Esitysgrafiikka PERUSMATERIAALI Microsoft PowerPoint 2007 Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.1 päivitetty 28.9.2009 materiaalimyynti@piuha.fi Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 2/31 Materiaalin tekijänoikeus Tämän materiaalin tekijänoikeuden omistaa Piuha Atk-koulutus- ja suunnittelu Iisakki Pirilä. Materiaalin tekstin ja kuvien jäljentäminen ilman lupaa painamalla, monistamalla, skannaamalla tai muilla tavoin kielletään tekijänoikeuslain mukaisesti. Myös materiaalin jakaminen verkkopalvelussa sekä materiaalin osien julkaiseminen verkkosivuilla ilman tekijän lupaa on kielletty. Materiaalissa käytetyt valmistaja- ja tuotenimet ovat omistajiensa rekisteröityjä tavaramerkkejä. Mahdolliset korjaukset ja parannusehdotukset Mahdolliset korjaukset ja parannusehdotukset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen materiaalimyynti@piuha.fi
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 3/31 Sisällysluettelo MATERIAALIN VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 5 POWERPOINTIN KÄYNNISTÄMINEN... 5 UUDISTETTU KÄYTTÖLIITTYMÄ... 6 OFFICE-PAINIKE (OFFICE BUTTON)... 7 VALINTANAUHA (RIBBON) JA VÄLILEHDET... 8 PIKATYÖKALURIVI (QUICK ACCESS TOOLBAR)... 8 PIKAVALIKOIMA (MINI TOOLBAR)... 8 PIKANÄPPÄIMET... 9 PIKAVALIKOT JA PIKAVALIKOIMA HIIREN OIKEA PAINIKE... 9 REAALIAIKAINEN ESIKATSELU... 9 POWERPOINT 2007:N TALLENNUSMUOTO JA YHTEENSOPIVUUS... 10 TIEDOSTON MUUNTAMINEN PDF-MUOTOON... 10 POWERPOINTIN PERUSTEET... 11 POWERPOINT-IKKUNAN PERUSOSAT JA NIMITYKSIÄ... 11 DIOJEN LISÄÄMINEN JA POISTAMINEN... 12 DIOJEN SIIRTÄMINEN JA MONISTAMINEN ESITYKSEN SISÄLLÄ... 12 DIAN ASETTELUN MUUTTAMINEN... 12 DIOJEN KOPIOIMINEN TOISESTA ESITYKSESTÄ... 13 TEKSTIN KÄYTTÖ POWERPOINTISSA... 13 VÄLTÄ TEKSTITULVAA KÄYTÄ VISUAALISIA ELEMENTTEJÄ... 13 FONTTIMUOTOILUT... 14 KAPPALEMUOTOILUT... 14 SISÄLLÖN LISÄÄMINEN... 15 KUVATIEDOSTON LISÄÄMINEN... 15 CLIPART-KUVAN LISÄÄMINEN... 16 TAULUKOIDEN LISÄÄMINEN... 17 VIDEOKUVAN JA ÄÄNEN LISÄÄMINEN... 17 KAAVION LISÄÄMINEN... 18 SMARTART-GRAFIIKKAOBJEKTIT... 19 MUOTOJEN LISÄÄMINEN PIIRTOTYÖKALUILLA... 19 TIEDON TUOMINEN ERI LÄHTEISTÄ... 21 LEIKEPÖYDÄN KÄYTTÖ... 21 LIITTÄMISASETUKSET JA LIITÄ MÄÄRÄTEN... 21 KUVARUUTUKAAPPAUS... 22 TEEMAT... 23 ANIMAATIOT JA TEHOSTEET... 23 SIIRTYMÄ DIAAN (VAIHTUMISTAPA)... 23 ANIMAATIOT JA ESITTÄMINEN VAIHEITTAIN... 24 MUKAUTETUT ANIMAATIOT... 24 DIAN AUTOMAATTINEN VAIHTUMINEN JA ITSEKSEEN PYÖRIVÄ ESITYS... 25 MUUTA... 26 TULOSTAMINEN JA TIIVISTELMÄT... 26 PERUSTYYLI (MASTER)... 26
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 4/31 TUNNISTEIDEN LISÄÄMINEN... 28 HYPERLINKKIEN LISÄÄMINEN... 28 NÄPPÄINKOMENTOJA... 30
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 5/31 Materiaalin versiosoveltuvuus ja kieli Materiaalin kuvat ja esimerkit ovat suomenkielisen Microsoft PowerPointin versiosta 2007. Toimintojen ja termien englanninkieliset nimet on pääosin jätetty pois, jotta materiaali pysyisi tiiviinä. Avaintermit löytyvät myös englanniksi. Mikäli käytössä on Office-paketin monikielinen versio, saa käyttöliittymän halutessaan vaihdettua kokonaisuudessaan suomenkieliseksi apuohjelmalla, joka löytyy: Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Tools Microsoft Office 2007 Language settings Uusi kieli tulee käyttöön, kun Office-sovellukset seuraavan kerran käynnistetään. PowerPointin käynnistäminen Saat käynnistettyä PowerPoint-esitysgrafiikkaohjelman mm. 1. Käynnistä-valikosta Saat uuden tyhjän esityksen ja sen otsikkodian. 2. Kaksoisnapsauttamalla PowerPoint-esitystä tiedostohallinnassa PowerPoint käynnistyy ja avaa suoraan valitsemasi esityksen. (Joihinkin koneisiin on työpöydälle lisätty myös pikakuvakkeet PowerPointiin ja muihin Office-sovelluksiin.)
