Tuotetietojen tallennuskoulutus

Päivän oppimistavoite Synkka Tuotteen toiminnallisuudet tutuksi Osaan perustaa vähittäistuotteen ja kuljetuspakkauksen Tiedän miten pakkaushierarkia julkaistaan Tiedän miten julkaistua tuotetta muokataan Osaan viedä tuotetiedot eri tiedostomuotoihin Tunnistan mistä ulkoisista lähteistä haen tuotetietopankkiin tallennettavia tuotetietoja

Synkka Tuote -käyttöliittymä

Synkka Tuotteen käyttö Synkka Tuote löytyy osoitteesta https://tuote.synkka.fi Selaimen uusimmat versiot Mozilla Firefox Internet Explorer Chrome Jokaisella käyttäjällä tulee olla yksilöllinen käyttäjätunnus

Käyttö- ja tallennusajat Synkka Tuote on käytettävissä 24/7 Käyttökatkoksista ilmoitamme erikseen Tuotetietosanoma muodostuu ja lähtee tiedon vastaanottajille tuotteen julkaisun jälkeen Vastaanottajat käsittelevät tietoja omien aikataulujensa mukaan Tallennus pitää tehdä jokaisella näkymällä

Tuotetietopankkiin annettavat tiedot Ohjelmistollisesti pakolliset tiedot Esim. Bruttopaino Tavararyhmäriippuvaiset tiedot Esim. Alkoholituotteiden tiedot Vastaanottajien vaatimat tiedot Esim. Vertailuhinta ja vertailuhinnan peruste Jokaisella tietokentällä on F-numero Esim. Bruttopaino F7115

Kenttäkohtainen tarkistus Kenttäkohtainen tarkastus tuotetiedon syötön ja tallennuksen yhteydessä Esim. GTIN-koodi tarkastus Kenttien merkkimäärä Tiedot, joita ei voi muuttaa ensimmäisen tallennuksen jälkeen GTIN-koodi Voimaantulopäivä

Tarkistusraportti Tarkistusraportti näyttää pakkaushierarkian kaikki virheet Tarkistusraportin voi avata myös tallennuksen aikana Virheen kohdalla on F-numero joka vastaa tiettyä kenttää käyttöliittymässä. Esim. F7151 F-numeron avulla löydät korjattavan tiedon nopeasti

Excel -työkalu Excel-työkalu on kätevä uudelle käyttäjälle Työkalu mahdollistaa F-numero haun jolloin kentän löytäminen käyttöliittymästä helpottuu Tietokenttien paikat taulukko löytyy Extranetistä

Tuotteen julkaisu ja tiedon siirtäminen tiedostoihin Julkaisu Tallennetut ja virheettömät tuotetiedot julkaistaan Julkaisekuvaketta painamalla Tiedon siirtäminen Synkka Tuotteeseen tallennettuja tuotetietoja voi ladata tiedostoihin klikkaamalla pilvi- kuvaa joka näkyy hakutuloksessa Käytettävät tiedostomuodot ovat: HTML Pdf XML (CIN) Tiedosto haetaan aina hierarkian ylimmältä tasolta, tiedostoon tulee aina kaikki ylimmän tason suoraan alapuolella olevat pakkaukset

Pakkaushierarkia

Pakkaushierarkia 18 x 4 x 6 x 400 g 06412300025777 20 x 4 x 6 x 400 g 06412300025968 12x 400 g 06412300001238 Myyntierä 2 4 x 6 x 400 g 06412300005557 Tehdaspakkaus 06412300025555 6 x 400 g 06412300001238 Myyntierä 06412300000095 400 g

