Capture-projektin loppuraportti Alm, Olli & Strömberg, Janne Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto Mikkeli 2013
Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 3 1.1. Tausta ja tarve... 3 1.2. Capture-projektin tavoite... 3 2. PROJEKTIN TOTEUTUS... 4 2.1. Työryhmä ja resurssit... 4 2.2. Ohjausryhmä ja kumppanit... 5 2.3. Projektin työvaiheet ja tuotokset... 6 3. PROJEKTIN TULOKSET... 7 3.1. Määrittelydokumentaatio... 7 3.1.1 Yleinen määrittely... 8 3.1.2. Capture-järjestelmän osat... 9 3.1.3. Vaatimukset... 9 3.1.4. Tietomallinnus... 10 3.1.5. Toiminnallisuudet ja konfiguraatio... 13 3.1.6. Liitynnät... 14 3.1.7. Järjestelmän keskeiset prosessit... 15 3.2. Pilotointi testiarkistolla ja Capture Client-sovelluksella... 16 LIITE 1. YRITYSTEN ASIAKIRJAJÄRJESTELMÄT... 20 2
1. JOHDANTO 1.1. Tausta ja tarve Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto on vuodesta 1981 asti toiminut yritysten, liikeelämän järjestöjen sekä liike-elämässä toimineiden yksityishenkilöiden arkisto. Päätehtävämme on elinkeinoelämän pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen sekä niihin liittyvä tietopalvelu. Keskusarkiston toimintaa ylläpitää säätiö, jonka jäseninä on keskeisiä liike-elämän, kulttuurin ja opetuksen toimijoita, kuten esimerkiksi Elinkeinoelämän Keskusliitto, Keskuskauppakamari, Suomen Kulttuurirahasto ja Aaltoyliopiston kauppakorkeakoulu. Elka on yli kolmekymmentä vuotta kestäneen toimintansa aikana keskittynyt paperisiin, ja muihin analogisiin, dokumentteihin ja tallenteisiin. Viimeisen kymmenen vuoden aikana olemme myös digitoineet yli kaksikymmentä teratavua aineistoa, lähinnä valokuvia, liikkuvaa kuvaa ja äänitteitä. Tänä päivänä on täysin selvää, että yritysten tuottama aineisto on pääasiassa digitaalisesti syntynyttä ja sellaisena myös säilytettävää. Pysyäkseen edelleen Suomen johtavana yritysarkistona täytyy Elkan luonnollisesti luoda kyky digitaalisen aineiston vastaanottoon sekä digitaaliseen säilyttämiseen. 1.2. Capture-projektin tavoite Capture-projektin tavoitteena oli lähteä suunnittelemaan Elkan tarjoamia palveluita 2010- luvun vaatimusten mukaiseksi, ja sen jälkeen suunnitella niiden palveluiden toteuttamiseen parhaiten sopiva uusi tietojärjestelmä. Ensiksi linjasimme, mitä palveluita Elka haluaa tarjota yrityksille ja aineistojen käyttäjille. Sen jälkeen aloimme suunnitella sopivaa työkalua palvelun toteuttamista ajatellen. Capture-projektissa ei rahoitusehtojen takia vielä pyritty varsinaisen tuotantojärjestelmän rakentamiseen, vaan projektissa keskityttiin uuden tietojärjestelmän ja sen vaatimusten suunnitteluun. 3
Tekemiemme taustaselvitysten perusteella tiesimme, että yrityksillä on suuri tarve ratkaista digitaalinen pitkäaikainen säilyttäminen. Capture-projektin sekä sitä seuraavan tuotantojärjestelmän hankinnan seurauksena Elka pyrkii vastaamaan tähän tarpeeseen ja tarjoamaan yrityksille digitaalisen säilyttämisen palveluita. Suunnitellulla uudella tietojärjestelmällä hallitaan tulevaisuudessa digitaalisen aineiston lisäksi myös Elkan yli 26 hyllykilometrin paperiarkistojen viite- ja sijaintitiedot. Uuden tietojärjestelmän tavoitteena on nopeuttaa ja tehostaa Elkan paperiarkistojen luettelointi- ja kuvailutyötä. Uudella arkistotietojärjestelmällä tullaan korvaamaan nykyiset erilliset analogisen ja digitaalisen aineiston tietojärjestelmät sekä myös Elkan kirjastotietojärjestelmä. 