ESR-PROJEKTIN VÄLIRAPORTTI Ohjelmakausi 2007-2013 Viranomaisen merkintöjä Saapumispvm 29.01.2014 Diaarinumero POPELY/164/2014 Käsittelijä Verna Mustonen Puhelinnumero 0295 023 573 Projektikoodi S12432 Tila Valmis 31.01.2014 1. RAPORTOINTIKAUSI Raportointikausi 02.09.2013-31.12.2013 2. PROJEKTIN PERUSTIEDOT Projektin nimi Kainuun ennakointihanke Ohjelma Manner-Suomen ESR-ohjelma Ohjelman osio Itä-Suomen suuralueosio Toimintalinja 3 : Työmarkkinoiden toimintaa edistävien osaamis-, innovaatio- ja palvelujärjestelmien kehittäminen Projektityyppi Projekti, jossa ei ole henkilöitä mukana Vastuuviranomainen Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus Aloituspäivämäärä 02.09.2013 Päättymispäivämäärä 30.04.2015 3. PROJEKTIN TOTEUTTAJAN TIEDOT Toteuttajan nimi Kainuun liitto Projektin vastuuhenkilön nimi Jouni Ponnikas Sähköpostiosoite jouni.ponnikas@kainuu.fi Puhelinnumero 0405740804 4. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TIEDOT Täyttäjän nimi Anu Huotari Sähköpostiosoite anu.huotari@kainuu.fi Puhelinnumero 0444100743 5. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA, KOHDE JA TAVOITTEET Alkuperäisen hankesuunnitelman mukaan projektin tavoitteena oli rakentaa ennakointiportaali, luoda ennakoinnin yhteistyöverkosto ja lisätä ennakointiosaamista maakunnassa.toimenpiteinä oli kuvattu ennakointikatsausten laatiminen, tulevaisuusfoorumien järjestäminen, projektihenkilöstön opintomatkat, ennakoivan työotteen koulutuksen portaalin teknisen rakentamisen kilpailuttaminen sekä ulkopuolisen arvioinnin kilpailutus sisäisen arvioinnin ohella. Tätä hankesuunnitelmaa tarkennettiin projektihenkilöstön aloitettua tehtävissään siten, että päähuomio kiinnitetään ennakointitiedon sisällöllisen tuottamisen sijaan ennakointiprosessin, eli ennakoinnin toimintamallin kehittämiseen. Projektin päätavoitteiksi tarkennettiin näin ennakoinnin toimintamallin luominen, toimijoiden ennakointiosaamisen kehittäminen ja ennakointiportaalin rakentaminen. Seuraavassa on kuvattu, millä tavalla näissä päätavoitteissa alkuperäistä hankesuunnitelmaa tarkennettiin. EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 1/5
ENNAKOINNIN TOIMINTAMALLI. Eri organisaatioiden roolin ja vastuun määrittäminen yhteisessä ennakointityössä ja ennakointitiedon tuottamisessa on oleellista, jotta toiminta jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen. Kainuun liiton asettamalla ennakointi- ja seurantaryhmällä ja sen jäsenorganisaatioilla on keskeinen rooli yhteisen toimintamallin rakentamisessa. Hankkeen aikana järjestettävät tulevaisuusfoorumit kytketään maakunnalliseen päätöksentekoon (sisällöllisesti maakuntaohjelman laatimiseen) mutta prosessina niistä on tavoitteena rakentaa pysyvä osa alueen ennakointiyhteistyötä jatkossa. ENNAKOIVA TYÖOTE JA VERKOSTOT. Ennakoivan työotteen koulutuksen järjestämisen osalta tarkennettiin siten, että ennakointi - ja seurantaryhmän jäsenille ja muille keskeisille kehittäjätahoille järjestettävän ennakoivan työotteen koulutuksen lisäksi järjestetään erillinen koulutuspäivä alueen asiantuntijoille. Ennakointi- ja seurantaryhmälle suunnatussa koulutuksessa keskitytytään ennakoinnin, johtamisen ja strategiatyön yhteyteen ja asiantuntijoille suunnatussa koulutuspäivässä ennakoinnin tunnistamiseen osana omaa työtehtävää. Molemmat näkökulmat ovat tärkeitä - ennakoinnin yhteys päätöksentekoon ja ennakoinnin