Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri Hallintamalli 1.11.2011 Mikko Huovila Antero Lehmuskoski Juha Mykkänen Paula Leinonen Virpi Hotti Miia Saarelainen
Versio Päiväys Kohdat Muutoksen sisältö Tekijät 1.0 1.11.2011 Johtoryhmän 1.11.2011 hyväksymä kaikki SOSIAALIALAN TIETOTEKNOLOGIAHANKE SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ Suomen kuntaliitto Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Itä- Suomen sosiaalialan osaamiskeskus 2
Sisältö 1 Johdanto... 5 2 Julkisen hallinnon arkkitehtuurin hallinta... 6 2.1 Yleiskuva arkkitehtuurihallinnasta... 6 2.2 Arkkitehtuurihallinnan päätöksentekotasot... 8 2.3 Arkkitehtuurityön organisointi... 9 3 Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurinhallinnan organisointi... 10 3.1 Sosiaalihuolto osana terveys ja hyvinvointi kohdealuetta... 10 3.2 SOKKA arkkitehtuurihallinnan organisointi... 10 3.2.1 Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin vastuutaho... 10 3.2.2 Sosiaalihuollon arkkitehtuurin johtoryhmä... 11 3.2.3 Sosiaalihuollon arkkitehtuurivastaava... 11 3.2.4 Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmä... 11 3.2.5 Arkkitehtuuriryhmän alatyöryhmät... 13 3.3 Arkkitehtuuriryhmän työprosessi... 14 4 Arkkitehtuuritoiminnan johtaminen... 16 4.1 Kokonaisarkkitehtuurin kytkentä sosiaalihuollon johtamiseen... 17 4.2 Arkkitehtuuritoiminnan organisointivastuu... 18 4.3 Muutostekijöiden seuranta ja arviointi... 19 4.4 Arkkitehtuuritoiminnan suunnittelu... 19 4.4.1 Arkkitehtuurinhallinnan vuosikello... 19 4.5 Arkkitehtuurilinjaukset... 20 4.6 Arkkitehtuurikehittämisen ohjaus... 22 4.7 Viestintä ja koulutus... 23 4.8 Arkkitehtuurityön seuranta ja jatkuva kehittäminen... 23 4.8.1 Arkkitehtuurikyvykkyyden vuosittainen kypsyystasoarviointi... 23 4.8.2 Hallintamallin tarkistaminen... 23 4.8.3 Kokonaisarkkitehtuurimittareiden käsittely... 24 4.8.4 Kehittämispolun ja arkkitehtuurisalkun päivittäminen... 24 3
4.8.5 Arkkitehtuurityön vuosiraportointi... 24 5 Arkkitehtuurinhallinta kehittämisprojekteissa... 25 5.1 Arkkitehtuurinhallinta ratkaisujen elinkaaren osana... 25 5.2 Arkkitehtuurinhallinta osana projektisuunnitelmaa... 26 5.3 Projektisuunnitelmien ja projektituotosten käsittely... 26 6 Arkkitehtuuritoiminnan muutoksenhallinta... 28 6.1 Muutoksenhallinnan yleiskuva... 28 6.2 Rajoitettu erityistapaus... 30 6.3 Muutoksenhallintaprosessit... 30 6.3.1 Muutospyynnön käsittely... 30 6.3.2 Muutoksen toimeenpano prosessina... 32 7 Lähteet... 33 Liite 1 Vaihtoehtoja sosiaalihuollon KA- työn organisoimiseksi osana Terveys ja hyvinvointi - kohdealuetta 4
1 Johdanto Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamallilla tarkoitetaan toiminta- ja ohjausmallia sekä siihen liittyviä organisatorisia rakenteita. Hallintamalli on kuvaus siitä, miten sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin hallinta organisoidaan, millaisia rooleja siihen kuuluu sekä millaisilla prosesseilla sosiaalihuollon arkkitehtuuria suunnitellaan ja kehitetään. Tämä dokumentti on Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa laadittu ehdotus Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliksi. Siinä kuvataan menettelyt arkkitehtuurin hallintaan sekä muutosten käsittelyyn ja hyväksymiseen. Hallintamalli on osa sosiaalihuollon kansallista kokonaisarkkitehtuuria (SOKKA), jonka sisältö on kuvattu pääpiirteissään dokumentissa Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri yleiskuvaus. Hallintamalli on osa SOKKA:n osa- alueiden muodostamaa kokonaisuutta (ks. kuva 1). Sitä täydennetään Tietomääritysten hallintamallilla, jossa kuvataan tietoarkkitehtuurin kehittämisen ja ylläpidon prosesseja yksityiskohtaisemmalla tasolla. SOKKA Yleiskuvaus KA- menetelmä (JHS 179) Hallintamalli Kypsyystasomalli (JHKA) Linjaukset- ja kuvaukset Kehittämispolku Kuva 1 Hallintamalli osana Sosiaalihuollon kansallista kokonaisarkkitehtuuria Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli on tarkoitettu ensisijaisesti arkkitehtuurin ohjauksesta vastaavien tahojen käyttöön. Hallintamallia voidaan kuitenkin hyö- dyntää myös laajemmin arkkitehtuurityössä sosiaalihuollon eri organisaatioissa. Hallintamallin pohjana on käytetty julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin luonnosta (v.0.95). Tätä dokumenttia tehtäessä julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurista oli julkaistu luonnosversiot, eivätkä lopulliset versiot eivät ehtineet valmistua ennen tämän doku- mentin hyväksymisprosessia. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli perustuu vuonna 2007 luotuun valti- onhallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalliin. Samalle pohjalle perustuvia hallintamalle- ja ovat myös kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli sekä korkeakoulujen Kartturi hallintamalli. Myös terveydenhuollon alueellisen ja paikallisen tason arkkitehtuurin (TAPAS) hallintamalli on pääprosesseiltaan ja rakenteeltaan vastaavanlainen. 5
2 Julkisen hallinnon arkkitehtuurin hallinta 2.1 Yleiskuva arkkitehtuurin hallinnasta Arkkitehtuurin hallintamallilla tarkoitetaan kokonaisarkkitehtuurin toiminta- ja ohjausmallia sekä tähän liittyviä organisatorisia rakenteita. (JHKA Hallintamalli 0.95, 5) Julkisen hallinnon KA- hallintamallin perusperiaatteita ovat (JHKA Hallintamalli 0.95, 5): Arkkitehtuurihallinta on prosessilähtöistä. Arkkitehtuurin hallinta kuvataan jäsen- nettyinä prosesseina. Arkkitehtuurilinjausten hyödyntäminen. Arkkitehtuurinhallinnan tehtävänä on varmistaa, että julkisen hallinnon arkkitehtuurilinjauksia noudatetaan ja hyödynne- tään julkisen hallinnon palveluita järjestävissä organisaatioissa erityisesti kehittämis- projektien yhteydessä. Arkkitehtuurilinjausten vastaisia ratkaisuja ei tehdä, kaikki poikkeamat hyväk- sytetään muutoksenhallintamenettelyn kautta. Muutoksenhallinnan avulla arkki- tehtuurikuvaukset pidetään ajan tasalla ja sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuri yh- denmukaistuu aidosti. Johtamisen vuosikello. Arkkitehtuurin johtamisprosessit sijoitetaan etukäteen määri- tettyyn vuosikelloon, jonka avulla varmistetaan systemaattinen ja seurattava arkkiteh- tuurin kehittäminen ja olemassa olevien linjausten noudattaminen. Jatkuvan kehittämisen periaate. Arkkitehtuurilinjaukset, arkkitehtuurimenetelmä ja itse arkkitehtuurin hallintamalli ovat eläviä malleja, joita arvioidaan säännöllisesti ja joita muutetaan toimintaympäristön ja/tai tarpeiden muuttuessa. Arkkitehtuurin hallintamalli perustuu prosessilähtöiseen menettelyyn ja jakautuu kolmeen pääprosessiin (JHKA Hallintamalli 0.95, 6): Arkkitehtuurin johtaminen Arkkitehtuurin hallinta kehittämisprojekteissa Arkkitehtuurin muutoksenhallinta Arkkitehtuurityön lähtökohta on toiminnan johtamisessa ja strategisessa kehittämisessä. Arkkitehtuurin johtamisen prosessissa kehittämistarpeet kootaan vuosikellon ja akuuttien tarpeiden mukaisesti yhteen arkkitehtuurin kehittämisen syötteeksi. Tämän pohjalta syntyy arkkitehtuurin kehittämispolku. (JHKA Hallintamalli 0.95, 6) 6
Toiminnan johtaminen ja strateginen kehittäminen Arkkitehtuurin johtaminen Jatkuva kehittäminen Arkkitehtuurin kehittämisen suunnittelu ja johtaminen Arkkitehtuurin viestintä ja käytön varmistaminen Muutosten hallinta Arkkitehtuurin hallinta kehittämisprojekteissa (arkkitehtuurin hyödyntäminen) Kuva 2 Arkkitehtuurin hallinnan pääprosessit (JHKA Hallintamalli 0.95, 6) Johtamisprosessiin kuuluu keskeisesti jatkuvan kehittämisen periaate. Tällä tarkoitetaan hallin- tamallin, arkkitehtuurimenetelmän ja tavoitetilan arkkitehtuurisuositusten toimivuuden ja kehittymisen säännöllistä mittaamista sekä kehittämishankkeiden käynnistämistä arvioitujen muutostekijöiden ja mittaustulosten pohjalta. (JHKA Hallintamalli 0.95, 6) Arkkitehtuurin johtaminen jakautuu yleisten johtamisprosessien lisäksi kolmeen alaprosessiin (JHKA Hallintamalli 0.95, 6): Arkkitehtuurin