2. PROJEKTIN TOTEUTUS 2.1. Työryhmä ja resurssit Capture-projektin päätoteuttajana toimi Elka ja apuna uuden tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyn teossa toimi osatoteuttajan roolissa Mikkelin ammattikorkeakoulu. Projekti oli kaksivuotinen (1.1.2011 31.12.2012), ja sen hyväksytty rahoitus oli 130 900 euroa, josta 70 % myönnettiin Euroopan Aluekehitysrahastosta ja kansallisesta rahoitusosuudesta. Taulukossa 1 on kuvattu hyväksytty projektisuunnitelma sekä toteutuneet kustannukset kustannuslajeittaan. Taulukossa 2 taas on esitetty projektin kirjanpitoon tulleet rahoituserät. Taulukko 1. Hyväksytty projektisuunnitelma ja toteutuneet kustannukset. 4
Taulukko 2. Projektin kirjanpitoon tulleet rajoituserät Projektiryhmässä työskentelivät osa-aikaisesti oman työnsä ohessa seuraavat henkilöt: Olli Alm (projektipäällikkö, Elka), Jari Lehtonen (asiakirjahallinnon asiantuntija, Elka), Sirpa Nupponen (taloussihteeri, Elka), Heljä Strömberg (asiakirjahallinnon asiantuntija, Elka), Jussi Juvén (It-asiantuntija, Mamk) sekä Janne Strömberg (It-asiantuntija, Mamk). Voidaan siis todeta, että asiakirjahallinnon ja pitkäaikaisen säilyttämisen asiantuntijuus tuli Elkasta ja digitaalisten tietojärjestelmien osaaminen Mikkelin ammattikorkeakoulusta. 2.2. Ohjausryhmä ja kumppanit Projektin ohjausryhmään saimme mukaan erittäin edustavan joukon ammattilaisia niin kollegoistamme, ohjelmistotuotantoyrityksistä kuin perinteisistä kantaasiakasyrityksistämmekin. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Principal Consultant Ritva Toivonen Affecto Finland Oyj:stä. Muut ohjausryhmän jäsenet olivat: Jarmo Luoma-aho, arkistonjohtaja, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto Mårten Stenius, projektipäällikkö, Kansallisarkisto Pentti Hiltunen, ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto Jari Joutsjärvi, tuotepäällikkö, Innofactor Oyj Katariina Ryhänen, tuoteryhmäjohtaja, Kuntien Tiera Oy Tanja Rasila, suunnittelija, Yleisradio Oy Minna Hämäläinen, kehityspäällikkö, Metsäteollisuus ry Osmo Palonen, puheenjohtaja, Liikearkistoyhdistys Paula Siitonen, koulutusjohtaja, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy 5
Markku Aholainen, maakunta-asiamies, Etelä-Savon maakuntaliitto Eveliina Pekkanen, suunnittelija, Etelä-Savon maakuntaliitto Mari Kivinen, ohjelmakoordinaattori, Miktech Oy Olli Alm, projektipäällikkö, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto (siht.) Ohjausryhmä kokoontui projektin aikana kaikkiaan seitsemän kertaa. Kokoukset olivat luonteeltaan aina hyvin keskustelevia ja sisältöpainotteisia, edustivathan jäsenet alan korkeinta osaamista Suomessa. Kumppaneista täytyy erityisesti mainita vielä Yleisradio, sillä heidän henkilökuntaansa osallistui merkittävällä tavalla pilotointivaiheeseen, luovuttamalla ja siirtämällä projektin käyttöön Yleisradion verkkolevyaineistoa. 