ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2007-2010

3.10.2005 ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2007-2010 KANSALLISARKISTO

S I S Ä L T Ö sivu 1 1 JOHDANTO 2 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 2 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 4 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 6 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus 6 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen 7 4.3 Tietopalvelu 9 4.4 Kärkihankkeet 10 4.5 Muut tehtävät 11 4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 12 5 TALOUSSUUNNITELMA 14 6 TOIMINNAN LAAJUUS 16

1 JOHDANTO 2 Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittu valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 12 :ään ja valtion talousarviosta annetun asetuksen 2. lukuun sekä valtioneuvoston (24.4.2003), valtiovarainministeriön (TM 0402/31.3.2004) ja opetusministeriön (5.10.2004) antamiin määräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Toiminta- ja taloussuunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita kehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalle ja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta. Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen 2010 (osittain vuoteen 2020) ulottuva strategia sekä opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisiin tulossopimuksiin sisältyvät linjaukset. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää toimintaympäristön muutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaiset toiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Sähköisten asianhallintajärjestelmien yleinen käyttöönotto muuttaa olennaisesti asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen totuttuja käytäntöjä. Tiedonhallinnan ja käytettävyyden kysymykset korostuvat sähköisissä aineistoissa. Arkistolaitokselle eri konteksteissa ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen vastaanotto ja niihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennalta julkishallinnon ratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asiakirjahallinnon edellyttämään sähköisten aineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään. Myös sähköisten palveluiden kysyntä lisääntyy arkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten asiakaspalvelussa. Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvat toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisääminen sekä toimintojen alueellistaminen vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Sisäisessä tehtäväjaossa maakunta-arkistoille osoitettavat valtakunnalliset tehtävät sekä tarkoituksenmukaiset kumppanuushankkeet palvelevat parhaiten alueellistamis-

3 tavoitetta. Sitä tukee myös pyrkimys kehittää rakenteellista yhteistyötä valtionapua nauttivien arkistojen sekä muiden tietopalveluorganisaatioiden kanssa. Arkistoissa säilytettävä asiakirja-aineisto ja arkistojen tuottamat tietopalvelut ovat keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen perusinfrastruktuuria. Sekä Suomi että Euroopan yhteisö ovat kiinnittäneet erityistä huomiota tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen. Tavoitteena on vahvistaa tieteen ja teknologian perusrakenteita pitkäjänteisellä ja määrätietoisella kehittämispolitiikalla, joka parantaa Euroopan kykyä kilpailla korkeatasoisista tutkijoista ja tuottaa tieteellisesti merkittäviä tuloksia. Tämä edellyttää arkistolaitokselta kiinteää ja aktiivista yhteyttä tiedeyhteisöön, jotta arkistolaitoksen toiminta tukee infrastruktuurien kehittämiselle asetettavia tavoitteita ja palvelee tutkimuksen tarpeita. Arkistolaitokseen siirrettävän, 40 vuotta vanhemman aineiston määrän voimakas lisääntyminen lähivuosikymmeninä edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste. Valtionhallinnon organisaation suuremmat muutokset, kuten virastojen yhdistämiset ja lakkauttamiset sekä liikelaitostaminen ja alueellistaminen vaikuttavat arkistolaitoksen arkistotilan tarpeeseen, arkistoimen ohjauksen ja neuvonnan tarpeeseen sekä tietopalveluun. Sota-arkiston liittämisestä arkistolaitokseen on valmistunut puolustusministeriön teettämä selvitys, jonka perusteella puolustusministeriö on tehnyt aloitteen liittämisen toimeenpanosta. Arkistolaitos on antanut puolustusministeriön esityksestä opetusministeriön pyytämän lausunnon. Arkistolaitos on katsonut, että sota-arkiston järjestämättömän aineiston, jota on noin 16 000 hm, järjestäminen, luettelointi, kuvailu ja seulonta vaatii 15 uutta asiantuntijatason henkilöä. Nämä tehtävät olisi saatava pysyviksi, jotta sota-arkiston aineistojen käytettävyys saataisiin vastaavalle tasolle kuin arkistolaitoksessa. Sota-arkiston kiinteistössä käytössä olevat arkistotilat riittäisivät suunnittelukauden, jos joukko-osastojen arkistosiirrot sijoitetaan maakunta-arkistoihin. Tämä vaikuttaa ajan mittaan myös maakunta-arkistojen tilantarpeen aikaistumiseen, mutta ei vielä suunnittelukaudella. Aikaisin mahdollinen liittämisajankohta on arkistolaitoksen kannan mukaan 1.1.2008. Liitos merkitsisi lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä ja sen käytettävyyden kehittämisessä sekä puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa. Liitoksen myötä arkistolaitokseen siirtyisi 34 virkaa. Siirron edellytyksenä on, ettei

