TIEDOLLA JOHTAMISEN VAATIMUKSET JA EDELLYTYKSET DRG-käyttäjäpäivät 4.12.2014, Vaasa Vuokko Herlevi HUS Tietohallinto, Johdon tietojärjestelmät
HELPPOA KUIN HEINÄN TEKO? 12/5/2014 2
TIEDOLLA JOHTAMISEN ELEMENTTEJÄ 13.45-14.45 Kirjaamisen systemaattinen kehittäminen tuotteistuksen tueksi Kalle Ylinampa, suunnittelija, Vaasan sairaanhoitopiiri 15.00-15.30 Auditoinnin tulokset KYS Erva-alueelta Kristiina Kahur
KYSYMYS ON SIIS TIEDOSTA JA JOHTAMISESTA
MITÄ TIEDOLTA EDELLYTETÄÄN (1): Ajantasaisuutta: joka päivä päivittyvä tieto Haastavaa: se myös muuttuu: tänään eri tieto näkyvillä kuin eilen! Laatua: oikea tieto tietoketjun varmennus: raportoinnissa sama tieto kuin perusjärjestelmissä Helposti saatavilla: ei eri oikeuksia / tunnuksia käyttöliittymä standardoitu, vakioitu, testattu oletusorganisaatio, lisävalinnat ja rajaukset mahdollisia
MITÄ TIEDOLTA EDELLYTETÄÄN (2): Mahdollisuus ohjata päätöksentekoa resurssien käyttö, hoitoisuustieto ennakoiva jonohallinta Kiinnostavuutta ja vaikuttavuutta: kenen näkökulmasta? vrt. mikä osuus odottajista aika annettu päivän sakko-odottajat kerran vai jatkuvasti? mikä osuus palkoista on eri henkilöstöryhmillä? mikä on odottajien määrä tänään?
MITÄ TIEDOLTA EDELLYTETÄÄN (3): Tiedon saatavuus täytyy tuntea missä on mitä Tiedolle pitää olla kysyntää /seurannan tarve johdolta tai omasta kiinnostuksesta kysymys, johon haetaan vastausta: miksi meillä saman DRGryhmän hoitamiseen kuluu enemmän rahaa laboratoriotutkimuksiin kuin X:llä?
MITÄ TIETOA JOHTAMISEEN TARVITAAN?
SE MIKÄ TOI SINUT TÄNNE EI VIE SINUA SINNE MITÄ HYÖDYTTÄÄ KEKSIÄ PARAS MAHDOLLINEN KANSITUOLIJÄRJESTYS TITANICIIN, KUN SE ON PARHAILLAAN UPPOAMASSA? 12/5/2014 9
12/5/2014 10
Johtamisviesti on toimi näin, ohjaamisen viesti toimi näin, jos tiedossasi ei ole hyvää syytä toimia toisin. Ohjaussääntö tuottaa käyttäjälle ehdotuksen, varoituksen tai ehdotuksen seuraavasta toiminnosta. Johtamissääntö pakottaa käyttäjän toimimaan tietyllä tavalla. Pääsääntöisesti taho, joka ei tiedä, mihin johtaja työntekijää haluaa ohjata, saa päättää miten järjestettynä ja missä järjestyksessä työntekijälle tarjotaan tietoa. Pirkko Kortekangas: Gofore Tiedolla johtaminen
KESKEISET SISÄLLÖT ERIKOISSAIRAANHOIDON JOHTAMISESSA JA RAPORTOINNISSA 1. Liikkeenjohto suunnittelu- ja seurantanäkökulma - näkyvä tuottavuus kuvataan talouskäsitteillä: tuotteet, suoritteet, tuottavuus budjetti, ennuste vrs toteuma raportoinnin rutiinia On yleensä hyvässä tilassa, käsitteistö yhteistä ja tunnettua 2. Toiminnan johto - hoitamisen johtaminen kuvataan potilaan hoitoon liittyvillä käsitteillä Hoidon laatu: hoitosuositukset, käypä hoito ohjeet (ei jatkuvaa raportointia) Hoidon vaikuttavuus: potilasryhmät, hoitoprosessit (ei jatkuvaa raportointia) Tiedon saatavuus ei useinkaan ole kunnossa, käsitteet sekavat, monien määrittelemiä
Liikkeenjohto toiminnan näkyminen suoraan talouden tunnusluvuin tuotteet, suoritteet, tuottavuus, budjetti, ennuste vrs toteuma Autokauppaa? Tuottavuus lasketaan toteutuneen tuotannon ja kustannusten suhteesta DRG-pistein pyritään kuvaamaan hoidon vaativuutta kustannushomogeenisin potilasryhmin (vaativuus = käytetty resurssi) DRG-tuottavuus huomioi siten hoidon vaativuuden DRG ei kuitenkaan lähde kliinikon näkemistä potilasryhmistä, varsinkaan ei-operatiivisilla potilailla
JOITAKIN TEEMOJA HOITAMISEN JOHTAMISESSA: Sairaalakuolleisuus Readmissiot Hoidon haittavaikutukset/hilmo Muu potilasturvallisuus Tiedon louhinnan mahdollisuudet
ERIKOISSAIRAANHOIDON JOHTAMINEN TIEDOLLA: HOITAMISEN JOHTAMISESSA MERKITSEVÄT ASIAT ESIIN!