2.3. Projektin työvaiheet ja tuotokset Projektilla oli neljä keskeistä työvaihetta, joidenka sisältö ja tuotokset ovat tiivistetysti seuraavat: 1. Palvelukuvaukset Ensimmäisessä vaiheessa tehtiin palvelukuvaukset Elkan nykyisistä ja tulevista palveluista. Palvelukuvaukset toimivat pohjana tietojärjestelmän suunnittelulle. 2. Vaatimusmäärittely Projektin toinen ja selkeästi merkittävin, vaihe oli vaatimusmäärittelyn laatiminen, tai oikeastaan on parempi puhua arkistotietojärjestelmän määrittelydokumentaation luonnista. Tämän keväästä 2011 aina loppusyksyyn 2012 kestäneen vaiheen aikana tehtiin niin yleinen määrittely, vaatimuslistaus, järjestelmän osien hahmottelu, toiminnallisuuksien ja keskeisten prosessien dokumentointi kuin myös konfiguraatiot. Vaatimusmäärittelyn tueksi toteutettiin marras-joulukuussa 2011 yrityksille suunnattu kysely, jossa kysyttiin yritysten omista tietojärjestelmistä sekä heidän toiveistaan ja vaatimuksistaan sähköiselle arkistopalvelulle. Kyselyn tuloksista tarkemmin liitteessä 1. 6
3. Mallintaminen Mallintaminen oli vaatimusmäärittelyvaiheen rinnalla toteutettu tietojärjestelmän ja sen sisältämän tiedon abstrakti kuvaus, joka sisältää sekä käsitemallintamisen että tietojärjestelmän tietomallintamisen. Käsitemallin pohjana toimii ICA:n malli, jossa aineisto, toimijat ja toiminta muodostavat kukin oman entiteettinsä, joilla on määriteltyjä suhteita keskenään. Capture-projektin käsitemallissa näihin entiteetteihin lisättiin vielä tapahtuma ja paikka. Tietomallista tehtiin lisäksi niin joustava, että konfiguraatiossa on mahdollista luoda uusia entiteettejä ja niiden välisiä suhteita. 4. Pilotointi Pilotointivaiheessa testasimme erilaisia aineiston vastaanoton, tallentamisen ja luetteloinnin toimintoja. Kaksi pilotointia koski analogisen paperiaineiston luettelointia, yksi digitaalisen aineiston tallentamista selainpohjaisella käyttöliittymällä ja yksi digitaalisen verkkolevyaineiston käsittelyä ja tallentamista Client-sovelluksella. 3. PROJEKTIN TULOKSET 3.1. Määrittelydokumentaatio Projektin tuloksena syntyivät sekä Elkan palveluiden kuvaukset, joissa määriteltiin nykyiset peruspalvelut, että myös tulevia sähköisen arkistoinnin vaatimia palveluita. Tavoitteena oli tuottaa palvelukuvausten lisäksi Elkan tulevan arkistopalvelujärjestelmän toiminnallinen vaatimusmäärittely. Määrittelyssä keskityttiin järjestelmään kohdistuneisiin vaatimuksiin ja toiminnallisiin tarpeisiin yleisellä tasolla. Tarkoitus oli keskittyä vain toimintaan, eikä rajata vielä mitään teknisiä toteutusmalleja tai asettaa teknisiä rajoitteita. Tässä esitellään projektissa syntyneet palvelukuvaukset ja tärkeimmät määrittelydokumentit yleisellä tasolla. 7
3.1.1 Yleinen määrittely Yleisen määrittelyn tavoitteena on toimia johdantona dokumentaatiolle. Dokumentaatiossa on käsitelty sovellusalue ja siihen liittyvät tarpeet. Lisäksi käsitellään nykytilannetta, mahdollisia kilpailijoita ja olemassa olevia palveluita. Yleisen määrittelyn tavoitteena oli myös listata Elkan pääprosessit ja niihin liittyvät sidosryhmät. Lisäksi dokumentti sisältää lyhyen listauksen muista määrittelydokumenteista ja niiden tarkoituksista. Kuva 1. Pääprosessit. 8
