säilytysaika (vuotta) asiakirjatyyppi salassapitoperuste pysyvästi pysyvästi VäestötL 45 pysyvästi

Transkriptio

1 Kirkonkirjoja koskevat säännökset ovat kirkkolain ja kirkkojärjestyksen 16. luvussa, laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009). Kirkkohallituksen määräykset ja ohjeet (esimerkiksi virastonhoidon ohjeet, määräys todistuksista perittävistä maksuista) vastuu Kirkkohallitus. Uskonnollista vakaumusta koskeva henkilötieto on arkaluonteinen henkilötieto (Henkilötietolaki 11 ). 02 TALOUS Hankintatoimi Muu kilpailutus TAI Suorahankinta Kirkonkirjojen/perhelehtien mikrofilmausta/digitointia koskevat sopimukset Mikrofilmien kopioimista koskevat sopimukset Kirkolliset Kaste Vastasyntyneen kastaminen Yleishallinto/hankinta Yleishallinto/hankinta Lapsen tietojen ilmoittaminen /kasteilmoitus saapunut paperi ja ilmoitus Lapsen tietojen ilmoittaminen -lomakkeet

2 Kummien lisääminen saapunut paperi ja liite JulkL KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä paperi päätös 2 JulkL Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. Päätös yhden kummin riittävyydestä paperi ja päätös JulkL Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi lupa 5 JulkL Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.

3 Kirkolliset Kaste Väestötietojärjestelmään jo rekisteröityjen henkilöiden kastaminen Kasteilmoitus saapunut paperi ja ilmoitus JulkL VTJ:ään rekisteröityjen sekä kotikuntaa vailla olevien henkilöiden kasteilmoitukset. Myös poissaolevaan väestöön kuuluvien kasteilmoitukset. Aikuiskasteella tarkoitetaan kastetta, jossa seurakunta ei ole henkilön tietojen ensirekisteröijä. Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 JulkL Kummin vakuutus rippikoulun käymisestä. Kummien lisääminen saapunut paperi ja liite JulkL KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä paperi päätös 2 JulkL Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan.

4 Päätös yhden kummin riittävyydestä paperi ja päätös JulkL Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi lupa 5 JulkL Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa Kirkolliset Kaste Hätäkaste Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa. Hätäkaste saapunut paperi ja ilmoitus JulkL Jos mahdollista, talletetaan Lapsen tietojen ilmoittaminen - lomakkeen yhteyteen. Hätäkasteen vahvistaminen saapunut paperi ja ilmoitus Hätäkasteen vahvistamisesta ei ole erillistä lomaketta. Kummitietojen täydentäminen saapunut paperi ja ilmoitus JulkL Jos hätäkasteen yhteydessä ei ole ilmoitettu kummeja. Kummien lisääminen paperi ja liite JulkL KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta.

5 Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä paperi päätös 2 JulkL Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. Päätös yhden kummin riittävyydestä paperi ja päätös JulkL Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi lupa 5 JulkL Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa Kirkolliset Konfirmaatio Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa. Rippikoululaisten ja konfirmoitujen tiedot Ilmoitus rippikoulun käymisestä Lupa kirkollisiin ilmoituksiin Rippikoulu kuuluvat än Konfirmaatio, vaikka rippikoulun on Kristillinen kasvatus ja nuorisotyö, Kristillinen kasvatus -n alla. Jäsenyyttä koskevat asiat kuuluvat Jäsenyys ja kirkolliset -luokkaan. paperi ilmoitus JulkL Arkistoidaan tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta. paperi ilmoitus JulkL Rippikoulutiedon tallentamista varten. Ei talleteta Kirjuriin, koska ei ole väestötietoasiakirja paperi lupa 5 JulkL Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.

