KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 1 Tarkastuslautakunta 2013-2016 Aika 27.05.2016 klo 13:10-14:24 Paikka Kunnantalo, kunnanhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat :t 37-42 Otsikko Sivu 37 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 38 Pöytäkirjantarkastajat 4 39 Kontiolahden kunnan kannanotto kirjanpito- ja palkkalaskentapalvelujen siirtämisestä perustettavaan kuntien ja Siun soten omistaman uuden osakeyhtiön tuottamaksi 40 Päivitys, Kontiolahden kunnan menettelytapaohjeet koskien yhteistoimintaa 5 7 41 Hallintosääntömuutosten hyväksyminen 9 42 Vuoden 2015 arviointikertomuksen valmistelu 10
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 2 Tarkastuslautakunta 2013-2016 Saapuvilla olleet jäse net Pakarinen Sirpa puheenjohtaja Kuusela Minna jäsen Pykäläinen Samuli jäsen Paikalla 13:10-14:03 Muut saapuvilla olleet Mustonen Sakari varajäsen Kauppinen Miia pöytäkirjanpitäjä Pikkarainen Tuomo tilintarkastaja Poissa Lukkarinen Heikki varapuheenjohtaja Rantanen Otto jäsen Allekirjoitukset Sirpa Pakarinen puheenjohtaja Miia Kauppinen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Kontiolahti 27.5.2016 Minna Kuusela Sakari Mustonen Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Kunnantalo, keskushallinto 31.5.2016 klo 8.30 alkaen pöytäkirjanpitäjä Miia Kauppinen
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 3 Tarkastuslautakunta 2013-2016 37 27.05.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunta 2013-2016 27.05.2016 37 Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 4 Tarkastuslautakunta 2013-2016 38 27.05.2016 Pöytäkirjantarkastajat Tarkastuslautakunta 2013-2016 27.05.2016 38 Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastusvuorossa ovat Samuli Pykäläinen ja Otto Rantanen. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Minna Kuusela ja Sakari Mustonen Otto Rantasen poissa ollessa.
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 5 Kunnanhallitus 106 18.04.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 39 27.05.2016 Kontiolahden kunnan kannanotto kirjanpito- ja palkkalaskentapalvelujen siirtämisestä perustettavaan kuntien ja Siun soten omistaman uuden osakeyhtiön tuottamaksi 164/05.00/2015 Kunnanhallitus 18.04.2016 106 Siun soten valmistelutiimin talousryhmä on selvittänyt vaihtoehtoisia malleja tuottaa Siun soten kirjanpito- ja palkkalaskennan palvelut. Selvitystyössä ei ole ollut mukana kuntien taloussuunnitteluun, talouden ohjaukseen ja - johtamiseen liittyvät tehtävät eikä myöskään henkilöstösuunnittelu ja -johtaminen, jotka jäävät kuntien ja Siun soten omiin organisaatioihin. Selvitystyö on perustunut hallinto- ja taloustyöryhmän 10.4.2015 loppuraporttiin, jossa todetaan, että "sote-kuntayhtymä ja Joensuun kaupunki käynnistävät neuvottelut talousja osittain hallintopalvelujen tuottamisesta yhteisesti. Tarvittaessa alueen muilla kunnilla on mahdollisuus liittyä selvitykseen heti tai myöhemmin". Talousryhmä on arvioinut kuusi eri mallia kirjanpito- / palkkalaskentapalvelujen tuottamiseksi: 1) Siun sote - kuntayhtymän omana toimintana, 2) Osakeyhtiö-malli; uuden yhtiön perustaminen, 3) Osakeyhtiö-malli; PTTK:n yhteyteen, 4) Pielisen Karjalan tilitoimisto-liikelaitos, 5) Jonkun kunnan / kaupungin tuottamana tai 6) Ulkoistamalla jollekin muulle toimijalle. Työryhmä arvioi em. mallien hyvät ja huonot puolet ja päätyi esittämään kirjanpito- ja palkkalaskentapalvelujen tuottamiseksi osakeyhtiömallia ja uuden yhtiön perustamista. Edelleen työryhmä esittää, että Siun sote-kuntayhtymä sekä kunnat tekevät ratkaisunsa kirjanpito- ja palkkalaskentapalvelujen siirtämiseksi perustettavan, kuntien ja Siun soten omistaman uuden osakeyhtiön tuottamaksi. Kunta- ja sote