FAQ, Rekrytointimoduuli

1 FAQ, SISÄLTÖ FAQ, Rekrytointimoduuli... 2 Miten rekrytointipohjat löytyvät?... 2 Miksi rekrytointilistauksessa eivät näy kaikki rekrytoinnit tai juuri luomani uusi rekrytointi?... 2 Miten voin muokata julkaistua työpaikkailmoitusta?... 2 Milloin sijaisuus kannattaa täyttää kohdistettuna rekrytointina Rekrytointimoduulissa, ja milloin sijaisrekrytointina Sijaisrekisterimoduulissa?... 2 Miksi Mol-julkaisu ei onnistu?... 3 FAQ, Hakulomake ja viestintä hakijoiden kanssa... 3 Voiko hakija liittää hakemukseensa todistusjäljennöksiä?... 3 Voiko hakijoille järjestelmästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin liittää liitetiedostoja?... 3 Milloin hakulomakkeella kannattaa käyttää Vaaditut todistukset/ luvat ja sertifikaatit/ osaamiset kysymyksiä?... 4 Milloin hakulomakkeella käytetään Kiinnostuskysymyksiä?... 4 Miksi hakijat eivät saa ilmoitettua hakemuksessaan työsuhteensa kestoa oikein?... 5 FAQ, Sijaisrekisterimoduuli... 6 Miksi en löydä etsimäni henkilön hakemusta Etsi sijaisrekisteristä toiminnolla?... 6 FAQ, Hakijaportaali... 7 Miten saan itselleni uuden käyttäjätunnuksen, kun teen työhakemuksen Kuntarekryssä ensimmäistä kertaa?... 7 Olen unohtanut käyttäjätunnukseni, miten saa uuden?... 7 Miten voin käyttää aiemmin lähettämääni hakemusta myöhemmin muiden työpaikkojen hauissa?... 7 Miksi kaikki tiedot, jotka olen aiemmin täyttänyt hakulomakkeelle, eivät ole uuden työpaikan hakulomakkeella valmiina?... 7 Mistä tiedän, että työhakemukseni on mennyt perille työnantajalle?... 8 Miten voin muuttaa lähettämäni työhakemuksen tietoja?... 8 Mistä voin kirjautua järjestelmään, kun minulla on jo käyttäjätunnus?... 8 Miksi en saa sähköpostiini uutta salasanaa, kun tilasin sellaisen itselleni?... 8 Miksi rekisteröityminen ei onnistu, vaan saan tiedon että käyttäjätunnus on jo varattu?... 9 Miksi hakulomakkeella ei ole mitään vastausvaihtoehtoja kysymyksissä, joissa aukeaa ikkuna josta pitäisi valita jokin vastaus?... 9 Miten saisin kerrottua hakulomakkeella itsestäni sellaisia tietoja, joita ei kysytä?... 9

2 FAQ, Rekrytointimoduuli Miten rekrytointipohjat löytyvät? - Rekrytointipohjat ovat tyyppiä rekrytointipohja, joten rekrytointien listausnäkymä täytyy suodattaa rekrytointityypin mukaan. Suodatuksen voit tehdä painikkeella Lisää suodattimia, josta avautuvassa kentässä valitset rekrytoinnin tyypin, ja klikkaat Tallenna suodattimet. Suodatusikkunan saat suljettua klikkaamalla uudelleen painiketta Lisää suodattimia. Miksi rekrytointilistauksessa eivät näy kaikki rekrytoinnit tai juuri luomani uusi rekrytointi? - Rekrytointilistaus näyttää rekrytoinnit viimeksi tehdyn suodatuksen mukaisesti. Klikkaamalla suodatuspainiketta Palauta oletukset, listauksen suodatus palautuu tilanteeseen jossa näytetään kaikki ne aktiiviset rekrytoinnit joihin sinulla on oikeudet. (Huom: Palauta oletukset ei tyhjennä Haku kenttää, jos siihen on aiemmin kirjoitettu jokin hakusana.) Miten voin muokata julkaistua työpaikkailmoitusta? - Työpaikkailmoitusta voi muokata ennen julkaisua tai julkaisun jälkeen rekrytoinnin hallintanäkymän välilehdellä Työpaikkailmoitus. Muista tallettaa muokkauksen jälkeen ylärivin Tallenna - painikkeella. Muokkaus tulee tämän jälkeen näkyviin myös julkaistuun ilmoitukseen, kun Kuntarekry.fi sivusto päivittyy seuraavan kerran. - Mol.fi:ssä julkaistua ilmoitusta voi muokata vain mol:n järjestelmässä kirjautumalla sinne mol:n työnantajatunnuksilla. Milloin sijaisuus kannattaa täyttää kohdistettuna rekrytointina Rekrytointimoduulissa, ja milloin sijaisrekrytointina Sijaisrekisterimoduulissa? - Sijaisrekrytointi kannattaa julkaista tilanteissa, joissa hakijoiden kanssa viestimisessä käytetään myöhemmin keikka- ja käytettävyyskalenteria. Kalenteri liittyy vain sijaisrekrytointeihin jätettyihin hakemuksiin. - Kohdistettuna rekrytointina kannattaa täyttää sijaisuudet, jotka ovat selkeästi ennalta tiedettyinä ajankohtina alkavia ja päättyviä, yleensä vähintään useita kuukausia kestäviä palvelussuhteita. Jos tällaiseen tehtävään hakenut hakija halutaan mukaan sijaisrekisteriin, häntä pyydetään tekemään erillinen hakemus sijaisrekrytointiin.