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 6/31 Uudistettu käyttöliittymä Office 2007:n uudistetussa käyttöliittymässä on luovuttu perinteisistä valikoista. Niiden sijaan käyttäjälle pyritään järjestämään helposti saataville aina kuhunkin työvaiheeseen läheisimmin kuuluvat työkalut. Myös jokaisen ohjelman (Word, Excel, PowerPoint, Access ) ominaispiirteet on pyritty ottamaan huomioon käyttöliittymäsuunnittelussa. Tämän toteuttamiseksi PowerPoint 2007:n käyttöliittymässä on uusia elementtejä. Näkymät ovat tutut edellisestä, mutta niiden vaihtamisen painikkeet ovat nyt oikeassa alakulmassa: Office-painike Pikatyökalurivi Valintanauha (Aloitus-välilehti avoinna) Näkymät Zoomaussäädin
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 7/31 Office-painike (Office Button) Myös PowerPointin asetukset löytyvät nyt täältä! Vasemmasta kulmasta löytyvä, kaikille Office 2007 -ohjelmille yhteinen Office-painike sisältää tyypillisimmät työtiedostoihin liittyvät toiminnot: Avaaminen Tallentaminen Tulostaminen ja esikatselu Sähköpostin liitteenä lähettäminen Julkaiseminen mm. PDF-muotoon Lisäksi Office-valikosta pääsee säätämään ohjelman asetuksia mieleisekseen (aiemmin valikkokomennolla Työkalut Asetukset)
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 8/31 Valintanauha (Ribbon) ja välilehdet PowerPointin komennot ja toiminnot on järjestetty valintanauhalle tehtäväkohtaisiksi välilehdiksi. Välilehdet sisältävät komennoista ja toiminnoista muodostuvia loogisia ryhmiä. Aloitus-välilehden Diat-ryhmä PowerPointin välilehdet Aloitus (Home) Lisää (Insert) Rakenne (Design) Animaatiot (Animations) Diaesitys (Slide Show) Tarkista (Review) Näytä (View) Muotoile (Format) Usein tarvittavia perustoimintoja Kuvien, kaavioiden, taulukoiden ja multimedian lisääminen Dian ulkoasu ja sivun asetukset Animaatioiden lisääminen Esityksen katsominen ja määrittäminen Tarkistustyökalut Esitysnäkymät ja perustyylit Tekstikehyksen tai kuvan muotoileminen (lisävälilehti) Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) Nuolesta klikkaamalla pääset mukauttamaan pikatyökaluriviä! Office-painikkeen vierestä löytyvä pikatyökalurivi sisältää monissa työvaiheissa tarvittavia yleisiä toimintoja. Kuvassa ovat oletustyökalut Tallentaminen, Kumoa ja Tee uudelleen pikatyökaluriville voi myös itse valita haluamansa useimmin käytetyt toiminnot. Pikavalikoima (Mini Toolbar) Tilannekohtaisesti näkyviin tulee läpikuultava työkalurivi, josta voi nopeasti tehdä esimerkiksi muotoiluja. Työkalurivi muuttuu asteittain näkyvämmäksi, kun hiiri viedään sen päälle. Jos esimerkiksi valitset osan tekstistä, niin pikavalikoimasta voit nopeasta vaihtaa sen muotoilua:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 9/31 Pikanäppäimet Yleisimmät aiemmista versioista tutut pikanäppäinkomennot on säilytetty (esim. CTRL + S tallentaa, CTRL + P tulostaa). Tämän lisäksi ALT-näppäimen painaminen tuo työkalun päälle näkyviin kunkin työkalun uuden näppäinkomennon, joka toimii ALT-näppäimen kanssa yhtä aikaa tai erikseen ensin ALT ja sitten haluttu kirjan/numero. Materiaalin lopusta löydät taulukot, joissa on näppäinkomentoja esityksen tekemisen ja näyttämisen avuksi. Pikavalikot ja pikavalikoima hiiren oikea painike Hiiren oikea painike (2-painike) on edelleen nopea tie moniin toimintoihin. Esityksen sisällön päällä se tuo esiin pikavalikon, josta löytyy tilanteeseen ja valittuun objektiin liittyviä hyödyllisiä toimintoja. Kun napsautat hiiren oikeaa painiketta, perinteisen pikavalikon yläpuolelle tulee näkyviin myös uusi pikavalikoima. Reaaliaikainen esikatselu Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) tarkoittaa, että näet muotoilut ja tehosteet esityksessä heti, kun liikutat hiirtä eri muotoilujen päällä. Esim. Aloitus-välilehden Pikatyylit-painiketta käytettäessä näet suoraan, miltä tyyli tulee näyttämään. (Reaaliaikaisen esikatselun erityistapauksissa ottaa pois käytöstä PowerPointin asetuksissa Office-valikosta, jos esimerkiksi tietokoneen nopeus ei tahdo riittää sen sujuvaan käyttöön.)
