpeita ovat mm: - Kirkkoherran työssä korostuu hengellinen johtajuus. Hänellä tulee olla selkeä näkemys srk:n hengellisestä tehtävästä ja kyky toimia hengellisenä suunnannäyttäjänä sekä taito kehittää seurakuntatyötä jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä. - Kirkkoherralla tulee olla vahvat hallinnolliset, taloudelliset ja työnjohdolliset valmiudet suuren työyhteisön ja seurakunnan kehittämiseen aidossa vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä henkilöstön, luottamushenkilöiden ja vapaaehtoisten vastuunkantajien kanssa. - Kirkkoherralla tulee olla kyky yhteistyöhön eri tavoin uskoaan ilmaisevien kristittyjen kanssa ja osaamista rakentaa yhteyttä seurakunnassaan. - Kirkkoherralla tulee olla vahva kokemus seurakuntatyöstä ja erityisesti kokemusta suuren tai keskikokoisen seurakunnan johtamisesta. - Kirkkoherralla tulee olla hyvä ympäröivän monimuotoisen yhteiskunnan ja kulttuurin tuntemus. - Kirkkoherralla tulee olla hyvät vuorovaikutus- ja viestintätaidot sekä kyky verkostoitua ja esiintyä julkisuudessa seurakunnan edustajana. Suomen ja ruotsin kielen ohella pidämme suotavana englannin kielen taitoa. Ehdokkaiden hyvästä tunnettavuudesta johtuen päätöksen teon tueksi riittänee se, että valtuusto - tutustuu tarkoin e,m. dokumentteihin,
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 15 - haastattelee ehdokkaat ja - suorittaa tämän jälkeen kirkkoherran vaalin. Tällaisena hoidettu vaaliprosessi voidaan hyvin hoitaa yhdellä kokouksella, kun sille vaan varataan kylliksi aikaa. Tuomiokapitulin aikataulu asiassa on seuraava. - 01.04.2014 tuomiokapituli haastattelee ehdokkaat - sen jälkeen asessori valmistelee lausunnon ehdokkaista - 28.04.2014 tuomiokapituli käsittelee lausunnon ja lähettää sen välittömästi Haminan seurakuntaan. Tämän jälkeen Haminan kirkkovaltuusto voi kokoontua päättämään asiasta. Jos kirkkovaltuusto valitsee kirkkoherran toukokuun alkupuolella, uusi kirkkoherra voi aloittaa viranhoitonsa Haminassa 01.09.2014, jolloin virka on edelliseltä kirkkoherralta vapautunut. Piispa Seppo Häkkisen kanssa on alustavasti sovittu, että Haminan kirkkoherra asetetaan juhlallisesti virkaansa sunnuntaina 07.09.2014. Ehdotus Kirkkovaltuusto suorittaa Haminan seurakunnan kirkkoherran vaalin. hyväksyttiin. Kirkkovaltuusto 6.5.2014 13 Vaali toimitetaan umpilipuin. Kirkkovaltuuston puheenjohtaja kutsuu kaksi (2) valtuutettua avustamaan vaalitoimituksessa. Keskustelun jälkeen suoritetaan vaali. Puheenjohtaja kutsui Outi Silanderin ja Tuomo Uutelan avustamaan vaalissa ja he toimivat myös ääntenlaskijoina. Vaali toimitettiin umpilipuin. Päätettiin, että vaalilippuun merkitään ehdokkaan etu- ja sukunimi, vaalilippua ei hylätä, jos siinä on pelkkä sukunimi. Ääniä annettiin yhteensä 32, Juha Tanska sai 25 ääntä ja Matti Astola 7 ääntä. Juha Tanska valittiin Haminan seurakunnan kirkkoherraksi.