uusi tehtävä sido arkistolaitoksen voimavaroja, vaan puolustushallinto osoittaa tehtävien siirtoon tarvittavat voimavarat täysimääräisesti. 4 Hallinnon sähköisen toimintaympäristön suunnittelussa painotetaan yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittämistä, jotta tietojärjestelmien ja niiden sisältämien tietojen yhteentoimivuus voidaan varmistaa. Tämä mahdollistaa myös entistä laajemmat julkisen hallinnon IT-palvelut. Kuntien ja valtion tietohallinnon yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittämisen työryhmän loppuraportissa (30.8.2005) on yhtenä merkittävänä toimenpide-ehdotuksena mainittu kansallisen sähköisen arkistointi- ja palvelujärjestelmän luominen, jonka toteuttamisesta vastaa Kansallisarkisto SÄHKE-määritysten pohjalta. Mikäli arkistolaitos ottaa palvelutehtäväkseen hallinnon sähköisten tietoaineistojen säilyttämisen jossain laajuudessa, tulee kysymykseen lähinnä maksullinen palvelutoiminta. 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA Arkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiasta vuoteen 2010. Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu vuoteen 2020. Toiminta-ajatus Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudesta säilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva.

Arvot Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. 5 Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: - Avoimuus ja luottamuksellisuus - Tasapuolisuus - Riippumattomuus Visio Arkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisesti tärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua. Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. 2. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 4. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseen on riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat. 5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineiston saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta. 6. Arkistolaitoksen tilantarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen 2020 saakka. 7. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminen kaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista. Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan menestyksellisyyttä kuvaavien indikaattorien avulla. 2. Keskeisiin toiminta-alueisiin kohdistettu säännöllinen arviointitoiminta.

6 3. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4. Arkistolaitoksen aseman vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 5. Uusien ja vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti sekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa. 7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä. 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistotoimen ohjauskeinoina ovat norminanto, sitä tukeva koulutus, konsultointi ja neuvonta sekä viranomaisten arkistotoimen tarkastukset. Arkistolaitos vastaa asiakirjojen koko elinkaaren huomioon ottavasta asiakirjahallinnon norminannosta. Painopistealueena on viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen sekä aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja käytettävyyden turvaaminen. Arkistolaitoksen tehtävänä on määritellä, mikä osa julkisen hallinnon arkistoihin kertyvistä asiakirjoista tulee säilyttää pysyvästi. Tavoitteena on päästä nykyisestä yli 20 % säilytysosuudesta noin 15 %:n osuuteen koko julkisen hallinnon arkistonmuodostuksesta. On odotettavissa, että arkistolaitokselle käsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyyden antavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta. Tämän ohella arkistolaitoksen henkilökunnalle sekä arkistoalan ja asiakirjahallinnon tehtävissä työskenteleville suunnataan ammatillista jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorgani-

