Aina mun pitää budjetoida: H2020-talousasioiden perusteet Outi Kauppinen Kustannusasioiden NCP 20.5.2015
Ohjelma 13:00-14:15 Perusteet: mm. hyväksyttävät kustannukset, komission rahoitus, maksut, budjettimuutokset 14:15-14:30 kahvitauko 14:30-14:45 budjetointi koordinaattorin näkökulmasta 14:45-15:30 case-esimerkki budjetoinnista
H2020-talousasioiden perusteet
H2020 Annotated Model Grant Agreement!
Arvioitu budjetti ja budjettimuutokset (Art. 4) Hankkeen budjetti on arvio, joten todelliset raportoidut kustannukset voivat olla erilaiset On mahdollista, tietyin ehdoin, tehdä budjettisiirtoja joko partnerin oman budjetin sisällä tai eri partnereiden budjettien välillä Budjettia ei voi siirtää kustannusluokkaan, johon ei ole alun perin budjetoitu mitään (tarvitaan sopimusmuutos) Mikäli hankkeen sisältö muuttuu, tarvitaan sopimusmuutos
Kustannusluokat (Art. 4) Kustannusluokat Direct personnel costs Subcontracting costs Costs of providing support to third parties (if option applies) Other direct costs Indirect costs Specific categories of costs (if option applies) Kustannusluokat ovat samat seuraaville hanketyypeille: Research and Innovation Actions (RIA) Innovation Actions (IA) Coordination and Support Actions SME Instrument Phase II
Avustus (Art. 5) Komission rahoitusosuuden enimmäismäärä Tätä ei voi lisätä, vaikka kustannuksia olisikin enemmän Komissio maksaa aina todellisten kustannusten perustella, komission max. rahoitusosuus ei siis ole automaatti Korvausprosentit Research and Innovation Actions 100 % Innovation Actions 70 % Voittoa tavoittelemattomille tässäkin 100 % one project one funding rate Työohjelmassa on teoreettinen mahdollisuus myös määrätä alhaisempi korvausprosentti Korvausprosentit pätevät kaikkiin kustannusluokkiin
Avustus (Art. 5) Kustannusluokat Todelliset/ Actual costs Todellisia, yksilöitäviä, todennettavissa kirjanpidosta Esim. todelliset henkilöstökustannukset, alihankinta, muut suorat kustannukset Yksikkökustannukset/ Unit costs Komission määrittelemät (esim. SME owners unit costs) Keskimääräiset henkilöstökustannukset Kiinteä summa/ Flat rate Kertakorvaus/ lump sum Välilliset (yleis-) kustannukset 25 % suorista kustannuksista Kertakorvaus joka kattaa yhden tai useamman korvausluokan Tällä hetkellä vain pk-instrumentin 1. vaihe
Hankkeen tulot (Art. 5.3) Hankkeen tulot (receipts) H2020: Huomioidaan hankkeen tasolla! Hankkeesta aiheutuneet tulot. Esim. myydään hankkeelle ostettu laite hankkeen keston aikana Kolmas osapuoli antaa rahoitusta varta vasten hankkeessa käytettäväksi Ilmaiset luontoissuoritukset (in-kind contributions) hankkeelle, jos ne raportoidaan hyväksyttävinä kustannuksina. Esim. laitteiden käyttö EI tuloa hankkeelle Hankkeen tulosten hyödyntämisestä saadut tulot Kolmas osapuoli rahoittaa hanketta, mutta rahoitusta käytetään eihyväksyttävien kulujen kattamiseen (esim. valuuttatappiot) Kolmas osapuoli rahoittaa hanketta ilman velvoitetta käyttämättömän osuuden takaisinmaksuun hankkeen päättyessä
Hyväksyttävät kustannukset (Art. 6.1) Hyväksyttävät todelliset kustannukset: Ovat todellisia ja aiheutuneet rahoituksen saajalle Aiheutuneet hankkeen keston aikana Mainitaan budjetissa liitteessä 2 Käytetty hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen Kirjattu rahoituksen saajan kirjanpitoon saajan tavanomaisia kustannuslaskentakäytäntöjä noudattaen Noudattavat taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteita Hyväksyttävät yksikkökustannukset: Laskettu oikein (number of units x value of unit) Yksiköt on käytetty hankkeen keston aikana, ovat hankkeen toteutuksen kannalta välttämättömiä ja yksiköiden määrä on yksilöitävissä ja todennettavissa
Ei-hyväksyttävät kustannukset (Art. 6.5) Ei-hyväksyttävät kustannukset pääoman tuottoon liittyvät kustannukset velat ja velanhoitomaksut tappio- tai velkavaraukset Korkokustannukset Epävarmat saamiset Valuuttakurssitappiot Rahoituksen saajan pankin veloittamat palvelumaksut jotka liittyvät komission rahoituksen maksuun Kohtuuttomat tai perusteettomat menot Vähennyskelpoinen arvonlisävero! Hankkeen keskeyttämisen aikana syntyneet kustannukset Jonkin toisen EU/Euratom hankkeen yhteydessä raportoidut, aiheutuneet tai korvatut kulut
