PROJEKTILA -TEHTÄVÄLUETTELO PUITESOPIMUSTOIMITTAJALLE Versio 1.0

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 1 (13) PROJEKTILA -TEHTÄVÄLUETTELO PUITESOPIMUSTOIMITTAJALLE Versio 1.0 1. Omien tietojen päivitys ja ylläpito ProjekTilaan 2. Toimeksiannot, joissa on hankenumero 2.1 Puitesopimusrakennuttajakonsultin tehtävät 2.2 Puitesopimussuunnittelijan tehtävät 2.3 Puitesopimusurakoitsijan tehtävät 3. Toimeksiannot, joissa ei ole hankenumeroa 3.1 Toimintamalli kaikille osapuolille 3.2. Pientöiden hakemistorakenne

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 2 (13) Sisällysluettelo 1. Omien tietojen päivitys ja ylläpito ProjekTilaan... 3 1.1. ProjekTilassa ylläpidettävät omat tiedot... 3 1.2. Projektipankeissa ylläpidettävät omat tiedot... 4 2. Toimeksiannot, joissa on hankenumero... 5 2.1. Turvaluokitellun aineiston käsittely hankkeessa... 5 2.2. Puitesopimusrakennuttajakonsultin tehtävät... 5 2.2.1. Projektipankin tilaus... 5 2.2.2. Hankkeen käyttöoikeuksien hallinnointi... 6 2.2.3. Toimenpiteet hankkeen päättyessä... 6 2.2.4. Rakennuttajakonsultin tallennustehtävät... 6 2.2.5. Hankkeen sähköisen dokumentoinnin tuki ja valvonta... 7 2.2.6. Loppudokumenttien laadinta, tarkastus ja luovutus... 7 2.2.7. Projektipankin jäädytyksen tilaus... 7 2.3. Puitesopimussuunnittelijan tehtävät... 8 2.3.1. Käytettyjen lähtötietojen tallennus projektipankkiin... 8 2.3.2. Suunnittelutiedostojen tallennus palveluun... 8 2.3.3. Suunnittelutiedostojen tallennus... 8 2.3.4. Turvaluokiteltujen aineistojen tallennus... 9 2.3.5. Tietomallien tallennus... 9 2.3.6. Ehdotus- ja yleispiirustusten julkaisu... 9 2.3.7. Viranomaislupien ja -dokumenttien tallennus... 9 2.3.8. Kilpailutusaineiston tallentaminen... 10 2.3.9. Toteutussuunnitelmien julkaisu... 10 2.3.10. Huoltokirjatietojen keruu... 10 2.3.11. Urakoitsijoiden tarkepiirustusten käsittely... 10 2.3.12. Loppudokumenttien laatiminen ja luovutus... 10 2.4. Puitesopimusurakoitsijan tehtävät... 12 2.4.1. Toteutuksen dokumenttien tallennus projektipankkiin... 12 2.4.2. Toteutuksen tarketietojen tallennus... 12 2.4.3. Osallistuminen huoltokirjatietojen päivitykseen... 12 3. Toimeksiannot, joissa ei ole hankenumeroa... 13 3.1. Toimintamalli... 13 3.2. Hakemistorakenteen nimeäminen... 13 3.3. Tallennuksen periaatteet... 13 VERSIOHISTORIA Versio pvm Kirjoittaja Kommentti 1.0 11.3.2011 Kari Alatalo Ensimmäinen virallinen versio

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 3 (13) PUITESOPIMUSTOIMITTAJAN PROJEKTILAAN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 1. Omien tietojen päivitys ja ylläpito ProjekTilaan 1.1. ProjekTilassa ylläpidettävät omat tiedot Omat käyttöoikeudet -näkymä ProjekTilan päävalikosta löytyy kohta Omat käyttöoikeudet. Tällä valinnalla päästään näkemään omat käyttöoikeudet ProjekTilan kohteisiin, sekä päästään oman käyttäjätunnuksen asetuksiin. ProjekTilassa käyttöoikeudet