kehittäminen Arkkitehtuurin viestintä ja käytön varmistaminen Arkkitehtuurin ja arkkitehtuuritoiminnan jatkuva kehittäminen Arkkitehtuurin hallinta kehittämisprojekteissa prosessi jakautuu kolmeen osaprosessiin: Keskeisten kehittämiskohteiden tunnistaminen Hyödyntäminen ja noudattaminen Arkkitehtuurituki Hyödyntämis- ja noudattamisprosessissa projektien arkkitehtuurinmukaisuus ja olemassa olevan arkkitehtuurin hyödyntäminen varmistetaan. (JHKA Hallintamalli 0.95, 7) Muutoksenhallinnan kautta käsitellään arkkitehtuurilinjauksista poikkeaminen, arkkitehtuu- rilinjausten ja kuvausten täydentäminen, ylläpito ja uudet arkkitehtuurilinjaukset. (JHKA Hal- lintamalli 0.95, 7) 7
2.2 Arkkitehtuurihallinnan päätöksentekotasot Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri on jäsennetty toiminnallisiksi kohdealueiksi sekä hallintosektorikokonaisuuksiksi. Tällä tavoitellaan koko julkisen hallinnon kokonaisarkkiteh- tuurin hallittua kehittämistä. (JHKA Hallintamalli 0.95, 8) Julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri sisältää linjauksia, jotka ohjaavat koko julki- sen hallinnon toimintaa ja organisaatioita. Toiminnalliset kohdealueet taas tarkentavat julkisen hallinnon yhteisiä linjauksia ja muodostavat kohdealueen toimintaa ohjaavat arkkitehtuurilin- jaukset ja kuvaukset. Hallintosektorien (valtio/kunta) kokonaisarkkitehtuurit taas luovat sek- torin organisaatioita ohjaavia arkkitehtuurilinjauksia. (JHKA Hallintamalli 0.95, 8) Kohdealueiden ja hallintosektorien organisoituminen perustuu hierarkkisiin päätöksenteko- kerroksiin. Kerrosten tehtävänä on ylhäältä alaspäin ohjata alemman hierarkiatason arkkiteh- tuurin muodostumista sekä alhaalta ylöspäin koostaa kehittämis- ja muutostarpeita ylemmille tasoille. Hierarkkisella arkkitehtuurin hallinnalla pyritään varmistamaan palvelujen yhteentoi- mivuus sekä kansallisesti muodostuttujen tavoitteiden ohjautuminen rakenteen alemmille tasoille. (JHKA Hallintamalli 0.95, 8) Yksittäisen julkisen hallinnon organisaation on huomioitava omassa arkkitehtuurityössään sekä organisaationäkökulma (hallintosektorin arkkitehtuuri), että toiminnallinen näkökulma (kohdealuearkkitehtuurit). Näiden lisäksi tulee ottaa huomioon myös mahdolliset sidosarkki- tehtuurit. (JHKA Hallintamalli 0.95, 9) Kuva 3 Julkisen hallinnon KA- päätöksentekotasot (JHKA Hallintamalli v. 0.95, 9) 8
2.3 Arkkitehtuurityön organisointi Kokonaisarkkitehtuurin hallinta organisoidaan sen päätöksentasoja vastaavaksi rakenteeksi. Hierarkisesti ylempänä oleva organisaatiorakenne ohjaa alempaa rakennetta ja alempi rakenne vastaavasti tuottaa muutostarpeita ja ehdotuksia ylemmille rakenteille. (JHKA Hallintamalli 0.95, 10) Arkkitehtuurinhallinta organisoidaan samalla tavalla kaikilla hierarkiatasoilla (JHKA Hallinta- malli 0.95, 10): Arkkitehtuurityötä ohjaa ohjaus/johtoryhmä Varsinaista arkkitehtuurityötä toteuttaa asiantuntijoista koostuva arkkitehtuuriryhmä Arkkitehtuurityön toteutuksen käytännön päätöksenteosta vastaa nimetty omistaja. Ryhmien välinen päätöksenteko tapahtuu hierarkkisesti. Alemman tason arkkitehtuurilinjauk- set, joilla on vaikutusta kohdetta laajempaan kokonaisuuteen julkisessa hallinnossa, hyväksyte- tään pääsääntöisesti ylemmällä tasolla ennen linjauksen voimaantuloa. (JHKA Hallintamalli 0.95, 10) Kuva 5 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallinnan organisatorinen rakenne ja ohjaus- vaikutus (JHKA Hallintamalli v. 0.95, 10) 9