BACK TO BASICS: KOKONAISARKKITEHTUURI kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. toiminta: organisaatiolla on strategiset tavoitteensa, joiden saavuttamiseksi suunnitellaan toiminnot ja prosessit. tiedot: toiminnoissa tarvitaan ja käsitellään tietoja, jotka on jäsennettävä käyttökelpoisiin loogisiin kokonaisuuksiin. tietojärjestelmät ja teknologia: toimintaprosesseja ja tiedon hallintaa tukemaan tarvitaan tietojärjestelmäpalveluita.
BI-ARKKITEHTUURI Ei laisinkaan tietotekniikkaa?
YKKÖNEN: TOIMINTA Prosessit: Johtamisjärjestelmän kuvaus mihin kohtaan johtamisprosesseja järjestelmä tarvitsee mitä tietoa Palvelut Käyttäjäprofilointi: keskeiset käyttäjäryhmät (strategisesti, volyymillisesti) toimintatavoiltaan Johdon tietojärjestelmien käytössä eroavat toisistaan
KAKKONEN: TIEDOT Käsitteet Kuvataan johtamisjärjestelmän edellyttämän raportoinnin keskeinen tietosisältö toiminnan, talouden ja henkilöstön johtamisen tarpeisiin Toiminnalla eri käsitteistö talouden ja prosessien näkökulmasta Kuvataan puuttuvat käsitteet ja niiden suhteet olemassa oleviin tietokäsitteisiin. Tietomallit huomioidaan tietotuotannon (/raportoinnin) ulkopuolelle jääneet tietosisällöt ryhdytään tuottamaan johtamisen tarvitsemaa tietoa
TARPEISTA JOHDETAAN RATKAISUT:
TIETOJÄRJESTELMÄT Johtamisjärjestelmän ja eri käyttäjäryhmien tarpeet sanelevat tietojärjestelmille asetettavat vaatimukset ja tavoitteet Tietojärjestelmäratkaisut Tiedon keruu liiketoiminnan johtamisen tarpeisiin Jalostus: tietovarastointi liiketoiminnan johtamisen tarpeisiin Jakelu: raportointi ja tietopalvelu Analysointi Tuotantoprosessi
TEKNOLOGIA Tietojärjestelmävaatimuksista aiheutuvat tarvittavat teknologiaratkaisut käyttöliittymät lisenssit ïntegraatiot
CASE RUNSAAN RAPORTOINTIPORTAALIN TUOTTAMINEN: ASIAKASPALAUTE YLLÄTTÄÄ, MIKÄ MENI PIELEEN? Ohjeet puutteellisia, ei löydä mitään!