jaetaan käyttöoikeusrooleil- la kohderyhmien mukaisesti. Käyttöoikeusrooleja on kahden tyyppisiä, oletusrooli sekä kohderyhmäkohtainen käyttöoikeusrooli. Oletusroolilla määritetään ProjekTilan ylläpitoon liittyviä käyttöoikeuksia ja kohderyhmäkohtaisilla rooleilla oikeuksia kohteiden käyttöoikeuksiin. Senaatti-kiinteistöjen kiinteistöpäälliköille on tehty oma rooli Senaatti-kiinteistöpäälliköt, joka on sekä oletusroolina että myös kohdekohtaisena roolina. Kohderyhmillä kerrotaan, minkälaisiin kohteista muodostettuihin ryhmiin oikeuksia on myönnetty. Jokaiseen kohderyhmään voidaan antaa eri käyttöoikeusrooli niin haluttaessa. Kohderyhmätyyppejä ovat: Koko Senaatti-kiinteistöt (sisältää kaikki kohteet) Toimialat (jokaisella toimiala on oma kohderyhmä) Alueet (jokaisella alueella on oma kohderyhmä) Isännöintialueet (jokaisella isännöintialueella on oma kohderyhmä) Jokaisella yksittäisellä kohteella on oma kohderyhmä Lisäksi voi olla käytössä ns. räätälöityjä käyttäjäkohtaisia kohderyhmiä. Oman käyttäjätunnuksen tiedot Salasana painikkeella nähdään oman käyttäjätunnuksen tiedot. organisaatiotiedot, sekä päästään vaihtamaan oma salasana. Samoin näkymästä nähdään oma oletusrooli. Jos organisaatio- ja yksikkötietoa halutaan muuttaa, on esim. virheellinen tai muuttunut, tulee siitä ilmoittaa Buildercomin asiakaspalveluun support@buildercom.fi asian korjaamiseksi. Käyttäjätunnustiedot ovat yhteiset kaikkien Buildercomin palveluiden kesken. Muita palveluja ovat FacilityInfo huoltokirja sekä projektipankit. Käyttäjätunnustietojasi voit ylläpitää myös näissä sovelluksissa.

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 4 (13) 1.2. Projektipankeissa ylläpidettävät omat tiedot Projektipankin henkilötietokortti Projektipankin henkilötietokortti löytyy projektipankin etusivun linkistä Henkilökortti. Kortille tullaan myös ensimmäistä kertaa hankkeen projektipankkiin kirjauduttaessa, heti käyttöoikeusehtojen hyväksymisen jälkeen. Kortin yhteystiedot tulee tarkistaa ja täydentää. Näitä yhteystietoja käytetään hankkeen yhteystietolistalla. Sähköpostiosoite on koko järjestelmän käytön kannalta oleellinen muistaa ylläpitää. Samoin osoitetiedot ovat tärkeät, sillä ne toimivat samalla mm. hankkeen kopiotilausten toimitusosoitteina. Titteli-kenttään tulee kirjoittaa oma tehtävänimike kyseisessä hankkeessa esim. hankevastuuhenkilön roolissa toimittaessa esim. Senaatti-kiinteistöjen hankevastuuhenkilö. Jokainen käyttäjä vastaa itse omien tietojen ajan tasalla olemisesta. Jos yhteystietoluettelossa olevissa organisaation yhteystiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, tulee korjauspyyntö lähettää sähköpostilla Buildercomin asiakaspalveluun support@buildercom.fi tai käyttää projektipankin yläpalkista löytyvää palaute-toimintoa korjauspyynnön välittämiseen. Kortille tehdyt muutokset tallennetaan kortin alalaidassa olevalla Tallenna painikkeella.