johtajista muodostuva muodostuva koordinaatioryhmä on 17.2.2016 pitämässään kokouksessa päättänyt yksimielisesti ehdottaa kunnille ja Siun sote-kuntayhtymälle kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelujen tuottamiseksi "in house"-tyyppistä yhtiömuotoista ratkaisua. Tavoiteaikatauluna on esitetty, että Joensuun kaupunki tekisi omat päätöksensä asiasta 31.3.2016 mennessä ja Siun sote-kuntayhtymä 15.4.2016 mennessä. Mikäli yhtiö päätettäisiin perustaa, tekisivät muut alueen kunnat, jotka haluavat olla mukana "ns. ensimmäisen vaiheen aallossa" yhtiön osakkaana, itsenäiset päätökset asiasta 30.4.2016 mennessä. Palkanlaskennan ja kirjanpidon on Siun soten osalta toimittava aukottomasti 1.1.2017, mikä edellyttää kirjanpitoja palkkalaskentapalveluprosessien ja toimintamallien rakentamista mahdollisimman pian. Koordinaatioryhmä on pyytänyt kuntia ja Siun sote-kuntayhtymää muodostamaan kantansa: 1) "in house"-tyyppisen osakeyhtiön perustamisesta 2) kunnan palkanlaskenta- ja kirjanpitopalvelujen siirtämisestä mainitun yhtiön tuottamaksi
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 6 Kunnanhallitus 106 18.04.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 39 27.05.2016 Oheismateriaalina koordinaatiotyöryhmän muistio 17.2.2016 ja esitys kirjanpito ja palkkahallinnon organisoinnista. Lisätietoja: kunnanjohtaja Jere Penttilä, p. 050 432 7600. Kunnanjohtajan ehdotus: Kontiolahden kunnanhallitus toteaa, että esitetty "in house"-tyyppinen osakeyhtiö kirjanpito- ja palkkalaskentapalvelujen tuottamiseksi kannattaa perustaa. Lisäksi kunnanhallitus toteaa, ettei Kontiolahden kunta ole tässä vaiheessa siirtämässä palkanlaskenta- ja kirjanpitopalvelujaan mahdollisen uuden perustettavan yhtiön tuottamaksi. Tarkastuslautakunta 2013-2016 27.05.2016 39 Tarkastuslautakunta saattaa annetun kannanoton tiedokseen. Oheismateriaali Talousryhmän kannanottopyynto kunnille kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelujen tuottamisesta Koordinaatioryhmän muistio 17.2.2016 Esitys kirjanpito ja palkkahallinnon organisoinnista
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 7 Yhteistyötoimikunta 17 18.04.2016 Henkilöstöasiaintyöryhmä 15 25.04.2016 Kunnanhallitus 116 09.05.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 40 27.05.2016 Päivitys, Kontiolahden kunnan menettelytapaohjeet koskien yhteistoimintaa 410/00.01.01.00/2015 Yhteistyötoimikunta 18.04.2016 17 Yhteistyötoimikunnan kokouksessa 14.2.2016 sovittiin, että 14.3.2016 pidetyssä työnantajan ja luottamusmiesten yhteistyöpalaverissa käydään läpi yhteistoimintaa koskevien menettelytapaohjeiden päivitystarpeita. Hallintojohtaja on päivittänyt menettelytapaohjeet yhteistoimintapalaverin saatteiden mukaisesti. Päivitykset on tehty kohtiin 1.1. ja 2.1. Yhteistoimintapalaverissa sovittiin, että päivitetty menettelytapaohje käydään läpi seuraavassa esimiesinfossa. Lisäksi esimiehiä pyydetään käymään ohje läpi myös työyhteisöpalavereissa. Kunnan johtoryhmä on kokouksessaan 18.3.2016 esittänyt menettelytapaohjeen yhteistyötoimikunnan ja henkilöstöasiaintyöryhmän kautta kunnanhallituksen hyväksyttäväksi. Lisätietoja: hallintojohtaja Riitta Himanka, p. 050 428 5075. Yhteistyötoimikunta esittää liitteenä olevan päivitetyn Kontiolahden kunnan menettelytapaohjeen koskien yhteistoimintaa henkilöstöasiaintyöryhmän kautta kunnanhallituksen hyväksyttäväksi. Henkilöstöasiaintyöryhmä 25.04.2016 15 Kunnanhallitus 09.05.2016 116 Henkilöstöasiaintyöryhmä saattaa hyväksyen tiedokseen kunnan päivitetyn menettelytapaohjeen koskien yhteistoimintaa ja esittää ohjeen kunnanhallitukselle hyväksyttäväksi. Kunnanjohtajan ehdotus: Kunnanhallitus hyväksyy liitteenä olevan päivitetyn menettelytapaohjeen koskien yhteistoimintaa.