Arvonlisävero Mikäli organisaatio voi vähentää arvonlisäveron (org. on liittynyt tai sen olisi mahdollista liittyä arvonlisävelvollisten rekisteriin), ei ALV ole hyväksyttävä kustannus Sillä ei ole merkitystä, että organisaatio päättää olla hakematta ALV:a takaisin koska se on hidasta, vaivalloista tms. Mikäli organisaatio EI voi vähentää arvonlisäveroa, se on hyväksyttävä kustannusta Mikäli ALV:a ei voi eritellä kuitilta (esim. taksikuitit ilman eriteltyä alvsummaa tai alv-prosenttia), on se hyväksyttävä kustannus (vain EU:n ulkopuoliset maat!)
Välittömät kustannukset Henkilöstökustannukset (Art. 6.2.A) Työntekijät työskentelevät työsopimuksen alaisena ja ko. hankkeelle Palkat ja henkilösivukulut jotka perustuvat kansalliseen lainsäädäntöön tai työsopimukseen Voittoa tavoittelemattomat: bonus 8 000 /vuosi Luonnolliset henkilöt joilla työsuhde avustuksensaajaan ja työskentelevät ko. hankkeelle ( in-house consultants ) Kolmannen osapuolen työntekijä joka tekee työtä hankkeelle, korvaus 3. osapuolelle Pk-yrittäjät (SME owners) / luonnolliset henkilöt jotka eivät maksa itselleen palkkaa (yksikkökustannus)
Henkilöstökustannukset, mallit Direct personnel costs declared as actual costs Todelliset henkilöstökustannukset Direct personnel costs declared as unit costs (average costs) Keskimääräiset henkilöstökustannukset Tehollinen työaika joko (a) 1 720 / vuosi TAI (c) vakio teholliset tunnit Direct personnel costs declared as unit costs Pk-yrittäjät / luonnolliset henkilöt voivat käyttää yksikkökustannuksia Tehollinen työaika (a) 1 720 tuntia /vuosi
Henkilöstökustannusten laskeminen todelliset kustannukset Henkilöstökustannus = tuntihinta x hankkeelle tehdyt tunnit Lasketaan työntekijän tuntihinta ja kirjataan tehty työaika (työajanseuranta) tuntihinta = vuosittainen todellinen palkka + henkilösivukulu tehollinen työaika vuodessa *perustuu viimeiseen suljettuun tilikauteen
Henkilöstökustannukset - esimerkki Example: Action with 1 reporting period of 18 months from 1.10.2015 to 31.3.2017. The beneficiary s financial year closes on 31 December of every year. Calculation of the hourly rate: For hours worked on the action from 1.10.2015-31.12.2015: the hourly rate of 2015 must be used; i.e. hourly rate calculated on the basis of the annual personnel costs and annual productive hours of the closed financial year 2015. For hours worked on the action from 1.1.2016 31.12.2016: the hourly rate of 2016 must be used; i.e. hourly rate calculated on the basis of the annual personnel costs and annual productive hours of the closed financial year 2016. For hours worked on the action from 1.1.2017 31.3.2017: the hourly rate calculated for the last closed financial year available must be used, e.g. the one of the year 2016. Therefore, the beneficiary will not calculate another hourly rate for the period from 1.1.2017-31.3.2017. Instead, it will simply continue applying the hourly rate calculated for 2016 for the hours worked in 2017 until 31.03. Last closed financial year available refers to the most recent full financial Lähde: Annotated Model Grant Agreement
Time-recording (timesheets) Time records should include: the title and number of the action, as specified in the GA the beneficiary s full name, as specified in the GA the full name, date and signature of the person working for the action the number of hours worked for the action in the period covered by the time record; for reasons of assurance and legal certainly it is highly recommended that the number of hours is detailed per day (hours worked for the action in each day) the supervisor s full name and signature a reference to the action tasks or work package described in Annex 1, to easily verify that the work carried out matches the work assigned and the person-months reported to the action a brief description of the activities carried out, to understand and show what work was carried out Lähde: Annotated Model Grant Agreement
A template for timesheet this template is NOT mandatory. You may use your own! Lähde: Annotated Model Grant Agreement
Henkilöstökustannukset tehollinen työaika Tehollinen työaika a) 1 720 tuntia b) Henkilön todelliset teholliset tunnit c) Tavanomaiset (vakio) teholliset tunnit (min. 90 % mahdollisista tehollisista tunneista) Valitaan per organisaatio tai vähintään per organisaation työntekijäryhmä joilla samankaltaiset työtehtävät (ei henk. koht.)
