ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4/2016 1(7) SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS 4/2016 Aika ja paikka Ti 17.5.2016 klo 19 Kymin Huvila Ahlmannintie 1, 45700 Kuusankoski. Läsnä Aalto Kari Hannula Ulla Maija Heijala Marke Hinkkanen Tero Lehtinen Tero Mikkola Anna-Liisa Ollila Madleena Puonti Matti Räikkönen Heli Vuorentausta Leena vara Välimäki Seppo vara Hämäläinen Kirsi kirkkoherra Ylikangas Tuula kappalainen Reijo Tarja sihteeri Poissa Koivusaari Reino Nurmiranta Asko Taina Kari Kalenius Laura seurakuntapastori 41 KOKOUKSEN AVAUS Kokouksen puheenjohtaja Matti Puonti avasi kokouksen klo 19.12. 42 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS on kuuluu puheenjohtajan lisäksi kaksitoista tä ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on saapuvilla. Esityslista on toimitettu seurakuntaneuvoston ille 10.5.2016. Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 43 KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjan tarkastusajankohta sovitaan kokouksessa. Sovitaan, että sihteeri lähettää sähköpostitse kokouksen pöytäkirjan tarkastettavaksi puheenjohtajalle ja pöytäkirjan tarkastajille ke 18.5.2016. Allekirjoitukset pöytäkirjaan otetaan seuraavan kokouksen alussa.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4/2016 2(7) Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Heli Räikkönen ja Kari Aalto. Tarkastuspäiväksi sovittiin ke 18.5.2016. 44 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi lisäämällä pykälään 53 Muut asiat Aloite: Evankelisen lähetysyhdistyksen ELY: n vuosijuhlan pitämiseksi 2017 Elimäellä 45 KANTTORINVIRAN TÄYTTÄMINEN (TOISEN VAATIVUUSASTEEN VIRKA) Määräaikaan 30.4. mennessä saapui kolme hakemusta. Hakijat Ville Perkkiö (Helsinki), Anne Käki-Kuorikoski (Orimattila) ja Hannele Koskinen (Lahti) olivat kaikki päteviä hakijoita. Haastattelutyöryhmä kutsui kaksi hakijaa Ville Perkkiön ja Anne Käki- Kuorikosken 9.5 haastatteluun. Koesoiton otti vastaan dir. musices Pekka Ainali. Työryhmä arvioi hakijoiden sopivuuden tehtävän painotuksiin, osaamisen sekä muun soveltuvuuden työhön ja työyhteisöön. Työryhmä esittää seurakuntaneuvostolle yksimielisesti, että kanttorin virkaan valitaan MuM Ville Perkkiö Helsingistä. Varalle esitetään valittavaksi MuM Anne Käki-Kuorikoski Orimattilasta. Toisen vaativuusasteen kanttorin virkaan valitaan valitaan MuM Ville Perkkiö Helsingistä. Varalle valitaan MuM Anne Käki-Kuorikoski Orimattilasta. Virkaan valitun tulee esittää ennen viran vastaanottamista hyväksyttävä lääkärintodistus sekä KL6:4a edellyttämä rikosrekisteriote. Virkaan kuuluu 6 kk koeaika. Virka täytetään 15.8.2016 lähtien. Päätöksellä on lapsivaikutusta. Toisen vaativuusasteen kanttorin virkaan valittiin MuM Ville Perkkiö. Varalle valitaan MuM Anne Käki-Kuorikoski. Virkaan valitun tulee esittää ennen viran vastaanottamista hyväksyttävä lääkärintodistus sekä KL6:4a edellyttämä rikosrekisteriote. Virkaan kuuluu 6 kk koeaika. Virka täytetään 15.8.2016 lähtien. 46 SEURAKUNTAYHTYMÄN STRATEGISET PAINOPISTEET VUOSINA 2017-2019 Suunnittelutoimikunta oli kokouksessaan 13.4.2016, 12, luonut ehdotuksen painopisteiksi. Asia käsiteltiin yhteisessä kirkkoneuvostossa 27.4.2016. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedokseen suunnittelutoimikunnan päättämät strategiset painopisteet lähettäen ne edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi: 2017 Armoa 2017! 2018 Käytä ääntäsi 2019 Uutta kohti