3 Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin hallinnan organisointi 3.1 Sosiaalihuolto osana terveys ja hyvinvointi - kohdealuetta Terveys ja hyvinvointi - kohdealueen vastuutaho on sosiaali- ja terveysministeriö. Kohdealuee- seen kuuluvat kokonaisuudet ovat (JHKA kohdealuejako 0.95, 14): sosiaali- ja terveydenhuolto sosiaaliturva ympäristöterveydenhuolto Kohdealuejako ei ole yhdenmukainen julkisen hallinnon organisaatiorakenteen kanssa, vaan se on muodostettu siten, että toiminnallisesti yhteenkuuluva kokonaisuus muodostaa kohdealu- een. Kohdealueen avulla kootaan eri toimijat yhdessä suunnittelemaan kohdealueen toimintaa ja sitä tukevia tietojärjestelmiä ja niiden yhteentoimivuutta. (JHKA KA- kohdealueen tehtävät v. 0.95, 2) Kohdealueen arkkitehtuurityön keskeiset tuotokset ovat (JHKA KA- kohdealueen tehtävät v. 0.95, 5): Kohdealueen KA- hallintamalli Kohdealueen osa- aluejako Kohdealueen arkkitehtuurilinjaukset ja kuvaukset Kohdealueen KA- kehittämispolku KA- suunnittelumenetelmänä käytetään yleistä julkisen hallinnon menetelmää (JHS 179). Sa- moin kypsyystasomallina käytetään julkisen hallinnon yhteistä menetelmää. Tätä dokumenttia tehtäessä terveys ja hyvinvointi kohdealueen arkkitehtuurityön organisoin- tia ei ollut vielä aloitettu. 3.2 SOKKA arkkitehtuurihallinnan organisointi 3.2.1 Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin vastuutaho Sosiaalihuollon kansallisen kokonaisarkkitehtuurin vastuutahona toimii Terveyden ja hyvin- voinnin laitoksen operatiivisen ohjauksen yksikkö OPER. Vastuutahon tehtävänä on nimittää SOKKA- arkkitehtuurin arkkitehtuurivastaava ja huolehtia siitä, että arkkitehtuurityö on resur- 10
soitu asianmukaisesti. Vastuutaho vastaa myös siitä, että määritetty SOKKA- hallintamalli sitoo kohdealueella tehtävää toimintaa. 3.2.2 Sosiaalihuollon arkkitehtuurin johtoryhmä Sosiaalihuollon arkkitehtuurin johtoryhmä johtaa sosiaalihuollon yhteistä arkkitehtuurityötä. Johtoryhmän tehtäviä ovat (JHKA Hallintamalli 0.95, 18) : Arkkitehtuurin johtamisprosessista vastaaminen Arkkitehtuurilinjausten hyväksyminen o Sosiaalihuollon arkkitehtuurilinjausten hyväksyminen o Sosiaalihuollon arkkitehtuurin tavoitetilojen ja viitearkkitehtuurien hyväk- syminen o Sosiaalihuollon arkkitehtuurin muutospyyntöjen ja muutosehdotusten hy- väksyminen Sosiaalihuollon KA- kehittämispolun hyväksyminen Sosiaalihuollon yhteisten arkkitehtuurin kehittämishankkeiden ja toimeenpanohank- keiden ohjaus arkkitehtuurinäkökulmasta Sosiaalihuollon arkkitehtuurin johtoryhmään kuuluvat arkkitehtuurin vastuutaho sekä toimin- nasta pääasiallisesti vastaavat organisaatiot: Sosiaali- ja terveysministeriö Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kuntien edustajat Sosiaalihuollon yksityisten palveluntuottajien edustajat Sosiaalialan osaamiskeskusten edustajat Sosiaalialan tiedonhallinnan opetusta ja tutkimusta tekevien korkeakoulujen edustajat Mahdollisesti muiden toimijoiden edustajat Johtoryhmän jäsenten tulee tuntea sekä sosiaalihuollon substanssia, että kokonaisarkkitehtuu- rityötä. Tarkemmin ryhmän jäsenten osaamistarpeita on kuvattu luvussa 4.2. 3.2.3 Sosiaalihuollon arkkitehtuurivastaava Sosiaalihuollon arkkitehtuurivastaavana toimii Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen nimeämä henkilö. Hän vastaa arkkitehtuurinhallintaprosessista sekä arkkitehtuurimenetelmän sovelta- misesta kehittämistyöhön sosiaalihuollossa. Sosiaalihuollon arkkitehtuurista vastaava johtaa sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmän toimintaa ja esittelee sosiaalihuollon arkkitehtuurin kuu- luvat asiat kokonaisarkkitehtuurin johtoryhmälle. (JHKA Hallintamalli 0.95, 18) 3.2.4 Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmä 11
Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmä toteuttaa ja hallinnoi sosiaalihuollon arkkitehtuurityötä. Arkkitehtuuriryhmän tehtäviä ovat (JHKA Hallintamalli 0.95, 18-19): Vastaa sosiaalihuollon yhteisen arkkitehtuurin kehittämisprosessista. Sosiaalihuollon arkkitehtuurilinjausten hallinta o Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin arkkitehtuurilinjausten soveltami- nen sosiaalihuollossa o Kohdealueen arkkitehtuurilinjausten soveltaminen sosiaalihuollon osa- alueella o Sosiaalihuollon arkkitehtuurin tavoitetilojen (linjausten) käsittely o Sosiaalihuollon arkkitehtuurin muutospyyntöjen ja muutosehdotusten käsit- tely Yhteistyö muiden arkkitehtuuriryhmien kanssa