Muut välittömät kustannukset (Art. 6.2.D) Matkakustannukset Tarpeellisia hankkeelle Organisaation normaalien kirjanpitokäytäntöjen mukaisia Laitteet, infrat Poistokulut (tai hyvin poikkeuksellisesti hankintakustannukset) Aiheutuneet hankkeen aikana Organisaation normaalien kirjanpitokäytäntöjen mukaisia Example: A microscope was bought but had not been fully depreciated before the action started. For 6 months in reporting period 1, it was used for action for 50% of the time and for other activities for the other 50% of the time. Linear depreciation according to the beneficiary s usual practices (depreciation over the expected period of use of the microscope): EUR 100 000 per year (EUR 50 000 for 6 months). Costs declared for the project: EUR 50 000 (6 months of use) multiplied by 50% of use for the action during those 6 months = EUR 25 000.
Muut välittömät kustannukset (Art. 6.2.D) Muut ostot ja palvelut Aineet ja tarvikkeet Tulosten levittämiskustannukset (ml. Open Access hankkeen aikana), konferenssimaksut Tulosten suojaamiseen liittyvät kulut Tilintarkastus kun vaadittu Käännöskulut Huom! Jos ko. kustannukset ovat normaalisti organisaation välillisiä kustannuksia, ovat ne välillisiä myös H2020-hankkeessa
Välittömät kustannukset suuret tutkimusinfrat (Large Research Infrastructure, Art. 6.2.D.4) Infrojen arvo vähintään 75% käyttöomaisuudesta (tutkimusintensiivinen) Infrojen arvo vähintään 20M Hyväksyntä haetaan etukäteen!
Välittömät kustannukset alihankinta (Art. 6.2.B ja Art. 13) Alihankinnalla voidaan toteuttaa osa projektin työstä Alihankinnalle pitää olla tarve Työ ja kustannukset per tarvittava alihankinta oltava määritelty projektisuunnitelmassa Noudatettava parasta hinta-laatusuhdetta ja mieluiten valittava halvin vaihtoehto Säännökset julkisista hankinnoista Toteutetaan katteellisella kaupalla Optioita liittyen PCP ja PPI projekteihin (R&I -alihankinta voi olla 100%) Tarkastukset alihankkijoille sallittava
Välittömät kustannukset alihankinta vs. ostopalvelu (Art.8) Article 10 Contracts to purchase goods, works or services These contracts do not cover the implementation of action tasks, but they are necessary to implement action tasks by beneficiaries. Article 13 Subcontracts Subcontracts concern the implementation of action tasks; they imply the implementation of specific tasks which are part of the action and are described in Annex 1. Do not have to be indicated in Annex 1. Must be indicated in Annex 1. The price for these contracts will be declared as other direct costs column D in Annex 2 in the financial statement; they will be taken into account for the application of the flat-rate for indirect costs. Lähde: Annotated Model Grant Agreement The price for the subcontracts will be declared as direct costs of subcontracting column B in Annex 2 in the financial statement; they will not be taken into account for the application of the flat-rate for indirect costs.
