TOIMINTASTRATEGIA 2013 2016 Pirjo Isoluoma Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 1
SISÄLLYSLUETTELO 1. Oulu City rotaryklubi ry:n tehtävä, visio ja arvot... 3 2. Toiminnan keskeiset tavoitteet... 4 3. Johtaminen ja organisaatio... 6 4. Viestintä... 8 5. Rotarytoiminnan suunnittelu ja aikataulu... 8 6. Oulu City rotaryklubi ry:n nykytila ja johtopäätökset... 9 7. Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen...10 Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 2
1. Oulu City rotaryklubi ry:n tehtävä, visio ja arvot Rotariklubin tehtävä on edustaa rotaryjärjestöä paikkakunnalla ja toimia ihmiskunnan parhaaksi ja rotaryaatteen edistämiseksi. Visio Oulu City rotaryklubi ry tarjoaa maailmanlaajuisen humanitaarisen palveluväylän aktiivisille ihmisille. Arvot Toveruus Klubin jäsenet, sekä miehet että naiset ovat tasa-arvoisia ja vaalivat keskinäistä toveruutta ja ystävyyttä. Ihmisten hyvinvointi Klubi toimii paikallisesti ja maailmanlaajuisesti ihmisen hyvinvoinnin puolesta. Palvelualttius Palvelualttius näkyy aktiivisena toimintana erityisesti lähiympäristössä ja myös kansainvälisesti. Luottamus Klubin jäsenten välillä vallitsee luottamus ja klubi on toiminnassaan suunnitelmallinen ja toimelias niin, että tekee sen minkä lupaa. Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 3
2. Toiminnan keskeiset tavoitteet Talous Varainhankinnasta huolehditaan monipuolisesti ja tasaväkisesti; kukin klubin jäsen kuitenkin omien voimavarojensa mukaisesti. Kansainvälisiä hankkeita tuetaan monipuolisesti. Tavoitteena on olla mukana Rotarysäätiön maailmanlaajuisissa projekteissa. Kaikille oman klubin aktiivijäsenille pyritään saamaan PHF-mitali. Klubitoiminta Klubitoiminnassa keskeistä on viikko-ohjelman laatiminen mielenkiintoiseksi ja monipuoliseksi. Rotaryvuoden keskeiset tapahtumat huomioidaan ohjelmistossa. Aktiivinen tiedottaminen ja tiedon kulun varmistaminen on keskeistä. Samalla luodaan myös klubin sisäistä imagoa. Palvelutoiminta on osa kansainvälistä palvelujärjestöä, joten palvelutavoitteen tulee näkyä aina ja kaikessa klubin toiminnassa. Palveluhankkeiden tulee olla ajankohtaisia ja oikeaan aikaan tapahtuvia, näkyviä ja kiinnostavia. Huolehditaan siitä, että eri komiteat tekevät suunnitelmat toimikaudeksi ja toimivat aidosti ja myös mahdollisimman näkyvästi. Kansainvälinen toiminta Kansainvälisestä toiminnasta keskeisintä on nuorisovaihto ja ammattivaihto. Klubi toimii myös säätiötasolla mahdollisuuksien mukaan. Klubi järjestää toveruutta vahvistavaa ja virkistävää matkailua ja erilaisia tapahtumia. Jäsenyys ja jäsenlisäys Klubin menestys ja toiminnan jatkuvuus perustuvat siihen, että jäsenet sitoutuvat toimintaan. Jo jäseninä olevien rotarien mielenkiinnon säilyttäminen rotarytoimintaa kohtaan on keskeistä ja se turvataan antamalla mahdollisuus palvella mahdollisimman monipuolisella tavalla ottaen huomioon jäsenten Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 4