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 5 (13) 2. Toimeksiannot, joissa on hankenumero Kunnossapitohankkeissa ja pienissä investointihankkeissa Senaatti-kiinteistöt käyttää kiinteistö- tai kiinteistöryhmäkohtaisia puitesopimustoimittajia toteuttamaan rakennushankkeita. Hankkeen luonteesta riippuen hankeryhmän kokoonpano voi vaihdella paljon. Pienessä hankkeessa voi olla vain yksi toimittaja mutta suuremmassa useita suunnittelualoja, rakennuttajakonsultti ja lukuisia urakoitsijoita. Jokaiselle hankkeelle koosta riippumatta perustetaan pääsääntöisesti projektipankki. Poikkeuksen tekevät turvaluokitellut hankkeet, joissa projektipankin käyttö tulee selvittää ennakolta. 2.1. Turvaluokitellun aineiston käsittely hankkeessa Hankevastaava selvittää voidaanko hankkeessa käyttää projektipankkia. Yhtenä tärkeänä asiana hankkeen tiedonhallinnan pelisäännöistä sovittaessa on käsitellä mitkä aineistot ja dokumentit ovat kyseisessä hankkeessa turvaluokiteltuja ja miten niiden suhteen toimitaan. Turvaluokitellun aineiston käsittelyn hankkeessa ohjeistaa rakennuttajakonsultti yhteistyössä hankevastaavan ja vuokralaisasiakkaan turvallisuusasiantuntijoiden kanssa. Yleisenä sääntönä on, että erityisesti kulunvalvonta ja turvasuunnitelmat ovat luottamuksellisia, eikä niitä saa projektipankkiin tallentaa. Lisäksi hankkeessa voi olla myös muuta turvaluokiteltua aineistoa. Turvaluokiteltuihin CAD-suunnitelmadokumentteihin tulee lisätä turvaluokka-blokki, joka löytyy Senaatti-kiinteistöjen CAD-ohjeen liitteestä (www.senaatti.fi -> kumppaneille -> Suunnittelun ohjeisto -> CAD-ohje). Vain enintään turvaluokka neljän dokumentteja voidaan tallentaa projektipankkiin, edellyttäen, että hankkeessa on tällainen päätös tehty. 2.2. Puitesopimusrakennuttajakonsultin tehtävät Rakennuttajakonsultin tehtävät määräytyvät soveltaen Projektipankkitehtäväluettelo rakennuttajakonsultille dokumentin mukaan. Seuraavassa on lyhyesti keskeisimmät tehtävät. 2.2.1. Projektipankin tilaus Jos projektipankkia ei ole perustettu hankkeelle ennen rakennuttajakonsultin valintaa, jää tehtävä rakennuttajakonsultin huolehdittavaksi mikäli hankkeen turvaluokitus ei sitä estä. Projektipankin perustamistilaus tehdään vakiomuotoisella Excellomakkeella, joka löytyy ProjekTilan ohjesivulta. Tarkemmat ohjeet löytyvät Projektipankki-tehtäväluettelosta rakennuttajakonsultille.

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 6 (13) Kysy seuraavat lomakkeen tilaustiedot Senaatin hankevastaavalta: Hankeen tunnus: esim. A1234 Projektipankin tyyppi: laaja, pienhanke vai tiedonkeruu Hankkeeseen liitettävät kopiolaitokset: esim. Valopaino Oy Lähetä täytetty lomake sähköpostilla Buildercom Oy:n asiakaspalveluun osoitteeseen support@buildercom.fi ProjekTilan tukipalvelun yhteystiedot: Käyttäjätukea tilauksen tekemisessä ja muutenkin on saatavilla sähköpostilla osoitteesta support@buildercom.fi tai puhelimitse 09 41374411. 2.2.2. Hankkeen käyttöoikeuksien hallinnointi Rakennuttajakonsultin vastuulla on huolehtia koko hankkeen keston ajan, että käyttöoikeuksien määrittelyyn tarkoitettu hankkeen käyttöoikeustaulukko (Excel) on ajan tasalla kyseisessä projektipankissa. Hankkeen alusta, jolloin suurin osa oikeuksista perustetaan, hankkeen takuuajan loppuun, jolloin kaikki hankeryhmän oikeudet poistetaan projektipankista. Tarkemmat ohjeet löytyvät Projektipankkitehtäväluettelosta rakennuttajakonsultille (Kappaleet 2.1.-2.5.). 2.2.3. Toimenpiteet hankkeen päättyessä Kun hanke valmistuu, hankeryhmän käyttäjätunnukset pitää poistaa hankkeesta. Tämä tapahtuu päivittämällä hankkeen käyttöoikeustaulukkoa. Rakennuttajakonsultilla on vastuu siitä, että hankkeen päättyessä ei ylimääräisiä käyttöoikeuksia jää käyttöoikeustaulukkoon hankeorganisaatioon kuuluvien osalta. Tarkemmat ohjeet löytyvät Projektipankki-tehtäväluettelosta rakennuttajakonsultille (Kappale 2.6.). 