Välittömät kustannukset alihankinta vs. ostopalvelu (Art.8) Example (contracts): Contract for a computer; contract for an audit certificate on the financial statements; contract for the translation of documents; contract for the publication of brochures; contract for the creation of a website that enables action s beneficiaries to work together (if creating the website is not an action task); contract for organisation of the rooms and catering for a meeting (if the organisation of the meeting is not an action tasks mentioned as such in Annex 1); contract for hiring IPR consultants/agents. Example (subcontracts): Contract for (parts of) the research or innovation tasks mentioned in Annex 1. Lähde: Annotated Model Grant Agreement
Välittömät kustannukset - Taloudellinen tuki kolmansille osapuolille* (art. 6.2.C ja art.15) OPTIO Työohjelma osoittaa käytettäväksi Max. 60 000 euroa per saaja Saajat eivät avustuksensaajia (osallistujia) Esim. stipendit, apurahat, siemenrahat start-upeille, mikrolainat Palkinnot = prizes ei määrättyä ylärajaa Esiteltävä projektisuunnitelmassa *Financial support to third parties
Välilliset kustannukset (Art. 6.2.E) 25 % välittömistä kustannuksista, poislukien Alihankinta Kustannukset, jotka johtuvat 3.osapuolten tarjoamista luontoissuorituksista, joita ei käytetä rahoituksen saajan tiloissa Taloudellinen tuki kolmansille osapuolille (jos optio käytössä) Erityiset yksikkökustannukset joihin sisältyy välilliset kustannukset (jos optio käytössä)
Erityiskustannusluokka - vain jos art. 6.2f sovelletaan Special Unit Costs (covering direct and indirect costs) Costs for energy efficiency measure in buildings Only Smart Cities and Communities calls Access costs for providing trans-national access to research infrastructures Costs for clinical studies
Tilintarkastukset (Art. 20.4) Tilintarkastus ainoastaan hankkeen loppuraportoinnin yhteydessä jos komission rahoitusosuus per osallistuja on yli 325 000 todellisista suorista kustannuksista sekä keskimääräisistä henkilöstökustannuksista (ei sisällä 25 % välillisiä kuluja) Tarkastuksen tekee organisaation oma tarkastaja, raportti lähetetään komissiolle Mahdollista myös, että komissio tekee oman tarkastuksensa hankkeen aikana tai sen jälkeen.
Kassavirta Maksut ja maksuehdot (Art. 21) Komissio arvioi, että ennakkomaksu olisi 100 % yhden raportointikauden rahoituksesta, mutta käytännössä voi olla vähemmän ja sovitaan aina hankekohtaisesti avustussopimuksessa ennakkomaksu Projektin kesto 36kk loppumaksu
Maksut ja maksuehdot (Art. 21) Lähde: Euroopan komissio
Budjetointi & koordinaattorin näkökulma
Budjetin kokoaminen (1/2) Lähtökohta: mitä tehdään? Ketkä partnereina? Kuka tekee mitä? Millä panoksella toteutetaan keskeiset tuotokset? Budjettia ei (toivottavasti) jaeta tasan partnereiden kesken! Koko hanke vaatii todennäköisesti ainakin muutaman budjetointikierroksen Ensimmäinen kierros kun työpaketit suurin piirtein kasassa Koordinaattori lähettää partnereille budjetointipohjan ja ohjeet Neuvontaa tarvittaessa: uudet osallistujat / H2020 muutokset Mihin budjetoidaan tilintarkastukset? Onko kyseessä alihankinta vai palveluiden osto? Koordinaattori ei voi ohjeistaa kaikessa
Budjetin kokoaminen (2/2) Koordinaattori kokoaa partnereiden budjetit yhteen Realistisia? Htkk suhteessa tehtävään työhön? Työt ja budjetti jaettu loogisesti ja tasapainoisesti? Tehdäänkö aidosti yhdessä? Haussa ilmoitettu komission rahoitusosuus? Onko tavoitteet ylimitoitettu? Koordinaattori tarkistaa partnereiden budjetit Onhan kaikilla budjettia tiedon levittämiseen? Tarpeeksi resursseja osallistua yhteisiin kokouksiin? Onko koordinaattori itse budjetoinut tarpeeksi projektin paimentamiseen?
Kaksivaiheiset haut 1. vaiheen budjetti = koko hankkeen EU-rahoitusosuus Ei budjettia tai komission rahoitusosuutta per partneri Ei merkittäviä muutoksia vaiheiden välillä Käytännössä tarvitaan kokonainen budjetointikierros, muttei tarvitse viilata ihan loppuun saakka Myös tekeminen jalostuu hieman toiselle kierrokselle!
