1 PERHON KUNTA Kunnanhallitus TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET VUODELLE 2014 Kuntalain 65 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Kunnanvaltuusto hyväksyi kokouksessaan 16.12.2013 v. 2014 talousarvion. Valtuusto hyväksyi talousarviossa toimielimelle tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Talousarvio on muutettavissa vain kunnanvaltuuston päätöksellä. Vuoden 2014 talousarvion laadinnassa on pyritty menojen suhteen mahdollisimman realistiseen talousarvioon. Talousarvio on hyväksytty hallintokuntien esittämässä muodossa. Talousarviomuutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana ja muutosten tulee perustua poikkeuksellisiin palvelutarpeesta johtuviin perusteisiin. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Sitovuustaso ja käyttösuunnitelman laatiminen Taloussuunnitelman vuosi 2014 on sitova talousarviovuosi. Sitovuustaso on käyttötalousosassa tulosalueittain toimintamenot ja toimintatulot, investointiosassa luetellut investoinnit kohteittain. Palkkamenojen ja henkilöstösivukulujen menot ovat sitovia, niitä ei voi käyttää muiden menojen katteeksi. Tuloslaskelmassa sitovia eriä ovat verotulot, valtionosuudet, korkotuotot ja kulut, muut rahoitustuotot ja kulut. Rahoituslaskelmassa sitovia eriä ovat antolainojen lisäys ja vähennys, pitkäaikaisten saamisten lisäys ja vähennys sekä pitkäaikaisten lainojen lisäys ja vähennys. Sen jälkeen kun kunnanvaltuusto on vahvistanut talousarvion, tulee toimielinten päättää talousarvioehdotusten laadintavaiheessa hyväksymiensä käyttösuunnitelmien tarkistamisesta vastaamaan valtuuston hyväksymää talousarviota. Edelleen myös viranhaltijan tulee tarkistaa käyttösuunnitelmaehdotuksensa vastaamaan toimielimen hyväksymää tulosyksikön käyttösuunnitelmaa. Talouden seurantaan kiinnitetään erityistä huomiota. Talousarvion toteutumista (sekä käyttötalousosan että investointiosa) seurataan hallintokunnittain.
2 Tilivelvollisia ovat Maksamismääräys Kirjanpito Kunnanhallitus, kunnanjohtaja, johtavat viranhaltijat oman hallinnonalansa osalta. Ti livelvollisuus edellyttää määrärahojen käytön ja toteutuneiden tavoitteiden seurantaa sekä sisäistä valvontaa. Hallintosäännön 6 :n mukaisesti tulosalueille ja tulosyksiköihin tulee määritellä virkanimikkeittäin vastuuhenkilöt, jotka vastaavat em. asioista. Laskujen hyväksyjät vastaavat laskujen oikeellisuudesta, ei maksamisesta. Ostolaskut käsitellään sähköisesti v. 2008 käyttöönotetulla ProEconomica -ohjelmalla. Jos laskut viedään suoraan pankkiin, niissä on oltava maksumääräys. Maksumääräysoikeus (raha tilin käyttöoikeus) on hyväksytty kunnanhallituksen puheenjohtajalle, kunnanjohtaja Jukka Hillukkalalle, hallintojohtaja/vastaava ja toimistosihteeri Armi Kirvesmäelle. Kirjanpito perustuu talousarvioon ja käyttösuunnitelmiin. Menot ja tulot kirjataan oi keille yksiköille, tileille ja erittelyille kirjanpitolain mukaisesti suoriteperusteisesti, eli silloin, kun tavara tai palvelu on vastaanotettu tai luovutettu. Kassat tilitetään kunnan tilille rahalaitokseen pääsääntöisesti 1 kerta/viikko tai kuitenkin viimeistään silloin, kun kassa ylittää 350 euroa. Rahaa saavat kerätä kassaan Toimintakeskus, Kirjasto, Keskustoimisto ja Jalmiinakodin ruokapalvelut. Jos joku muu ottaa rahaa vastaan, on se toimitettava viivytyksettä kunnan tilille pankkiin tai kunnan virastolla neuvonnan kassaan. Pankkiin toimitetusta suorituksesta toimitetaan asianmu kainen tiliöity tulotosite kirjanpitoon. Kun rahaa on kerätty esim. retkellä osallistumismaksu, on maksajista liitettävä lista kirjanpidon tositteeseen. Laskutus hoidetaan pääsääntöisesti atk-ohjelmien kautta. Asiakkaalle ei anneta pankkisiirtoa käteen ohi atk-seurannan. Laskutukseen on tuotava kunnalle perittävät maksut viivyttelemättä. Vuoden