2.2.4. Rakennuttajakonsultin tallennustehtävät Rakennuttajakonsultti tallentaa KAIKKI tehtäväluettelonsa ja toimeksiantonsa mukaiset dokumentit hankkeen projektipankkiin viivyttelemättä heti kun ne valmistuvat. Lisäksi hankevastaava voi välittää hänelle tallennettavaksi hankeryhmän ulkopuolisten tahojen dokumentteja tallennettavaksi hankkeen lähtötiedoiksi tai ohjeiksi. Paperioriginaalit kuten sopimukset muunnetaan sähköiseen muotoon skannaamalla Projektipankki-tehtäväluetteloiden liitteen mukaisesti. Rakennuttajakonsultin tallennustehtävät Projektipankin ylläpitoon liittyvät tallennustehtävät. Katso Projektipankkitehtäväluettelo rakennuttajakonsultille (Kappale 7.2.) Rakennuttamisen dokumenttien tallennustehtävät ja paikat. Katso Projektipankki-tehtäväluettelo rakennuttajakonsultille (Kappale 7.3.)

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 7 (13) 2.2.5. Hankkeen sähköisen dokumentoinnin tuki ja valvonta Tärkeimmät muut tallentajat hankkeessa ovat suunnittelijat, rakennustyön valvojat sekä päätoteuttaja (pääurakoitsija, projektinjohtourakoitsija jne.). Pääsääntö heidän osaltaan on sama kuin rakennuttajakonsultilla. Kaikki dokumentaatio joka virallisesti hankkeessa tuotetaan, tulee julkaista projektipankissa, välittömästi kun ne ovat julkaisukelpoisia. Suunnittelu- ja työmaakokouksien asialistalla tulee olla pysyvästi hankkeen sähköisen dokumentoinnin tilanne. Dokumentointi tulee todentaa kokouksissa. Rakennuttajakonsultin tuki- ja valvontatehtävät Suunnittelijan tallennustehtävien valvonta. Katso Projektipankkitehtäväluettelo rakennuttajakonsultille kohta (Kappale 9.2.) Valvojien tallennustehtävien valvonta. Katso Projektipankki-tehtäväluettelo rakennuttajakonsultille kohta (Kappale 9.3.) Päätoteuttajan tallennustehtävien valvonta. Katso Projektipankkitehtäväluettelo rakennuttajakonsultille kohta (Kappale 9.4.) 2.2.6. Loppudokumenttien laadinta, tarkastus ja luovutus Hankkeen loppudokumenttien laatimisessa noudatetaan Senaatti-kiinteistöjen CADsuunnitteluohjeen loppudokumentteja koskevia ohjeita. Myös loppudokumenttien laatimisjärjestys on ohjeistettu CAD-suunnitteluohjeessa. Rakennuttajakonsultin tulee laatia hankkeen suunnittelijoille ja urakoitsijoille loppudokumenttien laatimissuunnitelma, josta ilmenee, missä järjestyksessä eri suunnittelualat laativat loppudokumentit. Loppudokumentit laaditaan urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta niin, että ne kuvaavat lopullista rakennusta valmiina, kuten se on rakennettu. Rakennuttajakonsultin loppudokumentointitehtävät Urakoitsijoiden tarketietojen dokumentointi. Katso Projektipankkitehtäväluettelo rakennuttajakonsultille kohta (Kappale 10.1.) Loppudokumenttien tarkastus. Katso Projektipankki-tehtäväluettelo rakennuttajakonsultille kohta (Kappale 10.2.) Loppudokumenttien tallennuksen valvonta. Katso Projektipankkitehtäväluettelo rakennuttajakonsultille kohta (Kappale 10.3.) Loppudokumenttien luovutus Senaatin hankevastaavalle. Katso Projektipankki-tehtäväluettelo rakennuttajakonsultille kohta (Kappale 10.4.) 2.2.7. Projektipankin jäädytyksen tilaus Rakennuttajakonsultin viimeisenä projektipankkiin liittyvänä tehtävänä sisältötarkastuksen jälkeen on pankin jäädytys. Jäädytys tilataan Buildercomin asiakaspalvelusta. Hankkeen projektipankin aktiivinen vaihe lopetetaan poistamalla kaikilta hankeryhmän jäseniltä kaikki muokkaus- ja katseluroolit pois käyttöoikeustaulukosta. Operaatiosta käytetään nimitystä jäädytys. Ko. projektipankkiin ei enää sen jälkeen pääse tekemään mitään muutoksia. Katseluoikeudet jäävät voimaan vain käyttöoikeustaulukon oletuskäyttäjille.