7 saatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu toisaalta kysynnästä ja toisaalta käytettävissä olevista resursseista. Julkishallinnon virastojen ja laitosten arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävissä toimiville suunnattu arkistonhoitotutkinto antaa perustan tehtävien menestyksellisen hoidon edellyttämälle ammatilliselle osaamiselle. Arkistoalan ja asiakirjahallinnon muodollisen ammattipätevyyden voi saavuttaa myös suorittamalla näyttötutkintona asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon. Arkistolaitoksessa suoritettava ylempi arkistotutkinto luo perustan vaativissa asiantuntijatehtävissä toimimiselle. Ylemmän korkeakoulututkinnon tasoinen yliopistokoulutus on ylemmän arkistotutkinnon kanssa vaihtoehtoinen pätevöitymiskoulutus ammatissa jo työskenteleville. Arkistolaitos vahvistaa vuosittain vastuullaan olevien koulutusohjelmien oppisisällöt ja vastaa siitä, että ne ovat ajanmukaisia. Arkistolaitos tukee arkistotieteen kehittämistä ja osallistuu alan tieteellisen jatkokoulutuksen järjestämiseen yhdessä yliopistojen ja muiden tietopalvelulaitosten kanssa. Tietopalvelulaitosten oman tutkimuksen vahvistamiseksi pyritään järjestämän tutkijakoulutusta. Tutkijakoulutuksen järjestämisestä tutkijakouluissa informaatiotutkimuksen, kirjastotieteen arkistotieteen ja museologian osalta on tehty esitys opetusministeriölle. Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolle ja ohjaustoiminnalle asetetut tavoitteet. Tarkastustoiminnassa pyritään kohteiden määräajoin toteutettavaan, säännönmukaiseen tarkastamiseen. Tarkastustoimintaa kehitetään tarkastusohjelmien koordinoinnilla ja tarkastajien koulutusta tehostamalla. Vuonna 2006 toteutettavan viranomaisen arkistoimen tilaa koskevan kyselyn tuloksia käytetään hyväksi suunnittelukauden ohjaustoiminnan linjauksissa. 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Paperimuodossa olevan, arkistolaitokseen siirrettävän asiakirja-aineksen määrä kaksinkertaistuu vuoden 2003 lopun tasosta vuoteen 2020 mennessä. Siirrettävän aineiston määrää ei voida ennalta täysin tarkasti arvioida, sillä asiakirjojen luovutukseen vaikuttavat julkishallinnossa toteutettavat järjestelyt, kuten alueellistaminen ja liikelaitostaminen, joiden vaikutuksesta arkistolaitoksen yksi-

