Hyvä koordinaatio tuottaa tulosta. Case: NEWBONE SIXTH FRAMEWORK PROGRAMME, NMP. Tekes Hakemuskoulutus, Messukeskus

Transkriptio

1 Hyvä koordinaatio tuottaa tulosta Case: NEWBONE SIXTH FRAMEWORK PROGRAMME, NMP Tekes Hakemuskoulutus, Messukeskus Saara Lampelo

2 Major objective: To develop fibre and nanohybrid reinforced composite (FRC and NHRC) material for surgical bone repair and replacement with load-bearing and ligament fixation capabilities Implants -> to treat serious bone trauma and other defects with a great importance in orthopaedics and traumatology

3 Consortium with European dimension 16 partners from 9 European countries 12 SMEs, 4 universities SMEs in different industrial sectors -> trans-european and trans sectorial nature

4 Work plan (DoW) = Annex I A contractual document, amendment periodically 30 milestones -> finally 50 milestones achieved/reported to EC 88 deliverables -> finally 117 deliverables reported/submitted to EC More may be produced, not less than contracted, by the same total budget

5 Resources (Annex I) Originally 677 PM (person months), 715 used/produced Total budget 6,54 million euro by 4,4, million fund -> budget was realised by 99,99% (left=unused about 5000 ) Inside the total budget one transfer between partners was done > burden to Coordination and Management!

6 NB- Final reporting with end results Based on the Work Plan (Annex I), additionally products released to the global market (CE -mark, FDA approval) Coordination and management was evaluated to being perfectly carried out : No missing documents, no delays in reporting, no needs for corrections by EC scientific or financial officers: DoW was punctually followed

7 New Screws: the world's smallest biocomposite implants for knee ligament injuries

8 Koordinaatio ja management Critical points and issues Konsortiumin muodostaminen, partnerien valinta -> high spirit, high level in trust Scientific coordinator -> scientific coordination Project manager-> administrative role and in NB project also Coordinator role -> official and only contact with the European Commission

9 Hyvä koordinaatio ja managerointi Yksilö EC Odotus - Paperityö järjestyksessä: raporttien laatu, submissio, arkistointi - "Deadlinet" saavutettu: deliverables, milestones, raportit - Ei sopimuksellisia ongelmia (Annex I, Annex II, CA) Tutkija Partnerit - Ei-tieteellinen paperityö hyvin ohjeistettu ja minimoitu - Raha saapuu ajoissa (kassavirta/smes. - EC:ltä ei huomautuksia ("red flag") - Selkeät ohjeistukset raportoinnissa ja aikatauluissa - Selkeät taloussäännöt, raportointiohjeet ja muodot (templaatit) - Ei IPR ongelmia EC/partnerit - Hyvä, selkeä tiedon kulku (internal dissemination of information)

10 Huono koordinaatio ja managerointi Yksilö EC Tutkija Epätoivottu tulos - Huono tiedonkulku komissioon (Scientific Officer!) - Jatkuvia ongelmia ilman ratkaisuja - Ei-tieteellinen paperityötä liikaa, ei selkeitä ohjeita - Tutkijalla ei jää aikaan keksittyä tieteeseen - Ei selkeitä linjauksia, ei selkeää ohjeistusta, ei templaatteja - Sekavia ohjeita, epäselvyyttä ja linjattomuutta Partnerit - Raha ei saavu ajoissa - > poor reporting quality and communication Ei selkeitä ohjeistuksia mitä raporteissa pitää esittää ja miten Yksilöity aikataulutus puuttuu/ on sekava Talousraporttien laatu huono -> johtaa ongelmiin EC:n kanssa-> maksut viivästyvät, puuttuvat Epäselvät IPR sopimukset - >ristiriita IPR omistuksesta

11 Vinkit:Ennakoi 1. Work plan (Annex I) sopimuksellinen dokumentti, raamattu -> noudatettava: Selkeytä tavoitteet ja saavuttamisaikataulut partnereille -> vastuuta 2. Laadi 6 kk aikataululista: Deliverables & milestones & WP reports/due month/responsible partner ja viimeinen toimituspäivä laatutarkastukseen 3. Lähetä päivitetyt listat hyvissä ajoin kaikille 4. Laadi erikseen vastuupartnerille ohjeistus, liitä työsuunnitelmaa noudattava raporttitemplaatti 5. Muistuta heti, mikäli et ole saanut määräpäivään mennessä raporttia 6. Tee raporttien laatutarkistus/korjaus -> toimita komissioon sekä lyhyt saate ja mahdollinen tilannepäivitys 7. Tallenna loogisesti + vie intraan 8. Ennakoi finacial reporting, anna audit- ohjeet

12 Ongelmia? Aikatauluissa: Vetoa sopimukselliseen Annex I, jonka kaikki ovat hyväksyneet noudettavaksi Pidä Scientific Officer/Project officer tietoisena saavutuksista sekä häiritsevistä ongelmista/vakavista raportointiviiveistä Tallenna s-postit Vakavissa häiriötilanteissa voi pyytää neuvoa Scientific Officerilta. Vain ääritapauksessa ja silloinkin ratkaisuajatuksin! Koordinaatioon kuuluu ongelmien ratkaisu, partnereiden oheistus ja neuvonta ongelmien välttämiseksi, ennakoimiseksi ja ratkaisemiseksi

13 Tyypillisiä managerin murheita 1. Partnerit eivät lue tiedotuksia, ohjeistuksia -> Kiteytä ja muistuta! 2. Konsortium kokous! -> Agenda-> tee selkeät pöytäkirjat, niitä tarvitaan! 3. Raportointi: Tee esitäytetyt templaatit / DoW: Aktiviteettiraportit: Delivery reports, WP Periodic activity reports -> Final Activity Reporting Financial reports: Person month follow up table, Justification of costs, Form C, Audit Report 4. Laadi oma cost follow up budget kustannuskategorioittain -> seuraa, pidä partnerit tietoisina, pyydä talousseurantaraportit ajoissa -> Ei muutoksia kustannuskategorioissa ilman etukäteen konsortiumissa perusteluin sovittuja, pöytäkirjattuja ja raportoituja muutoksia!

14 Laadun varmistaminen Tarkista raporttien laatu - Vastaavat työsuunnitelmaan, tulokset vastaavat asetettuihin tavoitteisiin/tuovat esiin tarvittavia muutoksia perusteluineen -> voi edellyttää muutoksenhaun (amendment) komission hyväksyttäväksi (budjetti ei koskaan kasva!) Luo templaatit: Deliverables: cover page-> kaikki identifikaatiotiedot -> tarkista Aktiviteettiraportit -> Annex I Financial reporting templates -> ennen komissioon toimittamista, tarkista kaikki/annex I

15 No missing documents : Pidä aikataulusta kiinni, ennakoi ja varmenna, tallenna sähköpostit -> tunnista nonperforming partner(s), partners responsibilities Dokumentaatio ja kirjaus-> luo intranet ja loogiset tallennuspaikat dokumenteille, päiväykset ja hyväksyntä

16 Ongelmien ennakoimiseksi ja välttämiseksi: DoW (Annex I) ja Annex II, General conditions (osa sopimusta) Koko raportointi perustuu työsuunnitelmaan /DoW. Annex II ohjaa raportointia, -> osaa pykälät Valmista konsortium projektin evaluointiin ja yhteisiin kokouksiin -> yhteiset päätökset vrt. Annex I ja CA Dokumentoi, dokumentteja tarvitaan myös projektin päättymisen jälkeen

17 Onnea hakemuksillesi! Kiitoksin, Saara Coordination & management is not for profit but a lot of work