3 Miksi Mol-julkaisu ei onnistu? - Mol:n järjestelmä ottaa vastaan vain yhden julkaisun rekrytoinnista. Jos olet jo aiemmin tehnyt molliin julkaisun kyseisestä rekrytoinnista, mollin järjestelmä ei ota vastaan myöhemmin uutta julkaisua samasta rekrytoinnista. - Jos saat virheilmoituksen mol-julkaisun yhteydessä, tee virheilmoituksen mukaiset korjaukset työpaikkailmoitukseen Työpaikkailmoitus välilehdellä. Esim. Työ alkaa (Kuntarekry.fi, MOL) kenttään kirjoitettu teksti menee myös Mol-ilmoitukseen, joten jos kentässä oleva teksti on liian pitkä, lyhennä sen sanamuotoa. - Mol -julkaisu edellyttää, että organisaatio on tehnyt Mol:n kanssa sopimuksen Passari-palvelun käytöstä. Passari-palvelua käyttävä työnantaja saa paikallisesta T&E toimistosta URA-tunnuksen, joka pitää laittaa järjestelmän asetuksiin. Steppiasiakkaat lähettävät URA tunnuksen KL-Kuntarekry Oy:n asiakastukeen, joka tekee tämän muutoksen asetuksiin. Mol:n URA-tunnuksen tilaamisesta on oma ohjeensa Ohjeet ja materiaalit > Muuta materiaalia valikossa. FAQ, Hakulomake ja viestintä hakijoiden kanssa Voiko hakija liittää hakemukseensa todistusjäljennöksiä? - Organisaation pääkäyttäjä voi ottaa asetuksissa hakulomakkeelle käyttöön useita liitetiedoston liittämiskohtia Lisätietoja kysymyksen yhteyteen. Nämä liitetiedostokysymykset täytyy valita rekrytoinnin hakulomakkeelle käyttöön, jos hakijoille halutaan antaa mahdollisuus liitetiedostojen liittämiseen. Liitetiedoston enimmäiskoko on 1 MB, mikä ei aina riitä esim. skannatuille kuville. - Rekrytointiprosessin kannalta onkin suositeltavinta suunnitella hakulomakkeen kysymysvalikoima sellaiseksi, että lomakkeella saadaan kysyttyä hakijoilta ne tiedot joiden perusteella haastatteluvalinnat voidaan tehdä. Todistukset jäljennöksineen pyydetään ottamaan mukaan haastatteluun, jonka yhteydessä tarkistetaan hakijan hakemuksessaan esittämät tiedot. Voiko hakijoille järjestelmästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin liittää liitetiedostoja? - Hakijoille järjestelmästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin voi liittää yhden liitetiedoston, jonka enimmäiskoko on 1 MB. - Syksyllä 2012 julkaistavassa versiossa liitetiedostoja voi liittää lähtevään viestiin enintään 5 kpl.