8 köt saattavat joutua ottamaan vastaan 40 vuotta uudempaakin aineistoa. Kartuntaan vaikuttaa myös seulonnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen. On odotettavissa, että sähköisen asianhallinnan lisääntyessä virastot tarvitsevat yhä vähemmän analogisia aineistojaan ja ovat valmiita siirtämään ne suunniteltua aikaisemmin pysyväissäilytykseen. Aineistojen määrän lisääntyminen virastojen omissa arkistoissa ja arkistotiloille asetetut erityisvaatimukset tekevät myös säilytys- ja tietopalveluiden ostamisesta arkistolaitokselta entistä houkuttelevamman vaihtoehdon. Arkistolaitos antaa maksua vastaan käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40 vuotta nuoremmalle aineistolle. Myös sähköisten aineistojen maksullisen säilytyspalvelun mahdollisuutta tutkitaan. Arkistolaitoksen yksiköistä Hämeenlinnan maakunta-arkistolle valmistuvat uudet toimitilat vuoden 2007 lopussa tai vuoden 2008 alussa. Hankkeesta on tehty hankesuunnitelma ja tarkennettu kustannussuunnitelma. Hankkeen laajuus on noin 5 000 ohm 2. Lisäksi suunnitelmissa on varaus varatiloille kellarikerroksessa 500 1 000 m 2. Varatulla tontilla on tämän jälkeen rakennusoikeutta 3 000 k-m 2, mikä mahdollistaa arkistotilojen lisärakentamisen. Näitä tiloja voidaan vuokrata muille valtion laitoksille siihen saakka, kun arkistolaitos tarvitsee ne omaan käyttöönsä. Hallituksen talousarvioesitykseen vuodelle 2006 sisältyy arkistolaitokselle myönnettävä valtuus allekirjoittaa maakuntaarkiston uudisrakennusta koskeva vuokrasopimus. Hämeenlinnan kaupunki on osoittanut kohteelle tontin ja Senaatti-Kiinteistöt on ilmoittanut halukkuuteensa rakentamisen toteuttamiseen. Myös Joensuun maakunta-arkiston tilat täyttyvät vuosikymmenen loppuun mennessä. Lisätilan suunnittelu käynnistyy vuonna 2006. Arkistolaitos vastaa omien tilatarpeittensa lisäksi 12 valtionapua nauttivan arkiston tila- ja toimintaresurssien jakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapuarkistojen tilasuunnittelussa pyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötä aineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Näiden arkistojen toiminnan jatkuvuuden turvaaminen edellyttää ajan mittaan siirtymistä budjettirahoitukseen. Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitointi on osa arkistolaitoksen säännöllistä toimintaa, mutta aineistojen laajamittainen, takautuva digitointi edellyttää yhteiskunnan voimakasta lisäpanostusta. Arkistolaitoksen digitointitoiminta kohdistuu suunnittelukaudella keskeisten aineistojen ja hakemistojen digitointiin erillisen vuosille 2006-2009 laaditun digitointisuunnitelman mukaisesti. Pääpaino suunnittelukaudella on mikrofilmien digitoinnissa.

9 Arkistolaitoksen digitointitoiminta keskitetään Kansallisarkistoon ja Mikkelin maakunta-arkistoon. Kansallisarkiston digitaaliarkistoa kehitetään siten, että arkistolaitoksen digitoidut aineistot voidaan tarjota verkkopalveluna käyttöön osana arkistolaitoksen perustoimintaa. Mikkelin maakuntaarkiston digitointitoimintaa vahvistetaan, jotta arkistolaitos voi tehokkaasti hyödyntää Mikkeliin eri organisaatioiden yhteistyössä suunnitellun arkistointi- ja digitointikeskuksen osaamista. Arkistolaitos asettaa digitointia edistävän ja koordinoivan yhteistyöelimen, joka edustaa laajasti arkistoalan eri toimijoita. Arkistolaitoksen mikrokuvaustoimintaa toteutetaan vuosille 2006-2010 laaditun mikrokuvausohjelman mukaisesti. Varsinaisesta mikrokuvauksesta vastaa edelleen Kansallisarkisto, mutta mikrofilmien kopiointi ja lainaustoiminta keskitetään pääasiassa Mikkelin maakunta-arkistoon, joka vastaa arkistolaitoksen tallefilmien säilyttämisestä. Mikrofilmien digitointi vähentää niiden kopiointija lainaustarvetta. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä pyritään Venäjältä hankkimaan mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudelle rahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla. Suunnittelukaudella arkistolaitoksen konservointitoiminnalle laaditaan kokonaissuunnitelma, jossa konservoinnin tavoitteet yhdistetään toteutettaviin digitointi- ja mikrokuvausohjelmiin. Kokonaissuunnitelmassa selvitetään mahdollisuus keskittää konservointitoimintaa kustannusten säästämiseksi ja konservoinnin osaamispohjan vahvistamiseksi. Keskittäminen ei saa kuitenkaan vaarantaa maakunta-arkistojen omiin kokoelmiin kohdistuvaa välttämätöntä konservointitoimintaa. Kokonaisselvityksessä kartoitetaan mahdollisuudet tehdä yhteistyötä muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4.3 Tietopalvelu Tutkijakäyntien odotetaan suunnittelukaudella pysyvän sillä korkealla tasolla, jolla se ollut 1990- luvulla ja 2000-luvun alussa. Sähköisten palveluiden tarjontaa lisätään. VAKKA-arkistotietokanta on arkistolaitokseen luovutettujen aineistojen keskeinen hakuväline. Asiakirjojen sähköinen tilauspalvelu aloitetaan vuoden 2007 jälkeen. Arkistolaitoksen peruspalvelut säilytetään edelleen maksuttomina. Osa arkistolaitoksen tietopalvelusta on maksullista palvelutoimintaa. Arkistolaitoksen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella pysyvän nykyisellä tasolla, mutta Sota-arkiston liittäminen arkistolaitokseen lisäisi selvityspalvelun volyymia. Enin osa mak-