Pakkaushierarkian rakenne Pakkaushierarkia voi koostua yhdestä tai useammasta yksiköstä Esim. yhdestä yksiköstä koostuva hierarkia voi olla 5 kg jauhosäkki, joka on sekä vähittäistuote että kuljetusyksikkö Esim. kolmesta yksiköstä koostuva hierarkia voi sisältää vähittäistuotteen (1 pr käsineitä), myyntierästä (12 pr käsineitä) sekä lavasta (25 x 12 pr käsineitä) Vähittäistuote on pakkaushierarkian alin / pienin taso Lava on pakkaushierarkian ylin taso (GTIN-koodillinen) Pakkaushierarkian perustaminen aloitetaan pienimmästä yksiköstä

Kuljetusyksikön tiedot Kuljetusyksiköksi merkitään se pakkaushierarkian osa (GTIN-koodi), jolla tuotetta kuljetetaan (kuljetusyksikkö = toimitusyksikkö) Pakkaushierarkiassa pitää olla vähintään yksi kuljetusyksikkö Jokaiselle pakkaushierarkian tasolle pitää määritellä onko se kuljetusyksikkö

Lavatietojen ilmoittaminen Lavatiedot on kytketty kuljetusyksikkö-tietoon Mikäli kuljetusyksikkö-kohtaan on annettu arvo Kyllä, on annettava tieto onko pakkaus lavattava vai ei Jokaisessa pakkaushierarkiassa pitää olla annettuna lavatiedot Suoratoimitustuotteet (ei kaupan jakeluketjussa olevat tuotteet esim. liha, kala tai kosmetiikkatuotteet joita ei koskaan toimiteta yhtä myyntierää enempää) voidaan merkitä ei-lavattavaksi tuotteeksi

Yksittäin ja monipakkauksissa myytävien tuotteiden perustaminen Tuotetta myydään sekä yksittäin että pakkauksissa esim. panimotuotteet myydään sekä yksittäin että pakkauksissa (tölkki, 6-pack, 12-pack jne.) nenäliina -pakkaukset Yksittäinen tuote perustetaan omana hierarkianaan ja monipakkaukset omana hierarkianaan Yksittäinen tuote voi olla ilman kuljetuspakkauksia Vähittäistuotteen tiedot: Kuljetusyksikkö = Kyllä Tilausyksikkö = Kyllä

Transbox-, leipä- ja maitolaatikot Vajaa transbox: keräilymyyntierä ei täytä koko transboxlaatikkoa Täysi transbox: keräilymyyntierä täyttää koko transboxlaatikon Vähittäistuote perustetaan normaalisti Vajaa Transbox perustetaan omalla GTIN-koodilla Bruttopainoon ei lisätä transbox-laatikon painoa Mitat ilmoitetaan transbox-laatikon mukaan Lavaustietoihin EI-lavattava tuote Täysi transbox perustetaan omalla GTIN-koodilla omaan haaraan Bruttopainoon lasketaan transbox-laatikon paino Mitat ilmoitetaan transbox-laatikon mukaan Annetaan lavaustiedot

Transbox pakkaushierarkiassa Lavalla on oma GTIN-koodi 6400001556881 6400001556775

Yhden tuotteen myymälälava ja display pakkaushierarkiassa. Myymälälava = teholava, ½-lava jne. Myymälälava ja display perustetaan aina suoraan vähittäistuotteen yläpuolelle hierarkiassa Oltava oma GTIN-koodi Mittatiedoiksi annetaan logistiset mitat Esillepanon mittatietoihin voidaan antaa minkä kokoinen display/myymälälava on myymälässä 06412300025555 400 g 06412300000095

Lajitelman perustaminen Lajitelma sisältää aina vähintään kaksi eri GTINkoodillista vähittäistuotetta, esim. Keksikassi Lahjapakkaus (shampoo ja hoitoaine) Perustetaan kuljetuspakkaustasolle lajitelmaksi Hierarkiataso/tyypiksi valitaan Lajitelma Lajitelmaan valitaan vähittäistuotteita Lajitelman sisältö annetaan Pakkaushierarkianäkymällä

GTIN-kooditon lava Pakkaushierarkiassa pitää olla annettuna lavatiedot vaikka tuotetta ei kuljeteta täydellä lavalla Mikäli tuotetta ei kuljeteta koskaan täydellä lavalla, sille ilmoitetaan laskennallisen lavan tiedot = GTIN-kooditon lava Lavalla ei ole omaa GTIN-koodia Laskennallisen lavan tiedot annetaan kuljetuspakkauksen tai vähittäistuotteen yhteyteen näkymään GTIN-kooditon lava Miten tuote lavattaisiin, jos toimitettaisiin kokonainen lava?

