Ajankohtaista Kirjurista 29.9.2011 Inkeri Kranttila rekisteripäällikkö Kirkkohallitus
Menu Konversion tilanne Hyväksymistestaus Kirjurin käyttöönotto, tehtävät ja tuki Työjono, mikä se on? Digi-osio ja Kirdi-näytöt? Muut eroavaisuudet verrattuna nykykäytäntöön Kirkolliset ilmoitukset, liitteiden skannaaminen, Kirkkohallituksen uudet tehtävät Kirkonkirjojenpidon organisointi
Konversiot Testidumpit 22.8.2011 saatiin hyvin kaikista seurakunnista Konversio-ohjelmiin ei tehdä enää muutoksia Konversiokannan päälle ajetaan VTJ:stä otettu perustietoaineisto uutena kantaan kaikki voimassa olevat tietojenluovutuskiellot varmistetaan tietojen oikeellisuutta Mahdolliset testidumpit??? Tuotantodumpit (ajankohta ilm. myöhemmin)
Hyväksymistestaus Ajankohta 19.9.-10.10.2011 (tarv. myös myöhemmin) Testaajina: Helsingin keskusrekisteri + sovitut seurakunnat Tampereen keskusrekisteri + sovitut seurakunnat Päijät-Hämeen keskusrekisteri + sovitut seurakunnat Tekninen testaus Logica Affecto Kirkkohallitus
Kirjurin käyttöönotto 1.12.2011 uusi laki tulee voimaan Kirjurin käyttöönotto vuoden 2012 puolella Kirjurin perustoiminnot sisältävä versio Raportointia laajennetaan kevään versioihin Digitoidun aineiston käsittelymahdollisuuksia lisätään kevään versioihin Karttapalvelun käyttöönotto seuraavissa versioissa KITKE-hankkeen johtoryhmä käsitteli kokouksessaan 26.9.2011
Käyttöönoton tehtäviä Tuotantodumppien lähettäminen (srk:t) Konversioajot (Logica ja KKH) VTJ-perustietoaineiston ajot (KKH) VTJ-muutostietoliikenteen ajot (KKH) Kirjurin tietokannan tarkastaminen (srk:t) Nykyisten jäsentietojärjestelmien irtisanominen (srk:t) Alkuvuoden 2012 aikana tiedot tallennetaan Kirjuriin ja Papinkirjaan / Siriukseen (srk:t) Tilastot 2011 nykyisistä järjestelmistä (srk:t)
Kirjurin käyttöönoton tuki Hiippakunnalliset tukirenkaat Edustajat rovastikunnittain Kirjurin opastus ennen käyttöönottoa Kirjurin käyttöönoton lähituki Tukirenkaiden samansisältöiset koulutuspäivät: 8.9.2011 Oulu 28.9.2011 Tampere 3.10.2011 Pieksämäki Yhteiset pelisäännöt ja tukisivustot verkossa
Verkkokoulutus 1. versio tuli käyttöön 2.5.2011 Verkkokoulutusmateriaalia päivitetään syksyn aikana tarkemmilla ohjeilla Data-näyttökohtaisia ohjeita täydennetään ja tarkennetaan Digi-näyttökohtaiset ohjeet lisätään Kirkonkirjojenpidon prosessikuvaukset Tietojen luovutuksen ohjeistus Kysymyssarjoja uudistetaan ja laajennetaan Lisää ruotsinkielistä materiaalia
Kirjurin opastaminen Opastamis-/tutustumispäivä(t) seurakunnille Loka-marraskuussa Rovastikunnittain Tarvittaessa useampi tilaisuus Materiaalina verkkokoulutusmateriaali ja Kirkkohallituksen valmistelema muu materiaali Raportointi ongelmista, virheistä ja kehittämistarpeista Tukirenkailla mahdollisuus Kirjurin kokeilukäyttöön
Kirkonkirjojenpidon ja Kirjurin käytön tuki Tukirenkaan rooli pysyvä Kirkonkirjojenpidon ja Kirjurin käytön tukena Tiedottavana Käyttäjille Kirkkohallitukselle Yhteiset pelisäännöt Raportointi verkossa Omat sivustot Yhteiset kokoontumiset