o Seuraa kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin muutoksia ja kehittämishank- keita o Seuraa muiden saman kohdealueen osien arkkitehtuurien muutoksia ja kehit- tämishankkeita o Seuraa muita sidosarkkitehtuureja o Raportoi ja tiedottaa keskeisestä kehittämisestä julkisen hallinnon arkkiteh- tuuriryhmälle sekä muiden kohdealueiden / hallintosektoreiden arkkitehtuu- riryhmille Sosiaalihuollon KA- kehittämispolun suunnittelu ja hallinta Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin kehittämis- ja toimeenpanohankkeiden hal- linta arkkitehtuurinäkökulmasta Antaa lausuntoja sosiaalihuollon arkkitehtuuriprojekteissa määritettävistä arkkiteh- tuurikuvauksista tai linjauksista Valvoo KA- kehittämispolun sekä laadittujen arkkitehtuurisuositusten noudattamista ja täytäntöönpanoa. Ohjaa myös sosiaalihuollon yhteisten ratkaisujen kehittämistä arkkitehtuurinäkökul- masta Ylläpitää sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuria sekä seuraa ja valvoo sen toteutu- mista. Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmään kuuluvat sosiaalihuollon arkkitehtuurin vastuutaho sekä edustus sosiaalihuollon toteuttamis-, kehittämis-, ja koulutusorganisaatioista. Sosiaalihuollon arkkitehtuurivastaava THL:n muut edustajat Kuntien edustajat Sosiaalihuollon palveluntuottajien edustajat Sosiaalialan osaamiskeskusten edustaja Sosiaalialan tiedonhallinnan opetusta ja tutkimusta tekevien korkeakoulujen edustajat Mahdollisesti muiden toimijoiden edustajat Arkkitehtuuriryhmä voi tarvittaessa valita keskuudestaan eri arkkitehtuurinäkökulmille omat vastaavat. 12
Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmä toimii aktiivisesti yhteistyössä ainakin seuraavien tahojen kanssa: Terveys ja hyvinvointi kohdealueen arkkitehtuuriryhmä Terveydenhuollon arkkitehtuuriryhmä Muiden sidosarkkitehtuurien arkkitehtuuriryhmät Muita? Arkkitehtuuriryhmä vastaa siitä, että sosiaalihuollon toimintaa ja arkkitehtuuria kehittävät projektipäälliköt koulutetaan arkkitehtuurinhallinnan avainperiaatteisiin. Ryhmä voi kokoontua tavanomaisten kokousten lisäksi virtuaalisesti. 3.2.5 Arkkitehtuuriryhmän alatyöryhmät Arkkitehtuuriryhmän alaisuuteen voidaan myös perustaa myös alatyöryhmiä. Arkkitehtuuriryhmä nimittää alatyöryhmät Alatyöryhmä vastaa vastuualueensa arkkitehtuurityöstä ja sen tuloksista Alatyöryhmä esittää sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmälle keskeiset vastuualuettaan koskevat arkkitehtuurilinjaukset (Kartturi 2011, 17) Yksi näistä ryhmistä on Sosiaalihuollon tietoarkkitehtuuriryhmä, jonka toimintatapa on kuvattu Sosiaalihuollon tietomääritysten hallintamalli dokumentissa. Muita mahdollisia ryhmiä voisivat olla mm. toiminta- arkkitehtuuriryhmä, jonka tehtävänä on seurata sosiaalihuollon toiminnan kehittymistä ja lainsäädännön muutoksia Tietojärjestelmäryhmäm jonka tehtävänä mm. tietojärjestelmäjäsennyksen ylläpito, tietojärjestelmähankkeiden ohjaus ja kuuntelu, tietojärjestelmätoimittajafoorumin jär- jestäminen. 13
3.3 Arkkitehtuuriryhmän työprosessi Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmän tehtävät voidaan jaotella seuraaviksi käsittelyä ohjaaviksi työprosessikokonaisuuksiksi (JHKA Hallintamalli 0.95, 19): Valmistelu Valmisteluvaiheessa huolehditaan siitä, että arkkitehtuurityö on tavoitteellista, ennustettavaa ja systemaattista. Tämä koostuu seuraavista tehtävistä: Kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin seuranta Sidosarkkitehtuurien seuranta KA- kehittämispolun määrittäminen Arkkitehtuuriryhmän budjetin valmistelu Käsittely, päätöksenteko, linjaukset Tällä työprosessikokonaisuudella tarkoitetaan varsinaista operatiivista arkkitehtuurityötä ja aktiivista arkkitehtuurilinjausten ja päätösten tekoa: Sidosryhmäyhteistyö Arkkitehtuurilinjausten laatiminen Arkkitehtuurilinjausten muutoksenhallinta Lausunnot kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin ja muiden kohdealueiden osien KA- linjauksiin Seuranta Seurannalla varmistetaan arkkitehtuurityön vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä muodostetaan arkkitehtuurityötä jatkuvasti kehittävä malli: Linjausten toimeenpanon seuranta ja ohjaus KA- toiminnan mittareiden arviointi Toiminnan raportointi ohjausorganisaatioille ja sidosryhmille KA- projektisalkunhallinta Kehittäminen konkretisoidaan KA- projektisalkunhallinnalla, joka tukee kaikkia edellä kuvattuja johtamisen elinkaaren vaiheita. Projektisalkunhallintaa ohjataan julkisen hallinnon yleisen 14