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 10/31 PowerPoint 2007:n tallennusmuoto ja yhteensopivuus Office 2007 esitteli uudet XML-pohjaiset tiedostomuodot. PowerPoint 2007:n oletusarvoinen tallennusmuoto saa tiedostopäätteen.docx. Siirtymävaiheessa kannattaa huomioida,että vanhemmat Office 2000 2003 -versiot pystyvät lukemaan ja tallentamaan PowerPoint 2007:n tiedostomuotoa vain, jos niille on asennettu Office Compatibility Pack -yhteensopivuuspaketti. Tämän saa ladattua ilmaiseksi Microsoftin www-sivuilta (www.microsoft.fi ja hakusanaksi Office Compatibility Pack). Halutessaan PowerPoint 2007:n käyttäjä voi tallentaa asiakirjan PowerPoint 97-2003 - yhteensopivaksi valitsemalla näin Office-painikeen Tallenna nimellä -kohdassa. Tiedoston muuntaminen PDF-muotoon Microsoftin www-sivulta voit ladata ilmaiseksi myös apuohjelman Microsoftin PDF- tai XPStiedostona tallentaminen (www.microsoft.fi ja hakusanaksi Office PDF). Tämän avulla voit muuntaa tiedoston suoraan PDF-muotoon: Office-painike Tallenna nimellä PDF tai XPS. Vaihtoehtoisesti voit käyttää jotakin muuta PDF-muunninta (esim. Adoben maksullinen AdobePDF tai avoimen lähdekoodin ilmainen PDFCreator). Ne asentavat koneelle tyypillisesti uuden PDF-virtuaalitulostimen, jolloin PDF:n luonti voidaan tehdä: Office-painike Tulosta Tulosta ja valitsemalla tulostimeksi PDF-tulostin.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 11/31 PowerPointin perusteet PowerPoint-ikkunan perusosat ja nimityksiä Diat (slides), joista esitys muodostuu Otsikon tekstikehys, paikkamerkki Dia-ruutu Pääset muokkamaan dian eri osia hiirellä napsauttamalla Tilarivillä on tietoja esityksestä (dianumero/määrä, teema, kieli) Sisällön lisääminen helposti. PowerPoint 2007 vaihtaa dian asettelun automaatisesti sisältöön sopivaksi. Normaalinäkymä näkymä Esitys- (F5) Dialajittelunäkymä
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 12/31 Diojen lisääminen ja poistaminen Uudessa tyhjässä esityksessä on valmiina otsikkodia. Voit lisätä uuden dian napsauttamalla Aloitus-välilehdeltä Uusi dia -painikkeen yläosasta. Uusi dia lisätään valittuna olleen dian jälkeen ja siinä käytetään Otsikko ja sisältö -asettelua. Jos haluat dian suoraan jollakin muulla asettelulla, voit napsauttaa Uusi dia -painikkeen alareunasta, jolloin pystyt valikosta päättämään uuden dian asettelun: Uusi dia valitunna olevan dian jälkeen (Otsikko ja sisältö -asettelu) Nuolesta avautuvalla valikolla voit päättää lisättävän dian asettelun CTRL-näppäin pohjassa voit valita useampia dioja! Valitun dian/diojen poistaminen myös DELETEnäppäimellä Diojen siirtäminen ja monistaminen esityksen sisällä Diojen siirtäminen paikasta toiseen onnistuu tarttumalla hiirellä pikkukuvasta kiinni ja raahaamalla se uuteen paikkaan. Viiva diojen välissä kertoo, mihin kohtaan diaa ollaan siirtämässä. Voit monistaa dian napsauttamalla pikkukuvan päällä hiiren oikealla (2-painike) ja valitsemalla Monista dia. Diasta tehdään kopio heti perään. Dian asettelun muuttaminen Diojen asettelua (ent. rakenne) on yksinkertaistettu PowerPointin edellisistä versioista. Nyt kaikkiin asetteluihin voi lisätä tekstin lisäksi mitä tahansa muutakin sisältöä helposti napsauttamalla haluamaansa sisällön painiketta. Voit edelleen vaihtaa asettelua koska tahansa Aloitavälilehden Asettelu-painikkeella. Jos esimerkiksi haluat diaan kuvan lisäksi toiseksi sisältökohteeksi tekstiä, voit vaihtaa tavallisen Otsikko ja sisältö - asettelun tilalle Otsikko ja kaksi sisältökohdetta - asettelun.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 13/31 Diojen kopioiminen toisesta esityksestä Löydät PowerPoint 2007:n uuden Käytä dioja uudelleen -toiminnon Uusi dia - painikkeen alareunan valikosta: Diojen kopioiminen ja siirtäminen esitysten välillä onnistuu myös leikepöydän kautta tai raahaamalla, jos molemmat esitykset ovat auki. Tekstin käyttö PowerPointissa Jotta teksti pysyisi ytimekkäänä, PowerPointin oletustapa on käyttää luettelomerkkejä. Napsautettuasi tekstin paikkamerkkiin voit kirjottaa tekstin normaalisti ja saat uuden luettelokohdan painamalla ENTER. Jos vahingossa poistat luettemerkin, saat luettelon uudelleen käyttöön napsauttamalla Aloitus-välilehden Kappale-ryhmästä Luettelomerkit-painiketta: Nuolesta napsauttamalla