Kuopion kaupungin tapahtumapalveluiden toiminta vuonna 2013 1 Tapahtumakaupungin kokonaiskuvan vahvistaminen Toimintasuunnitelma vuodelle 2013 tapahtumakaupungin palvelulupauksineen valmistui ja julkaistiin kaupungin tapahtumajärjestäjien nettisivuilla. Suunnitelman ja palvelulupauksien toteutumista seurattiin kolmannesvuosittain. Kuopion on järjestetty tavalla, joka mahdollisimman hyvin vastaisi kv:n hyväksymässä hallintosäännössä ( 8, k 2) peräänkuuluttamia asiakaslähtöisiä tavoitteita. Tätä varten muodostettiin vuonna 2012 poikkihallinnollinen ja sidosryhmistä koostuva tapahtumapalveluiden kehittämisjohtoryhmä (advisory board, lyh. AB). AB jatkoi toimintaansa vuonna 2013, kokoontui 6 kertaa ja täydentyi Tahkon edustajalla (Miikka Rintala) sekä varajäsenellä (Salla Kotsalainen). AB:n toiminta on osoittautunut tarpeelliseksi ja toimivaksi. Laajennettu AB:n kokous pidettiin 27.9.2013, johon kutsuttiin avoimesti kaikkia tapahtumajärjestäjiä. Tapahtumatukien jakamiseen keskittyvä poikkihallinnollinen tapahtumatyöryhmä kokoontui 5 kertaa. Vuoden 2014 tapahtuma-avustukset, jotka olivat haettavana 26.8.2013 mennessä, painottuvat imagovaikutusten arviointiin. Tapahtumatukien valmistelussa käytettiin olemassa olevia kriteerimäärityksiä soveltuvin osin. Vuonna 2013 käynnistyi myös kärkitapahtumien erityisesti imagohyötyjä arvioiva selvityshanke, minkä avulla osaltaan määritellään Kuopion tapahtumareferenssit. Tapahtumien avustukset ovat edelleen jakautuneet eri vastuualueille, ts. ovat osin muualla kuin tapahtumien avainprosessissa, ja järjestelmä ei siksi ole selkeässä yhtenevässä tavoiteohjauksessa parhaalla mahdollisella tavalla. Kolme tapahtumajärjestäjää, Anti Contemporary Art Festival, Kuopio RockCock ja Puijon Kisat, on lisäksi tehnyt 18.9.2013 yhteisen aloitteen pitkäaikaisten sopimusten aikaansaamiseksi. Aloitteeseen on tähän mennessä voitu vastata vain osittain, eli tähän saakka vain Puijon Kisat ja Finland Ice Maraton on yli vuoden menevien sopimuksen piirissä. Tapahtumapalvelut järjesti Kuopio - tapahtumien kaupunki III seminaarin 15.5.2013. Ilmoittautuneita osallistujia oli yhteensä 79. Avausluennoitsija Aleksi Valavuoren kannustava ja rohkaiseva esitys sai osallistujilta hyvän palautteen. Kyselyn mukaan tapahtumakaupunki-seminaarit koetaan tärkeiksi, toimijoilla on tarve tuntea paremmin toisia tapahtumajärjestäjiä ja vaihtaa kokemuksia sekä saada ajantasaista tietoa tapahtuma- ja matkailukaupungin kehittämisestä. Toimenpiteiden vaikuttavuusmittareiksi on määritelty tapahtumien taloudelliset, imagolliset ja sosio-kulttuuriset vaikutukset. Vuonna 2013 tapahtumien tuomat aluetaloudelliset vaikutukset ovat laskelmien mukaan 36,5 M. Suurin yksittäinen tapahtuma oli Kuopion Kuninkuusravit 2013. Tutkimus- ja Analysointikeskus TAK Oy:n tekemän kävijäkyselyn tuloksien mukaan Kuopion Kuninkuusraveissa 2013 oli 58.960 kävijää, jotka käyttivät tapahtuman aikana yli 10 miljoonaa euroa rahaa. Tapahtuma-alueella kävijät käyttivät rahaa yhteensä noin 5,04 miljoonaa euroa. Tapahtuman ulkopuolella Kuopiossa kävijät käyttivät yhteensä noin 4,98 M ; henkilöä kohden majoitukseen 1