projektisalkunhallinnan menetelmin (JHS/PMBOK) ja projektien seurantaan käytetään sähköis- tä projektienhallinnan työkalua. 15
4 Arkkitehtuuritoiminnan johtaminen Sosiaalihuollon arkkitehtuuritoiminnan johtamisprosessin tarkoituksena on johtaa, kehittää ja seurata arkkitehtuurityötä sosiaalihuollossa (JHKA Hallintamalli 0.95, 21): Kuva 6 Arkkitehtuurin johtaminen (JHKA Hallintamalli 0.95, 22) Arkkitehtuurin johtamisprosessin tarkoituksena on varmistaa, että sosiaalihuollon kokonais- arkkitehtuuria kehitetään sosiaalihuollon ydintoiminnan tarpeiden pohjalta hallitusti ja syste- maattisesti. (JHKA Hallintamalli 0.95, 22) Käytännössä arkkitehtuurin johtamista toteutetaan sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmän koko- uksilla sekä näiden valmistelulla. Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmä kokoontuu itse sopiman- sa aikataulun mukaisesti, mutta vähintään kuukausittain. (JHKA Hallintamalli 0.95, 22) Arkkitehtuurin johtamisen tehtävät voidaan prosessijäsennyksen lisäksi jakaa ajallisiin tehtä- viin (JHKA Hallintamalli 0.95, 22): 1. Vuosikelloon sidotut johtamisprosessit Vuosikelloon sidotut tehtävät käynnistyvät ennalta sovituin määräajoin ns. vuosikellon mukaan. Nämä tehtävät käynnistyvät ulkoisista tekijöistä riippumatta 2. Jatkuvat johtamisprosessit Jatkuvat johtamisprosessit sisältävät tehtäviä, joita tehdään jatkuvasti liittämättä niittä tiettyihin ajankohtiin. jatkuvat johtamisprosessit ovat käynnissä riippumatta ulkoisista käynnistäjistä. 3. Reagoivat johtamisprosessit 16
Reagoivat johtamisprosessit käynnistyvät tyypillisesti vain ennakoimattomasti ulkoi- sesta käynnistystekijästä. 4.1 Kokonaisarkkitehtuurin kytkentä sosiaalihuollon johtamiseen Kokonaisarkkitehtuuri on suunnittelu- ja hallintamenetelmä, jonka tarkoituksena on parantaa organisaatioiden ja toimintojen yhteentoimivuutta. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän avulla voidaan myös kehittää itse toimintaa ja sitä tukevia ratkaisuja. Arkkitehtuurin kehittäminen kiinnitetään systemaattisesti osaksi toiminnan strategista ja taktista suunnittelua. (JHKA Hallin- tamalli 0.95, 20; Kartturi 2001, 14) Sosiaalihuollon strategisella ja taktisella suunnittelulla tarkoitetaan tässä lähinnä sosiaali- ja terveysministeriön ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen laatimia strategisia linjauksia ja pitkän aikavälin suunnitelmia sosiaalihuollon kehittämisestä (mm. lainsäädäntö, strategiat) Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä ja sen periaatetason tuotokset (arkkitehtuuriperiaatteet, sidosarkkitehtuurit) sekä keskeisimmät käsitteellisen tason arkkitehtuurikuvaukset (roolit, sidosryhmät, palvelut, prosessikartta) toimivat strategisen ja taktisen suunnittelun tukena. (JHKA Hallintamalli 0.95, 20; Kartturi 2001, 14) Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuri tukee sosiaalihuollon toimijoiden johtamisprosesseja mm. seuraavin tavoin (muok. Kartturi 2001, 15): Toiminta- arkkitehtuurin avulla voidaan luoda mahdollisimman realistinen kuva sosi- aalihuollon toiminnasta ja sosiaalipalveluiden tuottamisesta. Tämä luo paremmat edel- lytykset käydä perusteltua keskustelua toiminnan toteuttamisesta. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän avulla saadaan systemaattinen ja yhdenmukainen kuva organisaatioiden toiminnasta ja niiden IT- ratkaisuista. Menetelmän avulla pysty- 17