10 sullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa. Kaukolainojen kysyntä on lisääntynyt jatkuvasti kirkonkirjamikrofilmien kopiointiohjelman edistyessä. Suunnittelukauden lopulla etenkin mikrofilmien kaukolainaustarve vähenee sitä mukaa, kun mikrofilmien digitointiohjelma edistyy. Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitointiohjelmien edistymisen myötä. Kansallisarkiston kirjasto on arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka on osa erikoiskirjastojen kansallista kirjastoverkkoa. Tavoitteena on liittää arkistolaitoksen kirjastot Suomen tieteellisten kirjastojen käyttämään Voyager-kirjastojärjestelmään. 4.4 Kärkihankkeet VAKKA-arkistotietokanta Arkistolaitoksen hallussa olevan aineiston keskeisin sähköinen hakuväline on verkkokäyttöön suunniteltu VAKKA-arkistotietokanta, johon vanhojen manuaalisten arkistoluetteloiden sekä uusien luovutusten tiedot on syötetty kartta-aineistoja lukuun ottamatta pääosin vuoden 2007 loppuun mennessä. Tietojen täydentäminen ja arkistotietokannan hakuominaisuuksien kehittäminen jatkuu suunnittelukauden loppuun asti. VAKAN hakuominaisuuksien ja sen käytölle asetettavien tavoitteiden kehittämisessä otetaan huomioon vuonna 2006 valmistuvan ulkoisen arvioinnin kannanotot. Arkistotietokantaan perustuva sähköinen tilausjärjestelmä tekee mahdolliseksi asiakirjojen lainatilausten toimittamisen verkon välityksellä. Tilausjärjestelmän käyttöönotto edellyttää testaamista, joka käynnistetään vuoden 2007 jälkeen, kun aineisto on kattavasti syötetty VAKKAAN. Sähköisen tilausjärjestelmän käyttöönotto tapahtuu aikaisintaan strategiakauden lopulla. Myös digitaalisessa muodossa olevat aineistot on linkitetty VAKKAAN. VAKAN vaatima työpanos on ollut vuosittain noin 15 henkilötyövuotta. On arvioitu, että suunnittelukaudella VAKAN syöttötyöstä ei vapaudu henkilöresursseja, koska vuonna 2007 päättyvän perussyöttötyön jälkeen syötetään vaativat kartta- ja piirustusaineistot, digitoitavien aineistojen hakutiedot, kuvailutietoja täydennetään ja puutteellisesti järjestettyjä arkistoja järjestetään uudelleen, ja