omat kiinnostuksen kohteet ja voimavarat. Hyvä ilmapiiri ja yhteishenki tukevat sitoutumista. Tärkeää on myös rotarien puolisoiden ja muiden perheenjäsenten tuki ja myötämielisyys klubitoimintaa kohtaan. Klubin kehityksen kannalta on tärkeää, että saadaan myös uusia jäseniä. Aktiivista jäsenhankintaa toteutetaan ja samalla varmistetaan, että jäsenet edustavat mahdollisimman kattavasti alueen eri ammatteja ja elinkeinoelämää. Osana jäsenten sitouttamista rotarytoimintaan huolehditaan myös uusien jäsenten perehdyttämisestä. Klubin jäsenten luokitteet pidetään ajan tasalla ja kehitetään luokitejärjestelmää. Klubin jäsenkuntaa suunnataan yhä enemmän vastaamaan alueen eri toimialoja. Kumppanit ja avustus- ja palvelukohteet Keskeisenä periaatteena on humanitaarinen ja inhimillinen hyvinvointi niin lähiympäristössä kuin maailmallakin. Rotarit eivät pyri tekemään kaikkea aivan itse vaan tarvitaan yhteistyökumppaneita. Valitaan luotettavat yhteistyökumppanit, joilla on todellisia mahdollisuuksia vaikuttaa asioiden kehittymiseen parempaan suuntaan. Avustusten ja palvelun kohteena voi olla yhtä hyvin lapset tai nuoriso ja vanhempikin väestö. Syrjäytymiskehitys näyttää huolestuttavalta ja vakavalta, varsinkin kun siihen liittyy monenlaisia lieveilmiöitä, kuten huumeiden ja päihteiden lisääntynyt käyttö yhä nuorempien keskuudessa ja kasvava rikollisuus. Myös kasvavan vanhusväestön selviämiseen arjessa ja muuttuvassa maailmassa kiinnitetään huomiota. Avustus ja tukitoiminnassa etsitään avustuskohteita varsinkin klubin omalta toimialueelta. Toiminnan kehittyminen ja rotarytietoisuuden lisääminen Rotarytietoutta levitetään ja koulutetaan jäseniä yhä tehokkaammin. Muistetaan viikkokokousten merkitys myös rotarytietouden kehittämisessä. Samalla mietitään aktiivisesti keinoja oman toiminnan kehittämiseksi ja monipuolistamiseksi. Jäseniä kannustetaan osallistumaan omaa klubia laajempiin yhteisiin rotarytapahtumiin, kuten koulutustilaisuuksiin, piirikokouksiin ja muihin tapahtumiin. Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 5
3. Johtaminen ja organisaatio Rotarytoiminnassa keskeinen periaate on tehtäväkierto. Kaikilla on mahdollisuus toimia myös klubin johtotehtävissä. Klubia johtaa presidentti, joka valitaan aina rotaryvuodeksi kerrallaan. Presidentillä on apunaan hallitus, johon kuuluu edellinen presidentti eli past president, tuleva presidentti, varapresidentti, 1. ja 2. sihteeri, nuorisovaihtoasiamies, rahastonhoitaja ja kaksi klubimestaria. Tuleva presidentti johtaa klubitoimintaa ja jokaisella komitealla on nimetty puheenjohtaja. Komiteat Klubipalvelua toteutetaan komiteoiden avulla. Klubipalvelua johtaa tuleva presidentti. Jokaisella komitealla on oma puheenjohtaja. Klubin komiteat ja niiden tehtävät ovat: Hallintokomitea - Auttaa sihteeriä seuraamaan klubin läsnäoloa - Pitää yllä klubin jäsenluetteloa ja raportoi RI:lle ja SR:lle - Auttaa klubin rahastonhoitajaa keräämään jäsenmaksut - Järjestää klubin viikkokokouksien ja erityistilaisuuksien ohjelmat - Edistää klubin jäsenten keskinäistä toveruutta - Toimittaa klubin viikkoselosteen ja ylläpitää nettisivuja - valmistelee klubin sääntöjä ja toimintaperiaatteita koskevat säännökset - vastaa klubin toimintastrategian päivityksistä Jäsenyyskomitea - Saavuttaa tulevan vuoden jäsenyystavoitteet käyttäen Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille. - Kouluttaa ja valmentaa klubin jäseniä siinä, kuinka sopivien ja monipuolisten jäsenten rekrytointi ja sitouttaminen on tärkeää. Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 6