tään hahmottamaan parempi kuva prosessien toiminnasta ja saadaan eväitä prosessien ja toiminnan kehittämiseen. Kehittämistoiminnan vaikutukset saadaan kuvattua aikaisempaa paremmin. Arkkitehtuurimenetelmän avulla saadaan kiinnitettyä huomioita tietoresursseihin. Arkkitehtuurityö parantaa yhteentoimivuutta koko sosiaalihuollossa, sosiaalihuollon toimijoiden välillä sekä yksittäisten sosiaalihuollon toimijoiden sisällä. Johdolle syntyy parempi kokonaiskuva valintojen seurauksista ja merkityksestä. Arkkitehtuuritoiminnan kytkeminen toiminnan johtamiseen tuottaa seuraavat tuotokset: Toiminnan kehittämisen kanssa yhteen sovitettu arkkitehtuuritoiminnan vuosikello Arkkitehtuuritoiminnan muutostekijöiden jäsennys ja arviointi Kehittämissalkun keskeisimmät hankkeet Budjetti 4.2 Arkkitehtuuritoiminnan organisointivastuu Johtamisprosessilla varmistetaan, että arkkitehtuurityö on aina tarkoituksenmukaisesti organi- soitua. Sosiaalihuollon arkkitehtuurin organisointi on kuvattu edellisissä luvuissa. Arkkitehtuurin johtaminen prosessin onnistunut toteuttaminen edellyttää seuraavanlaisen osaamisen kokoamista tai kehittämistä (JHKA Hallintamalli 0.95, 22): Sosiaalihuollon tavoitteiden ja haasteiden tunteminen Prosessiosaaminen JHS 179 kokonaisarkkitehtuurimenetelmän hyvä tuntemus ja sisäistäminen Arkkitehtuurilinjausten tavoitetilakuvausten tunteminen ja sisäistäminen Päätöksentekokyky Yleinen suunnitteluosaaminen Teknologian mahdollisuuksien ja reunaehtojen ymmärtäminen Kokonaiskuvan hahmottaminen ja hallinta Yhteistyökyky Viestintäkyky Edellä kuvattua osaamista on oltava sekä johtoryhmässä, että arkkitehtuuriryhmässä. Keskeiset tuotokset: Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmän organisointi Nimetyt jäsenet 18
4.3 Muutostekijöiden seuranta ja arviointi Sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmä seuraa sosiaalihuollon sekä terveys- ja hyvinvointikohde- alueen arkkitehtuurityön keskeisiä muutostekijöitä ja sidosarkkitehtuureja. Arkkitehtuuriryhmän jäsenet seuraavat muutostekijöitä ja sidosarkkitehtuureja sekä jatkuvasti että vuositasolla. Keskeisimmät havainnot käsitellään arkkitehtuuriryhmän kokouksissa. Sosi- aalihuollon arkkitehtuurilinjauksia tai KA- kehittämispolkua muutetaan tarpeen mukaan näiden pohjalta. (JHKA Hallintamalli 0.95, 23) Arkkitehtuuriin vaikuttavat muutostekijät tunnistetaan, kootaan yhteen ja käsitellään vuosita- solla vuosikellon mukaisesti KA- mittareiden arvioinnin jälkeen ennen talousarvion hyväksy- mistä. (JHKA Hallintamalli 0.95, 23) Keskeiset tuotokset: Tunnistetut ja luokitellut muutostekijät Sidosryhmäarkkitehtuurien keskeiset käsitellyt linjaukset 4.4 Arkkitehtuuritoiminnan suunnittelu Arkkitehtuuritoiminnan suunnittelu liitetään toiminta- ja taloussuunnittelun osaksi. Arkkiteh- tuuritoiminnan suunnittelu tehtävät ovat (JHKA Hallintamalli 0.95, 23-24): Pitkän aikavälin suunnittelu: KA- kehittämispolun laatiminen ja vuosittainen päivittä- minen Keskeisten kehittämisprojektien kokoaminen kootuksi kehittämissalkuksi Seuraavan vuoden tarkennettu suunnittelu: kehittämisprojektien tunnistaminen ja suunnittelu Kokonaisarkkitehtuurityön vuosikellon laatiminen ja päivittäminen Keskeiset tuotokset Arkkitehtuuritoiminnan vuosikello KA- kehittämispolku Kootut kehittämishankkeet 4.4.1 Arkkitehtuurinhallinnan vuosikello Arkkitehtuurinhallinnan vuosikellon avulla systematisoidaan arkkitehtuurin kehittämisen ja toimeenpanon suunnittelu, muutostarpeiden käsittely, arkkitehtuurin kehittymisen ja hyötyjen arviointi sekä varmistetaan arkkitehtuurityön riittävä rahoitus. (JHKA Hallintamalli 0.95, 24) 19
