Ecom hinnastopalvelu LV-, Ilma- ja Kylmäala 2013 2013 -merkistä tunnistat uudet ominaisuudet
Tuote- ja hintatietojen päivitys Ecom OVeTista Ecom Ovet hinnastopalvelu on tehty palvelemaan Ecomin LVI-, Kylmä- ja Sähköalan asiakkaita, jotta tuotetietojen ja muiden tiedostojen tuonti Ecomiin olisi helpompaa. Talotekniikka-ala on edistyksellinen ala siinä mielessä, että tuotetiedoille on luotu selkeä standardi, joita kaikki merkittävät alan toimijat käyttävät. Tuotetietojen hallinta koostuu kolmesta eri tiedostosta, joita kaikkia tarvitaan tuotetietojen saamiseksi Ecomiin: Tuotetiedot, hinnat ja alennusluettelot. Tuote- ja hintatiedot ovat kaikille asiakkaille samat, minkä vuoksi niitä voidaan jakaa Ecomiin siten, että ne ovat ladattavissa yhdestä ainoasta paikasta kerralla ja erittäin kätevällä tavalla. Tuotetiedot pitävät sisällään tuotteen perustiedot ja hintatiedot puolestaan sisältää tuotteiden hinnat. Sen lisäksi hintatietoihin on lisätty erityinen tieto siitä, mihin alennusryhmään se kuuluu kullakin toimittajalla. Jokainen asiakas saa toimittajalta yrityskohtaisen alennusluettelon, jonka saa toimittajalta pyytämällä omaan sähköpostiin. Tiedoston on oltava OVT-muodossa. Excel-muotoiset alennusluettelot eivät sovellu Ecomiin ajettaviksi. Kun alennusluettelo on saatu myyjältä, on se ajettava Ecomiin. Sen vieminen ohjelmaan on kerrottu Tuotteet (LVI) käsikirjassa yksityiskohtaisesti. Myös Ecomin puhelintuki auttaa mielellään alennusluettelon sisäänviennissä etäohjelman avulla. Kun ohjelmassa on sisällä kaikkien niiden toimittajien tuotetiedot hintoineen ja alennuksineen, voidaan tuotteille asettaa myyntihinnat kuntoon laskutusta ja muita myyntiohjelmia varten. Myös tarjouslaskenta ja ostotilaukseen tarvittavat asiat ovat kunnossa. Ecom Ovet hinnastonpalvelu sisältää tuotehinnastojen lisäksi myös kuvatiedostoja ja muita dokumentteja, joita voi ohjelmistoon hakea tarvittaessa. Jotkut tiedostot ovat sellaisia, jotka vaativat tietyn ohjelmistolisenssin, jotta niitä voi palvelusta noutaa. Ohjelma ilmoittaa silloin erikseen, että ovatko ne haettavissa omaan ohjelmistoonsa.
1. Automaattinen tuote- ja hintatietojen päivitys Ecom OVeTista Automaattinen tuote- ja hintatietojen päivitys löytyy valikosta ohjelmat ja tietojensiirto, josta valitaan OVeT palvelu (hinnastot internetistä). Tämä valinta löytyy usein myös aloitussivun Hinnastot painikkeena.
2 Tiedostojen valinta Ecom OVeTista Ecom OVeT Hinnasto ja tiedostopalvelu avaa internet-yhteyden automaattisesti ja siirtyy hinnastojen valintasivulle (kuva alla). Ohjelma näyttää ensimmäisellä kerralla kaikki ne tiedostot, joita Ecomiin voi hakea.
2.1 LVI-alan hinnastojen valinta LVI-alan hinnastojen valinta tapahtuu niin, että muista vaihtoehdoista otetaan valinta pois. Ohjelma näyttää vain valittujen tuotealojen hinnastot. Seuraavalla kerralla ohjelma muistaa käytetyn valinnan. Ecomiin voi asettaa hälytyksen päälle hinnastonpäivityksistä. Alla olevaan ikkunaan voi merkitä, keiden toimittajien hinnastoihin haluaa seurannan päälle. Jos LV-ala on valittuna ja esimerkiksi hälytykseen on valittu Onnisen tiedostot, hälyttää ohjelma vain, jos Onnisen LV-alan tiedosto on päivittynyt. Muiden toimialojen tiedostopäivityksen eivät hälytystä laukaise.