voit vaihtaa käyttöön erinäköisen luettelomerkkin valituille kohdille Vältä tekstitulvaa käytä visuaalisia elementtejä Suurenna luettelotasoa Pienennä (SARKAIN) luettelotasoa (VAIHTO + SARKAIN) Tekstiä on esityksissä yleensä aivan liikaa Rule of Six: o Enintään 6 luettelokohtaa sivulla o Enintään 6 sanaa yhdessä kohdassa PowerPoint on visuaalinen ohjelma, ei teksturi Tee sisältöjä käyttämällä ohjelman mahdollisuuksia: o Kuvat o Kaaviot o Taulukot o Videot o Äänet Kun haluat lisätä pääkohdalle alakohdan, voit vaihtaa luettelotasoa joko kuvan painikkeilla tai näppäimistöllä: PowerPointin automaattinen sovitus ohjaa kirjoittamaan ytimekkäästi. Kun kirjoitat liikaa tekstiä yhteen tekstikehykseen, fontti pienentyy automaattisesti. Mieti, voisitko sanoa saman lyhyemmin tai kuvalla.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 14/31 Fonttimuotoilut Aloita-välilehden Fontti-ryhmästä löydät monipuoliset työkalut tekstin fontin muotoilemiseksi. Valitse ensin teksti, jonka haluat muotoilla ja napsauta sitten haluamaasi painiketta: Fontin laji Fontin koko Suurenna/pienennä fonttia Poista kaikki muotoilut Lihavointi Fontin väri Kursivointi Alleviivaus Yliviivaus Varjostus Merkkivälistys Vaihda kirjainkoko, esim. KAIKKI ISOILLA Kappalemuotoilut Huom! Vastaavasti voit vaihtaa kohdistimen kohdalla olevan kappaleen muotoiluja tai valita useamman kappaleen ja käyttää Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän painikkeita: Luettelomerkin vaihtaminen Numeroitu luettelo Luettelotaso Koko esitystä koskevat yleiset ja usein toistuvat muotoilut kannattaa ehdottomasti tehdä perustyyliin (s. 26), eikä joka kerta erikseen! Luettelo Riviväli Tekstin tasaus Palstoitus useampaan sarakkeeseen
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 15/31 Sisällön lisääminen Kuvatiedoston lisääminen Kun et ole vielä lisännyt kehykseen tekstiä, paikkamerkin keskellä näkyy joukko sisällön lisäämiseen tarkoitettuja pikapainikkeita. Niistä napsauttamalla käynnistät kätevästi taulukon, kaavion, SmartArtgrafiikkaobjektin, kuvatiedoston, ClipArtin-kuvan tai medialeikkeen lisäämisen. Lisättävä kohde pyritään sovittamaan automaattisesti paikkamerkkiin. Voit lisätä tietokoneellesi tallennetun kuvatiedoston tyhjän paikkamerkin pikapainikkeella tai käyttämällä vastaavaa painiketta Lisää-välilehdellä. PowerPoint tukee yleisimpiä kuvatiedostomuotoja (mm. jpeg, tiff, gif, png, bmp). Tämän jälkeen avautuu valintaikkuna kuvatiedoston valitsemikseksi: Selaa kansioon, josta haluamasi kuva löytyy Voit myös etsiä kuvaa kirjoittamalla hakusanan Valitse haluamasi kuva ja Lisää (tai kaksoisnapsauta kuvaa)
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 16/31 Kun kuva on lisätty, see jää valituksi näkyvissä ovat kuvan koonmuutoskahvat: Vihreästä kahvasta tarttumalla voit kääntää kuvaa ympäri 0-360 astetta. Tarttumalla neljäsuuntaisella nuolella kuvan keskeltä voit vapaasti raahata kuvan uuteen paikkaan. Koonmuuttokahvoista voit kaksisuuntaisella nuolella vetää kuvaa isommaksi tai pienemmäksi. Kulmasta vetäminen säilyttää kuvan mittasuhteet! ClipArt-kuvan lisääminen ClipArt-painikeella voit lisätä kuvan leikekirjastosta. Napsautettuasi painiketta oikeaan laitaan tulee ClipArt-tehtäväruutu. Kirjoita hakusana ja ENTER/napsauta Siirry. Saat luetteleon hakusanaa vastaavista kuvista ja voit lisätä niistä haluamasi napsauttamalla. ClipArt-kuvan käsittely onnistuu samalla tavalla kuin kuvatiedostosta lisätyn kuvan käsittely edellä. ClipArt-kuvien määrä vaihtelee Office-paketin asennuksen mukaan. Lisää kuvia löydät netin kautta napsauttamalla alalaidassa näkyvää Office Online -linkkiä:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 17/31 Taulukoiden lisääminen Lisää taulukko -painikkella saat valittavaksi, kuinka monta saraketta ja riviä haluat taulukkoosi. Valitse alustavasti määrä ja napsauta OK. Voit syöttää arvot taulukkoon liikkumalla soluissa mm. hiirellä napsauttamalla tai näppäimistön nuolinäppäimillä. SARKAIN vie seuraavaan soluun. Saat uuden tyhjän rivin painamalla SARKAIN taulukon viimeisessä solussa. soluihin normaalisti. Taulukon kokoa voi vaihtaa helposti sen reunoista vetämällä. Sarakeleveyksien ja rivikorkeuksien vaihtaminen onnistuu myös hiirellä vetämällä. Tekstin tavuttamiseenpowerpoint 2007:ssa