Esimerkki
Osallistujat H2020: OPEN TO THE WORLD! Kuka voi osallistua? Kaikenlaiset organisaatiot (korkeakoulut, tutkimuslaitokset, yritykset, yhdistykset, kansalaisjärjestöt, kaupungit, sairaanhoitopiirit ) Mistä maista? Kaikista maailma maista: EU-maat ja liitännäisvaltiot, 3. maat Kuka saa rahoitusta automaattisesti? EU-maat ja liitännäisvaltiot Ohjeessa* listatut 3. maat *Guideline on 3rd country participation in H2020 http://ec.europa.eu/research/participants/dat a/ref/h2020/grants_manual/hi/3cpart/h2020- hi-3cpart_en.pdf Kehittyneet ja tietyt kehittyvät maat saavat rahoitusta vain erityistilanteissa!
Esimerkki 1 Esimerkkejä Esimerkki 2
Budjetti
(A) Direct Personnel Costs = henkilöstökustannukset 2015 2016 2017 2018 Sari 7 000 7 140 7 283 7 428 Kari 6 000 6 120 6 242 6 367 Taina 4 500 4 590 4 682 4 775 htkk 2016 2 017 2018 Sari 6 4 8 Kari 5 5 5 Taina 0 10 6 Kuka hanketta tekee? Henkilöstökustannus = palkka + henkilösivukulu Budjetoi pieni liikkumavara (tässä 2 %) Miten monta henkilötyökuukautta per henkilö per vuosi? 2016 2017 2018 yhteensä Sari 42 840 29 131 59 428 131 399 Kari 30 600 31 212 31 836 93 648 Taina - 46 818 28 653 75 471 300 518 Esimerkki korjattu 29.6.2015
Kysymys: (A) Direct Personnel Costs = henkilöstökustannukset Haluaisimme, että yliopiston opiskelija tekisi pienen osan projektiin. Koska hän ei ole työsuhteessa yliopistoon, haluaisimme maksaa työstä kertakorvausluontoisen palkkion. Onnistuuko? Kysymys: Tutkija-Tommi osallistuu H2020-hankkeeseen, mutta aikoo olla vanhempainvapaalla 4 kuukautta. Miten se vaikuttaa henkilöstökulujen laskentaan?
(B) Other Direct Costs = muut välittömät kustannukset Matkat 16 000 Aineet ja tarvikkeet 500 Open access -kustannukset 5 000 Konferenssit 2 000 Tilintarkastus 2 000 yhteensä 25 500 MATKAT: 2 projektikokousta per vuosi (2 henkilöä osallistuu jokaiseen, hanke kestää 3 vuotta) 4 konferenssia (1 henkilö osallistuu) Yhteensä 16 matkaa x 1000 per matka = 16 000
(B) Other Direct Costs = muut välittömät kustannukset Kysymys: Hankkeelle ei varsinaisesti tarvita laitteita, mutta Tutkija-Tommi on silmäillyt uutta tietokonetta. Onko se hankkeen hyväksyttävä välitön kustannus? Kysymys: Kuka suorittaa hankkeen tilintarkastuksen?
(C) Direct Costs of Subcontracting Osa projektityöstä alihankitaan, arvioitu kustannus 35 000
(D) Direct Costs of Providing Financial Support to Third Parties Ei sovelleta tässä haussa. (E) Costs of in-kind contributions not used on the beneficiary s premises Ei käytetty rahoituksensaajan/osallistujan tiloissa ei yk:ta Kustannukset ilmoitetaan kahdesti: sarakkeet B ja E Sarake E varmistaa ettei yk:ta lasketa: katso kaavat sarakkeissa F ja H (G) Special Unit Costs covering direct and indirect costs Ei sovelleta tässä haussa.
Budjetti (A) Direct personnel costs/ 300 518 (B) Other direct costs/ 25 500 (C) Direct costs of subcontracting/ 35 000 (D) Direct costs of providing financial support to third parties/ 0 Ei sovelleta tässä haussa (E) Costs of inkind contributions not used on the beneficiary's premises/ 0 (F) Indirect Costs / (=0.25(A+B-E) 81 505 (G) Special unit costs covering direct and indirect costs/ 0 (H) Total estimated eligible costs/ (=A+B+C+D+F+G) 442 523 (I) Reimbursement rate (%) 100 % (J) Max. Grant/ (=H*I) 442 523 (K) Requested grant/ 442 523 Ei sovelleta tässä haussa Esimerkki korjattu 29.6.2015
Outi Kauppinen outi.kauppinen@tekes.fi 050 5577 742 Kalentereihin: Lisää H2020- talouskoulutusta tulossa 8.10.2015 koko päivä komission toimesta!