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 8 (13) 2.3. Puitesopimussuunnittelijan tehtävät Puitesopimussuunnittelijan tehtävät määräytyvät soveltaen Projektipankkitehtäväluettelo suunnittelijalle dokumentin mukaan. Seuraavassa lyhyesti keskeisimmät tehtävät. 2.3.1. Käytettyjen lähtötietojen tallennus projektipankkiin Suunnittelijat tallentavat sähköisessä muodossa kaiken käyttämänsä ulkoisen lähtötietoaineiston hakemistoryhmän alihakemistoihin. 2.3.2. Suunnittelutiedostojen tallennus palveluun Yleisperiaatteet Tiedostoversiot tallennetaan aina versioina edellisen version päälle, vanhoja versioita ei saa poistaa! Piirustusten revisiointi tapahtuu hankkeessa sovittujen pelisääntöjen mukaisesti. Tulostustiedostomuotona käytetään pdf-muotoa. Samaa tiedostoa käytetään kopiolaitoksien tulostustilauksiin ja projektipankin katselukäyttöön. Tiedostoja tallennettaessa on erityisen tärkeää selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä tiedostosta on kysymys. 2.3.3. Suunnittelutiedostojen tallennus Suunnittelutiedostot ovat suunnitteluohjelmilla laadittuja, älykkäitä, muokattavia tiedostomuotoja, kuten esim. CAD-ohjelmilla tuotetut rakennuksen tietomallit (BIM) ja dwg-tiedostot sekä tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmilla tuotetut erilaiset selostukset, luettelot, taulukot ja laskelmat. Jokaista suunnittelualaa varten on oma hakemistoryhmä, esim. ARK, RAK, LVI. Suunnittelualakohtaisen päähakemiston alta löytyy hakemistoryhmä 10 Ajantasainen työkansio. Tämä tarkoittaa kyseisen suunnittelualan hakemistoryhmää, jossa suunnittelija ylläpitää ajantasalla omia suunnittelutiedostojaan. Lisäksi tietomallidokumentit tallennetaan omaan hakemistoonsa 20 Tietomallit ja loppudokumentit hakemistoon 40 Loppudokumentit. Tilaajan edustajat, suunnittelijat ja rakennuttajakonsultti pääsevät oletuksena lukemaan suunnittelutiedostoja mutta mm. urakoitsijat eivät pääse. Hakemistoilla on valmis alihakemistohierarkia. Suunnittelija voi tarvittaessa nimetä uudelleen, poistaa ja luoda uusia alihakemistoja. Projektipankkiin tallennettavissa tiedostoissa ei saa käyttää referenssikuvaviittauksia, vaan referenssikuvat on sidottava kyseiseen tiedostoon. Tiedostojen luonnissa on noudatettava Senaatin CAD-ohjeiden vaatimuksia.