3.1.2. Capture-järjestelmän osat Suunnittelun alkuvaiheessa järjestelmä jaettiin toiminnan kannalta tärkeimpiin kokonaisuuksiin. Tarkoitus oli jakaa määrittelydokumentaatiossa vaatimukset ja toiminnallisuudet näihin kokonaisuuksiin, jotta asiat olisi helpommin hahmotettavissa dokumentaatiossa. Kuvassa 2 esitetyn kokonaisuuden ei ole tarkoitus määritellä järjestelmän arkkitehtuuria vaan nimenomaan auttaa vaatimusten ja toiminnallisuuksien käsittelyssä. Capture-järjestelmä Arkistopalvelu 1. Säilytyspalvelu Fyysinen aineisto Sähköinen aineisto 2. Metatietopalvelu Luokittelu Muunnokset Metatietomallit 11. Rajapinnat & käyttöliittymät 12. Tunnistautuminen 13. Autorisointi 3. Hakupalvelu 4. Raportointipalvelu 7. Migraatiopalvelu 8. Hävityspalvelu 5. Yhteisöpalvelut 9. Käyttäjienhallinta 6. Lisäarvopalvelut 10. Työnkulut 15. Aktiiviarkisto 14. Loki & seuranta Kuva 2. Järjestelmän osat. 3.1.3. Vaatimukset Vaatimukset on jaoteltu dokumentaatiossa järjestelmän olennaisimpien toimintokokonaisuuksien mukaan. Samoja kokonaisuuksia on käytetty sekä toimintojen ja 9
niistä johdettujen prosessien jaottelussa dokumentaatiossa. Vaatimusten eli tarpeiden analysointiin ja keräämiseen käytettiin Elkan tuottamia palvelu- ja prosessikuvauksia. Lisäksi vaatimuksia toiminnoille kerättiin olemassa olevista arkistojärjestelmistä. Vaatimuksissa keskityttiin toiminnallisiin asioihin ja perusprosesseihin. Vaatimuksissa ei otettu varsinaisesti kantaa teknisiin yksityiskohtiin tai käyttöliittymän toteutukseen. Nämä asiat määritellään tarkemmin järjestelmän toteutusvaiheessa. Vaatimusdokumentissa vaatimuksille on annettu yksilöivä tunnus, nimi, lyhyt kuvaus sekä viittaus mahdollisiin liittyviin konfiguraatioihin. Kuva 3. Vaatimusmäärittelylomake. 3.1.4. Tietomallinnus Capturen tietomallin suunnittelun lähtökohtana oli perinteisestä arkistonmuodostuksesta poikkeava dynaaminen käsitemalli. Aikaisemmassa palvelutuotannossa tulleet haasteet liittyvät usein siihen, että järjestelmän tieto-objektimalli ja käytettävät metatiedot eli attribuutit eivät vastaa tarpeita. Lisäksi suunnittelussa pyrittiin tulevaisuutta varten ottamaan huomioon myös aineistoon liittyvän kontekstin tallentaminen. Tarkoitus on, että järjestelmä ei aseta rajoitteita sille, minkälaisia tieto-objekteja järjestelmään tallennetaan. 10
Määrittelyssä on esitelty oletustyypit tieto-objekteille, mutta järjestelmän käyttöönoton jälkeen voidaan lisätä uusia tyypittelyjä. Järjestelmän tietomalli perustuu käytännössä siihen ajatukseen, että on olemassa tietoobjekteja (kuva 6), jotka ilmentävät jotain käsitettä, ja on olemassa attribuutteja (kuva 7), joilla näitä käsitteitä kuvaillaan. Tyypiteltävät tieto-objektit mahdollistavat periaatteessa rajattoman määrän käsitteitä, joita järjestelmään voidaan tallentaa. Tieto-objekteja on Capture-mallissa kolmea eri tyyppiä: aineiston kertymää kuvaavia, kontekstia kuvaavia sekä hallinnollisia objekteja. Hallinnollisiin objekteihin tallennetaan järjestelmän ja objektien käyttöön liittyvää tietoa. Olennainen asia tietomallissa on objektien välisten suhteiden määrittely. Tietomallissa on määritelty valmiiksi järjestelmän käytön kannalta tärkeitä