aikana syntynyttä laskutusmateriaalia ei pidä pantata tilinpäätösvaiheeseen. Kirjanpitolaki edellyttää, että tapahtumat kirjataan välittömästi niiden tapahduttua. Sosiaalija terveystoimen asiakasmaksujen ja etuuksien maksun osalta noudatetaan Jyta:n peruspalvelulautakunnan ja kunnan välillä solmittua palvelusopimusta maksuliikenteen osalta. Saatavien perintä hoidetaan viivytyksettä yhden karhulaskun jälkeen. Osastopäälliköitä ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöitä tiedotetaan saatavatilanteesta vuoden aikana ja vähintään kolmesti vuodessa osavuosikatsausten yhteydessä. Perhon kunnan perintä hoidetaan ulosoton lisäksi perintätoimiston kautta. Sen lisäksi kunnanhallitus antaa tarvittaessa erillisiä ohjeita saatavien perinnästä. Kunnanjohtajalla ja osastopäälliköillä on oikeus tehdä asiakkaan kanssa harkintansa mukaan sopimus maksujärjestelystä. Sopimus
3 maksujärjestelystä voidaan tehdä vain niistä laskuista, jotka eivät vielä ole perintätoimiston hoidettavana. Maksujärjestelysopimuksesta tulee käydä ilmi, mitä laskua yksilöidysti järjestely koskee. Maksujärjestelystä viedään viivytyksettä kirjallinen tiedote ao. laskutusta ja perintää hoitavalle sekä taloussihteerille. Laskutusta ja perintää hoitava seuraa ja valvoo maksuohjelman toteutumista. Tositteen muoto on määritelty KirjanpitoL 5 7 :issä. Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liike tapahtuman. Tositteesta täytyy selväkielisesti ilmetä, mitä maksetaan tai mistä laskute taan. Ostotositteissa esim. kalustoa ostettaessa on kirjoitettava tositteeseen selväkieli sesti, mitä on ostettu. Tämä sen takia, että esine voidaan nimetä käyttöomaisuuskirjan pitoon vietäessä. Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on allekirjoituksella var mennettava. Tositteet kirjataan asianmukaisille tileille. Tärkeää on, että käytetään oikeaa tiliryhmää esim. tarvikkeet tarviketileille ja palvelut palvelutileille, vaikka määräraha ei olisikaan juuri oikealla tilillä. Kunnan eri yksiköiden välisessä palvelujen ja tavaroiden myynnissä käytetään sisäisiä tilejä ja hinnat ovat arvonlisäverottomia. Hintoihin ei lasketa sisäistä katetta. Hankinnat ja kaluston merkintä, investointiosa Yli 10.000 euron ja käyttöiältään yli 3 vuoden kalusto ja sitä isommat hankekokonaisuu det on kirjattava investointiosaan. mm. atk-hankinnat. Em. rajaa pienemmät hankinnat kirjataan käyttötalousosaan. Kalusto on merkittävä kunnan omaisuudeksi käyttöomaisuuskirjanpitoon ja mikäli mahdollista erillisellä polttomer kinnällä (kunnan nimi ja y-tunnus). Huom. tavarahankinnat tulee tehdä siten suunnitellusti, että laskutus perustuu tavarantoimittajalta kunnalle tulevaan laskuun, koska kunta voi tällöin vähentää hankintaan sisältyvän arvonlisäveron. Tietokoneiden, tulostimien ym. atk-kaluston hankinnan suorittaa keskitetysti kunnan atk-vastaava (tai sijainen), vaikka määräraha on tulosalueella. Opetustoimen atk-hankinnoista vastaa opetustoimen atk-vastaava (tai sijainen). Tietokoneiden ja tulostimien sarjanumerot on merkittävä erilliseen luetteloon. Hankintoja tehtäessä noudatetaan hankintalain lisäksi kunnanhallituksen hyväksymiä hankintaohjeita ja hankintasopimuksissa tulee ottaa käyttöön julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot sekä tavara- että palveluhankinnoissa. Samoin muihin hankintoihin tulee ottaa käyttöön ko. alalle hyväksytyt julkisten hankintojen sopimusehdot (esim. IT-hankinnat). Investointihankinnat (kilpailutuksineen) tehdään hyvissä ajoin ennen vuoden loppua siten, että hankintaprosessi tai hanke tulee olla käynnistynyt viimeistään ennen marraskuun alkua, jotta siitä tuleva meno voidaan kirjata talousarviovuodelle, mikäli lasku tavarantoimittajalta tulee käsiteltäväksi vasta talousarviovuoden päätyttyä tammikuussa.