keskimäärin 50, ravintolapalveluihin 40, polttoainekuluihin 32 ja muihin palveluihin 41. Tapahtumien myönteisiin taloudellisiin vaikutuksiin liittyvä uutisointi oli paikallis- ja maakuntalehdissä näkyvästi esillä usean artikkelin muodossa. Seuraava haaste on imagollisten hyötyjen mittaaminen ja mallintaminen. Henkilöstö- ja määräraharesurssien jaossa on jäänyt jalkoihin. Kuopion Matkailupalvelut oy:n toiminnan päätyttyä loppui myös monen henkilön työpanos, mikä oli ollut tapahtumakaupungille tärkeä. Palveluprosesseihin on kehitetty myös sähköisiä palveluita ja yhteistyökumppaneilla on merkittävä rooli. Muutamat kaupungin vastuualueet ovat jo ryhtyneet sijoittamaan työpanostaan myös tapahtumakaupungin hyödyksi. Tapahtumapalveluiden palveluprosessien edelleen kehittäminen vaatii kaupungilta henkilöstö- ja määräraha resursoinnin kohdentamista tälle laajenevalle vastuualueelle. Kuopio-Nilsiä kuntaliitos toteutui ja antoi vauhtia Kuopio-Tahko yhteistyölle. Nilsiässä ei ollut vastaavaa vastuualuetta. Nilsiä tuli kuntaliitoksen myötä Kuopion tapahtumapalveluiden ja tukien piiriin. Kuopion tapahtumakaupungin kehittäminen vuoteen 2025- suuntaviivojen tarkempi esittäminen tulee ensi vuonna. Kuopio nähdään monipuolisena tapahtumakaupunkina, jonka profiloituminen suuntautuu tanssin, musiikin, urheilun ja yhä enemmän myös festivaali- ja kaupunkitapahtumiin. Kuopiolla uskotaan olevan mahdollisuuksia kehittyä maassamme merkittävimpien tapahtuma- ja matkailualueiden joukkoon. 2 Kansallinen ja kansainvälinen verkottuminen Kuopion kaupunki solmi Suomen Olympiakomitean kanssa nelivuotisen Sport Finland -sopimuksen yhteistyöstä kansainvälisten urheilutapahtumien tukitoimissa. Tällä Kuopio varmisti osallisuutensa tärkeimpien liikunta- ja urheilutapahtumakaupunkien joukossa. Suomen Olympiakomitea ja uuden valtakunnallisen liikuntajärjestön VALO:n johto tapasivat Kuopiossa 10.4.2013. Finland Festivalsin yhteistyöhön on päästy osalliseksi Kuopio Tanssii ja Soi ry:n kumppanuuden kautta. Kansainvälistä verkottumista on toteutettu isännöimällä vieraita Kuopiossa ja osallistumalla Kuopiota koskeviin kansainvälisiin kokouksiin, mm. FIS:in kokouksiin Sveitsin Zurichissä. Lisäksi vierailtiin mc-tapahtumassa Saksan Willingenissä. Markkinointijohtaja ja tapahtumapalveluiden johtaja tapasivat Finland Ice Maratonin (lyh. FIM)tapahtumajärjestäjän kanssa kesällä Hollannin luisteluseuran edustajia. Ulkomaalaisia vetää Kallaveden luonnonjäille eksotiikka ja he näkevät Kuopion usein enemmän vetovoimaisempana luistelukaupunkina kuin me itse. Tilanne Hollannissa on kuitenkin muuttunut talouden myötä Kuopion kannalta aikaisempaa haasteellisemmaksi. FIM