2.2 Haluttujen tiedostojen valinta Vasemmalla olevalla valinta-painikkeella valitaan ne tiedosto, jotka halutaan siirtää Ecomiin. Kuvassa on valittu Onnisen tuotteet ja ja hintatiedot. Jokaisella rivillä on noudettu pvm:n kohdalla päiväys, Jos tiedosto on jo noudettu. Jos tiedosto on uusi, eikä sitä ole noudettu, näkyy rivi lihavoituna. Tiedonsiirron ensimmäisessä vaiheessa ohjelma hakee Internetin yli tiedostot ensin tietokoneelle. Tiedonsiirrosta kertova palkki etenee alusta loppuun tiedosto kerrallaan niin monta kertaa, kuin tiedostoja on valittu siirtoon. Kun kaikki tiedostot on siirretty, aloittaa ohjelma siirtämään tiedostoja Ecomiin.
2.3 Tiedot siirtyvät Ecomiin automaattisesti Seuraavaksi tietoja aletaan siirtää Ecomiin. Tässäkin vaiheessa ohjelma tekee tietojen siirron yhtä monta kertaa, kuin on ladattavia tiedostoja. Siirto tapahtuu automaattisesti näyttäen ne valinnat, joita yritys on omaan tietojensiirtoon valinnut. Kun kaikki siirtotiedostot on siirtyneet Ecomiin, siirtyy ohjema seuraavaan vaiheeseen.
3 Lopuksi suoritetaan hinnoittelu Tietojen siirron jälkeen ohjelmisto pyytää hinnoittelemaan tuotteet laskutusta ja muita myyntiohjelmia varten. Hinnoittelu tehdään tuotealoittain niin, että ne tuotealat, jotka halutaan hinnoitella, merkitään Hinnoittelekenttään K-arvolla. Seuraava-painikkeella voidaan jatkaa tuotteiden hinnoittelua. Hinnoittelurutiini on kerrottu tarkemmin sähköalan tuotekäsikirjassa.
3.1 Tuotteiden hinnoittelu, hinnoittelutapa 2/4 Toisessa hinnoitteluikkunassa valitaan yrityksen käyttämä hinnoittelutapa. Ohjelma muistaa aiemmin tehdyn hinnoittelun valinnat, joten hinnoitteluasetuksia ei tarvitse muuttaa uutta hinnoittelua tehtäessä, kun hinnoittelutapa pysyy yleensä samana. Seuraava-painikkeella ohjelma siirtyy eteenpäin.
3.3 Tuotteiden hinnoittelu, toimittajajärjestys 3/4 Tähän kenttään määritellään omat toimittajat tärkeysjärjestykseen myyntihinnan määrityksen osalta. Välttämättä tässä listassa oleva tärkein toimittaja ei ole tärkein ostopaikka, vaan se toimittaja, joiden myyntihintoja haluaisi käyttää myyntihintana. Jos esimerkiksi itselle tärkein toimittaja käyttää liian alhaisia myyntihintoja omille tuotteilleen, on silloin järkevää valita sellainen toimittaja, joiden lähtöhinta on tarpeeksi ylhäällä. Se toimittaja, joka on ylimpänä on se toimittaja, jonka hintaa ehdotetaan myyntihinnan muodostukseen sellaisissa tuotteissa, joissa toimittajalla on hinta. Jos toimittajalla ei ole hintaa olemassa tuotteelle, otetaan myyntihinnaksi seuraavana listalla olevan tuotteen myyntihinta. Se toimittaja, kenellä on pienin prioriteettinumero, on listassa ylimpänä.
3.4 Tuotteiden hinnoittelu, hintasäännöt 4/4 Kun aiemmin valittiin tukkurin hinnalla hinnoittelu, näyttää hinnoittelusäännöt sivu silloin tältä. Tähän kenttään liittyvät hinnoittelusäännöt käydään läpi paremmin LVI-tuotteet -käsikirjassa. OK-painikkeella ohjelma aloittaa hinnoittelun, kunhan vielä vastaa, että haluaa sen käynnistyvän. Kun tuotteet on hinnoiteltu, ilmoittaa ohjelma siitä erikseen. Hinnoittelu kestää noin 5 minuuttia. Hinnoittelun kesto on kiinni koneen suoritustehosta.
4 Kuvien siirto Ovet-palvelusta Ecom Ovet palvelun kautta on mahdollista siirtää tuotekuvia suoraan Ecomin tuoterekisteriin. Sen jälkeen kun ohjelmisto on haettu Ecomin Ovet-palvelusta vietyä tietokoneelle, avaa ohjelmisto seuraavan ikkunan. Ohjelmisto automaattisesti kuvatietojen siirron automaattisen etenemisen vaiheet. Kun kuvat on siirretty, siirtyy ohjelma Ecomin aloitusikkunaan. Kun kuvat on siirretty, löytyvät ne tuoterekisteristä kyseisen tuotteen kohdalta.