4 Virkamatka, virantoimitusmatka ja koulutuskustannusten korvaaminen Kunnan autot Matkalasku Vuoden 2012 alusta alkaen kaikki kunnan autot ovat kotipalvelun tai kiinteistötoimen käytössä: Kotipalvelu: Ford Escort, vm 1998, JCJ-699 Kiinteistötoimi: Opel Zafira, vm 2000, IYJ-700 Kotipalvelu ja sairaanhoito: Toyota Corolla, vm 2006, UVY-639 Ateriankuljetusauto Ford, vm 2011, VYT-259 Virka- ja virantoimitusmatkat on tehtävä kunnalle edullisimmalla tavalla. Virkamatka on esimiehen matkamääräykseen perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaisiin työtehtäviin, esim. koulutusmatkat tai kuntien yhteistoiminnan tms. johdosta tehtävät kokous- tai koulutusmatkat. Kyseessä on samalla työsuoritus, jonka korvaamisesta ja lukemisesta työaikaan on määräykset ja ohjeet KVTES:ssä. Virantoimitusmatka on tavanomaista tehtävien hoitamista esim. kotikäynti, tarkastus-, hoito- ja huoltomatkat. Esimiesten on huolehdittava, että matkat ovat todella tarpeellisia tehtävän hoidon kannalta. Korvaukset KVTES:n mukaan. Matkalaskut on laskutettava kuukausittain matkalaskulomakkeella. Matkalaskuun tulee matkareitti ja matkan tarkoitus mahdollisimman selkeästi. Matkalaskuun on liitettävä kurssiohjelma, josta käy ilmi kurssin alkamis- ja päättymis ajankohta sekä kunnan kustantamat ateriat. Matkalaskun liitteeksi myös mahdolliset matkaliput, taksikuitit jne. Palkanlaskenta ei maksa puutteellisia matkalaskuja. Matkakorvaus oman auton käytöstä on 0,43 /km 5.000 ensimmäiseltä kilometriltä vuodessa ja seuraavilta km:ltä 0,39 /km. Korvaus lisämatkustajasta auton kuljettajalle on 0,03 euroa/hlö/km. Päivärahat työ- tai virkamatkan kestoajasta riippuen: (matkan ulotuttava yli 15 km:n etäisyydelle työpaikasta) KVTES:n mukaan. Kaikki matkalaskut maksetaan palkanmaksun yhteydessä 15. ja 31 pv. Aineisto toimitettava 10 päivää ennen palkanmaksupäivää palkkalaskentaan. Matkalaskuja ei makseta ostoreskontran kautta. Matkalaskujen oikeellisuuden seuranta hoidetaan sisäisen valvonnan kautta satunnaisin otannoin vuoden aikana.