11 niiden tiedot täydennetään VAKKAAN. VAKAN kustannukset ovat vuositasolla noin 700 000 euroa. VAKKA tulee toimimaan myös sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän VAPAN hakukoneena. Tämä edellyttää kuitenkin VAKAN hakunopeuden nostamista, jonka kustannukset ovat 160 000 euroa kertainvestointina. Sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä hanke Hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan sisältyvän sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) suunnittelua jatketaan suunnittelukauden alkupuolella ja hankkeen toteutukseen pyritään kauden lopulla. Hankkeen tuloksena otetaan käyttöön aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä, jonka avulla arkistolaitos voi ottaa vastaan sähköisiä aineistoja, säilyttää ja asettaa ne tarvitsijain käyttöön. Lähtökohtana on, että valtionhallinnolle kehitetään yksi sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, johon aineistonsa luovuttaneet viranomaiset voisivat olla onlineyhteydessä. Myös kunnallisten aineistojen säilytyspalvelun järjestämismahdollisuutta maksullisena palveluna selvitetään. Järjestelmä toteutettaisiin vaiheittain vuoden 2009 loppuun mennessä. Tarvittavat rahoituspäätökset tulisi tehdä vuoden 2006 aikana. Sen kustannuksiksi arvioidaan noin 2 miljoonaa euroa kertainvestointina, mikäli järjestelmä toteutetaan arkistolaitoksen ympäristössä. Kustannukset jakautuvat siten, että niistä 500 000 euroa on kehittämiskustannuksia sekä henkilöstömenoja ja noin 1 500 000 euroa on laite- ja lisenssikustannuksia. Mikäli vastaava palvelu ostetaan ulkopuolelta, olisivat kehittämiskustannukset samat, mutta muut kustannukset 200 300 000 euroa. Molemmat vaihtoehdot edellyttävät erityisosaamista arkistolaitoksessa. Sen hankkimiseen tarvitaan lisäresursseja, joiden tarve on esitetty jäljempänä luvussa 4.6 sekä liitetaulukossa (Menokehykset). 4.5 Muut tehtävät Viestintä Viestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen Internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisille suunnattu Arkistoviesti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussa muodossa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkiston yksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta.

12 Arkistolaitoksen viestintä tuottaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön perustuvaa tietoa keskeisistä historiallisista tapahtumista sekä verkossa että järjestämällä näyttelyitä, luentoja ja muita tilaisuuksia. Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen, museoiden ja kirjastojen kanssa. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eri asiakas- ja kansalaisryhmille sekä asiakirjanäyttelyt ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa. Kansainvälinen toiminta Arkistolaitoksen kansainvälinen arkistoalan yhteistyö tukee omien toimintojen kehittämistä. Kansainvälisessä toiminnassa tärkeimpiä ovat yhteydet Pohjoismaihin ja niihin muihin maihin, joiden arkistolaitokset ovat tehtäviltään ja toiminnoiltaan lähellä Suomen arkistolaitosta. Toinen painopistealue ovat Euroopan unionin jäsenmaat, joiden keskinäisen toiminnan kehittämiseen Suomi aktiivisesti osallistuu. Voimakkaasti lisääntyneen kansainvälisen toiminnan tarpeet otetaan huomioon arkistolaitoksen tulosneuvotteluissa ja voimavarojen kohdentamisessa. 4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat Arkistolaitos toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 vahvistettua toimintastrategiaa sekä omalla toiminta-alueellaan opetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Tulosohjausta kehitetään opetusministeriön tulosohjaustyöryhmän laatimien suositusten mukaisesti. Arkistolaitoksen toimintaa kehitetään myös vuonna 2005 suoritetun sisäisen arvioinnin ja vuonna 2006 valmistuvan ulkoisen arvioinnin esiin tuomien kehittämistarpeiden mukaisesti. Tietojärjestelmien kehittämistä jatketaan vuosille 2007-2010 laadittavan uuden tietohallinnon kehittämissuunnitelman mukaisesti. Suunnittelukauden tärkeimmät hankkeet liittyvät arkistotietokannan täydentämiseen, arkistoaineiston tilausjärjestelmän automatisointiin, digitaaliarkiston laajentamiseen sekä sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän käyttöön ottoon. Kehittämishankkeet vaativat huomattavia kustannuksia, koska niiden vaatima ohjelmointityö joudutaan hankkimaan ulkopuolisena palveluna. Kustannuksia kertyy myös laite- ja ohjelmistohankinnoista. Taloussuunnitelmassa on esitetty vuosittaiset kustannusarviot näille kehittämishankkeille. Tulosohjauksessa ja raportoinnissa tarvittavien tietojen keruu ja jalostus edellyttää ohjelmistohankintoja, joita varten esitetään vuodelle 2007 tietojärjestelmämenoihin sisältyvänä 25 000 euron investointimenoa.