tunnistaminen osana jokaisen työtehtävää. ENNAKOINTIPORTAALI JA TIEDON TUOTTAMINEN. Alkuperäisessä hankesuunnitelmassa ennakointiportaali oli suunniteltu rakennettavan kilpailuttamalla tekninen työ ulkopuoliselle toimittajalle. Hankesuunnitelmaa tarkennettiin kuitenkin siten, että valittava julkaisujärjestelmän toimittaja vastaa sivuston pystyttämisestä palvelimelle ja projektihenkilöstö sivuston teknisestä rakentamisesta ja käyttökoulutuksen järjestämisestä. Perusteluna oli se, että ulkopuolisen toteuttajan vetämänä sivuston rakentaminen on kustannuksiltaan merkittävästi kalliimpi verrattuna siihen, miten helppokäyttöisiä nykyaikaiset julkaisujärjestelmät ovat. Projektihenkilöstöllä on kokemusta julkaisujärjestelmistä ja niiden käyttöönotosta, joten myös tämä puolsi kevyempää toteutustapaa alkuperäiseen hankesuunnitelmaan verrattuna. Tämä mahdollistaa myös sivuston rakentamisen joustavammin vaiheittain, joka on oleellista tilanteessa, jossa ennakointiportaalin sisältö täytyy määritellä yhdessä alueen toimijoiden kanssa. Sisältöä pystytään siirtämään joustavasti portaaliin, testaamaan ja korjaamaan välittömästi sen sijaan, että kehitystarpeet pitäisi välittää eteenpäin toimittajalle. Tulevaisuuskatsauksen osalta tarkennettiin että määritellyistä toimialoista tilataan määrälliset ennakointikatsaukset sen sijaan, että projektihenkilöstö ryhtyy laajoja erillisselvityksiä laatimaan. Pääpainon hankkeessa on oltava prosessin kehittämisessä, jotta toimintamalli vakiintuu ja yhteistyö jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen. 6. PROJEKTIN TOTEUTUKSEN JA YHTEISTYÖN ONNISTUNEISUUS Projektin toteutuksessa ennakoinnin toimintamallin kehittämisessä ja ennakointiportaalin sisällön suunnittelussa on mukana Kainuun maakunnan keskeisiä toimijoita. Ennakoinnin toimintamallia rakennetaan tiiviissä yhteistyössä Kainuun liiton asettaman ennakointi- ja seurantaryhmän kanssa. Ennakointiportaalin sisällön rakentaminen tehdään myös projektin ja alueen toimijoiden yhteistyönä. Ottamalla mukaan sidosryhmät jo kehittämisvaiheessa edesautetaan sitä, että erillisen jalkauttamishankkeen sijaan toimintamalli vakiintuu jo projektin aikana. Yrittäjien ja elinkeinoelämän näkökulman mukaan saaminen yhteiseen ennakointityöhön on yksi tärkeä kehittämisen kohde. EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 2/5
7. JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN Raportointikaudella keskeinen julkisuuteen ja tiedottamiseen liittyvä asia oli tiedotussuunnitelman laatiminen, joka liitettiin osaksi hankesuunnitelmaa. Tiedotussuunnitelmassa määriteltiin viestinnän tavoitteiksi tiedon välittäminen hankkeen toimenpiteistä, mutta myös sisällöllisistä ennakoinnin ajankohtaisista asioista. Tavoitteena on tietoa välittämällä osallistaa ja sitouttaa maakunnan eri tahot yhteistyöhön ennakointiin liittyen. Kohderyhmät ovat samat kuin hankkeen kohderyhmät lisättynä järjestöillä, yrittäjäyhdistyksillä ja Kauppakamarilla.Viestinnän pääasiallisena välineenä on uutiskirje, joka julkaistaan hankkeen aikana noin 5 kertaa. Viestinnässä hyödynnetään myös sosiaalista mediaa (Facebook, Twitter), sähköposteja, tiedotteita, visualisoituja koosteita väliraporteista. Hankkeen loppuraportti on myös yksi viestinnän väline. Hankkeesta tiedotetaan tammikuussa ilmestyvässä uutiskirjeessa. Hankkeen esittelytiedot laitetaan Kainuun liiton verkkosivuille siinä vaiheessa kun uudet sivut julkaistaan vuoden vaihteen jälkeen. 