tähyääkin jatkossa myös Venäjän matkailun suuntaan jatkossa. Kuopion tapahtumakaupungin edustajana Miikka Rintala osallistui The power of international activities as a source towards stronger sports society seminaariin 30.8.2013 Espoon Dipolissa. Tapahtumapalvelut selvitti venäläisten tapahtuma-asiakkuuden kehittämistä Kuopion alueella. Harjoittelutyönä valmistui Venäläiset asiakkaana Kuopion alueella -raportti, jota jaettiin tapahtumajärjestäjille. Venäläiset tuovat merkittävästi matkailutuloja Kuopion alueelle ja ovat myös selvästi kasvava tapahtumakävijä-kohderyhmä. Tahkon talvikauden avajaisiin osallistuttiin 7.12.2012 lupaavasti lumisissa olosuhteissa sekä uusien yrittäjien ja puitteiden esittelyjen merkeissä. 2
Suomen Urheiluliitto ry:n liittovaltuuston vuosikokous pidettiin 19.11.2013 ja Suomen Ampumaurheiluliiton kokous 14.11.2013 vavi-talolla Kuopion tervehdyksillä. Innovaatio- ja opiskelijakaupunki imagon vahvistaminen Kuopion kaupunki yhdessä alueen jääkiekkoseurojen kanssa antoi yhteisen ns. kaupunkipari -tarjouksen ja esityksen alle 20-vuotiaiden jääkiekon MM-kisojen järjestämiseksi Kuopio-Mikkelissä vuonna 2015. Valinta tehdään ensi keväänä. Joulukuussa 2013 saatiin päätös, että Kuopio isännöi ensi kesänä 8. 10. elokuuta 2014 myös beach volleyn aikuisten, junioreiden ja opiskelijoiden SM-finaalit. Maailman suurimman juniorilentopallotapahtuman PowerCupin hakuselvitys valmistui. Kuopio tavoittelee tapahtumaa vuodelle 2016/2017 tai 2018. Tapahtumien konsepteissa, mm. FIM, Mäkihypyn MC, korostettiin opiskelijoiden ja lapsiperheiden näkökulmaa. Myös Tahkon tapahtumien suunnittelussa painopiste on yhä enemmän opiskelijoiden ja opiskelijajärjestöjen huomioimisessa. Puijon uusi K16 mäki, jossa 9.-10.3.2013 hypättiin Hopeasomman 40-vuotisjuhlakilpailut, nimettiin Matti Hautamäen mäeksi ja julkistettiin Puijon Kisojen yhteydessä. 3 Tapahtumajärjestäjien valmiuksien edistäminen Tapahtumajärjestäjien valmiuksia on edistänyt osaltaan SEKE -hanke, jota vetää Pohjois-Savon Liikunta ry:n ELYkeskuksen EU-tuella. Kuopion järjesti vuoden 2013 tapahtumakaupunkiseminaarin yhdessä SEKE-hankkeen kanssa. Hankkeessa on tapahtumakoulutusta liikuntajärjestöille vuosina 2013-2014. SEKE on koettu monen urheiluseuran taholta hyväksi kehityshankkeeksi, joka on edistänyt juuri tapahtumia. Tapahtumajärjestäjien valmiuksiin tulee kiinnittää enemmän huomiota koskien tapahtumien fyysisiä olosuhteita, liiketoiminnallista osaamista ja taloudellisia mahdollisuuksia sekä yhteismarkkinointia. Kuopiolaiset tapahtumajärjestäjät ja tapahtumapalveluiden johtaja osallistuivat Itä-Suomen Yliopiston järjestämään Tapahtumajohtamisen koulutukseen osana Urheilujohtamisen erillisopintoja (30 op). Opiskelu halutaan mahdolliseksi jatkossa paremmin myös Kuopion kampuksella, mikä toisi kuopiolaisia tapahtumaopiskelijoita enemmän mukaan. Supertapahtumavuoteen 2014 