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 8 Yhteistyötoimikunta 17 18.04.2016 Henkilöstöasiaintyöryhmä 15 25.04.2016 Kunnanhallitus 116 09.05.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 40 27.05.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 27.05.2016 40 Tarkastuslautakunta saataa päivitetyn menettelytapaohjeen koskien yhteistoimintaa tiedokseen. Oheismateriaali Kontiolahden kunnan menettelytapaohjeet koskien yhteistoimintaa
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 9 Kunnanhallitus 96 11.04.2016 Kunnanvaltuusto 17 25.04.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 41 27.05.2016 Hallintosääntömuutosten hyväksyminen 358/00.01.01.00/2015 Kunnanhallitus 11.04.2016 96 Kunnanvaltuusto 25.04.2016 17 Hallintosääntöön on tullut tarvetta tehdä muutoksia. Muutoksia on tullut mm. maankäyttö- ja rakennuslain poikkeamistoimivaltaa koskeviin säännöksiin. Muutokset ovat vähäisiä ja osa muutoksista on ns. teknisiä tarkennuksia. Kunnan johtoryhmä on käsitellyt hallintosääntömuutoksia kokouksessaan 1.4.2016 ja esittänyt hallintosääntömuutokset kunnanhallituksen kautta kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Hallintosääntömuutokset käyvät ilmi oheismateriaalista sivuittain. Muutokset liitteessä punaisella. Lisätietoja: hallintojohtaja Riitta Himanka, p. 050 428 5075. Kunnanjohtajan ehdotus: Kunnanhallitus esittää liitteessä olevat hallintosääntömuutokset kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Tarkastuslautakunta 2013-2016 27.05.2016 41 Tarkastuslautakunta saattaa hallintosääntömuutokset tiedokseen. Oheismateriaali Hallintosääntömuutokset 2016 sivuttain Hallintosääntö 2016
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 10 Tarkastuslautakunta 2013-2016 81 11.12.2015 Tarkastuslautakunta 2013-2016 16 12.02.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 33 29.04.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 36 23.05.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 42 27.05.2016 Vuoden 2015 arviointikertomuksen valmistelu 400/00.03.01/2015 Tarkastuslautakunta 2013-2016 11.12.2015 81 Tarkastuslautakunta käynnistää vuoden 2015 arviointikertomuksen laadinnan. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen käydyn keskustelun ja käynnistää vuoden 2015 arviointikertomuksen laadinnan. Tarkastuslautakunta 2013-2016 12.02.2016 16 Tarkastuslautakunta jatkaa vuoden 2015 arviointikertomuksen valmistelua. Tarkastuslautakunta 2013-2016 29.04.2016 33 Tarkastuslautakunta valmistelee vuoden 2015 arviointikertomusta. Tarkastuslautakunta 2013-2016 23.05.2016 36 Tarkastuslautakunta valmistelee vuoden 2015 arviointikertomusta. Tarkastuslautakunta 2013-2016 27.05.2016 42
KONTIOLAHDEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2016 11 Tarkastuslautakunta 2013-2016 81 11.12.2015 Tarkastuslautakunta 2013-2016 16 12.02.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 33 29.04.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 36 23.05.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 42 27.05.2016 Tarkastuslautakunta viimeistelee vuoden 2015 arviointikertomusta.