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 9 (13) 2.3.4. Turvaluokiteltujen aineistojen tallennus Turvaluokitellun aineiston käsittelyn hankkeessa ohjeistaa rakennuttajakonsultti yhteistyössä hankevastaavan ja vuokralaisasiakkaan turvallisuusasiantuntijoiden kanssa. Yleisenä sääntönä on, että tele-, tieto- ja turvajärjestelmiin liittyvät suunnitelmat ovat luottamuksellisia, eikä niitä saa projektipankkiin tallentaa. Lisäksi hankkeessa voi olla myös muuta turvaluokiteltua aineistoa. Turvaluokiteltu IV MUU TURVALUOKITELTU JulkL (621/1999) 24.1 :n k 7 Turvaluokiteltuihin CAD-suunnitelmadokumentteihin tulee lisätä turvaluokka-blokki, joka löytyy Senaatti-kiinteistöjen CAD-ohjeen liitteestä (www.senaatti.fi -> kumppaneille -> Suunnittelun ohjeisto -> CAD-ohje). Vain enintään turvaluokka neljän dokumentteja voidaan tallentaa projektipankkiin, edellyttäen, että hankkeessa on tällainen päätös tehty. 2.3.5. Tietomallien tallennus Lähtökohtaisesti tietomallien osia käsitellään yksittäisinä tiedostoina samoin kuin 2D suunnitelmia. Jokainen suunnitteluala tallentaa laatimansa tietomallitiedostot oman suunnittelualansa alihakemistoon. Tarkastustoiminnassa noudatetaan Senaatin tietomalliohjeistuksen kohtaa Osa 6 - Laadunvarmistus ja mallien yhdistäminen. 2.3.6. Ehdotus- ja yleispiirustusten julkaisu Ehdotus- ja yleispiirustuksille on omat hakemistoryhmänsä, joihin tallennetaan kyseisten suunnitteluvaiheiden tulostustiedostot pdf-muotoisina. Mikäli hankkeessa niin sovitaan tai katsotaan tarkoituksenmukaiseksi, voidaan hakemistoihin tallentaa myös kyseisiä tulostustiedostoja vastaavat suunnittelutiedostot. 2.3.7. Viranomaislupien ja -dokumenttien tallennus Hakemistoryhmään 40 tallennetaan kaikki viranomaisluvat ja selvitykset, joita hankkeessa tehdään. Arkkitehtisuunnittelu hakemistoryhmässä kansio on nimeltään 40 Rakennuslupa-asiakirjat ja muissa suunnittelualoissa 40 Lupa-asiakirjat. Suunnittelijalla on tallennusoikeus hakemistoryhmään ja oikeus muokata alihakemistoja. Kansioihin tallennetaan lupa-asiakirjat kokonaisuudessaan pdf-tiedostoina. Paperimuotoiset lupadokumentit skannataan pdf-muotoon ja tallennetaan hakemistoihin. Myös mahdolliset jälkikäteen haettavat muutokset tai muut lisäykset lupaan tallennetaan hakemistoihin. Tallennusvastuu on kyseisellä suunnittelijalla.

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 10 (13) 2.3.8. Kilpailutusaineiston tallentaminen Hankkeen kilpailutusaineistot kokonaisuudessaan tallennetaan hakemistoryhmään 30 Tarjouspyyntöasiakirjat hankintapaketeittain. Jokainen suunnitteluala tallentaa oman suunnittelualansa tarjouspyyntödokumentit rakennuttajakonsultin ilmoittamiin hakemistoihin. 