ei valitettavasti ole työkaluja tavutus pitää tehdä käsityönä. Taulukkotyökalujen Asetteluvälilehdellä voit mm. lisätä uusia sarakkeita/rivejä ja Rakennevälilehdeltä löydät painikkeita mm. taulukon ulkoasun vaihtamiseksi: Videokuvan ja äänen lisääminen Lisää medialeike/lisää filmi -painike avaa valintaikkunan, josta voit etsiä videotiedoston tietokoneeltasi. PowerPoint -tukee mm. AVI-, MPEG- ja WMV-tiedostoja. Jos esitys näytetään jollakin toisella koneella, niin videotiedoston toimivuus kannatta testata etukäteen. Kaikille koneille ei välttämättä ole asennettu videotiedoston käyttämää purkukoodekkia. Microsoftin oman Windows Media Videon (WMV) pitäisi toimia suurin piirtein kaikilla Windows-koneilla.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 18/31 Äänitiedoston lisääminen onnistuu napsauttamalla Lisäävälilehdeltä Ääni-painiketta. PowerPoint tukee mm. MP3- ja WAV-tiedostoja. Jos napsauta painikkeen alareunasta, niin saat myös valikon, jossa on oman äänitiedoston lisäksi valittavana ääni ClipOrganizer-leikekirjastosta tai CD-levyltä. Kun video- tai äänitiedosto on lisätään, tulee kysymys, miten mediatiedosto käynnistyy: Automaattisesti, heti kun tähän diaan tullaan Kaiutinta/videoruutua erikseen napsauttamalla Napsautettaessa on hyvä valinta, jos esityksen pitäjä haluaa itse hallita, koska äänen tai videon laittaa pyörimään. Lisätyn äänen merkiksi esitykseen tulee kaiutinkuvake. Äänen saa esitysnäkymässä (F5 tai SHIFT + F5) soimaan kautinta napsauttamalla. (Esitystä muokatessa ääntä voi kokeilla hiiren oikealla ja Esikatselu.). Kaavion lisääminen PowerPoint 2007 käyttää monipuolista kaavio-ohjelmaa, joka on yhteinen Excelin kanssa. Lisää kaavio -painikkeella saat auki valintaikkunan, josta voit valita haluamasi kaaviotyypin. Tiedot voidaan kirjoittaa aukeavaan Excel-taulukoon. Kaavion muokkaamisesta löydät lisätietoja Excelperusmateriaalista.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 19/31 SmartArt-grafiikkaobjektit Office 2007:n uusi SmartArt-kaavio on tekstin ja grafiikan yhdistelmä, jolla voidaan havainnollistaa mm. prosessin kulkua, organisaation hierarkiaa tai osien keskinäisiä suhteita. Aloita napsauttamalla SmartArt-painiketta Lisää-välilehdellä. Voi kirjoittaa tekstin suoraan muotoihin tai aukeavaan erilliseen tekstiruutuun. SmartArt-työkalujen Rakenne-lisävälilehdeltä löydät mm. Lisää muoto - painikkeen, jolla voit lisätä kaavioon uuden kohdan. Joihinkin kaaviotyyppeihin on varattu paikka myös kuvan lisäämiselle. Muotojen lisääminen piirtotyökaluilla Office-ohjelmissa on yhteiset ja hyvät perustyökalut vektorigrafiikan piirtämiseen. PowerPointissa löydät löydät heti Aloitus-välilehden Piirto-ryhmästä: Valitse haluamasi muoto tai avaa kaikki muodot nuolesta napsauttamalla Määritä valitun objektin täyttö, viiva tai muototehoste Joitakin perussääntöjä vektorigrafiikan tuottamiseen: Jokainen piirretty muoto on oma erillinen objektinsa Kun haluat muokata jonkin objektin väriä tai muuta ominaisuutta, objekti pitää ensin valita napsauttamalla
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 20/31 Jos haluat lukita tietyn työkalun käyttöön, voit napsauttaa sitä hiiren oikealla ja valita Lukitse piirtotila Piirto-objektien valitseminen: Yhden objektin valinta napsauttamalla sitä jos objektilla ei ole täyttöä, napsauta reunaviivan päällä Useamman kohteen valinta pitämällä VAIHTO-näppäintä pohjassa ja napsauttamalla Kaikki objektit tietyllä alueella: vedä hiirellä laatikko valittavien objektien ympärille Aloitus-välilehden Muokkaminen-ryhmässä on Valitse-painike, jolla voit myös valita kaikki (CTRL + A) objektit tai avata valitsemista helpottavan valintaruuudun: Piirrettäessä monista objekteista koostuvia kuvia, esim. logoja, Järjestä-painikkeen takaa löytyy monta hyödyllistä toimintoa: Kun useampi objektin on päällekkäin, niin voit vaihtaa valitun objektin paikkaa pinossa mm. komennoilla Tuo eteen ja Vie taakse Valitut erilliset objektit voi ryhmitellä yhdeksi helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi Valitut objektit voi tasata nopeasti ja siististi valitsemallaan tavalla. Voit myös asetella kohteet tasavälein: Jaa vaakasuunnassa/jaa pystysuunnassa Löydät Ryhmitä- ja Tuo eteen/vie taakse - komennot myös hiiren oikealla pikavalikosta!