- Tekee luokituskartoituksen, jolla varmistetaan, että klubin luokituksissa näkyvät ammattiväestön rakenteessa tapahtuneet viimeaikaiset muutokset. - Tekee klubiarvion, jolla varmistetaan, että jäsenyystoiminta on tehokasta. - Laatii toimintasuunnitelman siitä, miten klubi toimisi kummiklubina, jos piiriin perustetaan uusi klubi. Nuorisovaihtokomitea - vastaa vuosi-, kesä- ja leirivaihdosta klubissa - pyrkii aktivoimaan toimintaa - pyrkii saamaan nuorisovaihto-ohjelmaa julkisuudessa näkyväksi - tukee nuorisovaihtoasiamiestä tehtävänsä hoitamisessa Julkisuuskomitea - saavuttaa julkisuuskuvakomitean tulevan vuoden tavoitteet (katso julkisuuskuvakomitean osiota Suunnitteluoppaassa tehokkaille rotaryklubeille), - perehtyy RI:n tiedotusmateriaaliin ja resursseihin, - kertoo klubin toiminnoista jäsenille, tiedotusvälineille ja yleisölle, - parantaa projekteja ja aktiviteettejä, jotta ne kiinnostaisivat tiedotusvälineitä enemmän, - auttaa luomaan sellaista julkista kuvaa, joka edistää jäsenyyden kehittymistä. Palveluprojekti ja rotarysäätiökomitea - Saavuttaa klubin palveluprojektien tavoitteet tulevana vuonna - suorittaa paikkakunnalla ja klubissa tarvearviointi - Suunnitelee palveluprojekteja, sekä paikallisia että kansainvälisiä, ja käyttää siihen klubin, piirin ja RI:n resursseja sekä varmistaa, että projekteista tiedottaminen on suunniteltua - Toteuttaa palveluprojekteja siten, että kaikki jäsenet osallistuvat niihin - Arvioi kaikki palveluprojektit ja käyttää kokemuksia vahvistamaan tulevia projekteja Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 7
- Saavuttaa klubin tulevan vuoden rotarysäätiötavoitteet - Perehdyttää rotareita Rotarysäätiön toimintaan - Kannustaa klubin jäseniä osallistumaan Säätiön ohjelmiin ja tukemaan sitä taloudellisesti - Kertoo piirin ja Rotarysäätiön hallituksen rotarysäätiötavoitteista klubin jäsenille - Komitea pitää rahastonhoitajan avulla hyvää huolta klubin saamista Säätiön avustusvaroista 4. Viestintä Klubin tiedottamisen keskeinen väline on Internet. Klubilla on omat kotisivut, joihin päivitetään myös viikko-ohjelma, viikkokokousten pöytäkirjat sekä muut keskeiset Rotary-tapahtumat. Muut ajankohtaiset ja kiireelliset asiat viestitään sähköpostitse. Tämän lisäksi viikkokokouksissa tiedotetaan keskeisistä lähitulevaisuuden tapahtumista ja yleensä rotaryyn liittyvistä asioista. Suomen Rotary julkaisee laajaa vuosittain ilmestyvää rotarymatrikkelia, jota varten klubi huolehtii siitä, että jäsentiedot pysyvät ajan tasalla. 5. Rotarytoiminnan suunnittelu ja aikataulu Rotary-vuosi alkaa 1.7. ja päättyy kesäkuun lopussa. Tulevan Rotary-vuoden suunnittelu alkaa PETS-koulutuksesta. Vuoden suunnittelusta vastaa tuleva presidentti. Suunnitteluvaiheessa hallintokomitea on keskeisessä roolissa. Viikko-ohjelma on saatava valmiiksi hyvissä ajoin ennen kauden loppua. Ohjelmassa tulee huomioida: viikkokokousohjelma 4 kokousta voidaan peruuttaa teemakuukaudet koulutus- ja kokoustilaisuudet avectilaisuudet klubin juhlat ja tapahtumat Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 8