2.3.9. Toteutussuunnitelmien julkaisu Urakoitsijoille julkaistavat toteutuspiirustukset tallennetaan pdf-tiedostoina suunnittelualoittain hakemistoryhmään 50 Toteutussuunnitelmat. Kun toteutuspiirustuksiin on päätetty tehdä muutoksia, suunnittelijan tulee käydä lukitsemassa tiedoston lukitustoiminnolla kyseiset piirustukset projektipankissa, jotta hankkeen muut osapuolet, erityisesti päätoteuttajan henkilöt tietävät, että kyseiseen piirustukseen on tulossa muutos. Tulevista muutoksista on hyvä laittaa myös suunnitelmien hallinnan uutisiin tiedote, jolloin kaikki jotka suunnitelmienhallinnan avaavat, näkevät uutisnäkymästä tilanteen. Näin voidaan parantaa tiedonkulkua ja välttää tiedonkulusta johtuvia virheitä. 2.3.10. Huoltokirjatietojen keruu Huoltokirjatietoja tallennetaan suunnittelijoiden toimesta hankkeissa erillisen huoltokirjakoordinaattorin ohjeistusten ja toimintamallien mukaisesti. 2.3.11. Urakoitsijoiden tarkepiirustusten käsittely Urakoitsijat tallentavat valmiit tarkepiirustuksensa samaan 60 Urakoitsijoiden tarkepiirustukset -hakemistoon. Jos tarkemerkinnät on tehty paperikuviin punakynällä, urakoitsijan tulee skannata piirustukset ja tallentaa em. hakemistoon. Urakoitsija voi myös käyttää suunnittelu- tai muita ohjelmia tarkepiirustusten tekoon. Tällöinkin laaditut tarkepiirustukset tulee tallentaa em. hakemistoon PDF-muodossa. Mikäli urakoitsija tilaa tarkepiirustusten tekemisen kyseiseltä suunnittelijalta, menetellään samoin, eli suunnittelija tallentaa tarkepiirustukset kyseiseen hakemistoon. 2.3.12. Loppudokumenttien laatiminen ja luovutus Loppudokumenttien laatimisessa noudatetaan Senaatti-kiinteistöjen CADsuunnitteluohjeen ja tietomalliohjeen loppudokumentteja koskevia ohjeita. Myös loppudokumenttien laatimisjärjestys on ohjeistettu CAD-suunnitteluohjeessa. Loppudokumentit laaditaan urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta niin, että ne kuvaavat lopullista rakennusta valmiina, kuten se on rakennettu. Mikäli tarketiedot muuttavat suunnitelmia tallennetaan loppudokumentit erikseen. Suunnittelija laatii loppudokumentit urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta ja ilmoittaa rakennuttajakonsultille, kun ne ovat valmiina tarkastettavaksi. Rakennuttajakonsultti voi pyytää IM -manageria suorittamaan loppudokumenttitarkastuksen jo

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 11 (13) tässä vaiheessa. Mikäli puutteita laadussa tai laajuudessa havaitaan, palautetaan ne suunnittelijalle korjaustoimenpiteitä varten takaisin. Valmiit, rakennuttajakonsultin hyväksymät loppudokumentit tallennetaan hakemistoryhmään 40 Loppudokumentit suunnittelualoittain. Jokaisella suunnittelualalla on omaan alihakemistoryhmäänsä muokkausoikeudet. Hakemistoryhmä pitää sisällään valmiit hakemistot tiedostoille Loppudokumenttiohjeen mukaisesti. Tämän jälkeen kun rakennuttajakonsultti on hyväksynyt loppudokumentit, hän luovuttaa ne Senaatti-kiinteistöjen hankevastuuhenkilölle. Hankevastuuhenkilö voi käyttää vastaanotossa apuna IM -manageria.