GTIN-koodillinen lava GTIN-koodillinen lava perustetaan silloin kun lavalla on oma GTIN-koodi GTIN-koodillinen lava voi olla tilattava ja toimitettava yksikkö Lava on pakkaushierarkian ylin taso Kuljetusyksikkö = Kyllä Pakkaustyypiksi valitaan Lava Pakkaushierarkia-näkymään annetaan lavan sisältö

Tuotetietojen muokkaaminen

Julkaistussa tuotteessa on virhe (Korjaus) Tuotteen tiedoissa on virhe Kirjoitusvirhe esim. tuotenimessä Puuttuva tieto esim. tuotenumero Voimaantulopäivää ei anneta, korjaus tulee heti voimaan Tuotteen ominaisuuksissa ei tapahdu muutoksia, Korjausta EI SAA käyttää mikäli tuotteen ominaisuudet tai logistiset tiedot ovat muuttuneet

Tuotteeseen tulee muutos (Muutos) Tuotteen ominaisuuksissa tapahtuu todellinen muutos Tavarantoimittajan tuotenumero muuttuu Kausisaatavuus päivitetään Annetaan voimaantulopäivä, jolloin muutos astuu voimaan Tiedoissa tapahtuva muutos ei saa vaikuttaa GTIN-koodiin (kts. Kansainväliset GTIN-koodi säännökset)

Tuotteen poistaminen (Muutos) Kun vähittäistuote /kuljetuspakkaus poistuu markkinoilta tai sen toimituksia ei aloiteta Poistot on ilmoitettava etukäteen, jotta vastaanottajat voivat ryhtyä toimiin tuotteen loppumisen vuoksi Tuotteen poistuessa markkinoilta, annetaan tiedot: F7221 Saatavuus päättyy F7242 Tuotanto lopetettu: pvm Mikäli lanseeraus peruuntuu/siirtyy, annetaan tiedot: F7221 Saatavuus päättyy F7241 Lanseeraus peruttu: pvm

Poiston peruminen (Muutos) Poisto perutaan kun tuote otetaan uudelleen valikoimiin Uudelleen avaus peruuttaa poiston Poisto peruutetaan päivittämällä seuraavat tiedot: F7221 Saatavuus päättyy F7242 Tuotanto lopetettu: pvm tai Lanseeraus peruttu: pvm F7241 Lisätään päivämäärä: F7224 Saatavuus alkaa

Uusi korvaava tuote Kun tuotteen/pakkauksen GTIN-koodi vaihdetaan merkittävän tuotemuutoksen takia: Lisätään vanhalle GTIN-koodille F7221 Saatavuus päättyy ja F7242 Tuotanto lopetettu päivämäärät Uusi tuote lisätään kantaan Uuden tuotteen tietoihin merkitään F7116 Korvattava GTIN-koodi (eli vanha GTIN-koodi, jonka uusi tuote korvaa

Tuotteiden linkittäminen Pakkaushierarkian luominen voidaan aloittaa myös ylemmästä yksiköstä jolloin vähittäistuote linkitetään kuljetuspakkaukseen Sisältyvä pakkaus on oltava tallennettuna ennen kun se voidaan linkittää kuljetuspakkaukseen Linkittäminen tapahtuu Pakkaushierarkia-näkymällä lisäämällä Kuljetuspakkaukseen sisältyvien pakkausten lukumäärä F7150 Sisältyvän tuotteen GTIN-koodi F7117 Tuotetietopohjalta perustettu vähittäistuote ja kuljetuspakkaus yhdistetään linkityksen avulla