Työjono Työjonolla hallinnoidaan keskeneräisiä tehtäviä Seurakunnan tehtävät Tilatut todistukset, esteiden tutkinnat yms. Käyttäjän tehtävät Käyttäjän keskeneräiset tehtävät, esim. esteiden tutkinta, sukuselvitystilaus, Delegoidut tehtävät Tehtävän siirtäminen toiselle seurakunnalle Käyttöoikeuksien puuttuessa Rekisteröinnin vahvistamiseksi Lisätietojen saamiseksi Delegointihistoria Tehtävää käsitelleet seurakunnat Tehtävän tämänhetkinen tila
Digi ja Kirdi-näytöt Kirjurin Digi-osio hallinnoi digitoituja ja skannattuja aineistoja Kirkonkirjat Perhelehdet Skannatut asiakirjat Kirdi-näyttöjen kautta tietoja tallennetaan Dataosioon vanhoina tietoina Eri tietoryhmille on omat näyttönsä Käyttäjä täyttää Kirdi-näytön tiedot digikuvista Tietoja voidaan käyttää suoraan Kirjurin tietokannasta esim. sukuselvityksiin
Kirjuri ja rajapinnat Osoiterajapinta Reaaliaikainen Henkilötunnuskysely Skannatut asiakirjat Eräajorajapinta Osoitepoiminnat Rippikoulutiedot Kuolin- ja hautaustiedot.. Henkilötietoraportti Suppea ja laaja tietosisältö
Muutoksia nykyiseen (1/3) Kirkolliset ilmoitukset Kirjuriin Tapahtuman rekisteröinnin yhteydessä Erillisenä tallennuksena Liitteet skannataan ja tallennetaan Kirjuriin Tapahtuman rekisteröinnin yhteydessä Tapahtuman rekisteröinnin jälkeen myöhemmin Henkilön tietoihin Haku VTJ:stä Henkilöä ei löydy Kirjurin tietokannasta Rippikouluun ilmoittautuessa, esteiden tutkinnassa,. Jäsenen / entisen jäsenen tietojen korjaus / päivitys
Muutoksia nykyiseen (2/3) Rippikouluun liittyvä toiminnallisuus Ilmoittautuminen Yksitellen (myös toisen seurakunnan jäseniä) Ryhmähaku seurakunnan ja syntymäajan mukaan Toiseen rippikouluun vaihtaminen Rippikoulujen monipuolinen haku Tilauksen ja tilaajan tiedot Kirjuriin Päähenkilö, kenestä tilaus tehdään Tilauksen tiedot Tilaajan tiedot Maksajan tiedot
Muutoksia nykyiseen (3/3) Yksi yhteinen tietokanta VTJ-ajot päivittäin valtakunnallisesti Versiopäivitykset valtakunnallisesti Väestötilastot suoraan Kirjurista Kirkonkirjojenpidon prosessiprojekti Seurakuntien tehtävät Kirkkohallituksen tehtävät Kirjuri on oma järjestelmä, ei toimittajien tuote Vastuu kehittämisestä Vastuu käyttäjätuesta Vastuu järjestelmän toimimisesta
Kirkkohallituksen uusia tehtäviä Kirjuri-järjestelmän Yleinen toimivuus Kehittäminen Rekisteritoimintojen yhteneväisyys Tietoturvallisuus Käyttöoikeusrekisterin ylläpito ja valvonta Lokirekisterin rekisterinpito ja valvonta Laajempien käyttöoikeuksien myöntäminen Käyttäjätuen organisoiminen Lisäresurssien tarve (hallinto-osastolle)
Kirkonkirjojenpidon organisointi Väliraportti 31.5.2011 Hiippakunnalliset aluekeskusrekisterit Kirkonkirjojenpidon henkilöstö aluekeskusrekisterin johtajan alaisuudessa Valtakunnallinen asiakaspalvelu Valtakunnalliset rekisteröintioikeudet Erikoistumismahdollisuus Pilotointi mahdollisesti Oulun ja Turun toimesta Loppuraportti 31.5.2012 mennessä