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4/2016 3(7) sekä ohjeistaa seurakuntia ja työaloja kirjaamaan toimintasuunnitelmaansa painopisteet omalta kannaltaan määrittäen samalla mihin pyritään. Hallintojohtajan kokouksessa muuttama päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy vuosien 2017 2018 strategiset painopisteet ja merkitsee tiedokseen vuoden 2019 painopisteen "Uutta kohti" lähettäen nämä edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi sekä ohjeistaa seurakuntia ja työaloja kirjaamaan toimintasuunnitelmaansa painopisteet omalta kannaltaan määrittäen samalla, mihin pyritään. : Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti hallintojohtajan kokouksessa muuttaman päätösesityksen. Elimäen seurakuntaneuvosto saa päätöksen tiedokseen ja kehottaa työntekijöitä toimimaan painopisteiden mukaan. Toimintasuunnitelmiin on syytä kirjata tavoitteet painopisteiden toteuttamiseksi. merkittiin tiedoksi ja toimitaan painopisteiden mukaan. 47 TOIMINTA- JA TALOUSARVION LAADINTAOHJEET SUUNNITELMAKAUDELLE 2017 2019 Yhteinen seurakuntaneuvosto on valmistellut 27.4.2016 kirkkovaltuustolle laadintaohjeet. Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15.3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toimintaja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviovuosi (tilikausi) on kalenterivuosi. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan. (KJ 15.2) Kouvolan seurakuntayhtymän talous Kouvolan seurakuntayhtymän tulokset ennen tilinpäätöseriä ovat olleet ylijäämäiset vuosina 2011, 2013, 2014 ja 2015. Jäsenmäärä on vähentynyt seurakuntayhtymän aikana vuosittain ja talouskehitys on ollut viime vuosina heikkoa. Seurakuntayhtymä tarvitsee edelleen rakenteellisia muutoksia, kustannusrakenteen muuttamista toiminnan mukaan joustavaksi, väkiluvun vähenemisen pysäyttämistä, kiinteistökannan pienentämistä ja toiminnan kulujen sopeuttamista tuloihin talouden pitämiseksi tasapainossa. Laadinnan yleisohje Määrärahojen jakoperusteet Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti määrärahojen jakoperusteet ja talkootyön tukemisen kokouksessaan 28.4.2011: Jaettava määräraha perustuu väkilukuun sopeuttamisajan 2012 2016 jälkeen. Seurakunnat päättävät itsenäisesti kokonaismäärärahansa käytöstä. Talousarviota laadittaessa tavoitteena on tasapainoinen talous, jossa vuosikate kattaa korvausinvestoinnit ja lainanlyhennykset sekä talousarvio osoittaa ylijäämää. YKV 12.12.2013: Seurakuntien prosenttiosuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään 51 %. Keittiötoimen kulujen siirtäminen seurakuntatasolle sitoviksi lisää seurakuntien osuutta (talousarvion laskelmien mukaisesti noin 110 000, yhtymän 15 000 ). Jatkossa seurakuntien osuus kokonaisvastuukatteesta olisi siten vähintään 51,7 %. Talousarvion laadintapohjissa keittiötoimen kulujen siirtämistä ei ole vielä huomioitu.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4/2016 4(7) Talkootyön tukeminen Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin tai muun työn talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan kanssa (mm. kiinteistöpäällikkö, hautaustoimenpäällikkö). Talkootyöläisille tarjotaan ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Tarjoamme näin seurakunnissa vapaaehtoisille uusia toimintamahdollisuuksia. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä. Henkilöstön kehittämissuunnitelma Henkilöstön kehittämissuunnitelma laaditaan vuosille 2017 2019. Kehittäminen kattaa koulutuksen lisäksi mm. mentoroinnin ja työnohjauksen. Henkilöstöpalvelut antavat tarkemman ohjeistuksen työaloille. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan / työalan pysyvä toiminta-ajatus. Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit: tavoitteiden lukumäärä 3-5 perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu) esitetään mittari toteutumisen seuraamiseksi konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus) ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen haasteellinen, mutta saavutettavissa. Ohjeen antaminen Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työaloja laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2017 sekä suunnitelman vuosille 2018 2019. Vastuukatteet Pääluokkien ja seurakuntien vastuukatteet vuodelle 2017 esitetään liitetietona (Liite 1). Sitovuustasot Käyttötalousosan sitovuus yhteiselle kirkkoneuvostolle on ollut seurakuntaneuvostoilla ja yhtymän pääluokilla vastuukate. Vastuukate on (ulkoinen + sisäinen) toimintakate, josta on vähennetty sisäisinä erinä veloitetut käyttöosuusvuokrat. Vaihtoehtoisesti sitovuustaso voisi sisältää myös käyttöosuusvuokramenot, mikä on kiinteistöpalvelujen tavoite. Asia vaatii vielä jatkovalmisteluja, eikä sitä nyt esitetä. Käyttöosuus kiinteistökuluista eli sisäiset vuokrat on veloitettu koko yhtymän ajan kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti tiloja käyttäneiltä tehtäväalueilta käyttökertojen mukaisessa suhteessa. Aikataulu Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: Huhtikuu: Yhteisen kirkkoneuvosto antaa talousarvion laadintaohjeet sekä euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille Toukokuu: t antavat ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset ja omat talousarvion laadinta-aikataulut Kesäkuu: Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2017. Elokuu: Yhtymän työalojen tiedot talouspalveluihin 31.8. mennessä. Aikataulu on sitova kaikille työmuodoille. Syyskuu: jen kokoukset 8.9. mennessä o Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. Lokakuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja pyytää lausunnot seurakuntaneuvostoilta Marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran, tekee siihen mahdollisesti tarkennuksia ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4/2016 5(7) Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja työalat tarkastavat toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmat saamiensa määrärahojen mukaisiksi ja toimittavat tarkastetut tiedot talouspalveluihin (toimintasuunnitelmatekstit ja rahankäyttösuunnitelmat). Valmistelijat: talouspäällikkö Tuomas Rimpiläinen puh. 044 435 9392, taloussihteeri Ulla Tylli Hallintojohtajan päätösesitys: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa edellä olevat ohjeet talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi vuosille 2017 2019. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy käyttötalousosan sitovuustason vastuukatteen mukaiseksi. 3. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy vastuukatteet talousarviovuodelle 2017. 4. Seurakuntien ja yhtymän työalojen tulee ottaa huomioon lapsivaikutukset KJ 23. luvun 3 :n mukaisesti; Lapsen edun edistämiseksi kirkollisen viranomaisen on päätöksen valmistelussa arvioitava ja otettava huomioon sen vaikutukset lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensimmäisenä. : Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti hallintojohtajan päätösesityksen kohdat 1-4. Vastuukatteet Elimäen seurakunnan osalta ilmenevät liitteestä 1. Toiminta- ja talousarvion 2017 laatimisen aikataulu Elimäen seurakunnassa on seuraava: Seurakuntatyön budjettipalaveri on työntekijöille 1.6.2016. Työntekijät laativat budjettiesityksen KiPa järjestelmään kesäkuussa, kuitenkin viimeistään 10.8. Vastuuryhmien on kokoonnuttava ennen 19.8. Esitys toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta annetaan seurakuntaneuvostolle 30.8 lähtevässä esityslistassa. n kokous, jossa toiminta- ja talousarvio 2017-2019 käsitellään, on 7.9.2016. käsitteli ja hyväksyi esityksen. 