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 16 KIRKKONEUVOSTON OHJESÄÄNTÖ 24.9.2013/112 Kirkon virkamiesoikeudellisten säännösten uudistustyö on saatettu loppuun. Uudet kirkkolain ja kirkkojärjestyksen säännökset tulivat voimaan 1.6.2013. Lain voimaantulosäännöksen mukaan työnantajan virkasääntöä voidaan noudattaa enintään vuoden ajan lain voimaantulosta eli enintään 31.5.2014 asti, jollei virkasäännön määräys koske lailla säädettävää asiaa tai jollei se ole ristiriidassa kirkkolain kanssa. Kirkkohallituksen 14.10.1993 ja Kirkon Sopimusvaltuuskunnan 29.10.1993 hyväksymä malli-virkasäännön 11 :n 2 momentissa määrätään viran täyttävästä viranomaisesta. Sen mukaan, jos viranomaisesta ei ole määräystä ohje- tai johtosäännössä tai jos kirkkovaltuusto ei ole virkaa perustaessaan pidättänyt viran täyttämistä itselleen, viranhaltijan ottaa kirkkoneuvosto. Ilman kyseistä delegointisäännöstä päätösvalta asiassa kuuluu kirkkovaltuustolle. Jos päätösvalta viranhaltijan ja työntekijän ottamiseen halutaan jatkossakin delegoida vastaavalla tavalla kirkkoneuvoston tehtäväksi, on asiasta syytä ottaa määräys kirkkoneuvoston ohjesääntöön. Samalla voidaan kumota vanha virkasääntö, jolle ei enää ole käyttöä. Nykyisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä on säädös henkilöstöpäällikön tehtävistä. Koska kirkkovaltuusto on lakkauttanut henkilöstöpäällikön viran 1.9.2011 alkaen, täytyy kirkkoneuvoston ohjesääntöä myös siltä osin muuttaa. Uusittu kirkkoneuvoston ohjesääntö jaetaan esityslistan mukana. Muutetut kohdat ovat kursiivilla. Päätetään 1. esittää uusittu kirkkoneuvoston ohjesääntö kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi ja 2. alistaa se sen jälkeen kirkkolain 24 luvun 1 :n 2 momentin mukaisesti Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi hyväksyttiin. Kirkkovaltuusto 6.5.2014 14 Päätetään 1. hyväksyä uusittu kirkkoneuvoston ohjesääntö 2. alistaa se kirkkolain 24 luvun 1 :n 2 momentin mukaisesti Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi.
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 17 hyväksyttiin. KAAKON TAITOA OY:N OSAKKEIDEN MYYNTI KUNNAN TAITOA OY:LLE 25.3.2014/37 Seurakunta osti v. 2010 Seutulaskennan kaksi osaketta. Tällä omistuksella seurakunta pääsi käyttämään Seutuhankinnan palveluita. Seutuhankinta on kilpailuttanut seurakunnalle hankintoja ja palveluja ja seurakunta on päässyt mukaan yhteishankintoihin. Kunnan Taitoa Oy osti 2011 vuoden alkupuolella osake-enemmistön (51%) Seutulaskenta Oy:stä, jonka nimi on sen jälkeen muutettu Kaakon Taitoa Oy:ksi. Osakekaupan yhteydessä myyjien (Kotkan kaupunki ja Carea) kanssa sovittiin, että Kunnan Taitoa Oy:n osaomistus yhtiössä on välivaihe, jonka jälkeen yhtiö pyritään fuusioimaan osaksi Kunnan Taitoaa. Suoran paikallisen omistuksen tarkoituksena oli varmistaa Kotkan kaupungin ja Carean talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut siinäkin tilanteessa, jos Kunnan Taitoa Oy ei syystä tai toisesta osoittaisi toimintakykyään. Tämä tarve on nyt poistunut, sillä Kunnan Taitoa Oy on kahden vuoden aikana laajentunut aidosti valtakunnalliseksi toimijaksi, jonka oma talous ja toimintakyky on vakaalla pohjalla. Kunnan Taitoa pyrkii nyt yksinkertaistamaan konsernirakennettaan ja on keskustellut Kaakon Taitoa Oy:n muiden omistajien kanssa omistusosuutensa kasvattamisesta 100 prosenttiin ja Kaakon Taitoa Oy:n fuusioimisesta Kunnan Taitoaan. Konsernirakenne ei ole optimaalinen myöskään Kaakon Taitoan muiden omistajien näkökulmasta, koska se a) hidastaa tuottavuushyötyjen realisoitumista, b) heikentää Kaakon Taitoan toimipisteiden asemaa Taitoa konsernin sisäisessä työnjaossa ja c) teettää hallinnollista työtä, joka kasvattaa hallinnon kuluja. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. sitä, että kun Taitoa konserniin tulee uusia asiakkaita, on Taitoan hankala hyödyntää Kaakon Taitoan resursseja näiden asiakkuuksien hoidossa. Näin ollen Kotkaan ei pystytä myöskään siirtämään niin paljoa työtä, kuin toimipisteen kapasiteetti ja osaaminen mahdollistaisi. Vuonna 2011 määritelty osakkeiden kauppahinta perustui KPMG Oy:n yhtiöstä tekemään arvonmääritykseen. Sen perusteella yhtiön arvoksi määritettiin 2 milj. euroa ja Taitoa maksoi silloin osakkeita myyneille Carealle ja Kotkan kaupungille 51% enemmistöstä yhteensä 1.020.000 euroa. Yhtiön toiminta on säilynyt volyymiltaan ja sisällöltään suurelta osin ennallaan eikä sinne ole tehty merkittäviä investointeja, joten vuoden 2011 arvonmääritys on edelleen ajankohtainen. Kaakon Taitoa Oy:n omistus jakaantuu tällä hetkellä seuraavasti: Kunnan Taitoa Oy (51,02%)
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 18 Kotkan kaupunki (34,08%) Haminan kaupunki (5,77%) Pyhtään kunta (2,79%) Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymä, Carea (2,61%) Kotka-Haminan seudun kky (1,86%) Virolahden kunta (0,37%) Miehikkälän kunta (0,37%) Kotka-Kymin seurakuntayhtymä (0,37%) Haminan seurakunta (0,37%) Henkilöstöä fuusiossa kohdellaan samaan tapaan kuin liikkeenluovutuksessa. Toisin sanoen henkilöstön edut eivät fuusion myötä muutu. Edut eivät toisaalta edes poikkea toisistaan, koska Kunnan Taitoa on jo nyt noudattanut Kaakon Taitoassa samaa henkilöstöpolitiikkaa kuin itse emoyhtiössä, joten henkilöstöedut ovat jo nyt Kunnan Taitoassa ja Kaakon Taitoassa yhtenäiset. Kunnan Taitoa Oy on kiinnostunut ostamaan Kaakon Taitoan muiden omistajien osakkeet seuraavin ehdoin: 1) noudatetaan samaa arvonmääritystä kuin vuonna 2011. Haminan seurakunnan osuus kauppahinnasta on 7.400 euroa 2) Kunnan Taitoa Oy sitoutuu ylläpitämään toimipisteen Kotkassa niin kauan kun alueen kuntatoimijat ostavat Kunnan Taitoa Oy:ltä nykyisen laajuiset palvelut 3) Kunnan Taitoa Oy sitoutuu neuvottelemaan Seutuhankinnan ja Kymen Rekryn palvelutuotannon siirtämisestä takaisin seudulliselle toimijalle, mikäli alueen kuntatoimijat näkevät sen tarkoituksenmukaisena 4) Kauppahinta maksetaan yhdessä erässä 5) Kunnan Taitoa Oy sitoutuu ostamaan osakkeet, kun vähintään 90% osake-enemmistöä edustavat omistajat ovat päättäneet myydä omat osakkeensa. 6) Kunnan Taitoa Oy:ssä lopullisen ostopäätöksen tekee Taitoan yhtiökokous Aikatauluna tavoitellaan, että osakekaupat tehdään viimeistään kevään 2014 aikana ja fuusio toteutetaan 1.1.2015. Päätetään esittää kirkkovaltuustolle, että Haminan seurakunta myy Kaakon Taitoa Oy:n osakkeet Kunnan Taitoa Oy:lle 7.400 euron hintaan ja tarjouksen mukaisilla ehdoilla. hyväksyttiin. Kirkkovaltuusto 6.5.2014 15