5 Palkat, sijaisuudet, lomien ja koulutuspäivien seuranta Kaikista työsuhteista, myös työllistämistuki- ja kesätyöntekijöistä, tehdään kirjallinen työsopimus. Määräaikaisten työntekijöiden työsopimuksiin tai määräaikaisen viranhaltijan ottamista koskevaan päätökseen tulee ehdottomasti merkitä lainmukainen peruste määräaikaisuudelle (ks. työsopimuslaki ja laki kunnallisesta viranhaltijasta). Työllistämistuella palkattavista tulee toimittaa viipymättä viranhaltijapäätös ja työsopimus palkanlaskijalle. Työsopimuksessa ja viranhaltijapäätöksessä tulee olla selkeästi merkintä, että kyseessä on työllistämistukeen perustuva määräaikaisuus. Palkanlaskija hakee työllistämistuet keskitetysti. Lyhyisiin (1-5 päivää) sijaisuuksiin ei pääsääntöisesti palkata sijaista. Palkattomat vapaat ja sairauspoissaolot tiedotetaan kunnanhallitukselle kuukausiraportissa. Kaikista myönnetyistä vapaista tulee tehdä viranhaltijapäätös, myös ilman todistusta myönnetyistä sairauslomista. Palkkatiedot on toimitettava täydellisenä palkanlaskentaan välittömästi työsuhteen alettua, myös kesätyöntekijöistä. henkilötiedot, henkilötunnus ja osoite verokortti pankkitilin numero työsuhteen määräaikaisuus ja päättymispäivä määräaikaisuuden peruste palkan menokohta todenmukaisesti esimiehen allekirjoitus, kuulakärkikynällä Muuttuvat pankkiyhteystiedot on toimitettava kirjallisena ja allekirjoitettuna. Lääkärintodistukset on toimitettava viipymättä hyväksymismerkinnöin palkanlaskijoil le. Lääkärintodistukseen tulee merkitä päiväys, milloin lääkärintodistus on toimitettu esimiehelle (KVTES: pitkissä sairauslomissa ensimmäinen päivä on palkaton, jollei todistusta ole toimitettu määräajassa). Vastuualueen esimiehellä on oikeus harkintansa mukaan myöntää enintään kolmen päivän poissaolo työstä oman tai lapsen sairauden vuoksi ilman lääkärin tai hoitajan kirjoittamaa todistusta. Päätös poissaolon myöntämisestä perusteineen on toimitettava palkanlaskentaan poissaolojen seurantaa varten. Esimiehen on lisäksi noudatettava niitä ohjeita, mitä varhaisen tuen mallissa on esimiehelle sairauslomien osalta annettu. Vuosiloman siirtäminen työkyvyttömyyden johdosta Uusien määräysten mukaisesti viranhaltija/työntekijä voi pyytää vuosiloman tai säästövapaan siirtämistä, jos hän on loman alkaessa tai sen aikana sairauden, synnytyksen tai tapaturman johdosta työkyvytön. Sama oikeus loman siirtämiseen on, jos tiedetään, että hän joutuu lomansa aikana sellaiseen sairaanhoitoon, jonka aikana hän on työkyvytön (KVTES IV luku 11 ). Muuttunut määräys koskee jatkossa koko lomaa, enää ei ole 7 päivän karenssia loman aikana sairastuttaessa. Määräyksiä sovelletaan 1.3.2014 alkaen.
6 Työ- ja virkasuhteen päättymisestä on ilmoitettava palkanlaskentaan. Esimiehet, jotka ovat palkanneet henkilön, ovat vastuussa työsuhteen päättymisen ilmoittamisesta pal kanlaskentaan, myös työllistämistuella palkattujen. Esimiesten on seurattava alaistensa lomien pitämistä. Vuosiloman antamisessa noudatetaan KVTES:n määräyksiä, luku IV. Epäselvissä tapauksissa ohjeita antaa palkka-asiamies ja palkanlaskija. Koulutuspäivät Esimiesten on seurattava alaistensa koulutuspäivien kertymistä viranhaltija päätöksiä tehtäessä (koulutuskoodi). Nimenkirjoittajat Lautakuntien ja johtokuntien on joka vuosi päätettävä ja nimettävä ne henkilöt, joilla on oikeus vastaanottaa tavarat ja hyväksyä laskut. Käyttöoikeudet Otto-oikeus Virkavapaus Toimielimen esimiehen tai atk-tukihenkilön on lakkautettava atk-ohjelmien käyttäjäoikeudet ja sähköpostitilit niiltä viran haltijoilta ja työntekijöiltä, joiden työsuhde kuntaan on päättynyt. Käyttöoikeuden lakkauttamisesta tulee viipymättä antaa ilmoitus ohjelman pääkäyttäjälle toimenpiteitä varten. Kunnan hallintosäännön 82 mukaan kunnan viranomaisen on neljän päivän kuluessa viranhaltijapäätöksestä tai lautakunnan pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava lautakunnalle tai kunnanhallitukselle niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa lautakunnan tai kunnanhallituksen käsiteltäväksi. Ottoviranomaisen on ratkaistava otto-oikeuden käyttö lautakunnan tai kunnanhallituksen seuraavaan kokoukseen mennessä. Työntekijän siirtyessä toiseen vakinaiseen, vakinaisluonteiseen tai määräaikaiseen tehtävään Perhon kunnan ulkopuolella olevaan organisaatioon, virkavapautta/ työlomaa voidaan harkinnan mukaan myöntää enintään yhdeksi (1) vuodeksi / työntekijä tai viranhaltija, jonka jälkeen työntekijä palaa työhön tai irtisanoutuu tehtävästään, harkintavaltaa käyttää kunnanhallitus. Jos työntekijä anoo virkavapautta tai työlomaa siirtyäkseen määräaikaiseen tehtävään Perhon kunnan sisällä, virkavapaus tai työloma omasta tehtävästä voi kestää enintään määräajan. Muussa tapauksessa omasta tehtävästä virkavapaa/työloma voi kestää enintään vuoden.