valmistautuminen aloitettiin jo syksyllä 2013. Tapahtumapalveluissa korostetaan etupainotteista toimintaa. Suurtapahtumat 2014 -workshopit pidettiin seuraavasti: - Kalevan Kisat 2014, pe 30.8. klo 9-12; Marko Ahtiainen, Kuopion Reipas ry - Puijon Kisat 2014 ja Puijo vuoteen 2016, ke 11.9. klo 9-12; Jarkko Ruhanen, PHS ry käytiin myös Puijon yleissuunnittelutilannetta ja kommentointia läpi - Kuopio Jukola 2014, ti 17.9. klo 9-12; Jouko Kaihua, KuoSu ry 3
Kuopio-Tahko -tapahtumien suunnittelukalenteri valmistui ajalle 2013-2017. Suunnittelukalenteri on työkalu, joka ohjaa tapahtumien sijoittumista tasapuolisemmin eri vuosille, ja eri kuukausille ympäri vuoden ns. hiljaisillekin ajoille. Esimerkiksi marras-joulukuulle mahtuu lisää tapahtumia, mistä onnistuneita esimerkkejä vuonna 2013 olivat I Love Kuopio tapahtuma Kuopion Jäähallissa 15.11.2013 ja Leningrad Cowboys- kuoron kiertueen aloitus Kuopiohallissa 27.11.2013. Molemmat tapahtumat vetivät 3 000-3 500 henkilöä paikanpäälle. Tahko Run toukokuussa ja Tahko Triathlon elokuussa ovat myös esimerkkejä matkailusesonkia pidentävistä tapahtumista. Vuonna 2017 juhlitaan 100-vuotista Suomea kesä- ja talvitapahtumissa. Kuopion kaupunki sopi KalPa-Hockey Oy:n kanssa kaupungin markkinointiin sekä tapahtumien tarjontaan ja sisällöntuotantoon liittyvät yhteistyöntavoitteet liikuntapaikkojen käyttöön liittyvällä sopimuksella. Supertapahtumavuosi 2014 otettiin virallisesti Kuopio-Jukolan ja Kalevan Kisojen osalta vastaan Jämsässä 16.6.2013 ja Vaasassa 27.7.2013. Kaupunginteatterin peruskorjauksen etenemisestä oli tiedotustilaisuus 18.11.2013. Peruskorjaus on edennyt hyvin. Myös tapahtumat tulevat saamaan peruskorjauksen ansiosta uuden 220-henkilöä vetävän tilan vuokrattavaksi. Teatterinjohtaja on osallistunut tapahtumakaupungin kehittämisjohtoryhmän työskentelyyn. Kuopion Joulutori järjestettiin ensimmäistä kertaa ja pilotointiajatuksella viikonloppuina 14.-15.12 ja 21.-22.12.2013. Kuopion kaupunkikeskustan kehittämisyhdistys ry toiminnanjohtaja on kutsuttu tapahtumakaupungin kehittämisjohtoryhmään. Vuonna 2013 Finland Ice Marathon onnistui järjestelyiltään hyvin, sää suosi, ja luistelujää oli huippukunnossa. Ulkomaalaisia vetää Kallaveden luonnonjäille eksotiikka ja he näkevät Kuopiossa useimmiten enemmän vetovoimaisen tapahtumakaupunkipotentiaalia kuin kaupunkilaiset itse. Maaliskuinen Puijon Kisat 2013 mäkihypyn maailmancup -tapahtuma oli vahva ns. näkyvyyspaketti Kuopiosta maailmalle. Median edustajia oli paikalla 100, suorissa lähetyksissä katsojia 10,5 miljoonaa, ja kumuloituvana 45,7 miljoonaa henkilöä. Suoraa tv-lähetystä Puijolta maailmalle oli 11,5 tuntia ja kumuloituva tv-lähetysaikaa 33 tuntia. Tapahtumassa oli myös opiskelijajärjestöt uudella tavalla mukana. Puijon Kisat 2013 ei saanut kaupungilta lisätukea tapahtumasta syntyneisiin yllättäviin tappioihin. PHS hoitaa tilannetta ja vuoden 2014 tapahtuman valmisteluun on voitu ryhtyä tyydyttävällä tavalla. Myös vuosien 2015 ja 2016 mc-tapahtumiin liittyvät neuvottelut yhteistyöstä on aloitettu. ANTI-festivaali kokosi hyvin sekä kansainvälistä että eri puolelta Suomea saapuvaa yleisöä viihtymään, ajattelemaan, ärsyyntymään ja kuvittelemaan nykytaiteen äärelle Kuopioon 24.