suhdetyyppejä, mutta järjestelmän käyttäjä pystyy myös määrittelemään objektien välille uusia suhdetyyppejä. Kantaobjekti Ajanjakso Kertymä covers ispartof ispartof Toimija;historia Luovutus relation Kertymä agent agent type Tapahtuma relation ispartof Kertymä covers Ajanjakso Kertymä ispartof agent agent Dokumentti covers Toimija;hall into ispartof Toimija;hall into Dokumentti attachment agent instanceof Ilmentymä instanceof classification Liite Ilmentymä Ilmentymä Luokitus Merkintäjärjestelmä Tunniste Merkkijonoarvo Kuva 4. Esimerkki tietomallin käytöstä. 11
Metatietomäärittelyn taustana on eri standardien yhdistäminen yhteen listaukseen (kuva 5). Ajatuksena oli, että metatietomallista löytyisi metatietoelementit mahdollisimman monenlaisten aineistojen kuvailuun. Ensisijaisesti kuvailun pitää tukea sähköisten ja analogisten dokumenttiaineistojen kuvailua, mutta myös esineaineistojen ja erilaisten kontekstia kuvaavien objektien kuvailu pitää olla mahdollista. Kuva 5. Capture metatietoelementit. Oletuksena Capturen tietomallissa määritellään tarpeellisimmat tieto-objektit, jotka ovat automaattisesti käytettävissä, kun järjestelmän ottaa käyttöön. Määrittelyssä on esitetty myös oletusattribuutit, joilla näitä objekteja minimissään tulisi kuvailla. 12
Kuva 6. Oletustieto-objektit. 3.1.5. Toiminnallisuudet ja konfiguraatio Määrittelydokumentaatiosta löytyvä toiminnallisuudet-dokumentti avaa sanallisesti keskeisimpiä järjestelmän toiminnan kannalta tärkeitä vaatimuksia. Toiminnallisuudet on jaoteltu dokumenttiin samoihin kokonaisuuksiin kuin vaatimuslistauksessa. Toimintojen sanallisten kuvausten tarkoitus on selittää tarkemmin vaatimusten tavoitteita ja merkityksiä. Konfiguraatioiden (kuva 7) tarkoitus on mahdollistaa yleisimpien eri käyttäjätyyppien tarpeiden aiheuttamien muutosten toteuttamisen ilman ohjelmointityötä. Tarkoitus on, että järjestelmän käyttöönottovaiheessa ja käytön aikana järjestelmän pääkäyttäjä voi tehdä järjestelmän käyttöä parantavia muutoksia ilman syvempää teknistä osaamista. Konfiguraatioilla voidaan vaikuttaa pääasiassa käytettävään tietomalliin, käytettäviin toimintoihin ja ominaisuuksiin sekä ulkoasuun liittyviin asioihin. 13
Kuva 7. Konfiguraatiolomake. 3.1.6. Liitynnät Liitynnät-dokumentissa on kuvattu pääpiirteittään (kuva 8) järjestelmän toteutuksessa huomioon otettavat liityntätyypit. Rajapintojen teknistä määrittelyä ei ole sisällytetty tähän määrittelyyn, koska merkittävimmät kansalliset palvelut, joihin liityntöjä tarvitaan, ovat vielä kehitysvaiheessa. Pääpiirteissään järjestelmään on kahdensuuntaisia liityntöjä aineiston hakuun ja aineiston tallennukseen. Liittyviä järjestelmiä ovat asiakkaiden järjestelmät, joista aineistoa tallennetaan ja joiden kautta arkistoitua aineistoa voidaan hakea. Kansallisia hakuliittymiä varten järjestelmään pitää toteuttaa toteuttavien osapuolien määrittelyjen mukaan hakurajapinnat. Lisäksi järjestelmässä on päivittäistä työtä palvelevia eräajorajapintoja ja Client-rajapinta, joiden avulla aineistoa voidaan tallentaa järjestelmään. 14