Tuotteen poistaminen

Julkaisematon tuote Julkaisemattoman virheellisen tuotteen voi poistaa itse käyttöliittymästä Poisto tapahtuu painamalla Poista kuvaketta Tuote poistuu kokonaan kannasta Tarve tuotteen poistamiselle voi johtua mm. Virheellinen GTIN-koodi Väärä voimaatulopäivä Virheellisesti perustettu hierarkia

Julkaistu tuote Julkaistua virheellistä tuotetta ei pysty itse poistamaan Tuote poistuu kokonaan kannasta Tehdään vain erikoistapauksissa kuten Väärä GTIN-koodi (esim. kirjoitusvirhe) Väärä voimaantulopäivä Tuotetiedot täysin solmussa

Julkaistun tuotteen poistopyyntö Poistopyyntö lähetetään kirjallisena Synkka asiakaspalveluun asiakaspalvelu@synkka.fi Lupa poistoon pyydettävä myös vastaanottajilta Poistopyynnössä mainittava selkeästi: Yrityksen GLN-numero Poistettavan vähittäistuotteen/kuljetuspakkauksen GTINkoodi kopioitavassa muodossa (Huom! Ei kuvakaappauksia) Poiston syy selkeästi ilmoitettuna

Tuotteiden edustuksen vaihtuminen

Tuotteiden edustuksen vaihtuminen 1. Tuotteiden edustuksen vaihtuessa on tehtävä seuraavat toimenpiteet Uusi edustaja: Perustaa tuotteen pakkaushierarkioineen oman GLNnumeronsa alle Vanha edustaja Tekee tuotteelle ensin näkyvyyden poiston lisäämällä oma GLN-numero näkymällä Tuotteen näkyvyys. Tallentaa tuotteille Saatavuus päättyy F7221 ja Tuotanto lopetettu: pvm F7242 Tallentaa ja julkaisee tiedon

Tuotetiedon kerääminen

Tietolähteet Elintarviketeollisuusliitto ETL ja Evira Elintarvikelainsäädäntöön liittyvät kysymykset Vastaanottajat Jaksoaikataulut, Kaukeva-tavararyhmä Teknokemian Yhdistys TY Kemikaalilainsäädäntöön liittyvät kysymykset Hilma (Hankintailmoitukset) CPV-koodit Tulli CN-nimikkeistö, Intrastat, Taric

Tiedontoimittajan rooli Tiedontoimittaja /maahantuoja Vastaa tuotetiedoista ja niiden oikeellisuudesta Riittävä osaaminen liittyen sisältötietoihin esim. elintarvikelainsäädäntö Kerää tarvittavan tuotetiedon ennen sen tallentamista Synkka Tuotteeseen

Mistä saa apua? GS1 Finland Oy Opastaa ja neuvoo Synkka Tuotteen toiminallisuuksissa Yhteiset käytännöt (nimeäminen, mittaaminen jne.) Extranetiin pääsee kirjautumaan yrityskohtaisilla tunnuksilla Synkan nettisivuilta www.synkka.fi Extranetistä löytyvät Synkka Tuotteeseen liittyvät ajantasaisimmat asiat Tiedotteet Tietokuvaukset Tuotetietolomake Erillisohjeet

Koulutuksen jälkeen Verkkokoulutus Kertaa oppimaasi ja ylläpidä taitojasi Ohjeet kirjautumiseen lähetetään koulutuksen jälkeen Harjoitteluympäristö Harjoittele ja kertaa tänään oppimaasi Kirjaudu http://tuote-preprod.synkka.fi

Yhteystiedot GS1 Finland Oy PL 266 00101 HELSINKI E asiakaspalvelu@gs1.fi T 075 756 35 00 F 075 756 35 22 W www.gs1.fi