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 21/31 Tiedon tuominen eri lähteistä Leikepöydän käyttö Leikepöytä on yleisin tapa siirtää tietoa ohjelmien välillä ja se on kätevä myös silloin, kun halutaan tuoda PowerPoint-esitykseen sisältöä muista ohjelmista. Tiedon kopioiminen leikepöydän kautta sisältää kolme vaihettaa: 1. Valitse halu kohde (esim. tekstin, kuva, taulukko, kaavio) lähdeohjelmasta 2. Kopioi (CTRL + C) 3. Siirry haluamaasi kohtaan kohdeohjelmassa ja Liitä (CTRL + V) Tiedon leikkaaminen eli siirtäminen paikasta toiseen sujuu muuten samoin, mutta 2. kohdassa kopioinnin tilalle tulee Leikkaa (CTRL + X). Office 2007 -ohjelmissa leikepöydän käytössä tarvittavat komennot ovat kunniapaikalla Aloitus-välilehden Leikepöytäryhmässä. Löydät leikkaamisen, kopioimisen ja liittämiseen myös pikavalikosta, napsauttamalla valitsemasi kohteen päällä hiiren oikealla (2-painike). Liittämisasetukset ja Liitä määräten Välittömästi liittämisen jälkeen liitetyn kohteen oikeaan alakulmaan jää useissa tilanteissa näkyviin Liittämisasetukset-painike. Siitä napsauttamalla saa luettelon erilaisista liittämistavoista. Vaihtoehdot riippuvat liitettävästä kohteesta, kokeilemalla löytää sopivan. Esim. taulukon kohdalla Liitä kuvana on usein asettelultaan paras, mutta solujen sisältöä ei pysty enää muokaamaan. Napsauttama Aloita-välilehden Liitäpainikkeen alareunasta löydät myös vaihtoehdon Liitä määräten. Se avaa valintaikkunan, josta löydät kaikki mahdolliset liittämistavat leikepöydällä olevalle kohteelle.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 22/31 Kuvaruutukaappaus Voit tallentaa näytöllä olevan tilanteen kuvaksi painamalla näppäimistöltä PRINT SCRN - näppäintä (Print Screen). Koko näytöstä kopioituu kuva kopioituu leikepöydälle, josta voit liittää sen PowerPointiin tai muuhun haluamaasi ohjelmaan. Monissa tilanteissa on kuitenkin havainnollisempaa kaapata kuva vain aktiivisesta ikkunasta (päällimmäinen). Tämän saa tehtyä painamalla ALT + PRINT SCRN. Ikkunan aktiivisuuden voi varmistaa napsauttamalla ikkunan yläreunassa olevaa otsikkoriviä aktiivisella ylhäällä se on tummempi. Esimerkki: Haluat tehdä organisaatiollesi ohjeen, miten Outlook -sähköpostitilin asetukset määritetään ja otat sitä varten kuvaruutukaappauksen PowerPointiin: 1. Kun näytöllä on aktiivisena ohjeeseen haluamasi ikkuna ja tilanne, paina ALT + PRINT SCRN 2. Siirry PowerPointiin ja paina haluamassasi diassa CTRL + V. Kaappaamasi kuva liitetään esitykseen tavallisena kuvana, jota voit normaalisti muokata tai piirtää sen päälle esim. ympyröitä tai nuolia:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 23/31 Teemat Voit valita esityksellesi yhtenäisen teeman, joka kattaa mm. taustagrafiikan, värimaailman, luettelomerkit ja fontit. Jos tiedät käyttäväsi tiettyä teemaan, niin se kannattaa yleensä ottaa jo heti alussa käyttöön. Tarvittaessa teemaa voi koska tahansa vaihtaa: Teeman valitaan Rakenne-välilehden Teemat-ryhmästä. Nuolella valikko, josta löytyvät kaikki teemat ja mm. siirtyminen Office Onlineen lataamaan uusia Valittuasi tietyn teeman, voit erikseen vaihtaa sen väreja, fonttia tai muotojen tehosteita Lisävalintoja saat napsauttamalla hiiren oikealla haluamasi teeman päällä mm. Käytä valituissa dioissa voi olla poikkeustapauksissa tarpeen. Aseta oletusteemaksi käyttää tätä teemaa aina uudessa esityksessä. Office 2007:n uutena ominaisuutena voit käyttää samaa teemaa myös Word- ja Exceltiedostoissa. Animaatiot ja tehosteet Siirtymä diaan (vaihtumistapa) Animaatio-välilehdeltä löydät Siirtymä tähän diaan -ryhmän, josta voit valita valittuna olevalle dialla siirtymätehosteen. Siirtymätehosta määrää, miten tämä dia tulee näkyviin, kun siihen siirrytään: Yleisimmät siirtymävaihtoehdot. Kokeilemalla löydät haluamasi. Avaa valikko, josta löydät kaikki mahdolliset siirtymätehosteet. Kun olet valinnut jonkun tehosteen, napsauta tästä käyttääksesi samaa kaikissa dioissa.