PALAUTETTA: RUNSAUDEN PULAA, OHJEITA KAIVATAAN Osastonhoitajille voisi olla ohje, mitä tulee seurata ja mikä milloinkin on ajan tasalla Perusohjeet kirjallisena siitä miten saa tarkasteltua seurattavia tietoja ja mitä ylipäätään pitää seurata Kirjallinen ohje siitä, mitä kannattaa etsiä johdon raportointijärjestelmästä ja minkä saa (helpommin) päivittäisraportoinnista olisi tarpeen Olisi oleellista, että tarkastelisimme esim. lähiesimiehinä kaikki samoja asioita 15.9.2015 Vuokko Herlevi 24
ONNISTUMISET Jatkuvasti uutta Liikaa! Entisten työkalujen korvaaminen Viranomaisnäkökulma on määrittänyt tiedon keruuta Esitystapa entisenlainen Yhdenmukaista tietoa Ajantasainen ja luotettava tieto Tieto ydintoiminnan laadusta puuttuu Tarvittava tieto suunnitteluun ja seurantaan Laatu vie resurssit! 15.9.2015 Vuokko Herlevvi 25
BSC-MITTARISTO
KUINKA RAPORTOINNILLA VOI TUKEA YHTEISEEN TAVOITTEESEEN PYRKIMISTÄ? Mittarit tukemaan kokonaisuuden optimointia Osaoptimointi vrs johtaminen organisaation eri tasoilla 12/5/2014 27
ESIMERKKEJÄ ONNISTUMISESTA 12/5/2014 28
CASE SAKKOPOTILAAT 21.6.2010: Jonojen mystinen maailma Yli 6 kk odottaneita 21.6.2010 Yli 6 kk odottaneita 13.9.2013 HUS: 2009 HUS: 403 Näkyvyys vaikutti dramaattisesti
CASE ENNAKOIVA SUUNNITTELU Hoitoon odottavien määriä katsotaan eteenpäin, ei taaksepäin
CASE LÄPIMENOAIKARAPORTTI Uusi tieto merkitsee, ei lumoava esitysmuoto
TIEDOLLA JOHTAMISEN EDELLYTYKSET Johtamisjohtopäätöksiin riittävän laadukas tieto, joka kuvaa muutosta (tiedon laatuun fokusoinnissa omat riskinsä) Tiedon lisäksi tarvitaan FOKUSTA: kaikkien katse samaan tavoitteeseen! ASENNETTA: korkeat tavoitteet (oma, organisaation tai viranomaisen, case sakkopotilaat) UUTTA AJATTELUA: case Ennakoiva suunnittelu JULKISUUTTA, benchmarking
TIETOTUOTANNON OHJAUS - strategisia tavoitteita tukevat mittarit - tilausten priorisointi 15.9.2015 Vuokko Herlevi 33
CASE SOTE VARSINAIS-SUOMI by Pirkko Kkortekangas 26.11.2014
Kokonaisarkkitehtuurinäkökulma q Toiminta q Tieto q Tietojärjestelmät q Teknologia
Tiedon jakaminen palvelujärjestelmän uudistumisen edellytyksenä Pirkko Kortekangas VSSHP tietohallintoylilääkäri
Asiakaspolku q johon osallisten pitäisi jakaa tiedot asiakkaasta, annetuista palveluista ja suunnitelmista q jonka vaikuttavuutta, laatua, kustannuksia ja toteuttamistavan merkitystä pitäisi voida tutkia, johtaa ja vertailla q jolle pitäisi voida tehdä potilasta ohjaavia malleja, sääntöjä ja tukipalveluita q johon tuotettavia palveluita ja niiden toteutusprosessia pitäisi voida ohjata asiakaskohtaisesti
Pääprosessi, aliprosessit, tietojärjestelmäpalvelut, tiedot
Johtamisen määrittelyt: Mikä asiakasryhmä, tavoitteet, mittarit, vaikuttavuus Tietojen käyttäjän ja kirjaajan määrittelyt: Mitä tietoja earkiston lisäksi, miksi, mille roolille Asiakaspolun ohjaamisen ja hallinnan määrittelyt (A+A): Vastuut, vireilletulot, herätteet, itsehoito, omahoito, henkilön ohjaus, asiakkuus, asiakkaan palveluiden valinnan ohjaus, ammattihenkilön ohjaus
Tiedolla johtamisen kypsyyttä kuvaa, kuinka organisaatio huolehtii siitä, että - johtamisen päämäärät ovat organisaation tietojärjestelmiä määrittelevien tiedossa - johtamisessa tarvittavat käsitteet on määritelty ja tuotu tietojärjestelmiin (perus-, raportointi) 12/5/2014 Vuokko Herlevi 40
kysymys on edelleen tiedosta ja johtamisesta - tiedon tuomisesta tarjolle - johtamisen tavoitteiden osoittamisesta - myös keskeisen seurattavan tiedon muodossa
ONNEA JA MENESTYSTÄ! 15.9.2015 Vuokko Herlevi 42
12/5/2014 Vuokko Herlevi 43