IEE-projektin läpivienti käytännössä yhteistyö partnereiden kanssa IEE-infotilaisuus 25.3.2009 Helsinki Eija Alakangas, VTT http://www.eubionet.net Oma kansainvälisten projektien kokemus Altener- ja IEE-projekteissa mukana vuodesta 1995 Mukana noin 20 bioenergia-alan kansainvälisessä projektissa Koordinaattorina AFB-net ja EUBIONET verkostoprojekteissa vuodesta 1999 Projektien koko 1 2 miljoonaa euroa Partnereita 15 28 eri vuosien projekteissa Partnerit erilaisista organisaatioista Kokemusta myös puiteohjelman hankkeista, OPETverkostoprojekteista, IEA:sta, UN:stä vuodesta 1984. Kokemus KTM:n ja Tekesin teknologiaohjelmien koordinaatiossa toimimisesta on ollut avuksi. 2 1
Panosta kokouksiin EUBIONET III projektin kick-off meeting Jyväskylässä, lokakuu 2008 3 Panosta eniten aloituskokoukseen! (Kick-off meeting) Pidä mieluiten projektin aloituskuukaudesta seuravan kuun lopussa, jotta voit valmistautua ja WP:n vetäjät myös Varaa aikaa 2 päivää järjestä kick-off meeting Suomessa (Suomi-brandi tunnetuksi) sosiaalinen ohjelma (iltatilaisuus tai iltapäiväretki) on tärkeää tutustumisen kannalta. Tärkeää päättää seuraavan 6 kk:n työsuunnitelma Koko projektisuunnitelma ja sopimus käytävä läpi, myös talousasiat Tee tarkat ohjeet ja aikataulu WP:n vetäjille, miten kokouksessa asiat käydään läpi oma WP malliksi Projektin kalvopohja ja logo Aineisto maililla kaikille ennen kokousta Alustava versio myös webbisivun layoutista, jotta voidaan keskustella tästä kokouksesta, myös käyttöopastus Älä tuhlaa projektin alkua, muutenkin yleensä käyntiinlähtö on hidasta! 4 2
Seuranta projektikokouksien mukaan Kussakin kokouksessa käytävä läpi mitä on valmistunut ja mitä tehdään seuraavan 6 kk:n ajan. Pyydä aina, että partnerit valmistautuvat kokoukseen (esitys tietystä työpaketista) Tehtäviä ei kannata aloittaa yhtä aikaa, mikään ei valmistu silloin ajoissa. Keskity kokouksissa tiettyihin työpaketteihin, mutta sovi lyhyesti myös mitä muista tehdään seuraavaksi. Tiedotusta käsiteltävä joka kokouksessa ja mihin konferensseihin partnerit osallistuvat Kokouspaikat valitaan jo sopimusneuvottelujen aikana, olisi hyvä valita jonkin tapahtuman yhteyteen. 5 Jatkuva ja säännöllinen kommunikointi 6 3
Jatkuva kommunikointi tärkeää Tiedota projektista usein partnerille maililla tai netin Intranet-palvelulla. Ole yhteydessä Brysseliin projektin yhdyshenkilöön. Mailit yhtä aikaa kaikille, paitsi jos jotain moitittavaa tällöin erikseen vain tälle partnerille Tiedota projektista myös muille Yhdistyksille (Brysselissä monta RES-alan yhdistystä) Rahoittajille kotimaassa Lehtiin, nettipalveluihin yms. Verkostoidu eri järjestöjen ja muiden projektien kanssa Tilaisuuksia voi järjestää yhdessä; parempi näkyvyys ja kuluja säästyy (sessiot esim. jonkun muun tilaisuudessa) Tietoja saa muiden omaa projektia tukevien hankkeiden tuloksista (esim. IEA:n Taskit ovat hyvä) 7 Hyvät ohjeet työstä ja laadukas infomateriaali www.eubionet.net Esitteen etusivu Posteri samanlainen 8 4
Hyvät työohjeet tarpeen Tee hyvät ohjeet työn tekemisestä: Tee luonnosohje ennen kokousta, ja pyydä kommentit partnereilta. Tarkat aikataulut kommenteille. Aikataulut ilmoitettava selvästi ja niistä pidettävä kiinni! Jos joku lipsuu heti yhteys kyseiseen henkilöön. Tiedota aina keneltä on tullut vastauksia, se skarppaa muita. Jos monesta maasta samaa tietoa, tee valmis taulukko ja malli täytöstä Tee omasta maasta esimerkkiraportti tai esimerkkinä täytetty tiedonkeruulomake Laita deadline vähintään kuukautta ennenkuin haluat sen valmistuvan (pelivaraa silloin kuukausi). 9 Käytännön pieniä ohjeita Organisoi mailin lähetys Subject kenttään: Projektin lyhyt nimi, WPnro, asia ja deadline Subject: EUBIONET III WP1 Data sheet, deadline 30.3.09. Organisoidut hakemistot Tee hakemistot työpakettien mukaan WP1 Management WP 2 XXX WP X Dissemination (Events, Flyers, Articles, Web etc.) Myös EACI Agency-hakemisto ja sille alahakemistot Contract negotiation Contract and budget Progress report 1 Progress report 2 Interim report Final report Final deliverables, johon laitat kaiken valmiin materiaalin 10 5
Tee valmiit pohjat asetuksilla Vaadi, että kaikki käyttävät pohjia Oma raportti- ja kalvopohja, joissa partnerien logoille paikka. Kirjoita Disclaimer -teksti valmiiksi pohjiin. The sole responsibility for the content of this [publication] lies with authors. It does not necessarily reflect the opinion of the European Communities. The European Commission is not responsible for any use that may be made of the information contained therein. Ohjeet IEE-logon käytöstä (http://ec.europa.eu/energy/intelligent/implementation/communication_en.htm) Nimeäminen: Template: EUBIONETIII_datasheet_WP1_country.xls, kun palauttavat EUBIONETIII:n tilalle organisaation nimilyhenne ja country maatieto: VTT_datasheet_WP1_Finland.xls. Tee cost statement-pohja myös valmiiksi projektin tiedoilla. 11 Seuraa tuloksellisuutta ja kustannuksia Pidä aina performance indicators mielessä, nykyisin kovat vaatimukset! Seuraa deliverables, että kaikki tekevät vaaditut tehtävät. Muista kaikkien osaamistaso ei ole sama, toisia pitää enemmän opastaajaneuvoa. Jos vaikeuksia Aina joku tekee pienemmän panoksen, mieti miten motivoit ja autat häntä. Keskustelu EACI:n kanssa, jos ongelmat partnerien kanssa eivät muuten ratkea (muutos suunnitelmaan, partnerin poistaminen projektista). Koordinaattorin tiedettävä myös hyväksyttävistä kustannuksista ja tarkistettava partnereiden cost statementit Lyhyt Excel-lomake seurantaan (tunteja seurataan WP:täin). Tarkista aina cost statementien Excel-lomakkeet ennen kuin pyydät allekirjoitetut versiot. Jätä kaikista alkuperäiset myös itsellesi. 12 6
Kansainvälinen yhteistyö on antoisaa! Biohousing-projektin Kick-off meeting, 2006 iltatilaisuus JAMK:n tiloissa Kun kokkaaminen sujuu yhdessä, niin työ sujuu paremmin. 13 Lisätietoa projektista: www.biohousing.eu.com 7