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 19 Hyväksytään kirkkoneuvoston ehdotus. hyväksyttiin. LISÄMÄÄRÄRAHA KIRKKOTEKSTIILEILLE 22.74.2014/53 Kirkkoneuvosto päätti - kokouksessaan 17.4.2012 38 hankkia kirkkotekstiilien suunnitelmat tekstiilitaiteilija Helena Vaarilta hintaan 14.780 euroa - kokouksessaan 13.11.2012 111 tilata kirkkotekstiilien valmistuksen tekstiilitaiteilija Helena Vaarilta hintaan 29.050 euroa Näissä päätöksissä arvonlisäveron suuruus oli 23 %. Kirkkotekstiilien oli suunniteltu olevan valmiina 1.12.2013 mennessä. Saimme määräaikaan mennessä kaksi sarjaa, valkoisen ja violetin. Joulukuussa Helena Vaari ilmoitti, että muut sarjat valmistuvat vuoden 2014 aikana. Vuonna 2012 seurakunta maksoi suunnittelusta 6.580 euroa ja vuonna 2013 suunnittelusta ja valmistuksesta 19.100 euroa eli yhteensä 25.680 euroa. Arvonlisävero on 1.1.2013 alusta ollut 24 %, mikä nostaa kirkkotekstiilien hintaa. Tekstiilien hintaa lisää myös niihin käytetyn kultalangan määrä. Kultalangan lisäystä toivoi arkkitehti. Vuoden 2014 talousarviossa ei ole varattu kirkkotekstiileille investointimäärärahaa, koska budjetti on valmistunut ennen kuin tiedettiin tekstiilien myöhästymisestä. Päätetään esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy investointeihin lisämäärärahan Marian kirkon kirkkotekstiileille yhteensä 20.000 euroa. hyväksyttiin. Kirkkovaltuusto 6.5.2014
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 20 16 Muutettu investointisuunnitelma ja rahoituslaskelma jaetaan esityslistan mukana. Hyväksytään investointeihin lisämääräraha Marian kirkon kirkkotekstiileille yhteensä 20.000 euroa. hyväksyttiin. HAMINAN SEURAKUNNNAN TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2013 25.3.2014/40 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukaan Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja 9 luvun 6 :n 1 momentissa tarkoitettu toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkoneuvoston on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajille. Tilintarkastuskertomus on laadittava toukokuun loppuun mennessä. Kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus sekä siihen mahdollisesti liittyvät vastineet kirkkovaltuuston käsiteltäviksi. Kirkkovaltuuston on päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätöstä varmentamaan on laadittava tase-erittelyt (KPL 3:13,1). Tilinpäätöstä varmentavat asiakirjat eli tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt, tililuettelo, tehtäväalueluettelo ja erillistunnisteluettelot sidotaan erikseen omaksi asiakirjakseen. Liitetietojen erittelyt ovat seurakunnan sisäisiä tilinpäätösasiakirjoja, joita ei tarvitse julkistaa. Toimintakulut ovat 5.478.726,65 ja -tuotot 665.574,74, toimintakate - 4.813.151,91. Investointimenot ovat 1.458.867,08. Kassavarojen muutos on 696.252,26. Verotulot ovat 5.260.132,68. Verotulot eivät riitä kattamaan toimintakuluja. Vuosikate on 137.888,31, suunnitelman mukaiset poistot 378.903,99 ja tilikauden alijäämä 241.015,68.
Kirkkovaltuusto 6.5.2014 Sivu 21 Seurakunnan taseen loppusumma on 12.515.630,28. Tilinpäätösasiakirjat lähetetään erikseen. Hyväksytään Haminan seurakunnan vuoden 2013 tilinpäätös ja annetaan se tilintarkastajien tarkastettavaksi. hyväksyttiin. 22.4.2014/ 55 Tilintarkastajien lausunto lähetetään esityslistan mukana. Päätetään 1.esittää tilinpäätös ja tilintarkastajien tarkastuskertomus kirkkovaltuustolle ja 2. esittää, että kirkkovaltuusto päättää tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille. hyväksyttiin. Kirkkovaltuusto 6.5.2014 17 Tasekirja ja tilintarkastajien lausunto jaetaan esityslistan mukana. Päätetään hyväksyä tilinpäätös ja myöntää vastuuvapaus tilivelvollisille. hyväksyttiin. MUUTOKSENHAKU 18 Liite 1 18