4 Milloin hakulomakkeella kannattaa käyttää Vaaditut todistukset/ luvat ja sertifikaatit/ osaamiset kysymyksiä? - Kun rekrytoidaan tehtävään, johon valittavalta ehdottomasti edellytetään jotain tiettyä todistusta, lupaa tai osaamista, voi tällaista yksittäistä asiaa kysyä erikseen omana kysymyksenään. Samoin jos tehtävässä menestymisen ennustetta olennaisesti parantaa jonkin tietyn dokumentin omistaminen, voidaan tällaista kysyä. Tällaisesta esimerkkinä voi olla vaikkapa ajokortti, jos täytettävään tehtävään kuuluu autolla ajamista. - Esim. vastausvaihtoehto Ajokortti A-luokka tulee hakijalle valittavaksi ainoastaan, jos hakulomakkeelle valitaan käyttöön kysymys Vaaditut luvat ja sertifikaatit ja siihen kysymykseen valitaan käyttöön kohta Ajokortti A-luokka. Milloin hakulomakkeella käytetään Kiinnostuskysymyksiä? - Kun julkaistaan avoimia rekrytointeja ja sijaisrekrytointeja, hakemukset menevät järjestelmässä hakemusrekistereihin joihin pääsevät kaikki ne työnantajat joista hakija on kiinnostunut. Hakemukset löytyvät, jos hakija on vastannut kiinnostuskysymyksiin siten, että esimiehellä on oikeus lukea hakemusta. - Hakijan vastaukset kiinnostuskysymyksiin Alue/ kunta, jossa haluan työskennellä, Tehtäväalueet/ tehtävät, joista olen kiinnostunut ja Työnantajaorganisaatiot, joista olen kiinnostunut määrittelevät esimiehen oikeuden nähdä hakemus. - Avoimissa rekrytoinneissa ja sijaisrekrytoinneissa nämä kysymykset on kysyttävä pakollisina, ettei hakija jättäisi hakemusta vastaamatta näihin kysymyksiin. Jos hakija ei ole vastannut em. kysymyksiin, esimiehellä ei voi olla oikeutta lukea hakemusta, eikä hakemusta siis löydy hänelle järjestelmästä. - Kiinnostuskysymyksiä ei pidä kysyä lainkaan kohdistetuissa rekrytoinneissa.

5 Miksi hakijat eivät saa ilmoitettua hakemuksessaan työsuhteensa kestoa oikein? - Kun hakulomakkeelle valitaan työsuhteiden ja koulutustietojen kysymyksiä, voidaan kysyä erikseen alku- ja loppupäivämäärää. Jos kysytään vain alkupäivämäärää, hakija ei voi täyttää lainkaan työkokemustietoihinsa loppupäivämäärää. Tässä tilanteessa järjestelmä laskee työkokemuksen keston ilmoitetusta alkupäivämäärästä nykyhetkeen. - Jos kysytään loppupäivämäärää pakollisena kysymyksenä, hakijan on laitettava työsuhteen loppupäivämääräksi jotain vaikka työsuhde ei olisi päättynyt. Loppupäivämääriä siis ei pidä kysyä pakollisina kysymyksinä. - Jos hakijalla on ollut esim. osa-aikaisia tai useita lyhyitä työsuhteita samalla työnantajalle, hän voi ilmoittaa ensimmäisen työsuhteen alkupäivän, viimeisen työsuhteen loppupäivän, ja kirjoittaa itse laskemansa työsuhteiden kokonaiskesto Kesto kenttään.

