HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 1(9) SOSIAALIVIRASTON SIJAISHUOLLON JA AVOHOIDON ASIAKKAIDEN KULJETUSTEN PUITEJÄRJESTELYHANKINTA, JONKA KAIKKI EHDOT ON VAHVISTETTU SISÄLLYS 1 HANKINNAN TAUSTA... 2 1.1 Asiakkaat... 2 1.2 Toimintaympäristö... 2 1.3 Sosiaaliviraston toimintayksiköt... 2 2 LIIKENNÖINNIN JÄRJESTÄMINEN... 3 2.1 Tilausprosessi... 3 2.2 Toimintamalli... 3 2.3 Liikennöinnin laatutekijät... 4 2.4 Reittejä koskevat muutokset ja niiden toteuttaminen... 4 2.5 Kuljetuksen järjestäminen... 5 2.6 Toimipaikkojen toiminta-ajat... 5 2.7 Kuljettajakoulutus... 5 2.8 Kaluston huolto ja korjaaminen... 5 2.9 Työsuojelusäännökset... 6 2.10 Asiakkaan yksityisyyden suoja ja salassapito... 6 3 KULJETTAJAN TEHTÄVÄT... 7 3.1 Ajaminen ja avustaminen... 7 3.2 Asiakkaan vastaanottajan odottaminen... 7 3.3 Tilaajan informointi onnettomuuksista ja liikennerikkomuksista... 7 4 KALUSTOON JA KULJETTAJIIN LIITTYVÄT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET... 8 4.1 Kaluston ikä, rakenne- ja varustetaso... 8 4.2 Kuljettaja... 8
HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 2(9) 1 HANKINNAN TAUSTA 1.1 Asiakkaat Sijaishuollon ja avohoidon kuljetukset perustuvat sosiaaliviraston tekemään kuljetuspäätökseen lastensuojelullisista syistä. Kuljetuksia myönnetään koulun ja sosiaaliviraston toimintayksikön välisiin matkoihin tai päiväkodin ja sosiaaliviraston toimintayksikön välisiin matkoihin kaksi (2) matkaa / päivä / asiakas. Kuljetukset tapahtuvat pääsääntöisesti arkisin klo 7.00-17.00 välisenä aikana. 1.2 Toimintaympäristö Erityiskuljetus myönnetään koululaisille tai päiväkoti-ikäisille lapsille, jotka eivät selviydy koulumatkastaan julkisilla liikennevälineillä matkan vaarallisuuden tai pitkän välimatkan johdosta. 1.3 Sosiaaliviraston toimintayksiköt Asiakkaat ovat sijoitettu pääsääntöisesti pääkaupunkiseudulle Helsinki, Espoo ja Vantaa, mutta joissakin tapauksissa toimintayksiköt sijaitsevat lähikunnissa. Asiakkaat ovat sijoitettu sosiaaliviraston toimintayksiköihin, joita pääsääntöisesti ovat sijaisperheet, lastenkodit ja vastaanottoyksiköt.
HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 3(9) 2 LIIKENNÖINNIN JÄRJESTÄMINEN 2.1 Tilausprosessi 2.2 Toimintamalli Kuljetukset perustuvat sosiaalityöntekijän tekemään päätökseen kuljetustarpeesta. Päätöksen perusteella sosiaaliviraston kuljetussuunnittelija tarjoaa matkaa puitejärjestelyyn valituille palveluntuottajille. Puitejärjestelyyn valituista sopimusosapuolista tehdään luettelo, jossa palveluntuottajat asetetaan hankintapäätöksessä kerrottuun edullisuusjärjestykseen. Kuljetustilausta tehtäessä kysytään palveluntuottajalta, voiko hän ottaa vastaan tilauksen ottaen huomioon mm. sosiaaliviraston toimintayksikön erityistarpeet kuten toiminnasta tai päivittäisestä toiminta-ajasta riippuvat vaatimukset. Mikäli ensisijainen puitesopimuskumppani pysty näitä erityistarpeita täyttämään, hankinnasta neuvotellaan edullisuusjärjestyksessä seuraavan kanssa. Palveluntuottajalle annetaan kuljetustilausta tehtäessä kaikki tarvittavat tiedot esim. lukujärjestys, jonka perusteella palveluntuottaja voi katsoa, pystyykö ottamaan vastaan kyseisen kuljetustilauksen. Palveluntuottajalle, joka ottaa kuljetustilauksen vastaan, annetaan asiakkaan nimi sekä sosiaaliviraston toimintayksikön edustajan tai huoltajan yhteystiedot käytännön järjestelyiden sopimista varten (esim. tarkemmat haku-ajat). Myös sosiaaliviraston toimintayksikön edustajille ja huoltajille annetaan palveluntuottajan yhteystiedot. Asiakkaan osoitetiedot sekä kuljetuspäivät ja -ajankohdat määritellään asiakaskohtaisesti. Koulun ja sosiaaliviraston toimintayksikön väliset matkat perustuvat oppilaiden lukujärjestyksiin. Palveluntuottaja määrittelee reitin asiakaskohtaisen lukujärjestyksen pohjalta. Kuljetustarve voi vaihdella muutamasta päivästä useampaan kuukauteen ja kuljetustarve voi myös päättyä tilauksesta poiketen ennakoitua aiemmin. Mahdollinen asiakkaan saattajan mukana olo ilmoitetaan myös etukäteen. Palveluntuottajalla on kuitenkin velvollisuus ottaa saattaja mukaan kuljetukseen ilman ennakkoilmoitusta. Saattajan mukana olosta ei makseta erillistä korvausta palveluntuottajalle. Sosiaaliviraston toimintayksikkö huolehtii reittiin liittyvien tietojen ajanmukaisuudesta.
HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 4(9) 2.3 Liikennöinnin laatutekijät Palveluntuottaja huolehtii kuljetuksesta hankinnan kohteen kuvauksen mukaisesti. Kuljetus tulee järjestää pääsääntöisesti vakiokuljettajamatkana. Vakiokuljettajana voi toimia muutama eri kuljettaja. Uuden kuljettajan tulee täyttää kohdassa 4.2 mainitut vaatimukset. Matka on tehtävä ilman tarpeetonta viivytystä. Matka-aika saa kuljetuksessa olla kerrallaan enintään 1 tunti. Tilaaja seuraa palvelun laatua, kuljetuskaluston kuntoa sekä aikatauluja sekä vastaa asiakaspalautteeseen liittyvistä toimenpiteistä. 2.4 Reittejä koskevat muutokset ja niiden toteuttaminen Asiakkaan reitit ja kuljetustarve voivat muuttua kesken sopimuskauden. Tilaaja tiedottaa muutoksista viipymättä palveluntuottajaa. Pääsääntöisesti reitin muuttamisen tekee sosiaaliviraston toimintayksikön edustaja tai huoltaja. Ilmoitus palveluntuottajalle on tehtävä viimeistään matkaa edeltävänä päivänä klo 16.00 mennessä. Kiireellisestä syystä sosiaaliviraston toimintayksikön edustaja tai huoltaja voi muuttaa tai perua kuljetuksen vielä samana päivänä ennen kuljetuksen aloittamista. Tämä on mahdollista esim. asiakkaan äkillisen sairastumisen johdosta. Sosiaaliviraston toimintayksikkö tai huoltaja on tällöin velvollinen ilmoittamaan muutoksesta suoraan palveluntuottajalle. Reitin muutos tarkoittaa pääsääntöisesti matkan peruuntumista. Muista muutoksista neuvotellaan erikseen, esim. lapsen viikonloppuloma kotona Palveluntuottajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta muuttaa kuljetusta esimerkiksi asiakkaan vapaa-ajan harrastusten tai terapiakäyntien vuoksi, joihin asiakkaan tulee hoitaa kuljetus muulla tavoin esimerkiksi Kelan korvaamana kuljetuksena. Palveluntuottajalla tulee olla käytössään puhelinlinja, johon sosiaaliviraston toimintayksikköjen edustajat ja huoltajat voivat soittaa paikallispuhelun tai matkapuhelinmaksun hinnalla.
HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 5(9) 2.5 Kuljetuksen järjestäminen 2.6 Toimipaikkojen toiminta-ajat Reititys on järjestettävä siten, että asiakkaat ovat perillä toimipaikassa sovittuna ajankohtana. Kuljetus ei saa olla myöhässä. Kuljetuksen myöhästyessä on tilaajalla sopimuksen mukaisin ehdoin oikeus periä viivästyssakkona 150 euroa / kyseessä oleva kuljetus. Tilaajan asiakkaalle antamien ohjeiden mukaan asiakkaan on oltava valmiina kuljetukseen sovitussa paikassa ja aikana. 2.7 Kuljettajakoulutus Kuljetusten järjestämisessä otetaan huomioon sosiaaliviraston toimintayksikön toiminta-ajat. Kuljetuspäivät ja päivittäiset kuljetusajat määritellään ennalta. Kuljetuksia ei järjestetä aikana, jolloin sosiaaliviraston toimintayksikön asiakastoiminta on yleisen vapaapäivän, ennalta määrätyn loma-ajan tai muun vastaavan syyn vuoksi keskeytyksissä. Sosiaaliviraston toimintayksikkö ilmoittaa asiakastoiminnan tavanomaisista keskeytyksistä hyvissä ajoin etukäteen palveluntuottajalle. Ennalta arvaamattomasta syystä johtuvasta keskeytyksestä ilmoitetaan välittömästi, kun tilaaja on saanut siitä tiedon. 2.8 Kaluston huolto ja korjaaminen Palveluntuottajan tulee huolehtia kuljettajien riittävästä koulutuksesta. Palveluntuottajan kuljettajilleen järjestämässä koulutuksessa tulee ottaa huomioon - kuljettajilta vaadittu ehdoton vaitiolovelvollisuus ja hienotunteisuus - pienten lasten turvaistuinten asentaminen - lapsiasiakkaan kanssa tapahtuva vuorovaikutus. Ajoneuvon huollon ja korjauksen vuoksi ajoneuvo voi olla ajoittain poissa käytöstä. Mikäli ajoneuvoa ei voida käyttää liikennöintiin sitä kohdanneen onnettomuuden tai muun vastaavan tapahtuman johdosta, tulee palvelun-
HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 6(9) 2.9 Työsuojelusäännökset tuottajan viivytyksettä järjestää palvelua varten vastaava toinen ajoneuvo. Palveluntuottaja noudattaa autonkuljettajien työaikalakia, ajo- ja lepoaika-asetusta sekä mahdollisia yleissitovia työehtosopimuksia. 2.10 Asiakkaan yksityisyyden suoja ja salassapito Liikennöitsijöiltä ja kuljettajilta vaaditaan ehdotonta vaitiolovelvollisuutta ja hienotunteisuutta.
HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 7(9) 3 KULJETTAJAN TEHTÄVÄT 3.1 Ajaminen ja avustaminen Kuljettaja avustaa asiakasta tarpeen mukaan kuljetuksen alkaessa ja päättyessä sekä saattaa asiakkaan sisälle kohdeosoitteeseen tai noutaa hänet sisältä. Sisätiloihin saattaminen tarkoittaa tarvittaessa asiakkaan turvallista saattamista kotioven sisäpuolelle asti tai hakemista kotoa. Kuljettaja on vastuussa asiakkaan turvallisuudesta niin kauan, kunnes asiakas pääsee kohdeosoitteessa turvallisesti sisätiloihin, jos saattamisvelvollisuudesta on erikseen asiakastiedoissa mainittu tai asiasta on muulla tavoin kuljettajaa tiedotettu (esimerkiksi suullisesti). Kuljettajan tulee kuitenkin avustaa ja saattaa tarvittaessa kaikkia asiakkaita ilman erillistä korvausta, vaikka avustamisesta ei olisi mainittu yksilökohtaisesti erikseen. Kuljettajan on myös tarvittaessa soitettava asiakkaalle kuljetuksen saapumisesta hakuosoitteeseen. Sosiaaliviraston toimintayksikön edustajan on tällöin huolehdittava, että yhteystiedot ovat ajan tasalla. Jos kuljettaja ei tavoita asiakasta eikä asiakas saavu kuljetukseen sovitusti, on kuljettajan otettava välittömästi yhteyttä sosiaaliviraston toimintayksikköön ja ilmoitettava asiasta. Kuljetuksessa tulee huomioida kaikki, mitä koulukuljetuksen osalta kuormituksesta ja turvallisuusjärjestelyistä on lain mukaan (liikenne- ja viestintäministeriön asetus koulu- ja päivähoitokuljetusten kuormituksesta ja turvallisuusjärjestyksestä) säädetty. 3.2 Asiakkaan vastaanottajan odottaminen Mikäli asiakasta koskeviin tietoihin on merkitty, että asiakkaalla on vastaanottaja, ja kuljetus on perillä sovittua aiemmin, eikä vastaanottaja ole paikalla, tulee kuljettajan odottaa asiakkaan kanssa vastaanottajan saapumiseen asti. 3.3 Tilaajan informointi onnettomuuksista ja liikennerikkomuksista Palveluntuottajan tulee raportoida kirjallisesti tilaajalle välittömästi kaikista onnettomuuksista, jotka kuljetuksissa on tapahtunut.
HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 8(9) 4 KALUSTOON JA KULJETTAJIIN LIITTYVÄT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Liikenteessä käytettävän kaluston ja kuljettajien on täytettävä kaluston ja kuljettajien vähimmäisvaatimukset Kuljetuksissa käytetään henkilöautoja ja/tai tila-autoja. 4.1 Kaluston ikä, rakenne- ja varustetaso a) Ajoneuvoissa on oltava tarvittaessa Liikenneturvan suosittelema E- hyväksytty korokeistuin alle 135 cm lapselle tai painon mukaan 15-36kg b) autoissa on oltava tarvittaessa pienemmille lapsille tarkoitettu E- hyväksytty turvaistuin 6 kk- 4v lapsille tai painon mukaan 9-18 kg c) ajoneuvon tavaratilaan mahtuu lastenvaunut d) kaikki istuimet on varustettu turvavöin e) ajoneuvon matkustamo-osassa on valaistus f) ajoneuvossa on puhelin (esim. matkapuhelin) g) ajoneuvossa on ilmastointi h) ajoneuvossa on taukolämmitin (Webasto tai vastaava) i) ajoneuvon käyttöönottovuosi on 2007 tai myöhemmin j) autoissa tulee olla varusteena koulukyyti kilpi tai kupu 4.2 Kuljettaja k) ajoneuvossa tulee olla alkolukko (1.8.2011 voimaan astuva Laki alkolukon käytöstä koulu- ja päivähoitokuljetuksissa). a) Kuljettajalla on ammattiajolupa b) lapsia kuljettavilla on hyväksyttävä rikosrekisterinote (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 14.6.2002/504, Rikosrekisterilaki 20.8.1993/770 6 2 mom). c) kuljettajalla on hyvä suomen kielen taito
HELSINGIN KAUPUNKI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 9(9) d) kuljettajalla on selkeä nimikortti, jossa lukee vähintään kuljettajan etunimi e) kuljettajalla on suoritettuna ensiapukoulutus.