Arkkitehtuuriryhmän vuosikelloon sidottuja arkkitehtuurin johtamisen tehtäviä ovat (JHKA Hallintamalli 0.95, 24): Arkkitehtuurimittarien mittausarvojen kirjaus ja käsittely Arkkitehtuurikyvykkyyden arviointi Sidosarkkitehtuurien käsittely (yhteensovittaminen) Arkkitehtuurin kehittämispolun ja kehittämisohjelman/suunnitelman päivittäminen Keskeisten kehittämisprojektien kokoaminen ja arviointi Kehittämispolun konkretisoiminen arkkitehtuuriprojekteiksi Sosiaalihuollon KA:n vuosikello pitää sisällään samat vaiheet kuin julkisen hallinnon ko- konaiasarkkitethtuurin vuosikello. Tässä esityksessä vaiheita on kuitenkin aikaistettu kahdella kuukaudella, jotta vuosikellon mukaiset tehtävät voidaan synkronoida ylempien ja alempien arkkitehtuuritasojen kanssa. Vuosikelloa tulee tarkentaa siten, että sen vaiheet ovat yhteenso- pivia Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksen hallintokäytäntöjen kanssa. Sosiaalihuollon KA- hallinnan vuosikellon vaiheet (Muok. JHKA Hallintamalli 0.95, 24): tammikuu: sidosarkkitehtuurien arviointi helmikuu: kehittämistarpeiden kerääminen maaliskuu: kehittämiskohteiden kerääminen projekteiksi huhtikuu: kehittämisaihioiden kuvaaminen toukokuu: toiminnan väliarviointi kesäkuu: kehittämissuunnitelman tarkentaminen heinäkuu: elokuu: seuraavan kauden budjetointi syyskuu: kehittämiskohteiden käynnistämispäätökset lokakuu: kehittämiskohteiden viestintä marraskuu: arkkitehtuurikyvykkyyden arviointi joulukuu: toiminnan arviointi, tulosmittarien asettaminen KA- kehittämispolkua päivitetään vähintään neljännesvuosittain helmi-, touko-, elo- ja marras- kuussa. 4.5 Arkkitehtuurilinjaukset Arkkitehtuuriryhmä valmistelee arkkitehtuurilinjaukset johtoryhmän hyväksyttäväksi. KA- linjauksen yhteydessä tulee määritellä kyseisen linjauksen viestinnästä vastaava henkilö sekä laatia tiivis viestintäsuunnitelma. (Kartturi 2011, 23) Arkkitehtuuria kehitettäessä ja linjauksia määriteltäessä on aina vastattava seuraavaan kysy- mykseen (Kartturi 2011, 23): Millä tasolla ja missä laajuudessa arkkitehtuurissa kuvatut kohteet, kuten prosessit, tie- dot, tietojärjestelmäpalvelut tai teknologialinjaukset, ovat yhteisiä; sosiaalihuollon, sosi- 20
aali- ja terveydenhuollon, terveys ja hyvinvointi - kohdealueen tai koko julkishallinnon tasolla? Arkkitehtuurilinjauksia tuotetaan arkkitehtuuria kehittävissä projekteissa. Arkkitehtuuriryhmä käsittelee projektien tulokset, tekee niiden pohjalta linjauksia ja esittää niitä johtoryhmälle hyväksyttäväksi. (Kartturi 2011, 24) Linjaukset ovat luonteeltaan (Kartturi 2011, 24): Tavoitetilan kuvauksia: viitearkkitehtuureja, mahdollisimman konkreettisia kuvauksia eri kohteista ja alueista Menetelmä- ja soveltamissuosituksia: periaatetason mallit, SOA- linjausvaatimukset jne. Palvelukomponentteja ja SOA- palveluja: konkreettiset uudelleenkäytettävät tietojärjes- telmäpalvelut Arkkitehtuurilinjaukset jaetaan neljään eri tasoon (Kartturi 2011, 24): 1. Velvoittava arkkitehtuurikuvaus 2. Arkkitehtuurisuositus 3. Hyvä käytäntö 4. Esimerkkitapaus, case study Linjaukset ja suositukset toteutetaan seuraavan käsittelyprosessin mukaan: Projektit esittävät tuotoksia linjattavaksi Käsittely organisoidaan: Arkkitehtuuriryhmä nimeää käsittelylle vastuuhenkilön ja arvioijat. Arvioijat voivat tarvittaessa olla myös ulkopuolisia asiantuntijoita Tuotokset käsitellään yhteisen arviointimallin mukaan. Keskeisiä arvioitavia asioita ovat: o Sijoittuminen KA- jäsennykseen o Vaikutukset sosiaalihuollon toiminnan tavoitteisiin ja palveluihin o Yhteensopivuus olemassa oleviin KA- linjauksiin o Miten ratkaisu edistää KA- kehittämispolun tavoitteita o Ratkaisun kypsyys, o Yleistettävyys julkisen hallinnon eri toimijoille Mahdollinen lausuntopyyntö sidosryhmiltä Vastuuhenkilö vetää kommentit yhteen Yhteenveto käsitellään arkkitehtuuriryhmän kokouksessa, jossa tehdään esitys, hy- väksytäänkö ko. tuotos joko sellaisenaan tai muutettuna sosiaalihuollon arkkitehtuu- rilinjaukseksi Linjausesitys käsitellään johtoryhmässä Linjauspäätös kirjataan Velvoittavat linjaukset viedään STM:n tai THL:n päätöksentekoprosessiin Suunnitellaan viestintä sosiaalihuollon arkkitehtuuriryhmän ja tuotoksen tehneen projektin projektipäällikön yhteistyönä Linjaus viestitään sosiaalihuollon organisaatioille 21