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 24/31 Animaatiot ja esittäminen vaiheittain Edellinen siirtymätehoste vaikutti siihen, mitä tapahtuu diojen välillä. Kun haluat animoida dian sisältöä tekstiä, kuvia tai muita kohteita voit käyttää Animaatiot-välilehden Animoi-valikkoa. Jos esimerkiksi haluat esittää dian tekstit vaiheittain aina yksi pääkohta kerrallaan: 1. Valitse ensin tekstikehys, jonka sisällön haluat animoida 2. Animoi-valikko tulee aktiiviseksi, valitse haluamasi tehoste ja sen vaihtoehto 1. tason kappaleiden mukaan 3. Napsauta Esikatelu tai käynnistä esitys tästä diasta (VAIHTO + F5), niin näet tehosteen käytössä. Mukautetut animaatiot Mukautettu animaatio -painikkeella avautuu oikeaan reunaan tehtäväruutu, jonka avulla voit tehdä haluamassasi järjestyksessä hyvinkin monipuolisia animaatioita. Mukautetun animaation voi lisätä käytännössä mihin tahansa kohteeseen esimerkiksi voit määrittää, että tietty valokuva tulee diaan 3 sekunnin kuluttua oikealta nopeasti lisättynä: 1. Napsauta Mukautettu animaatio -ruutu näkyviin Animaatiot-välilehdeltä. 2. Valitse kohde tässä kuva jonka haluat animoida. 3. Valitse kuvalle Lisää tehoste -painikkeella haluamasi tehoste tässä Sisääntulo Lisäys:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 25/31 4. Muokkaa tarvittaessa tehosteen asetuksia: Alkaa-kohtaan valitaan Edellisen jälkeen, jolloin voidaan napsauttaa tehosteen kohdalta auki valikko ja säätää Ajoitukseen esim. 3 sekunnin viive. (Muut asetukset tehosteelle Suunta: Oikealta, Nopeus: Nopea) Dian automaattinen vaihtuminen ja itsekseen pyörivä esitys Esimerkiksi messu- tai näyteikkunaesityksissä tarvitaan usein itsekseen pyörivää esitystä, joka alkaa aina uudelleen alusta: 1. Valitse ensin Animaatiot-välilehdeltä ruksi kohtaan Automaattisesti jälkeen ja syötä aika sekunneissa: 2. Napsauta Käytä kaikissa -painiketta: 3. Napsauta Diaesitys-välilehdeltä Määritä esitys -painiketta. Laita valintaikkunassa ruksi kohtaan Toista esitystä, kunnes painetaan Esc: Määräajoin, mikäli käytössä on oletuksena valittu
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 26/31 Muuta Tulostaminen ja tiivistelmät Saat tulostusvalintaikkunan auki valitsemalla Office-painike Tulosta Tulosta: Tulostimen valinta Valitsemalla Tiivistelmät voit tulostaa useita dioja samalle sivulle Aloita tulostus valitulle tulostimelle painamalla OK Perustyyli (Master) Dian perustyyli (Slide Master) on paikka, jossa voit määritellä koko esitystä koskevat ulkoasumuutokset. Sinne voit määritellä mm. taustat, fontit, värit ja tehosteet sekä tekstin ja objektien paikat diassa. Esimerkiksi luettelomerkkien tai perustekstin fontin vaihtamista ei kannata tehdä joka diaan erikseen, vaan tällaiset yleiset ja toistuvat muutokset kannattaa tehdä yhteen paikkaan dian perustyyliin. Perustyyli on keskeinen elementti, kun luodaan uutta tai muokataan vanhaa esityspohjaa eli mallia.