6 Kirkolliset Avioliiton solmiminen Pyyntö esteiden tutkinnasta saapunut paperi hakemus 10 vakuutus siviilisäädystä saapunut paperi liite 10 Todistus esteiden tutkinnasta paperi ja ilmoitus /vihkimisilmoitus Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 Vakuutus kristillisestä kasteesta saapunut paperi liite 10 ja/tai uskontokuntaan kuulumisesta Todistus Suomen lain mukaisesta oikeudesta mennä avioliittoon ulkomaan viranomaisen edessä paperi liite ei säilytetä Sarjaan kuuluvat myös poissaolevaan väestöön kuuluvien vihkiilmoitukset. Muutetaan takautuvasti Tarvittaessa ulkomaalaisilta todistukseksi, ettei ole avioliitossa Pyydetään tarvittaessa Pyydetään tarvittaessa Asiakirja annetaan kihlaparille. Siviilisäätytodistus saapunut paperi liite Tarvitaan ulkomaalaisesta kihlakumppanista. Tarvitaan myös suomalaisesta, joka on PV-väestössä. Tiedot ulkomaalaisesta saapunut paperi liite kihlakumppanista Todistus kirkon jäsenyydestä saapunut paperi liite Tarvitaan kihlakumppanista, jonka uskontokuntatieto ei ole VTJ:ssä. Henkilöasiakirjan jäljennös saapunut paperi liite Tarvitaan ulkomaalaisesta. Yleensä kopio passista. Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi lupa 5 JulkL Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Huom. aiemmalta nimeltään kuulutukset. Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.

7 Ilmoitus avioliiton siunaamisesta saapunut paperi ilmoitus 10 JulkL Siviiliavioliiton siunaamisesta vastannut seurakunta lähettää asiakirjan kirkkoon kuuluvan puolison seurakuntaan, kun tilastointi on suoritettu. Jos molemmat puolisoista kuuluvat kirkkoon, lähetetään morsiamen seurakuntaan Kirkolliset Hautaan siunaaminen ja hautausmessu Lupa hautaamiseen saapunut paperi ilmoitus ei säilytetä Ilmoitus rekisteriviranomaiselle saapunut paperi ilmoitus hautauksen tai tuhkauksen ajasta ja paikasta 50 kuolemasta 50 kuolemasta Omaisten antama hautauslupa voidaan hävittää kun kuolintieto näkyy väestötietojärjestelmässä. Hautaustoimi säilyttää. Asiakirjaa ei skannata Kirjuriin Viimeisen rekisteriviranomaisen velvollisuus säilyttää (Asetus kuolemansyyn selvittämisestä 22 a ) Muut jäsenyyteen liittyvät asiat Kirkkoon liittyminen Hautaansiunaamisen lomake paperi sopimus 2 JulkL kuolemasta Tieto henkilön kuolemasta saapunut ilmoitus 50 kuolemasta Lupa kirkollisiin ilmoituksiin saapunut paperi lupa 5 JulkL kuolemasta Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL kuolemasta Kuuluu hautaustoimeen. Seurakunnan ei ole pakko laatia hautaansiunaamisen lomaketta. Asiakirjaa ei viedä Kirjuriin Kuolinpäivätieto. Tulee muutostietoliikenteenä väestötietojärjestelmästä Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.

8 Ilmoitus kirkkoon liittymisestä saapunut paperi ja ilmoitus Ilmoitukset kirkkoon liittymisestä, jotka sisältävät tarvittavat suostumukset. Ilmoitus rippikoulun käymisestä - saapunut paperi liite 10 JulkL lomake Kasteilmoitus (Kirkkoon saapunut paperi liite 10 JulkL liittyminen kasteen kautta) - lomake Vakuutus kristillisestä kasteesta saapunut paperi liite 10 JulkL Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 JulkL Todistus osallistumisesta seurakunnan toimintaan Jäljennös oleskeluluvasta tai muusta vastaavasta asiakirjasta saapunut paperi liite 10 JulkL Kotikuntaa vailla olevalta tarvitaan todistus osallistumisesta seurakunnan toimintaan 3 kk:n ajan. saapunut paperi liite 10 JulkL Kotikuntaa vailla olevalta tarvitaan todistus laillisesta maassaolosta Muut jäsenyyteen liittyvät asiat Kirkosta eroaminen Ilmoitus kirkosta erosta saapunut paperi, ilmoitus Ilmoitukset kirkosta eroamisesta, jotka sisältävät tarvittavat suostumukset. 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tiedonhallinnan ja tietohallinnon suunnittelu, ohjaus ja seuranta x Tietosuoja Lokirekisteri rekisteri 5 JulkL kohta / JulkL x Kirkkohallituksen ylläpitämä (KirkkoL 16 luku 8 ). Kirkkohallituksen on säilytettävä lokirekisteriin talletetut tiedot viisi vuotta niiden tallettamisajankohtaa seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.