Asiakasjärjestelmä KDK PAS tms. CAPTURE Käyttöliittymät Client Eräajo Kuva 8. Capture-järjestelmän liitynnät. 3.1.7. Järjestelmän keskeiset prosessit Vaatimusten ja toimintojen lisäksi määrittelystä löytyy dokumentti, jossa tärkeimmät toiminnot on kuvattu sanallisesti prosesseina. Sanallisessa kuvauksessa on selitetty yleisellä tasolla toiminnon kulku alkupisteestä tavoitteeseen. Kuva 9. Järjestelmän keskeiset prosessit. 15
3.2. Pilotointi testiarkistolla ja Capture Client-sovelluksella Pilottien tarkoituksena oli testata aineiston tallennusta, seulontaa ja hallintaa olemassa olevilla työkaluilla ja näin saada uusia vaatimuksia ja tarpeita esille. Arkistopalveluna pilotissa käytettiin Mikkelin ammattikorkeakoulun YKSA3-arkistopalvelun testiympäristöä (kuva 10). Olemassa arkistopalvelua pystyy nyt jo käyttämään sekä sähköisen että analogisen aineiston hallintaa, mutta vapaa tieto-objektien tyypittely ja kontekstin tallennusta tukevat ominaisuudet palvelusta puuttuvat. Palvelu toimi suunnitteluprojektin aikana MAMK:n ja Elkan henkilöstölle yhteisenä toiminto- ja käsitereferenssinä, jonka avulla oli helpompi hahmottaa käytännön tarpeita suunniteltavalle järjestelmälle. Kuva 10. Testiarkisto. Pilotoinnin alkuvaiheessa kävi ilmi, että yksi isoimmista ongelmista asiakastapauksissa ovat vanhat sähköiset aineistot, joita on verkkolevyillä, työasemilla ja erilaisilla siirrettävillä medioilla. Tätä varten alettiin suunnitella työkalua, joka nopeuttaisi ja helpottaisi aineiston käsittelyä, seulontaa ja arkistointia. Suunnittelun tuloksena syntyi ajatus Client-työkalusta (kuva 11), jolla arkistonhoitaja voi käsitellä suuria määriä tiedostoja kerralla. 16
Työkalulla on tarkoitus pystyä skannaamaan kansioita erilaisilta medioilta ja listaamaan kaikki löydetyt tiedostot. Tämän jälkeen aineistoa voi ryhmitellä kansioittain, tiedoston koon perusteella, tyypeittäin ja tiedostoformaatin perusteella. Tiedostoja voi kuvailla ryhmissä tai yksitellen, minkä jälkeen tiedostoista tehdään siirtopaketit. Työkalulla voidaan työskennellä yhteydettömästi tai yhteydellisessä tilassa. Yhteydetön työskentely vaatii konfiguraation lataamisen arkistosta etukäteen. Yhteydellinen työskentely vaatii kirjautumisen arkistojärjestelmän tunnuksilla. Client-työkalulla aineistot kuvaillaan, liitetään luokitteluun ja tämän jälkeen siirretään kerralla arkistoon verkon yli. Jos työskentely tapahtuu yhteydettömässä tilassa, tehdään aineiston siirto arkistoon, kun yhteys on seuraavan kerran olemassa. Client-työkalua päästiin testaamaan vasta projektin loppuvaiheessa, koska toteutuksessa esiin nousseet tekniset ongelmat viivästyttivät käyttöönottoa. Työkalun käytöstä saadaan kuitenkin arvokasta tietoa vanhan sähköisen aineiston arkistointiin liittyvistä ongelmista. Client-työkalun testausta testiarkiston kanssa jatketaan vielä projektin päätyttyä. Kuva 11. Capture-client. 17