13 Henkilöstön osaamisen, motivoinnin, työkyvyn ja hyvinvoinnin edistämiseksi arkistolaitoksessa on kokonaisstrategiaa tukeva henkilöstöstrategia. Henkilöstövoimavarojen tilaa ja käyttöä mitataan ja analysoidaan suunnitelmallisesti. Johtamiseen kiinnitetään erityistä huomiota ja sen tasoa mitataan vuosittain. Arkistolaitos on usean vuoden ajan esittänyt toiminta- ja taloussuunnitelmissaan ja talousarvioesityksissä henkilöstölisäyksiä lisääntyneiden tehtävien johdosta. Lisäresursseja arkistolaitos tarvitsee selvitäkseen sille säädetyistä sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisestä, ohjauksesta ja koulutuksesta, VAPAN ylläpidosta ja kehittämisestä sekä siihen liittyvän lupajärjestelmän tehtävistä, aineistojen digitoinnista sekä nopeasti kasvavan asiakirjamäärän hakutietojen päivittämisestä ja syöttämisestä tietokantoihin ja näiden aineistojen käyttöön asettamisesta. Suunnittelukaudella esitetään vuositasolla erityisesti asiantuntijatehtäviin vuosittain 85 000 euroa. Edellä mainittu 85 000 euron suuruinen määräraha sisältyy taloussuunnitelman kehittämis- ja erillishankkeiden ao. määrärahaesitykseen. Digitointiin esitetään vuosittain 300 000 euroa, johon sisältyy myös henkilöstömenoja. Arkistolaitos siirtyy paperittomaan kirjanpitoon vuoden 2007 alusta ja vasta siirtymävaiheen jälkeen pystytään arvioimaan todelliset, näihin tehtäviin käytettyjen henkilötyövuosien kohdentamismahdollisuudet uusiin tehtäviin arkistolaitoksen sisällä. Taloushallinnon tukipalveluista vapautuvat voimavarat siirretään tuottavuushankkeisiin VAPAAN ja VAKKAAN. Arkistolaitoksessa on mm. palkanmaksatus jo ulkoistettu. On arvioitu, että arkistolaitoksen sähköisten palveluiden kehittäminen suunnittelukaudella tarvitsee ainakin siirtymävaiheessa jopa lisätyövoimaa. Arkistolaitoksen tuottavuusohjelman mukainen henkilöstösuunnitelma on esitetty arkistolaitoksen kirjeessä opetusministeriölle 2.9.2005. Arkistolaitoksen sisäisessä tarkastuksessa on tullut ilmi arkistolaitoksen yksiköiden puutteelliset ja vanhentuneet tekniset turvajärjestelmät, joiden uusimiseen esitetään vuodelle 2007 yhteensä 100 000 euroa. Myös eräiden maakunta-arkistojen kalustoa ja laitteita on pakko ryhtyä uusimaan suunnittelukaudella.