9 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tietohallinto Tietoturva x Käyttövaltuushallinta Käyttöoikeusrekisteri rekisteri voa+5v JulkL kohta / JulkL x Kirkkohallituksen ylläpitämä (KirkkoL 16 luku 8 ). Kirkkohallituksen on säilytettävä käyttöoikeusrekisteriin talletetut tiedot viisi vuotta käyttöoikeuden päättymisestä lukien. 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tiedonhallintapalvelut Asiakirjahallinta Mikrofilmien talletussopimus Kansallisarkiston kanssa Kirkonkirjojen tallekappaleet (mikrofilmit tai digitoitu aineisto) paperi sopimus 100 Mikrofilmien tallekappaleet talletetaan Mikkelin maakuntaarkistoon säilytyssopimuksella (yleiskirje 23/2002). Digitoidun aineiston tallekappaleet seurakunta/keskusrekisteri säilyttää itse. 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tiedonhallintapalvelut Tietopalvelu Virkatodistustilaukset saapunut rekisteri Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Perustellusta pyynnöstä tieto annetaan henkilölle, jota virkatodistustilaus koskee. Muoto paperi tai. Ei viedä Kirjuriin.

10 Kirkonkirjoja koskevat selvityspyynnöt ja muu tietopalveluun liittyvä kirjeenvaihto la adittu paperi Selvitysten ja jäljennösten tilaukset, tilauksiin liittyvät tiedustelut ja kiirehtimiskirjeet, henkilötietojen selvittämiseen liittyvät erilaiset tiedustelut, ilmoitukset, esitykset ja niihin annetut vastaukset. Merkittävät henkilötietoja sisältävät pyynnöt ja vastaukset tulee säilyttää 5 vuotta. Säilytysaika perustuu rikos- ja vahingonkorvausvastuun vanhentumiseen. Sukuselvitysten ja - tutkimusten toisteet paperi tai Selvitykset tulee säilyttää vähintään 5 vuotta. Asiakirjoja ei skannata Kirjuriin. Sukututkimuksiin liittyvät paperi Sopimuksella tutkija sitoutetaan tietojen pysyvään salassapitoon sitoumukset ja tutkimusluvat Tutkijapäiväkirjat paperi voa Jos seurakunnassa on mahdollista tehdä omatoimista sukututkimusta suositellaan tutkijapäiväkirjan käyttöä. Sukuselvityspalvelusopimukset paperi sopimus voa+10v ei-julkinen asiakirja Henkilön ja seurakunnan välinen yksityisoikeudellinen sopimus Omien tietojen tarkastuspyynnöt saapunut paperi hakemus Selvitys annetaan asiakkaalle. Rajapintaa ja muita poimintoja varten tehdyt tiedostot Tiedosto on muotoa esim. pdf, xml tai csv

11 luokitus 1. taso 2. taso 3. taso 4. taso 5. taso 02 TALOUS Hankintatoimi Muu kilpailutus Kirkolliset Kaste Vastasyntyneen kastaminen Väestötietojärjestelmään jo rekisteröityjen henkilöiden kastaminen Hätäkaste Konfirmaatio Kirkon yhteyteen ottaminen Avioliiton solmiminen Avioliittoon vihkiminen Avioliiton siunaaminen Hautaan siunaaminen ja hautausmessu Kodin siunaaminen ja muut siunaamis Kirkon virkaan vihkimiset ja asettamiset Tehtävään siunaaminen Kirkon, hautausmaan tai siunauskappelin vihkiminen Muut jäsenyyteen liittyvät asiat Kirkkoon liittyminen Kirkosta eroaminen Avioero Nimenmuutokset Adoptioasiat Muuttaminen 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tiedonhallinnan ja tietohallinnon suunnittelu, ohjaus ja seurakunta Tiedonhallinta Asiakirjahallinta Tietopalvelu Tietohallinto Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito Tietoturva