7.1 Projektin mahdollinen internet-osoite 8. ONGELMAT JA SUOSITUKSET Projektin toteutuksessa ei ole ollut ongelmia, sillä raportointikaudella projektissa keskityttiin hankesuunnitelman tarkentamiseen ja toimintasuunnitelman laatimiseen. 9. PROJEKTIN TOIMINTA JA TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN PROJEKTINHALLINTA. Projektihenkilöstö aloitti työnsä hankkeessa vasta marraskuussa: projektisuunnittelija 1.1.2013 tehden vielä 32 % työajastaan marraskuussa Kainuun liiton aluekehityksen tulosyksikölle. Projektipäällikkö aloitti työnsä 25.11.2013. Tästä syystä projektin ensimmäisellä raportointikaudella keskityttiin hankesuunnitelman tarkentamiseen ja yksityiskohtaisemman työsuunnitelman ja viestintäsuunnitelman tekemiseen. Tarkennettu hankesuunnitelma hyväksyttiin ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa, joka pidettiin 16.12.2013. Tarkennetun hankesuunnitelman pohjalta budjettiin tuli muutoksia palvelujen ostojen sisällä. Suurin muutos oli ennakointiportaalin rakentamiseen varattu summa, jota ohjattiin etenkin tilaisuuksien järjestämiseen ja koulutuksiin. Projektihenkilöstö teki SWOT-analyysia käyttäen itsearvioinnin projektin toteutuksesta. Vahvuuksina pidettiin projektihenkilöstön tiimimäistä työskentelyä yli tehtävänkuvausten rajojen ja yhteistä käsitystä hankkeen tavoitteesta. Heikkouksina nostettiin esille kevyt asiantuntemus ennakoinnin sisällöistä ja riski lähteä toteuttamaan erilaisia sidosryhmien toiveita, jotka eivät kuulu hankkeen tavoitteisiin. Mahdollisuutena pidettiin ennakointiverkoston laajentamista ennakointi- ja seurantaryhmän organisaatioita laajemmalle sekä uudenlaisten työvälineiden kokeilua. Uhkiksi nimettiin väärät odotukset hankkeen tuloksista (odotetaan ennakoinnin sisältöjä kun päätavoite on koordinoida eri toimijoiden yhteistyötä) sekä ennakointi- ja seurantaryhmän/portaalin suunnittelutyöhön ryhmän sitoutumattomuutta työskentelyyn. ENNAKOINNIN TOIMINTAMALLI. Ennakoinnin toimintamallin kehittämiseksi osana ennakointi- ja seurantaryhmän työskentelyä valmisteltiin ennakoinnin toimintamallin kehittämissuunnitelmaa. Kehittämissuunnitelmassa kuvataan millä tavalla vaiheittain toimintamallia rakennetaan arvioinnista kunkin EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 3/5
organisaation ennakointityön kuvaukseen, yhteiseen vuosikelloon, verkostojohtamisen tapaan ja ulkopuoliseen arviointiin. Raportointikaudella projektihenkilöstö osallistui kuuden Länsi-Suomen maakunnan yhteishankkeen, EMMA-hankkeen loppuseminaariin 9.12.2013. Hankkeen tuloksia, etenkin ennakointikäytänteiden koontiraporttia ja kehitettyä alueellisen ennakoinnin arviointityökalua (ReFo) hyödynnetään Kainuun ennakointimallin rakentamisessa. Lisätietoa löytyy osoitteesta http://emma.pilkahdus.fi/. ENNAKOIVA TYÖOTE JA VERKOSTOT. Ennakoivan työotteen koulutuksen toteuttamista ennakointi- ja seurantaryhmälle suunniteltiin alustavasti siten, että koulutus limittyy osaksi ennakoinnin toimintamallin kehittämissuunnitelmaa. Raportointikauden aikana pidettiin "minipalaverit" ennakointi- ja seurantaryhmän jäsenorganisaatioista Kainuun liiton ja AIKOPA:n kanssa. Kainuun liiton edustajien kanssa keskusteltiin siitä, miten ennakoinnin toimintamallin kehittäminen (etenkin tulevaisuusfoorumi ja tulevaisuuskatsaukset) kytketään yhteen