48 VUOSILOMAT ELIMÄEN SEURAKUNTA 2016 n ohjesäännön (2009) mukaisesti kirkkoherran ratkaisuvallan alla on vuosilomien myöntäminen viranhaltijoille tai työntekijälle (7 e ). Kirkkoherran vuosiloman myöntää tuomiokapituli. Uuden Kirkon Palvelukeskuksen KiPan sähköisen toiminnan myötä vuosiloman määrä ja sijoitus kalenteriviikkoihin toimii automaattisesti oikein. Liite 2 Kirkkoherra antaa tiedoksi vuosilomat. Merkittiin tiedoksi. 49 KOLEHTISUUNNITELMAN HYVÄKSYMINEN Kolehtisuunnitelman 1.7.-31.12.2016 hyväksyminen. Kirkkoherran päätösehdotus hyväksyy liitteenä 3 olevan kolehtisuunnitelman.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4/2016 6(7) hyväksyi kolehtisuunnitelman. Täsmennettiin oman seurakunnan diakoniatyölle kerättävän kolehdin kohdentuvan avustustoiminaan. 50 KIINTEISTÖSTRATEGIA 2013 2020 Suunnittelutoimikunnan kokouksessa 26.4 on 13 kiinteistöstrategian toimeenpanon tilannetta koskien tehty tilannekatsaus ja päivitetty dokumentteja (saatavina sähköisesti). Kirkkoherrojen tulee tuoda asia seurakuntaneuvostoille, käydä tilojen ja toiminnan suhteesta keskustelua ja suunnitella toteutusta sekä myös kirkkoherrojen yhdessä miettiä asiaa. Suunnittelutoimikunnan pöytäkirjanote liitteenä 4. Kirkkoherran päätösehdotus sta voisi luoda työryhmän valmistelemaan asiaa elo- syyskuun kokouksille. Kirkkoherra vie osaltaan tehtävän työntekijäjoukolle valmisteltavaksi syyskuun kokoukseen mennessä. nimesi työryhmän, johon kuuluvat Kari Aalto, Tero Hinkkanen ja Tero Lehtinen. Srk-yhtymän suunnittelutoimikunta odottaa seurakuntaneuvostoilta lausuntoja 31.10.2016 mennessä. 51 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET 52 ILMOITUSASIAT merkitsee tiedoksi seuraavat viranhaltijapäätökset ajalla 31.3.- 10.5.2016, liitteenä 5. Merkitään tiedoksi Merkittiin tiedoksi. Vastuuryhmän muistio Lähetys- ja diakoniatyön vastuuryhmien muistiot, liite 6. Saatettiin tiedoksi. Hiippakuntavaltuuston ja kirkolliskokouksen vaalien 2016 tulokset. Saatettiin tiedoksi. Kutsu Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen Vihdissä 11.6. Elimäen seurakunta ei nimeä edustajaan vuosikokoukseen Kokous 10.8. Elokuun kokous pidetään tarvittaessa
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4/2016 7(7) 53 ALOITE EVANKELISEN LÄHETYSYHDISTYKSEN ELY: N VUOSIJUHLAN PITÄMI- SEKSI 2017 ELIMÄELLÄ Pääsihteeri Antero Rasilainen on kysynyt, voisiko Elimäen seurakunta ottaa vastaan ELY:n kesäjuhlat 2017. Ajankohta olisi 9.-11.6.2017. Juhlapaikalle tulisi noin 200 henkeä, ja ajallisesti tilaisuudet pe ilta, lauantai, su messu ja päätösjuhla. Kuluihin on yleensä anottu järjestävältä seurakunnalta 6000. Kirkkoherra tutkii mahdollisuutta ottaa vastaan Evankelisen lähetysyhdistyksen vuosijuhlan 9.-11.6. 2017 ja selvittää minkälaiset rahoitusmahdollisuudet seurakuntayhtymässä tapahtumalle on. Mikäli tapahtuma otetaan vastaan, tulee vapaaehtoista varainhankintaa ja talkootoimintaa pitää vireästi yllä. Seurakunta toivottaa vuosijuhlat tervetulleiksi, mutta voi tarjota vain tilat ja emäntäpalvelun, mutta ei osallistu kuluihin. Päätettiin esityksen mukaan. 54 MUUTOKSENHAKUOHJEET KOKOUKSEN PÄÄTÖKSIIN Muutoksenhakuohjeet ovat pöytäkirjan liitteenä 7. 55 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.23 Matti Puonti puheenjohtaja Tarja Reijo kokouksen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Elimäki 18.5.2016 Elimäki 18.5.2016 Heli Räikkönen Kari Aalto Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä seurakuntatoimistossa 19.5.-2.6.2016. Asiasta on ilmoitettu seurakuntatoimiston ilmoitustaululla. Kirsi Hämäläinen kirkkoherra