-29.9.2013. Myös Kuopio Tanssii ja Soi oli menestys jälleen kerran. Kuninkuusravit Sorsasalossa oli yleisömenestys ja sai hyvän mediajulkisuuden. Kuopiossa järjestetty jalkapalloväen Pallo Halki-seminaari 2.8.2013 oli urheilun huipputason tapaaminen ja sai asiasisällöltään laajan median huomion. Viinijuhlat, Taidetori ja KuopioRock saavuttivat myös hyvän yleisömenestyksen. Rauhalahden ammattilaiskesäteatterin toiminta oli laadukasta, ja tapahtumajärjestäjä haluaa kehittyä tapahtumaja matkailukaupungin tavoitteissa. 4
Seitsemän eri tapahtumajärjestäjää nosti anniskeluasian (hep ltk päätös 99/2012) eli kaupungin liikuntahalleissa ja alueilla vuokrausehdoissa olevan tulkinnanvaraisen rajoittamisen uudelleen esiin. Lautakunta kävi asiasta lähetekeskustelun tapahtumapalveluiden esittelystä, mutta ei ole vielä asiaa käsitellyt uudelleen. 4 Tapahtumien aseman edistäminen kaupungin markkinoinnissa Tapahtumista on selvästi tullut yksi kaupungin markkinoinnin kärkiviesteistä. Uuden Kuopio-Tahko markkinointi Oy:n perustamisen valmisteluissa on AB pyrki tuomaan tapahtumakaupungin kantoja esille aloitteellisesti. Yhteismarkkinointi keskittyy Kuopio-Tahko kärkiajatteluun ja Kuopion osalta tapahtumatuotantoon. Tapahtumia aloittaa markkinoimaan nyt kaksi isoa markkinointikoneistoa: Kuopio-Tahko markkinointi oy sekä maakunnallinen markkinointihanke. Sen lisäksi tapahtumat ovat esillä kaupungin perusviestinnässä mm. Kuopio-lehdessä. Tapahtumat markkinoivat myös itse itseään. Kuopiota tulee aktiivisesti markkinoida myös tapahtumajärjestäjille. Asiakaskyselyssä tapahtumapalveluista tiedottaminen oli saanut kaikkein heikoimman arvosanan. Tapahtumapalveluiden markkinointiin on nyt siihenkin tulossa parannusta. 5 Tietovarannon luominen Tapahtumatoimialasta on tullut merkittävä ala niin taloudellisesti kuin toiminnallisestikin. Tietoa kerätään sähköisten kyselyiden avulla mm. tapahtumien taloudellisista vaikutuksista ja asiakastyytyväisyydestä. Tämän lisäksi on joitakin yliopisto- ja tutkimuslaitosyhteyksiä, jotka tukevat tiedon keruuta ja käyttöä, sekä aiempia julkaisuja ja tilastoja. Tapahtumakaupungin kehittämistä tukevaa tutkimusta tarvitaan lisää. 