Pilottiin saatujen testiaineistojen perusteella voidaan sanoa, että hyvien työkalujen lisäksi tarvitaan aineiston seulonnassa kuitenkin myös asiantuntemusta aineistosta. Aineistoa tuntemattoman henkilön on vaikea erottaa tiedostomassasta arkistoon kuuluvat ja kuulumattomat tiedostot. Kun aineistoja on tallennettu tietovälineille ilman suunnitelmallisuutta, sisältävät kokonaisuudet usein paljon tiedostoja, jotka eivät varsinaisesti ole yrityksen toiminnasta syntyneitä. Tiedostot saattavat olla eri ohjelmistojen työtiedostoja, henkilökohtaisia aineistoja tai muita sekalaisia aineistoja, jotka eivät varsinaisesti kuulu arkistoon. Seulontatyö vaatii siis yrityksen toiminnan ja aineiston tuntemusta sekä selkeän ohjeistuksen siitä, minkä tyyppiset aineistot kuuluvat arkistoon. Yksi merkittävä vanhan sähköisen aineiston arkistointia hidastava tekijä on vanhat tiedostoformaatit. Jos käsitellään vain tietyn tyyppistä aineistoa, on helppo suunnitella migraatioprosessi aineiston konvertoimiseksi. Mutta kun tarkoitus ei ole rajoittaa aineistolajeja, joita arkistoon voidaan tallentaa, muuttuu migraation suunnittelu monimutkaiseksi. Koska sähköistä aineistoa on useita eri lajeja ja tiedostoformaatit muuttuvat nopealla syklillä, ei arkistojärjestelmää kehittävän organisaation kannata käyttää resursseja konversio-ohjelmistojen toteuttamiseen itse. Tällaisten ohjelmistojen kehittäminen kaikille aineistolajeille vaatisi huomattavia kehityspanostuksia ja erikoisosaamista eri tiedostoformaateista. Migraatiotesteissä yksi tärkeä esille tullut ongelma oli eheyden varmistaminen. Vanhat sähköiset aineistot saattavat sisältää tiedostotyyppejä, joiden tuottamiseen käytettyjä ohjelmistoja ei enää ole käytössä. Tiedostoille voi löytyä konversio-ohjelmistoja, mutta kun konvertoitua tiedostoa ei voida verrata alkuperäiseen, on täysin arvailujen varassa, vastaako tietosisältö ja ulkoasu alkuperäistä. Varsinkin tekstinkäsittelyohjelmistojen tuottamissa tiedostoissa voi asetteluun liittyviä elementtejä hävitä konversiossa, vaikka varsinainen tietosisältö säilyy entisellään. Tämä vaatii periaatteiden määrittämistä arkistointiprosessiin, jossa otetaan kantaa siihen, mitkä ovat migraation onnistumisen vaatimukset. 18
YKSA3-testiarkistolla toteutettiin myös kaksi analogisen aineiston pilottia sekä yksi dokumenttienhallintakäyttöä koskeva pilotti. Analogisen aineiston piloteista ensimmäinen koski hyvin vanhan historiallisen aineiston luettelointia ja kuvailua. Testiaineisto oli järjestetty yleisen arkistokaavan (nk. ABC-kaava) mukaisesti, mutta sen luettelointitietoja ei ollut aiemmin syötetty tietokantaan. Toinen analogisen aineiston pilotti taas koski aivan uutta, 2000-luvulla syntynyttä, määräajan säilytettävää aineistoa. Siinä tarkoituksena oli testata erilaisia tapoja luetteloida ja hallita määräajan säilytettävää aineistoa erilaisilla luettelointitarkkuuksilla siten, että tiedon löytymisen mahdollisuus maksimoidaan kuitenkin niin, että aineiston vuosittainen hävittäminenkin sujuu tehokkaasti. Dokumenttienhallintapilotin tarkoitus oli löytää hyviä käytänteitä testiarkiston, Microsoft SharePointin, verkkolevyn ja työasemien hyödyntämisen kesken. Harjoituksen testimateriaalina toimi Capture-projektin tuottama dokumentaatio, jota löytyi hajallaan niin SharePointista, verkkolevyltä kuin myös yksittäisten työntekijöiden työasemilta. Toinen tavoite oli testata YKSA3-testiarkiston konfiguraation soveltuvuutta eri tyylisten dokumenttien arkistointiin. 19
LIITE 1. YRITYSTEN ASIAKIRJAJÄRJESTELMÄT 20
21