7 Vuoden 2014 talousarvio on samalla talouden sopeuttamissuunnitelma Ennakoiva ja vahva kuntatalous vuoden 2013 aikana aloitettua talouden sopeuttamista jatketaan valtionosuusleikkaukset, uudistus tulossa vuoden 2015 alusta voimaan talouden sopeuttaminen voi tarkoittaa myös lomautuksia ja henkilöstön ja henkilöstökulujen uudelleenjärjestelyitä Kasvatus- ja opetustoimen organisaatio muutetaan hallinnoltaan keveämmäksi ja voimavaroja vapautetaan opetustyöhön Teknisen- ja ympäristötoimen palvelut tuotetaan omassa kunnassa kahden viranhaltijan voimin palvelutuotannon tehostamiseksi on löydyttävä uusia toimintatapoja ja välttämättä ei voida tuottaa kaikkia aiemmin tarjottuja palveluita Toimivat peruspalvelut Painopistealueena on sosiaali- ja terveystoimen edelleen kehittäminen siten, että perusterveydenhuollon ja siihen kiinteästi liittyvien sosiaalitoimen tehtävien sekä laajaa väestöpohjaa edellyttävien palvelujen järjestäminen toteutuu Kunta- ja palvelurakenneuudistuslain mukaisesti. Perhon kunta on mukana Jokivarsikuntien yhteistoiminta-alueessa, johon kuuluu sopijaosapuolina seuraavat kunnat: Halsua, Kannus, Kaustinen, Lestijärvi, Perho, Toholampi ja Veteli. Perhon kunta toimii järjestelyssä palvelun tuottajana. Vuoden 2014 aikana erityisesti terveyskeskuslääkärin ja hammaslääkärin tehtäviin tulee panostaa niin, että terveydenhoitopalvelujen tuottaminen lähipalveluna ei vaarannu. Sosiaali- ja terveystoimessa palvelutuotannon mitoitus sekä vastuualueet tarkistetaan kaikissa yksiköissä -> hammaslääkärimitoitus tarkistetaan v. 2014, hoito- ja palvelusuunnitelmat ajantasalle maaliskuun 2014 loppuun mennessä, Jalmiinakodin henkilöstömitoitusta lasketaan 0,66 -> Palveluprosesseja kehitetään tiiviissä yhteistyössä henkilöstön kanssa. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Virat ja tehtävät on kunnan toimintaa varten, ei yhtä hallintokuntaa tai työpaikkaa varten. Työsopimukseen ja viranhoitomääräykseen kirjataan, että työntekijä/viranhaltija palkataan kunnan palvelukseen ja mikä on työtehtävän ensimmäinen sijoituspaikka. Sairauspoissaolot keskimäärin korkeintaan 13 päivää/työntekijä Sijaisten ottamisessa on ensisijaisesti kiinnitettävä huomiota laitoksen/osaston mahdollisuuksiin selviytyä tehtävien järjestelystä ilman sijaisten ottamista. Sijaiseksi on ensisijaisesti pyrittävä ottamaan kunnan palveluksessa olevaa, tilapäisesti lomautettavaa henkilöstä. Henkilöstömenot ovat sitovia. Täyttämättömien virkojen/toimien henkilöstömenojen säästöä ei voida käyttää palkkojen tarkistukseen tai muuhun tarkoitukseen ilman valtuuston hyväksymistä. Avoimeksi tulevia virkoja ja toimia ei saa täyttää vuonna 2014 ilman kunnanhallituksen suostumusta. Sijaisuudet voidaan täyttää ilman erillistä lupaa talousarvion puitteissa.
8 Riskienhallinta on olennainen osa johtamista. Perhon kunta ottaa tulevana talousarviovuonna riskienhallinnan osaksi toimintojaan; vieraan pääoman korkoriski, sijoitustoiminta, omaisuusriskit, henkilöstöriski (myös eläköityminen)