6 Tapahtumapalveluiden palveluprosessien kehittäminen ja ylläpitäminen Tapahtumapalveluiden palveluprosesseja ovat hakuprosessi-, tapahtumajärjestäjä-, arviointi- ja tietopankkipalvelut. Tapahtumajärjestäjäpalveluista merkittävin kehittämisen väline on Opas tapahtumajärjestäjälle, jossa on kuvattu yleisimmät asiakasprosessit kysymysten ja vastausten muodossa. Tapahtumajärjestäjän oppaasta löytyy nyt kaikki käytännössä tapahtumajärjestäjän keskeiset prosessit. Oppaan nettiversiota päivitettiin vuoden alussa. Erityisesti maanomistajalupaprosessia on käyty läpi tavoitteena, että asiakas saa yhdenluukun palvelun periaatteen mukaista palvelua maanomaistajanlupa@kuopio.fi asiakkuuspostin kautta, ja vain yhden päätöksen, vaikka alueella olisi useamman kaupungin vastuualueen toimijoita. Mallia jatkokehitettiin myös E-lomakkeelle, jossa asiakas ohjataan varsin tehokkaasti vh-päätöstä varten hakemaan maanomistajan luvan, anniskelu-luvan ja pienen tapahtuman ilmoitushakemuksen, mikä olisi ns. kevennettyä menettelyä. Lomake saataneen käyttöön vuoden 2014 aikana ja kytkentä kaupungin sähköiseen 360-asianhallintajärjestelmään. 5
Vuoden 2014 suurtapahtumat Kuopiossa viranomaisyhteistyö workshop pidettiin 26.9. 2013. Workshop sai osallistujilta hyvän palautteen, mm. järjestysmies-koulutusta ja liikennesuunnittelua saatiin järjestymään workshopin jälkeen paremmin. Jukolan viesti -tapahtumien tiedonvaihto -tilaisuus pidettiin Kuopiossa 8.-9.11.2013. Teemana oli tapahtumien talous ja viranomaisyhteistyö. Tiedonvaihtoon osallistui 6 eri Jukola-paikkakuntaa. Maakunnallinen brändihanke ei alkanut markkinoimaan vuonna 2012 valmistunutta verkkopohjaista tapahtumakalenteria, www.kuopiontapahtumat.fi, ja käyttöön otettiin kokonaan toinen sähköinen tapahtumakalenteri. Tapahtumajärjestäjille on valmistunut 17-kohtaista itsearviointilomake, mistä tapahtumajärjestäjä voi tarkistaa ja palauttaa mieleen keskeisiä vastuita tapahtumaa suunnitellessa. Lomake julkistettiin tapahtumajärjestäjien nettisivuilla. AB teki ehdotuksen tapahtumien puisto- ja katualueiden vuokrakäytäntöjen uudistuksesta. Noin 5-8 aluetta on arvioitu mahdolliseksi ns. tuotteistaa tapahtuma-alueiksi. Työ vaatii suunnittelu- ja tuotteistamistyötä, mihin toivotaan löytyvän vielä työpanostakin. Tapahtumapalvelut kokosi Puijon urheilualueen historiaa 1800-luvun lopulta alkaen sekä toteutti PUIJO!- valokuvanäyttelyn 5.-20.3. tavoitteena virittää Puijon kehittämistä koskevaa keskustelua. Tapahtumakaupungin AB kokosi näkemyksensä Puijon urheilualueen ja laen yleissuunnitelman tarkista varten. Tapahtumien tarpeet tulisi ottaa huomioon mahdollisimman hyvin. Tapahtumapalveluiden ja Kuopion Painatuskeskuksen yhteistyöllä valmistui vuoden 2013 seinäkalenteri, jota tilattiin 1000 kpl, pääasiassa kaupungin omiin yksiköihin. Seinäkalenterissa on vuoden tapahtumat ja niiden ajankohdat. Asiakaspalautetta kerättiin tapahtumajärjestäjiltä tammikuussa e-lomakekyselyllä. Tapahtumajärjestäjät antoivat Kuopio tapahtumakaupungin tavoitteille kouluarvosanan 9- ja kaupungin kanssa tehdylle yhteistyölle kouluarvosanan 8. Tapahtumapalveluista tiedottaminen sai arvosanan 7,5. Kuopiossa 9. tammikuuta 2014 Lisätietoja: Kuopion kaupungin Jaana Vasankari, s-posti: jaana.vasankari@kuopio.fi, puh. 044-7182 810 6