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 12 (13) 2.4. Puitesopimusurakoitsijan tehtävät Puitesopimusurakoitsijan tehtävät määräytyvät soveltaen Projektipankkitehtäväluettelo työmaatoteutuksesta vastaavalle dokumentin mukaan. Seuraavassa on lyhyesti keskeisimmät tehtävät. 2.4.1. Toteutuksen dokumenttien tallennus projektipankkiin Kaikki toteutukseen liittyvät dokumentit tallennetaan projektipankkiin. Dokumentteja ovat eri toteutuksen aikaisten palaverien ja kokousten pöytäkirjat ja muistiot, hankkeen osapuolille julkaistavat aikataulut (pdf), yleisaikataulu ja työvaiheaikataulut, vastaanottovaiheen ja takuuaikaiset dokumentit. Dokumentit tulee tallentaa viipymättä projektipankkiin. 2.4.2. Toteutuksen tarketietojen tallennus Työmaan päätoteutuksesta vastaava urakoitsija vastaa toteutuksen tarketietojen tallentamisesta PDF-muodossa projektipankkiin 60 Urakoitsijan tarkepiirustukset hakemistoon. Suunnittelijat keräävät tarkepiirustukset näistä kansioista omien loppudokumenttiensa laatimisen lähtötiedoiksi. Jos tarkemerkinnät on tehty paperikuviin punakynällä, urakoitsijan tulee skannata piirustukset ja tallentaa em. hakemistoon. Urakoitsija voi myös käyttää suunnittelutai muita ohjelmia tarkepiirustusten tekoon. Tällöinkin laaditut tarkepiirustukset tulee tallentaa em. hakemistoon PDF-muodossa. Mikäli urakoitsija tilaa tarkepiirustusten tekemisen kyseiseltä suunnittelijalta, menetellään samoin, eli suunnittelija tallentaa tarkepiirustukset kyseiseen hakemistoon. Tarketietojen tallennuksesta on tehtävä rakennuttajakonsultin kanssa yhdessä aikataulu, joka mahdollistaa suunnittelijoiden Loppudokumenttien laatimisen kokonaisaikataulun mukaisesti. 2.4.3. Osallistuminen huoltokirjatietojen päivitykseen Huoltokirjatietoja tallennetaan suunnittelijoiden toimesta hankkeissa tällä hetkellä erillisen huoltokirjakoordinaattorin ohjeistusten ja toimintamallien mukaisesti. Senaatti-kiinteistöjen yleisen huoltokirjaohjeistuksen mukaisesti urakoitsija vastaa huoltokirjatietojen oikeellisuudesta. Riippuen huoltokirjakoordinaattorin työmaakohtaisesta ohjeistuksesta, työmaatoteutuksesta vastaava urakoitsija päivittää huoltokirjatiedot itse tai tarvittaessa käyttää omalla kustannuksellaan muiden tahojen, kuten huoltokirjakoordinaattorin tai suunnittelijoiden apua. Urakoitsijalla on velvollisuus tarkastaa suunnittelijoiden tallentamat huoltokirjatiedot ja päivittää ne hankintojaan vastaaviksi.

Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 13 (13) 3. Toimeksiannot, joissa ei ole hankenumeroa Ilman hankenumeroa olevista toimeksiannoista syntyvät dokumentit tallennetaan ProjekTilan kohdetasolle Pientyöt-osioon tekijänsä toimesta. 3.1. Toimintamalli Pientyöt-hakemistojen tarkoituksena on kerätä talteen ja arkistoida myös sellaiset dokumentit, joita syntyy sellaisista toimeksiannoista, joille ei ole määritelty erikseen hankenumeroa. Dokumentit kerätään, jotta kohteesta saadaan tarvittaessa luotua yhtenäinen ajantasadokumentaatio. Pientyötä varten luodaan oma kansio. Mikäli pientyö kohdistuu ainoastaan yhteen rakennukseen, tallennetaan dokumentit kyseisen rakennuksen luotuun alihakemistoon. Mikäli pientyö kohdistuu useampaan rakennukseen, tallennetaan dokumentit kohteen juureen luotuun hakemistoon. Puitesopimustoimittajalla on automaattisesti sopimuksensa mukaisten kiinteistöjen Pientyöt -hakemistoihin jatkuva tallennus- ja lukuoikeus, joten käyttöoikeuksia ei tarvitse tilata erikseen. 3.2. Hakemistorakenteen nimeäminen Pientyöt -hakemistoon luotavat alihakemistot nimetään Aloitusvuosi- Aloituskuukausi Työn kuvaus. Esimerkiksi 2011-01 Tilamuutokset. Hakemistojen nimeämisestä löytyy ohjeet ProjekTilan ohjesivulta osoitteesta http://www.senaatti.fi/tiedostot/pientoiden_tallennusohje.pdf 3.3. Tallennuksen periaatteet Kaikki tallennettavat dokumentit tallennetaan sekä alkuperäisessä muodossa että PDF-tiedostoina. Paperilla olevat dokumentit skannataan ja tallennetaan PDFmuodossa. Tallennettavat dokumentit tallennetaan suunnittelualoittain omiin alihakemistoihin, kuten Pientöiden tallennusohjeessa on mainittu.