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 27/31 PowerPoint 2007:ssa yksi perustyyli sisältää monia rakenteita eri asetteluja varten: Perustyylidia Asettelu: Otsikkodia Asettelu: Otsikko ja sisältö Asettelu: Kaksi sisältökohdetta Esimerkissä on näkyvissä vain kolme tavallista rakennetta perustyyliin voi lisätä myös uusia rakenteita, kun tarvitaan tietynlaista asettelua. Perustyylidiaan tehdyt muutokset periytyvät sen rakenteille jos kuvan esimerkissä vaihdetaan otsikon väri keltaisesta punaiseksi, myös kaikkien asetteluiden otsikot vaihtuvat punaisiksi. Saat perustyyliin näkyviin napsauttamalla Dian perustyyli -painiketta Näytävälilehdeltä. Perustyyliä muokataan samalla tavalla kuin tavallistakin diaa. Voit esimerkiksi lisätä kuvan Lisää-välilehden Lisää kuva tiedostosta -painikkeella. Perustyyliin tehtävät muutokset vaikuttavat kaikkiin dioihin. Sinne kannattaa siis lisätä mm. esityspohjassa käytetty logo. Kun haluat lopettaa ulkoasua koskevien muutosten tekemiseen, palaa normaalitilaan napsauttamalla Sulje perustyylinäkymä -painiketta. Perustyyliin saattaa alkaa joskus vahingossa lisätä varsinaista sisältöä, jolloin se tulee näkyviin kaikissa dioissa.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 28/31 Tunnisteiden lisääminen Lisää-välilehden Ylä- ja alatunniste -painikkeella voit lisätä helposti kaikkiin dioihin 1) päivämäärän, 2) dianumeron ja 3) oman vapaan tekstikentän. Tunnisteiden paikkaa ja ulkoasua voit mukauttaa perustyylissä (s. 26) Lisää tunnisteet kaikkiin dioihin 1 Vain nykyiseen diaan Valitaan, jos ei haluta tunnisteita otsikkodiaan 3 2 Lisätyt kentät/sijainnit näkyvät tummennettuna Hyperlinkkien lisääminen Hyperlinkit ovat helppo tapa saada esitykseen eloa, interaktiivisuutta ja viittauksia muihin aineistoihin. Esitykseen voi määritellä hyperlinkkejä, joiden napsauttaminen voi mm.: Käynnistää nettiselaimen ja avata tietyn www-sivun Käynnistää jonkun muun ohjelman ja avata siinä halutun tiedoston Siirtyä toiseen diaan samassa esityksessä Avata toisen PowerPoint-esityksen Lisäät hyperlinkin tekstiin, kuvaan, painikkeeseen tai muuhun objektiin seuraavasti: 1. Valitse objekti tai teksti, jota napsauttamalla haluat linkin avata 2. Napsauta Lisää-välilehdeltä Hyperlinkki-painiketta:
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 29/31 Jos haluat tehdä linkin paikalliseen tiedostoon, valitse tästä kohdekansio ja listasta tiedosto. Jos haluat tehdä linkin wwwsivulle, kirjoita tai kopio&liitä osoite tähän 3. Napsauta lopuksi OK Huomaa, että hyperlinkkien napsautus toimii vasta, kun niitä klikataan esitysnäkymässä. Voit kuitenkin muokata, poistaa ja avata hyperlinkkejä normaalinäkymässä napsauttamalla niiden päällä hiiren oikealla painikkeella.
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 30/31 Näppäinkomentoja Esityksen aikana Toiminta Käynnistä esitys alkaen ensimmäisestä diasta Käynnistä esitys alkaen valittuna olevasta diasta Seuraava dia Edelliseen diaan Esityksen alkuun Esityksen loppuun Näyttö mustaksi ja takaisin normaalitilaan Näyttö valkoiseksi ja takaisin normaalitilaan Apuvalikko, josta esityksen kulkua voi myös ohjata Lopeta esitys Siirry suoraan diaan Näppäinkomento F5 SHIFT + F5 Nuolinäppäin oikealle Nuolinäppäin alas Välilyönti Enter Page Down N (Hiiren vasen painike) Nuolinäppäin vasemmalle Nuolinäppäin ylös Askelpalautin (Backspace) Page Up P (CTRL + hiiren vasen painike) HOME END B. W, Hiiren oikea painike ESC Dian numero ja lopuksi ENTER
Esitysgrafiikka Microsoft PowerPoint 2007 31/31 Esitystä muokattaessa Toiminta Sisennyksen kasvattaminen (luettelokohdan alussa) Sisennyksen pienentäminen (luettelokohdan alussa) Seuraavan tekstikehykseen eli paikkamerkkiin Etsi-toiminto Valitse kaikki Kopioi leikepöydälle Leikkaa leikepöydälle Liitä leikepöydältä Tulosta Tallenna Uusi tyhjä esitys Avaa esitys Sulje aktiivinen ikkuna Kumoa Esityksen tai tekstin alkuun Esityksen tai tekstin loppuun Näppäinkomento Sarkain SHIFT + Sarkain CTRL + Enter CTRL + F CTRL + A CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + P CTRL + S CTRL + N CTRL + O CTRL + W CTRL + Z HOME END