12 historiatietoja Historiatietoja siitä, mitä asiakirjoja ei 6/2015 vahvistettuun AMS:aan synny. Näiden asiakirjojen osalta noudatetaan kyseisen aikakauden AMS:aa. huomautus Kirkonkirjat Kirkonkirjat olivat saakka osa virallista väestörekisteriä. Tämän ajankohdan jälkeen ne muodostavat vain seurakunnan oman jäsenrekisterin. Viimeistään alkaen jäsenrekisteritietoja ylläpidettiin sähköisen jäsentietojärjestelmän avulla seurakunta-/rekisterikohtaisesti. Seurakuntakohtaiset jäsenrekisteritiedot konvertointiin yhteiseen jäsentietojärjestelmään vuoden 2012 aikana. Paperisten perhelehtien ylläpidosta luovuttiin , jonka jälkeen jäsenrekisteriä ylläpidetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Jäsentietojärjestelmästä ei oteta tulosteita arkistoa varten alkaen. Seurakunta säilyttää ensirekisteröintitiedoista vain alkuperäiset ilmoitukset (kasteen, vihkimisen, kirkkoon liittymisen ja kirkosta eroamisen ). Jäsenrekisteri muodostaa henkilötietolain (523/1999) mukaisen henkilörekisterin. Henkilörekisteristä laaditaan lain vaatima henkilörekisteriseloste Muuttotietojen ylläpitäminen Arkistoa varten on otettu tulosteet vuosilta alkaen muuttotiedot - seurakuntaan muuttaneet - seurakunnasta muuttaneet - seurakuntayhtymän sisäiset muutot - läsnäolevaan väestöön siirretyt - poissaolevaan väestöön siirretyt - poissaolevasta väestöstä ja kokonaisväestöstä poistetut ylläpidetään vain jäsentietojärjestelmässä eikä arkistotulosteita oteta. (Maistraatista tulleet muutostietoluettelot voidaan hävittää) VäestötietoL 100

13 historiatietoja Historiatietoja siitä, mitä asiakirjoja ei 6/2015 vahvistettuun AMS:aan synny. Näiden asiakirjojen osalta noudatetaan kyseisen aikakauden AMS:aa. huomautus Perhelehdet Kirkkohallitus on tehnyt päätöksen perhelehtien ylläpidosta luopumisesta (Kirkkohallituksen yleiskirje 36/2004). Manuaalisia perhelehtiä ylläpidettiin saakka. VäestötietoL 100 Mikrofilmien varmuuskopiot lähetetään Mikkelin maakunta-arkistoon. Digitoitu aineisto palvelimella tai cd-rom - levyillä. Cd-rom-levyjen tietojen säilyvyyttä on tarkkailtava vähintään viiden vuoden välein. Tarvittaessa sisältö tallennetaan uudelle tietovälineelle (cd-romlevylle tai jollekin muulle tietovälineelle). Henkilöhakemistot- ja kortistot Perhelehtien hakemistot ja kortistot. Hakemistojen ja kortistojen ylläpitäminen päättyi viimeistään , kun paperisten perhelehtien ylläpitämisestä luovuttiin. VäestötietoL 100 Muuttokirjat Kirkkohallitus on tehnyt päätöksen muuttotietojen lähettämisestä luopumisesta (Kirkkohallituksen yleiskirje 36/2004). Asiakirjoja ei kerry jälkeen. VäestötietoL 100 Alaikäisiä koskevat sopimukset ja suostumukset Uskonnonvapauslain (453/2003) muutoksen vuoksi vuoden 1922 lain mukaisia sopimuksia ei kerry jälkeen. Tätä ennen syntyneitä sopimuksia 20 v. 20 VäestötietoL 100

14 arkistointijärjestys määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä saapunut paperi aakkostus/vuosi 25 liite aakkostus ei säilytetä 50 kuolemasta JulkL kohta ilmoitus paperi, JulkL kohta maantiede voimassaoloaika 100 päätös ks. huom. paperi, digitoitu saapuminen 1 ks. huom. JulkL kohta todistus rekisteri syntymäaika 2 JulkL kohta sopimus ks. huom. aika 5 JulkL kohta lupa paperi tai sähköine ks. huom. 8 JulkL kohta hakemus paperi ja 10 JulkL kohta 20 JulkL kohta 40 JulkL kohta 50 JulkL kohta 75 JulkL kohta 100 JulkL kohta ks. huom. JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta JulkL kohta HenkilötietoL 13 ks. huom.