5 TALOUSSUUNNITELMA 14 TTS 2007 2010 ARKISTOLAITOS MENOKEHYKSET Mom. 298822 Menot TAE 2006 TTS 2007 TTS 2008 TTS 2009 TTS 2010 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 euroa euroa euroa euroa euroa Henkilöstö 1 7 500 8 000 8 120 8 200 8 300 Toimitilavuokrat 2 5 330 5 900 6 200 6 270 6 330 Muut toimintamenot 3 1 643 1 900 1 900 1 900 1 900 Kalusto- ja laite- 0 100 450 200 200 uuden kaluston investoinnit 4 ja laitteiden hankinta ja vanhan kaluston uusiminen Kehittämis-ja erillishankkeet: 5 Sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä ja sähköinen tilausjärjestelmä 700 1 500 500 400 Digitointi 300 300 300 300 Venäjä-hanke 100 100 100 100 Turvajärjestelmät 100 Yht. bruttom. 14 473 17 100 18 570 17 470 17 530 Tulot Vajaus 1 000 630 630 630 630 630 Nettomenot 13 843 16 470 17 940 16 840 16 900 HTV:t 222 224 226 228 230 1 Uutta palkkausjärjestelmää koskeva rahoitussuunnitelma sisältyy yllä oleviin henkilöstömenolaskelmiin vuosina 2007-2008. Lisäksi vuosina 2007-2010 on lisäyksenä otettu huomioon korkeakouluharjoittelijoiden palkkaukseen 20 000 euroa vuosittain ja vuosina 2007-2008 Suomen asutuksen yleisluettelon digitoinnista aiheutuvina henkilöstömenoina 30 000 euroa vuosittain. Vastaava tulo on lisätty tuloihin. 2 Vuodesta 2007 menoissa on lisäyksenä vuokrien indeksikorotukset 67 000 euroa ja uutena menoeränä Siltavuoren piharakennuksen vuokramenoja vuosittain 57 000

euroa. Vuodelle 2007 on kiinteistömenoihin lisätty Hämeenlinnan maakuntaarkiston uudisrakennuksen vuokramenoja 521 000 euroa ja seuraaville vuosille 712 000 euroa 3 Kertamenoja vuodelle 2007 on lisäksi esitetty 25 000 euroa Vanhan Suomen yleisluettelon painatus- ja käännöskuluiksi sekä vuosille 2007 30 000 euroa(yhteensä 60 000 euroa) Suomen osuutena Baltic Bonds -hankkeen kuluja. ITmenot on myös lisätty tähän (vuositasolla 700 000 euroa).tähän kohtaan sisältyvät myös kiinteistönhoitomenot 330 000 euroa vuositasolla(siivous-, sähkö- ja muut kiinteistömenot), jotka on aikaisemmin esitetty yhdessä vuokrien kanssa. 15 4 Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankinnat, mikrokuvauslaitteet (KA ja Mikkelin maakunta-arkisto), KA:n puhelinvaihteen vuokramenot vuosina 2007-2010. Suurin osa menoista on välttämättömiä mikrokuvauslaitteiden, muiden laitteiden ja kaluston uusimista. Hämeenlinnan maakunta-arkiston varustamiseen esitetään vuodelle 2008 300 000 ja muuttokuluihin 43 000 euroa. 5 Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän sekä viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon ohjauksen edellyttämien tietoteknisten asiantuntijatehtävien henkilöstömenoihin esitetty 85 000 euroa vuositasolla sisältyy esitettyihin kehittämismäärärahoihin vuosina 2007-2010. Venäjä-hankkeen yhteydessä esitetty 100 000 euroa vuosittain on tarkoitettu käytettäväksi mikrofilmijäljenteiden hankkimiseen Suomea koskevista asiakirjoista. Turvajärjestelmähankintoihin arkistolaitoksen yksiköihin esitetään 100 000 euroa kertainvestointina.

16 6 TOIMINNAN LAAJUUS 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Arkistoainesten kokonaismäärä (hm) 109 167 110 000 111 500 113 000 114 500 116 000 119000 Tutkijakäynnit 76 841 78 000 78 000 78 000 78 000 78 000 78 000 Annetut todistukset ja selvitykset 17 481 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000 Järjestetyt arkistot (hm) 1 658 1 500 1 500 1 500 1 800 1800 1 800 Annettu koulutus (tunteja) 1 051 750 750 750 750 750 750 Arkistotietokanta VAKAN ulkopuoliset käyttökerrat 114 000 120 000 125 000 130 000 140 000 150 000 160000