maakuntastrategia- ja maakuntaohjelmatyöhön. AIKOPA:n edustajien kanssa keskusteltiin C&Q-järjestelmästä yritysten osaamistarpeiden, koulutuksen kehittämisen ja kehittämiskeskusteluiden välineenä. Todettiin minipalaverit hyväksi toimintamalliksi ja päätettiin pitää kevään 2014 aikana kaikkien jäsenorganisaatioiden kanssa vastaava vapaamuotoinen palaveri. ENNAKOINTIPORTAALI JA TIEDON TUOTTAMINEN. Ennakointiportaalin rakentamisen osalta teknisestä toteutuksesta keskusteltiin Kuntien Tiera Oy:n kanssa kevyemmällä tavalla siten, että toimittaja vastaa sivuston pystytyksestä palvelimelle projektihenkilöstön ottaessa pääroolin. Alustavassa keskustelussa Tieran edustaja toi esille, että tämänkaltaisella konseptilla he eivät ole tähän mennessä toimineet, vaan vastanneet aina kokonaisuudessaan sivuston rakentamisesta. Sovittiin seuraava palaveri tammikuulle, jossa keskustelua asiasta jatketaan. Ennakointiportaalin julkaisujärjestelmälle tehtiin vaatimusmäärittely. Ennakointiportaalin suunnittelutyöryhmä kokoontui 27.11.2013 ensimmäiseen palaveriin, jossa käytiin läpi projektin tarkoitus ja tavoite, työryhmän jäsenten rooli ennakointiportaalin rakentamisessa sekä alustavaa keskustelua ennakointitiedosta, jota kukin organisaatio tuottaa ja muista tiedontarpeista. Kokouksen jälkeen työryhmän jäseniä pyydettiin täyttämään Google Drivessä olevaan tiedostopohjaan oleellisia tilastoaineistoja, joita organisaatiot tuottavat osana perustyötään. Projektihenkilöstö osallistui Kuopiossa Tilastokeskuksen järjestämään tilaisuuteen "Tilastotiedot yhteiskunnan muutosten ja kriisien kuvaajana". Tilastokeskuksella on "Tee oma kartta" -palvelu, jonka avulla voi visualisoida tietoa. 10. PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS Projektihenkilöstö on ottanut käyttöönsä projektinhallintajärjestelmäksi ilmaisen, pilvipalveluna toimivan Asanan (https://asana.com/about). Palvelussa on helppoa jakaa projekti osa-alueisiin ja edelleen toimenpiteisiin, jakaa tehtäviä sekä tallentaa projektiin liittyviä tiedostoja. Viestinnässä ja ennakointitiedon kuvaamisessa hyödynnetään infografiikan mahdollisuuksia, hyvä esimerkki tästä on https://magic.piktochart.com/. EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 4/5
11. PROJEKTIN TASA-ARVOVAIKUTUKSET Ei tasa-arvovaikutuksia. 12. HYVÄT KÄYTÄNNÖT Projektin hyvänä käytäntönä voisi nostaa esiin, että jo projektin toteutuksen suunnitteluvaiheessa on kiinnitetty huomiota toiminnan jatkuvuuteen hankkeen jälkeen. Tämä näkyy käytännössä siinä, että hankkeen toimenpiteitä tehdään tiiviissä yhteistyössä alueen pysyvien toimijoiden kanssa. Lisäksi toisena hyvänä käytäntönä voisi nostaa esiin kokeilukulttuurin edistäminen hankkeen toimenpiteissä, erilaisia työvälineitä otetaan käyttöön ja niiden toimivuutta kokeillaan joustavasti. Toimivat työkalut otetaan käyttöön ja toimimattomista luovutaan. Tämänkaltaisia kokeiluja ovat esimerkiksi infografiikka ja sosiaalisen median sovellukset. 13. TOIMINNAN JATKUVUUS Projektissa rakennettavan ennakoinnin toimintamallin (ml. ennakointiportaalin ylläpitäminen ja sisällöllinen päivittäminen) jatkuvuus pyritään varmistamaan sillä, että jo kehittämistyö tehdään tiiviissä yhteistyössä sidosryhmien kanssa olevaa olevaa ennakointityötä ja tiedontuotantoa yhteensovittamalla. Päiväys ja allekirjoitus 29.01.2014 Anu Huotari projektipäällikkö EURA 2007 -JÄRJESTELMÄ 5/5