6 FAQ, Sijaisrekisterimoduuli Miksi en löydä etsimäni henkilön hakemusta Etsi sijaisrekisteristä toiminnolla? - Jos hakijan hakemuksessa olevat tiedot eivät täsmää haussa käytettyjen hakuehtojen kanssa, hakemus ei tule hakutulokseen. - Jos hakija on käytettävyystiedoissaan laittanut ruksin kohtaan Käytettävissä sijaisuuksiin: En ole käytettävissä, hänen hakemuksensa ei tule hakutulokseen. - Hakija ei ole lähettänyt hakemusta onnistuneesti. Hän ei ole nähnyt hakemuksen lähettämistoiminnon jälkeen näkymää, jossa lukee: Hakemuksesi on tallentunut tietokantaan. Kiitos hakemuksestasi. - Hakemus ei sisällä sellaisia tietoja, joiden perusteella esimiehellä olisi oikeus nähdä hakemus. Jos hakuehtona käytetään sijaisen nimitietoja, mutta sijainen ei ole hakemuksessaan vastannut kiinnostuskysymyksiin siten, että hän olisi kiinnostunut niistä työpaikoista joihin esimiehellä on oikeudet, hakemus ei tule hakutulokseen (kts. kysymys Milloin hakulomakkeella käytetään Kiinnostuskysymyksiä? ). Esimerkki: Maija Poppanen on tehnyt hakemuksen johonkin sijaisrekrytointiin, ja vastannut Alue/ kunta, jossa haluan työskennellä -kysymykseen Hämeenlinna ja Tehtäväalueet/ tehtävät, joista olen kiinnostunut kysymykseen Terveydenhuolto. Maija soittaa esimiehelle Lahden alueella, ja kertoo laittaneensa hakemuksen ja olevansa kiinnostunut myös Lahden seudun työpaikoista. Esimies, jolla on käyttäjätunnus organisaatiossa jonka työpaikat sijaitsevat Lahden alueella, tekee haun hakuehdoilla - etunimi: Maija - sukunimi: Poppanen - Alue, kunta jolla haluan työskennellä: Lahti Maijan hakemus ei tule hakutulokseen, koska hän on lomakkeella ilmoittanut kiinnostusta Hämeenlinnan alueeseen, mutta ei Lahden alueeseen.

7 FAQ, Hakijaportaali Miten saan itselleni uuden käyttäjätunnuksen, kun teen työhakemuksen Kuntarekryssä ensimmäistä kertaa? - Kun alat tehdä työhakemusta ensimmäistä kertaa Kuntarekryssä, valitse Hae työpaikkaa painikkeesta avautuvassa Kirjaudu sisään -näkymässä kohta Rekisteröidy. Silloin aukeaa näkymä Rekisteröityminen, jossa teet itsellesi käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätunnus voi olla mikä vain merkkiyhdistelmä. Kirjoita keksimäsi käyttäjätunnus muistiin myöhempää käyttöä varten. Vinkki: Sähköpostiosoite käyttäjätunnuksena on helppo muistaa myöhemmin! Olen unohtanut käyttäjätunnukseni, miten saa uuden? - Jos olet jo aiemmin tehnyt hakemuksia Kuntarekryssä, mutta olet unohtanut käyttäjätunnuksesi, et voi tilata uutta käyttäjätunnusta itsellesi. Tällaisessa tilanteessa sinun täytyy tehdä itsellesi uusi käyttäjätunnus Rekisteröidy linkistä, ja tehdä uusi työhakemus hakemaasi paikkaan. - Kun olet rekisteröitynyt, näkymä palaa alkutilanteeseen eli Kirjaudu sisään näkymään. Kirjoita siinä juuri luomasi käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin, ja klikkaa Kirjaudu sisään, niin pääset työpaikan hakulomakkeelle. Miten voin käyttää aiemmin lähettämääni hakemusta myöhemmin muiden työpaikkojen hauissa? - Kun haet uutta työpaikkaa ilmoituksen painikkeesta Hae työpaikkaa, kirjaudu samoilla tunnuksilla järjestelmään jotka olet aiemmin luonut itsellesi. Monet tiedot, kuten perustiedot ja työkokemusja tutkintotiedot kopioituvat uudelle hakemuslomakkeelle siltä lomakkeelta, joka sinulla on viimeksi ollut auki ja jonka olet tallettanut. Kopioituminen tapahtuu sellaisiin kysymyksiin, jotka ovat samoja kuin edellisellä hakulomakkeella olleet. Miksi kaikki tiedot, jotka olen aiemmin täyttänyt hakulomakkeelle, eivät ole uuden työpaikan hakulomakkeella valmiina? - Kaikkien tietojen ei kuulu kopioitua. Tällaisia ovat esimerkiksi työpaikkakohtaiset kysymykset, kuten Hakemus tehtävään, joilla työnantaja haluaa kysyä sinulta juuri siihen tehtävään liittyviä tietoja. Sen sijaan esim. perustiedot kopioituvat, kuten nimi- ja yhteystiedot, ja monet työkokemus- ja koulutustiedot.