piirikokoukset ja piirin koulutustilaisuudet ym. governorin vierailu muut tilaisuudet, jotka luovat yhteishenkeä ja hyvää tahtoa kansainväliset vierailut ja vaihto-ohjelmat. 6. Oulu City rotaryklubi ry:n nykytila ja johtopäätökset Oulu City rotaryklubi ry:n vahvuus on jäsenissä. Oulu City pyrkii olemaan tasa-arvoinen rotaryklubi, jossa on yhtä paljon naisia kuin miehiäkin. Klubi on hyväksytty Rotary Internationalin jäseneksi 25.7.2006, joka on ns. admissiondate eli virallinen perustamispäivä. Klubin Charter juhlapäivä oli lauantaina 2.9.2006. Klubissa oli perustaja eli charterjäseniä 21 kpl sukupuolten välisen edustuksen ollessa tasapainossa. Jäsenet ovat valittaessa todettu idearikkaiksi ja aktiivisiksi, joten klubitoiminnan vireään toimintaan on hyvät edellytykset. Klubitoiminnan käynnistämisestä lähtien klubin ilmapiiriä pyritään vaalimaan siten että klubissa koetaan aitoa toveruutta ja ystävyyttä, autetaan toisia ja järjestetään yhteisiä tapahtumia ja matkoja viikkokokousten ulkopuolellakin sekä pidetään huolta siitä että myös uudet klubijäsenet tuntevat itsensä tervetulleeksi klubiimme. Viikkokokoukset pyritään pitämään hyvin suunniteltuina ja jämäköinä mutta kuitenkin rentoina ja aktiivisina tilaisuuksina. Yhteistoimintaa muiden klubien kanssa pyritään aktiivisesti rakentamaan. Kokoustilana toimii pääsääntöisesti Holiday Inn hotelli Holvi kabinetti. Tarvittaessa kokoustila valitaan jäsenmäärän kehityksen, tilan toimivuuden ja taloudellisten resurssien mukaan. Tarvittaessa vaihtoehdot kilpailutetaan. Viikkokokouksien pitämisellä mielenkiintoisina pyritään ylläpitämään osallistumisprosenttia korkeana. Uusien jäsenten perehdyttäminen Rotarytoimintaan ja aktiiviseen oman klubimme toimintaan on yksi keskeisimmistä tehtävistä, joka on kaikkien klubimme jäsenten velvollisuus. Klubimme nuorekas ja aktiivisesti työelämässä mukana oleva jäsenistö muokkaa omalla toiminnallaan positiivista mielikuvaa elävästä ja kehittyvästä Rotary-liikkeestä tehden osallistumisen Rotary-toimintaan halutuksi aktiivisen Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 9
toiminnan muodoksi myös uusille jäsenille. Verkostoituminen, näkyvä hyväntekeväisyystyö, vaihto-oppilastyö ja pitkäjänteinen toiminnan suunnittelu luovat puitteet aktiivisen mielikuvan rakentamiselle. Klubin menestyminen edellyttää: Toiminnan systemaattista suunnittelua, jotta toiminta saadaan kiinnostavaksi Klubin jäsenten yhteishengen ja yhteenkuuluvuuden rakentamista. Yhteistyötä muiden rotaryklubien kanssa (yhteiset tilaisuudet ja projektit) Toiminnan monipuolista kehittämistä siten, että mahdollisimman monella kiireisellä työelämässä olevalla jäsenellä on mahdollisuus osallistua ja toimia aktiivisesti klubissa. Tietotekniikan tehokasta hyödyntämistä klubitoiminnassa ja tiedottamisessa. Laadukkaita ja ajankohtaisia vierailijoita ja tutustumiskohteita Uusien jäsenten systemaattista perehdyttämisohjelmaa. Positiivisia ja imagoa kehittäviä tapahtumia ja tempauksia sekä klubitoiminnasta kertomista tuttavapiirissä ja lehdistötiedotteissa. Vaihto-oppilastoiminnan kehittämistä ja erityisesti vastaanottavien perheiden valmentamista toimintaan. Aktiivista varainhankintaa. Verkostoitumista ja yhteydenpitoa muihin järjestöihin ja yhdistyksiin. 7. Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen Jokaiselle Rotary-vuodelle laaditaan talousarvio ja toimintasuunnitelma, jossa määritellään keskeiset tavoitteet ja linjaukset tulevan vuoden toiminnalle. Suunnitelman on oltava realistinen mutta myös riittävän haasteellinen, jotta jäsenten mielenkiinto klubitoimintaa kohtaan säilyy. Kauden päätyttyä laaditaan toimintakertomus ja arvioidaan kuluneen vuoden suunnitelmien toteutumista. Toimintastrategiaa päivitetään tarvittaessa ja vähintään kolmen vuoden välein. Y-Tunnus: 2156710-2 Sivu 10