8 - Uuden työpaikan hakulomakkeella ei kysytä samoja kysymyksiä, joita kysyttiin sillä lomakkeella jonka olet viimeksi lähettänyt. Siksi vastauksesi eivät voi kopioitua näihin uusiin erilaisiin kysymyksiin. - Tiedot kopioituvat siltä lomakkeelta, joka on viimeksi ollut avoinna. Jos sinulla on ollut monta keskeneräistä hakemusta eri työpaikkoihin yhtä aikaa tekeillä, tiedot kopioituvat siltä keskeneräiseltä lomakkeelta joka on viimeksi ollut auki. Siksi kannattaa tehdä aina hakemus loppuun asti valmiiksi ja lähettää se, ennen kuin alkaa tehdä uutta hakemusta toiseen tehtävään. Mistä tiedän, että työhakemukseni on mennyt perille työnantajalle? - Kun olet täyttänyt hakulomakkeen, hakemus lähetetään painikkeesta Lähetä hakemus. Tämän jälkeen avautuu näkymä, jossa lukee: Hakemuksesi on tallentunut tietokantaan. Kiitos hakemuksestasi. Tämä on merkki siitä, että hakemus on työnantajan käytettävissä. Miten voin muuttaa lähettämäni työhakemuksen tietoja? - Kun kirjaudut järjestelmään, näet oman työpöytäsi näkymässä listauksen työpaikoista, joita olet hakenut. Valitse se, johon jättämääsi hakemusta haluat muokata. Tee lomakkeelle tarvittavat muutokset, ja klikkaa lopuksi Yhteenveto ja lähettäminen välilehdellä olevaa painiketta Päivitä hakemus. - Voit muokata työhakemuksen tietoja avoinna olevan työpaikan hakuaikana, et hakuajan jälkeen. Mistä voin kirjautua järjestelmään, kun minulla on jo käyttäjätunnus? - Järjestelmään voit kirjautua Kuntarekry.fi -sivujen etusivulla olevasta linkistä Omiin tietoihin, joka löytyy otsikon Kirjautuminen alta, tai minkä tahansa työpaikkailmoituksen Hae työpaikkaa painikkeella. Miksi en saa sähköpostiini uutta salasanaa, kun tilasin sellaisen itselleni? - Järjestelmä lähettää uuden salasanan vain siihen samaan osoitteeseen, jonka olet ilmoittanut työhakemuksesi yhteystiedoissa. - Jos et ole tallettanut yhteenkään hakemukseesi yhteystietoihisi sähköpostiosoitetta, et voi tilata itsellesi uutta salasanaa. Tällaisessa tilanteessa sinun täytyy rekisteröityä uudelleen uudella käyttäjätunnuksella, jolloin et näe aiempien hakemustesi tietoja uudella käyttäjätunnuksellasi.

9 Miksi rekisteröityminen ei onnistu, vaan saan tiedon että käyttäjätunnus on jo varattu? - Jos olet jo tehnyt itsellesi käyttäjätunnuksen, ja valitset Kirjaudu sisään -näkymässä vahingossa uudelleen Rekisteröidy, olet jälleen näkymässä jossa luodaan uusi käyttäjätunnus. Olet ehkä jo rekisteröitynyt aiemmin samalla käyttäjätunnuksella, ja se on siksi jo käytössä. - Käyttäjätunnus, jonka haluat itsellesi, voi olla jonkun muun työnhakijan käytössä. Keksi jokin muu käyttäjätunnus itsellesi. Vinkki: voit lisätä haluamaasi käyttäjätunnukseen numeron, niin se on helppo muistaa. Kirjoita kuitenkin itsellesi muistiin käyttäjätunnus ja salasana jonka itsellesi luot. - Tee näin: Kun olet ensin rekisteröitynyt ja palaat näkymään Kirjaudu sisään, laita käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin ja klikkaa Kirjaudu sisään. Miksi hakulomakkeella ei ole mitään vastausvaihtoehtoja kysymyksissä, joissa aukeaa ikkuna josta pitäisi valita jokin vastaus? - Työnantaja, joka on tehnyt hakulomakkeen, ei ole ottanut hakulomakkeelle vastausvaihtoehtoja käyttöön. Ota yhteyttä työantajaan, jonka työpaikkaa olet hakemassa. Miten saisin kerrottua hakulomakkeella itsestäni sellaisia tietoja, joita ei kysytä? - Hakulomakkeet ovat niiden työnantajien laatimia, joiden työpaikkoja niillä haetaan. Ota työhakemuksiin ja niiden sisältämiin tietoihin liittyen aina yhteyttä siihen työnantajaan, jonka työpaikkaa olet hakemassa.